Bases de Datos

Introduccin a Bases
de Datos -
Contenido
Introduccin 2
Leccin 1 Descripcin de bases de datos 11
Leccin 2 Creacin de tablas 30
Leccin 3 Trabajar con tablas 53
Leccin 4 Creacin y uso de consultas 77
Leccin 5 Diseo de un or!ulario "5
Leccin 6 Diseo de un inor!e 131
Apndice Objetivos principales de los exmenes
de MO !Microso"t O""ice pecialist#
para Access 2$$2 157
2
Introduccin
Ahora ms que nunca, los adultos tienen que reinventarse a s mismos en
muchas ocasiones para estar al da de los grandes cambios que se producen
en el mundo del siglo XXI.
Microsoft Unlimited otential !U" es un programa global centrado en
me#orar el aprendi$a#e de #%venes & adultos al proporcionar conocimientos
tecnol%gicos a trav's de centros comunitarios de aprendi$a#e tecnol%gico
!()*(". Microsoft cree que fomentando la ense+an$a de conocimientos
t'cnicos podemos a&udar a crear oportunidades sociales & econ%micas que
a&uden a cambiar las vidas de las personas & a transformar las comunidades.
Al participar en los cursos U, los alumnos se centrarn en los conocimientos
t'cnicos que necesitan para utili$ar diversas aplicaciones. )odos los cursos U
ense+an conocimientos tecnol%gicos de manera prctica que resaltan las
aplicaciones reales de la tecnologa, desde informtica bsica & alfabeti$aci%n
informtica hasta fotografa digital, dise+o de pginas ,eb o soft-are de
productividad.
*os cursos U estn pensados para su uso dentro de la comunidad & en
centros de ense+an$a de tecnologa, &a sea en el conte.to de un aula o para
autoaprendi$a#e. /n el caso de los cursos relacionados con informaci%n
introductoria & tecnologas de comunicaciones !alfabeti$aci%n informtica,
Internet, ,orld ,ide ,eb, medios digitales & aplicaciones de productividad",
no se supone e.periencia previa con la tecnologa o el soft-are.
A quin va dirigido este programa
)odos los cursos del programa Microsoft U estn dise+ados para motivar a
los #%venes & adultos que desean aprender nuevas tecnologas o aumentar
sus conocimientos tecnol%gicos actuales, &a sea por ra$ones personales o
profesionales. *os cursos tienen en cuenta el hecho de que los adultos suelen
llegar a las e.periencias de aprendi$a#e con una amplia variedad de
e.periencias previas, e.pectativas & conocimientos0
1 Los alumnos comunitarios desean emplear su tiempo y su dinero
sabiamente. Este programa se ha diseado para prever, comprender
y centrarse en la necesidad de estos alumnos
de una instruccin eficiente y efectiva.
1 Una instruccin bien diseada tiene en cuenta los conocimientos
previos de los alumnos comunitarios y aporta nuevos conocimientos.
Este programa da cabida a una amplia variedad
de conocimientos y habilidades ya existentes. Cada curso tiene en
cuenta tareas y niveles de conocimientos comunes.
3
1 Los alumnos comunitarios van a aprender y esperan que se les trate
como personas independientes, nicas y capaces. Este programa
puede utilizarse en un aula o como herramienta para
el autoaprendizaje a su propio ritmo.
1 Los alumnos comunitarios, orientados a la accin, esperan que lo
aprendido sea aplicable directamente a sus responsabilidades
profesionales, as como a sus fines personales. Este programa
contiene muchos ejemplos prcticos del mundo real y aplicaciones
diseadas para atraer a una amplia gama de alumnos adultos.
or encima de todo, cada curso U est dise+ado para ense+ar conocimientos
de tecnologa pero siempre teniendo presente el uso de la tecnologa para
me#orar las oportunidades individuales, la productividad, la preparaci%n para
el traba#o & la calidad de vida.
Ofertas y objetivos de los cursos
/l programa U cumple los estndares educativos de Microsoft e
internacionales. (omo tal, el programa de estudios ofrece los siguientes cursos
introductorios sobre equipos, soft-are & tecnologa digital0
1 Conceptos b#sicos de inor!#tica
Este curso ofrece a los alumnos una base slida de los conceptos
bsicos de la informtica y los fundamentos de hardare, softare,
sistemas operativos, !nternet, etc.
1 Conceptos b#sicos de !edios di$itales
Este curso ensea a los alumnos cmo empezar con los medios
digitales, incluyendo fotograf"a digital, audio y v"deo digital.
1 Conceptos b#sicos de Internet y del %orld %ide %eb
Este curso ensea cmo explorar el #eb, utilizar motores de
b$s%ueda, trabajar con correo electrnico y crear pginas #eb.
1 Conceptos b#sicos de diseo %eb
Este curso explica todo el proceso de diseo de pginas #eb,
desde los fundamentos de &'() hasta las estrategias para
disear y crear un sitio #eb completo.
1 Conceptos b#sicos de procesa!iento de te&tos
Este curso se centra en cmo utilizar un procesador de textos para
escribir y revisar diversos documentos personales y comerciales,
desde cartas y memorandos sencillos hasta documentos complejos
%ue contienen grficos y tablas.
'
1 Conceptos b#sicos de presentaciones
Este curso trata todo lo necesario para crear presentaciones
electrnicas convincentes, desde la creacin de presentaciones
con diapositivas bsicas hasta cmo agregar grficos, v"deo y
audio para conseguir presentaciones multimedia completas.
1 Conceptos b#sicos de bases de datos
Este curso presenta los fundamentos del uso de una base de datos
relacional para crear tablas, formularios e informes.
1 Conceptos b#sicos de (ojas de c#lculo
Este curso ensea a los alumnos los conceptos bsicos de las
hojas de clculo incluyendo la creacin de hojas de clculo, la
modificacin de datos, la creacin de diagramas y grficos, y la
publicacin de una hoja de clculo en el #eb.
(ada curso utili$a tareas & pro&ectos para desarrollar competencias en cuanto
a la tecnologa de informaci%n bsica & las aplicaciones de productividad de
sobremesa mediante el tratamiento de los temas siguientes0
1 Conceptos bsicos de la tecnolog"a de la informacin
1 *so del e%uipo y administracin de archivos
1 +rocesamiento de textos
1 &ojas de clculo
1 ,ases de datos
1 +resentaciones
1 -lfabetizacin sobre !nternet, #orld #ide #eb y correo electrnico
/ntre las reas temticas principales se inclu&en las siguientes0
1 .undamentos de la informtica /hardare, softare, sistema
operativo0
1 +rincipales aplicaciones de softare /aplicaciones de productividad0
1 !nternet, #orld #ide #eb y correo electrnico
/l programa U ofrece materiales para los alumnos & para los instructores que
son fle.ibles, confiables, econ%micos & orientados a los resultados. 2e acuerdo
con el contrato de cop&right, los instructores pueden duplicar & personali$ar
todos los materiales & archivos para me#orar el proceso de aprendi$a#e.
5
Cmo est organizado el curso
(ada curso del programa Microsoft U empie$a con los conceptos bsicos &
pasa rpidamente hacia conocimientos & t'cnicas intermedios. *os tutoriales
prcticos constru&en de forma e.perta sus conocimientos paso a paso. Al
estudiar con un enfoque basado en tareas, aprende algo ms que simplemente
las caractersticas del soft-are. Aprende a reali$ar tareas de la vida real, de
forma que pueda aumentar su productividad inmediatamente utili$ando la
tecnologa.
(ada lecci%n empie$a con unos objetivos de aprendizaje en vi+etas. (ada
ob#etivo especifica una tarea determinada que podr reali$ar cuando complete
la lecci%n.
*os tutoriales paso a paso son el e#e central de cada lecci%n. *as lecciones
se basan en tareas que puede encontrar en el mundo laboral cotidiano. /ste
enfoque le permite ver rpidamente la importancia del aprendi$a#e. /l enfoque
basado en tareas est imbricado en toda la serie, inclu&endo la organi$aci%n de
lecciones dentro de cada unidad, los ttulos de las lecciones & las situaciones de
e#emplo elegidas para los archivos de prcticas. *os conceptos se presentan e
ilustran con e#emplos de muchas situaciones de la vida real, la tecnologa se
e.plica claramente & los e#ercicios prcticos le permiten empe$ar a aplicar
inmediatamente lo que sabe. *a ma&ora de las lecciones terminan con 3 % 4
ejercicios prcticos de dificultad creciente, & desafan al alumno a entender &
aplicar lo aprendido.
Caractersticas especiales
1 )bjeti*os de aprendi+aje. Establecen claramente los objetivos
de enseanza para cada leccin, de forma %ue entienda lo %ue
aprender. )os objetivos de aprendizaje se tratan de manera coherente
y constituyen la estructura de las lecciones, lo %ue le ayuda a captar la
informacin ms importante y a preparar las habilidades de aprendizaje.
1 Tutoriales paso a paso. )os pasos numerados contienen
instrucciones detalladas paso a paso %ue le ayudan a aprender. Cada
tutorial incluye numerosas ilustraciones %ue le gu"an por el proceso de
aprendizaje. Con cada curso se ofrecen archivos de ejemplo.
1 ,u$erencias. En toda la leccin se incluyen sugerencias $tiles
y formas alternativas de realizar las tareas %ue le ofrecen informacin
adicional, m1todos abreviados y posibles problemas, as" como
comentarios acerca de lo %ue est aprendiendo.
1 -otas. En todo el texto de la leccin encontrar informacin
adicional %ue le permite profundizar ms en un tema.
1 I!portante. )as notas especiales ofrecen precauciones o
instrucciones especiales.
.
1 Barras laterales. )as barras laterales de algunos de los cursos
contienen temas parent1ticos, informacin adicional o explicaciones ms
extensas, como momentos interesantes en la historia de la informtica,
los entresijos de la ley del copyright o lo %ue tiene %ue saber acerca de
los 2colores seguros3 %ue hay %ue utilizar en una pgina #eb.
1 /er$a. Estas notas al margen de algunos de los cursos ofrecen
definiciones de t1rminos t1cnicos.
1 01ru2belo3 Estas barras laterales especiales de algunos cursos
ofrecen minitutoriales rpidos para comprobar sus conocimientos.
1 4rc(i*os de pr#cticas. *nos documentos de ejemplo le ayudan a
completar los ejercicios presentados al final de las lecciones de varios
cursos. )as lecciones basadas en proyectos empiezan con una lista de
todos los archivos %ue necesitar para completar el proyecto.
1 1untos cla*e o 5esu!en de la leccin. )os res$menes de lo
%ue ha aprendido en una leccin sirven como recordatorio de los puntos
clave y le indican lo %ue debe hacer a continuacin.
1 6jercicio corto. )os ejercicios cortos incluidos al final de cada
leccin eval$an lo %ue ha aprendido y cmo podr"a aplicarlo.
Esta evaluacin al final de la leccin va ms all de una simple
recapitulacin de lo aprendido, al pedirle %ue expli%ue cmo realizar
ciertas tareas.
1 5esu!en de conceptos. Estos ejercicios incluidos al final de
cada leccin le permiten practicar la aplicacin de lo aprendido a
proyectos del mundo real. (uchos de estos ejercicios se basan unos en
otros para ofrecer un conjunto creciente de desaf"os %ue ponen a prueba
sus conocimientos.
1 4p2ndices. )os objetivos para el examen de especialista en
(icrosoft 4ffice de cada curso se enumeran en un ap1ndice
al final del libro.
Archivos de prcticas
/n varios de estos cursos se inclu&en documentos de e#emplo & otros archivos
para acelerar el aprendi$a#e & ofrecer e#emplos 5terminados6 que puede
comparar con su propio traba#o. /n cada lecci%n se e.plica cundo & c%mo
utili$ar los archivos de prcticas para esa lecci%n. Muchas de las lecciones se
basan en situaciones de la vida real para que pueda aplicar fcilmente los
conocimientos aprendidos a su propia situaci%n.
or e#emplo, Conceptos bsicos de diseo Web inclu&e todos los ingredientes
para crear varios sitios ,eb con 7rontage0 los archivos de te.to, los archivos
grficos & los archivos 8)M* necesarios para crear un sitio ,eb atractivo.
uede elegir entre traba#ar con estos archivos como parte de la instrucci%n en el
aula en los centros comunitarios de tecnologa & aprendi$a#e o bien puede
utili$arlos para aprender por su cuenta.
7
/l instructor instalar todos los archivos de prcticas en la unidad de disco duro
de cada equipo. 2ependiendo del curso concreto que va&a a reali$ar, los
archivos se almacenarn la carpeta ractice de cada curso. *os archivos de cada
curso se encuentran en las carpetas del curso correspondiente, ba#o la carpeta
Unlimited otential de la unidad (0 . 9u instructor le e.plicar c%mo ir a los
archivos del curso que va a reali$ar.
equisitos del sistema
)odos los equipos del aula o del centro comunitario de aprendi$a#e deben
cumplir las condiciones mnimas siguientes para e#ecutar Microsoft :ffice X
& permitir a los alumnos el traba#o con los archivos de prcticas empleados en
muchas de las lecciones.
1 Un equipo personal que e#ecute Microsoft :ffice X con un
procesador entium a ;<< megahercios !M8$" o superior.
1 9istema operativo ,indo-s X.
1 ;=> M? de @AM como mnimo, adems de > M? de @AM adicionales
para cada programa de :ffice que se e#ecute simultneamente.
1 Al menos 4> M? de espacio disponible en disco !despu's de instalar
Microsoft :ffice X".
1 Una unidad de (2A@:M.
1 Un monitor con resoluci%n 9uper BCA !>DD . EDD" o superior con
=4E coloresF se recomienda un monitor de ;4 pulgadas como mnimo.
1 Un mouse !rat%n", IntelliMouse u otro
dispositivo se+alador compatible.
Acerca del equipo de autores
Cran parte del material de estos cursos se basa en los puntos fuertes del
enfoque &a probado que Microsoft desarroll% & refin% para sus series Step by
Step Courseware, & sus series de libros Step by Step & Faster Smarter. *os
instructores, especialistas de dise+o educativo, autores & e.pertos en tecnologa
que aportaron el contenido de estos libros & cursos poseen unos e.tensos
conocimientos en tecnologa & gran e.periencia didctica.
7
Convenciones utilizadas en este curso
/ste curso utili$a fuentes, smbolos & convenciones de ttulos especiales para
resaltar la informaci%n importante o para llamar su atenci%n sobre pasos
especiales. ara obtener ms informaci%n acerca de las caractersticas
disponibles en cada lecci%n, consulte la secci%n 5(aractersticas especiales6
de esta Introducci%n.
Convencin Significado
Texto en cursiva /ste formato indica un t'rmino clave
utili$ado por primera ve$, como
banda ancha o World Wide Web.
Texto en negrita /ste formato indica el te.to que usted
debe escribir.
: bien
Indica un t'rmino clave que se emplea
por primera ve$.
.uente 5ans6serif /ste formato se utili$a para resaltar
te.to que forma parte de los pasos de
los tutoriales.
nota
*as notas ofrecen informaci%n
adicional que le permite profundi$ar
en un tema.
sugerencia
:frecen sugerencias Gtiles & formas
alternativas de reali$ar tareas.
importante
*as notas especiales ofrecen
precauciones o instrucciones
especiales.
*as notas al margen recuadradas
ofrecen informaci%n adicional &
comentarios sobre el te.to.
+uede buscar y descargar
softare antivirus en !nternet.
"
Caractersticas de las lecciones

)os objetivos de la leccin
establecen claramente los objetivos
de enseanza para cada leccin, de
forma %ue entienda lo %ue
aprender.
)as ilustraciones ofrecen
informacin visual mientras
%ue estudia la leccin.
)as sugerencias ofrecen consejos
$tiles, m1todos abreviados y formas
alternativas de realizar una tarea.
Cada tema
empieza con
informacin %ue
explica conceptos
y t1cnicas.
)as notas
importantes
contienen
instrucciones
especiales.
)as notas
al margen
incluyen
sugerencias e
informacin
adicional.
)os pasos numerados
ofrecen instrucciones
detalladas para realizar una
tarea.
)os t1rminos importantes se
muestran en ne$rita y se
definen la primera vez %ue se
utilizan.
10

