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Fecha emisin: 23/04/2009
No. de Revisin: 02
Hoja: 1 de 27

ELABORO REVISO APROBO
Nombre y Puesto:

Lic. Roger Rico Vega
Encargado de Departamento
de Estructuras Orgnicas y
Manuales Administrativos

Firma Nombre y Puesto:

L.I. Elisa de Montserrat
Hernndez Aguilar
Representante de Calidad
Firma Nombre y Puesto:

Lic. Oscar A. Andrade Castillo
Gestor del Proceso de
Elaboracin, Revisin y/o
Actualizacin de Manuales

Firma
FOCG4-01(01)


























No.
Revisin





DESCRIPCION DEL CAMBIO
01 INICIAL SE EMITE PARA IMPLANTACIN
02 ACTUALIZACIN







Rej i l l a de Cont r ol de Cambi os

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ELABORACION DEL
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DEL NIVEL 09 AL 14

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ndice


Introduccin........................................................................................................... 3
I. Fundamento Jurdico para Elaborar los Manuales de
Procedimientos..............................................................................................

5

II. Objetivo del Manual de Procedimientos.......................................................... 7

III. El Manual de Procedimientos........................................................................ 8
3.1. Definicin del Manual de Procedimientos....................................................... 8
3.2. Contenido del Manual de Procedimientos...................................................... 9
3.2.1. Cubierta o Portada................................................................................ 9
3.2.2. ndice................................................................................................. 9
3.3.3. Introduccin......................................................................................... 10
3.3.4. Objetivo General................................................................................... 10
3.3.5. Descripcin de los Procedimientos........................................................... 11
3.3.6. Diagramas de Flujo....................................................................... 14
3.3.7. Formatos del Procedimiento................................................................... 20
3.3.8. Validacin............................................................................................ 20
3.3.9. Aprobacin.......................................................................................... 20

IV. Proceso de Elaboracin del Manual de Procedimientos................................ 22
4.1. Metodologa para su elaboracin.................................................................. 22
4.2. Fuentes de informacin................................................. 22
4.3. Responsables de la elaboracin.................................................................... 24
4.4. Revisin................................................................................. 24
4.5. Actualizacin................................................................................. 24

V. Anexos....................................................................................................
25




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Introduccin

El gobierno actual trabaja, y aspira en la consolidacin y conformacin de una administracin
pblica acorde con las exigencias socioeconmicas y polticas que tiene el Estado de Hidalgo, el
trabajo realizado en el primer trienio de gobierno ha permitido un modelo vanguardista de
administracin pblica con estructuras, sistemas, funciones, coberturas y niveles.

Los innumerables problemas que afectan a un mayor o menor nmero de personas, provenientes
de muchos puntos del estado, con situaciones y causas heterogneas, fluyen cotidianamente
hacia el gobierno en busca de atencin y solucin, el Estado est obligado a dar respuesta a un
asunto de inters pblico a travs de polticas pblicas, que se traduzcan en acciones y
programas de gobierno, las estructuras de la Administracin Pblica deben adecuarse con la
realidad, son dinmicas, movibles; siempre y cuando, se justifique su actuacin conforme a la
norma.

La Administracin Pblica es la disciplina que convierte los objetivos, planes y programas
gubernamentales en acciones y resultados concretos, que consoliden la capacidad de respuesta
para satisfacer las expectativas de la sociedad. En consecuencia, hoy ms que nunca se requiere
una Administracin Pblica plenamente orientada al servicio y prxima a los intereses de la
ciudadana, que posee la flexibilidad y la oportunidad necesaria para responder a los cambios
estructurales que vive y demanda nuestro estado y nuestro pas.

La Comisin Interna de Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad Disciplina y
Eficiencia del Gasto Pblico (CISCMRDE), en el marco del Acuerdo de Racionalidad, Disciplina y
Eficiencia del Gasto Pblico y del Programa de Reordenamiento de la Administracin Pblica, ha
instruido los lineamientos y directrices para el prximo trienio, en tal virtud la Secretara de
Administracin y la Oficina de Modernizacin e Innovacin Gubernamental en el mbito de sus
atribuciones respectivas emiten la Gua Tcnica para la elaboracin del Manual de
Procedimientos.

