Manual de Usuario SIAGIE 3-Parte 1 de 3

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha Versin Descripcin Autor

28/06/2011 2.3.1 Ingreso al sistema: Inicializacin de instituciones
educativas.
Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso de
boletas.
Nmina de matrcula y sello de agua
LA
14/07/2011 2.3.4 Control de Ejecucin del procesamiento de notas. Se cre
Estado En procesamiento.
Mejoras en la impresin de boletas de notas.
LA
18/08/2011 2.3.8 Opcin de Rectificacin de formatos oficiales.
Solicitud de creacin de talleres
LA
23/08/2011 2.3.8 Configuracin y previsualizacin de boletas de notas
desde el mantenimiento de los datos de la IE.
LA
26/08/2011 2.3.8 Inclusin de acceso al sistema mediante el portal.
Indicacin de la ayuda de soporte de usuario en el men
principal del sistema
LA
01/09/2011 2.3.9 Solicitudes de traslado de matrcula LA
23/09/2011 2.4.1 Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja
de clculo.
Registro de matrcula de estudiantes. Actualizacin de
mecanismos de bsqueda.
HZ
26/09/2011 2.4.1 Actualizacin estudiantes por programa.
Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la
carga de Excel de las apreciaciones
Acta consolidada de evaluacin. Se incluyen las actas de
recuperacin y subsanacin.
Asistencia mensual de estudiantes a la IE.
HZ
23/01/2012 2.5.9 Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA.
Matrcula de estudiantes. Registro de reas a cargo.
Registro de notas finales.
Registro de asistencia.
Emisin de Actas de Evaluacin para EBA.
HZ
27/04/2012 3.0 Actualizacin del Mdulo de Estudiantes y Matrcula y
nueva interfaz del men de inicio de la nueva versin.
JC
16/05/2012 3.0 Actualizacin de imgenes de las opciones del men de
acuerdo a la nueva versin del SIAGIE. 3.
Revisin y actualizacin de todo el contenido del manual
de usuario.
NG

Autor(es):
LA : Liz lvarez
HZ : Hugo Zumaeta
JC : Jos Castilln
NG : Natalia Garca
Manual de usuario SIAGIE 3 2012

Oficina de Informtica - MINEDU

ndice

1. Introduccin ............................................................................................................................ 6
2. Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9
3. Datos de la Institucin Educativa ......................................................................................... 18
4. Ao Escolar periodo promocional ..................................................................................... 26
5. Fases .................................................................................................................................... 30
6. Perodos de Evaluacin ........................................................................................................ 38
7. Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34
8. Registro de Perifricos. ........................................................................................................ 36
9. Grados y Secciones ............................................................................................................. 48
10. Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49
11. Padrn Nacional del Personal .............................................................................................. 57
12. Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59
13. Administrar Roles ................................................................................................................. 69
14. Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76
15. Asignacin Accesos a Familiar............................................................................................. 78
16. Envo de mensajes ............................................................................................................... 77
17. Solicitud de creacin de talleres ........................................................................................... 81
18. Programacin de talleres ...................................................................................................... 87
19. Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91
20. Matrcula de estudiantes .................................................................................................... 104
21. Nmina de Matrcula .......................................................................................................... 119
22. Registro de Nmina Adicional ............................................................................................ 125
23. Postergacin de Evaluacin ............................................................................................... 129
24. Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131
25. Estudiantes por seccin ..................................................................................................... 134
26. Padrn de Apoderados ....................................................................................................... 137
27. Cambio de Seccin del Estudiante .................................................................................... 139
28. Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143
29. Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144
30. Gestin de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146
31. Gestin de Traslados Salida .............................................................................................. 150
32. Proceso de generacin de prematrcula ............................................................................ 152
33. Actualizacin de estudiantes por programa ....................................................................... 155
34. Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158
35. Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161
36. Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167
37. Registro de Notas Genrico ............................................................................................... 175

Oficina de Informtica - MINEDU

38. Registro de Notas por Docente .......................................................................................... 183
39. Subir Notas desde Excel .................................................................................................... 188
40. Subir Notas desde Excel por Docente ............................................................................... 190
41. Registro de Apreciaciones de Docentes ............................................................................ 192
42. Procesar Notas ................................................................................................................... 197
43. Proceso Disgregado de Notas............................................................................................ 197
44. Impresin de Boletas de Informacin ................................................................................. 207
45. Acta consolidada de evaluacin ......................................................................................... 211
46. Recuperacin Subsanacin ................................................................................................ 217
47. Registro de Notas de recuperacin y de reas a cargo ..................................................... 218
48. Reporte Recuperacin y Subsanacin ............................................................................... 224
49. Emisin del ROD ................................................................................................................ 225
50. Rectificacin de formatos oficiales ..................................................................................... 228

6 Oficina de Informtica - MINEDU

1. Introduccin

a) OBJETIVO DEL SISTEMA
El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE
versin 3 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del
Ministerio de Educacin para ser utilizado por las Instituciones Educativas del mbito
nacional y en las instancias de gestin educativa local a nivel nacional.
El SIAGIE, versin 3 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en
las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. Este sistema apoya
los procesos administrativos, generando informacin base nica de estudiantes a partir
de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes,
Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas, Actas de
Evaluacin Finales y de Recuperacin.
De similar manera, se podr tener un registro del personal docente que labora en la
Institucin Educativa y que tendr la responsabilidad de registrar las asignaturas a su
cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin
Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas.
b) ALCANCE DEL SISTEMA
El sistema est diseado para ser usado por el personal administrativo y docente de las
instituciones educativas. Tambin es usado en las instancias educativas regionales en
modos de consulta y de gestin.
El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrn
consultar el avance en la evaluacin y la asistencia del estudiante y dems datos de
importancia para el familiar.
Las instancias de gestin educativa local podrn realizar funciones de consulta de la
informacin contenida en las instituciones educativas as como tambin participar en
procedimientos que requieran su aprobacin o supervisin.
c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA
El sistema ir evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano
con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes
mdulos:
Administracin IE
Este mdulo permite registrar la informacin general y configuraciones de la Institucin
Educativa para cada ao escolar o periodo promocional, incluyendo el registro de
personal de la IE.
Estudiantes
Este mdulo permite la administracin de informacin de los estudiantes dentro de una
Institucin Educativa en un ao escolar o periodo promocional correspondiente. Incluye
el registro de datos personales de los estudiantes, procesos de traslados, retiros, entre
otros.


