Manual Calc Básico

Manual OpenOffice -Hoja de Clculo
MANUAL DE HOJA DE CALCULO

Conceptos Bsicos
Uso de Celdas
Relleno automtico y listas de clasificacin
Formatos
Funciones de Bases de Datos
Grficos o Diagramas
Abrir archivos de texto y formatearlos
CONCEPTOS BASICOS
Libro Es el archivo que Open Office crea. Tiene la Extensin *.sxc.
Hoja de Clculo Es cada una de las hojas que componen un libro.
Celda Es la interseccin entre una columna y una fila
Celda Activa Donde esta posicionado el cursor
Rango Conjunto de Celdas que se utilizan para realizar determinada funcin.
Valores Constantes Son datos que se introducen directamente en una celda. Puede ser
un nmero, una fecha u hora, o un texto.
Frmulas Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una hoja de clculo est formada por varias hojas. Cada hoja contiene diferentes celdas las
cuales estn organizadas en filas y columnas. Cada celda contiene o bien una frmula de clculo,
un texto (de cualquier tamao) o un valor.
Como frmula para calcular puede indicar directamente un clculo, por ejemplo =(4 + 5). El
sentido de una hoja de clculo consiste en que en ella se pueden calcular frmulas que se
refieren a otras celdas. Una de estas frmulas podra ser =SUMA(A1:A8), que en el lenguaje de
las hojas de clculo significa que la suma de los valores de las celdas A1 hasta A8 se calcula e
introduce automticamente en la celda en la que se encuentre la frmula. Adems, se pueden
introducir frmulas adicionales en las celdas A1 hasta A8, refirindose cada una de ellas a otras
celdas y a sus contenidos, y as sucesivamente.
Pgina 1 de 18 Direccin de Produccin y Soporte
Filas y Columnas
Una hoja de clculo est compuesta de filas numeradas desde 1 hasta 32000 y de columnas con
letras que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y as sucesivamente; la ltima columna se
designa con las letras IV. De esta forma se puede identificar cada celda de manera precisa por su
lnea y columna. As por ejemplo la celda A1 ser la primera celda en la parte superior izquierda
de la hoja.
Documentos con hojas mltiples.
En el borde inferior de la ventana de la hoja de clculo encontrar los elementos de control con
los que podr cambiar de una hoja a otra. Lo primero que ver en una nueva hoja de clculo
sern tres hojas, cada una de ellas con el nombre "hojaX" (yendo X de la 1 a la 3).
De esta forma puede insertar otras hojas :
Pulse con el puntero del mouse sobre el nombre de una de las hojas
Seleccione en el men principal la opcin Insertar y Hoja de clculo, aparecer un dilogo
en el que podr escribir el nombre para la(s) nueva(s) hoja(s).
Defina las propiedades de la hoja y confrmelas con Aceptar.
Otra forma par insertar es hacer click derecho sobre el nombre de una hoja y luego
seleccionar la opcin insertar. All podr seleccionar la ubicacin de la(s) nueva(s) hojas(s).
De esta forma cambia el nombre de una hoja:
Haga click derecho sobre el nombre de la hoja que desee cambiar, por ejemplo "Hoja 1".
Elija la opcin Cambiar nombre. Aparecer un dilogo en el que podr escribir el nuevo
nombre.
Escriba el nuevo nombre de la hoja y pulse sobre Aceptar.
Tenga en cuenta que el nombre de una hoja no depende del nombre del documento que da la
primera vez que guarda el documento como archivo. El documento puede contener hasta 256
hojas, cada una de ellas con diferente nombre. No caiga en la tentacin de guardar todas sus
hojas en un solo documento: cuantas ms hojas haya, ms aumentar el tiempo de carga, y sin
embargo la gestin de hojas en archivos individuales es a menudo mucho ms fcil.
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USO DE CELDAS
Cada celda de la tabla puede contener texto, nmeros, fechas o frmulas. Los contenidos de una
celda los puede determinar o modificar sencillamente as como calcular constantemente de
nuevo sus frmulas con datos actuales.
Por valores en hojas de clculo entendemos nmeros, informaciones de fecha y hora as como
resultados de frmulas. Puede hacer que se visualicen los valores de una forma destacada si
selecciona la opcin Destacar valores en el men Ver. En Herramientas - Opciones - Hoja de
clculo... - Contenidos puede tambin activar esta opcin para que tenga validez para todos los
documentos as como para todos los documentos que cree en el futuro (el resto de los
documentos existentes mantendr su configuracin). Cuando esta opcin est activada, los
contenidos numricos y las fechas se representarn automticamente en azul, y en verde claro los
valores en celdas que contengan frmulas. Los textos seguirn en negro. Si no est seleccionada
la opcin Destacar valores, puede decidir libremente el color y el tipo de formateado de los
contenidos en las tablas.