!rror" eference source not found

7esumen de la leccin
trata problemas restantes
de la administracin de
archivos para terminar la
leccin.
)as preguntas de Ejercicio
corto, con respuestas
breves, le plantean
preguntas sobre los
conceptos expuestos en la
leccin.
)os ejercicios de
7esumen de
conceptos le
desaf"an a %ue
apli%ue
lo %ue ha
aprendido
y le obligan
a aplicar los
conocimientos de
una forma nueva.
11
Descripcin de bases
de datos
#na vez completada esta leccin$ podr"
Iniciar Access y abrir una base de datos existente.
Desplazarse por Access.
Abrir y cerrar una tabla.
Ver una tabla en las vistas Hoja de datos y Diseo.
Desplazarse por una tabla utilizando el puntero del mouse (ratn).
Desplazarse por una tabla utilizando el teclado.
Una base de datos es un con#unto de datos, o informaci%n, que se organi$a
para facilitar la bGsqueda & recuperaci%n de informaci%n especfica. *a libreta
de tel'fonos es un e#emplo de base de datos informati$ada que contiene
nombres, direcciones & nGmeros de tel'fono ordenados alfab'ticamente por
apellido para facilitar la bGsqueda de informaci%n de una persona concreta.
Microsoft Access es un sistema de administracin de bases de datos
(DBMS para crear & utili$ar bases de datos informati$adas. Un sistema de
administraci%n de bases de datos es un con#unto de programas integrados que
se usan para crear & administrar la informaci%n de una base de datos. *as bases
de datos informati$adas son mucho ms Gtiles que las no lo estn !como la
libreta de tel'fonos" puesto que los usuarios pueden reorgani$ar los datos &
reali$ar bGsquedas de muchas formas. or e#emplo, si una libreta de tel'fonos
estuviese almacenada como base de datos de Access, podra reali$ar bGsquedas
por direcci%n, nombre o nGmero de tel'fono, en ve$ de s%lo por apellido.
A modo de otro e#emplo de las venta#as de las bases de datos informati$adas,
piense en Adventure ,orHs, comple#o vacacional ficticio situado a las afueras
de 9anta ?rbara, (alifornia. /l director de marHeting del comple#o desea
enviar un boletn sobre los eventos del verano a todas las personas que visitaron
el comple#o los meses de verano de los Gltimos cinco a+os. 9i los registros
de los hu'spedes se mantuviesen en libros de contabilidad, debera ho#ear
las pginas una a una para crear una lista de los visitantes del verano pasado.
(on una base de datos informati$ada, no obstante, podra crear una lista de
los visitantes del verano pasado en segundos. 9i el director de marHeting
cambia de opini%n, posteriormente, & decide enviar un boletn a los visitantes
de la temporada de invierno, una base de datos informati$ada podra crear la
nueva lista casi instantneamente.
86CCI9- 1
I!portante: cuando abre un
archivo en -ccess, puede
aparecer un cuadro de
dilogo -dvertencia de
seguridad %ue indica %ue
el archivo %uizs no sea
seguro. -ccess muestra esta
advertencia para asegurarse
de %ue el archivo %ue va a
abrir procede de una fuente
conocida o de confianza. 5i
ve esta advertencia cuando
intenta abrir archivos de
prcticas para cual%uiera de
las lecciones, haga clic en
-brir para cerrar el cuadro
de dilogo -dvertencia de
seguridad y abrir el archivo
de prcticas.
12
ara reali$ar los procedimientos de esta lecci%n, deber utili$ar un archivo
denominado 2atabase 7undamentals D; de la carpeta ractice situada en el
disco duro del equipo. /sta base de datos contiene informaci%n sobre los
empleados, los recursos humanos, los hu'spedes, las reservas & las suites o
habitaciones del comple#o ficticio Adventure ,orHs.
%ugerencia
+or razones de mayor compatibilidad con las bases de datos existentes,
el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con
-ccess 8998 es el de las de -ccess 8999.
&niciar Access y abrir una base de
datos e'istente
Inicie Access haciendo clic en el bot%n Inicio de la barra de tareas de
,indo-s, eli#a rogramas & haga clic en Microsoft Access. (omo ocurre con
otras aplicaciones de Microsoft :ffice, Access tiene una barra de menGs & una
o varias barras de herramientas en la parte superior de la ventana, tal & como se
muestra en la siguiente figura. /l panel de tareas es un elemento nuevo de los
programas de Microsoft :ffice X que aparece a la derecha de esta ventana.
Al hacer clic en los comandos Iuevo o ?uscar del menG Archivo, o bien en el
ortapapeles de :ffice en el menG /dici%n de Access, aparece una versi%n
distinta del panel de tareas. 2esde este panel, la barra de herramientas o el
menG Archivo, puede elegir si desea crear una base de datos nueva o abrir
una e.istente.
'ambi1n puede abrir una
base de datos existente
buscando el archivo en el
disco duro y haciendo doble
clic en su nombre. -ccess y
la base de datos se abrirn
a la vez.
13
9i ha traba#ado recientemente en la base de dato que va a abrir, puede que
apare$ca en la parte superior del panel de tareas de la secci%n Abrir un archivo.
/n este caso, haga clic en el nombre del archivo para abrir la base de datos. 2e
lo contrario, haga clic en el vnculo Ms archivos situado en la parte inferior de
la lista. Mediante esta acci%n se abrir un cuadro de dilogo desde el que podr
despla$arse por la unidades de disco con el fin de buscar el archivo & abrirlo.
2espu's de abrir la base de datos, una ventana independiente, denominada
ventana Base de datos, aparece deba#o de la barra de menGs & de la barra
de herramientas. /sta ventana se utili$a para despla$arse por Access.
/n este e#ercicio, va a iniciar Access & a abrir la base de datos 2atabase
7undamentals D;.
1 En la barra de tareas de #indos, haga clic en el botn !nicio.
2 En el men$ !nicio, elija +rogramas y haga clic en (icrosoft -ccess.
3 5e inicia -ccess y aparece el panel de tareas a la derecha de
la pantalla.
' &aga clic en el v"nculo (s archivos situado cerca de la parte
superior del panel. -parece el cuadro de dilogo -brir.
5 &aga clic en la flecha abajo del cuadro ,uscar en, haga clic en el
icono del disco duro y, a continuacin, haga doble clic en la carpeta
*nlimited +otential.
. &aga doble clic en la carpeta +ractice. El cuadro de dilogo -brir
muestra una lista de los archivos almacenados en esta carpeta,
con el archivo :atabase .undamentals 9; ya seleccionado.
7 &aga clic en -brir.
-parece la ventana de base de datos de :atabase .undamentals 9;.
!l Ayudante de Office
/l A&udante de :ffice es un persona#e animado que a&uda a buscar respuestas
a las preguntas que pueda tener sobre Access. *a primera ve$ que inicie
Access, aparecer el A&udante de :ffice. )ambi'n puede verlo en cualquier
momento haciendo clic en el comando Mostrar el A&udante de :ffice del menG
de la A&uda. (uando necesite a&uda sobre una funci%n en concreto, haga una
pregunta especfica al A&udante de :ffice & aparecer una lista con las posibles
respuestas.
+uede elegir entre diversos
personajes. &aga clic con
el botn secundario en el
-yudante de 4ffice y
despu1s haga clic en Elegir
-yudante. <uiz deba
insertar el C: de (icrosoft
4ffice 8998 o el de (icrosoft
-ccess 8998 para instalar el
personaje del -yudante de
4ffice %ue desee.
5i -ccess ya est abierto,
puede abrir una base de
datos existente haciendo clic
en el botn -brir de la barra
de herramientas ,ase de
datos, desplazndose hasta
el archivo deseado y
seleccionndolo.
-l abrir una base de datos de
-ccess 8998, %uiz vea una
pantalla de introduccin,
denominada pantalla de
presentacin. Ci1rrela.
+uede %ue aparezca una
pantalla del panel de control
y si la cierra, se mostrar la
ventana de base de datos.
1'
/ste a&udante est disponible en todos los programas de Microsoft :ffice, pero
proporciona respuestas a las preguntas especficas sobre el programa que est
utili$ando al hacer la pregunta. or e#emplo, si traba#a en Access & le hace una
pregunta, le proporcionar una respuesta especfica de Access, pero si lo hace
en Microsoft ,ord, le dar una respuesta especfica de ,ord.
/l A&udante de :ffice muestra informaci%n de a&uda a petici%n e intenta no
molestar el resto del tiempo despla$ndose a otra parte de la pantalla cuando
se encuentra en el punto de inserci%n o mientras escribe. uede cerrarlo en
cualquier momento haciendo clic en el comando :cultar el A&udante de :ffice
del menG de la A&uda.
(esplazarse por Access
Al abrir la base de datos 2atabase 7undamentals D; del e#ercicio anterior,
aparece en pantalla la ventana ?ase de datos. Aparece la barra de herramientas
de la ventana ?ase de datos en la parte superior de esta ventana & contiene los
botones Abrir, 2ise+o, Iuevo, /liminar, as como opciones para mostrar los
elementos citados en la ventana ?ase de datos.
*a barra !bjetos & la barra "rupos aparecen a la i$quierda de esta ventana.
*a barra :b#etos ocupa la parte de la ventana ?ase de datos situada deba#o
de la palabra Objetos. !bjeto es un t'rmino gen'rico que hace referencia a
cualquier componente de una de base de datos de Access. /sta barra muestra
una lista de los tipos principales de ob#etos de una base de datos de Access0
tablas, consultas, formularios, informes, pginas, macros & mdulos.
+uede pasar a la ventana
,ase de datos desde
cual%uier otra ventana de
-ccess presionando .;;.
)a disposicin vertical de la
barra 4bjetos facilita su uso.
15
/l concepto bsico para los dems tipos de ob#etos de Access es la tabla, puesto
que las tablas almacenan los datos que utili$an el resto de los ob#etos para
llevar a cabo los procedimientos & las actividades del programa. Una tabla est
formada por los campos & los registros que se ven en un formato de filas &
columnas, los campos corresponden a las columnas & los registros a las filas.
Un campo puede contener datos sobre una persona, un lugar, un producto, un
servicio, un evento u otra entidad. or e#emplo, un campo contendra todos los
apellidos & los nGmeros de tel'fono de una tabla. )odos los campos de una
tabla tienen un nombre de campo, asimismo denominado etiqueta, que aparece
en la parte superior de la columna. or e#emplo, un campo con todos los
apellidos de los hu'spedes de Adventure ,orHs se podra denominar Apellidos.
/l con#unto de campos relacionados constitu&e un registro. or e#emplo, los
campos Iombre, Apellidos, 2irecci%n, (iudad, /do:rov & (%dostal de un
hu'sped del comple#o constitu&en el registro de un Gnico hu'sped, como se
muestra en la siguiente ilustraci%n. /n este libro, la intersecci%n de un registro
!fila" & de un campo !columna" se denomina celda.
*as tablas almacenan toda la informaci%n de una base de datos, pero si desea
ver s%lo los campos & los registros seleccionados de la base de datos, utilice
una consulta. Una consulta e.trae datos especficos de una o varias tablas
basados en los criterios de bGsqueda. or e#emplo, podra crear una consulta
sobre la tabla de reservas de Adventure ,orHs para que s%lo se muestren los
registros de los hu'spedes que han hecho su reserva a partir de #unio de =DDD.
*a consulta mostrara una lista del nGmero de identificaci%n !Id8u'sped", las
fechas de las reservas, el nGmero de ocupantes & el nGmero de habitaci%n
reservada de cada hu'sped.
:tra forma de ver la informaci%n de una base de datos es utili$ar un formulario,
como se muestra en la ilustraci%n. Un formulario muestra un Gnico registro a la
ve$ en un formato especificado. *os formularios tambi'n se pueden usar para
agregar informaci%n a una base de datos.
)os formularios se explican
con todo detalle en la
leccin =, 2:iseo de
un formulario3.
-l hacer referencia a los
campos individuales de un
registro, las palabras celda y
campo son intercambiables.
)as consultas se explican
con todo detalle en la
leccin >, 2Creacin y
uso de consultas3.
1.
9i desea mostrar o imprimir los datos de una tabla o de una consulta, tambi'n
puede crear un informe. A diferencia de un formulario, se puede utili$ar un
informe para mostrar varios registros. Aunque pueda parecer similar a una
tabla, un informe puede tener distintos formatos para que la informaci%n sea
ms fcil de usar & su aspecto resulte ms atractivo que el de una tabla. or
e#emplo, podra crear un informe que contenga un ttulo, un encabe$ado o un
pie de pgina con formato & un fondo atractivo. *os informes, al igual que las
consultas, tambi'n se pueden personali$ar para mostrar los datos s%lo de los
campos especificados de una tabla & no de todos los campos.
Adems de tablas, consultas, informes & formularios, la barra :b#etos tambi'n
inclu&e estos tres tipos de ob#etos0
1 +ginas. *n objeto de pgina es un acceso directo a una pgina
de acceso a datos de una base de datos. *na pgina de acceso a
datos muestra los datos seleccionados de una base de datos, pero se
trata de un archivo de )enguaje de marcado de hipertexto /;T<80 %ue
se puede ver como pgina #eb.
)os informes se explican con
todo detalle en la leccin ?,
2:iseo de un informe3.
17
1 (acros. *na macro es una secuencia de acciones %ue se ejecutan
automticamente.
1 (dulos. *n mdulo es un programa escrito en (icrosoft @isual
,asic o en otro lenguaje de programacin.
Al hacer clic en el icono de un tipo concreto de ob#eto en la barra :b#etos,
Access muestra una lista de los nombres de todos los ob#etos de ese tipo de la
base de datos. !*os campos & los registros no tienen sus propios iconos porque
no son ob#etos, los campos & los ob#etos se almacenan en tablas, que s son
ob#etos."
*a barra Crupos est situada deba#o de la palabra Grupos en la ventana ?ase de
datos & contiene uno o varios grupos. Un grupo contiene la lista de los accesos
directos a los diferentes tipos de ob#etos de la base de datos. Un acceso directo
es una forma rpida de tener acceso a un ob#eto almacenado en otra parte de la
base de datos. /l acceso directo al ob#eto se almacena en el grupo, mientras que
el propio ob#eto se almacena en la lista correspondiente de la barra :b#etos. *os
grupos permiten mantener relacionados los ob#etos de distintos tipos #untos. or
e#emplo, podra crear un grupo que contenga los accesos directos a todos los
ob#etos de la base de datos que est'n relacionados con los hu'spedes de
Adventure ,orHs, como la tabla que contiene la informaci%n de reservas, la
consulta que e.trae las reservas de la pr%.ima semana & el formulario que
permite introducir la informaci%n de un nuevo hu'sped. /n la barra Crupos, se
crea el grupo 7avoritos de forma predeterminada & contiene los nombres de los
ob#etos de la base de datos utili$ados con ma&or frecuencia.
/n este e#ercicio, va a utili$ar la barra :b#etos para ver los distintos tipos de
ob#etos de la base de datos 2atabase 7undamentals D;.
1 En la barra 4bjetos, haga clic en 'ablas, si fuese necesario.
-parecen los nombres de las tablas de :atabase .undamentals
9;, junto con las opciones para Crear una tabla en vista :iseo,
Crear una tabla utilizando el asistente y Crear una tabla
introduciendo datos.
2 En la barra 4bjetos, haga clic en Consultas.
-parecen las opciones para Crear una consulta en vista :iseo y
Crear una consulta utilizando el asistente. Ao hay consultas en
esta base de datos.
3 En la barra 4bjetos, haga clic en .ormularios.
-parece el nombre de un formulario, frmEmployees, junto con las
opciones para Crear un formulario en vista :iseo y Crear un
formulario utilizando el asistente.
' En la barra 4bjetos, haga clic en !nformes.
-parecen las opciones para Crear un informe en vista :iseo y
Crear un informe utilizando el asistente. Ao hay informes en esta
base de datos.
)a barra Brupos contiene
grupos de accesos directos a
objetos de tipos distintos.
+uede utilizar los accesos
directos de la ventana ,ase
de datos para crear nuevos
objetos bien con un asistente
o en la vista :iseo.
17
5 En la barra 4bjetos, haga clic en +ginas.
-parecen las opciones para Crear una pgina de acceso a datos
en vista :iseo, Crear una pgina de acceso a datos utilizando el
asistente y (odificar una pgina eb %ue ya existe. Ao hay
pginas en esta base de datos.
. En la barra 4bjetos, haga clic en (acros.
Ao hay macros en esta base de datos.
7 En la barra 4bjetos, haga clic en (dulos.
Ao hay mdulos en esta base de datos.
Convenciones de nomenclatura de
los objetos
Al despla$arse por la base de datos en el e#ercicio anterior, probablemente se
dio cuenta que los nombres de los ob#etos siguen una convenci%n estndar.
*os nombres de archivo utili$ados en este curso siguen la convencin de
nomenclatura de #esz$ns%i !*es$&nsHi naming convention", creada por el
e.perto en Access & escritor 9tan *es$&nsHi a fin de promover una norma para
la asignaci%n de nombres a los ob#etos de bases de datos. Asimismo esta
convenci%n facilita la conversi%n de los ob#etos a los formatos utili$ados por
otros sistemas de administraci%n de base de datos sin p'rdida de datos ni de la
organi$aci%n de 'stos.
/sta convenci%n requiere que los ob#etos se identifiquen inclu&endo el tipo de
ob#eto en el nombre del mismo. 2e esta forma, se puede decir echando un
vista$o si un ob#eto es una tabla, una consulta, un formulario u otro tipo de
ob#eto. *a tabla siguiente identifica los prefi#os de asignaci%n de nombres que
se utili$an para cada tipo de ob#eto.
Objeto %re"ijo
tabla tbl
formulario frm
consulta qr&
informe rpt
*a convenci%n de *es$&nsHi abarca los nombres de campos, las imgenes &
todos los ob#etos utili$ados en Access, pero en este libro s%lo se utili$an los
prefi#os citados anteriormente. 2e acuerdo con la convenci%n de nomenclatura
de *es$&nsHi0
1 )as tres primeras letras del nombre de un objeto se escriben en
min$sculas e identifican el tipo de objeto.
Ao hay accesos directos para
crear macros o mdulos.
1"
1 El nombre %ue va a continuacin del prefijo del objeto empieza por
una letra may$scula.
1 Aunca se utilizan espacios en blanco en los nombres de objetos.
1 )os nombres de los objetos contienen slo letras y n$meros.
(escripcin de las vistas )ase de
datos y (ise*o
)odos los ob#etos de Access tienen como mnimo dos vistas. *as tablas se
suelen ver en uno de estos dos formatos o vistas0 vista Base de datos & vista
Dise&o. uede alternar entre estas dos vistas haciendo clic en el bot%n Bista
de las barras de herramientas 2ise+o & 8o#a de datos de la tabla. uede elegir
otras vistas haciendo clic en la flecha aba#o situada a la derecha del bot%n Bista
& seleccionando una vista de la lista desplegable.
*a vista 2ise+o permite dise+ar la estructura de una tabla decidiendo los
campos que aparecern en ella, personali$ando el proceso de introducci%n de
datos en los campos & determinando la forma en la que aparecern los datos. *a
base de datos Adventure ,orHs inclu&e tbl/mplo&ees, una tabla que contiene
la informaci%n bsica, como las direcciones & los nGmeros de tel'fono, de los
empleados del comple#o. A continuaci%n aparece la tabla tbl/mplo&ees en la
vista 2ise+o0
'odos los objetos de -ccess
/como las tablas, las
consultas, los formularios y
los informes0 se pueden abrir
en la vista :iseo y se
suelen crear en esta vista.
20
*a columna Iombre del campo contiene los nombres de los campos de la tabla.
*a columna )ipo de datos permite decidir el tipo de datos !por e#emplo,
alfab'tico o num'rico" que se puede escribir en un campo. *a parte inferior de
la ventana de la vista 2ise+o de tabla permite establecer las propiedades
especficas de cada campo.
(uando se ve la tabla en la vista 8o#a de datos, aparecen los datos reales de la
tabla. or e#emplo, en tbl/mplo&ees, los nombres de los campos, mostrados en
la columna Iombre del campo de la vista 2ise+o, aparecen de i$quierda a
derecha en la parte superior de la tabla.
/n este e#ercicio, va a abrir tblCuests en la vista 8o#a de datos, a pasar a la
vista dise+o &, a continuaci%n, a volver a la vista de ho#a de datos.
1 En la barra 4bjetos, haga clic en 'ablas.
2 &aga clic en tblBuests.
-ccess selecciona la tabla.
3 En la barra de herramientas de la ventana ,ase de datos, haga clic
en -brir.
)a tabla aparece en la vista &oja de datos.
5e puede cortar parte de la
informacin de algunos de
los campos. Esto se debe a
%ue -ccess no ajusta
automticamente el ancho de
las columnas. El ancho de
las columnas se trata en la
leccin >, 2Creacin y uso
de consultas3.
El uso de la vista :iseo
para crear y modificar tablas
se explica con todo detalle
en la leccin 8, 2Creacin
de tablas3.
'ambi1n puede hacer doble
clic en el nombre de una
tabla para abrirla en la
vista :iseo.
21
' En la barra de herramientas &oja de datos de la tabla, haga clic en
el botn @ista.
)a tabla aparece en la vista :iseo.
5 En la barra de herramientas :iseo de tabla, haga clic en el botn
@ista.
)arras de herramientas
/n funci%n del ob#eto que se vea, la barra de herramientas situada en la parte
superior de la ventana de Access tiene un nombre distinto & contiene botones
diferentes. or e#emplo, al traba#ar en una tabla en la vista 2ise+o, el nombre de
la barra de herramientas es barra de herramientas 2ise+o de tabla. (uando la
tabla se muestra en la vista 8o#a de datos, el nombre de la barra de herramientas
es barra de herramientas 8o#a de datos de la tabla. 9i no se abre ningGn ob#eto, la
barra de herramientas es la barra de herramientas ?ase de datos.
+ara abrir una tabla en la
vista :iseo, haga clic en el
nombre de la tabla y en el
botn :iseo de la barra de
herramientas de la ventana
,ase de datos. Cuando
alterna entre las vistas &oja
de datos y :iseo, cambia la
imagen del botn @ista para
mostrar la vista en la %ue
aparecer el objeto despus
de hacer clic en el botn.
22
ara buscar el nombre de la barra de herramientas, puede hacer clic con el
bot%n secundario en ella. /n el menG que aparece, el nombre que tiene la marca
de verificaci%n a la i$quierda es el nombre de la barra de herramientas.
(on la e.cepci%n de la barra de herramientas ?ase de datos, todas las barras de
herramientas de Access contienen los comandos Bista, Cuardar, (ortar, (opiar,
egar & los botones del menG A&uda de Microsoft Access. Asimismo todas las
barras de herramientas contienen botones especficos.
#so del puntero del mouse para
desplazarse por la vista +oja de
datos
Muchas bases de datos contienen tablas grandes que, cuando estn abiertas,
no caben en la pantalla. or e#emplo, al abrir la tabla tblCuests en el e#ercicio
anterior, s%lo aparece en pantalla la informaci%n relativa a los =4 primeros
registros de hu'spedes, en funci%n del tama+o del monitor & de la ventana de
presentaci%n. ara ver el Gltimo registro, el nGmero 3J, debe despla$arse por la
tabla para verlo en pantalla. ara modificar & ver todos los datos de una base de
datos, debe saber despla$arse por ella.
/n la vista 8o#a de datos, puede utili$ar el puntero del mouse !rat%n" para
seleccionar una celda & modificarla haciendo clic en la celda que desee
seleccionar. /l uso del puntero del mouse suele ser la forma ms rpida de
despla$arse si la celda que desea modificar se ve en pantalla & no est cerca de
la celda seleccionada actualmente. )ambi'n puede utili$ar el puntero #unto con
las barras de despla$amiento para despla$arse a las partes de la tabla que no se
ven en pantalla. uede arrastrar los cuadros de despla$amiento de las barras de
despla$amiento o hacer clic en las flechas de estas barras.
+ara abrir o cerrar una barra
de herramientas, puede hacer
clic con el botn secundario
en cual%uier barra de
herramientas y hacer clic en el
nombre de la barra %ue desee
abrir o cerrar en el men$ %ue
aparece.
El n$mero de registros %ue
puede ver a la vez depende
del tamao del monitor, de la
resolucin de pantalla y del
tamao de la ventana de la
tabla. *n monitor de ;=C con
una resolucin de D99 x ?99
puede mostrar 8= registros
aproximadamente.
23
%ugerencia
En la vista &oja de datos, -ccess admite dos modo de visualizacin
general de una tablaE !odo de edicin y !odo de despla+a!iento.
-l abrir una tabla, se trata del modo de desplazamiento. En este modo,
puede desplazarse por la tabla, facilitndose la visualizacin de los datos.
Cuando se seleccionan todos los datos de una celda, -ccess est en el
modo de desplazamiento. En el modo de edicin, como indica su nombre,
puede desplazarse por una celda de la tabla y modificar caracteres
individuales de la misma. Cuando aparece un punto de insercin
parpadeante en la celda, -ccess est en el modo de edicin. +ara
alternar entre ambos modos, presione .8.
:tra forma de despla$arse por una tabla es mediante los botones de
desplazamiento de la esquina inferior i$quierda de la tabla.
*os botones de despla$amiento se describen en la tabla siguiente.
&a'a clic en %ara seleccionar
el bot%n rimer registro el primer registro de la tabla.
el bot%n @egistro anterior el registro anteriorF por e#emplo, para ir del
d'cimo registro al noveno.
el bot%n @egistro siguiente el registro siguienteF por e#emplo, para ir del
d'cimo registro al und'cimo.
el bot%n Kltimo registro el Gltimo registro de la tabla.
el bot%n Iuevo registro el primer registro en blanco despu's del Gltimo
registro de la tabla para que pueda introducir un
nuevo registro.
Adems, al escribir un nGmero en el cuadro @egistro especfico el punto de
inserci%n se despla$a a dicho registro. or e#emplo, si escribe 4, el punto de
inserci%n se despla$ar al quinto registro. /sta acci%n es mu& Gtil en tablas mu&
grandes cuando no se desea perder mucho tiempo haciendo clic en los botones
para ir al registro deseado.
+uede desplazar el punto de
insercin al cuadro 7egistro
espec"fico presionando .=.
2'
/n este e#ercicio, va a utili$ar el puntero del mouse para seleccionar una celda
de la tabla tblCuests &, a continuaci%n, a usar los botones & las barras de
despla$amiento para despla$arse a distintas ubicaciones de la tabla.
1 En el campo :ireccin del primer registro, haga clic en 1000 y en
efferson.
El punto de insercin aparece en el campo.
2 En la barra de desplazamiento de la derecha de la tabla, arrastre el
cuadro de desplazamiento hasta %ue se vea el registro del !d. de
hu1sped >F, Gim 7alls.
3 En el campo Aombre, haga clic detrs de la palabra !im.
El punto de insercin aparece detrs de dicha palabra.
' En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga
clic en la flecha de desplazamiento derecha hasta %ue se vea el
campo )ista:irecciones, en caso necesario.
)a tabla se desplaza a la derecha.
5 En la barra de desplazamiento de la parte inferior de la tabla, haga
clic en la flecha de desplazamiento iz%uierda hasta %ue aparezca el
campo !d&u1sped.
)a tabla se desplaza a la iz%uierda.
. En este campo, haga clic en el registro de Gim 7alls.
El punto de insercin aparece delante del n$mero "#.
El n$mero total de registros
de la tabla aparece a la
derecha de los botones de
desplazamiento. En la tabla
%ue se muestra, hay
>F registros.
25
7 &aga clic en el cuadro 7egistro espec"fico, elimine el n$mero
existente, escriba 35 y, a continuacin, presione Entrar.
-ccess selecciona el campo !d&u1sped del registro n$mero H=.
7 &aga clic en el botn 7egistro anterior.
-ccess selecciona el campo !d&u1sped del registro n$mero H>.
" &aga clic en el botn 7egistro siguiente.
-ccess selecciona el campo !d&u1sped del registro n$mero H=.
10 &aga clic en el botn Iltimo registro.
-ccess selecciona el campo !d&u1sped del registro n$mero >F.
11 &aga clic en el botn +rimer registro.
-ccess selecciona el campo !d&u1sped del registro n$mero ;.
En tblBuests, los registros se
ordenan secuencialmente
basndose en el campo
!d&u1sped. +or consiguiente,
al escribir 35 en el cuadro
de n$mero de registro, el
registro seleccionado
corresponde al !d. de
hu1sped H=. +ero si se
hubiese ordenado la tabla
de otra forma, es posible
%ue este registro no
correspondiese al !d. de
hu1sped H=. +or ejemplo,
podr"a corresponder al !d.
de hu1sped ,89?.
4bserve %ue el campo
!d&u1sped permanece como
el campo seleccionado a
medida %ue se desplaza
de un registro a otro
utilizando los botones
de desplazamiento.
2.
#so del teclado para desplazarse por
la vista +oja de datos
)ambi'n puede utili$ar el teclado para despla$arse por una tabla presionando
las teclas denominadas teclas de m'todo abreviado del teclado. (uando use
con soltura estas teclas, 'ste puede ser a veces el me#or m'todo de
despla$amiento.
*as siguientes teclas de m'todo abreviado se pueden usar para despla$arse por
una tabla0
%resione %ara despla(arse
)ab al siguiente campo del registro actual.
/ntrar al siguiente campo.
@e g a la pantalla anterior, seleccionando un registro situado
ms arriba en la tabla.
Av g a la pantalla siguiente, seleccionando un registro situado
ms aba#o en la tabla.
7lecha derecha al siguiente campo del registro actual.
7lecha i$quierda al campo anterior.
7lecha aba#o al siguiente registro.
7lecha arriba al registro anterior.
Inicio al primer campo del registro actual.
7in al Gltimo campo del registro actual.
(trlL7lecha aba#o al Gltimo registro del campo actual.
(trlL7lecha arriba al primer registro del campo actual.
(trlLInicio al primer campo del primer registro.
(trlLAv g una pantalla a la derecha, seleccionando el siguiente
campo situado a la derecha de la tabla.
(trlL@e g una pantalla a la i$quierda, seleccionando el siguiente
campo situado a la i$quierda de la tabla.
(trlL7in al Gltimo campo del Gltimo registro.
Ma&GsL)ab al campo anterior.
+ara usar teclas de m1todo
abreviado como (ay$sJ'ab
o CtrlJ!nicio, debe mantener
presionada la primera tecla
mientras presiona la
segunda.
27
/n este e#ercicio, va a utili$ar las teclas de m'todo abreviado para despla$arse
por la tabla tblCuests.
1 'eniendo seleccionado el campo !d&u1sped del primer registro,
presione 'ab.
-ccess selecciona el campo Aombre del primer registro.
2 +resione Entrar.
-ccess selecciona el campo -pellidos del primer registro.
3 +resione -v +g.
)a tabla se desplaza una pantalla hacia adelante haciendo %ue
-ccess seleccione un registro situado ms abajo en la tabla.
' +resione 7e +g.
)a tabla se desplaza una pantalla hacia atrs haciendo %ue -ccess
seleccione el primer registro.
5 +resione la tecla .lecha derecha.
-ccess selecciona el campo :ireccin del primer registro.
. +resione la tecla .lecha iz%uierda.
-ccess selecciona el campo -pellidos del primer registro.
7 +resione (ay$sJ'ab.
7 +resione la tecla .lecha abajo.
-ccess selecciona el campo Aombre del segundo registro.
" +resione la tecla .lecha arriba.
10 +resione .in.
-ccess selecciona el campo )ista:irecciones del primer registro.
11 +resione !nicio.
-ccess selecciona el campo !d&u1sped del primer registro.
12 +resione CtrlJ.in.
-ccess selecciona el campo )ista:irecciones del $ltimo registro.
13 +resione CtrlJ!nicio.
-ccess selecciona el campo !d&u1sped del primer registro.
-simismo puede cerrar una tabla haciendo clic en el comando
Cerrar del men$ -rchivo.
1' &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
tabla tblBuests.
)a tabla se cierra.
4bserve %ue el mismo
campo, -pellido, permanece
como el campo seleccionado
cuando presiona -v +g y
despu1s 7e +g.
Cuando se selecciona un
campo mediante una casilla
de verificacin, los bordes
de la casilla aparecen con
muescas.
27
)ases de datos relacionales
Access es una aplicaci%n de base de datos relacionales. (on las bases de datos
relacionales se pueden combinar datos de diferentes tablas. 9e crea una relaci%n
entre varias tablas vinculando el nombre de un campo de una tabla con el
nombre de un campo de otra tabla o de varias tablas.
*as bases de datos relacionales pueden tener venta#as !como reducir el tiempo
que se tarda en escribir los datos & la cantidad de espacio en disco necesario" &a
que la informaci%n se puede almacenar s%lo en una tabla en ve$ de hacerlo en
varias. /stas bases de datos tambi'n son ms rpidas de actuali$ar porque la
informaci%n antigua o incorrecta se debe corregir s%lo en una tabla, en ve$ de
hacerlo en varias.
esumen de la leccin
/n esta lecci%n se ha e.plicado c%mo iniciar Access, abrir una base de datos
e.istente, despla$arse por la ventana ?ase de datos, abrir & cerrar una tabla, &
despla$arse por una tabla.
9i va a proseguir con la siguiente lecci%n0
1 &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
ventana ,ase de datos.
5e cierra la base de datos :atabase .undamentals 9;.
9i no va a proseguir con la siguiente lecci%n0
1 +ara salir de -ccess, haga clic en el botn Cerrar situado en la
es%uina superior derecha de la ventana de -ccess.
5e cierran -ccess y la base de datos :atabase .undamentals 9;.
!jercicio corto
1 KCmo puede desplazarse a los distintos objetos de una base
de datosL
2 KCmo se inicia -ccessL
3 K<u1 es el -yudante de 4fficeL
' K+or %u1 las tablas son la base del resto de los objetos de la base
de datosL
5 K+or %u1 es una ventaja poder vincular tablas en una base de
datos relacionalL
2"
. KCules son las tres formas en las %ue se puede desplazar por
una tabla de -ccessL
7 KCmo ve una lista de todos los nombres de los formularios de una
base de datos de -ccessL
7 KCules son los dos modos disponibles de una tabla en la vista
&oja de datos y en %u1 se diferencianL
" KCmo abre una tabla en la vista :iseoL
10 KCmo pasa de la vista :iseo a la vista &oja de datos en
una tablaL
esumen de conceptos
6jercicio 1: /n la barra :b#etos, haga clic en 7ormularios & abra
frm/mplo&ees. regunte al A&udante de :ffice Cules son las novedades
de !ccess "##"$, cierre el A&udante &, a continuaci%n, cierre el formulario
frm/mplo&ees.
6jercicio 2: /n la barra :b#etos, haga clic en )ablas & abra tbl/mplo&ees.
Bea la tabla en la vista 2ise+o & despu's en la vista 8o#a de datos. Utili$ando
las teclas de m'todo abreviado, desplcese hasta el Gltimo campo del Gltimo
registro. Mediante el cuadro @egistro especfico, desplcese hasta el registro
nM ;>. Utili$ando las teclas de m'todo abreviado, desplcese hasta el campo
Id/mpleado del registro nM ;>. Mediante los botones de despla$amiento, va&a
al primer registro & cierre la tabla.
6jercicio 3: /n la barra :b#etos, haga clic en )ablas & abra tbl@eservations.
Bea la tabla en la vista 2ise+o & despu's en la vista 8o#a de datos. 2espu's de
e.aminar los campos definidos para esta tabla, Nse le ocurren otros campos que
seran Gtiles en ellaO N(ree que se podran quitar algunos campos de la tabla sin
que se per#udicara el funcionamiento del comple#oO
6jercicio ': /n la barra :b#etos, haga clic en )ablas & abra tbl@eservations.
Mire la tabla en la vista 8o#a de datos. resione la tecla 7;; para tener acceso a
la ventana ?ase de datos & haga clic en la tabla tbl9uites para abrirla. Bea esta
tabla en la vista 8o#a de datos. uesto que Access es una base de datos
relacional, Nse puede vincular una tabla a otraO N(ules son los campos que
utili$ara para vincular la tabla tbl9uites con la tabla tbl@eservations a fin de
crear una relaci%n entres estas dos tablasO
6jercicio 5: /n esta lecci%n ha aprendido a activar & desactivar las barras de
herramientas. N9e le ocurre alguna ra$%n para desactivar una barra de
herramientas que se muestre actualmenteO
30
Creacin de tablas
rear una base de datos.
rear una tabla mediante el Asistente para tablas.
rear y modi!icar una tabla en la vista Diseo.
A"re"ar campos a las tablas.
A"re"ar y modi!icar re"istros.
#over y eliminar campos.
$liminar re"istros.
*as tablas son la base de las bases de datos de Microsoft Access porque
almacenan los datos que utili$an otros ob#etos del programa. *a organi$aci%n
de las tablas de una base de datos determina su utilidad & la facilidad de acceso
a su informaci%n. Antes de crear una base de datos, debe tener en cuenta la
informaci%n que contendr & c%mo se organi$ar en las tablas.
2espu's de planear las tablas que desea incluir en la base de datos, puede
crearlas mediante el (sistente para tablas, que le guiar en el proceso de
creaci%n de una nueva tabla, o puede crear una tabla ms personali$ada sin la
a&uda del asistente.
/n esta lecci%n, aprender a crear tablas &, a continuaci%n, a utili$ar la vista
2ise+o para modificarlas creando campos nuevos, reorgani$ando los campos
e.istentes & eliminando los campos no deseados. Asimismo aprender a
agregar nuevos registros & a cambiar la informaci%n de 'stos.
(rear todos los archivos de prcticas de esta lecci%n.
Crear una base de datos
*a creaci%n de una base de datos requiere traba#o preparatorio. Incluso antes de
iniciar Access, debe planear la organi$aci%n de la base de datos & las tablas que
necesitar crear en ella. (omo mnimo, debe0
1 :ecidir la informacin %ue desea almacenar en la base de datos y
determinar la forma ms lgica de organizar las tablas. Aormalmente, se
crea una tabla por cada categor"a general de informacin para evitar
incluir la misma informacin en varias tablas.
1 7eunir toda la informacin %ue formar parte de la base de datos,
como documentos, hojas de clculo y archivos adicionales del e%uipo,
material impreso, libros de contabilidad, etc.
86CCI9- 2
31
1 :ecidir el tipo de informacin %ue desea almacenar en cada tabla.
)os distintos tipos de informacin se convertirn en los diferentes
campos de la tabla. +or ejemplo, en una tabla %ue muestre la
informacin de reservas de -dventure #orMs, %uiz desee incluir
informacin como el n$mero de reserva, el n$mero de identificacin de
los hu1spedes, las fechas de llegada y de salida, el n$mero de
hu1spedes, la suite %ue ocupan y si se les puede aplicar un descuento
por grupo.
1 &ablar con las personas %ue van a utilizar la base de datos.
Comentarles las tablas %ue planea crear y los campos %ue va a
incluir en ellas. )os usuarios pueden tener sugerencias, como
categor"as concretas de informacin %ue les resulten $tiles.
1 El uso de estas t1cnicas para planear la base de datos le ayudar a
averiguar la finalidad de la base de datos y si puede utilizar una
plantilla de base de datos para crearla. -ccess incluye varias
plantillas de base de datos, %ue son bases de datos con todo el
formato necesario para crear una base de datos con un fin
espec"fico. +or ejemplo, si necesita una base de datos para el
control de tiempo y facturacin, puede utilizar la plantilla de base de
datos de -ccess creada espec"ficamente con este fin. -ccess tiene
plantillas de base de datos para control de activos, administracin de
contactos, administracin de eventos, gastos, control de inventario,
libros mayores, introduccin de pedidos, agenda de recursos,
administracin de llamadas, y tiempo y facturacin.
%ugerencia
Cuando planee una base de datos, %uiz encuentre $til hacer un es%uema
de sus ideas en papel. :ibujar cuadros %ue representen las tablas, las
consultas, los formularios y los informes de la base de datos, as" como
dibujar l"neas entre los cuadros para mostrar las tablas en las %ue se basan
el resto de los objetos. 'ambi1n debe incluir una lista de los campos de
cada tabla para %ue est1 seguro de %ue no est almacenando la misma
informacin en varios sitios a la vez.
(uando inicie Access para empe$ar a crear la base de datos, aparece el panel de
tareas Iuevo archivo, que le proporciona la opci%n de utili$ar un (sistente
para base de datos o de crear la base de datos desde el principio. 9i selecciona
una de las opciones Iuevo a partir de un archivo e.istente, elegir una plantilla
para utili$arla en la base de datos &, a continuaci%n, el Asistente para base de
datos le guiar en el proceso de creaci%n de la base de datos plantendole una
serie de preguntas. ?asndose en las respuestas, el asistente crea los ob#etos de
la base de datos, como los formularios, las consultas o los informes, que
necesita su base de datos.
Crear una base de datos es
muy parecido a abrir una
existente. -brir una base de
datos existente se trata en la
leccin ;, 2:escripcin de
bases de datos3.
32
9i crea la base de datos sin la a&uda del asistente, como har en el siguiente
e#ercicio, debe crear cada uno de los ob#etos de la base de datos.
/n este e#ercicio, va a crear una nueva base de datos denominada 2atabase
7undamentals D=.
9i no se ve el panel de tareas Iuevo archivo, puede abrirlo haciendo clic en el
bot%n Iuevo de la barra de herramientas de Access o haciendo clic en la opci%n
Iuevo del menG Archivo.
ara crear una base de datos utili$ando una plantilla, haga clic en una de las
opciones de la secci%n Iuevo a partir de una plantilla del panel de tareas &
seleccione la plantilla que desee usar de la ficha ?ases de datos del cuadro de
dilogo que aparece.
1 Con -ccess abierto y el panel de tareas Auevo archivo visible,
haga clic en la opcin ,ase de datos en blanco de la seccin
Auevo del panel de tareas.
-parece el cuadro de dilogo -rchivo nueva base de datos.
2 &aga clic en la flecha abajo del cuadro Buardar en, haga clic en el
icono del disco duro y, a continuacin, haga doble clic en la carpeta
+ractice.
-ccess guardar la nueva base de datos en dicha carpeta.
En esta leccin, crear una
base de datos y dos tablas
sin usar el -sistente para
bases de datos.
33
3 En el cuadro Aombre de archivo, elimine el texto existente y
escriba Database =unda!entals 02.
' &aga clic en Crear.
-ccess guarda la base de datos :atabase .undamentals 98 en la
carpeta +ractice. -parece la ventana ,ase de datos para la base
de datos :atabase .undamentals 98 con la opcin 'ablas
seleccionada en la barra 4bjetos.
3'
%ugerencia
)as convenciones de nomenclatura del archivo de base de datos de
-ccess siguen las de los archivos de (icrosoft #indos. El nombre de
un archivo puede contener un mximo de 8;= caracteres incluidos los
espacios, pero no se aconseja la creacin de un nombre de archivo tan
largo. )os nombres de archivo pueden contener los caracteresE N O E P L 2
Q R S. )a extensin del archivo de una base de datos de -ccess es .mdb.
Creacin de una tabla mediante el
Asistente para tablas
2espu's de haber creado una base de datos, debe crear algunas tablas para que
contengan los datos de la base de datos. *a forma ms fcil de crear una tabla
es utili$ar el Asistente para tablas, que le gua en el proceso de creaci%n de
una tabla.
/l asistente proporciona dos categoras de tablas0 Iegocios & ersonal. *a
categora Iegocios contiene plantillas para tablas normales como (lientes,
/mpleados & roductos. /ntre las opciones de la categora ersonal se
encuentran Inventario dom'stico, @ecetas, lantas & @egistro de e#ercicios.
(ada una de las tablas contiene muchos campos que puede utili$ar para la
tabla. or e#emplo, en la tabla 2irecciones, puede elegir campos como
Iombre, Apellidos, (%dostal, )el'fono2omicilio, )el'fono)raba#o &
2ir(orreo/lectr%nico. ara agregar un campo a la tabla, haga clic en el
campo que desee.
/l Asistente para tablas tambi'n le pide que seleccione una clave principal
para la tabla. Una clave principal es un campo que identifica e.clusivamente
cada registro de la tabla. or e#emplo, el nGmero de la seguridad social de una
base de datos de empleados puede servir como clave principal &a que identifica
e.clusivamente a un empleadoF dos empleados no pueden tener el mismo
nGmero de la seguridad social.
ara comprender el valor de una clave principal, piense en los empleados de
Adventure ,orHs. /s bastante probable que el comple#o pueda contratar a dos
personas con el mismo nombre, como Pohn 9mith. (on una clave principal,
cada uno de los Pohn 9mith tiene su propio nGmero de identificaci%n de
empleado. Uno puede tener el Id. de empleado 8;;D & el otro, M==D. /n cu&o
caso, utili$ara el Id. de empleado en ve$ del apellido para reali$ar el
seguimiento de los datos de cada Pohn 9mith.
/n este e#ercicio, va a crear una tabla denominada tblroveedores, que
contendr informaci%n sobre las compa+as que proporcionan materiales &
servicios a Adventure ,orHs.
Cuando utilice el -sistente
para tablas con el fin de crear
una tabla, puede seleccionar
los campos a partir de
muchas tablas de ejemplo
distintas.
35
1 &aga doble clic en Crear una tabla utilizando el asistente.
-parece el cuadro de dilogo -sistente para tablas.
2 En la lista 'ablas de ejemplo, desplcese hacia abajo y haga clic
en +roveedores.
En la lista Campos de ejemplo aparecen los campos posibles, con
el campo !d+roveedor ya seleccionado.
3 &aga clic en el botn R /-gregar0.
El campo !d+roveedor se desplaza a la lista Campos en la nueva
tabla y -ccess selecciona el campo Aombre+roveedor, como
muestra la siguiente ilustracin.
&aga clic en el botn RR
/-gregar todo0 para agregar
todos los campos de la lista
Campos de ejemplo a la lista
Campos en la nueva tabla.
3.
' &aga clic en el botn R /-gregar0.
El campo Aombre+roveedor se desplaza a la lista Campos en la
nueva tabla.
5 &aga clic en :ireccin y en el botn R /-gregar0.
El campo :ireccin se desplaza a la lista Campos en la nueva
tabla y -ccess selecciona el campo Ciudad.
. &aga clic en el botn R /-gregar0.
El campo Ciudad se desplaza a la lista Campos en la nueva tabla y
-ccess selecciona el campo Cd+ostal.
7 7epita el paso ? para agregar los campos Cd+ostal y +a"s o
regin a la lista Campos de la nueva tabla.
5i desea %ue aparezca el
campo Edo4+rov sobre el
campo Cd+ostal en la tabla
acabada, agregue el campo
Edo4+rov a la lista Campos
en la nueva tabla antes de
agregar el campo Cd+ostal.
37
7 &aga clic en 5iguiente.
-parece el siguiente cuadro de dilogo del -sistente para tablas.
" En el cuadro K<u1 nombre desea dar a la tablaL, elimine el texto
existente, escriba tbl1ro*eedores y, a continuacin, compruebe
%ue est seleccionada la opcin 5", deseo %ue se me asigne una
clave principal.
10 &aga clic en 5iguiente
-parece el siguiente cuadro de dilogo del -sistente para tablas.
5i desea elegir manualmente
la clave principal de la tabla,
haga clic en la opcin Ao, yo
asignar1 la clave principal. El
siguiente cuadro de dilogo
del -sistente para tablas le
ayudar a elegir la clave
principal.
5i est activada la casilla de
verificacin (ostrar -yuda
acerca de cmo trabajar con
la tabla, se abrir la -yuda
de -ccess cuando est1
creada la tabla.
37
11 Compruebe %ue est seleccionada la opcin !ntroducir datos
directamente en la tabla y %ue est desactivada la casilla de
verificacin (ostrar -yuda acerca de cmo trabajar con la tabla.
12 &aga clic en .inalizar.
)a nueva tabla, tbl+roveedores, aparece en la vista &oja de datos.
13 En la barra de herramientas &oja de datos de la tabla, haga clic en
el botn @ista.
tabla tbl+roveedores.
)a tabla se cierra. 4bserve %ue tbl+roveedores aparece en la lista
de nombres de tablas de la ventana ,ase de datos.
-ccess coloca un icono de
llave junto al nombre del
campo !d+roveedor para
indicar %ue es el campo de
clave principal.
)os nombres de campo %ue
aparecen de iz%uierda a
derecha en la vista &oja de
datos se muestran de arriba
abajo en la columna Aombre
del campo.
El campo !d+roveedor es el
campo de clave principal %ue
cre -ccess. En la siguiente
seccin de esta leccin se
trata el tipo de datos
-utonum1rico.
3"
!spacios en los nombres de
los campos
/n el e#ercicio anterior, puede que ha&a observado que en la vista 8o#a de
datos, los nombres de los campos aparecen con espacios & que en la vista
2ise+o, no los tienen. Nor qu'O
/n general, Access permite espacios en los nombre de los campos, pero no as
todos los programas de base de datos. or consiguiente, si en alguna ocasi%n
debe transferir los datos desde Access a otra aplicaci%n, debe evitar los
espacios en los nombres de los campos. Asimismo debe evitar los espacios si
va a utili$ar macros, programas o Microsoft Bisual ?asic con la base de datos
de Access. A causa de estas limitaciones, en este libro no se utili$an espacios
en los nombres de los campos.
*a ra$%n por la cual ve espacios en los nombres de los campos en la vista 8o#a
de datos es porque todos los campos tambi'n tienen un t)tulo, que se utili$a en
ve$ del nombre del campo. *os campos no necesitan ttulos, pero si los ha&,
aparecen en la parte superior de la columna de campo, en ve$ del nombre del
campo, cuando la tabla se ve en la vista 8o#a de datos. or e#emplo, en la
ilustraci%n del paso ;< del e#ercicio anterior, el nombre de campo %d&roveedor
no tiene espacios & si mira en la secci%n ropiedades del campo de la ventana
de la vista 2ise+o de tabla, ver que el ttulo del campo es %d' de proveedor,
con espacios. (uando la tabla aparece en la vista 8o#a de datos, como ocurre en
el paso ;=, el ttulo !con espacios" aparece en ve$ del nombre del campo.
(uando se crea una tabla utili$ando el Asistente para tablas, 'ste crea ttulos
que inclu&en espacios. (uando cree una tabla desde el principio, como har en
el siguiente e#ercicio, los ttulos aparecern s%lo si los crea.
-un%ue la mayor"a de los
t"tulos usados en este libro
son similares a los nombres
de los campos /!d+roveedor
en contraposicin a !d. de
proveedor0, los t"tulos
pueden contener un mximo
de 89>D caracteres y no
deben contener nada de la
informacin del nombre del
campo. +or ejemplo, el
nombre del campo podr"a ser
$atos1 y el t"tulo, %esultados
de mayo de 1###.
'0
Creacin y modificacin de una tabla
en la vista (ise*o
Aunque el Asistente para tablas proporciona una forma fcil de crear una tabla,
qui$ deba crear una tabla desde el principio si el asistente no contiene los
campos que necesita. or e#emplo, para crear una tabla que realice el seguimiento
de las suites de Adventure ,orHs, debe crear la tabla desde el principio porque
no ha& ninguna plantilla del Asistente para tablas que contenga los campos que
necesitar, por e#emplo, el tipo & el precio de las suites. (uando cree una tabla
desde el principio, determine los nombres de los campos.
/n los nombres de los campos ha& algunos caracteres que no estn permitidos.
9on los siguientes0
. unto
Q 9igno de e.clamaci%n
R S (orchetes de apertura & de cierre
T (omilla tipogrfica de apertura
*a longitud de los nombres de los campos puede tener un m.imo de
E3 caracteres, pero debe evitar el uso de nombres e.cesivamente largos.
/s difcil leer los nombres de campo largos porque el nombre completo no se
ve sin a#ustar el tama+o de la columna. Adems, los nombres largos dificultan
el a#uste de la tabla en la pantalla cuando se ve en la vista 8o#a de datos.
Asimismo, a cada campo le debe asignar un tipo de datos, que controla el tipo
de los datos que se pueden escribir en 'l & que a&uda a evitar la introducci%n de
entradas incorrectas en un campo. or e#emplo, si tiene un campo de nGmero de
tel'fono & le asigna el tipo de datos ()mero, los usuarios podrn escribir s%lo
nGmeros, ni letras ni smbolos, en dicho campo. Algunos tipos de datos asignan
un formato a los datos de un campo automticamente. or e#emplo, si asigna a
un campo el tipo de datos *oneda, Access asigna el formato de valores
monetarios a ese campo con dos posiciones decimales & un smbolo de moneda.
/l tipo de datos (utonum'rico es un tipo de datos especial que se puede
utili$ar para crear un campo de clave principal para la tabla. *os datos de este
campo los genera Access siempre que se agrega un nuevo registro a una tabla.
or e#emplo, si numera las reservas del comple#o a medida que llegan, puede
utili$ar el campo Autonum'rico para generar el nGmero de la siguiente reserva
automticamente
'1
*a siguiente tabla muestra los tipos de datos disponible para cada campo, el
tipo de datos que se pueden introducir en cada campo & el nGmero de caracteres
permitido. )e.to es el tipo de datos predeterminado de los nuevos campos.
)ipo de
datos
*alores de campo
permitidos +aracteres
)e.to (aracteres alfanum'ricos0
letras del alfabeto & nGmeros
Un m.imo de =44
caracteres
Memo (aracteres alfanum'ricos
!seme#ante al tipo de datos de
)e.to, pero con ms
caracteres"
Un m.imo de E3.DDD
caracteres
Ium'rico Balores num'ricos ;, =, 3 u > b&tes, en
funci%n del formato
num'rico
7echaU8ora Balores num'ricos > b&tes
Moneda Balores num'ricos > b&tes
Autonum'rico IGmeros secuenciales que
Access crea automticamente
cada ve$ que se agrega un
nuevo registro
3 b&tes
9UIo 9UIo, BerdaderoU7also,
valores ActivadoU2esactivado
; bit !;U> b&te"
:b#eto :*/ *os ob#etos :*/ !Incrustaci%n
& vinculaci%n de ob#etos" que
interactGan con Bisual ?asic
Un m.imo de ; gigab&te
8ipervnculo 2irecciones ,eb, direcciones
de Intranet o vnculos a otros
ob#etos de base de datos o
aplicaciones
Un m.imo de E3.DDD
caracteres
?Gsqueda Balores de otra tabla o lista 8abitualmente 3 b&tes
Al crear o modificar campos, aparece un selector de filas a la i$quierda del
campo. 9i el campo es el campo de clave principal de la tabla, aparece el
smbolo de una llave #unto al selector de filas. ara convertir un campo en
campo de clave principal, haga clic en el bot%n (lave principal de la barra de
herramientas 2ise+o de tabla. 9%lo puede elegir un campo de clave principal
por tabla.
*n bit representa un $nico
d"gito binario /valor ; 90 %ue
se usa para representar los
datos y las instrucciones del
programa, internamente, en la
memoria y el procesador de
un e%uipo. Aormalmente, D
bits /por ejemplo, 99;9;9;;0
e%uivalen a ; byte, %ue
representa num1ricamente un
$nico carcter de datos, como
la letra 2-3 o el n$mero 2=3.
)os hiperv"nculos se tratan
ms adelante en esta leccin.
El -sistente para b$s%uedas
se describe en la leccin H,
2'rabajar con tablas3.
'2
/n este e#ercicio, va a crear una nueva tabla, tbl9uites, para reali$ar un
seguimiento de las suites de Adventure ,orHs.
1 &aga doble clic en Crear una tabla en la vista :iseo.
-parece una tabla en blanco en la vista :iseo, con el punto de
insercin ya situado en la primera celda de la columna Aombre
del campo.
2 Escriba Id,uite.
Clave principal.
-parece un s"mbolo de clave principal a la iz%uierda de la fila
!d5uite, designando !d5uite como el campo de clave principal.
'exto aparece como el tipo de datos predeterminado.
' En la columna 'ipo de datos, haga clic en la primera celda, haga
clic en la flecha abajo %ue aparece y, a continuacin, haga clic en
-utonum1rico.
-ccess generar los n$meros del campo !d5uite.
5 En la columna Aombre del campo, haga clic en la siguiente celda
en blanco, escriba Tipo,uite y despu1s presione 'ab.
-ccess selecciona la siguiente celda en blanco de la columna 'ipo
de datos, aparece una flecha abajo y 'exto aparece como el tipo
de datos predeterminado. 'exto es el tipo de datos correcto para
este campo.
. En la columna Aombre del campo, haga clic en la siguiente celda
en blanco, escriba 1recio,uite y despu1s presione 'ab.
de datos, aparece una flecha abajo y 'exto aparece como el tipo
de datos predeterminado.
+ara %uitar la designacin de
clave principal de un campo,
haga clic en la fila del campo
y en el botn Clave principal.
'3
7 &aga clic en la flecha abajo y despu1s en (oneda.
-ccess asignar el formato de moneda a los datos introducidos en
el campo +recio5uite con un s"mbolo de moneda y dos posiciones
decimales.
Buardar.
-parecer el cuadro de dilogo Buardar como.
" Escriba tbl,uites y haga clic en -ceptar.
-ccess guarda la tabla como tbl5uites.
@ista.
Agregar hipervnculos a una tabla
Una de las opciones del tipo de datos de un campo es un hipervnculo. *os
*iperv)nculos permiten que los campos de la tabla mantengan vnculos a sitios
o pginas ,eb en Internet o en una intranet. (uando un usuario hace clic en un
hipervnculo, su e.plorador ,eb se inicia & muestra la pgina a la que apunta
el vnculo. or e#emplo, si Adventure ,orHs tiene una tabla que reali$a el
seguimiento de los proveedores que utili$a normalmente, la tabla podra incluir
un hipervnculo a los sitios ,eb de cada proveedor.
ara incluir un hipervnculo en un campo, debe establecer el tipo de datos del
campo en 8ipervnculo &, a continuaci%n, escribir la direcci%n ,eb o de la
intranet, como ---.microsoft.comUspainU, en la tabla de la vista 8o#a de datos.
ara agregar un hipervnculo a una tabla0
1 Con la tabla abierta en la vista :iseo, haga clic en la celda 'ipo
de datos del campo en el %ue desea incluir el hiperv"nculo.
-l escribir una direccin #eb
o la direccin de una intranet,
no debe incluir &ttp'(( al
principio de la misma.
''
2 &aga clic en la flecha abajo %ue aparece y despu1s en
&iperv"nculo.
@ista para mostrar la tabla en la vista &oja de datos. Cuando se le
pida %ue guarde los cambios, haga clic en 5".
' &aga clic en el primer registro del campo cuyo valor se ha
establecido en &iperv"nculo.
5 Escriba la direccin #eb o de la intranet.
Agregar campos a las tablas
2espu's de crear tbl9uites, que reali$a el seguimiento de las suites de los
hu'spedes de Adventure ,orHs, decide agregar tres nuevos campos a la tabla0
un campo Vrea(omple#o !que designar el nombre del edificio en el que est la
suite", un campo :cupantes !que especificar el nGmero de personas que
pueden alo#arse en la suite" & un campo Iotas !que contendr las notas sobre
las suites, como las reparaciones que deban hacerse". /l proceso para agregar
los campos a una tabla e.istente es similar al de agregar campos a una nueva
tabla, que reali$% en el e#ercicio previo.
/n este e#ercicio, va a agregar los campos Vrea(omple#o, :cupantes & Iotas a
tbl9uites.
el botn @ista.
-parece tbl5uites en la vista :iseo.
+ara agregar un campo entre
dos campos existentes, haga
clic en la fila del campo al
%ue desea %ue preceda el
nuevo campo y haga clic en
el botn !nsertar filas de la
barra de herramientas
:iseo de tabla.
'5
en blanco, escriba >reaCo!plejo y despu1s presione 'ab.
de datos, aparece una flecha abajo y se muestra 'exto como el
tipo de datos predeterminado. 'exto es el tipo de datos correcto
para este campo.
en blanco, escriba )cupantes y despu1s presione 'ab.
tipo de datos predeterminado.
' &aga clic en la flecha abajo y despu1s en A$mero.
A$mero es el tipo de datos del campo 4cupantes.
en blanco, escriba -otas y despu1s presione 'ab.
tipo de datos predeterminado.
. &aga clic en la flecha abajo y despu1s en (emo.
El campo Aotas tiene el tipo de datos (emo.
Buardar.
-ccess guarda tbl5uites.
5e selecciona (emo como el
tipo de datos de este campo
por%ue los campos (emo
no estn limitados a 8==
caracteres, como ocurre
con los campos 'exto.
'.
@ista.
)a tabla aparece en la vista &oja de datos con los nombres de los
campo !d5uite, 'ipo5uite, +recio5uite, TreaComplejo, 4cupantes y
Aotas. Ao hay datos en la tabla.
Agregar y modificar registros
8asta ahora, ha creado una base de datos, dos tablas para la base de datos &
los campos de dichas tablas. Ahora debe rellenar algunos datos en las tablas
creadas. *os datos se introducen en una tabla en la vista 8o#a de datos haciendo
clic en la celda en la que desee que va&an los datos & escribiendo los datos en
dicha celda.
ara modificar los datos e.istentes, haga clic en la celda que desee cambiar,
utilice las teclas de edici%n normales como la tecla @etroceso para eliminar
te.to situado a la derecha del punto de inserci%n &, a continuaci%n, escriba los
nuevos datos. )ambi'n puede seleccionar parte de la entrada o la entrada
completa con el puntero del mouse !rat%n" & escribir eliminando los datos
seleccionados & sustitu&'ndolos por los nuevos datos.
Al seleccionar cualquier parte de un registro para crear o cambiar, aparece un
selector de registro a su i$quierda que indica el estado actual del mismo.
elector de
re'istro ,stado
/l registro actual est seleccionado & se ha
guardado tal & como se muestra.
/s un nuevo registro, en el que puede introducir
datos.
/st modificando este registro & los cambios aGn
no se han guardado.
/ste registro est bloqueado por otro usuario, no
puede modificarlo. *os registros se bloquean en
entornos multiusuario !varias personas pueden
utili$ar la base de datos a la ve$" cuando otra
persona lo est modificando.
5i el cuadro del selector de
registro est en blanco, indica
%ue no hay nadie modificando
el registro. )os registros
individuales, a diferencia de
las pginas completas, se
blo%uean cuando otro usuario
los modifica.
'7
Access funciona de forma distinta a la de la ma&ora de las aplicaciones de
Microsoft :ffice cuando se trata de guardar cambios. /n la ma&ora de las
aplicaciones, debe guardar manualmente el traba#o a medida que avan$a. Al
introducir datos en ob#etos de Access, no obstante, el traba#o lo guarda Access
cuando el usuario se despla$a a otro registro. /s decir, al cerrar una tabla, no se
le pedir que guarde los cambios porque 'stos &a se habrn guardado. 9in
embargo, si crea un nuevo ob#eto o reali$a cambios estructurales, como agregar
nuevos campos, en un ob#eto e.istente, deber guardar el traba#o manualmente.
Access le pedir que guarde la tabla si trata de cerrar un ob#eto en el que ha
hecho algo ms que introducir datos.
/n este e#ercicio, va a agregar tres registros a tbl9uites & a cambiar los datos en
uno de ellos.
1 En el campo 'ipo5uite, haga clic en el primer registro en blanco,
escriba 2B5 y, a continuacin, presione 'ab.
-ccess selecciona el campo +recio5uite del primer registro.
2 Escriba 75 y presione 'ab.
-ccess selecciona el campo TreaComplejo del primer registro.
3 Escriba 8a?e @ieA y presione 'ab.
-ccess selecciona el campo 4cupantes del primer registro.
' Escriba ' y presione 'ab.
-ccess selecciona el campo Aotas del primer registro.
5 Escriba &abitacin con vistas al lago.
El primer registro est completo.
. En el campo 'ipo5uite, haga clic en el primer registro en blanco y
siga los pasos anteriores para introducir la siguiente informacin en
el registroE
'ipo5uiteE 3B5
+recio5uiteE ""
TreaComplejoE 8a?e @ieA
4cupantesE .
:eje el campo Aotas en blanco.
4bserve %ue el tipo de datos
-utonum1rico del campo
!d5uite automticamente
asigna el primer registro de
!d5uite como ;.
4bserve %ue -ccess da
formato de moneda
automticamente a los
datos del campo +recio5uiteE
U=,99 V.
Cada vez %ue inicie un nuevo
registro, se guardan los datos
del registro previo.
'7
7 En el campo 'ipo5uite, haga clic en el primer registro en blanco y
siga los pasos anteriores para introducir la siguiente informacin en
el registroE
'ipo5uiteE 3B5
+recio5uiteE ""
TreaComplejoE <ountain @ieA
4cupantesE 7
AotasE Bna (abitacin con literas
7 En el primer registro, haga clic en el campo 'ipo5uite, elimine el
texto existente, escriba 1B5 y, a continuacin, presione 'ab.
-ccess selecciona el texto del campo +recio5uite.
" Elimine el texto existente y despu1s escriba .".
10 En el primer registro, haga clic en el campo 4cupantes, elimine el
texto existente y, a continuacin, escriba 2.
,over y eliminar campos
2espu's de empe$ar a utili$ar una tabla, puede que se d' cuenta de que ha
incluido campos innecesarios o de que la introducci%n de datos sera ms Gtil
si el orden de los campos fuese distinto. /liminar campos, que aparecen en
columnas en la vista 8o#a de datos, es distinto a eliminar registros individuales,
que aparecen en filas. 9i elimina un campo, pierde todos los datos del campo de
todos los registros de la base de datos.
uede eliminar o reorgani$ar los campos mostrando la tabla en la vista 2ise+o
&, a continuaci%n, eliminando o reorgani$ando las filas. (ada fila de la vista
2ise+o representa uno de los campos que aparece como columna en la vista
8o#a de datos. or tanto, si elimina una fila en la vista 2ise+o, elimina un
campo en la vista 8o#a de datos. Al mover & eliminar filas en la vista 2ise+o,
utilice el selector de filas para seleccionar todas las celdas de la fila.
Ao podr ver todo el texto
del campo Aotas por%ue la
columna no es lo bastante
ancha. -prender cmo
ajustar el tamao de las
columnas en la leccin H,
5i desea cancelar los
cambios de un campo del
registro, presione Esc. +ara
cancelar los cambios de todo
el registro, presione Esc
dos veces.
'"
/n este e#ercicio, va a cambiar el orden de los campos en tbl9uites & a eliminar
el campo :cupantes.
el botn @ista.
2 En la columna Aombre del campo, haga clic en la fila
TreaComplejo.
-parece el selector de filas a la iz%uierda de la palabra
)rea*omple+o.
3 &aga clic en el selector de filas de la fila TreaComplejo.
-ccess selecciona la fila TreaComplejo.
' -rrastre el selector de filas hasta situarlo debajo del s"mbolo de la
clave principal %ue est a la iz%uierda de la fila !d5uite.
)a fila TreaComplejo se coloca debajo de la fila !d5uite.
5 En la columna Aombre del campo, haga clic en la fila 4cupantes.
-parece el selector de filas a la iz%uierda de la palabra ,cupantes.
. &aga clic en el selector de filas de la fila 4cupantes.
-ccess selecciona la fila 4cupantes.
Eliminar filas.
-parece un cuadro de alerta %ue pregunta si desea eliminar los
campos permanentemente.
7 &aga clic en 5".
-ccess elimina la fila 4cupantes de la tabla.
+ara eliminar una fila, tambi1n
puede hacer clic en Eliminar
filas del men$ Edicin o hacer
clic con el botn secundario
en el nombre del campo y
hacer clic en Eliminar filas en
el men$ contextual %ue
aparece.
50
" En la barra de herramientas :iseo de tabla, haga clic en el botn
Buardar.
-ccess guarda la tabla.
@ista.
!liminar registros
/liminar un registro, una fila individual de datos que contiene informaci%n
de muchos campos, es un procedimiento sencillo que se debe llevar a cabo
cuidadosamente. Una ve$ que se elimina un registro, no se puede restaurar.
or lo tanto, asegGrese de que elimina los registros correctos. 9i va a eliminar
varios registros, es una buena idea crear una copia de seguridad de toda la base
de datos por si elimina los registros equivocados accidentalmente. A diferencia
de los campos, los registros se eliminan en la vista 8o#a de datos.
2ecide que tbl9uites se debe limitar a los registros de las suites del edificio
*aHe Bie-. /n este e#ercicio, va a eliminar el registro de la suite del edificio
Mountain Bie-.
1 &aga clic en cual%uier parte del registro de la suite del edificio
(ountain @ie.
-parece el selector de registros a la iz%uierda del registro.
el botn Eliminar registro.
-parece un cuadro de alerta %ue pregunta si desea eliminar los
registros.
+ara eliminar un registro,
tambi1n puede hacer clic en
Eliminar registro del men$
Edicin o hacer clic con el
botn secundario en el
registro y hacer clic en
Eliminar registro en el men$
contextual %ue aparece.
5i trata de pasar a la vista
&oja de datos sin guardar los
cambios, -ccess le pide %ue
los guarde.
Ao ha de seleccionar el
registro completo para
eliminarlo.
51
3 &aga clic en 5".
-ccess elimina el registro.
' &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
tabla tbl5uites.
)a tabla se cierra.
esumen de la leccin
/n esta lecci%n se ha e.plicado c%mo crear una nueva base de datos, crear una
tabla en la vista 2ise+o & utili$ar el Asistente para tablas, agregar campos a las
tablas, agregar datos a las tablas, modificar datos en las tablas, mover &
eliminar campos, & eliminar registros.
5e cierra la base de datos :atabase .undamentals 98.
ventana de -ccess.
5e cierran -ccess y la base de datos :atabase .undamentals 98.
!jercicio corto
1 KCmo se agrega un campo a una tablaL
2 KCmo se elimina un registroL
3 K<u1 t1cnicas le pueden ayudar a planear una base de datosL
' KCmo se mueve un campoL
5 K<u1 es una clave principalL
. KCules son las dos formas de crear una tablaL
7 KCmo se crea una base de datosL
7 KCmo se introduce un registro en una tablaL
" K<u1 hace el tipo de datos -utonum1ricoL
esumen de conceptos
6jercicio 1: (ree una nueva tabla en la vista 2ise+o que muestre las
conferencias que se van a celebrar en Adventure ,orHs. (ree campos para0
.echaConferencia con el tipo de datos .echaO&ora
A$m:"as con el tipo de datos A$mero
A$m+articipantes con el tipo de datos A$mero
A$m&abitaciones con el tipo de datos A$mero
52
Mueva el campo IGm8abitaciones para que apare$ca sobre IGm2as &
elimine el campo IGmarticipantes. (ierre la tabla sin guardar los cambios.
6jercicio 2: Abra tblroveedores en la vista 2ise+o & elimine los campos
2irecci%n, (iudad, (%dostal & /do:rov. Agregue un campo para
)ipoIegocio e introdu$ca estos dos registros0
Aombre+roveedorE 1arty 6ternal
'ipoAegocioE <aterial de entreteni!iento
W
Aombre+roveedorE 5it+y 5estaurant ,upply
'ipoAegocioE 6le!entos decorati*os para el restaurante
Imprima la tabla, elimine el registro de art& /ternal &, a continuaci%n, cierre la
tabla.
6jercicio 3: uesto que Adventure ,orHs tiene muchas atracciones integradas
& buenos restaurantes, los hu'spedes desearan saber detalles de otros
restaurantes, lugares de esparcimiento & otras atracciones que est'n cerca del
comple#o. Agregue una nueva tabla a la base de datos 2atabase 7undamentals
D= & denomnela tbl(tracciones. *a tabla debe contener el nombre de la
atracci%n, su ubicaci%n o direcci%n, la distancia apro.imada en Hm desde el
comple#o, un nGmero de tel'fono, un vnculo al sitio ,eb de la atracci%n si lo
ha& & una breve descripci%n de las actividades. Inclu&a cualquier otro campo
que considere Gtil en esta tabla. (uando ha&a terminado de crear la tabla,
gurdela & cierre la base de datos.
6jercicio ': Abra la base de datos 2atabase 7undamentals D= & abra la tabla