La Gua Tcnica presenta los lineamientos bsicos para la elaboracin del Manual de
Procedimientos en cinco apartados, en los cuales expresan:

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1. El Fundamento Jurdico para su elaboracin;
2. Objetivo del Manual de Procedimientos;
3. Manual de Procedimientos;
4. Proceso de elaboracin del Manual de Procedimientos; y
5. Anexos.

Con ello se pretende proporcionar a los servidores pblicos de las dependencias y entidades, un
instrumento que les permita eficientar sus actividades, para dar cumplimiento ptimo y puntual a
los propsitos institucionales.
























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I. Fundamento Jurdico para Elaborar los Manuales de Procedimientos.

El Manual de Procedimientos es el instrumento tcnico donde se consignan normas jurdicas
administrativas complementarias derivadas de los Reglamentos, Estatutos Orgnicos y del
Manual de Organizacin; este ltimo es de la mayor relevancia para el caso que nos ocupa puesto
que constituye el marco de referencia.

La obligatoriedad de la elaboracin de los Manuales se fundamenta en el artculo 23 de la Ley
Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Hidalgo (LOAPEH), que literalmente
establece:

El titular de cada dependencia expedir y mantendr actualizados los manuales de organizacin,
procedimientos y de servicios al pblico, los que debern contener informacin sobre la
estructura orgnica de la dependencia, las funciones de sus unidades administrativas y los
sistemas de comunicacin y coordinacin.

Es responsabilidad de cada dependencia y entidad la instrumentacin, integracin y expedicin de
los Manuales; no obstante, que la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de
Hidalgo establece la obligacin de formular las bases jurdicas necesarias de organizacin y
funcionamiento a las propias dependencias, procura asegurar que su realizacin se ajuste al
inters administrativo general; el artculo 31 ter, fracc. V de la propia Ley faculta a la Oficina de
Modernizacin e Innovacin Gubernamental como la instancia responsable de normar, organizar y
coordinar el mejoramiento de sistemas y estructuras de la Administracin Pblica.

Por otra parte con fundamento en el artculo 25 bis de este ordenamiento, la Secretara de
Administracin, en su carcter de rea globalizadora coadyuva en la conduccin de los recursos
utilizados por la Administracin Pblica del Estado.






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La Integracin de estructuras, reglamentos y estatutos orgnicos, as como la revisin adecuada
y modernizacin del marco jurdico que regula los procedimientos administrativos son acciones
inmediatas del Plan Estatal de Desarrollo, que se traducen en la implementacin de instrumentos
como la Gua Tcnica para la elaboracin del Manual de Procedimientos, para que las
dependencias y entidades cuenten con los elementos tcnicos necesarios, debidamente
actualizados, para alinear normativamente y de manera homognea el marco normativo que rige
a la institucin.


























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II. Objetivo del Manual de Procedimientos.

Proporcionar a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal, los elementos
tcnicos necesarios para elaborar su Manual de Procedimientos, bajo criterios de uniformidad y
homogeneidad, que permitan la implantacin de un proceso integral; este proceso abarca la
elaboracin, actualizacin, registro y difusin de los Manuales que impactan a los servidores
pblicos del gobierno del Poder Ejecutivo del Estado Hidalgo.


























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III. Manual de Procedimientos.

3.1. Definicin del Manual de Procedimientos.

El Manual de Procedimientos contiene la descripcin de operaciones que debe seguirse en la
realizacin de las funciones de una, dos o ms unidades administrativas; incluye los puestos o
unidades orgnicas que intervienen en el procedimiento, al precisar su responsabilidad y
participacin; contiene informacin y ejemplos de las formas o formularios que se utilizan en el
procedimiento, recursos por utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto
desarrollo de las actividades.

Constituye un instrumento tcnico que incorpora informacin sobre la sucesin cronolgica y
secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una funcin, actividad o tarea
especifica en una organizacin.

As mismo, se puede sealar que un Manual de Procedimientos contiene informacin detallada
sobre la naturaleza del rea de estudio, el objetivo general, las funciones y los procedimientos de
una rea, mismos que incluyen su descripcin y los diagramas correspondientes, as como los
formatos e instructivos de llenado que los integran.

Existen tres importantes apartados que conforman un Manual de Procedimientos: la descripcin,
los diagramas y las formas, en general se define cada uno de ellos de la siguiente manera:

1. Descripcin.- Describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran en orden
cronolgico y precisa en que consiste cada operacin y quien debe ejecutarla, como, cuando,
donde y para que debe ejecutarse.