Fjese en el campo abajo a la derecha en la barra de estado; en OpenOffice ver aqu siempre
tiles informaciones. En una hoja de clculo, este campo puede mostrar constantemente la suma
de las celdas seleccionadas. Si lo desea puede hacer que se muestren otros valores que le
interesen ms, por ejemplo el valor mximo de las celdas seleccionadas. La visualizacin la puede
determinar a travs del men contextual de este campo. Cuando ocurra un error en la tabla, se le
mostrar el texto errneo en este campo de la barra de estado.
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RELLENO AUTOMATICO Y LISTAS DE CLASIFICACION
OpenOffice permite hacer Relleno automtico de celdas, Listas de clasificacin y series.
Relleno Automtico en celdas
En la hoja de clculo se pueden copiar fcilmente con el mouse textos, valores y otros contenidos
de una celda. Para ello hay que considerar algunas particularidades: Si copia varios valores al
mismo tiempo, OpenOffice construye con ellos una serie lgicamente estructurada. Y si copia
textos determinados contenidos en las listas de clasificacin, la enumeracin continuar segn la
lista.
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Listas de clasificacin
Es posible escribir en una celda vaca de la hoja el texto "Ene" o "Enero". Arrastrar del marco que
rodea la celda, desde su esquina inferior derecha sobre varias celdas hacia la derecha o hacia
abajo. Cuando se suelte el botn del mouse, las celdas que fueron sealadas se rellenarn con la
serie definida de los nombres de los meses.
Las series predefinidas las encuentra en Herramientas - Opciones - Hoja de clculo - Listas de
clasificacin, donde tambin puede introducir sus propias listas de clasificacin, por ejemplo una
lista de las oficinas de la empresa. Si luego se necesita esta lista, por ejemplo como ttulos de
tablas, es suficiente escribir el primer nombre para copiar sus entradas arrastrando el mouse.
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Series
Si escribe en una celda solo un nmero que desee copiar con la ayuda del mouse, se le sumar 1
a este nmero. Pero si selecciona dos o ms celdas contiguas, que contengan diferentes
nmeros, y las copia conjuntamente, se continuar con el modelo aritmtico que se reconozca
en los nmeros.
Ejemplo: Si A1 contiene el nmero 1 y A2 el 3, al copiar conjuntamente ambas celdas
arrastrando hacia abajo se continuar la serie con 5, 7, 9, 11, etc. OpenOffice sobresale
adivinando las leyes de estructuras de series.
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FORMATOS
En esta seccin se ver como darle formato a Nmeros, celdas, tablas o a una hoja de clculo.
Prcticamente ninguna hoja de clculo se usa sin darle un formato. Los contenidos de las celdas -
textos y nmeros - adquieren un tipo determinado; a las celdas mismas se les pueden aplicar
diversos colores, mrgenes y otros atributos.
El formato de los nmeros (caracteres) se puede definir o elegir de los muchos formatos
numricos que vienen con OpenOffice. Tambin para el formateado de celdas dispone de
muchos estilos de celda, aunque siempre se pueden definir sus propios estilos, de la misma
forma que en el caso de los estilos de texto.
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Formateado de nmeros
Para dar formato a los nmeros se debe hacer click sobre la celda, columna o fila a la que se le va
a aplicar el formato y en el men principal sealar la opcin Formato Celdas - Nmeros. En esta
ficha se dispone de una serie de formatos predeterminados para nmeros. En la parte inferior
derecha del dilogo se encuentra el nmero actual previsualizado segn el formato que se elija.
Para cambiar los atributos de la letra, en este cuadro puede naturalmente determinar otros
atributos que deban aplicarse a celdas o contenidos de celdas actuales. En la ficha Fuente puede
precisar por ejemplo el tipo de fuente, su tamao y su color.
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Formateado de Celdas.
Es posible unir celdas en OpenOffice, sealando las celdas y escogiendo en el menu principal la
opcin Formato Unir Celdas Definir. Aparecer la siguiente ventana en la cual deber escoger
el botn Si.
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Formateado de tablas
En OpenOffice dispone de muchas posibilidades para embellecer tablas con diversos atributos.
La funcin Formato - Autoformato ofrece la posibilidad de formatear rpidamente una hoja de
clculo o un rea de celdas. Para ello, se seleccionan primero las celdas (o tabla de mnimo tres
filas por tres columnas) que deban ser formateadas automticamente, incluidos los ttulos de filas
y columnas as como las posibles filas o columnas de suma.