tblAtracciones que acaba de crear. ase a la vista 8o#a de datos si es necesario
e introdu$ca al menos cinco atracciones. *os tipos de atracciones en las que
estaran interesados los hu'spedes podran incluir un cine, un campo de golf,
vuelos en globo, edificios o lugares hist%ricos, o cualquier otra cosa que se le
ocurra. (ree los datos para las cinco atracciones & cierre la tabla & la base
de datos.
6jercicio 5: (ree una nueva base de datos & gurdela en la carpeta de
prcticas. /sta base de datos contendr informaci%n sobre su colecci%n personal
de mGsica. Asigne el nombre MiM+sica,--- a la base de datos, donde las
--- se sustitu&en por sus iniciales. (ree una tabla que contenga la
informaci%n sobre su colecci%n de mGsica. Inclu&a todos los campos que
considere adecuados, pero como mnimo debe incluir el nombre del artista, la
compa+a discogrfica, el a+o de lan$amiento, el formato !(2, miniA(2, M<,
vinilo, etc." & la clasificaci%n que va a asignar en funci%n de cunto le guste, de
una a cinco estrellas por e#emplo. (uando ha&a creado la tabla, gurdela & pase
a la vista 8o#a de datos, & agregue al menos die$ elementos a la tabla.
53
Trabajar con tablas
ambiar el !ormato de una tabla.
%rdenar los re"istros de una tabla.
&uscar re"istros en una tabla.
'tilizar !iltros en una tabla.
$stablecer relaciones entre tablas.
rear (ojas secundarias de datos.
Importar re"istros desde un ori"en externo.
Microsoft Access proporciona muchas formas de cambiar la entrada, el formato,
las propiedades, la organi$aci%n & el almacenamiento de informaci%n en las
tablas de base de datos. A medida que las tablas de las bases de datos son ms
Gtiles, tambi'n lo son las propias bases de datos.
ara reducir los errores durante el proceso de introducci%n de datos, puede
modificar campos individuales dentro de las tablas para aceptar s%lo algunos
tipos o formatos especficos de datos. or e#emplo, puede establecer un campo
7echa para que acepte s%lo seis nGmeros & que Access inserte automticamente
barras diagonales entre los nGmeros para que todas las fechas del campo
apare$can con el formato "+,-#,... uede reducir ms el tiempo que tarda en
escribir la informaci%n importndola desde otras tablas u ho#as de datos a
Access.
2espu's de introducir los datos en la tabla, puede reorgani$arlos mediante una
ordenacin para que se muestre la informaci%n num'rica o alfab'ticamente.
or e#emplo, puede organi$ar una tabla de contrataci%n de empleados por fecha
de contrataci%n, propuesta de salario o cargo. 9i desea ver s%lo parte de la
informaci%n de una tabla, puede utili$ar un filtro para restringir los datos que
aparecen especificando los criterios que desee ver, como los registros de los
empleados que ganan ms de <D.DDD W o los que se contrataron a partir del
; de enero.
(uando ha&a muchas tablas en una base de datos, qui$ se d' cuenta que pasa
mucho tiempo despla$ndose por ellas. uede ahorrar tiempo estableciendo
relaciones entre las tablas que contengan campos similares & creando ho#as
secundarias de datos que muestren los datos de una tabla en la otra.
ara llevar a cabo los procedimientos de esta lecci%n, deber utili$ar los
archivos denominados 2atabase 7undamentals D< e Importractice de la
carpeta ractice situada en el disco duro del equipo.
86CCI9- 3
5'
-ormato de la hoja de datos
de una tabla
Al crear una tabla, Access le aplica automticamente el formato de fuente Arial
de ;D puntos & lneas de cuadrcula plateadas. Access usa esta informaci%n
predeterminada porque es fcil de leer en la pantalla del equipo.
9i no desea utili$ar el formato predeterminado, puede personali$ar el aspecto
de la tabla cambiando la fuente, el tama+o de fuente & sus propiedadesF por
e#emplo, si la fuente est en negrita o en cursiva. )ambi'n puede cambiar
el color de fondo, modificar el color de las lneas de la cuadrcula o asignar
un efecto especial para que las celdas pare$can con relieve o en ba#o relieve.
uede cambiar el alto & el ancho de las filas & de las columnas, congelar las
columnas e incluso ocultarlas. *a ilustraci%n que aparece a continuaci%n
muestra la tabla anterior con una celda en ba#o relieve & la fuente )imes
Ie- @oman de ;3 puntos.
El efecto de celda Con
relieve no se ve si el fondo
de la tabla es blanco o si
las l"neas de la cuadr"cula
de la tabla son de colores.
55
(omo puede ver en la ilustraci%n anterior, no se ven todos los datos porque las
columnas de los campos son demasiado estrechas. 2e forma predeterminada,
Access establece los anchos de columnas en =,4 cm & no a#usta los anchos de
las columnas si el tama+o de fuente & el formato hacen que el te.to ocupe ms
de =,4 cm.
*a forma ms fcil de hacer que una columna tenga el ancho necesario para
mostrar todos los datos es hacer doble clic en la lnea que separa una columna
de la siguiente. Access ampliar automticamente la columna al tama+o correcto
para que se muestren todos los datos. ara ampliar o reducir el ancho de una
columna respecto a este a#uste automtico, mueva el puntero del mouse !rat%n"
sobre la lnea situada entre los nombres de los campos hasta que la forma del
puntero cambie para adoptar la de una flecha con dos puntas de a#uste de tama+o
& arrastre el borde de la columna hacia la i$quierda o hacia la derecha.
/n este e#ercicio, va a abrir la base de datos 2atabase 7undamentals D<, a
cambiar la fuente de la tabla tbl/mplo&ees a )imes Ie- @oman de ;= puntos
& negrita, a cambiar el fondo de la tabla a a$ul claro, a utili$ar un efecto
especial para que las celdas apare$can en relieve &, finalmente, a a#ustar los
anchos de las columnas para que se adapten a los cambios de formato.
1 Con -ccess abierto, haga clic en el botn -brir de la barra de
herramientas ,ase de datos.
-parece el cuadro de dilogo -brir.
2 &aga clic en la flecha abajo del cuadro ,uscar en, en el icono
del disco duro y, a continuacin, haga doble clic en la carpeta
3 &aga doble clic en la carpeta +ractice.
' &aga clic en la base de datos :atabase .undamentals 9H y en -brir.
-parece la ventana de base de datos de :atabase .undamentals 9H.
5 En la barra 4bjetos, haga clic en 'ablas, si fuese necesario.
. &aga clic en tblEmployees y despu1s en -brir en la barra
de herramientas de la ventana ,ase de datos.
)a tabla se abre en la vista &oja de datos.
5.
7 En el men$ @er, elija ,arras de herramientas y haga clic en
.ormato /hoja de datos0, si es necesario.
-parece la barra de herramientas .ormato.
7 En esta barra de herramientas, haga clic en la flecha abajo del
cuadro .uente, desplcese hacia abajo y, a continuacin, haga
clic en 'imes Ae 7oman.
El tipo de fuente cambia a 'imes Ae 7oman.
" En la barra de herramientas .ormato, haga clic en el botn Aegrita.
El formato de la fuente cambia a negrita.
10 En la barra de herramientas .ormato, haga clic en la flecha abajo
del cuadro 'amao de fuente y despu1s en ;8.
El formato de la fuente cambia a ;8 puntos.
4bserve %ue la tabla
aparece con el formato
predeterminado de fuente
%ue es -rial de ;9 puntos
y l"neas de cuadr"cula
plateadas.
'ambi1n puede modificar
las propiedades de la fuente
haciendo clic en el comando
.uente del men$ .ormato
para %ue se muestre el
cuadro de dilogo .uente.
57
del cuadro Color de fondo o de relleno y, a continuacin, en un
cuadrado azul claro.
El color de fondo de la tabla cambia a azul claro.
del cuadro Efecto especial y despu1s en la opcin Con relieve,
%ue es la segunda.
El aspecto de la tabla cambia adoptando el efecto de celda
con relieve.
13 (ueva el puntero del mouse sobre la l"nea situada entre los
nombres de campo :ireccin y Ciudad hasta %ue la forma del
puntero cambie para adoptar la de una flecha con dos puntas
de ajuste de tamao.
1' &aga doble clic en la l"nea.
)a columna se ampl"a para %ue el registro ms largo del campo
:ireccin, 8>; #. 8Fth -venue, se vea entero.
15 &aga doble clic en la l"nea situada entre los campos Ciudad
y Edo4+rov.
)a columna se ampl"a para %ue el registro ms largo del campo
Ciudad, 5andyland Cove, se vea entero.
1. :esplcese a la derecha y haga doble clic en la l"nea situada entre
los nombres de campo 'el1fonoCasa y Aotas.
)a columna se ampl"a para %ue se vean los n$meros de tel1fono.
'ambi1n puede modificar el
formato de la hoja de datos
&oja de datos del men$
.ormato para %ue se muestre
el cuadro de dilogo .ormato
de hoja de datos.
-simismo puede cambiar el
ancho de columna haciendo
clic en la columna %ue desee
cambiar y en el comando
-ncho de columna del men$
.ormato para %ue aparezca
el cuadro de dilogo -ncho
de columna. El ancho de las
columnas se mide mediante
el n$mero de caracteres
del campoX por tanto, una
columna de > contiene
cuatro caracteres.
57
17 En la barra de herramientas &oja de datos de la tabla, haga clic
en el botn Buardar.
tabla tblEmployees.
)a tabla se cierra.
/stos pasos se pueden seguir para e.portar un ob#eto de Access, no s%lo tablas.
Ordenar los registros de una tabla
Aunque no siguiera ningGn orden en particular cuando introdu#o los datos de
una tabla, puede organi$ar los datos de un campo alfab'tica o num'ricamente
& de forma rpida mediante una ordenaci%n. /.isten dos tipos de ordenaci%n0
ascendente & descendente. *a ordenaci%n ascendente organi$a los datos de
un campo del valor ms ba#o al ms alto o en orden alfab'tico empe$ando
por la letra A. /l orden descendente tiene el efecto contrarioF organi$a los
datos del valor ms alto al ms ba#o o en orden alfab'tico inverso empe$ando
por la letra X.
+uede recuperar el ancho
de columna predeterminado
haciendo clic en la columna
%ue desee cambiar, en el
comando -ncho de columna
del men$ .ormato y, a
continuacin, en -ncho
estndar del cuadro de
dilogo -ncho de columna.
+uede cambiar el ancho de
columna predeterminado
4pciones del men$
&erramientas, en la ficha
&oja de datos del cuadro
de dilogo 4pciones y, a
continuacin, escribiendo
un nuevo valor en el cuadro
-ncho de columna
predeterminado.
5"
ara reorgani$ar los datos, haga clic en el campo que contiene los valores que
desea ordenar &, a continuaci%n, en el bot%n :rden ascendente o en el bot%n
:rden descendente de la barra de herramientas 8o#a de datos de la tabla. or
e#emplo, Adventure ,orHs tiene una tabla que reali$a el seguimiento de los datos
de los empleados & tiene campos para el Id. de empleado, Apellidos & Iombre,
entre otros. ara ordenar los registros de la base de datos por Id. de empleado,
haga clic en el campo Id/mpleado & despu's en el bot%n :rden ascendente.
ara ver los datos de los empleados en orden alfab'tico por apellido, haga clic
en el campo Apellidos &, a continuaci%n, en el bot%n :rden ascendente.
Aunque ordene utili$ando los datos de un solo campo de un registro, se mueven
#untos todos sus campos. /sta caracterstica mantiene los datos relacionados
#untos durante las ordenaciones & evita que accidentalmente separe los datos
de los registros.
/n este e#ercicio, va a ordenar los datos de tbl8uman@esources2ata para que
el registro del empleado con el salario ms alto apare$ca en la parte superior.
A continuaci%n, puede reali$ar otra ordenaci%n para que los Id. de empleado
apare$can ordenados.
1 &aga clic en un registro del campo 5alario y, a continuacin, en el
botn 4rden descendente de la barra de herramientas &oja de
datos de la tabla.
-ccess organiza la tabla en orden descendente por salario.
En la parte superior aparece
el registro del empleado %ue
gana el salario ms alto,
>=.899 V.
.0
2 &aga clic en un registro del campo !dEmpleado y, a continuacin,
en el botn 4rden ascendente de la barra de herramientas &oja
de datos de la tabla.
-ccess organiza la tabla en orden ascendente por !d. de empleado,
como se muestra en la siguiente ilustracin.
el botn Buardar.
)uscar registros en una tabla
*as tablas de Access suelen ser mu& grandes & buscar datos se puede convertir
en un proceso mu& lento. ara buscar informaci%n especfica en una tabla, puede
utili$ar el comando Buscar. or e#emplo, en una tabla que muestre una lista de
los nombres & las direcciones de los empleados, podra usar ?uscar para buscar
el registro de un empleado con un apellido especfico o todas las direcciones de
los empleados que viven en 9anta ?rbara.
uede utili$ar este comando para buscar s%lo en un campo o en toda la tabla.
9i traba#a con una tabla mu& grande, limitar la bGsqueda a un solo campo
significa que la bGsqueda se e#ecutar ms rpido de lo que lo hara si se
tuviese que buscar en toda la informaci%n de la tabla. or e#emplo, si busca el
empleado con el apellido (hai, la bGsqueda se e#ecutar ms rpido si busca
s%lo en el campo Apellidos, en ve$ de hacerlo en toda la tabla. 2e forma
predeterminada, Access busca en el Gltimo campo en el que ha&a hecho clic
antes de empe$ar la bGsqueda. 9i desea buscar en toda la tabla, puede
seleccionar esa opci%n en el cuadro de dilogo ?uscar & reempla$ar.
En la parte superior aparece
el registro del empleado
&;9;, cuyo n$mero de !d.
de empleado es el primero
en orden ascendente.
.1
/n este e#ercicio, va a usar el comando ?uscar para buscar la informaci%n
de recursos humanos del empleado con el cargo de animador en la tabla
tbl8uman@esources2ata.
1 &aga clic en cual%uier celda del campo Cargo.
en el botn ,uscar.
-parece el cuadro de dilogo ,uscar y reemplazar con el t1rmino
Cargo en el cuadro ,uscar en.
3 En el cuadro ,uscar, escriba 4ni!ador y, a continuacin haga clic
en ,uscar siguiente.
-ccess selecciona el registro %ue contiene -nimador en el
campo Cargo.
' &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha del
cuadro de dilogo ,uscar y reemplazar.
5e cierra el cuadro de dilogo.
#tilizar filtros en una tabla
Al utili$ar un filtro, puede restringir los datos para que se muestren s%lo los
registros de una tabla que cumplan algunos criterios. or e#emplo, puede crear
un filtro para ver los registros de la tabla tbl8uman@esources2ata s%lo de los
empleados que ganan ms de <D.DDD W al a+o.
/n Access, puede crear filtros de dos formas distintas. 7iltro por formulario le
permite especificar un campo & un valor especfico en ese campo para usarlo
como filtro. 7iltro por selecci%n filtra basndose en el contenido del campo
actualmente seleccionado.
*os filtros no afectan la propia tabla & se pueden activar o desactivar utili$ando
los botones Aplicar filtro & Yuitar filtro. /stos dos botones son, en realidad,
el mismo bot%n0 cambia el nombre del bot%n, aunque no lo haga la imagen
del mismo, dependiendo del estado del filtro. 2espu's de haber creado un
filtro, el bot%n Aplicar filtro se convierte en el bot%n Yuitar filtro. Al hacer
clic en el bot%n Yuitar filtro, la tabla recupera el aspecto que tena antes de
aplicar el filtro.
+ara abrir el cuadro de
dilogo ,uscar y reemplazar,
el comando ,uscar del men$
Edicin o presionar CtrlJ,.
+uede hacer %ue la
b$s%ueda se realice en
toda la tabla, en vez de
en un solo campo, haciendo
clic en la flecha abajo
del cuadro ,uscar en y
seleccionando el nombre
de la tabla.
.2
/n este e#ercicio, va a crear un filtro que restrin#a los datos de la tabla
tbl8uman@esources2ata a los empleados que ganen <D.DDD W o ms al a+o.
en el botn .iltro por formulario.
-parece el filtro por formulario para la tabla
tbl&uman7esources:ata.
2 &aga clic en el campo &oras, en la flecha abajo %ue aparece y,
a continuacin, en >9.
3 En la barra de herramientas .iltrar u ordenar, haga clic en el botn
-plicar filtro.
-parece la tabla y muestra slo los registros de los empleados %ue
trabajan >9 horas a la semana.
' En la barra de herramientas &oja de datos de la tabla, haga clic en
el botn <uitar filtro.
)a tabla recupera su aspecto original.
5 En el campo Cargo, haga clic en cual%uier registro de
representante de marMeting.
+uede agregar nuevos
registros a una tabla de
registros filtrados. )os
nuevos registros se incluirn
en la tabla original despu1s
de %uitar el filtro.
)os valores de los men$s
desplegables son valores
%ue existen, al menos,
en un registro de la tabla.
.3
. En la barra de herramientas &oja de datos de la tabla, haga clic en
el botn .iltro por seleccin.
-parece la tabla y muestra slo los registros de los empleados con
el cargo de representante de marMeting.
el botn <uitar filtro.
)a tabla recupera su aspecto original.
el botn Buardar.
-ccess guarda tbl&uman7esources:ata.
" &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
tabla tbl&uman7esources:ata.
)a tabla se cierra.
!stablecer relaciones entre tablas
uede establecer relaciones entre tablas que contengan informaci%n o campos
similares. 8a& tres tipos de relaciones que puede establecer entre los campos
de las tablas0 uno a uno, uno a varios & varios a varios. *as relaciones varios a
varios no entran en el mbito de este curso.
/.iste una relacin uno a uno cuando dos tablas tienen un campo id'ntico
que contiene la misma informaci%nF es decir, todos los registros de una tabla
tienen un registro coincidente en otra tabla relacionada. or e#emplo, tanto la
tabla tbl/mplo&ees como la tabla tbl8uman@esources2ata tienen un campo
Id/mpleado que contiene => registros que muestran los Id. de empleado de los
=> mismos empleados de Adventure ,orHs. *as listas son id'nticasF es decir,
el empleado 8;D; tiene un registro en la tabla tbl/mplo&ees !que muestra
la direcci%n & el nGmero de tel'fono de los empleados" & un otro en la tabla
tbl8uman@esources2ata !que muestra el salario, el cargo, los datos de
contrataci%n & las horas traba#adas por semana del empleado". *a relaci%n
entre las tablas tbl/mplo&ees & tbl8uman@esources2ata es de uno a uno
porque si ha& un registro que contiene 8;D; en el campo Id/mpleado de la
tabla tbl/mplo&ees, ha& un registro & s%lo uno que contiene 8;D; en la tabla
tbl8uman@esources2ata.
.'
/.iste una relacin uno a varios cuando todos los registros de una tabla tienen
uno o varios registros coincidentes en la tabla relacionada. or e#emplo, la
tabla tblBendors muestra una lista de los proveedores que venden productos a
Adventure ,orHs. (ada proveedor & su Id. de proveedor aparecen s%lo una ve$
en la tabla tblBendors. *os productos pedidos a estos proveedores se muestran
en la tabla tblroducts &, puesto que cada proveedor vende varios productos, el
campo Idroveedor aparece varias veces en esta tabla. 9i establece una relaci%n
entre las tablas tblBendors & tblroducts, el resultado sera una relaci%n uno
a varios.
Una venta#a de establecer relaciones entre las tablas es que puede e.igir la
integridad referencial, que a&uda a evitar que se introdu$can valores ine.actos
en los campos relacionados. *a integridad referencial requiere que los registros
de una tabla de la relaci%n tengan uno o varios registros correspondientes en la
otra tabla de la relaci%n. 9i se e.igiese la integridad referencial entre las tablas
tblBendors & tblroducts, por e#emplo, no podra introducir ningGn producto en
la tabla tblroducts si el proveedor no estuviese tambi'n en la tabla tblBendors.
*as relaciones entre las tablas se pueden crear, modificar & e.igir con la
integridad referencial desde la ventana @elaciones, que se abre haciendo
clic en el bot%n @elaciones de la barra de herramientas ?ase de datos.
uede imprimir las relaciones como aparecen en la ventana @elaciones
haciendo clic en el comando Imprimir relaciones del menG Archivo.
Al imprimir relaciones, se crea un informe que contiene las relaciones
e.actamente como aparecen en la ventana @elaciones. uede personali$ar
este informe & guardarlo como ob#eto independiente de la base de datos.
/n este e#ercicio, va a crear una relaci%n uno a varios entre los campos
Idroveedor de las tablas tblBendors & tblroducts, a imprimir la relaci%n
de la base de datos & a e.igir la integridad referencial.
1 En la barra de herramientas ,ase de datos, haga clic en el botn
7elaciones.
-parece la ventana 7elaciones.
2 En la barra de herramientas 7elaciones, haga clic en el botn
(ostrar tabla.
-parece el cuadro de dilogo (ostrar tabla.
-ccess 8998 permite imprimir
una copia de las relaciones
de las bases de datos.
)os informes se explican con
todo detalle en la leccin ?,
2:iseo de un informe3.
)a mayor"a de las relaciones
de las bases de datos son
relaciones uno a varios.
.5
3 &aga clic en tbl+roducts y en -gregar.
-ccess agrega la lista de campos de la tabla tbl+roducts
a la ventana 7elaciones.
' &aga clic en tbl@endors y en -gregar.
-ccess agrega la lista de campos de la tabla tbl@endors
a la ventana 7elaciones.
5 &aga clic en Cerrar
5e cierra el cuadro de dilogo (ostrar tabla y se ve entera
la ventana 7elaciones.
'ambi1n puede abrir el
cuadro de dilogo (ostrar
tabla haciendo clic en el
comando (ostrar tabla
del men$ 7elaciones.
..
. En la lista de campos de la tabla tbl+roducts, haga clic en el campo
!d+roveedor y arrastre el nombre del campo a la parte superior del
campo !d+roveedor de la lista de campos de la tabla tbl@endors.
-parece el cuadro de dilogo (odificar relaciones, como se
muestra a continuacin.
7 -ctive la casilla de verificacin Exigir integridad referencial y haga
clic en Crear.
5e cierra el cuadro de dilogo (odificar relaciones y aparece una
l"nea entre los campos !d+roveedor de la tabla tbl+roducts y la lista
de campos de la tabla tbl@endors, indicando %ue existe una relacin.
El ; situado junto a la tabla
tbl@endors indica %ue est en
la parte de uno de la relacin
uno a varios, mientras %ue
el s"mbolo de infinito ()
situado junto a la tabla
tbl+roducts indica %ue
est en la parte de varios.
.7
7 En la barra de herramientas 7elaciones, haga clic en el botn
Buardar.
-ccess guarda la ventana 7elaciones.
" En el men$ -rchivo, haga clic en !mprimir relaciones.
)as relaciones de la base de datos aparecen como informe en la
vista preliminar.
10 En la barra de herramientas @ista preliminar, haga clic en el
botn !mprimir.
-parece un cuadro de mensaje, %ue indica %ue -ccess est
imprimiendo la tabla.
11 &aga clic en el botn Cerrar situado en la es%uina superior derecha
de la ventana @ista preliminar.
-parece un cuadro de alerta, %ue pregunta si desea guardar
los cambios.
12 &aga clic en Ao.
5e cierra el cuadro de alerta.
ventana de 7elaciones.
5e cierra la ventana 7elaciones.
1' &aga clic en tbl+roducts y despu1s en -brir en la barra de
herramientas de la ventana ,ase de datos.
15 &aga clic en el botn Auevo registro.
1. En el campo !d+roveedor, escriba 5C y presione 'ab.
17 En el campo :escripcin, escriba Bo!bones D1000E y presione
Entrar.
-parece un cuadro de alerta, %ue indica %ue no puede agregar
este registro por%ue se re%uiere un registro relacionado en la
tabla tbl@endors.
17 &aga clic en -ceptar.
5e cierra el cuadro de alerta.
1" &aga clic en el campo !d+roveedor, elimine el texto existente,
escriba 5, y, a continuacin, presione Entrar.
-ccess selecciona el texto del campo :escripcin. Ao aparece
ning$n cuadro de alerta, 75 es un valor %ue puede aceptarse.
tabla tbl@endors.
)a tabla se cierra.
75 es el cdigo de 7itzy
7estaurant 5upply, %ue
es un registro de la tabla
tbl@endors.
.7
Crear hojas secundarias de datos
9i tiene dos tablas en una relaci%n uno a varios, puede crear una *oja secundaria
de datos que le permita ver los registros de una tabla mientras la otra est abierta.
Una ho#a secundaria de datos es una tabla dentro de otra tabla. or e#emplo, si
crea una ho#a secundaria de datos a partir de la relaci%n uno a varios e.istente
entre las tablas tblBendors & tblroducts, puede ver la lista de productos de cada
proveedor que aparece en la tabla tblroducts e.pandiendo el registro en la tabla
tblBendors.
ara que funcione una ho#a secundaria de datos, al menos debe haber un campo
id'ntico tanto en la tabla en la que est traba#ando como en la que desea insertar
una ho#a secundaria de datos & ese campo, al menos, debe tener la clave principal
de una de las tablas. or lo que respecta a las tablas tblBendors & tblroducts, ese
campo es Idroveedor, la clave principal de la tabla tblBendors.
/n este e#ercicio, va a crear una ho#a secundaria de datos en la tabla tblBendors
que contiene la informaci%n relacionada de la tabla tblroducts.
1 &aga clic en tbl@endors y despu1s en -brir en la barra de
2 En el men$ !nsertar, haga clic en &oja secundaria de datos.
-parece el cuadro de dilogo !nsertar hoja secundaria de datos,
con la tabla tbl+roducts ya seleccionada.
5e cierra el cuadro de dilogo !nsertar hoja secundaria de datos y
aparece la tabla tbl@endors en la vista &oja de datos, con un signo
ms /J0 a la iz%uierda de los registros, %ue indica la presencia de
hojas secundarias de datos.
+ara eliminar una hoja
secundaria de datos,
elija el comando &oja
secundaria de datos
del men$ .ormato y
haga clic en <uitar.
+uede utilizar una hoja
secundaria de datos para
ver y modificar los registros
relacionados de las tablas
con una relacin de uno
a varios.
."
' &aga clic en el signo ms /J0 situado a la iz%uierda del primer
registro, del !d+roveedor C&, Erehon ChildrenYs 5tore.
-parece la hoja secundaria de los productos %ue tiene Erehon
ChildrenYs 5tore, %ue proviene de la tabla tbl+roducts.
el botn Buardar.
-ccess guarda tbl@endors.
. &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
tabla tbl@endors.
)a tabla se cierra.
&mportar registros desde un origen
e'terno
Al agregar datos a las tablas, puede que se d' cuenta de que parte de los datos
que desea que est'n en la base de datos &a e.isten en una ho#a de clculo de
Microsoft /.cel, en un archivo 8)M*, en un archivo de te.to o en una tabla de
otro programa de base de datos. Aunque podra imprimir los datos & escribirlos
en su base de datos, es ms fcil importar la informaci%n a Access desde
el origen.
ara importar datos, los nombres de los campos del origen deben ser id'nticos
a los de la tabla en la que se van a copiar los datos. Adems, los tipos de datos
del origen deben ser compatibles con los tipos de datos de la tabla en la que se
van a copiar los datos. or e#emplo, si un campo del origen de datos contiene
te.to & trata de copiarlo en la tabla para la que el campo correspondiente tiene
el tipo de datos de nGmero, recibir un mensa#e de error.
+uede introducir datos
nuevos directamente en la
hoja secundaria de datos
haciendo clic en el primer
registro vac"o de la hoja y
escribiendo.
70
/n este e#ercicio, va a importar datos de la ho#a de clculo de /.cel
Importractice a una nueva tabla de la base de datos 2atabase
7undamentals D<.
1 En el men$ -rchivo, elija 4btener datos externos y haga clic
en !mportar.
-parece el cuadro de dilogo !mportar.
2 En el cuadro ,uscar en, compruebe %ue est seleccionada la
carpeta +ractice.
3 &aga clic en la flecha abajo 'ipo de archivo y en (icrosoft Excel
/P.xls0.
' &aga clic en !mport+ractice y despu1s en !mportar.
-parece el primer cuadro de dilogo del -sistente para importacin
de hojas de clculo.
5 Compruebe %ue est seleccionada la opcin (ostrar hojas de
trabajo y, a continuacin, haga clic en 5iguiente.
-parece el siguiente cuadro de dilogo del -sistente para
importacin de hojas de clculo.
5i se producen problemas
mientras importa registros,
-ccess agregar una fila
a la tabla denominada
Errores. +ara obtener una
lista de los errores, haga
doble clic en la tabla de
errores de importacin
de la seccin 'ablas de la
5i se tarda mucho tiempo
en importar una hoja de
datos, puede %ue se haya
producido un error. +ara
cancelar la importacin,
presione CtrlJ+ausa.
71
. -ctive la casilla de verificacin +rimera fila contiene t"tulos de
columnas y despu1s haga clic en 5iguiente.
importacin de hojas de clculo, como se muestra en la figura.
)os encabezados de
columna /nombres de
los campos0 de los datos
importados aparecen
en la fila situada a la
derecha del n$mero ;.
5i elige la opcin En una
tabla existente, debe
asegurarse de %ue los
nombre de los campos
y los tipos de datos de los
datos %ue va a importar
coinciden con los de la
tabla existente.
72
7 Compruebe %ue est seleccionada la opcin En una nueva tabla y,
a continuacin, haga clic en 5iguiente.
7 &aga clic en 5iguiente para aceptar todos los campos.
5i no desea %ue se importe
alg$n campo, puede activar
la casilla de verificacin Ao
importar el campo /5altar0.
5iempre puede cambiar
o eliminar la especificacin
de clave principal en la vista
:iseo despu1s de haber
creado la tabla.
73
" &aga clic en Elegir la clave principal, compruebe %ue aparece el
campo !d&u1sped en el cuadro de la derecha y, a continuacin,
haga clic en 5iguiente.
5e selecciona !d&u1sped como clave principal y aparece el
siguiente cuadro de dilogo del -sistente para importacin
de hojas de clculo.
10 En el cuadro !mportar a la tabla, elimine el texto existente y escriba
tblI!port1ractice.
11 Compruebe %ue estn desactivadas las casillas de verificacin
:esear"a %ue el asistente analizara la estructura de la tabla
despu1s de importar los datos y (ostrar la -yuda despu1s de
%ue el asistente haya finalizado y, a continuacin, haga clic en
.inalizar.
-parece un cuadro de mensaje, %ue indica %ue -ccess est
importando la tabla.
)a nueva tabla, tbl!mport+ractice, aparece en la lista de las tablas
de la ventana ,ase de datos.
5i no tiene instalado el
-sistente para analizar
datos, no aparecer la
casilla de verificacin
:esear"a %ue el asistente
analizara la estructura
de la tabla despu1s de
importar los datos.
5i deja activada la casilla de
verificacin (ostrar la -yuda
despu1s de %ue el asistente
haya finalizado, se abrir la
-yuda de -ccess despu1s
de importar los datos.
7'
13 &aga clic en tbl!mport+ractice, si es necesario, y despu1s en -brir
en la barra de herramientas de la ventana ,ase de datos.
tabla tbl!mport+ractice.
)a tabla se cierra.
Copiar registros en una tabla
9i los registros que necesita para la tabla e.isten en otra, se pueden copiar de
una tabla a la otra, aunque esta Gltima tabla est' en otra base de datos. 9i desea
copiar datos de una tabla a otra, debe seguir las mismas reglas que sigue al
importar datos desde un origen de datos e.terno0 los nombres de los campos
de la tabla de origen deben ser id'nticos a los nombres de los campos de la
tabla en la que se van a copiar los datos & los tipos de datos de la tabla de
origen deben ser compatibles con los tipos de datos de la tabla en la que se
copian los datos.
ara copiar datos de una tabla a otra, puede utili$ar los botones (opiar & egar.
2espu's de seleccionar los datos que se van a copiar & de hacer clic en el bot%n
(opiar, los datos se guardan en el .ortapapeles de !ffice. /l ortapapeles
de :ffice es un archivo especial al que se puede tener acceso desde Microsoft
/.cel, ,ord, Access, :utlooH o o-eroint & se puede utili$ar para copiar
& pegar datos dentro de un archivo, entre archivos o entre aplicaciones.
/l ortapapeles de :ffice puede contener un m.imo de =3 elementos
distintos. ara seleccionar el elemento guardado que se va a pegar, para limpiar
el portapapeles o para pegar todos sus elementos, haga clic en el menG /dici%n
& en ortapapeles de :ffice &, a continuaci%n, haga clic en cualquier elemento
del portapapeles que desee pegar en la base de datos actual.
75
esumen de la leccin
/n esta lecci%n se ha e.plicado c%mo cambiar el formato de las tablas, ordenar
& filtrar los registros de las tablas, utili$ar filtros & establecer relaciones entre
tablas, crear ho#as secundarias de datos e importar registros desde un origen
e.terno.
1 5e cierra la base de datos :atabase .undamentals 9H.
5e cierran -ccess y la base de datos :atabase .undamentals 9H.
!jercicio corto
1 K<u1 es una hoja secundaria de datosL
2 K<u1 es integridad referencialL
3 KCules son los dos tipos de filtros descritosL
' KCul es la diferencia entre una relacin uno a uno y una relacin
uno a variosL
5 KCmo importa registrosL
. K<u1 hace el comando ,uscarL
7 KCul es el formato predeterminado de una tablaL
7 K<u1 hacen las mscaras de entrada y los campos de b$s%uedaL
" KCules son los dos tipos de ordenacinL
10 K<u1 hace un filtroL
esumen de conceptos
6jercicio 1: Importe la ho#a de clculo de /.cel Importractice & asigne el
nombre tblCuest*ist a la nueva tabla. (ambie el campo *ista2irecciones para
que muestre 9 o Io. !9ugerencia0 Utilice la propiedad 7ormato del campo."
:rdene la tabla para que los registros se ordenen alfab'ticamente por apellido.
/stable$ca el formato del te.to en ?ooHman :ld 9t&le de ;= puntos & haga que
el color de fondo de la tabla sea amarillo. A#uste los anchos de las columnas
para que se vea todo el te.to. ?usque las direcciones que inclu&an la palabra
Carter. !9ugerencia0 /n el cuadro de dilogo ?uscar & reempla$ar, estable$ca
el valor del campo (oincidir en (ualquier parte del campo." Use el bot%n 7iltro
por formulario para buscar s%lo los registros de hu'spedes de (A. Cuarde &
cierre la tabla.
7.
6jercicio 2: /stable$ca una relaci%n uno a varios entre las tablas tbl9uites &
tbl@eservations. !9ugerencia0 /l campo Id9uite de la tabla tbl9uites contiene
los mismos datos que el campo IGm9uite de la tabla tbl@eservations." /.i#a
integridad referencial para que no pueda hacer accidentalmente una reserva de
una suite que no e.ista. Imprima una copia de las relaciones de la base de datos &
no guarde el informe que crea Access. Cuarde & cierre la ventana de relaciones.
6jercicio 3: Abra la tabla tblInsurance de la base de datos 2atabase
7undamentals D< & v'ala en la vista 8o#a de datos. Abra la tabla
tbl8uman@esources2ata en la vista 2ise+o & agregue un campo denominado
Id9eguro. /stable$ca las propiedades de los campos )ipo de datos & )ama+o
de campo segGn los datos que vea en la tabla tblInsurance. Asigne un ttulo
descriptivo & uno de los Id. de los seguros e.istentes al campo como valor
predeterminado. Cuarde la tabla tbl8uman@esources2ata & pase a la vista 8o#a
de datos. Asigne uno de los c%digos de seguro de enfermedad e.istentes a cada
empelado de la tabla tbl8uman@esources2ata. (ierre la tabla cuando termine.
6jercicio ': Abra la base de datos 2atabase 7undamentals D< &, a continuaci%n,
abra la ventana @elaciones. (ree una relaci%n uno a varios entre las tablas
tblInsurance & tbl8uman@esources2ata mediante el campo Id9eguro como
campo de uni%n. AsegGrese de que e.ige la integridad referencial. Imprima la
relaci%n. Abra la tabla tbl8uman@esources2ata e inserte un nuevo empleado,
no olvide introducirlo tambi'n en la tabla tbl/mplo&ees. Asigne un nuevo Id. al
empleado & escriba el resto de los datos necesarios. )rate de asignar un c%digo
de seguro de enfermedad de 7. NAccess le permite hacerloO 9i no se lo permite,
asigne cualquier otro Id. de seguro de enfermedad vlido para el registro.
6jercicio 5: Abra la tabla tbl8uman@esources2ata en la vista 8o#a de datos.
:rdene la tabla en secuencia ascendente por el campo de datos 9eguro de
enfermedad. Imprima la tabla ordenada. Buelva a ordenarla mediante el
campo Id. de empleado para recuperar la secuencia original. Utilice el filtro
7iltro por selecci%n para seleccionar & filtrar la tabla por cada uno de los
c%digos de Id. de seguro de enfermedad, empe$ando por A, despu's ?, etc.
Imprima los resultados de cada filtro antes de quitarlo. (ompare los nombres
de los empleados obtenidos al aplicar cada filtro con la lista de todos los
empleados ordenados por c%digo de seguro de enfermedad. NAparecen
todos los empleados en todas las listas de cada Id. de seguroO Abra la tabla
tblInsurance e inserte una ho#a secundaria de datos utili$ando la relaci%n entre
las tablas de seguro & de recursos humanos. /.panda la ho#a secundaria de
datos de cada Id. de seguro de enfermedad & compare la lista de los empleados
con los resultados de las impresiones de los filtros de cada c%digo de Id. de
seguro de enfermedad.
77
Creacin y uso de
consultas
rear y ejecutar una consulta.
$speci!icar los criterios de una consulta.
rear un campo calculado.
rear una consulta de varias tablas.
Imprimir una consulta.
*as consultas permiten que Microsoft Access pueda facilitar informaci%n en
un nGmero virtualmente ilimitado de formas. Una consulta es un ob#eto de base
de datos que permite e.traer campos & registros de las tablas, basndose en los
criterios que proporcione. (rear una consulta es como hacer una pregunta a
Access. Al e#ecutar la consulta, Access da la respuesta.
/l tipo ms bsico de las consultas de Access es el de la consulta de seleccin
que e.traer los datos de una o varias tablas & muestra los resultados en un
formato casi id'ntico a la vista 8o#a de datos de las tablas. *as consultas de
selecci%n que cree estn limitadas s%lo por los datos de las bases de datos & su
propia ingenuidad. uede crear consultas de selecci%n que usen campos de
varias tablas, vuelvan a ordenar los datos de las tablas & realicen clculos en los
datos de las tablas. or e#emplo, los empleados del mostrador de reservas del
comple#o vacacional Adventure ,orHs utili$an una consulta que, cuando se
e#ecuta, e.trae los registros de todas las habitaciones ocupadas durante el mes
actual, ordena los registros por nGmero de habitaci%n & calcula los gastos
totales de cada habitaci%n. )odas las consultas creadas en esta lecci%n son
consultas de selecci%n.
*as consultas & las tablas en las que se basan son interactivas. 9i cambia los
datos de la ho#a de datos de resultados de la consulta, tambi'n se cambiarn los
datos de las tablas en las que se basa la consulta. : bien, si cambia los datos de
las tablas, tambi'n cambiarn los resultados de la consulta.
denominado 2atabase 7undamentals D3 de la carpeta ractice situada en el
disco duro del equipo.
86CCI9- '
77
Crear y ejecutar una consulta
/n Access, puede crear una consulta en la vista 2ise+o o utili$ando el Asistente
para consultas sencillas. 9i conoce la informaci%n que desea e.traer & desea
crear la consulta sin utili$ar o conocer las convenciones para la creaci%n de
una consulta, el uso del Asistente para consultas sencillas es el me#or m'todo.
Una ve$ que comprenda c%mo se forman & se estructuran las consultas, puede
que descubra que es ms fcil & Gtil crearlas en la vista 2ise+o. 9e puede
modificar una consulta en la vista 2ise+o despu's de crearla,
independientemente de su forma de creaci%n.
/l e#ercicio de la siguiente secci%n le muestra c%mo crear una consulta sin
utili$ar el asistente.
2espu's de crear una consulta, e#ecGtela haciendo clic en el bot%n /#ecutar de
la barra de herramientas 2ise+o de consulta.
/n este e#ercicio, va a abrir la base de datos 2atabase 7undamentals D3 & a
utili$ar el Asistente para consultas sencillas con el fin de crear una consulta
que e.traiga los campos Iombre, Apellidos & )el'fono(asa de la tabla
tbl/mplo&ees.
2 &aga clic en la flecha abajo del cuadro ,uscar en, en el icono del
disco duro y, a continuacin, haga doble clic en la carpeta
' &aga clic en la base de datos :atabase .undamentals 9> y
en -brir.
-parece la ventana de base de datos de :atabase
.undamentals 9>.
5 En la barra 4bjetos, haga clic en Consultas.
-parecen las opciones para Crear una consulta en vista :iseo y
Crear una consulta utilizando el asistente. Ao hay consultas en
esta base de datos.
7"
. &aga doble clic en Crear una consulta utilizando el asistente.
consultas sencillas, como se muestra a continuacin.
+ara seleccionar campos de
varias tablas, los campos de
las distintas tablas primero
deben tener una relacin.
)as consultas multitabla
se tratan ms adelante en
esta leccin.
70
7 &aga clic en la flecha abajo del cuadro 'ablasOConsultas y en
'ablaE tblEmployees.
-parecen los campos de esta tabla en la lista Campos disponibles.
7 &aga clic en Aombre en esta lista y en el botn R /-gregar0.
-ccess agrega el campo a la lista Campos seleccionados.
" &aga clic en -pellidos en la lista Campos disponibles y en el
botn R /-gregar0.
10 &aga clic en 'el1fonoCasa en la lista Campos disponibles y en el
botn R /-gregar0.
11 &aga clic en 5iguiente.
consultas sencillas.
5i hace clic en la opcin
(odificar el diseo de
consulta, la consulta
aparecer en la vista
:iseo cuando haga clic
en .inalizar.
clic en el nombre del campo
para moverlo a la lista
Campos seleccionados.
71
12 En el cuadro K<u1 t"tulo desea asignar a la consultaL, escriba
Fry8istGnTelenico6!pleados, compruebe %ue est
seleccionada la opcin -brir la consulta para ver informacin y,
a continuacin, haga clic en .inalizar.
)a consulta aparece en la vista &oja de datos.
consulta %ry)ist"n'elefnicoEmpleados.
)a consulta se cierra. 4bserve %ue %ry)ist"n'elefnicoEmpleados
aparece en la lista de consultas de la ventana ,ase de datos.
5lo los campos Aombre,
-pellidos y 'el1fono:omicilio
de la tabla tblEmployees
aparecen en la lista
de la consulta
%ryEmployee+hone)ist.
72
!specificar los criterios de
una consulta
uede me#orar los resultados de la consulta estableciendo criterios de consulta.
*os criterios de consulta son las reglas que sigue la consulta para determinar la
informaci%n que va a e.traer. (uando establece los criterios de una consulta,
Access e.trae s%lo los campos & los registros que coinciden con los criterios.
(uando se muestra una consulta en la vista 2ise+o, se ve la fila (riterios en la
secci%n de la cuadrcula de dise+o.
Utilice esta fila para especificar los criterios que acotan los resultados de la
consulta. Una frase alfab'tica, como (8, es un tipo de criterio que puede
especificar en una consulta. or e#emplo, suponga que tiene una tabla que
reali$a el seguimiento de los pedidos de Adventure ,orHs. 2esea ver todos los
pedidos de /re-hon (hildrenZs 9tore que tienen el c%digo de proveedor (8.
9i crea una consulta con las letras C/ introducidas en la fila (riterios de la
columna (%digo de proveedor, s%lo apareceran los pedidos de /re-hon
(hildrenZs 9tore en los resultados de la consulta.
)ambi'n puede personali$ar los criterios utili$ando un carcter comod)n.
Un carcter comodn es un carcter, como un asterisco o un signo de
interrogaci%n, que se puede usar en lugar de uno o varios caracteres en los
criterios. *a siguiente tabla muestra los caracteres comodn que puede usar
en la fila (riterios para acotar los resultados de la consulta.
73
+arcter
comod-n .so ,jemplo
[ @epresenta uno o varios
caracteres.
tr0 busca tres, tras & tresillo.
O @epresenta un carcter
alfab'tico cualquiera.
1r$cia busca 1racia & Grecia.
R[S @epresenta cualquier
carcter que va&a entre
corchetes.
m2ae3s busca mas4a & mesa5
pero no misa.
RQ[S @epresenta cualquier
carcter que no va&a
entre corchetes.
m2ae3s busca misa & musa5
pero no mesa.
R[A[S @epresenta cualquier
carcter de un rango.
/l rango debe estar en
orden ascendente !A a X,
pero no X a A".
m2a6c3d busca mad, mbd
& mcd.
\ @epresenta un carcter
num'rico cualquiera.
-#7 busca de -## a -#..
*os caracteres comodn son una forma conveniente de e.traer informaci%n que
sigue un modelo o de la que s%lo recuerda una parte del valor. or e#emplo, un
asterisco indica a Access que busque campos con uno o varios caracteres en esa
parte del campo. /scribir !0 como el criterio de un campo Iombre buscar los
registros que contengan nombres que empiecen por !F !na5 !licia5 !lejandro5
!ndr8s & ! !sola" cumplen el criterio. )ambi'n puede usar un asterisco al
principio o en el medio de la redacci%n de un criterio. or e#emplo, para buscar
todos los nombres que contengan la letra a, escribira 0a0'
uede especificar criterios de consulta para varios campos a la ve$. 9i escribe
un criterio en varias columnas de la fila (riterios, los resultados de la consulta
incluirn s%lo los registros que coincidan con estos criterios. or e#emplo,
puede crear una consulta que e.traiga los registros de tbl/mplo&ees de los
empleados cu&os apellidos empiecen por ? y que empe$aron a traba#ar
en ;JJE.
)os caracteres comod"n se
suelen utilizar en los campos
con un tipo de datos 'exto,
pero tambi1n se pueden
usar con otros tipos de datos.
+or ejemplo, podr"a escribir
-(.(#/ para extraer los
registros de cual%uier fecha
del mes de febrero de ;FF?.
7'
/n este e#ercicio, va a utili$ar la tabla tbl8uman@esources2ata para crear una
consulta en la vista 2ise+o que genere una lista de todos los empleados que
tengan la palabra *ar9etin1 en su cargo & que se contrataron en ;JJ<.
1 &aga doble clic en Crear una consulta en vista :iseo.
-parecen la ventana de la vista :iseo de consulta y el cuadro de
dilogo (ostrar tabla.
2 En el cuadro de dilogo (ostrar tabla, haga clic en la tabla
tbl&uman7esources:ata y en -gregar.
-parece una lista de campos %ue muestran los campos de la tabla
tbl&uman7esources:ata en la parte superior de la ventana de la
vista :iseo de consulta.
3 En el cuadro de dilogo (ostrar tabla, haga clic en Cerrar.
5e cierra el cuadro de dilogo (ostrar tabla y se ve entera la
ventana de la vista :isear consulta.
' En la lista de campos de la tabla tbl&uman7esources:ata, haga
clic en !dEmpleado y arrastre el nombre del campo a la primera
celda vac"a de la fila Campo de la cuadr"cula de diseo.
5 7epita el paso > para agregar los campos .echaContratacin,
Cargo y 5alario a las celdas vac"as de la fila Campo.
5i no ve ninguna celda vac"a
en la fila Campo, utilice la
barra deslizante de la parte
inferior de la cuadr"cula de
diseo para desplazarse
a la derecha.
+ara crear una nueva
consulta en la vista :iseo,
el botn Auevo de la barra de
,ase de datos y hacer clic en
@ista :iseo en el cuadro de
dilogo Aueva consulta %ue
aparece.
clic en el nombre de la tabla
para agregarlo a la ventana
de la vista :iseo de
consulta.
clic en el nombre del campo
en la lista de campos para
agregarlo a la primera celda
vac"a de la fila Campo.
75
. En la columna .echaContratacin, haga clic en la fila Criterios y
escriba HIHI"3.
)a consulta buscar slo los registros de los empleados
contratados durante ;FFH.
7 En la columna Cargo, haga clic en la fila Criterios y escriba
H<ar?etin$H y, a continuacin, presione Entrar.
)a consulta buscar slo los registros de los empleados
contratados en ;FFH y cuyo cargo incluya la palabra 0ar1etin2.
7 En la barra de herramientas :iseo de consulta, haga clic en el
botn Ejecutar.
-parecern los resultados de la consulta mostrando los registros
de los empleados contratados en ;FFH y cuyo cargo incluya la
palabra 0ar1etin2.
" &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
ventana de consulta.
-parece un cuadro de alerta, %ue pregunta si desea guardar
los cambios.
10 &aga clic en Ao.
5e cierra la consulta sin guardar los cambios.
Cuando mueve el punto
de insercin a otra celda,
aparecen la palabra Como
y un par de comillas en la
celda con los criterios. )a
palabra *omo se inserta
delante de los criterios %ue
utilizan caracteres comod"n y
las comillas se colocan en los
extremos de la cadena de
caracteres %ue utiliza -ccess
para acotar los datos.
+ara %ue funcione el paso ?,
configure el e%uipo para %ue
muestre aos de dos d"gitos
/990 en vez de aos de
cuatro d"gitos /89990.
7.
Crear un campo calculado
/n un e#ercicio anterior, cre% una consulta que e.trae todos los pedidos de los
elementos con un precio superior a ;DD W & de varias unidades. 9in embargo,
la consulta no indica el costo total de cada pedido. uede establecer que la
consulta calcule este costo creando un campo calculado.
*os campos calculados combinan uno o varios campos con uno o varios
operadores a fin de reali$ar clculos para los que, de otra forma, tendra
que utili$ar una calculadora. /sta combinaci%n de operadores & campos se
denomina expresin & se usa para indicar a Access los clculos que se van
a reali$ar en los datos.
/n las e.presiones, todos los nombres de los campos van entre corchetes !RS"
& los operadores utili$an los mismos caracteres usados en la ma&ora de los
clculos matemticos0 L !suma", A !resta", [ !multiplicaci%n" & U !divisi%n".
*as e.presiones siguen el mismo orden de las operaciones que probablemente
aprendi% en las clases de matemticas de secundaria.
1 +rimero se calculan los clculos %ue van entre par1ntesis.
+or ejemplo, /? J H0 P 8 es igual a ;D, no a ;8.
1 )as multiplicaciones y las divisiones se calculan antes %ue las
sumas y las restas. +or ejemplo, H J 8 P = es igual a H J ;9 ;H,
no a = P = ni a 8=.
1 +or lo %ue respecta a las expresiones %ue contienen slo sumas y
restas o slo multiplicaciones y divisiones, -ccess realiza los clculos de
iz%uierda a derecha. +or ejemplo, ? O H P 8 es igual a 8 P 8 >, no a ?O ? ni
a ;.
ara crear un campo calculado, haga clic en la primera columna vaca de la fila
(ampo de la cuadrcula de dise+o, escriba el nombre del nuevo campo &, a
continuaci%n, escriba la e.presi%n del clculo. or e#emplo, para crear un
campo calculado denominado (osto)otal que multiplique los campos recio &
IGmUnidades para hallar el costo total del pedido, escribira CostoTotal:
2&recio302()m;nidades3.
/n este e#ercicio, va a crear un campo calculado que determine el salario por
hora de los empleados del comple#o Adventure ,orHs. /l campo calculado
calcular el nGmero de horas que cada empleado traba#a al a+o & dividir el
salario de los empleados por dicho nGmero.
-parecen la ventana de la vista :iseo de consulta y el cuadro
de dilogo (ostrar tabla.
Ao debe incluir espacios en
blanco en las expresiones.
77
tbl&uman7esources:ata, en -gregar y despu1s en Cerrar.
5e cierra el cuadro de dilogo (ostrar tabla y aparece una lista de
campos %ue muestra los campos de la tabla
tbl&uman7esources:ata en la seccin superior de la ventana de la
vista :iseo de consulta.
3 En la lista de campos de la tabla tbl&uman7esources:ata, haga
doble clic en !dEmpleado.
-parece el campo !dEmpleado en la primera celda vac"a de la fila
Campo de la cuadr"cula de diseo.
' 7epita el paso H para los campos &oras y 5alario.
5 En la fila Campo, haga clic en la primera celda vac"a y escriba
,alario;ora:J,alarioKIDJ;orasKH52E.
. En la fila (ostrar del nuevo campo, active la casilla de verificacin.
-parece una marca de verificacin en la casilla de verificacin.
)a casilla de verificacin de
la fila (ostrar determina si
se muestra un campo en los
resultados de la consulta.
5i est activada, aparecer
el campo en los resultados
de la consulta.
El campo &oras contiene los
n$meros de las horas %ue
han trabajado los empleados
semanalmente. )a expresin
del paso = calcula el n$mero
de horas %ue trabajan los
empleados al ao
multiplicando el n$mero
de horas trabajadas por =8.
)os par1ntesis entre los %ue
van 34oras5-6. garantizan
%ue -ccess realiza primero
ese clculo.
77
botn Ejecutar.
-parecen los resultados de la consulta, con los resultados del
clculo en el campo 5alario&ora.
7 En la barra de herramientas &oja de datos de la consulta, haga clic
en el botn @ista.
)a consulta aparece en la vista :iseo.
" En la columna 5alario&ora, haga clic en la fila 4rden, haga clic en
la flecha abajo %ue aparece y, a continuacin, en :escendente.
-ccess ordenar los resultados de la consulta en orden
descendente por los valores del campo 5alario&ora.
botn Ejecutar.
-parecen los resultados de la consulta. El registro del empleado
%ue gana el salario ms alto por hora aparece en la parte superior
de la tabla.
Ao puede cambiar los datos
del campo &oraO5alario
cuando la consulta est en la
vista &oja de datos. -ccess
realizar el clculo usando
los datos actuales de la tabla
tbl&uman7esources:ata
cada vez %ue ejecute la
consulta.
7"
en el botn Buardar.
12 Escriba Fry,alario;ora y haga clic en -ceptar.
-ccess guarda la consulta con el nombre %ry5alario&ora.
consulta %ry5alario&ora.
)a consulta se cierra.
Crear una consulta multitabla
*a posibilidad de crear una consulta multitabla es una de las funciones ms
Gtiles de Access. (on este tipo de consultas, puede e.traer campos de dos o
varias tablas, lo que le permite combinar la informaci%n que no se puede
encontrar en ninguna tabla individual. or e#emplo, la tabla tbl8ourl&
proporciona datos sobre lo que gana cada empleado por hora, pero no inclu&e
los nombres de los empleados. *os nombres de los empleados estn en la tabla
tbl/mplo&ees, que no inclu&e la informaci%n sobre el salario de los empleados.
odra combinar la informaci%n encontrada en ambas tablas utili$ando una
consulta multitabla.
ara utili$ar los campos de varias tablas, primero debe combinar, o crear una
relaci%n, entre los campos de las distintas tablas. 9i los dos campos que desea
unir contienen datos id'nticos &, al menos, uno de ellos tiene una clave
principal, Access combina automticamente los campos usando un valor
denominado (utocombinacin. or e#emplo, las tablas tbl/mplo&ees &
tbl8ourl& tienen los campos Id/mpleado id'nticos que se pueden utili$ar para
crear una consulta que mostrar la informaci%n sobre el salario por hora y los
nombres, datos de dos tablas separadas.
9i uno de estos dos campos no tiene ninguna clave principal, aunque contenga
datos id'nticos, Access no los combinar automticamenteF deber hacerlo
manualmente. ara combinar los dos campos manualmente, haga clic en el
campo de la primera lista de campos & arrstrelo hasta que est' en la parte
superior del campo correspondiente de la segunda lista de campos. Aparece
una lnea de combinaci%n.
9i crea una consulta en la vista 2ise+o & agrega las tablas tbl/mplo&ees &
tbl8ourl& a la ventana de la vista 2ise+o de consulta, Access combina
automticamente los campos Id/mpleado & aparece una lnea de combinaci%n
entre los campos combinados. Aunque una lnea de combinaci%n tiene un
aspecto parecido al que aparece cuando e.iste una relaci%n entre dos tablas, una
l)nea de combinacin indica que dos de los campos de las tablas tienen una
relaci%n & no que la tengan las propias tablas. 9i muestra la ventana @elaciones
de la base de datos, no aparecen dos tablas con campos combinados hasta que
las tablas tambi'n tengan una relaci%n. uede ver la lnea de combinaci%n entre
los campos combinados s%lo en la ventana de la vista 2ise+o de consulta.
5i no desea %ue -ccess
combine automticamente
campos relacionados, puede
desactivar la casilla
-utocombinacin haciendo
clic en el comando 4pciones
del men$ &erramientas, en la
ficha 'ablas o consultas y
desactivando la casilla de
verificacin &abilitar la
-utocombinacin.
)as consultas multitabla
tambi1n se pueden usar
para extraer datos de dos
consultas o de una
combinacin de tablas y
consultas. )as relaciones se
describen en la leccin H,
)as claves principales se
tratan con ms detalle en
la leccin 8, 2Creacin de
tablas3.
"0
/n este e#ercicio, va a reali$ar una consulta que e.traiga los nombres de los
empleados de la tabla tbl/mplo&ees & la informaci%n sobre el salario de los
empleados de la tabla tbl8ourl&.
-parecen la ventana de la vista :iseo de consulta y el cuadro de
dilogo (ostrar tabla.
tblEmployees y en -gregar.
-parece la lista de los campos de la tabla tblEmployees en la
seccin superior de la ventana de la vista :iseo de consulta.
tbl&ourly y en -gregar.
-parece la lista de los campos de la tabla tbl&ourly en la seccin
superior de la ventana de la vista :iseo de consulta.
' En el cuadro de dilogo (ostrar tabla, haga clic en Cerrar.
5e cierra el cuadro de dilogo (ostrar tabla. )a l"nea de
combinacin entre los campos !dEmpleado de las tablas
tblEmployees y tbl&ourly indica %ue ambos campos estn
combinados.
5 En la lista de campos de la tabla tblEmployees, haga doble clic
en el campo -pellidos.
-parece el campo -pellidos en la primera celda vac"a de la fila
Campo de la cuadr"cula de diseo.
. 7epita el paso = para el campo Aombre de la tabla tblEmployees y
para los campos &oras, 5alario, 5alario&ora e !dEmpleado de la
tabla tbl&ourly.
-ccess combin los dos
campos automticamente
por%ue ambos conten"an la
misma informacin y, en este
caso, ambos tienen los
campos de clave principal de
sus respectivas tablas.
+ara usar una consulta
existente como origen de una
consulta multitabla, haga clic
en las fichas Consultas o
-mbas del cuadro de dilogo
(ostrar tabla.
"1
7 En la columna 5alario&ora, haga clic en la fila 4rden, haga clic en
la flecha abajo %ue aparece y, a continuacin, en :escendente.
-ccess ordenar los resultados de la consulta en orden
descendente por los valores del campo 5alario&ora.
botn Ejecutar.
-parecen los resultados de la consulta, ordenados en orden
descendente por salario por hora.
" En la barra de herramientas &oja de datos de la consulta, haga clic
en el botn Buardar.
10 Escriba Fry;orariocon-o!bres y haga clic en -ceptar.
)a fila 'abla muestra la tabla
de origen de los campos de
la fila Campo.
"2
&mprimir una consulta
/l m'todo para imprimir una consulta es bsicamente el mismo que el de
imprimir una ho#a de datos. uesto que los resultados de la consulta suelen
ocupar varias pginas, qui$ desee obtener una vista preliminar haciendo clic
en el bot%n Bista preliminar de las barras de herramientas 2ise+o de consulta u
8o#a de datos de la consulta. *a vista preliminar muestra el aspecto de la
consulta & el nGmero de pginas que ocupar despu's de imprimirse. uede
imprimir una consulta0
1 :esde la @ista preliminar haciendo clic en el botn !mprimir de la
barra de herramientas @ista preliminar.
1 :esde la vista &oja de datos haciendo clic en el botn !mprimir de
la barra de herramientas de la &oja de datos de la consulta.
1 :esde cual%uier vista haciendo clic en el comando !mprimir del
men$ -rchivo.
/n este e#ercicio, va a obtener la vista preliminar de la consulta
qr&8orarioconIombres en la Bista preliminar &, a continuaci%n, va a
imprimirla.
en el botn @ista preliminar.
-parece la consulta en la @ista preliminar.
2 En la barra de herramientas @ista preliminar, haga clic en Cerrar.
5e cierra la @ista preliminar.
5i la consulta ocupa varias
pginas, puede utilizar los
botones de la es%uina inferior
iz%uierda de la ventana @ista
preliminar para ver las dems
pginas.
"3
en el botn !mprimir.
*n cuadro de mensaje indica %ue se est imprimiendo la consulta
%ry&orarioconAombres.
' &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
consulta %ry&orarioconAombres.
)a consulta se cierra.
esumen de la leccin
/n esta lecci%n se ha e.plicado c%mo crear & e#ecutar una consulta, especificar
los criterios de la consulta, crear un campo calculado, crear una consulta
multitabla e imprimir una consulta.
5e cierra la base de datos :atabase .undamentals 9>.
5e cierran -ccess y la base de datos :atabase .undamentals 9>.
!jercicio corto
1 KCules son las dos formas de crear una consulta en -ccessL
2 K<u1 es una consulta multitablaL
3 KCmo puede ordenar los resultados de la consultaL
' K<u1 es un carcter comod"nL
5 KCmo se imprime una consulta en la vista :iseoL
. K<u1 vista utiliza para modificar una consultaL
7 KCmo se especifican los criterios de una consultaL
7 KCmo se ejecuta una consultaL
"'
esumen de conceptos
6jercicio 1: (ree una consulta en la vista 2ise+o que e.traiga el campo
Iombreroveedor de la tabla tblBendors & los campos (%digo & 2escripci%n
de la tabla tblroducts. !9ugerencia0 (ombine los campos Idroveedor de las
dos tablas." /#ecute la consulta. Acote los resultados de la consulta a los
productos que tengan las letras ]8 en los c%digos de producto & vuelva a
e#ecutar la consulta. (ierre la consulta sin guardar los cambios.
6jercicio 2: 9eleccione la opci%n (rear una consulta en vista de dise+o de la
ventana ?ase de datos. 2esde la ventana Mostrar tabla, seleccione las tablas
tbl/mplo&ees, tbl8umanA@esources2ata & tblInsurance para incluirlas en la
consulta. Access combina automticamente los campos Id/mpleado de las
tablas de empleados & de recursos humanos. (ree una combinaci%n entre el
campo )emas9alud de la tabla tbl8umanA@esources2ata & el campo Id9eguro
de la tabla tblInsurance. Agregue los campos Id/mpleado, Apellidos, Iombre
& (argo de la tabla de empleados, el campo )emas9alud de la tabla de recursos
humanos & los campos /do:rov & )asa de la tabla de seguros. :rdene la
consulta por el campo )emas9alud. /#ecute la consulta & gurdela con el
nombre qr&Ins?&)&pe.
6jercicio 3: (ree una consulta utili$ando el asistente o en la vista 2ise+o que
muestre las suites que estaban ocupadas durante los meses de #unio, #ulio &
agosto del a+o =DDD. Muestre una lista de los nGmeros de suite, las fechas de
llegada & de salida, & ordene la consulta por el campo 7echa*legada. Cuarde la
consulta con el nombre qr&(hecHIn2ate.
6jercicio ': Abra la base de datos MiMGsica^XXX !donde XXX representan
sus iniciales" que cre% en la lecci%n =. Abra la tabla que cre% con los datos de la
colecci%n de mGsica & pase a la vista 2ise+o si es necesario. 9i la tabla aGn no
tiene ningGn campo que describa la categora, o el g'nero, de la mGsica !p. e#.,
@ocH, op, (lsica, etc.", agregue dicho campo a la tabla. ase a la vista 8o#a
de datos & agregue los valores en cada registro de la tabla que describan la
categora de cada entrada. (ree una consulta con el asistente o en la vista
2ise+o & utilice todos los campos de la tabla. Introdu$ca criterios de selecci%n
para recuperar todas las entradas que estn en un (2 & que estn en una
categora de su elecci%n. /#ecute la consulta & e.amine los resultados.
Modifique la consulta para seleccionar todos los registros que I: estn en el
(2 pero que tienen la misma categora que utili$% para la primera consulta.
(ierre la consulta sin guardarla & cierre la base de datos.
"5
Diseo de un
or!ulario
rear un !ormulario utilizando Auto!ormulario.
rear un !ormulario utilizando el Asistente para !ormularios.
A"re"ar controles a un !ormulario.
#odi!icar las propiedades de los controles.
ambiar el tamao de los controles y moverlos.
Introducir re"istros en un !ormulario.
$xportar un !ormulario de Access a !ormato H)#*.
(uando traba#a con datos en Microsoft Access, un formulario es el me#or
m'todo para introducir, editar & mostrar registros. or lo que respecta a las
tablas & las consultas, los formularios le permiten ver los datos de un registro
a la ve$ & en un formato ms atractivo que el de la vista 8o#a de datos.
*os formularios se pueden crear utili$ando los campos de una tabla o de una
consulta. *os datos que se agregan al formulario se agregarn a la tabla o la
consulta en la que se basa el formulario & viceversa.
(omo ocurre con las tablas & las consultas, los formularios se pueden abrir en
dos vistas0 la vista /ormulario, que muestra los datos reales, & la vista 2ise+o
que se usa para crear o modificar la estructura del formulario. /n esta Gltima,
puede personali$a los formularios agregando o quitando campos, cambiando el
color o el estilo de fondo, o seleccionando entre varios dise+os de formulario.
Mediante el uso de un formulario, puede reducir el tiempo que tarda en
introducir datos & me#orar la precisi%n de los datos introducidos. /n esta
lecci%n, aprender a crear formularios para que acepten s%lo algunos formatos
de valores o datos, como los que tienen una longitud superior a un nGmero
especfico o los anteriores a una fecha dada. )ambi'n puede crear formularios
que realicen clculos en los datos, como multiplicar el precio de un elemento
por el impuesto de venta para calcular el impuesto correspondiente.
denominado 2atabase 7undamentals D4 de la carpeta ractice situada en el
)a flecha abajo del botn
@ista tambi1n permite ver el
formulario en la vista &oja de
datos del formulario como
aparece en la tabla o
consulta subyacentes.
86CCI9- 5
".
Crear un formulario utilizando
Autoformulario
/n Access, las tablas se crean a partir de campos & registros. 2e igual forma,
el componente bsico del formulario es el control. *os controles son ms
fle.ibles que los campos & los registros para crear tablas. ueden contener
datos, reali$ar acciones o me#orar el dise+o del formulario agregando elementos
grficos como lneas o rectngulos. uede usar muchos tipos distintos de
controles en los formularios, incluidos casillas de verificaci%n, rectngulos,
cuadros de te.to, saltos de pgina, botones de opci%n & cuadros de lista.
*a forma ms fcil de crear un formulario basado en una tabla o consulta
seleccionada es utili$ar Autoformulario. Aunque Autoformulario crea
formularios rpidamente, esta t'cnica no le de#a controlar mucho el contenido
o el aspecto del formulario. or e#emplo, Autoformulario crea un formulario
con controles para todos los campos de la tabla en la que se basa, por lo que no
tiene posibilidad de seleccionar campos individualmente. 9in embargo, despu's
de crearlo, puede modificarlo & me#orarlo en la vista 2ise+o.
(uando aparece un campo en un formulario, Access le agrega dos controles0
un cuadro de texto, que muestra los datos de los campos & una eti0ueta, que
muestra el nombre del campo o su ttulo. (uando se crean a partir de los
campos de una tabla o consulta, las etiquetas & los cuadros de te.to aparecen
#untos & se suelen mover & modificar #untos.
(uando crea un formulario con Autoformulario, elige s%lo la tabla en la que se
basa el formulario & el dise+o que tendr. Autoformulario tiene tres dise+os de
formulario0 en columnas, en tablas & ho#a de datos.
/n el dise&o en columnas, s%lo se puede ver un registro a la ve$. *os cuadros
de te.to & sus etiquetas asociadas aparecen una al lado de la otra en dos
columnas. *as etiquetas aparecen a la i$quierda de cada cuadro de te.to e
identifican los datos del cuadro de te.to.
En este diseo en columnas,
las palabras en negrita son
eti%uetas y los cuadros en
blanco con texto en su
interior son cuadros de texto.
)as eti%uetas y los cuadros
de texto tambi1n se pueden
crear por separado como
controles individuales.
"7
/n el dise&o en tablas, las etiquetas aparecen a lo ancho del formulario & los
valores de los campos aparecen en columnas deba#o de las etiquetas. /n este
dise+o, se pueden ver varios registro a la ve$.
/l dise&o de *ojas de datos muestra los registros en columnas & filas, por lo
que el aspecto del formulario es parecido al de las tablas mostradas en la vista
8o#a de datos. Algunas de las me#oras disponibles del formulario en los dise+os
en columnas & en tablas no se pueden usar en el dise+o de ho#a de datos. 9in
embargo, los formularios de este Gltimo dise+o tienen una venta#a sobre las
tablas de la vista 8o#a de datos porque se pueden personali$ar en formas en
las que no se pueden personali$ar las tablas.
En este diseo en tablas,
las palabras en negrita de la
parte superior del formulario
son eti%uetas y todos los
cuadros en blanco con texto
en su interior son cuadros
de texto.
En este diseo en hoja de
datos, las palabras en negrita
de la parte superior del
formulario son eti%uetas y
todos los cuadros en blanco
con texto en su interior son
cuadros de texto.
"7
/n este e#ercicio, va a abrir la base de datos 2atabase 7undamentals D4 & a
usar Autoformulario para crear un formulario en columnas a partir de la tabla
tbl/mplo&ees.
El cuadro de dilogo -brir muestra una lista de los archivos
almacenados en la carpeta +ractice.
' &aga clic en la base de datos :atabase .undamentals 9= y en -brir.
-parece la ventana de base de datos de :atabase .undamentals 9=.
5 En la barra objetos, haga clic en .ormularios y despu1s en Auevo
en la barra de herramientas de la ventana ,ase de datos.
-parecer el cuadro de dilogo Auevo formulario.
. En el cuadro de dilogo Auevo formulario, haga clic en
-utoformularioE en columnas.
7 &aga clic en la flecha abajo del cuadro Elija la tabla o la consulta
de donde proceden los datos del objeto y en tblEmployees.
""
-parece un formulario %ue incluye todos los campos de la tabla
tblEmployees y muestra los datos del primer registro de esta tabla.
" En la barra de herramientas @ista .ormulario, haga clic en el botn
Buardar.
-parece el cuadro de dilogo Buardar como con tblEmployees en
el cuadro Aombre del formulario.
10 Escriba r!6!pleados y haga clic en -ceptar.
-ccess guarda el formulario.
11 &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha del
formulario.
El formulario se cierra.
Crear un formulario utilizando el
Asistente para formularios
:tra t'cnica para crear un formulario es utili$ar el Asistente para formularios, con
ms opciones de personali$aci%n que Autoformulario. /l asistente le gua por el
proceso de creaci%n de un formulario & le permite seleccionar los campos que
desee, el dise+o que me#or se adapte a sus necesidades & el estilo de fondo que
desee que tenga el formulario. (omo ocurre con Autoformulario, despu's de que
se ha&a creado el formulario bsico, puede personali$arlo en la vista 2ise+o.
- menos %ue efect$e
cambios, -utoformulario y el
-sistente para formularios,
%ue se tratan en la siguiente
seccin, asignan al
formulario el mismo nombre
de la tabla en la %ue se basa.
+ara seguir la convencin de
nomenclatura de )eszynsMi
descrita en la leccin ;
2:escripcin de bases de
datos3, debe eliminar tbl y
escribir frm en el cuadro de
dilogo Buardar como.

