Cal. Miguel de cervantes nro. 231, Cercado Arequipa - Per.

Telfonos !!"1# !"$# - 2231$% - 2%"1&

M A N U A L D E P R O CE D I M I E
N T O S P A R A LA A D M I N I S T R A
CI N Y CO N T R O L D E
A L M A CE N E S EN INCOP INGENIEROS.
Enero 2011
2
Cal. Miguel de cervantes nro. 231, Cercado Arequipa - Per.
Telfonos !!"1# !"$# - 2231$% - 2%"1&
N D I C E
Pg.
1. Glosr!o "e T#r$!nos %
2. Mr&o Legl '
(. Pro)*s!+o ,
%. Al&n&e -
'. De ls D!s)os!&!ones Generles .
,. De los Re&/rsos 0/$nos 1
-. Del En&rg"o "e Al$&#n 10
.. Del E2/!)o "e Tr34o "el Al$&en!s+ 11
1. De l O)er&!*n "el Al$&#n 12
10. De l En+r" 5 Sl!" "el Al$&#n 1(
11. De ls Mer$s * Mer&n&6 5 C"/&" 1%
12. In7en+r!o 86s!&o 1'
12.1 De ls Con"!&!ones "el Al$&#n )r el Con+eo 86s!&o "el In7en+r!o 1'
1(. De l Seg/r!"" 86s!& 1,
1(.1 C/s+o"! 86s!& 1,
1(.2 Ro3os * S!n!es+ros 1,
1%. De los Re2/!s!+os "e los 8or$+os "e Con+rol 1.
1'. De ls A+r!3/&!ones "e l O9!&!l6 M5or 11
16. Cumplimiento 20
1-. Trns!+or!os 21
1.. Ane:os 22
1..1. Ane:o 1 22
1..2 Ane:o 2 2(
1. G l osario de Trminos.
En los +#r$!nos "e es+e $n/l se en+en"er )or;
Almacenes Generales: In$/e3les )r "e)*s!+o< re&e)&!*n< re7!s!*n< $ne4o<
g/r"< e:)e"!&!*n< s/$!n!s+ro 5 &on+rol "e re&/rsos $+er!les "e o3r.
Base de datos: S!s+e$ !n+egr"o en "on"e se 7&6 !n9or$&!*n =$n/l o
ele&+r*n!&$en+e.>
O.C.: O9!&!n &en+rl "on"e se &en+rl!?r +o" l !n9or$&!*n.
Encargado de Almacn: E n & r g " o r e ) r e s e n + n + e " e l E$) r e s en O3r
res)ons3le "e l "$!n!s+r&!*n "e los re&/rsos $+er!les "el l$&#n.
Inventar i o: Rel&!*n "e re&/rsos $+er!les e:!s+en+es en /n l$&#n.
Marbete: E+!2/e+ )r "@er!r los re&/rsos $+er!les )r !"en+!9!&r el
&on+en!"o< )re&!o< &r&+er6s+!&s 5 en s/ &so &"/&!"" "e los $!s$os.
Nivel timo de inventario: E:!s+en&! re&o$en"3le "e re&/rsos $+er!les )r el
9/n&!on$!en+o en /n l$&#n.
Obsoleto: Re&/rsos $+er!les 2/e se en&/en+rn en "es/so< !n"e&/"os o
n+!&/"os.
!ec"rsos materiales: To"os los 3!enes $/e3les 5 &ons/$!3les 2/e ls De)en"en&!s 5
En+!""es /+!l!?n )r rel!?r s/s 9/n&!ones.
#iniestro: To"o s/&eso 2/e &onlle7e l )#r"!" )r&!l o +o+l "e los re&/rsos
$+er!les 5 2/e )/e"e ser )or &so 9or+/!+o o "e 9/er? $5or.
#istema de Almacn; Pro&eso es+3le&!"o )or l O9!&!l6 M5or )r l "$!n!s+r&!*n
5 &on+rol "e los l$&enes generles.
$ % a O & i c i o: E s & r ! + o !$)reso o $e"!o Ele&+r*n!&o )or $e"!o "el &/l ls
O3rs se "!r!gen @&! l O.C.
'. (rosito.
Es+3le&er ls nor$s 5 )ro&e"!$!en+os "e )l!&&!*n generl )r +o"s ls O3rs "en+ro
5 9/er "e l &!/""< 2/e "$!n!s+ren 5 &on+rolen Al$&enes Generles &on+en!"os en el
)resen+e $n/l.
). Alcance.