En el rea de visualizacin se ver primero un ejemplo de como aparecer el formateado que elija
en el campo Formato Formato Formato Formato. Haga click sobre Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar para aplicar el formateado al rea seleccionada
en la tabla.
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Formato de una Hoja Formato de una Hoja Formato de una Hoja Formato de una Hoja
Para darle un formato especial a una hoja de clculo, se debe ingresar por el men principal a la
opcin Formato Formato Formato Formato Pgina. Pgina. Pgina. Pgina. All aparecen las opciones de modificar mrgenes, orientacin de la
pgina (horizontal o vertical), el borde de la hoja, el fondo.
Las opciones Encabezamiento y Pie de pgina permiten activarlas dentro del documento y
adems editar su contenido, ya sea para colocarlo por primera vez, para modificarlo o eliminarlo.
En ambos casos permite configurar bordes y fondo especial para esta parte del texto.
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FUNCIONES DE BASES DE DATOS
En OpenOffice, las hojas de clculo administran tambin registros de datos, compuestos de
diversos campos de datos, al igual que en una base de datos, en la cual cada fila es un registro,
cuyos campos de datos figuran en cada una de las columnas. La base de datos de OpenOffice la
podr ordenar por filas, agrupar, buscar en ella palabras clave, realizar sumas, etc.
En esta seccin podr definir una base de datos , ordenar, sacar subtotales o realizar filtros.
Definicin de un rea de base de datos. Definicin de un rea de base de datos. Definicin de un rea de base de datos. Definicin de un rea de base de datos.
Seleccionar toda la hoja o el rea de las tres columnas y definir sta como rea de base de
datos de OpenOffice con el comando Datos - Definir rea Datos - Definir rea Datos - Definir rea Datos - Definir rea.
En el cuadro de dilogo Definir Definir Definir Definir rea rea rea rea de de de de base base base base de de de de datos datos datos datos figura ya el rea seleccionada.
Seleccionar de todas formas el campo contiene encabezamientos de columnas contiene encabezamientos de columnas contiene encabezamientos de columnas contiene encabezamientos de columnas para que se
considere correctamente la primera fila.
Escribir un nombre para el rea y cerrar el dilogo con Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar.
Asi queda definida el rea seleccionada como rea de base de datos, con lo cual, entre otros, se
podr ordenar cmodamente las filas, realizar filtrados, etc.
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Ordenamiento un Area de Base de Datos Ordenamiento un Area de Base de Datos Ordenamiento un Area de Base de Datos Ordenamiento un Area de Base de Datos
Para ordenar los datos de un rea de base de datos, se hace click sobre una celda del rea y se
abre la opcin Datos Datos Datos Datos - -- - Ordenar Ordenar Ordenar Ordenar. All se selecciona la columna (o su ttulo) por la cual se quiere
realizar el ordenamiento y se escoge Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar.
Es posible tener ms de un criterio de ordenamiento. El ordenamiento se realizar con las
condiciones que se indiquen ejecutndolas en el orden en que aparecen: primera, segunda y
tercera condicin.
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Filtros Filtros Filtros Filtros
Para filtrar de una lista extensa de datos solo determinados registros para trabajar con ellos
posteriormente, se puede hacer uso de los filtros de las hojas de clculo.
Para aplicarlos, se debe llevar al cursor al rea de base de datos y escoger en el men principal la
opcin Datos - Filtro - Autofiltro Datos - Filtro - Autofiltro Datos - Filtro - Autofiltro Datos - Filtro - Autofiltro. Le preguntar lo siguiente:
Dependiendo del rea sealada deber indicar si tiene o no encabezamiento en las columnas.
Aparecer un pequeo botn con una flecha para seleccionar un dato especial o la palabra
predeterminado predeterminado predeterminado predeterminado, para dar otros criterios de seleccin.
Al escoger Aceptar Aceptar Aceptar Aceptar se mostrarn nicamente los campos que cumplen las condiciones dadas.
Esta opcin igual aparece escogiendo la opcin Datos Filtros Filtro predeterminado.
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Subtotales Subtotales Subtotales Subtotales
Para sacar subtotales en una tabla o base de datos, se debe hacer click sobre una celda del rea e
ingresar por al opcin Datos Datos Datos Datos Subtotales Subtotales Subtotales Subtotales. Deber sealar a la izquierda la(s) columna(s) para las
cuales quiere obtener subtotales y a la derecha la funcin deseada.
Al seleccionar Aceptar, aparecern los resultados con las opciones dadas.
OpenOffice le permite elegir varios criterios de subtotal y se ejecutarn en el orden en que fueron
ingresados.
