INTRODUCCION 1. CONCEPTO 2. OBJETIVOS 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO 3.1. Factores que lo originan 3.2.

Aspectos organizacionales 3.3. Responsabilidad de su ejecución 4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 4.1. Principios 4.2. Guías fundamentales 4.3. Especificaciones por tipo de área 4.4. Modelos 4.5. Maquetas 4.6. Diseño asistido por computadora 5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 5.1. Diagnóstico de la situación actual 5.1.1.Análisis de la organización 5.1.2.Revisión de los procedimientos 5.1.3.Distribución actual del espacio 5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo 5.2. Previsión de necesidades futuras 5.2.1.Organización 5.2.2.Procedimientos 5.2.3.Mobiliario 5.2.4.Personal 5.2.5.Estimación de la superficie requerida 5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio 5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta 5.3. Plan básico 5.3.1.Ubicación de unidades 5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad 5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución 6. AMBIENTE FISICO 6.1. Iluminación 6.2. Color de las áreas 6.3. Temperatura ambiente 6.4. Insonorización 6.5. Mobiliario de trabajo 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7.1. Concepto
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7.2. Objetivos 7.3. Altemativas de servicio 7.4. Trabajo Inteligente 7.5. Aspecto humano 8. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad. El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se plantean en este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo.1. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1. 2. reduciendo el tiempo y costo necesarios para lievario a cabo. Renovación del mobiliario y equipo. OBJETIVOS •Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. Como respuesta a las propuestas del personal. 3 . Aumento o disminución de personal.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. la realización. Para el aprovechamiento óptimo de recursos. 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. 3.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. Por disposiciones oficiales en materia económica. Cambios en la estructura de la organización. Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. •Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas. de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. Por reformas al marco legal ambiental. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. •Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. Incremento del volumen de trabajo. oportunidad y calidad.

Consultores extemos. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. Grupo de trabajo integrado con ese propósito. la posibilidad de crecimiento. •Contemplando 3. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente. Naturaleza. 5. Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: la Integración total. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. 3. 6. •Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes.2. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. equipo. 4 . TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. 4. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. •Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. volumen. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. Distribución que integra y coordina personas. •Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. 4. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) b) c) d) Unidades de mejoramiento administrativo. Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.

una línea recta. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. Distribución que permita que los objetos. documentos. con una buena iluminación. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. 5. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. 2. 7. rido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. y adaptabilidad al cambio. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. en lo posible. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. materiales y piezas circulen lo menos posible. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Esto da flexibilidad a los cambios. 4. 3. 6. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. formas. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. Flexibilidad. 4. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. ventilación. Circulación. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos.Mínima distancia recorrida. 5 . deben colocarse próximas o adyacentes. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. Distribución que permite que los ajuistes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo.

13. 14. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus revicios. por su facilidad de instalación. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. deben ponerse cerca del personal que los usa.8. 17. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. ascensores y zonas de recepción. entre otros. 18. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. deben localizarse cerca de las entradas.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. 10. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. 9. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. para. b) espacios para los periodos de descanso o espera. 12. 6 . o mobiliario y equipos. 16. 11. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. 20. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. taquigrafía tabulación y duplicación. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. 15. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. papelería y suministros. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. 19. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua.

tratar de que no estén uno frente a otro. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. •Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. Disposición de mobiliario y equipo Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: •Los escritorios se orienten. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. como son las conversaciones de la oficina. en la medida de lo posible. •Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. como lo es el tránsito normal de la oficina. en estos casos es aconsejable: •Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. 7 . y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: •Estar protegidos de distracciones visuales. según el caso. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. •Prevenir distracciones causadas por el sonido. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. •Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. •Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario.4. •Contar con una atmósfera tranquila. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. por razones del nivel jerárquico.

•Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. Colores. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. Los modelos pueden hacerse de cartón. 4. Si el espacio es insuficiente. •Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. en la pared opuesta a las ventanas. plástico o madera. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo. escasas.. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. ligeramente superiores.. Puertas •Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. es la más adecuada). de preferencia. •Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. 8 . Con respecto al tamaño de los modelos de la organización intemacional del trabajo recomienda que. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos.4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. Material. •Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. papel. “. máquinas y equipos nuevos o viejos. 2 cms=1 M. •No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. en todo caso. materiales. también para distinguir las diferentes unidades administrativas. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. hacia el centro de locales y no hacia las paredes.. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. maquinaria o mobiliario.