100
/l Asistente para formularios tiene las mismas opciones de dise+o que
Autoformulario ms una denominada dise&o justificado. /l dise+o #ustificado
muestra un registro a la ve$, de forma parecida al dise+o en columnas, pero los
campos aparecen de i$quierda a derecha en ve$ de arriba aba#o.
/n este e#ercicio, va a utili$ar el Asistente para formularios con el fin de crear
un formulario a partir de la tabla tbl8uman@esources2ata.
1 &aga doble clic en Crear un formulario utilizando el asistente.
-parece el cuadro de dilogo -sistente para formularios.
2 &aga clic en la flecha abajo del cuadro 'ablasOConsultas y en
'ablaE tbl&uman7esources:ata.
-parecen los campos de esta tabla en la lista Campos disponibles.
3 &aga clic en el botn RR /-gregar todo0.
'odos los campos de la tabla tbl&uman7esources:ata pasan de la
lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados.
)as palabras en negrita de
las reas sombreadas son
eti%uetas y todas las reas
en blanco son cuadros
de texto.
'ambi1n puede iniciar el
-sistente para formularios
Auevo de la barra de
,ase de datos y haciendo
clic en el -sistente para
formularios del cuadro de
dilogo Auevo formulario.
101
' &aga clic en 5iguiente.
formularios, como se muestra en la ilustracin de la siguiente
pgina, indicando %ue se seleccione el diseo del formulario.
5 En la lista de diseos, compruebe %ue est seleccionada la opcin
En columnas y haga clic en 5iguiente.
-parece el siguiente cuadro de dilogo del asistente indicando %ue
elija el estilo del formulario.
Cuando selecciona un
diseo, el cuadro situado a la
iz%uierda de las opciones de
diseo muestra un ejemplo
del aspecto del diseo.
Cuando selecciona un estilo,
el cuadro situado a la
iz%uierda de las opciones
de estilo muestra un ejemplo
del aspecto del estilo.
)a opcin de estilo
seleccionada cuando
aparece este cuadro de
dilogo es la opcin de estilo
utilizada la $ltima vez %ue
ejecut el -sistente para
formularios. El estilo %ue
seleccione en este cuadro de
dilogo tambi1n ser el estilo
%ue se usar la prxima vez
%ue cree un formulario con
-utoformulario.

