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ARCHIVOS
HISTRICOS
DE ESPAA, PORTUGAL
Y AMRICA LATINA
AYUDA BIENAL
FUNDACIN MAPFRE
PARA
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ndice
4 P Objeto de la convocatoria
4 P Destinatarios
4 P Contenido de los proyectos
5 P Plazo de ejecucin de los proyectos
5 P Criterios de valoracin de los proyectos
6 P Cuanta de la Ayuda y fnanciacin de los
proyectos
8 P Documentacin obligatoria
9 P Presentacin de los proyectos
10 P Resolucin de la convocatoria y
comunicacin de los proyectos
seleccionados
11 P Formalizacin de la colaboracin y
desembolso de las ayudas concedidas
11 P Obligaciones de las entidades receptoras de
las ayudas y seguimiento de los proyectos
12 P Difusin y visibilidad
13 P Disposiciones fnales
4 P
Bases de la convocatoria 2011
1. Objeto de la convocatoria
FUNDACIN MAPFRE, de acuerdo con su objetivo
de fomentar la difusin de la Cultura, las Artes y las
Letras, ha decidido promover, con carcter bienal y
a travs de su Instituto de Cultura, la AYUDA FUN-
DACIN MAPFRE PARA ARCHIVOS HISTRICOS DE
ESPAA, PORTUGAL Y AMRICA LATINA.
2. Destinatarios
Podrn optar a la Ayuda los archivos y otras institu-
ciones, pblicas y privadas, depositarias de fondos
o colecciones documentales de carcter histrico y
de inters para la investigacin de la historia de los
pases de Amrica Latina, Portugal y Espaa.
Como fondos o colecciones documentales se con-
siderarn todos los documentos que de acuerdo a
las respectivas legislaciones archivsticas nacio-
nales han pasado a formar parte de los archivos
histricos, ya sean de carcter textual, iconogrf-
co, cartogrfco, fotogrfco, sonoro, audiovisual o
informtico.
Cada entidad solicitante slo podr presentar un
nico proyecto a esta convocatoria.
3. Contenido de los proyectos
Los proyectos que se presenten podrn versar so-
bre los siguientes aspectos:
Conservacin, restauracin y proteccin de
documentos
Elaboracin de instrumentos descriptivos
(guas, inventarios, catlogos).
Difusin, a travs de publicaciones impresas
o electrnicas, de instrumentos descriptivos
P 5
Difusin de las actividades del archivo y cual-
quier aspecto relacionado con la funcin so-
cial de los archivos
4. Plazo de ejecucin de los proyectos
Los proyectos que resulten benefciarios de la Ayu-
da debern desarrollarse dentro del periodo com-
prendido entre el 1 de junio de 2012 y el 31 de mayo
de 2013, siendo en todo caso el plazo mximo de
ejecucin de 12 meses.
Cuando la dimensin del proyecto u otras circuns-
tancias lo hagan necesario, podr extenderse la
ayuda por un mximo de otros 3 meses, previa soli-
citud por escrito de la institucin benefciaria.
5. Criterios de valoracin de los proyectos
Los proyectos presentados se valorarn atendien-
do de modo preferente a, entre otros, los siguientes
criterios:
Relevancia histrica y documental de los fon-
dos objeto del proyecto.
Aportacin del proyecto al conocimiento del
conjunto de las colecciones documentales de
la institucin solicitante.
Aportacin del proyecto al conocimiento del
patrimonio histrico documental del pas
sede de la institucin solicitante.
Calidad tcnica del proyecto (formulacin de
objetivos claros y proporcionados; coheren-
cia con la trayectoria de la institucin; cro-
nograma detallado de las actividades y fases
del proyecto, etc.).
Viabilidad tcnica, econmica y de gestin del
proyecto.
6 P
Presupuesto detallado y coherente, con una
relacin equilibrada entre los recursos em-
pleados y los resultados previstos.
Previsin de un plan de difusin del proyecto
y visibilidad e la participacin de FUNDACIN
MAPFRE en su consecucin.
6. Cuanta de la Ayuda y fnanciacin de los
proyectos
La Ayuda est dotada con una aportacin mxima
de treinta mil euros (30.000 ), y podr ser asig-
nada a ms de un proyecto. En caso de ser selec-
cionados dos o ms proyectos, el fallo del Jurado
especifcar la cantidad especfca que se aportar
a cada uno de ellos.
