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Fundamentos de administracin
Unidad 2. Proceso administrativo
2.2. Organizacin
2.2.3. Etapas de la organizacin
La planeacin comprende todo un proceso desde la formulacin de los objetivos hasta el estableci-
miento de los lineamientos a seguir para su logro.
Filosofa
La flosofa de la empresa representa la forma de pensar ofcial de la organizacin. Para desarrollarla,
se deben analizar 3 elementos fundamentales y trascendentes para sta, que indican hacia dnde se
dirige la organizacin, por qu se dirige hacia all y que es lo que sustenta u obliga a que la empresa
vaya en esa determinada direccin. Estos tres elementos son:
Los valores. Es decir es la forma de ser de una empresa.
La misin. La misin es la razn de ser de la empresa. Se defne a la misin en cuanto: describe la
actividad o funcin bsica de produccin o servicio que desarrolla la empresa y que la razn de su
existencia; expone a lo que se dedica la empresa.
1
La visin. La visin es como se visualiza la empresa a futuro. El trmino visin, expresa las aspiraciones
futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresas o en otras palabras, es la proyeccin a futuro
de las mismas. La visin contesta a la pregunta qu se desea que sea la empresa en un futuro? Est
relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen
aspiraciones cualitativas (propsitos) y cuantitativas (objetivos).
2
Premisas
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones
futuras que afectarn el curso en que va a desarrollarse el plan.
Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el de-
sarrollo de un plan.
3
Las premisas pueden ser:
Internas. Su origen es dentro de la empresa y pueden infuir en el logro de la misin. Ejemplo:
ausentismo, rotacin de personal, siniestros.
Externas. Son factores que se originan fuera de la empresa pero que pueden afectar en el de-
sarrollo de sus actividades. Las premisas pueden ser:
1
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 79.
2
Idem. p. 83.
3
Idem. p. 89.
2
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2.2.3. Etapas de la organizacin
a) De carcter poltico. Ejemplo: Sistema de gobierno, relaciones internacionales.
b) De carcter legal. Pueden ser:
1. Tendencias fscales: impuestos sobre ciertos artculos o servicios, forma de pago de impuestos.
2. Tendencias en la legislacin: mejoramiento del ambiente.
3. Econmicas: nivel de salarios y precios, ingreso per cpita, producto nacional bruto.
c) Sociales: empleo y desempleo, sistemas de salubridad e higiene.
d) Tcnicas: rapidez de los avances tecnolgicos, cambios en los sistemas.
e) Otros factores: competencia, posicin en el mercado, polticas de operacin.
Propsitos
Los propsitos se defnen como:
Las aspiraciones cualitativas bsicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo
socioeconmico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social.
4
Caractersticas
Su importancia radica en que:
Son de orden moral, es decir orientan
el comportamiento tico de los
integrantes.
Bsicos o trascendentales. Son
fundamento de los dems elementos.
Genrico o cualitativo. No se expresan
en trminos numricos.
Permanente. Son vigentes durante todo
el tiempo de vida de la organizacin.
Semipermanente. Pueden abarcar un
periodo determinado.
Son cimiento de los dems elementos
de la planeacin.
Orientan sobre el curso de accin
moral a seguir para la formulacin de
planes.
Sirven de identifcacin ante el
personal y la sociedad con una imagen
de responsabilidad socioeconmico.
Se consideran la razn de ser del grupo
social en el presente y en el futuro.
Proporcionan las directrices generales
de la empresa defniendo as el xito o
fracaso de la empresa.
4
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 84.
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OBJETIVOS
La organizacin que no tiene idea de sus alcances y limitaciones, as como hasta dnde quiere llegar, tendr
serias difcultades para lograr sus metas. Los resultados obtenidos en el proceso de sus labores le parecern
buenos y satisfactorios aunque haya derrochado recursos tanto humanos como materiales. A la larga siempre
estar trabajando bajo sentimiento de confusin y fracasos, para evitarlo el administrador de la organizacin
debe establecer claramente los objetivos. Al determinar los objetivos, lo que hacemos en realidad es adelantar-
nos a los resultados que esperamos. Es lgico, pues, que establezcamos nuestros objetivos para conocer qu
es lo que esperamos que suceda antes de tomar cualquier iniciativa.
Un objetivo es entonces un resultado fnal, un estado ideal que se pretende alcanzar.