102
. En la lista de estilos, compruebe %ue est seleccionada la opcin
Estndar y haga clic en 5iguiente.
-parece el siguiente cuadro de dilogo del asistente, indicando %ue
elija el t"tulo del formulario. En el cuadro K<u1 t"tulo desea aplicar
al formularioL aparece tbl&uman7esources:ata.
7 Escriba r!Datos5ecursos;u!anos, compruebe %ue est
seleccionada la opcin -brir el formulario para ver o introducir
informacin y, a continuacin, haga clic en .inalizar.
El formulario aparece en la vista .ormulario y se muestra el primer
registro de la tabla tbl&uman7esources:ata.
)as fechas del formulario
pueden aparecer con los
aos expresados en cuatro
d"gitos /;FFD0 en vez de
hacerlo en dos d"gitos /FD0
como se muestra a%u".
Cuando utilice al -sistente
para formularios, -ccess
guarda el formulario despu1s
de haber hecho clic en
.inalizar.
103
Agregar controles a un formulario
*os controles, independientemente de su uso, se pueden clasificar en0 control
dependiente, control independiente & control calculado. *a siguiente tabla
describe los distintos tipos de controles.
+ontrol .so
2ependiente Muestra los datos de un campo de una tabla o consulta
sub&acente.
Independiente Muestra informaci%n, como instrucciones, imgenes,
lneas o rectngulos, que no estn vinculadas a ningGn
campo de la tabla o de la consulta.
(alculado Muestra los datos calculados a partir de una e.presi%n
basada en los campos de una tabla o consulta o en otro
control calculado de un formulario.
*os formularios que cre% antes incluan dos tipos de controles dependientes0
etiquetas & cuadros de te.to. *as etiquetas tambi'n pueden ser controles
independientes, sin embargo, & los cuadros de te.to pueden ser controles
independientes o calculados. uede agregar controles independientes a un
formulario utili$ando el cuadro de herramientas, que se abre haciendo clic en el
bot%n (uadro de herramientas de la barra de herramientas 2ise+o de formularios.
uede dividir el formulario en diferentes secciones para que se muestren los
controles de distintas formas. )odos los formularios contienen una seccin
Detalle, que contiene los datos principales del formulario. Asimismo puede
agregar secciones adicionales al formulario que muestren informaci%n s%lo en
partes especficas del mismo. 9i crea un formulario utili$ando Autoformulario
o el Asistente para formularios, Access agrega un encabezado del formulario
o un pie del formulario al formulario. /l encabe$ado de un formulario muestra
informaci%n s%lo en la parte superior de la primera pgina impresa del
formulario & el pie de un formulario lo hace s%lo en la parte inferior de la
Gltima pgina impresa.
/n comparaci%n, un encabezado de pgina muestra informaci%n en la parte
superior de todas las pginas del formulario & un pie de pgina lo hace en la
parte inferior de todas las pginas del formulario. or e#emplo, un control en la
secci%n /ncabe$ado de pgina aparecera en todas las pginas del formulario,
pero un control en la secci%n /ncabe$ado del formulario lo hara s%lo en la
parte superior de la primera pgina del formulario.
)os encabezados y los pies
de pgina no aparecen en la
vista .ormulario.