Matrcula
Este mdulo comprende todo el proceso de matrcula de los estudiantes en la
Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el
registro de la matrcula de estudiantes hasta la impresin y envo de Nminas de
Matrcula a la UGEL mediante el sistema para su aprobacin.
Asistencia
Este mdulo permite el registro de la asistencia diaria en la Institucin Educativa de los
estudiantes matriculados.
Evaluacin
Este mdulo comprende todo el proceso de evaluacin de los estudiantes en la
Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el
registro de las calificaciones por periodo de evaluacin en la Fase Regular, hasta la
impresin y envo de Actas consolidadas de Evaluacin a la UGEL mediante el
sistema para su aprobacin. Tambin incluye todo el proceso de evaluacin de la Fase
de Recuperacin.
El usuario no debe confundir los mdulos con los roles. Un usuario del sistema puede
tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el
sistema. Sin embargo el agrupamiento por mdulos corresponde a un punto de vista
ms genrico.
Por otro, desde el punto de vista de la institucin educativa se tiene un agrupamiento
en procesos de la siguiente manera:



Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas:
Ayuda
Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las
funcionalidades del sistema, la cual podrn identificar por el smbolo (interrogacin
en color blanco y fondo azul) o (botn verde con texto blanco Ayuda) en
estas ventanas tambin encontrarn videos interactivos que les guiar paso a paso
como realizar las operaciones en el sistema.
La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta
opcin abrir la siguiente ventana.
Tipo de Ayuda A

Tipo de Ayuda B

Para ver el contenido
pulse sobre la opcin
que desea consultar.
Para ver el contenido pulse
sobre la opcin que desea
consultar.


2. Ingreso al Sistema

Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL:
http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.

.

Despus le mostrar la siguiente ventana:

Ingrese al SIAGIE.
Ingrese a este link.
El usuario debe estar en
permanente revisin del
contenido de este portal.

Desde la comunidad SIAGIE
MINEDU podr acceder a
soporte tcnico las 24 horas
del da.


Al hacer clic en el link de SIAGIE, se muestra la siguiente ventana:

Al ingresar por primera vez, el usuario tendr que registrar algunos datos como telfono y correo
electrnico. Tambin tendr que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:

NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo
varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar
para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:

El sistema valida que
exista al menos un
telfono y que ambos
password coincidan.


El asistente de configuracin de Instituciones educativas.

Para facilitar la configuracin de la I.E a los usuarios, y solo por nica vez, la primera ventana que
mostrar el Sistema ser la ventana del asistente de configuracin inicial de Instituciones
Educativas en donde se puede seleccionar los datos bsicos de la I.E y de esta manera se
podr configurar rpidamente la Institucin Educativa e iniciar el uso del sistema.

Si todas las instituciones educativas a las que el usuario est asociado ya han sido inicializadas,
entonces esta ventana no se visualizar y aparecer la institucin educativa por defecto.

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institucin Educativa Corresponde a una coleccin de las instituciones educativas
asociadas al usuario que son susceptibles de ser
inicializadas.
Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institucin Educativa. Al indicar
un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.

Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sita por la
Por defecto aparecen las
instituciones educativas a
las que el usuario est
asociado.
Seleccione los
turnos en el que
funciona la IE.


tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la
tarde y termina entrada la noche.
Ao Acadmico (o
periodo promocional)
El ao Acadmico que se desea inicializar.

Se trata de los aos acadmicos vigentes para todas las
instituciones educativas a nivel nacional.
Nmero de ambientes Seleccione el nmero de aulas con los que cuenta la
Institucin Educativa. El sistema crear las aulas 01, 02, 03,
., n, donde n es el nmero indicado en este campo.
En esta pantalla, se tiene un mximo de veinte ambientes. Si
posteriormente se desea agregar ms ambientes, se podr
realizar a partir de la opcin de Registro de ambientes.
Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluacin

Dependiendo de lo indicado en este campo, se crear:
Anual: 01 periodo anual.
Bimestral: 04 periodos bimestrales.
Trimestral: 03 periodos trimestrales
Grados y cantidades Seleccione los grados que funcionarn en la IE y se debe
indicar el nmero de secciones por grado en la IE.
El sistema crear las secciones con cdigo 01, 02, etc, para
cada grado de la IE.

En esta pantalla, se tiene un mximo de veintisis secciones
por cada grado de la IE. Si posteriormente se desea agregar
ms secciones, se podr realizar mediante de la opcin de
Grados y secciones.

NOTA: Cuando se trate de configurar a una institucin educativa que pertenezca a la Educacin
Bsica Alternativa, la ventana de configuracin puede quedar con un aspecto similar a esta
ventana:



Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, el estado estar en Procesado. Es
optativo pulsar varias veces el botn Refrescar, con el fin de poder ver la culminacin del
proceso.

Despus de pulsar el botn refrescar el estado cambiar a Conforme

En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.

Finalmente pulse el botn Finalizar.

La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes
veces que ingrese el usuario, automticamente ingresar a esta institucin. La pantalla principal
luce de la siguiente manera:

Note que aparece el
periodo promocional.


Opcin de Cambiar Institucin:

Esta opcin se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas,
desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar
a la siguiente:

Cabe sealar que solo aparecern en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga
permisos de acceso.

Mediante este campo es
posible filtrar ya sea por
nombre de sede o cdigo
modular a la institucin
educativa de nuestro inters.
Datos de la institucin
educativa a la que est
asociado el usuario.
Men principal del sistema.
Este men se configura de
acuerdo a los roles de cada
usuario.
Sector donde se muestran los
mensajes del usuario que ha
ingresado al sistema.
Este check indica que se
trata de la institucin
educativa por defecto. Es
decir la que se muestra
siempre que se ingrese al
sistema. El usuario puede
determinar que una nueva
institucin educativa
aparezca por defecto.



3. Datos de la Institucin Educativa

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administracin IE -> Actualiz. datos IE -> Datos Institucin.

Esta opcin permite visualizar la informacin bsica de la Institucin Educativa, adems
permite complementar la informacin con los datos del director, telfono, correo
electrnico y direccin de pgina web, entre otros. Tambin permite realizar la
configuracin del funcionamiento de la institucin educativa.