El )resen+e $n/l +en"r )l!&&!*n o3l!g+or! )r ls O3rs 2/e se en&/en+ren "en+ro
o 8/er "e l C!/"" "e Are2/!) "on"e se en&/en+r el O.C.
*. +e las +isosiciones Generales.
Se en+en"ern &o$o +r!3/!"s ls O3r ls "!s)os!&!ones nor$+!7s 2/e se
es+3le&en en el )resen+e $n/l< s!n )er4/!&!o "e ls 2/e les &on9!ern o+ros
or"en$!en+os.
El +irector de Administracin:
A I$)le$en+r el s!s+e$ "e l$&#n es+3le&!"o )or l O.C.
A Des!gnr l en&rg"o "e l$&#n "e l O3r.
A 8&!l!+r l O.C. o en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!""
l !ns)e&&!*n 96s!& "el !n7en+r!o "el l$&#n "e l O3r.
A B!g!lr el &orre&+o 9/n&!on$!en+o "el l$&#n "e l O3r.
A C/$)l!r &on lo es+3le&!"o en el )resen+e $n/l.
El +irector de Administracin tendr, las sig"ientes &ac"ltades:
A Po"r "elegr en ls /n!""es "$!n!s+r+!7s "e s/ De)en"en&! o
En+!""< $e"!n+e 76 o9!&!o< ls res)ons3!l!""es s!gn"s en el )resen+e
$n/l.
-. +e los !ec"rsos ."manos.
El l$&#n "e3er &on+r &on /n en&rg"o 2/!en ser l )erson res)ons3le "e
l "$!n!s+r&!*n "e los re&/rsos $+er!les "el $!s$o.
El res)ons3le "e3er ser sele&&!on"o en+re 2/ellos 2/e )or s/ e:)er!en&!
5 &ono&!$!en+o &/3r el )er9!l "e&/"o )r rel!?r es+ 9/n&!*n.
Los "e$s )/es+os "$!n!s+r+!7os 5 "e o9!&!n "e l$&#n se es+3le&ern "e &/er"o
&on ls ne&es!""es 5 9/n&!ones "e #s+e.
Se "e9!n!rn )r el )ersonl "e &" l$&#n< @s+ "on"e se )os!3le< s/s 9/n&!ones
"e re&e)&!*n< l$&en$!en+o< "es)&@o 5 5/" en el &on+rol "e los !n7en+r!os.
/. +el Encargado de Almacn.
Es o3l!g&!*n "el en&rg"o "e l$&#n;
A Re&!3!r< !"en+!9!&r 5 re7!sr el es+"o 96s!&o "e los re&/rsos $+er!les
2/e en+ren l l$&#n.
A Re7!sr 2/e los re2/er!$!en+os "e !n9or$&!*n "e los re&/rsos $+er!les
)or l$&enr es+#n &o$)le+osC "e3!en"o "e &/$)l!r los s!g/!en+es re2/!s!+os;
> Con&e)+o
3> 8ol!o.
&> 8e&@.
"> Cn+!"".
e> C"/&!"" s! 9/er el &so.
9> 8!r$s "e re7!s!*n 5 )ro3&!*n "e ls en+r"s 5 sl!"s "e los 3!enes.
g> D!s+r!3/&!*n "e &o)!s "e ls re2/!s!&!ones.
A Tener /n reg!s+ro &+/l!?"o "e $o7!$!en+os "el l$&#n O3r.
A Re7!sr 2/e los e2/!)os 5Do $2/!nr!s 2/e !ngreses o3r se en&/en+re en 3/en es+"o o
en &so &on+rr!o re7!sr ls es)e&!9!&&!ones "e sl!" "e l o+r O3r.
A Tener /n reg!s+ro &+/l!?"o "e $o7!$!en+os "el l $2/!nr! 5Do e2/!)o en
l$&#n< "e3!en"o "e &/$)l!r ls s!g/!en+es es)e&!9!&&!ones;
> Personl 2/!en se le en+rego l $2/!nr! o e2/!)o.
3> To$r no+ "el es+"o en el 2/e se le en+reg.
&> Re&e)&!*n "e l $2/!nr! 5Do e2/!)o< +o$r no+ en el es+"o 2/e se
"e7ol7!* l $2/!nr! 5Do e2/!)o.