10'
ara agregar o eliminar un encabe$ado de pgina, un pie de pgina, un
encabe$ado del formulario o un pie del formulario, haga clic en los comandos
/ncabe$ado o pie de pgina o /ncabe$ado o pie de formulario del menG Ber
cuando el formulario est en la vista 2ise+o. Io puede quitar la secci%n 2etalle
del formulario. ara a#ustar el tama+o de una secci%n, mueva el puntero del
mouse !rat%n" sobre cualquier borde de la secci%n hasta que adopte la forma de
una flecha de cambio de tama+o de dos puntas & arrastre el borde hasta que la
secci%n tenga el tama+o adecuado.
)odas las secciones de un formulario tienen una barra sobre ellas que contiene
el nombre de la secci%n. ara seleccionar una secci%n en particular, haga clic en
la barra de la secci%n. *a barra de la secci%n seleccionada cambia su formato a
te.to en blanco sobre fondo negro. or e#emplo, en la ilustraci%n anterior, est
seleccionada la secci%n 2etalle.
+uede agregar o %uitar un
encabezado y un pie slo
como par.
105
ara seleccionar un formulario entero, puede utili$ar el selector de formularios,
que es el bot%n situado a la i$quierda de la regla hori$ontal en la esquina
superior i$quierda del formulario cuando 'ste est en la vista 2ise+o.
(uando se selecciona el formulario, el selector de formularios contiene un
cuadro negro, como se ve en la ilustraci%n anterior.
/n este e#ercicio, va a agregar etiquetas independientes al encabe$ado & al pie
del formulario del formulario frm2atos@ecursos8umanos.
1 En la barra de herramientas @ista .ormulario, haga clic en el
botn @ista.
-parece el formulario frm:atos7ecursos&umanos en la vista
:iseo con el cuadro de herramientas abierto.
2 (ueva el puntero del mouse sobre la es%uina inferior derecha de la
ventana del formulario hasta %ue adopte la forma de una flecha
diagonal de dos puntas y arrastre los bordes de la ventana hacia
abajo y a la derecha hasta %ue se vea el formulario entero y haya
unos D cm de espacio debajo de la barra +ie del formulario.
El cuadro de herramientas
aparece como barra de
herramientas flotante.
+uede hacer %ue el cuadro
de herramientas se convierta
en una barra de herramientas
acoplada arrastrndolo sobre
el resto de las barras de
herramientas.

10.
3 (ueva el puntero del mouse sobre el borde superior de la barra
:etalle hasta %ue adopte la forma de una flecha de cambio de
tamao de dos puntas y arrastre la barra hacia abajo unos 8,= cm.
' (ueva el puntero del mouse sobre el borde inferior de la barra +ie
del formulario hasta %ue adopte la forma de una flecha de cambio de
tamao de dos puntas y arrastre el borde hacia abajo unos 8,= cm.
5 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Eti%ueta.
107
. &aga clic en el centro de la seccin Encabezado del formulario a
unos ;,= cm del borde iz%uierdo de la ventana del formulario y
escriba Inor!acin sobre los e!pleados.

107
7 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Eti%ueta,
en la seccin +ie del formulario debajo de la barra +ie del
formulario y a unos ;,= cm de borde iz%uierdo de la ventana
.ormulario, y despu1s escriba Inor!acin conidencialL slo
para uso interno de los e!pleados de la co!paGa.
-ccess limita la longitud de
l"nea del texto al ancho del
formulario. +ara establecer
sus propias longitudes de
l"nea, puede cambiar el
tamao de la eti%ueta
despu1s de terminar de
escribir o puede presionar
CtrlJEntrar al final de la
primera l"nea. )a longitud
de la primera l"nea establece
la longitud mxima de todas
las l"neas.
)a eti%ueta empieza donde
est el signo ms del
puntero del mouse antes
de hacer clic.
10"
7 En la barra de herramientas :iseo de formularios, haga clic en el
botn @ista.
El formulario aparece en la vista .ormulario.
&mprimir un formulario
2espu's de haber creado un formulario, puede imprimirlo como lo hara con
cualquier otro ob#eto de base de datos0 haga clic en el bot%n Imprimir de la
barra de herramientas o en el comando Imprimir del menG Archivo.
(uando se imprime un formulario, sin embargo, debe recordar que Access
imprimir todos los registros del formulario. or tanto, si tiene =_ registros,
se imprimirn =_ versiones del formulario, una por cada registro. A menos
que traba#e en un formulario mu& grande, en una pgina impresa caben varios
registros. 2ependiendo del tama+o del formulario, Access podra imprimir
=_ registros en cualquier nGmero de pginas.
ara ver el aspecto del formulario antes de imprimirlo, haga clic en el bot%n
Bista preliminar de la barra de herramientas o en el comando Bista preliminar
del menG Archivo.
El formulario aparece con
espacio sin usar a la vista.
+ara eliminar este espacio
adicional y hacer %ue el
formulario tenga un aspecto
lo ms compacto posible,
haga clic en el comando
-justar al formulario del
men$ @entana.
:e forma predeterminada,
-ccess alinea el texto a la
iz%uierda y los n$meros a la
derecha, provocando una
alineacin no coincidente en
los cuadros de texto %ue se
muestran a%u".

110
,odificar las propiedades de
los controles
(ada parte de un formulario tiene su propio con#unto de propiedades, que
son los valores que determinan el aspecto & las especificaciones de los datos
& de los controles del formulario. uede cambiar las propiedades de todo
el formulario0 por secciones o controles individuales del formulario. *as
propiedades que puede establecer para los formularios son parecidas a las
propiedades que establece para una tabla o una consulta en la secci%n
ropiedades del campo de la ventana de la vista 2ise+o. or e#emplo, puede
establecer propiedades para el formato !como posiciones decimales o fechas",
los colores, los tipos de datos, los valores predeterminados, las mscaras de
entrada & los campos de bGsqueda.
*as propiedades se pueden modificar utili$ando la *oja de propiedades para
parte del formulario. /sta ho#a es un cuadro de dilogo que muestra todas las
propiedades disponibles para esa parte del formulario & le permite cambiarlas.
(on el fin de usar la ho#a de propiedades para un control, haga doble clic en el
control & aparece esta ho#a. 2e igual forma, para mostrar la ho#a de propiedades
de una secci%n, haga doble clic en la secci%n o en la barra de 'sta. ara mostrar
la ho#a de propiedades de todo el formulario, haga doble clic en el cuadro negro
del selector de formularios.
Muchas propiedades que se pueden cambiar utili$ando la ho#a de propiedades
tambi'n se pueden modificar mediante los botones de la barra de herramientas
2ise+o de formularios. or e#emplo, el tama+o de fuente & el color se pueden
modificar utili$ando la barra de herramientas. ara cambiar las propiedades de
un formulario o de una parte del mismo utili$ando la barra de herramientas
7ormato, debe especificar la parte del formulario que desea cambiar. (on el fin
de modificar un control, haga clic en 'l para seleccionarlo. (uando selecciona
un control, aparecen peque+os cuadrados denominados controladores
alrededor de los bordes del control e indican que est seleccionado.
uede seleccionar varios controles manteniendo presionada la tecla Ma&Gs &,
a continuaci%n, haciendo clic en los controles que desee seleccionar. ara
seleccionar todos los controles de un formulario, presione (trlL/ o haga clic
en el comando 9eleccionar todo del menG /dici%n. ara anular la selecci%n
de un control, mantenga presionada la tecla Ma&Gs & haga clic en el control
seleccionado. uede anular la selecci%n de todos los controles de un formulario
haciendo clic en cualquier rea vaca del formulario.
)as mscaras de entrada y
los valores predeterminados
se tratan en la leccin H,
+uede mostrar la hoja de
propiedades haciendo clic
en el botn +ropiedades
de la barra de herramientas
:iseo de formularios o
+ropiedades del men$ @er.
111
/n este e#ercicio, va a utili$ar la barra de herramientas 7ormato para cambiar
las propiedades de la etiqueta Informaci%n sobre los empleados & los cuadros
de te.to de la secci%n 2etalles. 2espu's, va a usar la ho#a de propiedades para
cambiar las propiedades de la etiqueta Informaci%n confidencial.
1 En la barra de herramientas @ista .ormulario, haga clic en el
botn @ista.
:iseo.
2 &aga clic en la eti%ueta !nformacin sobre los empleados.
-parecen controladores en la eti%ueta, como se muestra en la
ilustracin de la siguiente pgina e indican %ue est seleccionada.
del cuadro 'amao de fuente y despu1s en ;>.
El formato de fuente cambia a ;> puntos.
' En la barra de herramientas .ormato, haga clic en la flecha abajo
del cuadro Color de fuente o de primer plano y, a continuacin, en
un cuadrado p$rpura.
El color de la fuente de la eti%ueta cambia a p$rpura.
5 &aga clic en cual%uier rea vac"a del formulario.
4bserve %ue no se cambia
el tamao de la eti%ueta
automticamente, aun%ue el
tamao del texto ahora sea
muy grande para verla bien.
)o cambiar en el siguiente
ejercicio.

112
. (antenga presionada la tecla (ay$s y haga clic en los cuadros de
texto, no en las eti%uetas, de la seccin :etalle.
7 En la barra de herramientas .ormato, haga clic en el botn -linear
a la iz%uierda.
Cuando el formulario aparezca en la vista .ormulario, todos los
datos de los cuadros de texto estarn alineados a la iz%uierda.
7 &aga clic en cual%uier rea vac"a del formulario.
" &aga doble clic en el borde de la eti%ueta !nformacin confidencial.
-parece la hoja de propiedades de la eti%ueta.
-un%ue aparece un
controlador en la es%uina
superior iz%uierda de las
eti%uetas relacionadas con
los cuadros de texto, no
significa %ue est1n
seleccionadas con 1stos
sino %ue la eti%ueta est
relacionada con el cuadro
de texto y %ue puede
moverlos juntos.
113
10 5i es necesario, haga clic en la ficha .ormato.
11 :esplcese hacia abajo, haga clic en el cuadro Color del texto y, a
continuacin, en el botn /...0 %ue aparece.
-parece el cuadro de dilogo Color.
12 &aga clic en el cuadrado rojo y en -ceptar.
El texto de la eti%ueta ser rojo.
de la hoja de propiedades de la eti%ueta.
5e cierra la hoja de propiedades. 4bserve %ue el color del texto de
la eti%ueta !nformacin confidencial ahora es rojo.
1' &aga clic en la barra de herramientas Encabezado del formulario,
en la flecha abajo del cuadro Color de fondo o de relleno y, a
continuacin, en un cuadrado azul claro.
El color del fondo de la seccin Encabezado del formulario se
convierte en azul claro.
15 &aga clic en la barra :etalle y en el botn Color de fondo o
de relleno.
El color del fondo de la seccin :etalle se convierte en azul claro.
1. &aga clic en la barra +ie del formulario y en el botn Color de
fondo o de relleno.
El color del fondo de la seccin +ie del formulario se convierte en
azul claro.
botn Buardar.
4bserve %ue el texto de
la eti%ueta aparece en el
cuadro 'itulo de la ficha
.ormato. +uede cambiarlo
cambiando el texto del
cuadro.
5i hace clic en el botn Color
de fondo o de relleno, el
botn utilizar el $ltimo color
%ue seleccion mediante la
flecha abajo. En los pasos ;=
y ;?, el botn usa el mismo
color azul claro %ue
seleccion en el paso ;>.

11'
botn @ista.
El formulario aparece en la vista .ormulario.
Cambiar el tama*o de los controles
y moverlos
(omo observ% en el e#ercicio anterior, si cambia el formato del te.to, de la
etiqueta o del cuadro de te.to que contiene el te.to, el nuevo formato no se
aplica automticamente. /n tales casos, debe cambiar el tama+o del control
manualmente para que se muestre todo el te.to. Asimismo debe mover los
controles o cambiar el te.to de 'stos, ambas acciones se pueden reali$ar con
el mouse.
'ambi1n puede cambiar el
color de fondo abriendo la
hoja de propiedades de la
seccin %ue desea cambiar,
haciendo clic en la ficha
.ormato, en el cuadro Color
del fondo, en el botn /...0
%ue aparece y, finalmente,
en el cuadrado del color
%ue prefiera usar.
115
(ambiar el tama+o de los controles & moverlos con el mouse requiere un poco de
prctica. A medida que mueve el puntero del mouse sobre un control, el puntero
cambia de forma para que pueda reali$ar distintas acciones en el control.
%/ntero 0ombre Aparece
i se 1ace
clic en l
unto de inserci%n (uando mueve el
puntero sobre el centro
de un control
seleccionado.
uede editar el
te.to del control.
7lechas de dos
puntas0 hori$ontal,
vertical o diagonal
(uando mueve el
puntero sobre
cualquiera de los
controladores del
borde del control,
e.cepto el controlador
superior i$quierdo.
uede cambiar el
tama+o del control
en las direcciones
de la flecha.
Mano (uando mueve el
puntero sobre los
bordes de un control,
pero entre los
controladores.
uede mover el
control & la etiqueta
o el cuadro de te.to
correspondientes.
Mano que se+ala (uando mueve el
puntero sobre el
controlador de la
esquina superior
i$quierda del control.
uede mover el
control sin mover
la etiqueta o el
cuadro de te.to
correspondientes.
/n este e#ercicio, va a utili$ar el puntero del mouse para cambiar el tama+o,
mover & cambiar el te.to de algunos de los controles del formulario
frm2atos@ecursos8umanos.
1 En la barra de herramientas &oja de datos del formulario, haga clic
en el botn @ista.
:iseo.
2 En la seccin Encabezado del formulario, haga clic en la eti%ueta
!nformacin sobre los empleados.
-parecen los controladores de la eti%ueta e indican %ue est
seleccionada.
5i un control no tiene una
eti%ueta ni un cuadro de texto
relacionados, puede utilizar
la mano o la mano %ue
apunta para moverlo.

11.
3 (ueva el puntero del mouse sobre el controlador de la parte
inferior derecha de la eti%ueta hasta %ue adopte la forma de una
flecha diagonal de dos puntas y arrastre el borde de la eti%ueta
hacia abajo y a la derecha hasta se vea todo el texto de la eti%ueta.
' En la seccin :etalle, haga clic en el cuadro de texto
.echaContratacin, no en la eti%ueta.
-parecen los controladores del cuadro de texto e indican %ue est
seleccionado.
5 (ueva el puntero del mouse sobre el controlador central derecho
hasta %ue adopte la forma de una flecha horizontal de dos puntas y
arrastre el borde hacia la iz%uierda hasta %ue el tamao del cuadro
de texto sea igual %ue el del cuadro de texto !dEmpleado.
-un%ue el cuadro de texto
!dEmpleado es demasiado
pe%ueo para se muestre la
palabra completa
7d8mpleado, es lo bastante
grande como para %ue, en la
vista .ormulario, se muestren
los n$meros de los !d. de los
empleados, %ue slo tienen
cuatro caracteres de largo.
117
. (ueva el puntero del mouse sobre el borde superior de la barra
:etalle hasta %ue adopte la forma de una flecha de cambio de
tamao de dos puntas y arrastre el borde hacia abajo unos 8,= cm.
-umenta el tamao de la seccin Encabezado del formulario.
7 En la seccin +ie del formulario, haga clic en la eti%ueta
!nformacin sobre los empleados.
-parecen los controladores en la eti%ueta e indican %ue est
seleccionada.

117
7 (ueva el puntero del mouse sobre el borde de la eti%ueta hasta
%ue adopte la forma de una mano, arrastre la eti%ueta a la seccin
Encabezado del formulario y, a continuacin, c1ntrela debajo de la
eti%ueta !nformacin sobre los empleados.
" En la barra de herramientas .ormato, haga clic en el botn Centrar.
5e centra el texto de la eti%ueta !nformacin confidencial.
10 (ueva el puntero del mouse sobre el principio del texto de la
eti%ueta !nformacin confidencial hasta %ue se convierta en un
punto de insercin.
11 &aga clic en el principio del texto de la eti%ueta !nformacin
confidencial y escriba D /par1ntesis de apertura0.
El texto de la eti%ueta
!nformacin confidencial est
centrado en relacin con el
tamao de la eti%ueta y no
con el tamao del formulario
ni con cual%uiera de los
dems controles del
formulario.
'ambi1n puede utilizar el
puntero del mouse con forma
de mano %ue apunta para
mover la eti%ueta !nformacin
confidencial ya %ue no tiene
ning$n cuadro de texto
correspondiente.
11"
12 &aga clic en el final del texto de la eti%ueta !nformacin
confidencial y escriba E /par1ntesis de cierre0.
13 (ueva el puntero del ratn sobre el borde inferior de la seccin +ie
del formulario hasta %ue se convierta en una flecha de cambio de
tamao de dos puntas.
1' -rrastre el borde inferior de la seccin +ie del formulario hacia
arriba hasta la barra +ie del formulario.
Wa no se ve la seccin +ie del formulario.
botn Buardar.
'ambi1n puede utilizar
la hoja de propiedades
del pie del formulario para
establecer la propiedad
@isible en Ao y %ue ya no
se vea el pie del formulario.