2. Diagramas.- Son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el
procedimiento, mediante el uso de smbolos ANSI (American National Standar Institute) (*).

3. Formas.- Son los documentos que permiten captar, registrar y proporcionar la informacin
que permite la realizacin o ejecucin de las operaciones de un tramite o servicio.


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3.2. Contenido del Manual de Procedimientos.

Existen diferencias en cuanto al contenido de los Manuales de Procedimientos; varan segn su
mbito de aplicacin y su alcance, sin embargo con el propsito de homogeneizarlos se considera
conveniente ajustarlos al siguiente contenido:

1. Cubierta o portada;
2. ndice;
3. Introduccin;
4. Objetivo General;
5. Descripcin de los procedimientos;
6. Diagramas de flujo;
7. Formato del procedimiento.
8. Validacin
9. Aprobacin

3.2.1. Cubierta o portada. (Anexo No. 1)

En esta parte se debern incluir los siguientes datos:

1. Logotipos del Estado de Hidalgo y del Gobierno del Estado;
2. Nombre de la dependencia de que se trate;
3. Nombre de la entidad;
4. Titulo del Manual de Organizacin;
5. Fecha de elaboracin;
6. Lugar de expedicin.

3.2.2. ndice.

En esta parte se sealaran los captulos o apartados que constituyen la estructura del documento.
Despus de cada puesto, agregar entre parntesis el nmero de funciones.


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Los nombres de los puestos del nivel 11 al 15, debern ir en negrilla (Director de rea, Director
General, Sub-Secretario, Secretario y Gobernador).


3.3.3. Introduccin.

Deber contener una explicacin de lo que es el documento, cuales son sus propsitos y a
quienes se dirige, as como su mbito de aplicacin. Por lo general, la introduccin no deber
exceder de dos cuartillas y su redaccin deber ser clara y sencilla.

Es conveniente que se resalte la importancia del Manual, a travs de un mensaje de la autoridad
de mayor rango de la institucin, as como hacer notar el papel que deben desempear los
servidores pblicos en la aplicacin del mismo, ya que sin su participacin todos los esfuerzos de
mejoramiento administrativo no tendrn los resultados deseados.

3.3.4. Objetivo General.

Se deber establecer el propsito que se desee alcanzar, es decir, que se pretende lograr con la
integracin y aplicacin del manual de procedimientos.

Para la redaccin del objetivo general se recomienda lo siguiente:

Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo en infinitivo;

Especificar con claridad el fin ultimo o misin que pretende la dependencia, es decir,
establecer el que, el porque y el para que, teniendo cuidado de no aludir al como, ni a los
medios necesarios para llevarlo a cabo;

Cuidar que en la redaccin del objetivo general se haga referencia al estado futuro deseado,
sin expresarlo como una accin, ya que esta suele asociarse al medio y no al fin;

Definir el objetivo general de tal forma que resulte prctico y racionalmente factible.



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3.3.5. Descripcin de los procedimientos.

Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razn de dicho
documento. Se pueden integrar en apartados y enlistarlos; sin embargo, para un mejor orden se
recomienda separar cada procedimiento e incorporarle los siguientes apartados:

Nombre de la funcin;
Descripcin de actividades;
Diagramas;
Simbologa y claves.

Para mayor precisin se dar una breve explicacin de cada apartado:

Nombre de la funcin.

En este apartado se deber escribir la funcin completa, igual al manual de organizacin, sin
abreviaturas.

Descripcin de actividades.

Este apartado deber describir los procedimientos, anotando cada una de las operaciones que se
incluyen en todo el proceso. Dicha descripcin permite conocer pormenorizadamente cada uno de
ellos, y su inclusin tiene como propsito informar y documentar las acciones que efectan las
direcciones que componen el rea objeto de estudio. En el anexo no. 2 no se deber abreviar el
nombre de los puestos en esta seccin.

Para la redaccin de las actividades de los procedimientos, a continuacin se presenta una lista
de manera enunciativa pero no limitativa de verbos que pudieran ser utilizados en la descripcin
de actividades.