El objetivo se defne como la meta que se persigue, que prescribe un mbito defnido y sugiere la direccin a los
esfuerzos de planeacin. Los objetivos exigen ser claros, precisos para determinar los escenarios necesarios
y los esfuerzos correspondientes al logro de los mismos. Los objetivos mal planteados e inapropiados lejos de
ayudar a la direccin, entorpecen la efciencia y no permiten lograr la misin de las organizaciones.
Por otro lado los objetivos se pueden defnir como los fnes importantes hacia los que se dirigen las activida-
des organizacionales e individuales, los objetivos organizacionales estn considerados dentro de un concepto
jerrquico, es decir, que existen objetivos en toda la red organizacional desde los niveles directivos ms altos
(objetivos globales), hasta los niveles operativos ms bajos (objetivos departamentales o especfcos); hay
que considerar que en la organizacin hay demasiados intereses tanto organizacionales como individuales y
en ocasiones son incompatibles provocando diversos confictos dentro de la organizacin, dentro del grupo de
trabajo e inclusive individuales. La defnicin operativa de los objetivos: Un objetivo cuantifcado, es una meta.
Un objetivo fjado en tiempo, es un programa. Un objetivo fjado en recursos fnancieros, es un presupuesto.
Los objetivos son como el hilo que mantiene la unidad entre todos los planes, de ah la importancia de
plantear cabalmente objetivos que motiven, exhorten al triunfo, definan realmente la misin y propsitos
de una organizacin.
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Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fnes por alcanzar, esta-
blecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfco.
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Estrategias
Las estrategias son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.
6
Son cursos de accin general, porque se establecen a nivel estratgico, indican el camino a seguir
sin detallar el empleo de recursos, ya que esto se har en otras etapas (programas, presupuestos y
procedimientos).
Etapas:
1. Determinacin de los cursos de accin o alternativas. Consiste en buscar el mayor nmero de
alternativas que permitan lograr los objetivos.
2. Evaluacin. Se analizan todas las alternativas aplicando diferentes tcnicas e identifcando las
ventajas y desventajas de cada alternativa.
5
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 94.
6
Idem. p. 96.
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3. Seleccin de alternativas. Se busca identifcar las alternativas ms factibles y con mayores
ventajas, que permitan logran con mayor efciencia y efcacia los objetivos de la organizacin.
Sin las estrategias podran no lograrse los objetivos organizacionales, son lineamientos generales que
guan la accin de la empresa, facilitan la toma de decisiones, da alternativas para el caso de que falle
la estrategia elegida y desarrollan la creatividad en la solucin de problemas.
Se caracterizan porque:
Se establecen en los niveles jerrquicos altos.
Son especfcas para cada rea clave.
Vara su utilidad de acuerdo a la dinmica del medio.
Su vigencia depende de los objetivos, una vez alcanzados se deben formular nuevas estrategias.
Se avienen al concepto tradicional militar.
Polticas
Las polticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta
que hay que seguir en la toma de decisiones, acerca de acciones o actividades que se repiten una y
otra vez dentro de una organizacin.
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Son criterios que guan hacia la correcta accin y decisin del personal en sus actividades. Las po-
lticas son fexibles y su redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista es decir que su
interpretacin sea uniforme.
Las polticas se clasifcan de acuerdo al nivel jerrquico en que se formulan: estratgicas o generales
(se formulan en el nivel de alta gerencia para guiar a la empresa como una unidad integrada), tcticas
o departamentales (son especfcas de cada departamento) y operativas o especfcas (se aplican en
las decisiones a ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento).
7
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 101.
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Por su origen pueden ser: Su importancia radica en que:
Externas, (se originan por factores exter-
nos: competencia, gobierno, sindicatos).
Consultadas, (cuando se dan en actos
espordicos).
Formuladas, (emitidas por diversos
niveles superiores, con el propsito
de guiar la correcta accin y decisin,
del personal en sus actividades.
Implcitas, (lineamientos que sin estar
escritos se aceptan por costumbre).
Facilitan la delegacin de autoridad.
Estimulan al personal, al dejar a su li-
bre arbitrio ciertas decisiones.
Minimizan las consultas innecesarias.
Otorgan libertad a la toma de decisiones.
Contribuyen al logro de los objetivos
organizacionales.
Proporcionan uniformidad y estabili-
dad en las decisiones.
Indican al personal como deben actuar
en sus operaciones.
Facilitan la induccin del nuevo personal.
Regla
Las reglas son mandatos precisos que determinan la disposicin, actitud o comportamiento que
deber seguir o evitar en situaciones especfcas el personal de una empresa.
8
Las reglas son estrictas y las polticas fexibles.
