LA OBSERVACION EN LA AUDITORIA

La observacin se puede definir como una accin de analizar, examinar o estudiar

algo, es decir, que para aplicar este concepto a una empresa podramos aplicar estas
acciones en las diferentes reas con el fin de percibir los aspectos relacionados con el
desarrollo de actividades con el fin de evaluar el cumplimiento de operaciones del
sistema.

AUDITORIA :

Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observacin de auditoria consiste en considerar el
proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la informacin obtenida en el curso de la auditoria.
Cuales son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas tales como?



Es adecuado este procedimiento?
Estaclasificado este saldo de cuenta en forma correcta?
Est permitido este gasto?

Consideramos que una observacin de auditoria tiene los siguientes atributos:

1. Condicin
2. Criterio
3. Efecto
4. Causa
5. Recomendacin

Una observacin de auditoria bien confeccionada no solo constarde estos cinco atributos, sino que ser
redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los dems. Los lectores de nuestros informes no
experimentarn ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su
efecto, por que sucediy como consideramos que debe corregirse.

Cuando se da a conocer una observacin de auditoria en la que falta uno o ms de estos atributos casi
siempre se plantean interrogantes. Cuando es omitido el criterio, los lectores comentan no entiendo por qu
el auditor comenta sobre esto. Cuando falta el efecto, el lector pregunta quimportanciatiene?. Cuando
es pasada por alto la causa, la gerencia se pregunta cmo pudo suceder?. Si se omite una
recomendacin, la gerencia lamenta, con todo lo que ha averiguado el auditor, por quno ha
mencionado como puede remediar la situacin?

No importa nuestra destreza en la redaccin; si no inspeccionamos adecuadamente cada uno de los atributos
en el desarrollo de la auditoria, llegado el momento de redactar el informe final, enfrentaremos problemas
debido a que nuestras observaciones no se desarrollaron satisfactoriamente.

ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACIN
Para comunicar el mensaje con efectividad, la informacin necesaria serreunida en los papeles de trabajo
y estar disponible para su anlisis y evaluacin en la fase de supervisin.
Todo comentario no esencial, anecdtico, narrativo o inconducente se dejaren papeles de trabajo,
reservndose el informe para las observaciones.

Los atributos o componentes que una observacin debe contener:

Titulo o encabezamiento.
Descripcin resumida del problema central o identificacin de una necesidad importante para el mejor
funcionamiento de la actividad o rea examinada de la entidad. Debe disearse para transmitir el mensaje
del informe, presentando el rasgo ms importante de la observacin.

Condicin - (lo que es)
Las observaciones de auditoria comienzan a tomar forma mediante un proceso de comparacin. En esencia
lo que hacemos es comparar lo que es con lo que debera ser. En el momento en que consideramos
correcto o apropiado, se ha dado el primer paso en el desarrollo de una observacin de auditoria. Es difcil
concebir una observacin de auditoria que no estcaracterizada de alguna manera por esta diferencia.

Toda auditoria requiere, en primer lugar, determinar los hechos- ques mi hecho?. Si alguien le dice a
uno que algo sucedi; es ese algo un hecho? O es solamente un hecho el que se lo hayan dicho?.

La redaccin de nuestro informe de auditoria respecto ese algo dependeren gran parte de la naturaleza y
evidencia o sustento examinado y anotado en nuestros papeles de trabajo. Al tratar los hechos componentes
de la Condicin nos esforzaremos para asegurar una informacin exacta, bien sustentada, redactada de la
manera ms clara y precisa posible.

No es nuestro propsito discutir todos los tipos y calidades de evidencia de auditoria. Tampoco nos
ocuparemos de los procedimientos bsicos para definir los hechos. Las dificultades encontradas en el
anlisis de la informacin de auditoria con miras a identificar la condicin, son consecuencia de un
concepto poco claro o impreciso de los objetivos de la auditoria mas que de falta de entrenamiento, juicio o
experiencia.

La condicin es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin, actividad o
transaccin. Refleja el grado que los criterios estn siendo logrados. Se estn logrando los criterios?;
se estn logrando satisfactoriamente, parcialmente, no se logran. Cul es la deficiencia, insuficiencia o
necesidad detectada?; en este aspecto es importante indicar: periodo, fecha y/o amplitud del periodo que
afecta el problema tipo de deficiencia: financiera, operativa, de control, normativa.