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Actualiza Compara Desarrolla Indica Realiza
Acude Complementa Destruye Informa Recaba
Analiza Comprueba Ejecuta Instrumenta Recibe
Anexa Comunica Emite Instruye Registra
Anota Concentra Entrega Investiga Remite
Aprueba Concluye Enva Modifica Revisa
Archiva Confirma Elabora Obtiene Seala
Asigna Confronta Establece Prepara Solicita
Atiende Determina Evala Presenta Tramita
Autoriza Devuelve Expide Procesa Turna
Brinda Distribuye Firma Produce Valida
Canaliza Disea Fotocopia Programa Verifica
Cancela Controla Grfica Propone
Captura Coordina Implanta Proporciona
Clasifica Corrige Imprime Proyecta
Codifica Coteja Incorpora Publica

Se muestra un ejemplo del formato que se utiliza para la descripcin del procedimiento.
(Anexo No. 2)


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9
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 DIR. GRAL. DEL ARCHIVO INSTRUYE SE APLIQUEN LOS METODOS
NECESARIOS, PARA LA IDENTIFICACION DE LA
DOCUMENTACION.
2 DIR. DE CONTROL DOCUMENTAL RECIBE INSTRUCCION, APLICA LOS METODOS
Y PRESENTA TARJETA INFORMATIVA.
NOMBRE DE LA FUNCION: INSTRUMENTAR SE LLEVEN A CABO LOS METODOS DE
IDENTIFICACION UNIFORME DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES EXISTENTES.
3 DIR. GRAL. DEL ARCHIVO RECIBE TARJETA, LA REVISA Y PROPONE
NUEVAS ALTERNATI VAS.
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO



NOTA: EL NOMBRE DE LOS PUESTOS PUEDE IR ABREVIADO PERO TIENE QUE SER UNIFORME EN TODO EL MANUAL.


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3.3.6. Diagramas de flujo.

Los diagramas de flujo o fluxogramas representan en forma grfica la secuencia en que se
realizan las operaciones de un determinado procedimiento y /o el recorrido de las formas y los
materiales. Con el fin de tener una visin de conjunto de un procedimiento se utilizan los
diagramas de flujo de forma que se muestran las unidades orgnicas o puestos que intervienen
en el procedimiento, las operaciones que realizan, la secuencia de las mismas y el equipo
utilizado en cada caso.

Se admiten determinados smbolos que denotan un significado preciso y para cuya utilizacin se
aplican determinadas reglas. Los smbolos que se utilizan generalmente en los diagramas son de
dos tipos:

Smbolos abstractos: Se trata en su mayora de perfiles de figuras geomtricas a los que se
atribuye condicionalmente un significado.

Smbolos figurativos: Se trata de fotografas, dibujos, caricaturaras que representen alguna
operacin que ejecuta o experimenta alguna persona, una maquina, un material o un documento
o dato.

La utilidad de los diagramas de procedimientos es correcta cuando estos cumplen con los
siguientes requisitos:

Grado de Sinteticidad.- La representacin de un procedimiento deber sintetizarse en pocas
hojas, de preferencia en una sola, con el objeto de que faciliten su comprensin y asimilacin.

Utilidad de Smbolos.- Evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin.
La razn primordial para el empleo de smbolos es, que estos estandarizan las actividades
enfocndolas en grupos compactos de actividades similares.

Claridad.- Los diagramas permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso, sin
necesidad de leer notas extensas.


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FOCG4-02(01)

Objetivos de los diagramas:

Visualizar la forma en que se interrelacionan los diferentes elementos de las reas;

Mostrar grafica y simplificadamente los procesos y los principales procedimientos del rea que
se estudia;

Indicar la secuencia de las operaciones conjuntamente con las arreas que intervienen en su
ejecucin;

Conocer los documentos que fluyen en el rea correspondiente, para identificar el origen y el
destino de cada uno de ellos en el diagrama.