5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. Hilos. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. dispositivos. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. equipo. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. 4. siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas. longitud y aneto de las unidades físicas. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. Colores. Uso de imanes.Nombres. etc. se moverán con toda facilidad. además de que en las maquetas se reflejan a escala: altura. pero seguirán firmemente adheridos al plan. que sirve como base. 9 . pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. edición o definición de la base por los datos de una computadora. de esta manera. Sin embargo. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es válida tratándose de madera a semejanza del equipo que representan. basta que estén hechos a escala con precisión. etc). Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. Si se pega el plano a una lámina de metal. para hacer más fácil su identificación. Modelos magnéticos. máquinas. mobiliario. También pueden emplearse modelos magnéticos. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. 4. archivos. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráfica. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero.

para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. elegir entre altemativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). •Tablas de decisiones. 4. 5. Manejo de pantallas y vistas. 9. qué actividades realiza cada empleado.1. 2. •Cuadros de distribución del trabajo. 7. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. 6. 3. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Elaboración de texto y edición. para ello. Acotamiento e impresión del dibujo. a su vez.Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. Conceptos fundamentales. 10. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: 1. 11. 5. Instrumentos de dibujo y edición. 8. 5. Utilerías básicas. 1. Bloques y multilíneas. •Socio gramas. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: •Organigramas. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. Definición general del ambiente de trabajo. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. Requerimientos de hardware. 5. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos extemos.2 Revisión de los procedimientos 10 . •Redes para el análisis lógico de problemas. •Árboles de decisión. •Estadísticas de trabajo. Importación y exportación.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. 5.

3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. puertas. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. escaleras. Es muy importante al obtener el plano. antigüedad. entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. reorganización y reingeniería. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. dimensiones. líneas para redes de equipos de cómputo. los muebles y equipo utilizados. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo.1. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. alumbrado. Estas técnicas. modelo. 5. tuberías. ventanas. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). 11 . también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. divisiones permanentes. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. ductos para alambrado telefónico.El arreglo del mobiliario y equipo. Este diagrama de recorrido. 5. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. entre los datos relevantes están: cantidad. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. en relación con la ubicación del equipo". material. clase. columnas. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. Esta información puede representarse en forma de fluxograma. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. 1. contactos eléctricos.

Modificar el objeto de la organización. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. Inclusión. 5. Variar las cargas de trabajo. Descentralizar funciones o unidades. comedor. 12 .5. Redireccionar funciones. Desincorporar áreas y/o servicios. 5.2. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. debe registrarse por unidad orgánica específica. Fortalecer los canales de distribución. sanitarios. tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Ampliar o reducir la estructura orgánica. en lo posible. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. identificando puestos y número de plazas. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: •Diagramas de flujo.2. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. Invertir recursos de capital. de nuevas funciones. Implementar nuevos sistemas. Los aspectos que deberá cubrir son: 5. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo.1 Organización Proyectar. 5. •Diagramas de programación de computadoras. 1. lavabos. •Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. Reorientar los productos y/o servicios al mercado. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. etc.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo.2. •Diagramas de distribución de espacio. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones.

pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados.2. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. salón de conferencias. los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. corredores. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo.. salas de descanso. gabinetes para papelería y otros.4 Personal Prever los cambios de número de personal. guardarropas. superficie requerida para equipo especial y servicio. 13 . resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. d) Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. comedor. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios.expuestas anteriormente. etc. etc.2. b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados.). La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo. y número total de puestos contemplado. número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él. libreros. tiro de elevadores. como son: los espacios destinados a servicios (portería. 5. escaleras. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. instalación para equipo de aire acondicionado. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. este cálculo se repite por cada nivel. 5.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo -superficie neta. calefacción y transportación dentro del edificio. sumando las áreas requeridas por todos los puestos. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. superficie neta requerida para despachos colectivos.) 5.2. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. para equipo electrónico.5. tales como archiveros.2. categoría de los puestos y número de puestos por categoría. etc.

Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental.3. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia su trabajo. sin respetar áreas de circulación. c. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular.) b. para 14 . su naturaleza. Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. buscando que se logre: •Facilitar el trabajo. b) Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: 5. 5. maquetas.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. disquetes. 5. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. Configurar los modelos por área. c) Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. Para ello es necesario: a.Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. etc.3. •Respetar su flujo. tiene que planearse el arreglo escritorios. 5. se debe tomar en cuenta: a) El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. volumen y secuencia. modelos.3. Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. •Integrar una oficina funcional y atractiva.

Sin embargo. temperatura inadecuada. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. En ésta. 15 . mostradores. a una iluminación incorrecta. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. números de identificación para el mobiliario y equipo. Aprobación. etc. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. entre otras cosas. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. Preparar la distribución final. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. e. canceles. gabinetes. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. de ser posible. 6. tomando eri cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. 6. d. al modificar. Por lo que se refiere a la luz natural. manual.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento.asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. escritura. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. en lo posible. la intensidad luminosa. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. Esta ha de llegar. contabilidad). especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. así como la ubicación de servicios al personal y al público. coloración inapropiado. Por lo anterior. Bien reconocido es que la productividad se reduce debido. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. dentro de ciertos límites. La distribución final. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. etc. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. ruidos excesivos. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. los efectos negativos provocados por factores ambientales. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa.