120
1. En la barra de herramientas :iseo de formularios, haga clic en el
botn @ista.
El formulario aparece en la vista .ormulario, como se muestra en
la ilustracin de la siguiente pgina, con todos los datos de los
cuadros de texto alineados a la iz%uierda y habiendo espacio
innecesario alrededor del formulario.
121
17 En el men$ @entana, haga clic en -justar al formulario.
:esaparece el espacio innecesario.
formulario frm:atos7ecursos&umanos.
Crear un formulario en la vista (ise*o
(uando utili$a la vista 2ise+o para crear un formulario, empie$a por un
formulario en blanco & le agrega uno o varios controles. *a vista 2ise+o le
proporciona ms opciones para crear formularios personali$ados que el
Asistente para formularios o Autoformulario.
9i desea utili$ar los campos de una tabla o consulta e.istentes, primero debe
establecer esa tabla o consulta como el origen de la tabla del formulario. ara
establecer el origen del formulario utilice la propiedad :rigen del registro en la
ho#a de propiedades del formulario. 2espu's de designar la tabla o la consulta
como el origen del formulario, aparece una lista de campos que contiene todos
los campos de la tabla o la consulta. A continuaci%n, puede arrastrar los campos
que desee utili$ar de la lista de campos al formulario. *os campos que agrega a
un formulario en la vista 2ise+o son controles dependientes porque se basan en
una tabla o consulta sub&acente.
5i se maximiza la ventana
del formulario, no puede
usar el comando -justar al
formulario.
+uede mostrar u ocultar la
lista de campos haciendo clic
en el botn )ista de campos
de la barra de herramientas
:iseo de formularios. +ara
usar una consulta como
origen, haga clic en el botn
/...0 situado junto al cuadro
4rigen del registro.

122
ara crear un formulario en la vista 2ise+o0
1 En la barra 4bjetos, haga clic en .ormularios, si fuese necesario.
2 &aga doble clic en Crear formulario en vista :iseo.
-parece un formulario en blanco en esta vista con el cuadro de
herramientas abierto.
3 &aga doble clic en el selector de formularios.
-parece la hoja de propiedades del formulario.
' En esta hoja, haga clic en la ficha :atos, en la flecha abajo del
campo 4rigen del registro y, a continuacin, haga clic en la tabla
%ue desee usar como el origen del formulario.
5 Cierre la hoja de propiedades del formulario.
-parece la lista de campos de la tabla seleccionada.
. -rrastre los campos %ue desee utilizar de la lista de campos
al formulario.
7 Cree controles adicionales utilizando las herramientas del cuadro
de herramientas.
&ntroducir registros en un formulario
Adems de facilitar la visuali$aci%n de los datos, la otra venta#a clave de los
formularios es que facilitan la introducci%n de datos. *as tablas & los
formularios son interactivosF es decir, al introducir un registro en una tabla
tambi'n se introduce en el formulario basado en ella. 2e igual forma, al
introducir datos en un formulario tambi'n se introducen en la tabla sub&acente
del formulario. (uando introduce un nuevo registro en un formulario, el
registro se guarda automticamente al pasar a otro registro. Access guarda el
registro aunque cierre el formulario sin hacer clic en Cuardar.
&mportante
-l introducir o cambiar los datos de un formulario, recuerde %ue si se
cambia informacin del formulario, tambi1n se cambia, interactivamente,
en la tabla subyacente.
/n general, la introducci%n de datos en un formulario consiste en buscar un
registro vaco e introducir los datos en 'l, utili$ando las teclas de m'todo
abreviado para pasar de un control a otro.
+uede desplazarse al primer
registro vac"o haciendo clic
en el botn Auevo registro de
la parte inferior de la ventana
.ormulario.
123
/n este e#ercicio, va a agregar un nuevo registro al formulario frmBendors, que
se basa en la tabla tblBendors, & a comprobar que tambi'n se agreg% a esta tabla.
1 En la barra 4bjetos, haga clic en 'ablas.
2 &aga clic en tbl@endors, si es necesario, y despu1s en -brir en la
barra de herramientas de la ventana ,ase de datos.
)a tabla se abre en la vista &oja de datos. 4bserve %ue hay ocho
registros de proveedores y %ue el $ltimo es ClocMtoer 5porting
Boods.
tabla tbl@endors.
)a tabla se cierra.
' En la barra 4bjetos, haga clic en .ormularios.
5 &aga clic en frm@endors, si es necesario, y despu1s en -brir en la
El formulario se abre en la vista .ormulario.
. &aga clic en el botn Auevo registro.
-parece el registro F %ue es el primer registro vac"o.
7 En el cuadro de texto !d +roveedor, escriba 5, y presione Entrar.
El punto de insercin pasa al cuadro de texto Aombre proveedor.
7 En el cuadro de texto Aombre proveedor, escriba 5it+y
5estaurant ,upply y presione Entrar.
El punto de insercin pasa al cuadro de texto :ireccin proveedor.
5i desea eliminar los
cambios del campo actual,
presione Esc. +ara eliminar
todos los cambios del
registro actual, presione Esc
dos veces.

12'
" En el cuadro de texto :ireccin proveedor, escriba 15 6l! ,treet y
presione Entrar.
El punto de insercin pasa al cuadro de texto Ciudad.
10 En el cuadro de texto Ciudad, escriba ,anta Barbara y
presione Entrar.
El punto de insercin pasa al cuadro de texto +rovincia.
11 En el cuadro de texto +rovincia, escriba C4 y presione Entrar.
El punto de insercin pasa al cuadro de texto Cdigo postal.
12 En el cuadro de texto Cdigo postal, escriba 70007.
formulario frm@endors.
1' En la barra 4bjetos, haga clic en 'ablas.
15 &aga clic en tbl@endors, si es necesario, y despu1s en -brir en la
)a tabla aparece en la vista &oja de datos. El noveno registro
corresponde a 7itzy 7estaurant 5upply, %ue es el registro %ue
acaba de escribir en el formulario frm@endors.
1. &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha de la
tabla tbl@endors.
)a tabla se cierra.
7ecuerde, -ccess guarda los
cambios en cuanto se rellena
el registro, aun%ue cierre el
formulario sin guardar.
+uede ver la tabla tbl@endors
sin cerrar el formulario
frm@endors haciendo clic en
la flecha abajo del cuadro
@ista y haciendo clic en la
vista &oja de datos.
125
!'portar un formulario de Access a
formato +.,/
ara que los ob#etos de base de datos est'n disponibles para los usuarios que no
tengan Access o que no est'n acostumbrados a traba#ar con bases de datos, puede
guardar las tablas, los formularios & los informes como documentos 8)M*. *os
usuarios pueden ver estos documentos en el ,eb o en una intranet !una red
dentro de la organi$aci%n utili$ada para compartir informaci%n & recursos entre
los empleados" utili$ando un e.plorador ,eb como Microsoft Internet /.plorer.
*a instalaci%n estndar de Access o de Microsoft :ffice =DD= inclu&e la Gltima
versi%n del e.plorador ,eb Internet /.plorer.
Cuardar un ob#eto de base de datos en otro formato de archivo, como 8)M*,
se denomina exportacin. Al e.portar una tabla, un formulario o un informe a
8)M*, los usuarios pueden ver pero no cambiar sus datos. (omo resultado,
debe tratar de e.portar los formularios en ve$ de las tablas porque 'stos tienen
un formato ms atractivo en 8)M* que las tablas. 9i e.porta un informe a
8)M*, Access crea un documento 8)M* independiente por cada pgina
impresa del informe.
/n este e#ercicio, va a e.portar un formulario a un documento 8)M*
denominado 7ormulario^*ista^roveedores & va a abrir el documento
utili$ando Internet /.plorer.
1 (uestre la lista de formularios en la ventana ,ase de datos y haga
clic en el formulario frm@endors.
2 En el men$ -rchivo, haga clic en Exportar.
-parecer el cuadro de dilogo Exportar formulario.
El cuadro de dilogo
Exportar formulario puede
mostrar una carpeta %ue
no sea la carpeta +ractice.
5i muestra el contenido de la
carpeta (is documentos o de
cual%uier otra, realice el paso
H. :e lo contrario, pase al
paso >.
)os archivos &'() creados
a partir de objetos de la base
de datos no se almacenan en
ella sino %ue se guardan
como archivos separados en
la ubicacin %ue prefiera.

12.
3 :esplcese a la carpeta +ractice del disco duro.
' &aga clic en el cuadro Aombre de archivo, elimine el texto
existente si lo hay y, a continuacin, escriba
=or!ularioM8istaM1ro*eedores.
-l documento &'() se le asignar el nombre
.ormularioZ)istaZ+roveedores.
5 &aga clic en la flecha abajo Buardar como tipo, haga clic en
:ocumentos &'() /P.htmlXP.htm0 y, a continuacin, haga clic
en Exportar.
-parece el cuadro de dilogo 4pciones para resultados &'().
. &aga clic en -ceptar.
7 En la barra de tareas de #indos, haga clic en !nicio, elija 'odos
los programas y, a continuacin, haga clic en !nternet Explorer.
5e inicia !nternet Explorer.
7 En el men$ -rchivo, haga clic en -brir.
" &aga clic en Examinar.
-parece el cuadro de dilogo de (icrosoft !nternet Explorer.
10 :esplcese a la carpeta +ractice del disco, haga clic en
.ormularioZ)istaZ+roveedores y despu1s en -brir.
El cuadro de dilogo
4pciones para resultados
&'() le permite seleccionar
una plantilla %ue controla el
aspecto de la pgina &'().
5i desea usar una plantilla,
active la casilla de
verificacin 5eleccionar
una plantilla &'() para
seleccionarla y, en la
instalacin estndar de
-ccess, desplcese a
CEN-rchivos de programaN
(icrosoft 4fficeN'emplatesN
;9HHN#ebs. )a ruta de
acceso se cre suponiendo
%ue el disco duro es C.
Cuando exporte un objeto de
base de datos a &'(), no es
necesario usar la convencin
de nomenclatura de
)eszynsMi. 5in embargo, no
debe incluir espacios en el
nombre del archivo &'(),
ya %ue la mayor"a de los
exploradores #eb no puede
leer nombres de archivo con
espacios.
El botn !nternet Explorer
debe formar parte de la barra
!nicio rpido de la barra de
tareas de #indos. 5i es
as", puede iniciar !nternet
Explorer haciendo clic en 1l.
127
El formulario aparece como documento &'().
12 5alga de !nternet Explorer.
Copia de seguridad y restauracin de
una base de datos
uesto que confa tanto en los datos de las bases de datos de Access, debe hacer
copia de seguridad de 'stas de ve$ en cuando. Al guardar una base de datos de
Access, guarda s%lo un archivo, la propia base de datos, aunque la base de
datos contenga muchas tablas, consultas, formularios e informes. ara hacer
una copia de seguridad de una base de datos, copie el archivo completo &, a
continuaci%n, p'guelo en otra ubicaci%n, creando un duplicado. 9i los datos de
la base de datos original se eliminan o se da+an accidentalmente, puede
restaurarla utili$ando los datos del duplicado.
Aunque puede hacer una copia de seguridad de una base de datos guardndola
en otra parte de la unidad de disco, el m'todo ms seguro es guardar la base de
datos en un disquete, en un disco Xip o en otro formato porttil.
ara hacer una copia de seguridad de una base de datos0
1 Compruebe %ue est cerrada la base de datos.
2 :esplcese a la ubicacin en la %ue est almacenada la base
de datos.
3 Copie la base de datos.

127
' :esplcese a la ubicacin en la %ue desee almacenar la copia de
seguridad de la base de datos.
5 +egue la base de datos, creando una copia de seguridad de la
base de datos original.
ara restaurar la base de datos a partir de la copia de seguridad0
1 :esplcese a la ubicacin en la %ue est almacenada la base
de datos de la copia de seguridad.
2 Copie la base de datos de la copia de seguridad.
3 :esplcese a la ubicacin en la %ue desee restaurarla.
' +egue la base de datos, creando una copia de la base de datos
de la copia de seguridad.
esumen de la leccin
/n esta lecci%n se ha e.plicado c%mo crear formularios utili$ando
Autoformulario o el Asistente para formularios, agregar controles a un
formulario, modificar las propiedades de los controles, cambiar el tama+o
de los controles & moverlos, e introducir registros en un formulario.
Asimismo ha aprendido c%mo e.portar un formulario a una pgina 8)M*.
5e cierra la base de datos :atabase .undamentals 9=.
5e cierran -ccess y la base de datos :atabase .undamentals 9=.
!jercicio corto
1 KCmo puede saber si est seleccionado un controlL
2 -l mover el puntero del mouse sobre un control seleccionado,
K%u1 significa cuando el puntero adopta la forma de una mano
%ue sealaL
3 KCules son los tres m1todos %ue puede utilizar para crear
un formularioL
' KCmo cambia el tamao de fuente del texto de un control
utilizando la barra de herramientasL
5 KCules son las dos formas de modificar las propiedades
de un controlL
12"
. Cuando introduce un nuevo registro en un formulario, K%u1 le pasa
a la tabla en la %ue se basa el formularioL
7 KCules son las tres categor"as de los controlesL
7 KCmo agrega una eti%ueta a un formulario en la vista :iseoL
" K<u1 es la seccin :etalle de un formularioL
esumen de conceptos
6jercicio 1: Utili$ando Autoformulario, cree un formulario en columnas
basado en la tabla tbl@eservations & asgnele el nombre frm@eservas. Agregue
una etiqueta al encabe$ado del formulario que diga <eservas en negrita & con
un tama+o de fuente de ;3 puntos, & cambie el tama+o de la etiqueta para que
se vea todo el te.to. /n la secci%n 2etalle, modifique los cuadros de te.to para
que todo el te.to se alinee a la i$quierda & todos los cuadros de te.to tengan el
tama+o del ms peque+o. Introdu$ca una nueva reserva para una fiesta de seis
personas con el Id. de hu'sped 3 que se quedar del ;<U=UD3 al ;4U=UD3 en la
9uite J con un descuento de grupo. (ompruebe que se ha agregado la nueva
informaci%n a la tabla tbl@eservations.
6jercicio 2: *os formularios tambi'n se pueden basar en una consulta adems
de basarse en una tabla. /n este e#ercicio va a crear un formulario basado en
una consulta. *as tablas que se van a utili$ar para la consulta son
tbl8uman@esources2ata & tbl/mplo&ees. rimero debe crear una relaci%n
entre las dos tablas utili$ando el campo Id. de empleado como campo
combinado. Cuarde la relaci%n &, a continuaci%n, cree una consulta utili$ando
el Asistente para consultas. 9eleccione los campos Id/mpleado, (argo &
9alario de la tabla tbl8uman@esources2ata & los campos Apellidos,
Iombre & )el'fono(asa de la tabla tbl/mplo&ees. Introdu$ca la consulta
0r$1mpleado.orCargo cuando llegue al cuadro de dilogo del asistente que
pide el nombre de la consulta. (uando se muestre la consulta en la vista 8o#a
de datos, haga clic en el bot%n 2ise+o para pasar a la vista 2ise+o. 8aga clic en
la fila :rden de la cuadrcula de dise+o del campo (argo & estable$ca la
secuencia de ordenaci%n en Ascendente. Cuarde la consulta & vuelva a la vista
8o#a de datos para ver los resultados. (ierre la consulta. (ree un formulario
utili$ando el Asistente para formularios & base el formulario en la consulta
qr&/mpleadoor(argo. 9eleccione todos los campos que se van a incluir en el
formulario, utilice un dise+o en columnas & seleccione el estilo de formulario
que desee. Cuarde el formulario con el nombre frm1mpleado.orCargo &
v'alo en la vista 8o#a de datos.

130
6jercicio 3: /l comprador de Adventure ,orHs desea un formulario que
muestre una lista de los proveedores del comple#o & de los productos que
proporciona cada proveedor. *a me#or forma de hacerlo es crear un formulario
con un subformulario. /s parecido a una ho#a secundaria de datos de las que ha
visto anteriormente en esta lecci%n. ara crear este formulario, primero debe
crear una relaci%n entre las tablas tblBendors & tblroducts utili$ando el campo
Idroveedor como campo combinado. 8aga clic en el icono 7ormularios de la
ventana ?ase de datos &, a continuaci%n, haga doble clic en (rear un formulario
utili$ando el asistente. /n el rea )ablasU(onsultas del primer cuadro de
dilogo del asistente, seleccione tblBendors. Agregue los campos Idroveedor,
Iombreroveedor, 2irecci%nroveedor & (%dostal al formulario. /n el
cuadro )ablasU(onsultas seleccione la tabla tblroducts & agregue el campo
2escripci%n al formulario. Al hacer clic en 9iguiente el asistente le pregunta
c%mo desea ver el formulario. AsegGrese de que estn seleccionados la tabla
tblBendors & el bot%n 7ormulario con subformularios antes de hacer clic en
9iguiente. 9eleccione el dise+o 8o#a de datos & el estilo que prefiera.
Asigne el nombre frmroductosroveedor al formulario principal &
frm9ubformularioroductos al subformulario. (uando haga clic en 7inali$ar,
se abrir el formulario en la vista 8o#a de datos. :bserve que ha creado un
formulario dentro de otro & que cada uno de ellos tiene sus propios botones de
despla$amiento.
6jercicio ': /li#a el formulario frm/mpleadoor(argo que cre% en el
e#ercicio < de esta lecci%n & e.p%rtelo como pgina ,eb. Asigne el nombre
1mpleado,.or,Cargo al archivo 8)M*. Abra la pgina en Internet /.plorer
& v'alo.
131
Diseo de un inor!e
rear un in!orme utilizando Autoin!orme.
rear un in!orme utilizando el Asistente para in!ormes.
A"re"ar controles a un in!orme.
Dar !ormato a un in!orme.
rear controles calculados.
%btener una vista preliminar e imprimir un in!orme.
*os informes son parecidos a los formularios en tanto que se basan en los datos
de una consulta o de una tabla sub&acentes. Io obstante, mientras que los
formularios se dise+an para facilitar la visi%n e introducci%n de datos, la
finalidad de un informe es imprimirlos en un formato atractivo & fcil de leer.
2e hecho, no se pueden introducir datos realmente en una base de datos
utili$ando un informe.
or e#emplo, digamos que desea crear una lista de la informaci%n sobre los
contactos de todos los empleados de Advernture ,orHs. uede utili$ar la tabla
que contiene los datos, pero la presentaci%n compacta & escueta sera difcil
de leer.
86CCI9- .

132
uede utili$ar los informes para presentar datos con aspecto profesional en la
pgina impresa. (ompare el formato de la tabla superior con los mismos datos
organi$ados del siguiente informe.
/l proceso de creaci%n de un informe es mu& parecido al de un formulario.
)anto los informes como los formularios utili$an controles para organi$ar &
mostrar los datos. or consiguiente, muchas de las t'cnicas de generaci%n de
formularios e.plicadas en la lecci%n 4 `2ise+o de un formulario`, tambi'n se
aplican a los informes. Una ve$ creado un informe, puede agregar controles,
modificar su formato & crear controles calculados.
(omo el resto de los ob#etos de Microsoft Access, puede abrir & modificar
los informes en la vista 2ise+o. ero, a diferencia de los dems ob#etos, puede
mostrar el propio informe de dos formas. *a 2ista previa del dise&o, que
es especfica de los informes, muestra s%lo la primera pgina del informe.
/n general, utilice esta vista para comprobar la apariencia de un informe.
*a Bista preliminar muestra el informe completo e.actamente como se
imprimir, incluidos todos los datos & el dise+o.
denominado 2atabase 7undamentals DE de la carpeta ractice situada en el
+uede pasar de la vista
:iseo a la @ista previa del
diseo o a la @ista preliminar
y volver a la primera, pero no
puede pasar directamente de
la @ista previa del diseo a la
@ista preliminar ni desde 1sta
a la @ista previa del diseo.
133
Crear un informe utilizando
Autoinforme
/n Access, puede crear informes de tres formas0 mediante Autoinforme, el
Asistente para informes o la vista 2ise+o. 2e estas tres opciones, la ms rpida
esAutoinforme. /sta t'cnica, a la ve$ rpida & sencilla, no le permite personali$ar
mucho el informe. 9i utili$a Autoinforme, selecciona s%lo el formato del informe
& la tabla o consulta en la que se basaF no puede seleccionar los campos, la
orientaci%n de pgina ni la fuente que desea usar en 'l. 9i desea personali$ar
ms el informe, lo puede modificar en la vista 2ise+o despu's de crearlo.
9i usa Autoinforme, puede seleccionar uno de los dos dise+os de los informes0
dise&o en columnas o dise&o en tablas. *os informes en columnas presentan
los datos registro a registro, como los formularios, mostrando sus nombres de
campo. *a ilustraci%n de la siguiente pgina es un e#emplo de un informe en
tablas basado en la tabla tblBendors.
)os registros aparecen en
dos columnas y estn
separados por l"neas en
los informes en columnas.

13'
2e forma parecida a la vista 8o#a de datos de las tablas, estos informes
muestran los nombres de los campos en la parte superior de cada pgina
& los registros de la tabla o consulta sub&acentes lnea a lnea. *a siguiente
ilustraci%n es un e#emplo de un informe en tablas basado en la tabla tblBendors.
/n este e#ercicio, va a abrir la base de datos 2atabase 7undamentals DE
& a usar Autoinforme para crear un informe en columnas a partir de la tabla
tbl/mplo&ees.
El cuadro de dilogo -brir muestra una lista de los archivos
almacenados en la carpeta +ractice.
' &aga clic en la base de datos :atabase .undamentals 9? y
en -brir.
-parece la ventana de base de datos de :atabase
.undamentals 9?.
Cada registro aparece en su
propia l"nea en los informes
en tablas.
)a mayor"a de los informes
se disean mediante el
diseo en tablas.
135
5 En la barra objetos, haga clic en !nformes y despu1s en el botn
Auevo de la barra de herramientas de la ventana ,ase de datos.
-parecer el cuadro de dilogo Auevo informe.
. En el cuadro de dilogo Auevo informe, haga clic en -utoinformeE
en tablas.
7 &aga clic en la flecha abajo del cuadro Elija la tabla o la consulta
de donde proceden los datos del objeto, haga clic en la tabla
tblEmployees y, a continuacin, en -ceptar.
El informe aparece en la @ista preliminar mostrando todos los
campos de la tabla tblEmployees.
4bserve %ue no hay ning$n
botn Buardar en la barra
de herramientas @ista
preliminar.

13.
7 En la barra de herramientas @ista preliminar, haga clic en el
botn @ista.
El informe aparece en la vista :iseo con el cuadro de
herramientas abierto, como se muestra en la siguiente ilustracin.
" En la barra de herramientas :iseo de informe, haga clic en el
botn Buardar.
-parece el cuadro de dilogo Buardar como con la tabla
tblEmployees seleccionada en el cuadro Aombre del informe.
10 Escriba rpt6!pleados y haga clic en -ceptar.
-ccess guarda el informe con el nombre rptEmpleados.
informe rptEmpleados.
El informe se cierra.
Crear un informe utilizando el
Asistente para informes
(omparado con Autoinforme, al Asistente para informes es ms fle.ible
en el proceso de creaci%n & personali$aci%n de un informe. /l Asistente para
informes hace preguntas sobre el informe que desea crear & lo dise+a basndose
en las respuestas. (on el Asistente para informes, puede seleccionar los campos
que desea en el informe, el dise+o que me#or se adapte a sus necesidades & el
estilo que prefiera. Aunque va&a a modificar el informe despu's de crearlo, este
asistente es una buena opci%n para crear un informe porque automati$a muchos
procesos lentos, como la colocaci%n de controles, durante la creaci%n de un
informe en la vista 2ise+o.
- menos %ue efect$e
cambios, -utoinforme y el
-sistente para informes,
sobre el %ue obtendr
informacin en la siguiente
seccin, asignarn al informe
el mismo nombre %ue la tabla
en la %ue se basa. +ara
seguir la convencin de
nomenclatura de )eszynsMi
descrita en la leccin ;
2:escripcin de bases de
datos3, debe eliminar tbl y
escribir rpt antes de guardar
el informe.
137
ara mantener los registros #untos & facilitar la lectura del informe, puede usar
el Asistente para informes con el fin de ordenar & agrupar los datos del informe.
uede designar niveles de agrupamiento para organi$ar los datos segGn el
campo que seleccione. or e#emplo, si designa Iombreroveedor como nivel
de agrupamiento para un informe basado en la tabla tblBendors, el informe
coloca todos los registros de un nombre de proveedor en la primera parte del
informe, los registros del siguiente nombre de proveedor en la siguiente parte
del informe & as sucesivamente. /l Asistente para informes tiene muchas
opciones de dise+o que puede utili$ar para resaltar niveles de agrupamiento.
9i especifica un orden adems de los niveles de agrupamiento, se organi$an los
datos del informe aGn ms cambiando el orden de los registros dentro de un
grupo. or e#emplo, si crea un informe de los pedidos de todos los proveedores
de Adventure ,orHs, puede agrupar los datos del informe por nombre de
proveedor & ordenar los pedidos de cada proveedor por fecha en orden
ascendente o descendente. 2e forma predeterminada, Access ordena los
registros en orden ascendente a menos que haga clic en el bot%n :rden situado
#unto al cuadro en el que especifica el campo por el que ordenar. uede
recuperar el orden ascendente volviendo a hacer clic en el bot%n. /l ttulo del
bot%n cambia para indicar la forma en la que se ordenan los registros.
/l Asistente para informes tambi'n le pide que eli#a si las pginas del informe
van a tener orientaci%n vertical u hori$ontal. /n orientaci%n vertical, la parte
ms corta del papel est situada en la parte superior de la pgina, por lo que
caben ms registros en la pgina verticalmente.
/n orientaci%n hori$ontal, la parte ms larga del papel est situada en la
parte superior de la pgina, por lo que caben ms registros en la pgina
hori$ontalmente. 9i el informe contiene muchos campos & es importante
rellenarlos todos en una sola pgina, piense en la orientaci%n hori$ontal.
En este ejemplo de
orientacin vertical, hay
demasiados campos en
todos los registros para
%ue ocupen una pgina.
)os dos $ltimos campos
de cada registro estn en
la segunda pgina.
)as orientaciones vertical y
horizontal tambi1n se
describen en la leccin 8,
2Creacin de tablas3.

137
/n este e#ercicio, va a utili$ar el Asistente para informes con el fin de crear un
informe a partir de la tabla tblAll:rders. Ba a agrupar los datos del informe por
Iombreroveedor, para que toda la informaci%n de cada vendedor est' #unta, &
a ordenar los datos en orden descendente por 7echaedido, para que todos los
pedidos de cada proveedor apare$can ordenados por fecha con el pedido ms
reciente primero.
1 &aga doble clic en Crear un informe utilizando el asistente.
-parece el primer cuadro de dilogo del -sistente para informes, con
la opcin tbl-ll4rders seleccionada en el cuadro 'ablasO Consultas y
el campo Aombre+roveedor en la lista Campos disponibles.
2 &aga clic en el botn R /-gregar0.
El campo Aombre+roveedor pasa a la lista Campos seleccionados.
En este ejemplo de
orientacin horizontal,
todos los campos de todos
los registros ocupan la
misma pgina.
'ambi1n puede abrir el
-sistente para informes
mostrando la lista de
informes en la ventana ,ase
de datos, haciendo clic en el
botn Auevo de la barra de
,ase de datos, en -sistente
para informes en el cuadro
de dilogo Auevo informe,
seleccionando una tabla o
una consulta en la %ue basar
el informe y, finalmente,
haciendo clic en -ceptar.
:espu1s de crear un informe,
puede cambiar la orientacin
del papel haciendo clic en el
comando Configurar pgina
del men$ -rchivo, en la ficha
+gina y en la orientacin
%ue desee.
13"
3 7epita el paso 8 para el resto de los campos de la tabla
tbl-ll4rders, con la excepcin de los campos !dEmpleado e
!d+roveedor.
)os campos A$m+edido, .echa+edido, Cdigo+roducto,
:escripcin, A$m*nidades, +recio y (odoEnv"o pasan a la lista
Campos seleccionados.
' &aga clic en 5iguiente.
-parece el siguiente cuadro de dilogo del -sistente para informes,
con Aombre+roveedor seleccionado en la lista de campos de la
iz%uierda del cuadro de dilogo.
+uede hacer clic en
Cancelar, en cual%uier
momento, para cerrar el
-sistente para informes
sin crear el informe.
5i selecciona varios niveles
de agrupamiento, puede
cambiar su prioridad
mediante los botones de
flecha +rioridad.

1'0
5 &aga clic en el botn R /-gregar0 y en 5iguiente
El campo Aombre+roveedor est seleccionado como nivel de
agrupamiento. -parece el siguiente cuadro de dilogo del -sistente
para informes.
. En el primer cuadro, haga clic en la flecha abajo, en .echa+edido,
en el botn -scendente y, a continuacin, en 5iguiente.
5e selecciona el campo .echa+edido como el campo por el %ue
-ccess ordenar los datos de cada grupo en orden descendente.
-parece el siguiente cuadro de dilogo del -sistente para informes.
Cuando selecciona una
opcin, el cuadro situado
a la iz%uierda de la lista de
opciones muestra un ejemplo
del aspecto de la opcin.
1'1
7 Compruebe %ue est seleccionada la distribucin En pasos, haga
clic en la opcin &orizontal de la seccin 4rientacin, compruebe
%ue est activada la casilla de verificacin -justar el ancho del
campo de forma %ue %uepan todos los campos en una pgina y,
a continuacin, haga clic en 5iguiente.
El informe aparecer en la distribucin En pasosX es decir, los
datos aparecen en columnas %ue corresponden a los niveles de
agrupamiento. -parece el siguiente cuadro de dilogo del -sistente
para informes.
7 &aga clic en .ormal, si es necesario, y en 5iguiente.
El informe utilizar el estilo .ormal. -parece el siguiente cuadro de
dilogo del -sistente para informes.
+uede utilizar estos estilos
con cual%uier informe, aun%ue
no se haya creado con el
asistente. +ara dar formato a
un informe con uno de estos
estilo, abra el informe en la
vista :iseo y haga clic en el
botn -utoformato de la barra
de herramientas :iseo de
informe.
7ecuerde %ue, de forma
predeterminada, -ccess
asignar el nombre al
informe basndose en el de
la tabla en la %ue se basa.
5i hace clic en la opcin
(odificar el diseo del
informe, 1ste se abre en la
vista :iseo.
5i activa la casilla de
verificacin K(ostrar ayuda
mientras trabaja con el
informeL, se iniciar la -yuda
de -ccess despu1s de %ue
haga clic en .inalizar.