Esta opcin constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opcin no tiene
un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa
que est previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando as la
Datos de la IE extrados
del padrn de ESCALE.


seguridad de que solo las IE que estn registradas en el Padrn, tengan acceso al
sistema.

Ya que los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botn Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta
manera la informacin quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrar la
siguiente ventana, la cual tendr que Aceptar.

En la pantalla se usan tres pestaas: Datos de la IE, Parmetros y Configuracin por Ao.

A continuacin se muestra el detalle de cada una de las opciones:

a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIN EDUCATIVA.-
Para modificar datos de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo
cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin
web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director:
Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: Buscar en el SUP o Buscar en el
Personal

Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Buscar personal en
Sistema nico de
Planillas
Bsqueda de personal en
la base del sistema.
Coloque ac la imagen
representativa de la
institucin educativa.


Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)
Cdigo Modular Identificador de la Institucin Educativa
Anexo Anexo
Nivel Nivel Educativo
Nombre Nombre de la institucin educativa
Gestin Gestin de la Institucin Educativa
Departamento Departamento de institucin educativa
Provincia Provincia de institucin educativa
Distrito Distrito de institucin educativa
Direccin Direccin de institucin educativa
Centro Poblado Nombre del Centro Poblado
Tipo IE Tipo de Institucin Educativa
Forma Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc)
Cod. Local Cdigo numeral asignado al local
DRE DRE a la cual pertenece la Institucin Educativa
UGEL UGEL a la cual pertenece la Institucin Educativa
Resolucin
AUTORIZACION DE
FUNCIONAMIENTO
Detalle de la resolucin que autoriza el funcionamiento de
la institucin educativa
Fecha Res. Fecha de la resolucin de autorizacin
Turno Turno de enseanza
Das de la Semana
Laborales
Seleccione los das laborables de la I.E

Horas pedaggicas por
da
Distribucin de las horas pedaggicas por da
Genero Genero de la I.E

Caracterstica Modo de enseanza establecido
Datos de Registro
Director Nombre del director de la IE
Telfono Nmero telefnico de la IE
Email Cuenta de correo electronic
Pgina Web Direccin de pgina web



1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se busca la informacin en el SUP (Sistema
nico de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema
devuelve los datos personales que corresponden:

2. Buscar en el Personal. Cuando se busca la informacin en el personal de la
Institucin Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal
que previamente se ha registrado en la opcin Registro de Personal.

Tambin es posible buscar directamente un cdigo modular del personal de la
Institucin Educativa, por ejemplo:

3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botn de Turno se mostrar la
siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duracin de las
horas acadmicas como la duracin de la hora libre.



La hora acadmica ser importante posteriormente para obtener la cantidad de horas
laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan
definido la duracin (en minutos) de las horas acadmicas y la hora libre no podrn
obtener listados correctos de carga horaria.

4. Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas
puede configurar las horas pedaggicas de funcionamiento de la institucin educativa
(por turno). Se realiza a travs de una ventana similar a la siguiente:

Despus de pulsar el botn Agregar se mostrar una ventana donde se tiene que
seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmica o libre. Despus tiene
que ingresar desde y hasta qu hora ser la duracin la correspondiente hora. Si el
usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir
mostrando las mismas automticamente sin la intervencin del usuario, de lo
contrario, el ingreso de las horas se har libremente.

Ingrese el horario del
turno.
Ingrese la duracin de
la hora acadmica y de
la hora libre (recreo).
Seleccione uno o ms
turnos. Una Institucin
Educativa puede
organizar sus actividades
en uno o ms turnos.


Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la
siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrar los registros
con nmero de orden superior. De esta manera el sistema asegura que no existan
rdenes de horas vacas.

5. Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos
das de la semana. Esta informacin condiciona el registro de asistencia entre otras
funcionalidades.

6. Carga de la Imagen de la Institucin Educativa.- Esta opcin permite cargar la
insignia, escudo o logotipo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar
el botn Cargar Foto, el logo debe tener un tamao de 1.5 cm x 1.5 cm.

Carga la imagen al
sistema, despus de haber
seleccionado el archivo
correspondiente.
Muestra la ventana de
dialogo.
Ruta de la imagen.


b) Modificar Parmetros.

Para modificar los parmetros de la institucin educativa debe hacer clic en la
pestaa Parmetros y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los
campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parmetros son los siguientes:

Lmite Criterio de Evaluacin
Boleta de informacin.
Indica el valor mximo de criterios de evaluacin
en las libretas de notas del estudiante a partir del
cual el sistema empezar a reducir el tamao de
letra. Por defecto, el valor es 40.
Si una IE emplea un total de criterios de
evaluacin mayor, se recomienda disminuir esta
cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo
de letra en la libreta y de esta forma permitir que la
libreta se emita en una cara de un papel tamao
A4. Por ejemplo: As se visualiza con un valor de
40:
Elija una imagen del
ordenador o PC.
Pulse el botn Abrir
para copiar la ruta
de la imagen.


Y esta es la misma boleta impresa con un valor de
45 en este parmetro:

NOTA: Ante un cambio en este parmetro, el
usuario debe volver a generar las boletas de
informacin para que se vean los resultados.
Registrar/Imprimir
apreciaciones del tutor
Esta opcin indica si las apreciaciones del tutor se
imprimen o no en la libreta de notas. El check
indica que si se va a imprimir las apreciaciones del
tutor en la libreta de notas.
Lneas en blanco para registro
manual
Si es que el check anterior fue desmarcado,
automticamente se activar el nmero de lneas
que se reservar para las apreciaciones escritas
del tutor.

Visualizacin de datos de
libretas de notas
Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o
no el Orden de Mrito y el Promedio final en la
libreta de notas (tambin llamada boleta de
informacin).

Fondo libreta
Indica si en el formato impreso de la libreta se usa
el tramado en escala de grises para los sectores
correspondientes a los nombre de reas. Esto con
el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia


de las libretas en lo referente al ahorro de tner.

c) Configuracin por aos.

En esta pestaa, es posible configurar tanto los programas en los que est
comprometida la institucin educativa en un ao lectivo determinado, as como
tambin una configuracin de las boletas de informacin (o tambin conocida como
libreta de notas).