"> En &so 2/e l $2/!nr! 5Do e2/!)o se @5 "e7/el+o en $l es+"o es "e
o3l!g&!*n )re)rr /n !n9or$e "e )or2/e se "e7ol7!* en $l es+"o< !n"!&n"o
l &/s 5 el )or2/# se "Eo o $logro l $2/!nr! 5Do e2/!)o< es+e
"o&/$en+o se "e3e )resen+r O.C. )r 2/e )/e"n +o$r "e&!s!ones
&orre&+!7s.
A E:@!3!r l $o$en+o en 2/e l O.C. le re2/!er o en 2/!en #s+ "e&!"
"elegr "!&@ res)ons3!l!"" el reg!s+ro &+/l!?"o "e $o7!$!en+os "e
l$&#n.
A Generr 5 en7!r l O.C. o en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@
res)ons3!l!"" /n re)or+e "e !n7en+r!o $ens/l segFn 9or$+o ne:o =ne:o
1>.
A Con+rolr ls en+r"s 5 sl!"s "e )ro"/&+o "el l$&#n.
A C/s+o"!r +o"o los re&/rsos $+er!les g/r""os en el l$&#n +n+o en
s/ &n+!"" &o$o "e s/ 3/en es+"o.
0. +el E1"io de Traba2o del Almacenista.
De3er &on+r "e $ner en/n&!+!7 5 no l!$!++!7 &on los s!g/!en+es
re&/rsos $+er!les;
A Un re "$!n!s+r+!7 &on;
. Ins+l&!ones seg/rs 5 3!en "!s+r!3/!"s )r el $ne4o "el !n7en+r!o.
&. G!enes "e &ons/$o &o$o; ))eler6< $+er!l "e l!$)!e?.
". E2/!)o "e seg/r!"" e @!g!ene; e:+!n+ores< 3o+s< g/n+es< "eln+les 5 94s.
3. +e la Oeracin +el Almacn.
El en&rg"o +en"r el n!7el *)+!$o "e !n7en+r!o "e &on9or$!"" &on lo )ro3"o )or
l
D!re&&!*n A"$!n!s+r+!7 l &/l es+ "s&r!+o.
4. +e la Entrada 5 #alida del Almacn.
Los &on&e)+os "e en+r" "e los re&/rsos $+er!les son;
A Co$)rs.
A Trns9eren&!s re&!3!"s "e o+rs O3rs.
A De7ol/&!ones.
A Ingreso "e M2/!n 5Do E2/!)o.
Los &on&e)+os "e sl!" "e los re&/rsos $+er!les son;
A Trns9eren&!s o+org"s o+rs O3r.
A De7ol/&!ones.
A Mer$s =Mer&n&6 "E" / o3sole+>.
A Cons/$o !n+erno.
A Ro3o o s!n!es+ro.
A M2/!nr! 5Do e2/!)o $logr"o / o3sole+o.
16.+e las Mermas o Mercanc%a 5a Cad"cada.
El $ne4o "e r+6&/los &ons!"er"os "e l+o r!esgo &o$o l/3r!&n+es< &o$3/s+!3les
5 o+ros "e3er )egrse lo es+3le&!"o en ls reg/l&!ones $3!en+les 5 sn!+r!s
7!gen+es.
El en&rg"o "e l$&#n "r 7!so l D!re&+or A"$!n!s+r+!7o< )r 2/e +r$!+e
el "es+!no o en s/ &so< l "es+r/&&!*n "e $er&n&6s o r+6&/los 5 )ro"/&+os "e
&ons/$o o3sole+os< en &"/&!"" o en $l es+"o.
Es res)ons3!l!"" "el D!re&+or A"$!n!s+r+!7o;
In9or$r )or es&r!+o O.C. o en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!""< so3re
el )ro&eso "e "es+r/&&!*n "e $+er!les 2/e se le @5 /+or!?"o rel!?r.
L "es+r/&&!*n "e $+er!les no&!7os "e3er es+r!&+$en+e )egrse lo es+3le&!"o
en ls "!s)os!&!ones nor$+!7s 5 legles 7!gen+es en l $+er! 5 ser res)l""o &on /n
&+ "$!n!s+r+!7 2/e !n"!2/e l e7l/&!*n +#&n!& 5 el 9!n!2/!+o "e es+e )ro&eso.
Se "e3er ne:r l &+ "$!n!s+r+!7 "e "es+r/&&!*n "e $+er!l 5 s/$!n!s+ros en $l
es+"o l e7l/&!*n +#&n!& "e ls Se&re+r6s "e Sl/" 5Do "e Desrrollo Ur3no 5
Me"!o A$3!en+e.
