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ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ANDREA SANMARTIN MAESTRE


TUTOR
SILVIA TURIZO


ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL



SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
Tabla de contenido
1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.
2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la
Actividad de contextualizacin.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio
4. Los aportes realizados en el foro temtico.
1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.
De acuerdo al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el
proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este caso, es la
correspondencia recibida en ventanilla nica de la Universidad del Cauca, es
importante revisar factores como los cogidos, las series, las subseries, el
consecutivo del documento, la fechas los anexos y tambin las copias. Es
importante tambin entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe
ingresar todos los datos mencionados en el sistema y tambin debe registrar
una planilla de control de entrega de documentos. En conclusin es muy
importante seguir los pasos del proceso al recepcionar correspondencia para
tener un eficiente orden.
2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la
Actividad de contextualizacin.
1. Es muy importante clasificar la documentacin ya sean: correspondencia,
documentos contables, publicaciones y comunicaciones institucionales
2. Es importante mantener las copias de la documentacin.
3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de la
correspondencia.
4. Es importante garantizar que la documentacin al destinatario.
5. Es importante seguir el manual de correspondencia.

3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de
trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales
en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina
o unidad que seleccion, los siguientes aspectos:
Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin
de un documento?
R. Escog una empresa que vende servicios para realizar este ejercicio. La
empresa maneja el siguiente proceso en el uso de documentacin:
Cuando una carta llega primero se realiza la recepcin revisando los
datos ms importantes como fecha, numero de documento, anexos y
tambin las copias.
Una vez se realiz la revisin se procede a recepcionar el
documento a travs de una plantilla de recepcin donde se registran
los datos ms relevantes como la fecha de recepcin, tipo de
documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.
Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el
documento.
Luego la persona encargada de la recepcin de la documentacin
que en este caso es la asistente procede a guardar la
documentacin y anexos si fuera el caso en una carpeta, dicha
carpeta est organizada por nombre alfabtico de la empresa.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
R. La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma interna y
externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o tambin
individuales hacia los empleados, esta comunicacin se realiza mediante el
uso de correo electrnico, el cual tiene la respectiva numeracin y
radicacin.
La comunicacin externa se realiza mediante l envi de documentos y
correspondencia. Parte de la comunicacin externa tambin se la realiza
mediante correo electrnico.
Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la
empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para
llegar a su destino?
R. la comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y para
que esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde
se maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada es
decir, est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin al
personal, memorndums, comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario
que va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opcin de
correo ledo para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo
y al destinatario correcto.
Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la
informacin obtenida en esta actividad.




Evaluacin
Comunicacin
dentrode una
empresa
Comunicacin
Interna
Comunicacin
Externa
Comunicacin
internaa traves de
correo electronico
Comunicacin
externaa traves de
correspondencia
Mandar email al destinatario
Confi rmaci n de reci bi do desti natari o
Revi si n de correspondenci a
Anexos, radi cacin, fecha, etc.
Recpeci on de correspondenci a, pl antil la
de recepcin
Carta de reci bi do de documentacin
Al macenami ento de documentaci on
4. Los aportes realizados en el foro temtico.
Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las
comunicaciones internas y externas?
R. la importancia de la comunicacin interna y externa es muy relevante
pues, la comunicacin interna permite definir y realizar controles y
procedimientos establecidos dentro de una empresa y la comunicacin
externa tiene importancia porque esta comunicacin permite realizar un
cruce de comunicacin entre entidades.
En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las
lecturas sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos
aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccion
en la actividad de apropiacin.
R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de correspondencia
por lo tanto tiende a que la informacin de la misma se desorganice.
A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento,
nombre de empresa, con el volumen de documentos que manejan no se
sigue el correcto registro de la radicacin ni la fecha para poder organizar la
documentacin de forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de
empresa de cual viene aun cuando la experiencia terica demuestra lo
contrario, es decir cuando se realiz la investigacin el conocimiento terico
funciona muy distinto al funcionamiento real del da a da referente al
manejo de la documentacin.