En la parte izquierda aparecen unos caracteres de control que al abrirlos o cerrarlos permitirn
ver total o parcialmente la informacin de acuerdo con las necesidades del usuario.
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GRAFICOS O DIAGRAMAS.
Los datos de las hojas de clculo se pueden representar grficamente con poco esfuerzo en un
Diagrama. Entre los diferentes tipos de diagramas puede elegir el adecuado para ilustrar la
estructura de los datos.
Para realizar un grfico, se deben seleccionar los datos junto con los encabezamientos,
seleccionar en el menu principal Insertar Diagrama Insertar Diagrama Insertar Diagrama Insertar Diagrama. All aparecer un ayudante que le guiar
en la elaboracin del diagrama.
Podr elaborar el grfico eligiendo la opcin Siguiente e ingresando la informacin que va
solicitando como rea, tipo de grfico, ttulos de los ejes, etc.
ABRIR ARCHIVOS DE TEXTO Y FORMATERLOS
Para abrir un archivo de texto en la hoja de clculo siga los siguientes pasos:
1. Abra el archivo. El le mostrar la siguiente ventana:
2. Escoja el archivo de texto que desea abrir con un slo click
3. En la opcin tipo de archivos, escoja la opcin texto CSV, como se muestra en le grfico
anterior. Este paso es el ms importante, pues si no lo lleva a cabo, el archivo le abrir en
writer.
4. Haga click en el botn abrir. El le mostrar la siguiente ventana que le permitir delimitar el
texto.
5. Aqu tiene dos opciones para delimitar el texto:
Ancho fijo: Usted mismo puede colocar las divisiones de columnas, haciendo click sobre la
regla superior de la muestra.
Separado: Segn el separador que tenga configurado el archivo, puede escoger la opcin.
6. Una vez delimitado el texto, haga click en aceptar, y el archivo ser abierto en la hoja de
clculo.
Control del cursor con el teclado Control del cursor con el teclado Control del cursor con el teclado Control del cursor con el teclado
Combinacin de Combinacin de Combinacin de Combinacin de
teclas teclas teclas teclas
Efecto Efecto Efecto Efecto
(Control)+(Inicio) (Control)+(Inicio) (Control)+(Inicio) (Control)+(Inicio) Pone el cursor en la celda A1
(Control)+(Fin) (Control)+(Fin) (Control)+(Fin) (Control)+(Fin)
Pone el cursor en el documento actual al final del rea de la tabla rellena
de datos. Si la ltima fila con datos fuera la fila 10 y la ltima columna en
la que se encuentra el cursor la columna F, se pondr el cursor en la celda
F10.
(Inicio) (Inicio) (Inicio) (Inicio) Pone el cursor dentro de la lnea actual en la primera columna A.
(Fin) (Fin) (Fin) (Fin)
Pone el cursor dentro de la fila actual en la ltima columna del rea con
datos.
(Control)+() (Control)+() (Control)+() (Control)+()
() es la tecla de multiplicacin del bloque numrico. Selecciona todo el
bloque bloque bloque bloque en el que se encuentre el cursor. Un bloque es un rea de celdas
relacionadas entre s que est rellena de datos.
(Entrar) en un
bloque seleccionado
Pone el cursor en la siguiente celda dentro del bloque. En Herramientas Herramientas Herramientas Herramientas - -- -
Opciones Opciones Opciones Opciones - -- - Hoja Hoja Hoja Hoja de de de de clculo... clculo... clculo... clculo... - -- - Entrada Entrada Entrada Entrada puede indicar la direccin en la
que deba moverse el cursor.
(Control)(Izquierda)
Salta a la columna izquierda del bloque actual o al bloque anterior. Si no
existiera ningn bloque, saltar a la primera columna A.
(Control)(Derecha)
Salta a la columna derecha del bloque actual o al siguiente bloque. Si no
existiera ningn bloque, saltar a la ltima columna IV.
(Control)(Arriba)
Salta a la fila ms superior de todas del bloque actual o al bloque
anterior. Si no existe un bloque, saltar a la primera fila 1.
(Control)(Abajo)
Salta a la fila ms inferior del bloque actual o salta al siguiente bloque. Si
no existe ningn bloque, saltar a la ltima fila 32000.
(Control)(Av Pg) Salta a la hoja anterior de la tabla
(Control)(Re Pg) Salta a la hoja siguiente de la tabla
(Alt)+(Re Pg) Desplazamiento de una pgina de la pantalla hacia la izquierda
(Alt)+(Av Pg) Desplazamiento de una pgina de la pantalla hacia la derecha

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