8
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 101.
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PROGRAMAS
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especfcas que habrn de reali-
zarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos
aquellos eventos involucrados en su consecucin.
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Procedimiento:
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1. Identifcar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar qu actividad debe realizarse antes de otra, qu
actividades se dan simultneamente y, por ltimo qu actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos necesarios.
La grfca mas empleada es la grfca de Gantt. Su uso e interpretacin estar de acuerdo al criterio
utilizado, profundidad y con el tipo de actividad a que se refera.
Un programa establece la ejecucin completa de las actividades. Las tcnicas que se pueden usar
varan, pudiendo ser:
Se clasifcan en:
Tcticos. Se establecen para un rea de actividad.
Operativos. Se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un rea de
actividad.
El mtodo PERT
(Program Evaluation
Review Technique)
El mtodo de ruta
crtica CPM (Critical
Path Method)
9
Idem. p.104.
10
Idem. p.105.
8
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Su importancia radica en:
Suministran la informacin e indican el estado de avance de actividades.
Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
Identifcan a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa
para cada centro de responsabilidad.
Determinan los recursos que se necesitan.
Disminuyen los costos.
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar especfcamente.
Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades.
Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias.
Evitan la duplicidad de esfuerzos.
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Para elaborarlos es necesario:
Involucrar a todas tanto responsables como operativos del mismo.
Los recursos y el periodo para realizarlo deben ser acordes a la empresa.
Debe hacerse del conocimiento de todos los involucrados.
Evitar que los programas se contrapongan entre s.
Deben hacerse por escrito, grafcarse y ser precisos y de fcil comprensin.
Debe ser adaptable a las modifcaciones o cambios que se presenten; asimismo, debe conside-
rar las consecuencias que operarn en el futuro.
11
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 109.
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Presupuesto
El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en
trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsecuente de las realizaciones de
dicho plan.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especfco, que determina por anticipado,
en trminos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignacin de los recursos de la
empresa, para un periodo especfco.
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Caractersticas:
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Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente.
Es un plan expresado en trminos cuantitativos.
En general porque se establece para toda la empresa.
Es especfco porque puede referirse a cada una de las reas en que est dividida la organizacin.
Es diseado para un periodo determinado.
Clasifcacin:
En relacin con el nivel jerrquico para el que se determinen, pueden ser:
1. Estratgicos o corporativos. Determina la asignacin de recursos para toda la empresa.
2. Tcticos o departamentales. Elaborado para cada una de las reas de actividad de la empresa.
3. Operativos. Son para cada seccin de los departamentos.
12
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 110.
13
Idem. p. 110.
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De acuerdo con forma en que se calculen:
1. Fijos o rgidos. Se estiman las diferentes operaciones con base en metas defnidas de operacin.
2. Flexibles. Se hacen clculos a distintos niveles de operacin, permitiendo conocer los resulta-
dos en diversas situaciones.
3. Por programas. Se calcula con base en programas de cada una de las reas de la empresa,
para direccionar los recursos hacia las actividades que den mayores benefcios.
Pocas empresas cuentan con un sistema presupuestal integral, el cual debe incluir:
1. Presupuestos de operacin: Ventas, produccin, compras, mano de obra, gastos diversos.
2. Presupuestos de capital: Inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fjos
(maquinaria y equipo, edifcios y construcciones, mobiliario, mantenimiento).
3. Presupuesto fnanciero: balance, estados de resultados, de origen y de aplicacin de recursos,
de fujo de caja.
Su importancia radica en que permite medir el desempeo de las unidades organizativas, es un medio
de control, permite comprender claramente las metas organizativas, presenta por anticipado los gas-
tos en que incurrirn las actividades, reduce costos evitando compras innecesarias.
Procedimientos
Los procedimientos establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguir-
se en la realizacin de un trabajo repetitivo.
El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la
manera en que deben realizarse, pues de esto se encargan los mtodos, mismos que van implcitos
en el procedimiento.
Un mtodo detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente establecida.
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Por su
especifcidad y detalle, su establecimiento bsicamente corresponde al nivel operativo.
14
Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos (2009). Fundamentos de Administracin. p. 113.
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Mnch Galindo, Lourdes, Garca Martnez, Jos. (2009). Fundamentos de Administracin. p. 114
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Su importancia radica en que:
Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades.
Promueven la efciencia y especializacin.
Delimitan responsabilidades; evitan duplicidades.
Determinan cmo deben ejecutarse las actividades y tambin cundo y quin debe realizarlas.
Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.
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