A continuacin se mencionan algunas reglas para la utilizacin de los diagramas de flujo, mismas
que son:

No mezclar en un mismo lado del smbolo, varias lneas de entrada y salida;
No debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos;
El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida;
Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas y en caso necesario utilizar
ngulos rectos;
Los smbolos deben mantener uniformidad en su tamao, salvo el caso de que quiera resaltar
alguna situacin especial;
La redaccin del contenido del smbolo en operacin debe ser mediante frases breves y
sencillas;
Cuando el smbolo terminal identifique una unidad orgnica, debe contener el nombre
completo de ella; si se emplean inciales para identificar la unidad orgnica sealar su
significado al pie de la hoja del diagrama;
El smbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en cuestin;
Cuando se presenten varias copias de documentos, el original se presenta con letra y las
copias mediante dgitos 1, 2, 3, e.t.c, anotados en el extremo derecho del smbolo;
El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, adems se debe de tener
presente que los contenidos de los correctores de entrada y salida deben ser iguales;

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FOCG4-02(01)

Cuando se tiene una gran cantidad de conectores se puede adicionar un color al smbolo a su
contenido para facilitar su localizacin o se puede colocar, antes o despus del conector, el
smbolo terminal cuyo contenido es el nombre de la unidad orgnica, el nombre de una
operacin, etc., en donde se encuentra el conector destino;
El contenido del conector de pgina debe ser numrico, en el entendido de que el smbolo que
indica el destino debe contener el nmero de pgina donde contina el diagrama, y el smbolo
que indica la procedencia debe contener el nmero de pgina de donde proviene el diagrama.

Se pueden utilizar distintos tipos de fluxogramas de acuerdo con las necesidades que deseen
cubrir, para ellos los diagramas de flujo se dividen segn su formato, su objetivo o propsito y a
la naturaleza de los datos. Un diagrama completo puede agrupar varias clases de diagramas de
flujo.

Por su formato se clasifican en:

Verticales: El flujo o secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo.

Horizontales: El flujo o secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.

Panormicos: Una sola carta representa el proceso entero, registra en lnea vertical y
horizontal la participacin de ms de un puesto o departamento.

Arquitectnicos: Describe el itinerario o ruta de una forma o persona, sobre el plano
arquitectnico del rea de trabajo.

NOTA: Para efecto de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal, se ha
definido que los diagramas de flujo de tipo vertical son los que se adecuan a la actual
Administracin.

Diagrama con simbologa ANSI (de flujo)

Los diagramas de flujo presentan una visin del modo como fluye y se distribuye el trabajo.


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FOCG4-02(01)




































Inicio o final del proceso. Seala el principio o terminacin de un
procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del proceso
se anotara la palabra INICIO, y cuando se termine se escribir la
palabra FIN.

Operacin. Representa la realizacin de una operacin o actividad
relativa a un procedimiento.




Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son
posibles varios caminos alternativos.



Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se
utilice, se genere o salga del procedimiento.




Archivo. Representa un archivo comn y corriente de oficina, donde
se guarda un documento en forma temporal o permanente, por medio
de disco magntico o compacto.


Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.


Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra
hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.








Direccin de flujo o lnea de unin. Conecta los smbolos
sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
2.12 cm
.87 cm
1.30 cm
2.54 cm
2.12 cm
2.73 cm
2.54 cm
1.30 cm
2.54 cm
1.68 cm
0.61 cm
0.69 cm
0.69 cm
1.06 cm
0.7 cm

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FOCG4-02(01)

Como se menciono anteriormente, para conocer a detalle los procedimientos de un puesto, es
necesario representarlos grficamente, como a continuacin se ejemplifica; para ello, se
elaborara su diagrama de flujo, de acuerdo a la secuencia que estos tengan en el documento.
(Anexo No. 3).


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10
INICIO
INSTRUYE SE
APLIQUEN
METODOS
RECIBE
INSTRUCCION
DIR. DE CONTROL DOCUMENTAL
INICI O Y FI N
OPERACI ON
DECI SION O
ALTERNATIVA
DOCUMENTO
ARCHI VO
CONECTOR
CONECTOR DE
PAGI NA
DIRECCI ON
DEL FLUJ O
FIN
DIR. GRAL. DEL ARCHIVO
APLICA LOS
METODOS
PRESENTA
TARJETA INF.
RECIBE, REVISA Y
PROPONE NUEVAS
ALTERNATIVAS
TARJETA INF.
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

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3.3.7. Formatos del procedimiento.

Existen algunos procedimientos que para llevar a cabo sus actividades necesitan el llenado de
algn formato, si es el caso agregarlo al final de cada procedimiento descrito.

3.3.8. Validacin.

Cuando se concluya la versin final del manual, se proceder a su validacin por parte del titular
de la dependencia o entidad.