1'2
" En el cuadro K<u1 t"tulo desea aplicar al informeL, escriba
rptTodos1edidos, compruebe %ue est seleccionada la opcin
@ista previa del informe y, a continuacin, haga clic en .inalizar.
5e cierra el -sistente para informes y rpt'odos+edidos aparece en
la @ista preliminar, con los campos de la tabla tbl-ll4rders
agrupados por nombre de proveedor y ordenados por fecha de
pedido.
informe rpt'odos+edidos.
Agregar un control a un informe
2espu's de crear un informe usando Autoinforme o el Asistente para informes,
puede personali$arlo en la vista 2ise+o agregando, modificando & quitando
controles.
(omo ocurre con los formularios, los informes estn formados por controles
dependientes, independientes & calculados. Al agregar campos de una tabla o
consulta a un informe como control, Access designa el control como control
dependiente. *os controles dependientes tienen una cone.i%n con una tabla o
una consulta sub&acentes, mientras que los dependientes no la tienen. or
e#emplo, si agrega el campo Id/mpleado de la tabla tbl/mplo&ees a un informe
como control, Access mostrar los datos de este campo que estn en la tabla
tbl/mplo&ees.
*os informes que cre% antes incluan dos tipos de controles dependientes0
etiquetas & cuadros de te.to, que Access suele agregar a los informes como par.
*as etiquetas describen los datos de los cuadros de te.to, mientras que 'stos
muestran los datos de la tabla o la consulta en la que se basa el informe.
En su +C, puede %ue los
aos del informe aparezcan
expresados en formato de
cuatro d"gitos /899>0, en vez
de hacerlo en formato de dos
/9>0 como se muestra a%u".
Cuando utilice al -sistente
para informes, -ccess
guarda el informe despu1s
de haber hecho clic en
.inalizar.
)os controles calculados
se tratan ms adelante en
esta leccin. )os controles
se tratan en la leccin =,
2:iseo de un formulario3.
1'3
uede personali$ar un informe dividi'ndolo en secciones, que muestran la
informaci%n en diferentes lugares del informe. 2e forma predeterminada, los
informes tienen tres secciones0 la seccin Detalle, que muestra informaci%n de
la tabla o la consulta de la que provienen los datos del informeF el encabe$ado
de pgina, que contiene el te.to & los controles adicionales que aparecen en la
parte superior de todas las pginas impresas del informeF & el pie de pgina, que
contiene el te.to & los controles adicionales que aparecen en la parte inferior de
todas las pginas impresas del informe.
*as secciones 2etalle, /ncabe$ado de pgina & ie de pgina de los informes
son casi id'nticas a las de los formularios. Al traba#ar con un informe, sin
embargo, adems tiene la opci%n de incluir un encabezado del informe,
un pie del informe, un encabezado del grupo & un pie del grupo.
eccin M/estra in"ormacin
/ncabe$ado
del informe
/n la parte superior de la primera pgina impresa de un
informe.
ie del informe /n la parte inferior de la Gltima pgina impresa de un
informe, deba#o del pie de pgina.
/ncabe$ado del
grupo
Al principio de cada grupo de registros. /l encabe$ado
adopta el nombre del nivel de agrupamiento de los
registros.
ie del grupo Al final de cada grupo de registros. /l pie adopta el
nombre del nivel de agrupamiento de los registros.
2ebe agregar encabe$ados & pies del informe a un informe como par, pero
puede agregar encabe$ados & pies del grupo por separado. (omo ocurre con los
formularios, cada secci%n de un informe tiene una barra sobre ella con el
nombre de la secci%n.
Cuando se crea un grupo no
se crean ning$n encabezado
del grupo ni ning$n pie del
grupo para el grupo. +uede
crear estas secciones
mediante el cuadro de
dilogo 4rdenar y agrupar.
)as palabras en negrita
son eti%uetas y toda la
informacin debajo de la
l"nea est en los cuadros
de texto. El t"tulo del informe
tambi1n es una eti%ueta.
)as secciones de los
formularios se tratan en la
leccin =, 2:iseo de un
formulario3.
5i %uita una seccin, elimina
todos sus controles.

1''
Utili$ar varias secciones en un informe puede originar algunas complicaciones.
or e#emplo, cuando agrega un campo a la secci%n 2etalle, Access coloca tanto
el cuadro de te.to como la etiqueta relacionada en la secci%n 2etalleF aunque
las etiquetas se colocan a veces en la secci%n /ncabe$ado de pgina, por lo que
debe mover la etiqueta manualmente.
/n este e#ercicio, va a abrir el informe rpthone?ooH en la vista 2ise+o & a
agregar una etiqueta en el pie de pgina.
1 &aga clic en rpt+hone,ooM y despu1s en :iseo en la barra de
-parece el informe en la vista :iseo con el cuadro de
El encabezado
Aombre+roveedor es el
encabezado del grupo para
el grupo de registros con
Aombre+roveedor como
nivel de agrupamiento.
1'5
2 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Eti%ueta
y en cual%uier rea vac"a de la seccin +ie de pgina debajo de los
controles existentes, a ;,= cm aproximadamente del borde
iz%uierdo de la seccin.
-parece una eti%ueta vac"a con un punto de insercin destelleante.
3 Escriba ,lo para uso interno y haga clic en un rea vac"a del
informe.
' En la barra de herramientas :iseo de informe, haga clic en el
botn Buardar.
-ccess guarda el informe.
Crear un informe en la vista (ise*o
/s ms fcil crear informes utili$ando Autoinforme o el Asistente para
informes, pero tambi'n puede crear informes ms personali$ados partiendo de
un informe en blanco en la vista 2ise+o & agregando los elementos del informe
manualmente. 9i crea un informe en la vista 2ise+o, tendr ms fle.ibilidad &
dispondr de ms opciones de dise+o.
ara crear un informe en la vista 2ise+o0
1 En la barra 4bjetos, haga clic en !nformes.
2 En la barra de herramientas de la ventana ,ase de datos, haga clic
en Auevo.
3 En el cuadro de dilogo Auevo informe, haga clic en @ista :iseo,
si es necesario.
' &aga clic en la flecha abajo del cuadro Elija la tabla o la consulta
de donde proceden los datos del objeto, despu1s en la tabla o la
consulta %ue contenga los datos %ue desea usar en el informe y, a
continuacin, haga clic en -ceptar.
)a eti%ueta 5lo para uso
interno est en un control
independiente por%ue no
obtiene sus datos de ninguna
tabla ni de ninguna consulta.
:espu1s de hacer clic en la
herramienta Eti%ueta, el
puntero del mouse adopta la
forma de una 2-3 con un
signo ms/J0. Este signo
indica el lugar en %ue
empezar la eti%ueta depu1s
de hacer clic con el mouse.

1'.
2espu's de seguir estos pasos, aparecen un informe en blanco, el cuadro de
herramientas & una lista de los campos de la tabla o la consulta seleccionadas.
uede agregar controles dependientes al informe arrastrando los nombres de los
campos desde la lista de campos al informe en blanco. ara crear controles
independientes, utilice las herramientas del cuadro de herramientas, que se
puede abrir & cerrar haciendo clic en el bot%n (uadro de herramientas de la
barra de herramientas 2ise+o de informe.
:tra forma de crear un informe en la vista 2ise+o es hacer doble clic en (rear
un informe en vista 2ise+o de la ventana ?ase de datos. 9in embargo, este
m'todo no le permite seleccionar ninguna tabla o consulta de la que obtener
valores &, como resultado, no se abre ninguna lista de los campos que desea
utili$ar. ara abrir una lista de campos, debe abrir la ho#a de propiedades del
informe, hacer clic en la ficha 2atos, en el cuadro :rigen del registro, en la
flecha aba#o que aparece &, a continuaci%n, en la tabla que desea usar.
(ar formato a un informe
*a fuer$a del informe depende de su aspecto. Access dispone de muchas
opciones para me#orar la apariencia & la fuer$a de un informe mediante
cambios de formato.
(ada parte de un informe !los controles, las secciones del informe e incluso
el propio informe" tiene su propio con#unto de propiedades, que se pueden
cambiar mediante la ho#a de propiedades de esa parte del informe. Utili$ando
las ho#as de propiedades, puede cambiar el formato del te.to para que inclu&a,
por e#emplo, signos de moneda o decimales. Adems, puede a#ustar el tama+o,
la fuente & el color del te.to del informe o el propio informe, as como agregar
lneas, grficos & controles adicionales al informe.
ara abrir una ho#a de propiedades de un informe o de parte del mismo, haga
doble clic en la parte del informe a la que desea dar formato. ara abrir la
ho#a de propiedades del informe completo, haga doble clic en el selector de
informes, que es el cuadrado de la esquina superior i$quierda del informe,
#unto a la regla hori$ontal.
Cuando se selecciona el
informe, el selector de
informes contiene un
cuadrado negro, como el
ejemplo %ue se muestra.
)as hojas de propiedades
se tratan en la leccin =,
2:iseo de un formulario3.
1'7
Muchas secciones del informe tambi'n se pueden modificar usando la barra
de herramientas 7ormato !formulario o informe", que se puede abrir o cerrar
eligiendo ?arras de herramientas en el menG Ber & haciendo clic en 7ormato
!formulario o informe". ara dar formato a un control mediante los botones de
la barra de herramientas 7ormato, haga clic en el control para que apare$can los
controladores en los bordes del control que indican que est seleccionado el
control. 9i desea seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla
Ma&Gs & haga clic en todos los controles que desee seleccionar. ara
seleccionar todos los controles del informe, presione (trlL/ o haga clic en el
comando 9eleccionar todo del menG /dici%n. ara anular la selecci%n de un
control, mantenga presionada la tecla Ma&Gs & haga clic en el control
seleccionado. uede anular la selecci%n de todos los controles del informe
haciendo clic en cualquier rea vaca del informe.
/n este e#ercicio va a modificar el informe rpthone?ooH. Ba a utili$ar la barra
de herramientas 7ormato para modificar el tama+o de fuente, el estilo & el color
de la etiqueta 9%lo para uso interno de la secci%n ie de pgina. Ba a usar la
ho#a de propiedades para modificar el te.to, el estilo & el color de la etiqueta
del informe rpt/mpleados de la secci%n /ncabe$ado del informe.
1 En la seccin +ie de pgina del informe rpt+hone,ooM, haga clic
en la eti%ueta 5lo para uso interno.
-parecen los controladores de la eti%ueta e indican %ue est
seleccionada.
del cuadro .uente, bus%ue y haga clic en -rial.
)a fuente del texto de la eti%ueta cambia a -rial.
del cuadro 'amao de fuente y despu1s en ;>.
El tamao del texto de la eti%ueta cambia a ;> puntos.
' En la barra de herramientas .ormato, haga clic en la flecha abajo
del cuadro Color de fuente o de primer plano y, a continuacin, en
un cuadrado rojo.
El color del texto de la eti%ueta cambia a rojo.
4bserve %ue aun%ue la
fuente es demasiado
grande para el campo,
la eti%ueta no cambia de
tamao automticamente.
)o cambiar en el siguiente
ejercicio.
5i muestra una hoja de
propiedades para varios
controles seleccionados,
la hoja mostrar slo
las propiedades %ue los
controles tengan en com$n.

1'7
5 En la seccin Encabezado del informe, haga doble clic en el borde
de la eti%ueta del informe rptEmployeados.
-parece la hoja de propiedades de la eti%ueta.
. 5i es necesario, haga clic en la ficha .ormato.
7 &aga clic en el cuadro de t"tulo, elimine el texto existente y escriba
8ibreta de tel2onos de e!pleados.
El texto de la eti%ueta dir )ibreta de tel1fonos de empleados.
7 :esplcese hacia abajo, haga clic en el cuadro Color del texto y,
a continuacin, en el botn /...0 %ue aparece.
5e abre el cuadro de dilogo Color.
" &aga clic en el cuadrado azul y en -ceptar.
El color del texto de la eti%ueta ser azul.
10 :esplcese hacia abajo, haga clic en el cuadro Espesor de la fuente,
en la flecha abajo %ue aparece y, a continuacin, en Aegrita.
El texto de la eti%ueta estar en negrita.
de la hoja de propiedades de la eti%ueta.
5e cierra la hoja de propiedades Eti%ueta. 4bserve %ue el texto de
la eti%ueta ahora dice Libreta de telfonos de empleados en color
azul y en negrita.
12 En la barra de herramientas :iseo de informe, haga clic en el
botn Buardar.
-ccess guarda rpt+hone,ooM.
+uede cambiar el tamao
de la eti%ueta )ibreta de
tel1fonos de empleados
en el siguiente ejercicio.
1'"
Crear controles calculados
*os informes constitu&en una forma conveniente de mostrar los resultados de
los clculos efectuados en los datos de la base de datos. uede crear controles
calculados en un informe para que representen los resultados de e.presiones
matemticas, tales como un campo multiplicado por otro o por un nGmero, un
campo restado de otro o dos campos sumados #untos.
or e#emplo, el Bicepresidente financiero de Adventure ,orHs solicita un
informe que muestre el costo total de todos los pedidos hechos por el comple#o
& que inclu&a el costo de los elementos pedidos, el nGmero de unidades & los
costos de envo. uede crear una consulta basada en la tabla tblAll:rders que
contenga los datos solicitados, pero mostrndolos en un formato ms atractivo,
& aGn as deber crear un informe basado en la consulta. (on un control
calculado, puede efectuar el clculo del costo total de todos los pedidos
en el propio informe.
/scriba las e.presiones de los controles calculados en cuadros de te.to
independientes. uede escribir la e.presi%n del control calculado directamente
en el cuadro de te.to independiente o en el cuadro :rigen del control de la
ficha 2atos de la ho#a de propiedades del cuadro de te.to. *as e.presiones
empie$an por un signo igual !a", seguido del nombre del campo !entre
corchetes", seguido del operador correspondiente, seguido por el siguiente
t'rmino de la e.presi%n. or e#emplo, para multiplicar los campos recio por
IGmUnidades, escribira =2&recio302()m;nidades3.
/n este e#ercicio, va a crear un control calculado que muestre el total de los
pedidos del informe rpt)odosedidos.
1 &aga clic en rpt'odos+edidos y despu1s en :iseo en la barra de
-parece el informe en la vista :iseo con el cuadro de
)as expresiones se tratan en
la leccin >, 2Creacin y uso
de consultas3.

150
2 (ueva el puntero del mouse /ratn0 sobre el borde inferior de la
seccin :etalle hasta %ue adopte la forma de una flecha de cambio
de tamao de dos puntas y arrastre el borde hacia abajo ;,= cm
aproximadamente.
-umenta el tamao de la seccin :etalle en ;,= cm.
3 En el cuadro de herramientas, haga clic en la herramienta Cuadro
de texto, alinee el signo ms /J0 del puntero del mouse debajo del
borde iz%uierdo del cuadro de texto :escripcin de la seccin
:etalle y, a continuacin, haga clic con el mouse.
-parecen un cuadro de texto independiente y una eti%ueta.
' &aga clic en la nueva eti%ueta, mueva el puntero sobre el
controlador superior iz%uierdo de la eti%ueta hasta %ue adopte
la forma de una mano %ue seala y, a continuacin, arrastre la
eti%ueta hacia la derecha hasta %ue to%ue el cuadro de texto
independiente.
5 (ueva el puntero sobre el centro de la eti%ueta hasta %ue el
puntero adopte la forma de un punto de insercin, haga clic
con el mouse, elimine el texto existente y escriba T)T48.
. &aga clic en cual%uier rea vac"a del informe.
7 &aga doble clic en el borde del nuevo cuadro de texto.
-parece la hoja de propiedades del cuadro de texto.
-l agregar un cuadro de texto
al informe, -ccess asigna
una eti%ueta al nuevo cuadro
de texto junto con un
n$mero. El nombre del
cuadro de texto /9e:to.. en
la ilustracin0 variar de un
uso a otro, por lo %ue es
probable %ue no coincida su
n$mero con el del cuadro de
texto de la ilustracin.
151
7 En la hoja de propiedades del cuadro de texto, haga clic en la
ficha :atos.
" En el cuadro 4rigen del control, escriba NJ1recioKHJ-O!BnidadesK
PJ6n*GoK.
Esta expresin multiplica el precio de los elementos pedidos por el
n$mero de unidades y suma los costos de env"o.
10 &aga clic en la ficha .ormato.
11 :esplcese hacia arriba, si es necesario, haga clic en el cuadro
.ormato, en la flecha abajo %ue aparece, desplcese hacia abajo
y, a continuacin, haga clic en (oneda.
5e dar el formato de moneda a los datos del cuadro de texto del
control calculado.
12 :esplcese hacia abajo, haga clic en el cuadro -lineacin del texto,
en la flecha abajo %ue aparece y, a continuacin, en !z%uierda.
5e alinearn a al iz%uierda los datos del cuadro de texto del control
calculado.
de la hoja de propiedades del cuadro de texto.
5e cierra la hoja de propiedades del cuadro de texto.
1' En la barra de herramientas :iseo de informe, haga clic en el
botn Buardar.
-ccess guarda el informe.
7ecuerde %ue -ccess
alinea los datos de texto
a la iz%uierda y los n$meros
a la derecha de forma
predeterminada.

152
15 En la barra de herramientas :iseo de informe, haga clic en el
botn @ista.
El informe aparece en la @ista preliminar mostrando los totales de
todos los pedidos.
Obtener una vista preliminar e
imprimir un informe
ba est preparado para e#ecutar la funci%n ms valiosa de los informes0
imprimirlos. (omo ocurre con el resto de los ob#etos de bases de datos de
Access, ha& dos formas de imprimir un informe. uede hacer clic en el bot%n
Imprimir de las barras de herramientas 2ise+o de informe o Bista preliminar, o
bien hacer clic en el comando Imprimir del menG Archivo. 9i hace clic en el
comando Imprimir del menG Archivo, aparece el cuadro de dilogo Imprimir,
que tiene varias opciones para la impresi%n del informe. or e#emplo, para
imprimir s%lo una pgina de un informe de ;D pginas, utilice este cuadro
de dilogo.
Antes de imprimir un informe, puede verlo en la Bista previa del dise+o o en la
Bista preliminar. Ambas comparten la misma barra de herramientas, la barra de
herramientas Bista preliminar, porque son dos formas de ver el aspecto del
informe cuando est' impreso. @ecuerde, la Bista previa del dise+o muestra s%lo
la primera pgina del informeF si hace clic en el bot%n Imprimir mientras est
viendo el informe en esta vista, Access imprime s%lo la primera pgina del
informe. /n la Bista preliminar, si hace clic en el bot%n Imprimir de la barra
de herramientas Bista preliminar, se imprime todo el informe.
Con frecuencia, los informes
son bastante grandes,
dependiendo de la cantidad
de datos %ue se incluya en
ellos. En el paso ;= del
ejercicio anterior, mostr el
informe rpt'odos+edidos en
la @ista preliminar.
153
/n este e#ercicio, va a imprimir las dos primeras pginas del informe
rpt)odosedidos.
1 En el men$ -rchivo, haga clic en !mprimir.
-parece el cuadro de dilogo !mprimir.
2 En la seccin !ntervalo de impresin, haga clic en la opcin
+ginas, escriba 1 en el cuadro :esde y 2 en el cuadro &asta.
5e cierra el cuadro de dilogo !mprimir y -ccess imprime las
pginas ; y 8 del informe.
' &aga clic en el botn Cerrar de la es%uina superior derecha del
informe rpt'odos+edidos.
Compactar y reparar una base
de datos
/n Access =DD=, se han combinado los procesos para compactar & reparar una
base de datos. Al compactar una base de datos se reduce su tama+o en miles de
Hilob&tes !]?" & se guardan los datos de la base de datos de forma ms efica$.
uede compactar una base de datos una ve$ o puede indicar a Access que lo
haga cada ve$ que la cierre.
+ara imprimir varias copias
del informe, cambie el
n$mero en el cuadro
A$mero de copias.

15'
/n algunas ocasiones, se puede da+ar una base de datos & empe$ar a funcionar
de forma e.tra+a. or e#emplo, si se va la lu$ mientras est traba#ando en una
base de datos, se pueden ver afectados parte de los datos. (ada ve$ que
compacta la base de datos, Access comprueba adems si se deben reali$ar
reparaciones.
Access detecta los errores manteniendo una lista abreviada del contenido de
cada registro. 9i detecta un error durante el proceso de compactaci%n, intenta
reparar los errores de los datos cambindolos para arreglar el registro interno.
9i no se pueden arreglar los datos mediante el registro interno, Access muestra
un cuadro de alerta que indica que se ha producido un error. 9i alguna ve$
empie$a a tener problemas con la base de datos & sospecha que podra estar
da+ada, debe compactarla para ver si se solucionan los problemas.
ara compactar una base de datos0
1 5i la base de datos es una base de datos multiusuario ubicada en
un servidor o en una carpeta compartida, vea si est abierta.
2 -bra la base de datos %ue desee compactar.
3 En el men$ &erramientas, elija *tilidades de la base de datos y
haga clic en el comando Compactar y reparar base de datos.
ara indicar a Access que compacte la base de datos cada ve$ que se cierre, a
menos que otro usuario la est' utili$ando0
1 -bra la base de datos %ue desee compactar automticamente.
2 En el men$ &erramientas, haga clic en 4pciones
3 En el cuadro de dilogo 4pciones, haga clic en la ficha Beneral,
active la casilla de verificacin Compactar al cerrar y, a
continuacin, haga clic en -ceptar.
esumen de la leccin
/n esta lecci%n se ha e.plicado c%mo crear informes utili$ando Autoinforme &
el Asistente para informes, dar formato a los informes, agregar secciones de
informes, agregar controles a los informes, crear controles calculados, obtener
una vista preliminar e imprimir un informe, as como compactar & reparar una
base de datos.
9i va a proseguir con otra lecci%n0
5e cierra la base de datos :atabase .undamentals 9?.
9i no va a proseguir con otra lecci%n0
5e cierran -ccess y la base de datos :atabase .undamentals 9?.
+ara detener el proceso de
compactacin, presione
CtrlJ+ausa o Esc.
155
!jercicio corto
1 KCul es la diferencia entre @ista previa del diseo y @ista preliminarL
2 KCules son las ventajas de compactar una base de datosL
3 KCmo especifica las pginas del informe %ue desea imprimirL
' K<u1 son niveles de agrupamientoL
5 KCul es el m1todo ms rpido para crear un informeL
. :e forma predeterminada, Kcules son las tres secciones de
un informeL
7 KCmo crea un informe rpidamente pero sin las opciones de ms
estilos y diseos de las %ue dispone -utoinformeL
7 K<u1 es un control de eti%uetaL
esumen de conceptos
6jercicio 1: Utili$ando Autoinforme, cree un informe en tablas basado en la
tabla tbl8uman@esources2ata denominado rpt8uman@esources2ata. (ambie
la etiqueta de la secci%n /ncabe$ado del informe para que se lea >atos de
recursos humanos & el tama+o de fuente a =D puntos, el color a ro#o & el tipo de
letra a cursiva. /n la secci%n 2etalles, cree un campo calculado denominado
Salario/ora que muestre el salario por hora de todos los empleados de
Adventure ,orHs, suponiendo que cada empleado traba#e =DDD horas al a+o.
Bea el informe en la Bista preliminar antes de cerrarlo.
6jercicio 2: Utili$ando el Asistente para informes, cree un informe
denominado rptroducts que inclu&a todos los campos de la tabla tblroducts.
Use el campo Idroveedor como nivel de agrupamiento & ordene el informe en
orden ascendente por el campo 2escripci%n. Utilice el dise+o /squema ; & el
estilo Cris claro para el informe. (ambie la etiqueta de la secci%n /ncabe$ado
del informe para que se lea ?ista de productos por proveedor & cambie el
tama+o para quepa el nuevo ttulo, si es necesario. /n la secci%n Idroveedor,
cambie el tama+o de la etiqueta Idroveedor para que tenga la longitud e.acta
del te.to & mueva el cuadro de te.to Idroveedor hacia la i$quierda hasta que
toque la etiqueta Idroveedor. (ambie el color del te.to del cuadro de te.to
Idroveedor a ro#o. Bea el informe en la Bista preliminar e imprmalo. Cuarde
& cierre el informe.

15.
6jercicio 3: (ree una relaci%n entre las tablas tbl8uman@esources2ata &
tbl/mplo&ee utili$ando el campo Idroveedor como campo combinado.
Usando el Asistente para informes, cree un informe denominado
rpt/mpl?&)itle que inclu&a los campos (argo, Id/mpleado & 9alario de la
tabla tbl8uman@esources2ata. Inclu&a los campos Apellidos & Iombre de la
tabla tbl/mplo&ees. Use el campo (argo como nivel de agrupamiento & ordene
el informe en orden ascendente por el campo Id/mpleado. Utilice la
distribuci%n /n pasos & eli#a el formato que desee. Al obtener una vista
preliminar, el informe debe mostrar cada ttulo de cargo seguido de todos los
empleados que estn asignados a 'l. Mediante la secuencia de Id. de empleado
de cada cargo, el informe mostrar el salario, as como el nombre & los
apellidos de todos los empleados. 2espu's de obtener una vista preliminar de la
tabla, pase a la vista 2ise+o & d' formato a la tabla para que (argo apare$ca
con un tama+o de fuente ma&or, con el color que desee, para que resalte ms
que el resto de los datos de detalle.
6jercicio ': Abra el informe rpt/mpl?&)itle en la vista 2ise+o. 8aga clic en
el bot%n :rdenar & agrupar de la barra de herramientas. /n el cuadro de dilogo
que se abre, compruebe que est seleccionado el campo (argo &, a
continuaci%n, haga clic en el cuadro de la propiedad ie del grupo. 8aga clic en
la flecha situada en el e.tremo derecho del cuadro & seleccione 9. 9e agregar
un pie (argo al informe. 8aga clic en la herramienta (uadro de te.to del
cuadro de herramientas & en la secci%n ie (argo situada deba#o del campo
9alario de la secci%n 2etalle. 8aga clic en la etiqueta del cuadro de te.to &
escriba Salario total. 8aga clic en el propio cuadro de te.to & escriba
3Suma(4Salario5. 2e esta forma se sumarn todos los salarios de la secci%n
2etalle de todos los cargos del informe. 8aga doble clic en el borde del cuadro
de te.to & cuando se abra la ho#a de propiedades, estable$ca el formato del
campo en Moneda. Cuarde & e#ecute el informe. 9i no le gusta su aspecto,
vuelva a la vista 2ise+o & efectGe los cambios que desee para me#orarlo.
6jercicio 5: Abra la base de datos MiMGsica^XXX !donde XXX son sus
iniciales" creada en la lecci%n = & que volvi% a utili$ar en la lecci%n 3. (ree un
informe usando el m'todo de creaci%n de informes de Access que prefiera. /l
informe debe mostrar la lista de su colecci%n de mGsica agrupada por categora
o g'nero0 pop, rocH, clsica, etc. Agregue un segundo nivel de agrupamiento
utili$ando el campo de base de datos que describa el formato del elemento !(2,
miniA(2, M<, vinilo, etc.". Inclu&a el nombre del int'rprete o grupo, el a+o de
lan$amiento, la compa+a discogrfica & la clasificaci%n de todos los elementos
de la tabla. 2' formato al informe para que pare$ca atractivo & fcil de leer.
(uando obtenga una vista preliminar, debe ver toda la mGsica de la primera
categora, subagrupada por el formato de los elementos &, finalmente, la
informaci%n de detalle de los elementos del grupo principal & del subgrupo,
seguida por cada categora restante & su informaci%n de subgrupo.
157
)bjeti*os principales
de los e&#!enes de
<), D<icrosot )ice
,pecialistE para
4ccess 2002
*os ob#etivos de los e.menes son las categoras de tareas del e.amen,
identificadas por especialista en tema, que certifica la capacidad para usar
los programas de Microsoft :ffice de forma productiva. /stas categoras se
organi$an en con#untos de habilidades que representan las funciones ms
bsicas de cada programa de :ffice.
*os ob#etivos & los con#untos de habilidades del /.amen de especialista en
Microsoft Access =DD= se proporcionan ms aba#o para a&udarle en su
preparaci%n al e.amen. *os centros de evaluaci%n & los cursos autori$ados por
el programa M:9 !Microsoft :ffice 9pecialist" adaptan sus instrucciones a
estos criterios.
Crear y utilizar bases de datos
1 Crear bases de datos de -ccess
1 -brir objetos de la base de datos en varias vistas
1 :esplazarse por los registros
1 :ar formato a las hojas de datos
Crear y modificar tablas
1 Crear y modificar tablas
1 -gregar una mscara de entrada predefinida a un campo
1 Crear campos de b$s%ueda
1 (odificar las propiedades de los campos
Crear y modificar consultas
1 Crear y modificar consultas de seleccin
1 -gregar campos calculados a consultas de seleccin
Crear y modificar formularios
1 Crear y visualizar formularios
1 (odificar las propiedades de los formularios
41Q-DIC6

157
0er y organizar la informacin
1 !ntroducir, modificar y eliminar registros
1 Crear consultas
1 4rdenar registros
1 .iltrar registros
(efinir relaciones
1 Crear relaciones uno a varios
1 Exigir integridad referencial
1enerar informes
1 Crear y dar formato a los informes
1 -gregar controles calculados a los informes
1 @er una vista preliminar e imprimir informes
&ntegracin con otras aplicaciones
1 !mportar datos a -ccess
1 Exportar datos desde -ccess
1 Crear una pgina de acceso a datos sencilla
ara obtener ms informaci%n sobre los requisitos de la certificaci%n de M:9
!Microsoft :ffice 9pecialist", visite el sitio ,eb de Microsoft en la direcci%n0
http0UU---.microsoft.comUspainUformacionUmcpUmosUrequirements.asp.
15"

1.0
1.1

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