Los proyectos presentados debern contemplar
obligatoriamente fnanciacin adicional, aportada
por la propia institucin solicitante, a la solicitada
como Ayuda. La cuanta de la Ayuda concedida en
ningn caso ser superior al 75% del coste total
del proyecto. Se descartarn las solicitudes que
no contemplen fnanciacin adicional y aquellas en
las que la cantidad solicitada exceda de treinta mil
euros (30.000 ).
Los recursos aportados al proyecto por la propia
entidad solicitante o por otras instituciones o enti-
dades debern ser acreditados fehacientemente.
Se consideran gastos fnanciables a efectos de esta
convocatoria los costes relacionados directamente
con el desarrollo del proyecto:
Materiales y suministros.
Equipos / Equipamientos.
Honorarios de especialistas (tcnicos restau-
radores y/o conservadores, fotgrafos, docu-
P 7
mentalistas, historiadores, etc.) no pertene-
cientes a la plantilla laboral de la institucin
solicitante y cuyos servicios deban ser reque-
ridos especfcamente para la realizacin del
proyecto.
Costes de transporte y estancia de los espe-
cialistas sealados en el apartado anterior.
Gastos de transporte y seguro de los docu-
mentos objeto de la Ayuda en el caso de que,
como parte de las acciones del proyecto, de-
ban ser trasladados fuera de la institucin
benefciaria de la Ayuda.
Gastos derivados de las acciones de comu-
nicacin y difusin (elaboracin de catlogos
impresos o electrnicos, actividades exposi-
tivas, etc.) de las colecciones o fondos objeto
de la Ayuda.
Gastos administrativos y de gestin directa-
mente relacionados con el proyecto siem-
pre que no superen el 10% de la cantidad
solicitada.
Con carcter general se considerarn gastos
no fnanciables:
Gastos corrientes de mantenimiento y fun-
cionamiento de la entidad solicitante.
Amortizacin de operaciones crediticias,
gastos o costes fnancieros.
Gastos de adquisicin, construccin
o reforma de inmuebles y gastos de
instalaciones.
Gastos en concepto de dietas, estancias y
viajes del equipo responsable del proyecto
cuando se trate de integrantes de la plan-
tilla laboral de la institucin solicitante.
Gastos derivados de la organizacin y/o
participacin en congresos, seminarios,
jornadas y similares.
8 P
7. Documentacin obligatoria
Las entidades solicitantes debern detallar sus
proyectos en el Formulario de Solicitud disponi-
ble en la pgina Web de FUNDACIN MAPFRE
(www.fundacionmapfre.com), a travs de la cual se
realizar el trmite de solicitud en su integridad.
Junto al formulario, los solicitantes debern apor-
tar obligatoriamente la siguiente documentacin:
Carta de solicitud de participacin en la con-
vocatoria frmada por el representante legal
de la entidad.
Memoria explicativa del proyecto para el
que se solicita la Ayuda, con una extensin
mxima de 10 pginas, incluyendo, entre
otra informacin que se considere de inte-
rs: descripcin lo ms detallada posible de
los fondos documentales objeto del proyec-
to; medios necesarios para la realizacin del
proyecto; presupuesto del proyecto, en euros,
detallado por conceptos y en el que se espe-
cifque el coste total del proyecto y la canti-
dad solicitada como Ayuda.
Currculo profesional de los integrantes del
equipo de trabajo encargado del desarrollo
del proyecto.
Memoria de actividades de la entidad en el
ltimo ejercicio.
Declaracin que respalde expresamente la
cofnanciacin declarada en el proyecto.
Relacin de las ayudas econmicas recibidas
en los dos ltimos aos, procedentes de enti-
dades pblicas o privadas, para el desarrollo
de proyectos relacionados con las actividades
habituales de la institucin o, en su caso, de-
claracin de no haber recibido ninguna ayuda
de esa naturaleza en el periodo indicado.
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8. Presentacin de los proyectos
Tanto el formulario de solicitud como la documen-
tacin requerida debern presentarse a travs de
www.fundacionmapfre.com entre los das 15 de
marzo a 30 de abril de 2012.
En el caso de la documentacin que de forma
obligatoria se requiere, los correspondientes ar-
chivos debern tener la siguiente denominacin y
contenidos:
Fichero 1: Carta de solicitud de participacin
en la convocatoria frmada por el represen-
tante legal de la entidad.
Fichero 2: Formulario de solicitud.
Fichero 3: Memoria explicativa del proyecto.