Los anexos o documentos que se adjunten al informe deben referirse slo a los casos estrictamente
indispensables. En casos de trasgresin de leyes que representen hechos tipificados en el Cdigo Penal,
Cdigo Civil u otra norma legal, acompaar anexo documentado; algunos auditores consideran oportuno
incluir un cuestionario de preguntas a los presuntos responsables, en todo caso, es cuestin de criterios.

Criterio - (lo que debe ser)
Al lo que es se le puede llamar CONDICIN y al lo que debera ser el CRITERIO. Estos dos
conceptos son los primeros dos atributos bsicos de una observacin de auditoria.

El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaracin de condicin requiere de mucha experiencia y
discernimiento. Muchas observaciones de auditoria perduran o desaparecen segn el criterio utilizado. Si
aplicamos o interpretamos el criterio de manera incorrecta nuestro proceso comparativo inicial peca de
defectuoso y enfrentaremos problemas compuestos.

El criterio vara enormemente segn los objetivos de la auditoria. Tal vez el ms conocido de todos los
criterios de auditoria, en lo que se refiere a estados financieros, es el que se resume en la frase Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, que aparece en la opinin del contador pblico independiente. Las
desviaciones significativas de estos principios constituiran una observacin de auditoria desde el punto de
vista del auditor debido a que dichos principios representan lo que debera ser.

Para las auditorias en el sector gubernamental los diferentes dispositivos legales que gobiernan o
reglamentan las operaciones administrativas y las disposiciones de fondos asignados por leyes, aportes,
reglamentos y contratos; constituyen criterios ampliamente conocidos por los auditores gubernamentales.

Existe, sin embargo, otro aspecto del criterio de auditoria que debe subrayarse. Cuando durante la auditoria
prestamos atencin a los sistemas financieros y administrativos (para ver si son adecuados y para identificar
reas susceptibles a mejoras) vemos sumarse una nueva dimensin. No se trata simplemente de la
disconformidad con respecto a un criterio establecido por las autoridades sino de lo que debiera ser en
relacin al sistema de controles administrativos que permitieron dicha disconformidad.

En este ltimo caso no podemos, por regla general, encontrar la respuesta en un libro o en una ley. Nuestros
conocimientos profesionales, experiencia, antecedentes y habilidades personales juegan un rol importante en
nuestra opinin con respecto a lo que debiera ser. Tenemos un amplio margen para escoger no slo el
criterio mas adecuado sino tambin el grado de especificidad y modo de tratar al sujeto de auditoria en
nuestro informe.

Claro est, cuando mas nos apartamos de las fuentes autorizadas externas para fundamentar nuestro criterio,
mayor serla controversia provocada por nuestra observacin de auditoria. En estas situaciones es
importante tener en cuenta que nosotros asumimos la carga y la obligacin de convencer al lector de nuestro
informe de la validez y cordura de nuestro propio criterio.

Por otra parte, a menudo existen situaciones donde lo que debiera ser puede relacionarse bsicamente con
el sentido comn a la racionalidad, y donde la condicin habla virtualmente por si sola. Sin embargo, se
debertener mucho cuidado para que estas situaciones no reflejen caprichos personales u ocurrencias
subjetivas o imaginarias. En el ejercicio de la auditoria profesional no hay lugar para semejante subjetividad.

Conceptualmente, el criterio son las unidades de medidas que permiten la evaluacin de la condicin
actual: disposicin por escrito, sentido comn, prcticas comerciales, experiencias administrativas,
prcticas generalmente observadas, etc. Qudisposicin por escrito a transgredido? Leyes, reglamentos,
resoluciones, manuales escritos, objetivos, polticas, normas, otras disposiciones.

Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que debe ser)
Habiendo identificado la diferencia por el mtodo de comparacin, a continuacin nos preguntamos,
Qusignifica todo esto?. Hemos establecido una diferencia entre lo que es y lo que debe ser; pero,
Quimportancia tiene? Cul ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de esta diferencia?. Si el efecto es
significativo, tendremos que informar. Si la diferencia carece de materialidad o significado prctico es
posible que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo recomendable discutirlo con la
administracin y conseguir que sea implementado durante la ejecucin de la auditoria, en cuyo caso solo se
incluircomo un comentario en nuestro informe final.

