INTRODUCCION 1. CONCEPTO 2. OBJETIVOS 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO 3.1. Factores que lo originan 3.2.

Aspectos organizacionales 3.3. Responsabilidad de su ejecución 4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 4.1. Principios 4.2. Guías fundamentales 4.3. Especificaciones por tipo de área 4.4. Modelos 4.5. Maquetas 4.6. Diseño asistido por computadora 5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 5.1. Diagnóstico de la situación actual 5.1.1.Análisis de la organización 5.1.2.Revisión de los procedimientos 5.1.3.Distribución actual del espacio 5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo 5.2. Previsión de necesidades futuras 5.2.1.Organización 5.2.2.Procedimientos 5.2.3.Mobiliario 5.2.4.Personal 5.2.5.Estimación de la superficie requerida 5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio 5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta 5.3. Plan básico 5.3.1.Ubicación de unidades 5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad 5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución 6. AMBIENTE FISICO 6.1. Iluminación 6.2. Color de las áreas 6.3. Temperatura ambiente 6.4. Insonorización 6.5. Mobiliario de trabajo 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7.1. Concepto
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7.2. Objetivos 7.3. Altemativas de servicio 7.4. Trabajo Inteligente 7.5. Aspecto humano 8. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad. El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se plantean en este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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Aumento o disminución de personal. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. Renovación del mobiliario y equipo.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3. 3 . de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. reduciendo el tiempo y costo necesarios para lievario a cabo. la realización.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. •Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo.1. En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. Como respuesta a las propuestas del personal. Cambios en la estructura de la organización. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. •Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas. 3. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. oportunidad y calidad. Por reformas al marco legal ambiental. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. OBJETIVOS •Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. Por disposiciones oficiales en materia económica. Para el aprovechamiento óptimo de recursos. Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1. Incremento del volumen de trabajo. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. 2. 3.

Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. •Contemplando 3.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. 3. 4 . volumen. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) b) c) d) Unidades de mejoramiento administrativo. disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: la Integración total. Grupo de trabajo integrado con ese propósito. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. •Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. Consultores extemos. la posibilidad de crecimiento. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. 4. •Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. Naturaleza. 6.2. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos. Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. Distribución que integra y coordina personas. equipo. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. 5. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. 4. •Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes.

documentos. una línea recta. 4.Mínima distancia recorrida. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. Esto da flexibilidad a los cambios. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. 4. y adaptabilidad al cambio. 5. Distribución que permite que los ajuistes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. en lo posible. 5 . sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. 7. deben colocarse próximas o adyacentes. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. formas. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. rido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. ventilación. Circulación. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. materiales y piezas circulen lo menos posible. Distribución que permita que los objetos. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. Flexibilidad. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. 6. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. 2. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. 3. con una buena iluminación.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema.

movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. por su facilidad de instalación. 12. 6 . 19. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. b) espacios para los periodos de descanso o espera. 10. 9. ascensores y zonas de recepción. 18. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. deben localizarse cerca de las entradas. entre otros. taquigrafía tabulación y duplicación. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus revicios. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. 13. 15. para. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. deben ponerse cerca del personal que los usa. papelería y suministros. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. 11. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. 16. 17.8. 20. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. o mobiliario y equipos. 14. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina.

con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. por razones del nivel jerárquico. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. •Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. como son las conversaciones de la oficina. •Contar con una atmósfera tranquila. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. en estos casos es aconsejable: •Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. •Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. 7 . Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. Disposición de mobiliario y equipo Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: •Los escritorios se orienten. en la medida de lo posible. •Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. según el caso. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: •Estar protegidos de distracciones visuales. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. como lo es el tránsito normal de la oficina. •Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. tratar de que no estén uno frente a otro. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general.4.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. •Prevenir distracciones causadas por el sonido.

Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”... Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo. materiales. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. escasas.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. papel. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. también para distinguir las diferentes unidades administrativas. ligeramente superiores. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización intemacional del trabajo recomienda que. es la más adecuada). Colores.•Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. •Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. máquinas y equipos nuevos o viejos. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera.. 4. •Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. Los modelos pueden hacerse de cartón. Puertas •Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. maquinaria o mobiliario. plástico o madera. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. “. •No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. Si el espacio es insuficiente. 8 .4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. en todo caso. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. en la pared opuesta a las ventanas. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. de preferencia. •Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. 2 cms=1 M. Material.

dispositivos. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. También pueden emplearse modelos magnéticos. equipo. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. 4. edición o definición de la base por los datos de una computadora. además de que en las maquetas se reflejan a escala: altura.Nombres. siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. basta que estén hechos a escala con precisión. Hilos. etc). pero seguirán firmemente adheridos al plan. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. de esta manera. Colores. Sin embargo. Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. 9 . Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. archivos. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. máquinas. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es válida tratándose de madera a semejanza del equipo que representan. etc. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. Modelos magnéticos. Si se pega el plano a una lámina de metal.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. Uso de imanes. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. para hacer más fácil su identificación. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. se moverán con toda facilidad. que sirve como base. que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráfica. mobiliario. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. longitud y aneto de las unidades físicas. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. 4.