Fecha de cierre de nmina de
matrcula
Es la fecha en la que debe culminar el registro y
emisin de la nmina de matrcula para el ao
acadmico (ao escolar o periodo curricular)
seleccionado.
Tipo de registro de
evaluaciones
El usuario debe seleccionar una de dos opciones:
- Registro de notas por periodo: La IE debe
ingresar las notas de los estudiantes durante
todos los periodos del ao escolar. Use esta
opcin siempre que desee y est en
capacidad de registrar permanente las notas
del estudiante en el sistema.
- Registro de notas finales: El usuario solo
registrar en el sistema las notas finales de
sus estudiantes en el sistema.
Caracterstica Dependiendo del nivel educativo se podr
precisar la caraterstica de la IE en el ao escolar
en cuestin.


Taller seleccionable Indica que la IE funciona de tal manera que los
estudiantes de cualquier grado pueden
seleccionar los talleres disponibles.

Entre otras funcionalidades de registro, tenemos:

Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la
pestaa correspondiente y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los
campos que permiten configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opcin es haber definido al
menos un ao acadmico en la IE.

Ya en la modificacin, el usuario podr seleccionar el ao acadmico y uno o ms
programas en los que participa la IE en el ao indicado. Haciendo clic en el botn de
Seleccione programas, el usuario podr seleccionar uno o varios programas.

Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, despus de haber
seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botn Grabar, se muestra una
pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta informacin en el sistema tendr lugar en la matrcula de estudiantes
cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante
a un programa en particular.

Boleta.- El sistema permite modificar parmetros posicionales para la impresin de la
libreta de notas. La informacin contenida en la boleta de informacin es estndar y
tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la


cantidad de periodos, reas y criterios de evaluacin, con lo que el formato una vez
impreso ser diferente.

Tambin es posible visualizar un modelo de cmo quedara la boleta con los
parmetros seleccionados.

Para una mejor explicacin se muestra grficamente el modelo de boleta que se
obtiene luego de generarla (botn Generar) y pulsar el botn Visualizar.

El Escudo Nacional
puede cambiar de
posicin.
La insignia del colegio,
tambin puede cambiar de
posicin.
Separador 1
Separador 2
Separador 3
Este botn permite generar una
boleta de notas y luego de esperar
aproximadamente 30 segundos,
podr ser visualizada.
Pulse este botn para visualizar la
boleta generada con el botn
anterior.


4. Ao Escolar periodo promocional

Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Ao escolar - periodo.

Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su
estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.

a. Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos
pulse el botn Grabar.
Registrar Ao
Acadmico.
Eliminar el
registro.
Enlace modificar
Ao Acadmico.


Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Ao Detalle descriptivo del ao acadmico
Fecha Inicio Fecha de inicio de ao acadmico
Fecha Fin Fecha de fin de ao acadmico
Estado Cuando se crea un Nuevo ao acadmico en la IE,
el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una
seccin posterior en esta opcin cmo se activa un
ao acadmico.

Si se trata de una Institucin Educativa de la modalidad EBA, la ventana se mostrara
de la siguiente forma:

b. Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y
luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c. Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego
pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
d. Especialidades.- Este link permite asociar una o ms mdulos de especialidades
para que sean ofrecidas como parte de las reas que as lo permitan como por
ejemplo Educacin para el Trabajo.
El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar
a la que se muestra a continuacin:


Al pulsar el botn Agregar se muestra una ventana con todas las opciones
disponibles de combinacin entre especialidades y mdulos:

El usuario podr seleccionar uno o varios mdulos de especialidad y posteriormente
presionar el botn Grabar. Posteriormente se deber configurar el mdulo de
especialidad a nivel de grado acadmico dentro de la IE.
e. Cambio de estado del ao acadmico.- El control del estado del ao acadmico es
de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona
toda la operacin del mismo. Los estados posibles de un ao acadmico son:
Inactivo: Implica que el ao acadmico ha sido creado recientemente y que en el
proceso de activacin se puede inicializar con los datos que son copiados de un ao
acadmico anterior.
Activo: Significa que un ao acadmico ya est en condiciones de poder aceptar
informacin. El proceso de activacin consiste en hacer clic en el cono del estado
inactivo, entonces se mostrar el siguiente mensaje:

Hacer clic en ao
inactivo.


Al aceptar, se mostrar la siguiente ventana que pregunta al usuario por cmo desea
activar el ao acadmico:

Al pulsar el botn SI, el sistema har la copia de la informacin contenida en el ao
acadmico indicado en la ventana. Entre la informacin que copia se encuentra: las
secciones, las reas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la informacin
copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el cono de la
columna Informe. El resultado sera parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario
refrescar la pgina desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podr realizar ninguna operacin del sistema que
corresponda a un ao acadmico con este estado. Para cerrar un ao acadmico se
debe hacer clic sobre el cono de un ao acadmico abierto, en seguida se advertir
al usuario que va a proceder a cerrar un ao acadmico.

Nota: El cierre de un ao acadmico es irreversible.
Hacer clic en el
ao escolar
activo abierto.


5. Fases

Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Fases.

Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a
desarrollarse dentro de un ao acadmico (por ejemplo: perodo regular, perodo de
recuperacin).
El siguiente grfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un ao
acadmico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Registrar Fase.
Enlace Modificar
Fase.
Elimina el registro. Permite cambiar el
estado de la fase.


a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar
los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Fase Identificador y descripcin de la fase.
Fecha Desde Calendario fecha de fase desde
Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben
estar dentro de las fechas de ao acadmico.
Estado Estado de registro
Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna ID para realizar los cambios.
c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn
Eliminar (smbolo del aspa).
d. Cambiar estado de Fases.- Esta opcin permite cambiar el estado de una fase,
desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta funcin es de importancia para
todos los procesos que se realizan mediante la opcin Procesar notas. Mientras la
fase se encuentre activa se podr realizar procesamientos, una vez cerrada la fase
no permitir realizar procesos.

Una vez que la fase ha sido cerrada tambin se deshabilita el enlace de modificacin

Listado de fases.
Al marcar la casilla se
establece la asistencia a la
fase.
ESTADO
Activo
Inactivo
Enlace de modificar
deshabilitado.


6. Perodos de Evaluacin

Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Periodos de evaluacin.

Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre)
para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se
desarrollar las actividades del Ao Acadmico.

a. Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos

Tipo Perodo Listado de tipo periodo. Puede ser:



Fecha Inicio Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin
Fecha Fin Calendario fecha fin del perodo de evaluacin
Estado Estado de la etapa de evaluacin

Sin evaluar: Es el estado por defecto del perodo
En evaluacin: Implica que los usuarios del
sistema pueden registrar las notas del periodo en
cuestin.
En procesamiento: Significa que ningn usuario
puede registrar notas de evaluaciones.
Evaluado: Significa que el procesamiento de
notas del periodo ha concluido.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se
registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b. Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego
elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios.
c. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego
Enlace Modifica Perodo
Evaluacin.


7. Registro de Ambientes

Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Registro de ambientes.

Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de
clases de la institucin educativa.

a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego
ingresar los datos a continuacin descritos. Luego pulse el botn Grabar.

Cdigo Identificador del ambiente
Tipo de Ambiente Tipo de rea fsica

Descripcin Descripcin del ambiente


Ubicacin Descripcin detallada de la local fsico
Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el
ambiente.
rea Medida del local en metros cuadrados.
Estado Condicin del local fsico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.
Bueno Nmero de bienes en ptimo estado
Regular Nmero de bienes en regular estado
Malo Nmero de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente informacin.

b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el
botn Eliminar (smbolo del aspa).
d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.

Descripcin del reporte:
Aula Es la descripcin del aula.
Ubicacin Ubicacin fsica del aula.
Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.
Cap Capacidad de estudiantes
Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Enlace Modifica
Ambiente.
Eliminar el registro.


8. Grados y Secciones

Administracin IE -> Config. Ao escolar -> Ciclos Grados y secciones.

Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la
Institucin Educativa para un ao acadmico o periodo promocional en particular.
Inicialmente se mostrar lo siguiente:

El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un
grado va a llevar en un ao acadmico determinado.
a. Agregar Grado por Ao.- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y
luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados
que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

Luego de grabar se tendra una ventana similar a la siguiente:
Lista de Grados
disponibles.
Marcar la casilla de
seleccin de registro.


1) Agregar reas por grado. Una institucin educativa puede haber definido reas
de tipo taller que son consideradas como especficas para todos los estudiantes de un
grado de la institucin educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
Nmero de reas, entonces abrir la siguiente ventana donde nos muestra la lista
de las reas potenciales de un determinado grado.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y
luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botn Agregar de la
ltima ventana.

Elimina el
registro.
Seleccione los talleres que
va agregar.
Finalmente pulse Agregar.
Dado que los talleres que aparecen
son reas, debe haber un catlogo
nico de reas que pueden ser
talleres.
El sistema reconoce que para el nivel
educativo al que pertenece la IE y segn
el diseo curricular se van a asociar estas
reas curriculares obligatorias a cada
grado.
Configuracin de
Especialidad a un rea de
grado de la IE.


En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una
ventana donde le pregunta si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Si el rea o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, sern eliminados. El
sistema muestra el siguiente mensaje:

Para configurar las especialidades de un rea dentro de un grado, si fuera necesario,
se deber hacer clic en el cono , tras lo cual se presentar una ventana que solicita
creacin de una lista con los mdulos de especialidad que tendrn lugar en el grado
especificado.

Pulse sobre el aspa
para eliminar el taller.
Tener en cuenta que
solo es posible eliminar
los talleres.
Al presionar el botn
Agregar, se muestra esta
ventana.
Seleccione el mdulo de
especialidad y pulse el
botn Grabar.


2. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el
botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe
informacin de secciones asociadas a un grado de la IE.

3. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el
grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el
contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de
Areas.

4. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea
genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el
mantenimiento Nmero de reas por Ao.
Nmeros de
criterios de
evaluacin.


5. Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe
pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos

6. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se
accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas
por Ao.

7. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el
botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los
datos pulse el botn Grabar.
Elimina el
registro.
Agrega Criterio
de Evaluacin.


Cdigo Ao Identificador del ao acadmico
Cdigo Diseo Identificador del diseo curricular
Cdigo Nivel Identificador del nivel educativo
Cdigo Grado Identificador del grado
Cdigo rea Identificador de rea generica
Cdigo Identificador del contenido silbico
Descripcin Descripcin del contenido silbico
Fecha Programada Fecha de exposicin programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de
un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el
listado de las secciones.

b. Agregar Secciones.

1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una seccin en la fase
regular debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin
descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar
Link para modificar
los datos de la
seccin.
Cantidad de
estudiantes por
seccin.


Al elegir el tutor mostrar la siguiente ventana en donde est la lista de personal
de la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Al elegir la seccin mostrar la siguiente ventana donde est la lista de aulas,
pulse doble clic en el registro del aula.

Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son:
Id Seccin Identificador de seccin
Descripcin Descripcin de la seccin
Tutor Es el personal encargado o responsable de la
seccin. Previamente debe estar registrado
como personal de la IE, pero si no se conoce el
tutor al momento de crear la seccin el registro
puede continuar.
Aula Especifica el aula de uso ms frecuente por la
seccin.
Num. Vacantes Nmero de vacantes disponibles en la seccin.
Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la
seccin. En una fase de recuperacin es
posible crear secciones que agrupen a los
estudiantes de diferentes secciones para que
se recuperen en un rea determinada.
Cuando una seccin ya cuenta con estudiantes
matriculados no es posible modificar este dato.
rea Recuperacin rea relacionada a la fase de recuperacin. En
Listado de Personal.
Listado de Aulas.


la fase de recuperacin de la IE, se forman
secciones que van a agrupar a los diferentes
estudiantes que estn recuperndose en un
rea en particular.
Turno Es el turno en el que funcionar la seccin.
Seccin posterior Cuando los estudiantes de una seccin son
promovidos al siguiente grado, este dato
permite conocer a cul rea sern asignados
por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del
4to G una vez promovidos estarn en 5to F.
Esta ltima viene a ser la seccin posterior.
Cuando se trata de una institucin educativa perteneciente a la
modalidad de EBA:
Perifrico Es el local perifrico asociado a una seccin.

2) Agregar Secciones en la fase recuperacin.- Para agregar una seccin en la
fase recuperacin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a
continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde est la lista del personal de
la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Despus elija la seccin, mostrara la siguiente ventana donde est la lista de
aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

Al elegir el rea de recuperacin mostrara la siguiente ventana donde est la lista
de reas, seleccione el rea que se dar la recuperacin pulse pulsando doble
clic en el registro del aula.


