PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL CAMBIO

OBJETO

Identificar y planificar de manera oportuna cualquier cambio que pueda afectar los
procesos de la empresa tanto en sus peligros y riesgos como en los aspectos e impactos
ambientales.



ALCANCE

Este procedimiento es de aplicacin obligatoria para los cambios de estaciones de
trabajo, personal, sistemas de gestin, actividades, materiales, equipos, procedimientos,
procesos, servicios y productos; asegurando que los peligros y riesgos de Seguridad
Industrial, Salud Ocupacional y los Aspectos e Impactos al ambiente sean identificados y
valorados determinando los controles a implementar antes de que se generen los
cambios.


DEFINICIONES


Lugar de Trabajo: Cualquier espacio fsico en el que se realizan actividades relacionadas
con el trabajo, bajo el control de la organizacin. Cuando se considera lo que constituye
un lugar de trabajo, se debe tener en cuenta los efectos de la seguridad y salud
ocupacional sobre el personal que, por ejemplo, se encuentra de viaje o en trnsito (por
ejemplo: va en automvil, en avin, en barco o en tren), est trabajando en las
instalaciones de un cliente, o est trabajando en su propia casa.

Personal: Conjunto de individuos que trabajan en el mismo lugar de trabajo, organismo
empresa.

Modificaciones: Cambiar o variar en sus caracteres no esenciales una actividad o un
proceso. Introduccin de cambios que se consideren necesarios en cuanto a fondo y a la
forma de un documento.

Actividades: Conjunto de tareas o acciones que se hacen con un fin determinado o son
propias de una persona, una profesin o una entidad.

Materiales y Equipos: Conjunto de mquinas, herramientas u objetos de cualquier clase,
necesarios para el desempeo de un servicio o el ejercicio de una profesin.

Contratistas: Persona o empresa que presta servicios a la compaa, tales como
automviles, helicpteros, lanchas, catering, plantas de tratamiento de aguas entre otras.

Proveedor: productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un
servicio o informacin. Un proveedor puede ser interno o externo a la organizacin. En
una situacin contractual un proveedor puede denominarse "contratista".

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

Proyecto: proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y
controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo
conforme con requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y
recursos.

Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Documento: Informacin y sus medios de soporte.



RESPONSABLES

Responsable de la identificacin del Cambio

Evaluar todo cambio o nuevo proyecto antes de la ejecucin mediante el proceso de
Gestin de Cambio.
Coordinar con el Departamento de HSSE la revisin de la Gestin de Cambio.
Implementar los controles definidos en la Gestin de Cambio.
Actualizar la Gestin de Cambio de ocurrir modificaciones que no fueron contempladas
en el anlisis inicial.



Coordinador Departamento de HSSE

Revisar y aprobar la Gestin de Cambio.
Facilitar el proceso de Gestin de Cambio y orientar a los participantes de acuerdo a la
metodologa.

Trabajadores
Contribuir con su experiencia y participar de manera activa en el proceso de Gestin de
Cambio.



PROCEDIMIENTO

1. IDENTIFICACIN DEL CAMBIO
Se identificaran en base a criterios como generacin de nuevos procesos, identificacin
de nuevos requisitos legales, nuevos contratistas, proveedores, productos, maquinaria,
tecnologa, insumos, estructura organizacional, nuevos proyectos y licitaciones. Los
responsables de esta identificacin sern entre otros:

Gerencia
Coordinadores
Asistentes


2. GESTIN DEL CAMBIO

Cuando se genere un cambio en cualquiera de las estructuras, equipos o procesos, los
responsables de identificar los cambios deben diligenciar el FORMATO DE REPORTE DE
CAMBIO, el cual deber ser entregado al Coordinador de HSEQ, para ser estudiado y
aprobado conjuntamente con la Gerencia General.

Dentro del proceso de gestin de cambios se deben clasificar los cambios en alguno o
algunos de estos tres tipos:

1. Tecnologa nueva o modificada (incluido el software), equipos, instalaciones,
construccin de locaciones, helipuertos, reas de trabajo, almacenamiento entre otros.
Ambiente de trabajo, procedimientos nuevos o actualizados, prcticas de trabajo,
especificaciones o normas de diseo.

2. Modificaciones de los dispositivos de salud y seguridad y equipos de controles y de
medicin. Cambios significativos en la estructura organizacional y en el personal del sitio,
incluidos cambios con los proveedores y contratistas.


3. Cambios en la utilizacin de sustancias y materiales peligrosos. Diferentes tipos o
grados de materias primas.


Una vez sea aceptado y aprobado, se ejecutar el proceso de la gestin del cambio,
ninguna gestin de proceso de cambio se puede realizar si no es aprobada y revisada por
el Gerente General o su delegado y el Coordinador HSEQ.


El proceso de gestin de cambio se realizar mediante la identificacin de peligros y
aspectos, evaluacin y control de los riesgos e impactos que se generen. La forma de
aplicar controles para manejar el riesgo minimizar los impactos al ambiente variara de
acuerdo a los cambios que se generen, de la siguiente manera:

Eliminacin: modificar un diseo para eliminar el peligro, por ejemplo, introducir
dispositivos mecnicos de alzamiento para eliminar el peligro de manipulacin manual.
Sustitucin: sustituir por un material menos peligroso o reducir la energa del sistema
(por ejemplo, reducir la fuerza, el amperaje, la presin, la temperatura, etc.).
Controles de ingeniera: instalar sistemas de ventilacin, proteccin para las mquinas,
enclavamiento, cerramientos acsticos, etc.
Sealizacin, advertencias, y/o controles administrativos: instalacin de alarmas,
procedimientos de seguridad, inspecciones de los equipos, controles de acceso.
Equipos de proteccin personal: gafas de seguridad, proteccin auditiva, mscaras
faciales, arneses de seguridad y cuerdas, respiradores y guantes.


Luego de realizar el diligenciamiento del formato de reporte de cambios. El responsable
de la identificacin y/o generacin del cambio debe utilizar los procedimientos que
apliquen del sistema de gestin de riesgos, de acuerdo al cambio que se va a generar. En
caso de que el tipo de cambio sea el nmero 3, se debe Revisar y asegurar las MSDS de
los nuevos productos con el proveedor.
Igualmente y si es necesario, se debe enviar una propuesta con los cambios sugeridos y/o
el borrador de los procedimientos nuevos a implementar para que sean revisados y
aprobados por la Gerencia General y el Coordinador de HSEQ.


3. REVISIN Y APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS


Finalmente se realiza la actualizacin de las matrices de identificacin de peligros,
evaluacin y control de riesgos y/o la respectiva matriz de identificacin de aspectos,
evaluacin y control de impactos. De acuerdo al cambio que se establezca, se debe
determinar si los controles existentes dentro de las matrices y en general en el sistema de
gestin son suficientes si se requieren implementar otros controles.

a. Utilice los documentos Procedimiento para identificacin de peligros, evaluacin y
control de los riesgos y/o procedimiento para la identificacin de aspectos, evaluacin y
control de Impactos.


b. Divulgar los nuevos documentos y/o procedimientos.






DOCUMENTOS ASOCIADOS


Formato de reporte de cambios.