Fichero 4: Currculo profesional de los inte-
grantes del equipo de trabajo encargado del
desarrollo del proyecto.
Fichero 5: Memoria de actividades de la enti-
dad en el ltimo ejercicio.
Fichero 6: Declaracin respaldando expre-
samente la cofnanciacin declarada en el
proyecto.
Fichero 7: Relacin de las ayudas econmi-
cas recibidas por la institucin solicitante en
los dos ltimos aos, procedentes de entida-
des pblicas o privadas, para el desarrollo de
proyectos relacionados con las actividades
habituales de la institucin o, en su caso, de-
claracin de no haber recibido ninguna ayuda
de esa naturaleza en el periodo indicado.
Fichero 8: Cualquier otra documentacin que
la institucin solicitante considere de inters
aportar.
Los archivos debern ajustarse a alguno de los si-
guientes formatos electrnicos: DOC (Ms Word),
10 P
TXT (formato de texto), PDF (formato de documento
porttil), XLS (formato de Excel).
9. Resolucin de la convocatoria y comunicacin
de los proyectos seleccionados
Los proyectos recibidos dentro del plazo y que cum-
plan los requisitos establecidos en estas bases
sern evaluados por un jurado integrado por res-
ponsables de la FUNDACIN MAPFRE y reconoci-
dos especialistas en archivstica e investigacin
histrica del mbito de los pases destinatarios de
la Ayuda.
La resolucin adoptada se har pblica durante el
mes de mayo 2012, y ser inapelable. La decisin
aprobada se comunicar a cada uno de los partici-
pantes en la convocatoria, independientemente del
resultado de la misma, a travs de correo electr-
nico. FUNDACIN MAPFRE queda facultada para
divulgar del modo que estime conveniente la conce-
sin de ayudas a las entidades seleccionadas.
Los proyectos presentados a la convocatoria que no
sean objeto de ayuda y que no sean reclamados for-
malmente, sern destruidos en el plazo de un mes
desde la publicacin de la resolucin.
10. Formalizacin de la colaboracin y
desembolso de las ayudas concedidas
Las Ayudas sern abonadas en tres pagos: un 40%
a la concesin de la ayuda, otro 30% al cumplirse
el sexto mes de la concesin de la Ayuda, y previa
presentacin por la entidad benefciaria de un in-
forme de los trabajos realizados hasta esa fecha; el
30% restante a la fnalizacin del proyecto, previa
presentacin por la entidad benefciaria de una Me-
P 11
moria fnal que describa la totalidad de las acciones
realizadas y los resultados del proyecto.
A excepcin del primero, los pagos se efectua-
rn previo informe del coordinador designado por
FUNDACION MAPFRE para el seguimiento de los
proyectos.
El importe de las ayudas concedidas se ingresar
mediante transferencia en la cuenta bancaria que
determine cada entidad y que necesariamente ha
de estar vinculada al nombre completo de la enti-
dad receptora de la ayuda.
11. Obligaciones de las entidades receptoras de
las ayudas y seguimiento de los proyectos
Las entidades benefciarias se comprometen a la
ejecucin del proyecto presentado.
FUNDACIN MAPFRE asignar al proyecto una
persona que realizar las funciones de coordina-
dor, supervisando el buen desarrollo del mismo.
La entidad receptora de la ayuda se compromete a
responder a todas aquellas cuestiones referentes
al proyecto y su ejecucin que puedan ser reque-
ridas por FUNDACIN MAPFRE. El incumplimiento
de este requisito puede ocasionar la suspensin de
la ayuda por el tiempo que FUNDACIN MAPFRE
considere oportuno o incluso la cancelacin de la
misma.
Una vez iniciado el trabajo, sern causas de cance-
lacin de la Ayuda:
El incumplimiento de alguna de las bases
La suspensin injustifcada de los trabajos
por un periodo de tiempo superior a 2 meses
12 P
La consideracin por parte de FUNDACIN
MAPFRE de que exista una imposibilidad de
terminar el proyecto satisfactoriamente
La falsedad de alguno de los datos
presentados
La presentacin de un proyecto desarrollado
con anterioridad a la ayuda
En caso de cancelacin de la Ayuda, FUNDACIN
MAPFRE se reserva el derecho de solicitar la devo-
lucin de las cantidades abonadas.
12. Difusin y visibilidad
Las entidades benefciarias, en reconocimiento de
la colaboracin prestada, debern hacer constar
de manera expresa en toda la documentacin, in-
formacin y publicidad que realicen del proyecto
objeto de la Ayuda, la colaboracin de FUNDACIN
MAPFRE a travs de su Instituto de Cultura.