Ls De)en"en&!s o En+!""es 2/e &/en+en &on re&/rsos $+er!les 2/e )or
r?ones 4/s+!9!&"s 9/esen ""os "e 34 5 2/e 2/e"en &+log"os &o$o o3sole+os 5
&/en+en &on /n !n7en+r!o "e3ern "e !n9or$r )or 76 o9!&!o l O.C. o en 2/!en #s+
"e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!"".
L O.C. )o"r "e&!"!r s! los re&/rsos $+er!les o3sole+os son o34e+o "e +rns9eren&!
o+r O3r o "e ser "ese&@"os.
El )ro&eso "e +rns9eren&! "e los re&/rsos $+er!les o3sole+os se @r "e
&on9or$!"" &on lo 2/e es+3le?& l O.C. o en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@
res)ons3!l!"".
11. Inventario 7%sico.
El &on+eo 96s!&o l &!en )or &!en+o "el !n7en+r!o "el l$&#n "e l De)en"en&! o
En+!"" se @r "e $ner o3l!g+or! &/n"o $enos "os 7e&es l "e !n!&!o "e O3rC l
9re&/en&! "e &" /no ser "e &/er"o l +!e$)o 2/e "/re l O3r< s6 &o$o &/n"o e:!s+
&$3!o "e /+or!"" "$!n!s+r+!7 o &/n"o l O.C. o en 2/!en #s+ "e&!"
"elegr "!&@ res)ons3!l!"" lo re2/!er.
El )ro&e"!$!en+o 2/e "e3er seg/!r
es;
1. El D!re&+or "e A"$!n!s+r&!*n< "es!gnr l )ersonl 2/e rel!?r el !n7en+r!o.
'. L O.C. o en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!"" lle7r &3o /n
seg/n"o &on+eo "el !n7en+r!o "el l$&#n en l O3r &on el 9!n "e !"en+!9!&r
&/l2/!er error &o$e+!"o en el )r!$er &on+eo.
11.1. + e las condiciones del almacn ara el conteo
&%sico del inventario.
Pre7!o l rel!?&!*n "el !n7en+r!o 96s!&o "el l$&#n "e3ern @3er es+"o
&/$)l!"s ls s!g/!en+es !n"!&&!ones;
To"os los re&/rsos $+er!les es+rn or"en"os 5 se)r"os "e
&/er"o s/s &r&+er6s+!&s 96s!&s 5 9/n&!onles &on el 9!n "e 9&!l!+r l
+o$ 96s!& "e !n7en+r!os.
Ls $2/!nr!s 5 e2/!)os< 2/e se &ons!"ern "en+ro "e l$&#n en l 3se "e
"+os< "e3ern es+r or"ens 5 orgn!?"s )r s/ r)!"o &on+eo.
Ls &4s< en7ses 5 "e$s e$)2/es "e re&/rsos $+er!les &err"os "e
or!gen< "e3en "e os+en+r en /n l/gr 7!s!3le 5 +ener l $no ls g/6s "e re$!s!*n
&orres)on"!en+es< 5 se en el n2/el en el 2/e es+#n &on+en!"os o en el $!s$o
es+n+e.
De+er$!nr el $ne4o "e l re&e)&!*n 5 en+reg "e ls $er&n&6s n+es "e l
9e&@ "el "6 "el !n7en+r!o )or )r+e "el res)ons3le "el l$&#n< +r+n"o "e
e7!+r ls en+regs el "6 "el !n7en+r!o.
Al +#r$!no "el !n7en+r!o 96s!&o se le7n+r /n &ons+n&! "e @e&@os
en l 2/e !n+er7en"rn el D!re&+or A"$!n!s+r+!7o< l O.C. o en 2/!en #s+
"e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!"" 5 el en&rg"o "el l$&#n.
L &ons+n&! "e @e&@os "el !n7en+r!o 96s!&o se @r en el 9or$+o ne:o
"el )resen+e $n/l =ne:o 2>.
1'.+e la #eg"ridad 7%sica.
1'.1. C"stodia 7%sica.
El l$&#n "e3er ser /n l/gr es+r/&+/r"o 5 )ln!9!&"o )r &/s+o"!r<
)ro+eger< &on+rolr 5 $n+ener en 3/en es+"o 96s!&o los re&/rsos $+er!les.
Los l$&enes +en"rn /n s!s+e$ "e seg/r!"" &or"e ls ne&es!""es
es)e&69!&s "el $!s$o. L &/s+o"! 9!el 5 e9!&!en+e "e los re&/rsos $+er!les<
"e3e en&on+rrse s!e$)re 34o l res)ons3!l!"" "el D!re&+or "e
A"$!n!s+r&!*n o s/ e2/!7len+e en l De)en"en&! o En+!"" 5 "el en&rg"o
"el l$&#n.
