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Fechas de vencimiento en

Excel con formato


condicional
Es comn tener un listado en Excel con las facturas que deben ser pagadas en
una fecha prxima, as que seria de gran utilidad tener algn mtodo para resaltar
automticamente aquellas facturas cuya fecha de vencimiento est prxima.
En este ejemplo te mostrar como utilizar el formato condicional para resaltar
con un color especfico aquellas celdas que tienen una fecha de
vencimiento cercana. Supongamos la siguiente tabla de datos:

En la celda B2 he colocado la fecha de hoy y en la columna Vencimiento podrs
observar la fecha lmite que tiene cada factura para ser pagada. Para poder
identificar fcilmente aquellas facturas que estn prximas a vencer se han
decidido implementar las siguientes reglas:
Las facturas que tengan 14 o menos das para su vencimiento sern
marcadas en color amarillo.
Las facturas que tengan menos de 7 das para su vencimiento sern
marcadas en color rojo.
El resto de las facturas permanecer sin color pero su estatus deber actualizarse
de manera automtica conforme avancen los das.
Creacin de reglas de formato condicional
El primer paso ser crear las reglas de formato que nos darn la solucin.
Comenzaremos de lo general a lo particular por lo que la primera regla a crear
ser la de marcar en color amarillo las celdas que tengan menos de 14 das para
su vencimiento.
Para iniciar debo seleccionar el rango de celdas que contiene las fechas (C4:C13)
y posteriormente, en la ficha Inicio, pulsar el botn Formato condicional y
seleccionar la opcin Nueva regla. Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla
de formato:

Una vez mostrado el cuadro de dilogo haremos lo siguiente:
Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para
aplicar formato.
Pulsa el botn Formato y selecciona en la pestaa relleno el color amarillo.
Finalmente colocaremos la frmula que har la comparacin entre la fecha
de hoy la fecha de vencimiento para saber si la diferencia es menor a 14.
La frmula utilizada es la siguiente: =(C4 $B$1) <= 14
La frmula que hemos creado obtiene la diferencia entre la fecha de
vencimiento y la fecha de hoy que se encuentra en la celda B1. Observa el
resultado al pulsar el botn Aceptar.

Aquellas fechas que tienen 14 o menos das para su vencimiento se han marcado
con color amarillo. Para crear la segunda regla seguimos un procedimiento similar.
Seleccionamos el rango de nuestra tabla que contiene las fechas y volvemos a
crear una nueva regla, solo que esta vez indicaremos un color de relleno diferente
y una frmula diferente:

La frmula utilizada en esta nueva regla es la siguiente: =(C4 $B$1) < 7. Al
pulsar el botn Aceptar veremos reflejados los cambios bajo la columna
Vencimiento:

Las celdas con menos de 7 das para su vencimiento estn ahora marcadas en
color rojo de la manera exacta en que lo necesitamos.
Comprobar reglas de formato condicional
Para comprobar que las reglas de formato condicional funcionarn
correctamente conforme pase el tiempo ser suficiente con cambiar la fecha de la
celda B1. En la siguiente animacin podrs observar cmo se marcarn
automticamente nuevas celdas en color amarillo al reducirse la distancia entre la
fecha de hoy y la fecha de vencimiento.

Conforme la fecha de vencimiento se acerque, las reglas de formato
condicional aplicarn el color adecuado a las celdas. Una mejora definitiva para
este ejemplo es utilizar la funcin HOY en la celda B1 de manera que el formato
de las celdas se actualice automticamente todos los das.

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