INTRODUCCION 1. CONCEPTO 2. OBJETIVOS 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO 3.1. Factores que lo originan 3.2.

Aspectos organizacionales 3.3. Responsabilidad de su ejecución 4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 4.1. Principios 4.2. Guías fundamentales 4.3. Especificaciones por tipo de área 4.4. Modelos 4.5. Maquetas 4.6. Diseño asistido por computadora 5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 5.1. Diagnóstico de la situación actual 5.1.1.Análisis de la organización 5.1.2.Revisión de los procedimientos 5.1.3.Distribución actual del espacio 5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo 5.2. Previsión de necesidades futuras 5.2.1.Organización 5.2.2.Procedimientos 5.2.3.Mobiliario 5.2.4.Personal 5.2.5.Estimación de la superficie requerida 5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio 5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta 5.3. Plan básico 5.3.1.Ubicación de unidades 5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad 5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución 6. AMBIENTE FISICO 6.1. Iluminación 6.2. Color de las áreas 6.3. Temperatura ambiente 6.4. Insonorización 6.5. Mobiliario de trabajo 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7.1. Concepto
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7.2. Objetivos 7.3. Altemativas de servicio 7.4. Trabajo Inteligente 7.5. Aspecto humano 8. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad. El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se plantean en este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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la realización. oportunidad y calidad. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. Renovación del mobiliario y equipo. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1. En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. •Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. reduciendo el tiempo y costo necesarios para lievario a cabo. Aumento o disminución de personal. 3.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. Por disposiciones oficiales en materia económica. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. 3 . Para el aprovechamiento óptimo de recursos. 2. Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. Cambios en la estructura de la organización. •Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas. de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. Por reformas al marco legal ambiental. OBJETIVOS •Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo.1. Como respuesta a las propuestas del personal. 3. Incremento del volumen de trabajo. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.

máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. 4. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4.2. 4. Distribución que integra y coordina personas. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Consultores extemos.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. •Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. 6. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: la Integración total. equipo. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. Grupo de trabajo integrado con ese propósito.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) b) c) d) Unidades de mejoramiento administrativo. Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. volumen. 3. •Contemplando 3. Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. •Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente. Naturaleza. 4 . •Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. la posibilidad de crecimiento. 5.

Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. Distribución que permita que los objetos. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. 2. 6.Mínima distancia recorrida. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si. Esto da flexibilidad a los cambios. rido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. documentos. materiales y piezas circulen lo menos posible. Circulación. y adaptabilidad al cambio. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. Distribución que permite que los ajuistes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. una línea recta. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. 5 . reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. con una buena iluminación. Flexibilidad. formas. han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. ventilación. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. 7. en lo posible. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. 5. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. 4. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. 4. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. deben colocarse próximas o adyacentes. 3.

10. 6 . teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. entre otros. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. 13. b) espacios para los periodos de descanso o espera. 16. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. deben localizarse cerca de las entradas. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. 11. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. 17. 14.8. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. papelería y suministros. 12. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus revicios. para. 9. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. o mobiliario y equipos. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. por su facilidad de instalación. 18. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. ascensores y zonas de recepción. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. 15. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. 20. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. taquigrafía tabulación y duplicación. 19. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. deben ponerse cerca del personal que los usa.

El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio.4. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: •Estar protegidos de distracciones visuales. por razones del nivel jerárquico.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. •Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. según el caso. en la medida de lo posible. en estos casos es aconsejable: •Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. tratar de que no estén uno frente a otro. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. como lo es el tránsito normal de la oficina. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. como son las conversaciones de la oficina. •Contar con una atmósfera tranquila. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. •Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. •Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. Disposición de mobiliario y equipo Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: •Los escritorios se orienten. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. •Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. •Prevenir distracciones causadas por el sonido. 7 .

ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida.•Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. materiales. es la más adecuada). hacia el centro de locales y no hacia las paredes. también para distinguir las diferentes unidades administrativas.. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. papel.. 4. 8 . de preferencia. “. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. •No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior.4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. •Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. •Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. máquinas y equipos nuevos o viejos. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. en la pared opuesta a las ventanas. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. Material.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. maquinaria o mobiliario. en todo caso. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. •Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. Colores. ligeramente superiores. Puertas •Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. escasas. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. 2 cms=1 M. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización intemacional del trabajo recomienda que.. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. plástico o madera. Los modelos pueden hacerse de cartón. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. Si el espacio es insuficiente.

Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. edición o definición de la base por los datos de una computadora.Nombres. con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. etc). Colores. 4. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. se moverán con toda facilidad. que sirve como base. archivos. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. Si se pega el plano a una lámina de metal. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. Hilos. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. Sin embargo. basta que estén hechos a escala con precisión. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. equipo. que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. Uso de imanes. de esta manera. mobiliario. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es válida tratándose de madera a semejanza del equipo que representan. 4. 9 .6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. dispositivos. pero seguirán firmemente adheridos al plan. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. máquinas. longitud y aneto de las unidades físicas. etc. siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráfica. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Modelos magnéticos. También pueden emplearse modelos magnéticos. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. para hacer más fácil su identificación. además de que en las maquetas se reflejan a escala: altura.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo.

Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. 8.1.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. Manejo de pantallas y vistas. 2. •Socio gramas. Importación y exportación. •Árboles de decisión. •Tablas de decisiones. 7. •Cuadros de distribución del trabajo. 5. 9. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. •Estadísticas de trabajo. para ello. qué actividades realiza cada empleado. Conceptos fundamentales. Acotamiento e impresión del dibujo. Instrumentos de dibujo y edición. 5. 5. 10.2 Revisión de los procedimientos 10 . •Redes para el análisis lógico de problemas. 11. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 4. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). 6. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos extemos. Requerimientos de hardware. 5. Utilerías básicas. 1. elegir entre altemativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. Bloques y multilíneas. 3. 5. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: •Organigramas. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: 1. Definición general del ambiente de trabajo. a su vez. Elaboración de texto y edición.

Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. Estas técnicas. tuberías. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. puertas. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. alumbrado. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. divisiones permanentes. ductos para alambrado telefónico. material. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. Esta información puede representarse en forma de fluxograma. entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. Es muy importante al obtener el plano. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. clase. escaleras. reorganización y reingeniería.El arreglo del mobiliario y equipo. entre los datos relevantes están: cantidad. modelo. 5. contactos eléctricos. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. ventanas. dimensiones.1. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. columnas. antigüedad. 1. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). 11 . los muebles y equipo utilizados. 5. Este diagrama de recorrido. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. en relación con la ubicación del equipo". así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. líneas para redes de equipos de cómputo.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto.

Variar las cargas de trabajo. de nuevas funciones. Fortalecer los canales de distribución. 1.5. 12 . Desincorporar áreas y/o servicios. en lo posible.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. Redireccionar funciones. etc.2. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. 5. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: •Diagramas de flujo. Reorientar los productos y/o servicios al mercado. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. 5. Modificar el objeto de la organización. debe registrarse por unidad orgánica específica. Descentralizar funciones o unidades.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. Invertir recursos de capital. identificando puestos y número de plazas. sanitarios. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones.2. Implementar nuevos sistemas. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. •Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.1 Organización Proyectar. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. Inclusión. comedor. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Los aspectos que deberá cubrir son: 5.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio.2. 5. •Diagramas de distribución de espacio. •Diagramas de programación de computadoras. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Ampliar o reducir la estructura orgánica. lavabos. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros.

y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. d) Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo -superficie neta. sumando las áreas requeridas por todos los puestos. tales como archiveros. calefacción y transportación dentro del edificio.). libreros. este cálculo se repite por cada nivel. los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos. superficie requerida para equipo especial y servicio. 13 . El inventario puede hacerse anotando por cada unidad.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. salón de conferencias. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. comedor. tiro de elevadores. gabinetes para papelería y otros. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.expuestas anteriormente.) 5. etc. y número total de puestos contemplado. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios.4 Personal Prever los cambios de número de personal. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. etc. 5.2. número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él. como son: los espacios destinados a servicios (portería.2. salas de descanso. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie.. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. 5. para equipo electrónico. guardarropas. instalación para equipo de aire acondicionado. b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. corredores. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida.5. superficie neta requerida para despachos colectivos.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados.2. etc. categoría de los puestos y número de puestos por categoría. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones.2. escaleras. c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén.