A juicio de los especialistas.3 Temperatura Ambiente los márgenes más recomendables para el desarrollo administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. como es el caso de pooles secretariales u otros servicios 16 .6. •Los colores con tendencia al ocre claro. crema y beige produce sensación de calor.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. etc. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. de actividades Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. el exceso o defecto de la temperatura dominante. 6. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: •No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. Mediante el empleo de aparatos de extracción de] aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). irritabilidad. •Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes.). está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. •Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. •Por el contrario. de este factor. 6. •Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. dentro de ciertos límites.

que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. etc. •Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo.). ya que la situación del mismo impide su utilización normal. en primer lugar. tales como compresores de aire acondicionado. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. a) Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. unidad que de modo aproximado corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. b) Disminución del número total de cajones o compartimientos. 6. c) Manejo de conjuntos modulares. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. etc. La difusión del ruido se reduce. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse.semejantes. El volumen del ruido se mide en decibeles. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en el se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. en estos supuestos. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por laminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. •Revestimientos de yeso o materiales porosos. 17 . los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: •Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. imprenta. además.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. •Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. los topos y tacos de goma en las patas de muebles.

c) Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. productividad y satisfacción personales. Dichos elementos. g) El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. f) Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo. clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximo sus capacidades. volumen de documentación. 7. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. que regula la ambientación de una organización. de altura regulable y respaldo basculante. 7. Para tal efecto. De acuerdo con esto. b) Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. d) Establecer un. los cuales pueden alternarse dependiendo su alcance e interacción. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. e) Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste.). e) Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona.1 Concepto Representan una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología microeléctrica.2 Objetivos a) Conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. equipo. g) Reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material. entre otras opciones: 18 . además de facilitar la flexibilidad de la distribución. f) Los asientos deben ser giratorios.3 Alternativas de Servicio La instalación inteligente está compuesta por diferentes sistemas de información. el número y calidad de los servicios que operan controlan y variará con la inversión que se destine a su diseño. el cual puede incluir. 7. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie.d) Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. EDIFICIOS INTELIGENTES 7. etc. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo.

7. generar recomendaciones.5 Aspecto Humano La ambientación de trabajo inteligente. oído. bajas o altas temperaturas. Procesamiento de lenguaje que abre una puerta para el diálogo directo entre el hombre y la computadora. exponer conclusiones. 19 . b) Sistemas en lenguaje natural. repercute directamente en las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo. Apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista.•Energía •Clima •Mantenimiento y soporte •Seguridad •Telecomunicaciones •Bases de datos •Servicios de reproducción •Fax •Correo electrónico •Temperatura •Resguardo de información •Sonido 7. ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera: a) Fisiológicas. producir reportes y reconocer limitaciones. lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo. aire contaminado. respiración y libertad de movimiento ante circunstancias tales como incendios. Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computaciona les que resuelven problemas expresados en términos simbólicos más que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial. Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano. los cuales se clasifican en: a) Sistemas expertos (basados en conocimiento). exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema. toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados. y permiten identificar tendencias (positivas o negativas) aprender de las experiencia. habla y tacto. c) Sistema de percepción de visión.4 Trabajo Inteligente En una construcción inteligente la productividad se puede incrementar en forma sustancial. o de éste al usuario en forma comprensible. falta de luz.

preservación del espacio. En esta. con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos. tranquilidad. estas necesidades-se ven soportadas por una mejor comunicación. los accesorios. Permiten el ahorro de energía. c) Sociológicas. 20 . Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno. conservación de la planta productiva. maquinas. Son ubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido. sin embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la operación. 2. interrelación personal. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de agua que construyen las ciudades. servicios auxiliares etc. Estos hacen referencia a la práctica en si de cómo ordenar una planta de trabajo. d) Económicas. flexibilidad. ya sea por su tamaño o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. 3. empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable. También reconocidas como socio-culturales. 1. La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto. Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fábrica hasta el punto final. comodidad y estabilidad. tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. los criterios y los métodos de distribución pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución.b) Psicológicas. sentido de apreciación y reconocimiento. Primero cuando la selecciona. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. disminución de la irritabilidad. 8. es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Ya que hemos definido las ventajas. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno. segundo cuando la corta. sentido de integración e imagen personal.

Veamos pues los sistemas de flujo. de los operarios de los clientes etc. a) Flujo En Línea b) Flujo En ELE: c) Flujo En U: d) Flujo En S: 21 .Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías. Sistemas De Flujo Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local. planta o taller con el que se cuenta.

La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar". Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden.Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general. 22 .

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A. Conner. Segunda Edición. Halstead Press. Bernaden y Richard E. U. "The Intelligent Building Sourcebook". "Distribución del Espacio en las Oficinas Públicas. Serie: Organización y Métodos No. Segunda Edición U.BIBLIOGRAFIA 1. A Division of John Wiley and sons. México. 27 . 3. "Managing at the Speed of Change". Brian Atkin Editors. Editors. Inc. Colección: Guías Técnicas.A. Johm A. 1993 4.S. U.S. NewYork: Random House. Daryl. Presidencia de la República. Primera edición. Primera Edición. U. The Fairmont Press. lnc. 5. 1979. 1988. Neubauer. Johnson Controls.A 1993. Coordinación General de Estudios Administrativos. "Intelligent Buildings". 6.S.S. Integraph and Bentley Systems.A. Guía técnica". "Microstation: AutoCAD Review". 1992 2.

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