USAC

MAIES
Gerencia de la Calidad I
Viernes


Mapeo y Caracterizacin
de procesos
Cristian Fernando Ruano Guzmn
Robn Estuardo Garca Canahu

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20120041



CARACTERIZACION DE PROCESOS

Una excelente manera de planificar los procesos y de ah en adelante su gerenciamiento,
es mediante la caracterizacin o descripcin de cada uno de ellos. Al caracterizar el
proceso, el lder, clientes, proveedores y el personal que participa de la realizacin de las
actividades, adquieren una visin integral, entienden para qu sirve lo que individualmente
hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la comunicacin. Esto
favorece de manera contundente la calidad de los productos y servicios.

La caracterizacin es la identificacin de todos los factores que intervienen en un proceso
y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo.

Estos elementos son: Misin, lder, lmites, clientes, productos, subprocesos, insumos,
proveedores, base documental, indicadores, cargos involucrados y los recursos fsicos
y/o tecnolgicos

A continuacin se presenta un breve significado de cada uno de los anteriores factores
mencionados:

Misin: Es describir el objetivo o para qu existe ese proceso dentro de la organizacin.
Deben evitarse descripciones altruistas o soadoras. Simplemente es explicar la razn del
proceso dentro de la organizacin. De aqu tambin puede surgir la necesidad de definirle
el nombre en caso de que no se ajuste a las nuevas condiciones de la empresa.

Lder: Es la persona que le ha sido asignada la responsabilidad y autoridad de gerenciar
el proceso. Recordemos que esta persona puede ser el jefe de alguna de las reas o
departamentos que intervienen en el proceso.

Lmites: Es acordar con qu actividad se inicia el proceso y con cul termina.

Clientes: Son tantos los internos como los externos que reciben directamente los
productos y/o servicios que genera el proceso. Normalmente aqu se indican nombres de
empresas, clientes individuales si es del caso y nombres de las reas o procesos internos.

Productos: Son los entregables del proceso y que no sern objeto de ninguna otra
transformacin por parte del proceso que lo genera y que son entregados a los clientes.
Evitar describir productos o semielaborados que son para el mismo proceso, pues quiere
decir que todava requieren que se les agregue valor para que otro cliente externo o
interno est dispuesto a pagar por ellos.

Subprocesos: Son las grandes etapas que el proceso requiere realizar para transformar
los insumos o materias primas en los productos.



Insumos: Son las materias primas y materiales directos que el proceso necesita para
obtener sus productos.

Proveedores: Son las entidades internas y externas que entregan los insumos.

Base documental: Son todos aquellos manuales, reglamentacin legal, especificaciones
de los clientes, procedimientos documentados que se requieren para un adecuado control
y garantizar que los productos obtenidos cumplen los requisitos del cliente, de la misma
empresa, del sector y de los entes gubernamentales.

Indicadores: Son medidores que deben establecerse en determinadas etapas del
proceso. Tambin se les conoce como puntos de control.

Estos indicadores deben disearse para asegurar los resultados (indicadores de
producto), para controlar el proceso en s (indicadores de proceso) e indicadores a la
entrada o inicio (indicadores de insumos).

Los indicadores de producto y de insumos miden normalmente la EFICACIA (calidad,
oportunidad, seguridad, costo) y los de proceso miden EFICIENCIA (cantidad producida
por horas hombre u horas mquina, aprovechamiento de materiales, desperdicios,
rendimientos, defectos por unidad de produccin, etc).

Cargos involucrados: Es la identificacin o relacin de los cargos que intervienen en las
diferentes atapas del proceso.

Recursos: Para identificar los equipos, maquinaria, software, hardware que el proceso
requiere para obtener los productos y servicios.
La caracterizacin puede plasmarse en un esquema como el que se muestra a
continuacin:













MAPA DE PROCESOS
El mapa de procesos ofrece una visin general del sistema de gestin. En el se
representan los procesos que componen el sistema as como sus relaciones principales.
Dichas relaciones se indican mediante flechas y registros que representan los flujos de
informacin.

La identificacin de procesos interviene el anlisis de los procesos para la gestin de la
organizacin, la gestin de recursos, de realizacin y de medicin, anlisis y mejora.
- Procesos para la Gestin de la Organizacin: estos incluyen procesos relativos a la
planificacin estratgica, establecimiento de polticas, fijacin de objetivos, proveedor,
comunicacin, asegurar disponibilidades de los recursos requeridos y la revisin por
la direccin

- Procesos para la Gestin de los recursos: estos incluye todos aquellos procesos
necesitados para la gestin de apoyo, realizacin y medicin.
- Procesos de Realizacin: estos se componen de todos los procesos que proveen
las salidas intencionadas de la organizacin.
- Procesos de medicin, anlisis y mejora: son un conjunto de procesos para medir y
obtener datos sobre el anlisis del desempeo y mejora de la efectividad y eficiencia.



Estos pueden incluir la medicin, seguimiento y procesos de auditora, acciones
correctivas y siendo una parte integral de la gestin.

Para realizar un mapa de procesos es de gran ayuda delimitar los procesos y los pasos
bajo los cuales se trabaj se pueden resumir en:

Identificar quienes son los dueos, asociados o corporativos, clientes y
proveedores
Plantear cual es el objetivo a alcanzar
Qu y quin da impulso al proceso
Cules son los elementos de entrada del proceso
Cmo y a travs de quin (responsable) y con quin (intermediarios) se ejecuta el
proceso
Cules son los resultados del proceso (salidas)
Cmo y cundo se mide, visualiza y evala la aptitud de funcionamiento
Visualizar que el proceso de claro y comprensible (realizacin de flujograma)
Evidenciar que el cliente est satisfecho.
Clasificar los procesos, preparar un modelo de proceso para la empresa y
preparar la documentacin de los procesos )descripcin y flujograma


















Anlisis grupal:
El mapeo de procesos permite obtener el medio para examinar procesos
interfuncionados, enfoque de relaciones y conexiones entre unidades de trabajo, todo el
panorama de las actividades, tareas, pasos y algo muy importante como varias
actividades pueden estar interconectadas. Representa una herramienta muy til para
integrar o automatizar los procesos.
La caracterizacin de procesos tiene como objetivo principal lograr un cambio en el
comportamiento con el propsito de mejorar las relaciones interpersonales, entre los
miembros de la institucin. Es importante hacer saber que primero se realiza la



caracterizacin del proceso y con los resultados obtenidos en esta fase se realiza y el
mapeo del proceso en cuestin

Bibliografa
Realizacin del diseo, implementacin y caracterizacin del mapa de procesos de
la Subsecretaria del SIMPAD del Municipio de Medelln con miras a obtener una
certificacin en NTC ISO 9001/2000 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
,FACULTAD DE MINAS Pregrado en Ingeniera Administrativa Medelln 2009
Mapeo de Procesos, www.Portaldecalidad .com
.Criterios metodolgicos para el mapeo de procesos de articulacin
ciudadana Bases para una herramienta que visibilice y facilite la apropiacin
colectiva de saberes en redes que validan y fortalecen la gestin ciudadana en los
nuevos espacios y cdigos de la poltica pblica local, regional y global.
http://base.d-p-h.info/fr/fiches/dph/fiche-dph-6559.html