Mientras que la legitimidad de una observacin de auditoria puede triunfar o fracasar segn el criterio, la
atencin que merece la observacin depende en gran parte de su materialidad. La materialidad se juzga por
el efecto. La eficiencia, la economa y la efectividad constituyen medidas tiles para evaluar el efecto y
con frecuencia pueden expresarse en trminos cuantitativos tales como unidades monetarias, tiempo,
unidades de produccin, nmero de procedimientos o procesos, o transacciones. En casos donde los efectos
pasados no pueden determinarse si pueden presentarse los efectos futuros potenciales. A veces los efectos
son intangibles; sin embargo, estn cargados de materialidad.

Nuestro proceso mental con frecuencia considera el efecto casi simultneamente con los dos primeros
atributos de una observacin de auditoria. Es posible que sospechemos de un efecto negativo an antes de
haber formulado estos otros atributos de manera clara en nuestras mentes. Despus de identificar la
condicin es posible que busquemos un criterio slido con el fin de medir el sospechado efecto. Podemos
formular hiptesis sobre varios criterios alternativos que, basados en nuestra experiencia en situaciones
similares, consideramos adecuados para juzgar el caso a la mano. Podemos llegar a la conclusin de que los
efectos bajo cada una de las hiptesis son tan divergentes o irracionales que lo que realmente se necesita es
un criterio mas estable, digamos a manera de ejemplo, una poltica formal para un rea que en la
actualidad carece de toda poltica. La presentacin de nuestra observacin de auditoria puede girar
alrededor de esta ausencia de criterio, a pesar de que nuestra preocupacin inicial fue una sospecha sobre el
efecto.

El efecto pues, es el resultado adverso real o potencial que resulta de la condicin encontrada. Debemos
tener en cuenta que este prrafo es importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a la
administracin que es necesario un cambio o accin correctiva para alcanzar el criterio o meta.

El efecto real o potencial es:

1. Cuantificable en dinero u otra unidad de medida.
2. Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros.
3. Violacin de disposiciones generales.
4. Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados o lo mejor posible).
5. Gastos indebido.
6. Control inadecuado de recursos o actividades.
7. Inseguridad de que el trabajo se estrealizando debidamente.
8. Desmolarizacin del personal.
9. Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad.

Causa (el porqusucedi)
Si el informe de auditoria (que no es un simple informe de errores sino mas bien un abrir de camino que
conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo, la observacin de auditoria no
podrconsistir en slo los tres atributos, hasta aqumencionados. Deberemos identificar y explicar las
razones de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo contrario, cmo puede iniciarse una
accin correctiva apropiada?. Una observacin de auditoria no encuentra plena expresin a menos que
contenga informacin relativa a la causa de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la
pregunta: Que estocasionando la existencia de este problema?

1. Falta de capacitacin, comunicacin o conocimiento de los requisitos.
2. Negligencia o descuido.
3. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas.
4. Falta de honestidad.
5. Falta de supervisin adecuada.
6. Falta de delegacin de autoridad.
7. Auditoria en forma deficiente.

Es claro tambin que debemos tener claro que la causa identificada es la nica.

Recomendacin
Habiendo identificado la causa, el siguiente paso lgico es considerar el tipo de accin que debertener
lugar para eliminar o reducir al mnimo la posibilidad de que se repita la situacin que consideramos
negativa. Bajo estas circunstancias formulamos una RECOMENDACIN, este es el quinto y ltimo
atributo de una observacin de auditoria.

Nuestra experiencia acusa gran receptividad para las recomendaciones constructivas de auditoria. Cada vez
que faltamos en este sentido, cometemos un deservicio con respecto a nuestros clientes y hacia nosotros
mismos. Las recomendaciones constructivas dependen de la identificacin de la causa. Cuando sepamos por
qusucedialgo, estaremos mas prontos a considerar cmo evitarlo en el futuro. Si ignoramos el por qu
corremos el riesgo de, hablando figurativamente, sugerir aspirina para aliviar una dispepsia o indigestin. Y
lo que es mas serio, el paciente sospecha que nuestro diagnstico no se basen un examen exhaustivo y en
consecuencia rechaza la totalidad del informe y pierde por completo la confianza que nos tena.