Despus de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente
ventana

Despus de verificar la informacin pulse grabar, mostrara la siguiente ventana
en donde muestra la seccin de recuperacin, en esta seccin estarn todos los
estudiantes que recuperaran una determinada rea

3) Mostrar Horarios asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num.
Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la
Seccin.

Elimina el
registro.
Opcin para modificar los
horarios.


4) Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe
pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para
grabar los datos pulse el botn Grabar.

reas rea genrica impartida
Docentes Docente responsable del dictado
Da Da de la semana en que se dicta el rea en
la seccin.
Desde Hora de inicio del dictado
Hasta Hora de fin del dictado

Esta asignacin del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser
utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando
sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y
las secciones que tienen una asignacin de este tipo.
Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes
de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma.
Para una seccin regular:
Se mostrar el listado de los estudiantes matriculados en la seccin, de la
siguiente manera:

Listado de reas
Genricas.
Listado de
Docentes.
Pulse aqu para ver la ltima
boleta de notas como muestra la
siguiente ventana.


Despus de pulsar la opcin de boleta nos va mostrar el reporte de la misma
como nos muestra la siguiente ventana

Para una seccin de recuperacin:
Si la seccin en cuestin pertenece a una seccin de recuperacin entonces el
sistema mostrar una ventana similar a la siguiente:

Inicialmente no se mostrarn estudiantes en recuperacin, sin embargo es
posible ir agregando estudiantes mediante el botn Agregar. Al presionar este
botn se muestra la siguiente ventana:

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promocin y Repitencia
del ao acadmico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de
Por defecto se muestran
todos los registros marcados
para ser agregados.


recuperacin. Al presionar el botn Grabar, los registros seleccionados son
incorporados a la seccin.
5) Registro de Notas
El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado
de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del
candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo
que se desea controlar.

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono
del candado y viceversa.

Pulse la opcin y le mostrara
la siguiente ventana.
Elige el periodo de
evaluacin.
Si el candado se encuentra
abierto podr realizar
modificaciones de notas en
el rea.
Si el candado se encuentra
cerrado no podr realizar
modificaciones de notas en
el rea.


9. Registro de Perifricos.

Esta opcin permite registrar los locales perifricos de una institucin educativa del nivel
EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicacin exacta de las secciones.

a. Agregar Perifrico.- Para agregar un nuevo perifrico debe pulsar el botn Agregar
y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el
botn Grabar.

Cdigo Identificador del perifrico en la Institucin educativa
Nombre Es el nombre del perifrico.
Direccin Es la direccin en la que se encuentra el perifrico.
Ubicacin Es el distrito al que pertenece el perifrico.

Luego del registro de un perifrico se tiene la siguiente informacin.

b. Modificar Perifrico.- Para modificar un perifrico ubique el registro y luego elija el
enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c. Eliminar Perifrico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el
botn Eliminar (smbolo ).
d. Reporte de Datos del Perifrico.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.

Registro de
Perifricos.
Enlace
Modifica
Perifrico.
Eliminar el
registro.


10. Fechas Especiales IE

Administracin IE -> Fechas especiales.

Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o
no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden
identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar
asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como
puede ser un sbado o un domingo.

a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos

Cdigo Identificador de la fecha especial, este nmero es
autogenerado por el sistema.
Descripcin Descripcin de la fecha especial
Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial
Agregar fecha
especial.


Fecha no laborable significa que no se registrar
asistencia a los estudiantes ni al personal docente.
Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas
especiales.
Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas
especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la
asistencia a la Institucin Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y
luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios.
c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego
d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de
fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

Al poner el botn Grabar, queda as el registro.

Eliminar el
registro.
Enlace Modificar
fecha especial.
Por defecto aparecen
marcadas todas las
fechas especiales
generales.


11. Padrn Nacional del Personal

Administracin IE -> Registro de personal.

Esta opcin permite registrar los datos de un personal para la institucin educativa
(docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su informacin disponible en
el sistema.

Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por
apellidos, nombre y cdigo modular.
Registrar nuevo
personal.
Modificar datos
del personal.
Bsqueda
por filtros.
Eliminar
registro.


1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo
cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego
ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Nmero Personal Identificador asignado por el sistema.
Tipo documento Tipo y nmero de documento de identidad. Si
despus de haber registrado el tipo y nmero de
documento, el sistema reconoce que ya existen
alguna persona (estudiante, personal o familiar) con
el mismo documento, entonces se mostrar un
mensaje similar al siguiente:
Listado de Ubigeo.
Calendario para
elegir la fecha.
Seleccione el ao escolar en
curso.
Seleccione el
criterio de
bsqueda.


Si se trata de la misma persona y si es confirmado,
entonces los datos son precargados.
Es personal SUP Indica que si el personal siendo registrado est
incluido en el SUP (Sistema nico de Planillas),
entonces los datos son extrados y no pueden ser
modificados.
Sexo Gnero masculino o femenino
Apellido Paterno Apellido paterno del personal
Apellido Materno Apellido Materno del personal
Nombres Nombre completo del personal
Pas Nacimiento Pas de origen de la persona
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento (se incluye un calendario)
Nmero Colegiatura Nmero de la colegiatura profesional del personal (es
un dato opcional)
Lugar Nacimiento Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia,
distrito)
Nivel Instruccin Nivel de instruccin de la persona
Asociar ao acadmico Corresponde al ao acadmico que el personal
labora en la Institucin Educativa que realiza el
registro.

El registro del lugar de nacimiento
El registro del lugar de nacimiento requiere una explicacin particular, la misma que se
extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento,
provincia y distrito. Si el usuario conoce el cdigo de ubigeo, lo podr ingresar
directamente, en caso contrario, recurrir a la ayuda en donde se muestra una ventana
similar a la siguiente:

Listado Ubicacin Geogrfica
Buscar texto
ingresado.
Seleccin el
registro.
Permite hacer
bsquedas
exactas al texto de
detalle ingresado.