A ttulo enunciativo, sin menoscabo de otras posi-
bilidades, dicha colaboracin se har constar en:
memorias de actividades (impresas o difundidas en
soporte electrnico), pgina Web dela institucin
benefciaria, materiales impresos (catlogos, folle-
tos, etc.) directamente relacionados con el proyec-
to, notas de prensa, etc.
Las acciones de difusin que la entidad solicitante
prevea desarrollarse explicarn en el formulario de
solicitud en el apartado destinado a tal efecto.
Con la fnalidad de asegurar un uso apropiado de
la imagen de FUNDACIN MAPFRE, cualquier uso
que se haga de la misma deber ser previamente
consultado con FUNDACIN MAPFRE.
P 13
Al fnalizar el proyecto, y junto a la Memoria fnal de
resultados, la institucin benefciaria deber pre-
sentar un resumen del trabajo, a modo de artculo.
FUNDACIN MAPFRE se reserva la propiedad y li-
bre disposicin de este resumen que, con los reco-
nocimientos de autora que corresponda, podr ser
publicado por FUNDACIN MAPFRE en su revista
La Fundacin, en formato electrnico en su pgina
web o en cualquier otra forma que considere.
13. Disposiciones fnales
La presentacin a esta convocatoria presupone la
plena aceptacin de sus bases y de la resolucin,
que ser inapelable, as como de los requisitos que
FUNDACIN MAPFRE establezca en cada caso para
el seguimiento de los proyectos seleccionados.
De producirse el incumplimiento de las mismas,
FUNDACIN MAPFRE, a travs de su Instituto Cul-
tura, se reserva el derecho de proceder como es-
time conveniente, solicitando incluso la devolucin
de las cantidades abonadas.
La realizacin de los proyectos y su titularidad
sern de exclusiva responsabilidad de la entidad
benefciaria.
Aquellas solicitudes que no se ajusten a las bases,
que presenten carencias en la documentacin o
cuyo formulario de solicitud no haya sido cumpli-
mentado en todos sus apartados, quedarn exclui-
das de la presente convocatoria.
La concesin y aceptacin de la Ayuda, as como
el desarrollo de los trabajos que formen parte del
proyecto presentado, no implican relacin laboral
alguna con FUNDACIN MAPFRE.
14 P
Los interesados autorizan el tratamiento de los da-
tos personales suministrados voluntariamente a
travs del correspondiente formulario y la actuali-
zacin de los mismos con la fnalidad de gestionar
la concesin de las ayudas a las que se refere esta
convocatoria y el envo de informacin sobre las ac-
tividades de la FUNDACIN MAPFRE, incluso a tra-
vs de medios electrnicos.
Asimismo, aceptan que sus datos puedan ser ce-
didos para la evaluacin de las candidaturas a la
referida ayuda y su concesin a otras personas f-
sicas o jurdicas con las que FUNDACIN MAPFRE
concluya acuerdos de colaboracin, respetando en
todo caso la legislacin espaola sobre proteccin
de datos de carcter personal y sin necesidad de
que le sea comunicada cada primera cesin que se
efecte a los referidos cesionario.
Todos los datos son tratados con absoluta confden-
cialidad, no siendo accesibles a terceros para fnali-
dades distintas para las que han sido autorizados.
El fchero creado est ubicado en las instalaciones
de MAPFRE Servicios de Informtica bajo la super-
visin y control de FUNDACIN MAPFRE, Paseo de
Recoletos 23 - 28004 Madrid, quien asume la adop-
cin de las medidas de seguridad de ndole tcni-
ca y organizativa para proteger la confdencialidad
e integridad de la informacin, de acuerdo con lo
establecido en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de
diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Per-
sonal y dems legislacin aplicable y ante quien el
titular de los datos puede ejercitar sus derechos de
acceso, rectifcacin, oposicin y cancelacin me-
diante comunicacin escrita dirigida a la direccin
anteriormente indicada.
P 15
Los interesados, por ltimo, podrn oponerse al
tratamiento de los datos de carcter personal para
fnalidades indicadas anteriormente distintas de la
gestin de la ayuda solicitada, comunicndolo por
escrito a FUNDACIN MAPFRE.
Paseo de Recoletos, 23
28004 Madrid
Telf. +34 915 819 596
www.fundacionmapfre.com
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