En caso de no ser posible recomendar un mtodo especifico o indicar el mejor mtodo de lograr una
accin correctiva, es apropiado formular una recomendacin o sugerencia mas general para solucionar el
problema. Sin embargo, en todos los casos la relacin existente entre la causa evocada y la recomendacin
de auditoria deberpresentarse de manera clara y lgica con el fin de que ambos atributos sean expresados
armoniosamente.

Por lo expuesto, la causa es la razn fundamental por la cual ocurrila condicin o es el motivo por el
que no se cumpliel criterio o norma. La simple observacin en el informe de que el problema existe
porque alguien no cumplilas normas es insuficiente para hacer convincente al lector. A travs de la
adecuada identificacin de la causa tambin estaremos en condiciones de plantear recomendaciones con
real aplicacin prctica.

Derecho de defensa
Luego del desarrollo de los atributos de nuestra observacin de auditoria se debe incluir una breve
trascripcin de la opinin ms significativa o ilustrativa de o los funcionarios pblicos responsables de
ejecutar u ordenar la ejecucin de la recomendacin. Esto deja evidencias claras del respeto de derecho de
defensa que tienen todos los auditados y es el reflejo de un adecuado proceso de evaluacin que incluye la
comunicacin del hallazgo a los presuntos responsables para conocer sus opiniones, justificaciones o
descargos al respecto; que incluirn las dificultades observadas durante su gestin, la compatibilidad con
los planes y programas preestablecidos y/o el desconocimiento de los hechos materia de observacin, de ser
el caso.

El derecho de defensa debidamente sustentado serarchivado en papeles de trabajo.

UN ANLISIS DE LOS INFORMES DE AUDITORIA POR MEDIO DE LOS ATRIBUTOS.

No se trata de sugerir que cada observacin de auditora sea presentada o redactada en forma rgida o
estereotipada con el fin de conformarse al orden arriba presentado. Sin embargo, si la observacin de
auditoria esta satisfactoriamente desarrollada y redactada, se podrdistinguir de manera clara los diferentes
atributos.

Un anlisis de las observaciones propuestas por medio de los atributos es sumamente til para organizar y
evaluar la informacin antes de la finalizacin de la auditora y durante la redaccin del informe.
Tambin es til para revisar los informes, especialmente cuando el que revisa tiene dificultad en identificar
en forma precisa el defecto de un informe que intuitivamente le ocasiona desconfianza. Se puede proceder
punto por punto, aproximadamente de la siguiente manera:

1. Falta algn atributo? Por qu? Qupodemos o debemos hacer para remediarlo? Se trata de un defecto
de presentacin o de un sntoma que indica un estado de auditora incompleta?
2. Estn mezclados los atributos de tal manera que impiden la claridad? Pueden distinguirse los hechos de
las opiniones?
3. Es oscuro o in convincente el criterio de auditora? Es dbil o defectuoso el criterio desde un punto de
vista profesional? Contiene el criterio algn prejuicio subjetivo?
4. ha habido una exposicin incompleta del efecto? Ha sido exagerado el efecto? Ha sido deficientemente
cuantificado? Falta explicar, identificar o reconocer de modo adecuado los aspectos intangibles?
5. es incompleta la informacin con respecto a la causa? Es demasiado superficial? Llega al meollo del
asunto?
6. es innecesariamente vaga la recomendacin? Es demasiado rgida? Deja de tomar en consideracin el
futuro? Es de tono primitivo en vez de ser constructivo? Deja de armonizar con la causa?

Un anlisis de tal naturaleza normalmente traera a la luz cualquier problema bsico en el desarrollo de las
observaciones de auditoria. Se podrentonces considerar las medidas correctivas apropiadas e implantarlas
en la medida que sea posible. Normalmente se podrmejorar sustancialmente el informe. Es ms, el
proceso analtico reforzarla necesidad de continuar prestando atencin a un desarrollo completo y
detallado de las observaciones en auditorias subsiguientes.