Qu pasara si el usuario desea ubicar algn distrito en el departamento de Ica? Si el
usuario no indica que desea realizar una bsqueda especfica, entonces el sistema le
mostrar Huancavelica e Ica, entre otros ms. Sin embargo, el usuario puede pedir una
bsqueda especfica con lo que se tiene el siguiente resultado:

Como puede observar solo se
muestran cinco pginas para que
el usuario pueda ubicar el distrito
con mayor rpidez.
Asociar ao acadmico.
Esta asociacin permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en
un ao acadmico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionar
el (los) ao(s) acadmico(s) que corresponda(n):

Finalmente, despus de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botn
Grabar y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de
bsqueda: bsqueda especfica y bsqueda por filtros.
a. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un personal en el sistema al
suministrarle algn dato especfico como el cdigo de personal, cdigo
modular tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar,
Seleccione los aos
acadmicos y luego
pulse el botn
agregar.


muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de
personal para su mantenimiento.

Cdigo Personal Identificador asignado por el sistema
Cdigo Modular Identificador de personal
Tipo de Documento Documento de identidad
Nmero de Documento Nmero de documento de identidad

b. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar
un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego
de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo,
tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de
registro de personal para su mantenimiento.

Al presionar este botn se muestran la ventana siguiente:

Despus de pulsar sobre el registro abrir la siguiente ventana donde
muestra los datos del personal que hemos estado buscando
El botn Buscar nos
mostrara la siguiente
pantalla.

1. Ingrese todo el apellido o
nombre (parte de cualquiera de
ellos) que el usuario requiere
ubicar. Por ejemplo, el sistema
mostrar, todos los registros que
contengan la palabra rojas como
parte del nombre, apellido paterno
o materno.
2. El botn Buscar nos
mostrara todos los registros
que coinciden con la palabra
que ha ingresado.
3. Clic sobre el registro el cual abrir
la siguiente imagen.


3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda
Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea
cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.
Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuacin
(impidiendo la modificacin). Ello significa que el registro del personal solo puede ser
modificado por la IE en la que inicialmente se registr al personal.

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el
registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar tambin los datos de los
documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.
Registro de documentos de identidad.
El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad
al modificar el registro.

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de
documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
Agrega un nuevo
documento.
Editar.
Agrega documento.
Eliminar.
Muestra todos los datos de la
persona que estaba buscando.


Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios.
Tambin es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de
su domicilio.

Lugar Nacimiento Ubicacin geogrfica
Direccin Direccin de la persona
Telfono Nmero telefnico de la persona
Tipo de servidor Tipo de servidor pblico
Condicin Condicin laboral

Cargo Cargo del personal dentro de la institucin
educativa:

Nivel Magisterial Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal Tipo de contrato del personal.
Listado de Ubigeo.


4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por
Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un
mensaje de confirmacin de la accin.

Es posible que el sistema no permita la eliminacin fsica del registro debido a que
pueden existir registros relacionados (reas asociadas, asistencia de personal, etc.). El
mensaje es similar al siguiente:



12. Registro del Personal de la IE

Administracin IE -> Asig. de personal.

En esta ventana nos muestra de forma paginada la relacin del personal de la Institucin
Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), as como tambin nos permite realizar
bsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que
labora en la Institucin Educativa en un ao acadmico determinado. Note que es
importante el ao acadmico porque el personal que labora en un ao acadmico suele
ser diferente de un ao para otro.

Esta opcin tambin permite la asignacin de reas curriculares que estn bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.
Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.
Estado Activo o
No Activo.
Cdigo modular del
personal de la IE.


a) Bsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de bsqueda nos permiten ubicar
fcilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignacin o edicin. Puede
hacerse por apellidos y nombres as como por cdigo modular.

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar.

b) Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el
botn Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
seleccin de personal. Para guardar los datos pulse el botn Grabar. Inicialmente
se muestra la siguiente ventana:

Filtros y criterios de Bsqueda:

Es posible elegir algn criterio de filtro, como por ejemplo:

Existen diferentes filtros
por los cuales es
posible obtener los
datos del personal de la
IE.


Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de bsqueda:
Apellidos y nombres

Cdigo modular

Tipo y nmero de
documento

mbito de Bsqueda:
El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o
a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el mbito de bsqueda
correspondiente: seleccionar En esta IE o la opcin En general,
respectivamente.

Despus de seleccionar el personal de la institucin educativa y pulsar el botn
grabar nos mostrar la siguiente ventana.
Esta opcin muestra solo el
personal que labora en la I.E.
Esta opcin muestra
todo el personal en
general.
Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar.


El estado del personal en el ao es Inactivo por defecto. Para que el docente
pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el
cono y mostrara la siguiente ventana de confirmacin a lo cual tiene que pulsar
Aceptar.

Despus de pulsa Aceptar el estado cambiar a Activo como se muestra en la
siguiente ventana:

c) Identificar a personal como responsable de matrcula.- Un personal de IE en un
ao determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrcula de la
institucin educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable
matrcula. Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los conos de esta columna
es posible cambiar el estado. Los estados son:

Es responsable de matrcula

No es responsable de matrcula

Este campo es utilizado en el registro de las secciones de la institucin educativa y
permite que solo se visualicen los responsables de matrcula.

Cambio a estado
Activo.


NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrcula no se afectan los registros
de responsables de matrculas de la seccin anteriormente atribuidos en el
sistema.

d) Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar ms datos
asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic
sobre el cdigo modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a
la siguiente:

Los datos que se pueden modificar son los siguientes:
Cargo: El cargo de un personal de la institucin educativa puede
variar ao a ao. El sistema considera nicamente un solo
cargo para el ao. El cargo del personal de la institucin
educativa se visualiza en el formato impreso de la ficha de
matrcula. Por ejemplo:
En este punto se indica
quin es el
responsable de
matrcula de la
seccin.
Hacer clic en este link
y se podr modificar
los datos del personal
de la IE.


Responsable
de matrcula
Identifica si el personal se asocia al grupo de responsables
de matrcula. Es lo mismo que la identificacin del personal
como responsable de matrcula
Estado Corresponde al estado del personal de la IE en el ao en
curso.

e) Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el ao ubique el
registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). NOTA: Esta eliminacin
no borra el personal de la IE, nicamente hace constar que en el referido ao
acadmico el personal seleccionado no estar participando.

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algn dato, el
sistema mostrar la siguiente ventana de advertencia la cual no permitir que se
elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un rea determinada para una seccin.
f) Asignar Personal de la IE por reas.- Mediante esta opcin es posible asociar un
personal de la IE a un grupo de reas con el objetivo que sea este personal quien
posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.
Para iniciar el registro deber hacer clic en el nmero que indica la cantidad de
reas asociadas al personal.
Botn para eliminar la
asociacin del docente a
la IE en el ao
acadmico en curso.