El Secretario ( Junta de Gobierno) formul el presente Manual de Procedimientos de la (nombre
de la Dependencia o Entidad), conforme a las atribuciones conferidas en el artculo 23 de la Ley
Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Hidalgo (en su caso Decreto o Ley de
Creacin).

El Secretario de (Dependencia o Presidente de la Junta de Gobierno o en su caso
quien lo representa)



3.3.9. Aprobacin.

La aprobacin del Manual de Procedimientos estar a cargo de la Comisin Interna de
Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto
Publico (CISCMRDE), as como el Vo.Bo. la Oficina de Modernizacin e Innovacin Gubernamental
y la Direccin de Desarrollo Institucional.








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La Secretaria de Finanzas El Secretario de Administracin

C.P. Nuvia Magdalena Mayorga Delgado Lic. Jos Alberto Narvez Gmez





El Secretario de Contralora
L.A. Fernando Q. Moctezuma Pereda






Oficina de Modernizacin e
Innovacin Gubernamental
El Director de Desarrollo Institucional
Lic. Vctor Manuel Santilln Meneses Lic. Oscar A. Andrade Castillo













GUIA TECNICA PARA LA
ELABORACION DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DEL NIVEL 09 AL 14

Cdigo: GUDI07-02
Referencia: 7.1
Fecha emisin: 23/04/2009
No. de Revisin: 02
Hoja: 22 de 27

FOCG4-02(01)

IV. Proceso de elaboracin del Manual de Procedimientos.

4.1. Metodologa para su elaboracin.

Comprende desde la presentacin de la Gua Tcnica para la Elaboracin del Manual de
Procedimientos, la recopilacin de informacin y su anlisis, la presentacin de los datos de
manera escrita, en diagramas y formas; y la presentacin para su aprobacin ante la CISCMRDE.

Se debe comunicar a las unidades administrativas el modo de como se proceder para obtener la
informacin necesaria para cada unos de los apartados del Manual; las tcnicas de investigacin
que se van a utilizar y el grado de participacin de los miembros de la dependencia o entidad, la
Direccin de Desarrollo Institucional adscrita a la Secretaria de Administracin tendr, la funcin
de asesorar en las dudas que puedan surgir en el proceso de recopilacin y anlisis de la
informacin.

4.2. Fuentes de informacin.

Investigacin Documental: Documentacin de los procesos, consiste en identificar y consultar
todos aquellos documentos que contengan informacin relacionada con el funcionamiento y
operacin de la unidad interna.

Personas: Cuando la informacin que se ha recopilado es insuficiente u obsoleta se debe recurrir
a los servidores pblicos responsables de las reas donde se realizan los procedimientos de
trabajo o las actividades rutinarias con el propsito de realizar una entrevista.

Realidad administrativa: Para tener una idea mejor sobre los procedimientos de trabajo se deben
observar las condiciones, los medios y el personal responsable de ellos. La observacin directa
nos permite ampliar los datos sobre un procedimiento si se consultan los archivos y registros
sobre el mismo; Un adecuado muestreo de expedientes o de formatos utilizados pueden detectar
el tipo de problema que habitualmente se presenta, los tipos de errores que se cometen, los
tramites que se siguen en determinados casos, tiempos para concluir cada operacin y en
general, gran cantidad de datos que difcilmente arroja la entrevista directa.


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El anlisis de la informacin se debe clasificar en:

1. Objetivos del rea de trabajo;
2. Estructura Orgnica;
3. Normas y polticas administrativas;
4. Funciones y operaciones de las reas o unidades que se relacionan con el procedimiento;
5. Instrumentos jurdicos administrativos; y
6. Equipo y ambiente laboral.

Es de la mayor relevancia conocer la naturaleza, los objetivos, los responsables de su ejecucin,
el lugar y el tiempo en que se deben realizar los procedimientos que integran el Manual; para
analizar la informacin que permita llevar a cabo un proceso de simplificacin de operaciones se
deben las respuestas a las siguientes preguntas.