Los l$&enes "e ls De)en"en&!s o En+!""es "e3ern +ener s6 ls
&on"!&!ones s6 lo )er$!+en /n &&eso "e en+r" 5 /no "e sl!".
S*lo )ersonl /+or!?"o )or el D!re&+or "e A"$!n!s+r&!*n o 5 l O.C. o
en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!"" )o"r +ener &&eso l
l$&#n.
1'.'. !obos o #iniestros.
C/n"o se )resen+en &sos "e ro3os 2/e 9e&+en los re&/rsos
$+er!les "e ls O3rs< $2/!nr! 5Do e2/!)o< se )ro&e"er lo s!g/!en+e;
A In+er)oner l "en/n&! &orres)on"!en+e "e $ner !n$e"!+ n+e
l /+or!"" 4/"!&!l &o$)e+en+e.
A No+!9!&r )or 76 o9!&!o l D!re&+or "e A"$!n!s+r&!*n 5 l O.C. o en
2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!"" ne:n"o &o)! "e l
"en/n&! res)e&+!7.
A El3orr 5 resg/r"r /n e:)e"!en+e el &/l "e3e &on+ener /n
rel&!*n "e los re&/rsos $+er!les s/s+r6"os< l 34 res)e&+!7< &o)!
"el &+ "e @e&@os 5 &o)! "e l "en/n&! !n+er)/es+.
C/n"o se )resen+en &sos "e s!n!es+ros 2/e 9e&+en los re&/rsos
$+er!les< $2/!nr! 5Do e2/!)o en l O3r< se )ro&e"er lo s!g/!en+e;
A No+!9!&r 76 o9!&!o l O.C. o en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@
res)ons3!l!"" 5 l D!re&+or "e A"$!n!s+r&!*n.
A El3orr /n &+ "e @e&@os &on el D!re&+or "e A"$!n!s+r&!*n 5 el
en&rg"o "el Al$&#n.
A En7!r )or 76 o9!&!o l O.C. o en 2/!en #s+ "e&!" "elegr "!&@
res)ons3!l!"" &o)! "el &+ "e @e&@os &!+" en el )rr9o 2/e
n+e&e"e.
El &+ "e @e&@os "e3er &on+ener &o$o re2/!s!+os $6n!$os los s!g/!en+es;
a. 8e&@ 5 @or "el le7n+$!en+o "el &+.
b. No$3re 5 9!r$ "el res!"en+e "e O3r.
c. Des&r!)&!*n "e los @e&@os.
d. Rel&!*n "e re&/rsos $+er!les 9e&+"os.
e. A&/er"os< 5 El3orr 5 resg/r"r /n e:)e"!en+e el &/l &on+eng l
rel&!*n "e los re&/rsos $+er!les< $2/!nr! 5Do e2/!)o s!n!es+r"os< l
34 res)e&+!7 5 &o)! "el &+ "e @e&@os.
1). +e los !e1"isitos de los 7ormatos de Control.
Los 9or$+os "e ls re2/!s!&!ones< en+r"s 5 sl!"s< /+!l!?r )r el &on+rol "e
los re&/rsos $+er!les< $2/!nr!s 5Do e2/!)os "e los l$&enes "e ls O3rs
"e3ern &on+ener &o$o $6n!$o.
A Con&e)+o
A Un 8ol!o &onse&/+!7o
A 8e&@
A 0or
A Des&r!)&!*n =es)e&!9!&n"o /n!""es o )!e?s>
A 8!r$s "e el3or&!*n< re7!s!*n< /+or!?&!*n 5 re&e)&!*n.
1*. +e las Atrib"ciones de la O&icial%a Ma5or
L O9!&!l6 M5or )or s/ &on"/&+o o en 2/!en "e&!" "elegr "!&@ res)ons3!l!""
+en"r ls s!g/!en+es +r!3/&!ones;
I. S/)er7!sr el &/$)l!$!en+o "e ls nor$s es+3le&!"s en es+e
"o&/$en+o. II. D!9/n"!r el )resen+e $n/l ls "e)en"en&!s 5 en+!""es.
1-. C"mlimiento
El seg/!$!en+o 5 7er!9!&&!*n "el &/$)l!$!en+o "el )resen+e $n/l es+ &rgo
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