Entonces, aparecer la siguiente ventana, que muestra las reas que el personal
de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningn rea)

Al agregar reas se muestra la siguiente ventana.

El sistema solicita los siguientes datos:
Diseo Es el diseo curricular que agrupa el o las reas que el
personal va a asociarse.
Grado Es el grado de la IE asociado al personal de la IE.
Area Es el rea que ser asociada al personal
Estado Es el estado de la asociacin

El registro puede quedar de la siguiente manera:
Para asignar reas al personal se
ingresa a este enlace. El cero indica
que no tiene reas asignadas.


Cuando se graba el registro, se puede observar la asignacin que el personal tiene
para un rea en un grado y se pueden ir agregando nuevas asociaciones.
Finalmente se deber indicar cules son las secciones que estarn a cargo por el
docente.

g) Asignar Secciones al personal por reas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podr asociar un conjunto de secciones al docente en un rea determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opcin de Registro de Secciones en la
opcin de Grados y Secciones.
Esta asignacin permite indicar en el sistema a que secciones tiene acceso un
docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del
sistema, pueda solo acceder y actualizar a la informacin que le corresponda,
principalmente con respecto al proceso de evaluacin.
Al pulsar el botn Agregar, se muestra la siguiente ventana:
Para asignar secciones al
personal se ingresa a este enlace.
El cero indica que no tiene
secciones asignadas para el grado
y rea.


En esta ventana se registran los siguientes datos:
Seccin Es la seccin donde el personal (docente) va a ser
responsable del rea.
Da Viene a ser el da de la semana que sern las sesiones de
clase.

Hora El botn permite obtener el listado de las horas pedaggicas
definidas a nivel de toda la institucin educativa
Desde Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesin de clases,
en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30)
Hasta Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesin de clases.

h) Imprimir el personal de la Institucin Educativa.- Mediante el botn Imprimir,
es posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuacin:
Listado de personal de la institucin educativa:


Listado de cumpleaos del personal de la institucin educativa:



13. Administrar Roles

Administracin IE -> Seguridad -> Administrar roles.

Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada
Institucin Educativa, podr darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.

Al pulsar agregar se abrir la siguiente ventana ingrese la informacin solicitada y pulse el
botn grabar.
Al pulsar la opcin de usuarios abrir
la ventana donde se encuentra la lista
de usuarios de un determinado Rol.
Al hacer clic en el enlace de actualizar
Privilegios abrir la ventana donde mostrara
la lista de privilegios las cuales se podr
modificar de cuerdo al requerimiento.


Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:
Id Rol El cdigo el cual va identificar al Rol
Descripcin La descripcin del Rol

Al pulsar en la opcin de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relacin de
usuarios de un determinado rol

Al pulsar la opcin de privilegio abrir la siguiente ventana en donde puede escoger los
privilegios del usuario con respecto al rol que tenga despus de seleccionar los privilegios
pulse guardar.
El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningn tipo de
mantenimiento.
El icono de lpiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

Seleccione el privilegio que tendr el
usuario de la IE.
Leyenda.


14. Mantenimiento de usuarios

Administracin IE -> Seguridad -> Mantenimiento de usuarios.

Esta opcin permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un
personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, as mismo
se le asigna un rol determinado el cual tendr privilegios

Al pulsar la opcin de agregar abre la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar alguna
modificacin pulse sobre el usuario.


Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:
Personal I.E asociado Seleccione el personal que est asociado a la I.E. El sistema
mostrar nicamente los usuarios que se encuentren activos
en el ao acadmico en curso. La siguiente pantalla muestra
en un recuadro los usuarios que seran incluidos.

Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendr acceso al
sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del
personal de la IE, si es que existiera.
Contrasea Ingrese la contrasea para que ingrese al sistema.
Confirmar contrasea Ingrese nuevamente la contrasea, debe coincidir a la
contrasea ingresada en el campo anterior.
Correo Electrnico Ingrese el correo electrnico del usuario. El sistema va a
validar que el formato del correo sea vlido.
Cambiar password 1era
vez
SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentar
una ventana que solicite el cambio de password.
NO: El usuario podr entrar al sistema directamente
Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El
sistema va a validar que un personal de institucin educativa
tenga solo un usuario (login) en la institucin educativa.



15. Asignacin Accesos a Familiar

Administracin IE -> Seguridad -> Asignacin de accesos a familiar.

Esta opcin permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante
para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver informacin de notas y asistencia
del estudiante a su cargo.
Inicialmente, el usuario ingresa a la opcin y se muestra una ventana similar a la siguiente:

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:


Los datos que se ingresan en este mantenimiento son
Cdigo de familiar El cdigo que identifica al familiar

Luego de la bsqueda se muestra la informacin actual del familiar.
Apellidos y nombres Se muestran los apellidos y nombres del familiar
Domicilio Se muestran el domicilio
Centro de trabajo Se muestra el centro de trabajo del familiar.
Telfono Se muestra el telfono del familiar
Email Se muestra la cuenta de correo electrnico del familiar,
Cuenta Usuario Va indicar que est habilitado para ingresar al sistema
Usuario login Usuario con el cual va ingresar al sistema

Para la bsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del
familiar y despus pulse el botn Buscar

Despus de pulsar sobre el registro regresar a la ventana anterior donde se puede
observar los datos del familiar, pulse el botn modificar para seleccionar los estudiantes
asociados al familiar en la IE correspondiente.
Doble clic para
seleccionar al familiar.
Ingrese la informacin requerida y
pulse buscar.


Luego, se podr marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener informacin:

Despus de darle grabar abrir la siguiente ventana donde indica que la informacin se
grab correctamente. Tambin muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave
sern el DNI del familiar) con los cuales podr ingresar al sistema.
Despus de pulsar modificar se va
habilitar para que pueda seleccionar.
Pulse el botn modificar para que
pueda realizar las modificaciones
correspondientes.


Despus pulse aceptar y mostrar la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podr acceder mediante el
enlace correspondiente.
En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara
directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra
en la siguiente ventana.

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la
cual muestra la informacin correspondiente de los estudiantes a los cuales est asociado.
Seleccionar al estudiante y
pulse grabar.

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