PREGUNTAS OBJETIVO
Qu trabajo se
hace?
Determinar el propsito u objetivo de la naturaleza o tipo de trabajo
que se realiza en la unidad orgnica y los resultados que se obtienen.
Quin lo hace? Definir qu unidades orgnicas o personas intervienen en el
procedimiento y adems las aptitudes del personal para la realizacin
de una tarea especfica y la actitud que adopta en la realizacin de la
misma.
Como se hace? Determina los medios con los que se cuenta para realizar la tarea, que
comprende los mtodos y tcnicas aplicados y adaptados a la
dependencia y entidades, as como los equipos e instrumentos
utilizados.
Cundo se
hace?
Determina el orden o secuencia en que se desarrollan las actividades
de la unidad orgnica, es decir la ubicacin geogrfica y domicilio de
las oficinas, la funcionalidad de las oficinas y la distribucin del espacio
de las mismas.
Por qu se
hace?
Justifica la existencia del trabajo o del procedimiento para conocer los
objetivos de las acciones que integran el trabajo o el procedimiento.


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4.3. Responsables de la elaboracin.

La responsabilidad de la elaboracin de los Manuales de Procedimientos es compartida, recae en
el Director General Administrativo o su equivalente y en el rea tcnica especializada del
procedimiento que se trate.

4.4. Revisin.

Una vez que se ha elaborado el Manual de Procedimientos, se debe proceder a su revisin, por
parte de cada una de las direcciones que integran la dependencia, as como por la Direccin de
Desarrollo Institucional, quien ser la facultada para asesorar y apoyar a las dependencias para la
elaboracin de dicho documento. Si existen correcciones y/o adecuaciones se deber regresar el
documento a los responsables de su elaboracin, para que efecten las modificaciones
correspondientes,

4.5. Actualizacin.

La dinmica de la Administracin Publica implica cambios en la composicin de su estructura
orgnica, los cuales generan, tambin que los diversos documentos administrativos se
modifiquen, a fin de adaptarlos a las nuevas circunstancias.

Por ello, los Manuales de Procedimientos deben revisarse y actualizarse cada seis meses, con el
propsito de que la informacin que contienen no resulte obsoleta. Al respecto, la Comisin
Interna de Seguimiento y Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del
Gasto Publico (CISCMRDE), instrumentara mecanismos peridicos de revisin y actualizacin de
estos documentos.

La actualizacin del Manual de Procedimientos, invariablemente, se deber realizar cuando
sucedan cambios en la estructura orgnica autorizada por la Comisin Interna de Seguimiento y
Cumplimiento de las Medidas de Racionalidad, Disciplina y Eficiencia del Gasto Publico
(CISCMRDE), ya sea por la creacin, supresin, o fusin de reas.



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V. Anexos.
Ttulo Primero
De la Secretara de Administracin
21.5 CMS.
28.0 CMS.
ANEXO 1
FORMATO PARA LA CUBIERTA O PORTADA
(Arial 22)
(Arial 14)
Poder Ejecutivo del Estado Poder Ejecutivo del Estado Poder Ejecutivo del Estado Poder Ejecutivo del Estado
Libro Cuarto Libro Cuarto Libro Cuarto Libro Cuarto
(Lucida Sans Unicode 16)
(Lucida Sans Unicode 14)
Manual de Procedimientos
Abril de 2009
(Arial 22)
Expedido en la Ciudad de Pachuca de Soto, Estado de Hidalgo




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ANEXO No. 2
(EJEMPLO DE FORMATO PARA LA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO)
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
(ARIAL 13)
NOMBRE DE LA FUNCION: (ARIAL 11)
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
(ARIAL 11) (ARIAL 11) (ARIAL 11)
28.0 CMS
21.5 CMS
2 CM 2 CM
1.5 CM
1.5 CM

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Derechos Reservados
Cuarta Edicin 2009
Gobierno del Estado de Hidalgo
Secretaria Administracin
Direccin de Desarrollo Institucional
Victoria No. 202, Col. Centro
C.P. 42000 Pachuca, Hgo.
Impreso y hecho en Pachuca, Hgo.

La reproduccin total o parcial de esta Gua Tcnica
podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso
de la fuente y dndole el crdito correspondiente.

Elaboro: Direccin de Desarrollo Institucional.

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Directorio





Lic. Miguel ngel Osorio Chong
Gobernador Constitucional del Estado de Hidalgo






Lic. Jos Alberto Narvez Gmez
Secretario de Administracin






Lic. Oscar A. Andrade Castillo
Director de Desarrollo Institucional