a su vez. 1. Importación y exportación. •Estadísticas de trabajo. 5. 5. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. 11. •Redes para el análisis lógico de problemas.1. Acotamiento e impresión del dibujo. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. •Tablas de decisiones. Requerimientos de hardware. 8. •Socio gramas. •Árboles de decisión. qué actividades realiza cada empleado. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. 5. 10. Definición general del ambiente de trabajo. 5. 5. 3. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. 7. Conceptos fundamentales. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos extemos. 9. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades.Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. 6. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: •Organigramas. •Cuadros de distribución del trabajo. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. Manejo de pantallas y vistas. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). para ello. Bloques y multilíneas. Instrumentos de dibujo y edición. Utilerías básicas. Elaboración de texto y edición. 2. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: 1. 4. elegir entre altemativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos.2 Revisión de los procedimientos 10 .

entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. dimensiones. líneas para redes de equipos de cómputo. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). 11 . 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. antigüedad. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. divisiones permanentes. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. 1.El arreglo del mobiliario y equipo. Estas técnicas. puertas. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. los muebles y equipo utilizados. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. Es muy importante al obtener el plano. material. columnas. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. clase. ductos para alambrado telefónico. alumbrado. 5. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. escaleras. Este diagrama de recorrido. tuberías. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. Esta información puede representarse en forma de fluxograma. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. contactos eléctricos. reorganización y reingeniería.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. entre los datos relevantes están: cantidad.1. ventanas. en relación con la ubicación del equipo". 5. modelo. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área.

5. 12 . en lo posible.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. 5. Los aspectos que deberá cubrir son: 5. tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Ampliar o reducir la estructura orgánica. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. identificando puestos y número de plazas. Descentralizar funciones o unidades. Fortalecer los canales de distribución.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. 5. comedor. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. de nuevas funciones. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Inclusión. •Diagramas de distribución de espacio. 1. etc. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. Variar las cargas de trabajo.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. Invertir recursos de capital. debe registrarse por unidad orgánica específica. Redireccionar funciones. sanitarios. •Diagramas de programación de computadoras. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. Desincorporar áreas y/o servicios.2. Reorientar los productos y/o servicios al mercado.2. 5. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. lavabos. Implementar nuevos sistemas. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: •Diagramas de flujo. •Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.1 Organización Proyectar. Modificar el objeto de la organización.2. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características.

escaleras.4 Personal Prever los cambios de número de personal. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. 5.2. superficie neta requerida para despachos colectivos. salón de conferencias. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. etc. calefacción y transportación dentro del edificio.5. y número total de puestos contemplado. como son: los espacios destinados a servicios (portería.2. etc.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo -superficie neta. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie.expuestas anteriormente. gabinetes para papelería y otros. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. superficie requerida para equipo especial y servicio. para equipo electrónico. d) Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios. salas de descanso. número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. sumando las áreas requeridas por todos los puestos. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. libreros.2. etc..2.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. categoría de los puestos y número de puestos por categoría. este cálculo se repite por cada nivel. corredores. guardarropas.) 5. b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. tiro de elevadores. 13 . 5.). comedor. instalación para equipo de aire acondicionado. tales como archiveros.

etc. Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: 5. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. para 14 . volumen y secuencia. b) Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. su naturaleza. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. maquetas. Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. •Respetar su flujo. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. 5. modelos. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. 5. tiene que planearse el arreglo escritorios. c) Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. 5.3. Configurar los modelos por área.Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. •Integrar una oficina funcional y atractiva.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales.) b.3. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. disquetes.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular. buscando que se logre: •Facilitar el trabajo. se debe tomar en cuenta: a) El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio.3. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia su trabajo. Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. c. sin respetar áreas de circulación. Para ello es necesario: a.

etc. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. la intensidad luminosa. canceles. escritura. manual. Sin embargo. contabilidad). Aprobación. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. gabinetes. tomando eri cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. de ser posible.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. al modificar. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. mostradores. ruidos excesivos. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. Por lo anterior. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. e. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa. Esta ha de llegar. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. 6. 6. 15 . a una iluminación incorrecta. etc. Preparar la distribución final. así como la ubicación de servicios al personal y al público. entre otras cosas. los efectos negativos provocados por factores ambientales. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. en lo posible. coloración inapropiado. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. La distribución final. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. En ésta.asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. Bien reconocido es que la productividad se reduce debido. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. dentro de ciertos límites. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. temperatura inadecuada. d. números de identificación para el mobiliario y equipo. Por lo que se refiere a la luz natural.

•Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso.). dentro de ciertos límites. de este factor. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: •No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. •Los colores con tendencia al ocre claro. de actividades Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. como es el caso de pooles secretariales u otros servicios 16 .6. A juicio de los especialistas. irritabilidad. Mediante el empleo de aparatos de extracción de] aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora).4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. el exceso o defecto de la temperatura dominante. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. etc. 6. •Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. crema y beige produce sensación de calor. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente.3 Temperatura Ambiente los márgenes más recomendables para el desarrollo administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. •Por el contrario. •Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. 6.

todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. •Revestimientos de yeso o materiales porosos.). formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. ya que la situación del mismo impide su utilización normal.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. etc. •Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. 6. en primer lugar.semejantes. b) Disminución del número total de cajones o compartimientos. imprenta. tales como compresores de aire acondicionado. a) Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. en estos supuestos. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. La difusión del ruido se reduce. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: •Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en el se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por laminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. etc. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. •Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado. además. c) Manejo de conjuntos modulares. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. 17 . El volumen del ruido se mide en decibeles. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. unidad que de modo aproximado corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano.

f) Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. que regula la ambientación de una organización. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. los cuales pueden alternarse dependiendo su alcance e interacción. g) El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización.1 Concepto Representan una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología microeléctrica. d) Establecer un. el número y calidad de los servicios que operan controlan y variará con la inversión que se destine a su diseño. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie.3 Alternativas de Servicio La instalación inteligente está compuesta por diferentes sistemas de información. 7. de altura regulable y respaldo basculante. c) Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. 7. e) Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. f) Los asientos deben ser giratorios.d) Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. Para tal efecto. equipo. volumen de documentación. Dichos elementos. productividad y satisfacción personales. EDIFICIOS INTELIGENTES 7. el cual puede incluir. g) Reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material. entre otras opciones: 18 . clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximo sus capacidades. b) Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes.2 Objetivos a) Conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. etc. 7. e) Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. De acuerdo con esto.).

exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones. c) Sistema de percepción de visión. toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados. los cuales se clasifican en: a) Sistemas expertos (basados en conocimiento). b) Sistemas en lenguaje natural.5 Aspecto Humano La ambientación de trabajo inteligente. Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computaciona les que resuelven problemas expresados en términos simbólicos más que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial.•Energía •Clima •Mantenimiento y soporte •Seguridad •Telecomunicaciones •Bases de datos •Servicios de reproducción •Fax •Correo electrónico •Temperatura •Resguardo de información •Sonido 7. exponer conclusiones. habla y tacto. falta de luz. oído. respiración y libertad de movimiento ante circunstancias tales como incendios. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema. aire contaminado. producir reportes y reconocer limitaciones.4 Trabajo Inteligente En una construcción inteligente la productividad se puede incrementar en forma sustancial. Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano. Apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista. o de éste al usuario en forma comprensible. y permiten identificar tendencias (positivas o negativas) aprender de las experiencia. generar recomendaciones. bajas o altas temperaturas. repercute directamente en las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo. Procesamiento de lenguaje que abre una puerta para el diálogo directo entre el hombre y la computadora. lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo. ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera: a) Fisiológicas. 19 . 7.

b) Psicológicas. tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. servicios auxiliares etc. 20 . comodidad y estabilidad. los accesorios. es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. sentido de apreciación y reconocimiento. Permiten el ahorro de energía. c) Sociológicas. Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno. Estos hacen referencia a la práctica en si de cómo ordenar una planta de trabajo. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Ya que hemos definido las ventajas. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de agua que construyen las ciudades. También reconocidas como socio-culturales. La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto. sin embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la operación. conservación de la planta productiva. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno. En esta. los criterios y los métodos de distribución pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución. 3. 2. ya sea por su tamaño o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. estas necesidades-se ven soportadas por una mejor comunicación. Primero cuando la selecciona. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. segundo cuando la corta. con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos. Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fábrica hasta el punto final. flexibilidad. Son ubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad. disminución de la irritabilidad. d) Económicas. 8. tranquilidad. 1. maquinas. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido. interrelación personal. empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable. preservación del espacio. sentido de integración e imagen personal.

Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías. Sistemas De Flujo Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local. planta o taller con el que se cuenta. Veamos pues los sistemas de flujo. a) Flujo En Línea b) Flujo En ELE: c) Flujo En U: d) Flujo En S: 21 . de los operarios de los clientes etc.

22 . La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar". Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden.Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general.

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Primera edición. Brian Atkin Editors. 1988. Editors.A. 6. Primera Edición. NewYork: Random House. "Microstation: AutoCAD Review".BIBLIOGRAFIA 1. A Division of John Wiley and sons. The Fairmont Press. Coordinación General de Estudios Administrativos. Daryl. Segunda Edición. 1979. Halstead Press.S. Colección: Guías Técnicas. U.A 1993. Johm A.S. Bernaden y Richard E.A. Serie: Organización y Métodos No. Guía técnica". "The Intelligent Building Sourcebook". Neubauer. Inc. "Intelligent Buildings". "Distribución del Espacio en las Oficinas Públicas. Segunda Edición U. U. 27 . Presidencia de la República. "Managing at the Speed of Change". México. 1993 4. Integraph and Bentley Systems. Johnson Controls. U. lnc. 1992 2. 5.A. 3. Conner.S.S.