Configurar los modelos por área. 5.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: 5. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia su trabajo. sin respetar áreas de circulación. su naturaleza.Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. maquetas.3. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. •Integrar una oficina funcional y atractiva. Para ello es necesario: a. buscando que se logre: •Facilitar el trabajo.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. disquetes.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. c) Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. c. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo.3. •Respetar su flujo. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. 5. volumen y secuencia. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.) b. tiene que planearse el arreglo escritorios. modelos. Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente.3. Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. para 14 . mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular. etc. 5. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. b) Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. se debe tomar en cuenta: a) El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales.

Por lo anterior. Bien reconocido es que la productividad se reduce debido. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. e. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. entre otras cosas. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. La distribución final. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. así como la ubicación de servicios al personal y al público. ruidos excesivos. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. escritura. etc. contabilidad). esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. 15 . 6. En ésta. gabinetes. Preparar la distribución final. d. al modificar.asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. Aprobación. tomando eri cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. en lo posible. mostradores. los efectos negativos provocados por factores ambientales. 6. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. Sin embargo. Esta ha de llegar. de ser posible. Por lo que se refiere a la luz natural. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. coloración inapropiado. números de identificación para el mobiliario y equipo. canceles. dentro de ciertos límites. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. la intensidad luminosa. manual. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. etc. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. temperatura inadecuada. a una iluminación incorrecta.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales.

resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa.3 Temperatura Ambiente los márgenes más recomendables para el desarrollo administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. •Los colores con tendencia al ocre claro. Mediante el empleo de aparatos de extracción de] aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). •Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. el exceso o defecto de la temperatura dominante. •Por el contrario. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. como es el caso de pooles secretariales u otros servicios 16 . •Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. 6. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente.6. •Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. de este factor. 6. etc. crema y beige produce sensación de calor. de actividades Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: •No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. dentro de ciertos límites. A juicio de los especialistas.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga.). está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. irritabilidad.

•Revestimientos de yeso o materiales porosos. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. etc.). La difusión del ruido se reduce. unidad que de modo aproximado corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. además. •Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en el se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. ya que la situación del mismo impide su utilización normal. a) Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. El volumen del ruido se mide en decibeles. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. imprenta. b) Disminución del número total de cajones o compartimientos.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: •Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. en estos supuestos. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. etc. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por laminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. tales como compresores de aire acondicionado. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. 17 . en primer lugar. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. 6. c) Manejo de conjuntos modulares. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. •Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.semejantes. los topos y tacos de goma en las patas de muebles.

el cual puede incluir. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. De acuerdo con esto. 7. e) Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. d) Establecer un. f) Los asientos deben ser giratorios.d) Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. g) El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. equipo. Para tal efecto. productividad y satisfacción personales. c) Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. el número y calidad de los servicios que operan controlan y variará con la inversión que se destine a su diseño.2 Objetivos a) Conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. e) Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. 7. f) Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo. Dichos elementos.1 Concepto Representan una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología microeléctrica. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. volumen de documentación. g) Reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material.3 Alternativas de Servicio La instalación inteligente está compuesta por diferentes sistemas de información. los cuales pueden alternarse dependiendo su alcance e interacción. de altura regulable y respaldo basculante. b) Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximo sus capacidades. 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. etc. entre otras opciones: 18 . que regula la ambientación de una organización. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo.).

c) Sistema de percepción de visión.4 Trabajo Inteligente En una construcción inteligente la productividad se puede incrementar en forma sustancial. 7. toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados.5 Aspecto Humano La ambientación de trabajo inteligente. los cuales se clasifican en: a) Sistemas expertos (basados en conocimiento). ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera: a) Fisiológicas. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema. generar recomendaciones. aire contaminado. Apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista. repercute directamente en las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo.•Energía •Clima •Mantenimiento y soporte •Seguridad •Telecomunicaciones •Bases de datos •Servicios de reproducción •Fax •Correo electrónico •Temperatura •Resguardo de información •Sonido 7. Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computaciona les que resuelven problemas expresados en términos simbólicos más que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial. o de éste al usuario en forma comprensible. lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo. falta de luz. bajas o altas temperaturas. respiración y libertad de movimiento ante circunstancias tales como incendios. producir reportes y reconocer limitaciones. b) Sistemas en lenguaje natural. oído. exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones. 19 . exponer conclusiones. Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano. y permiten identificar tendencias (positivas o negativas) aprender de las experiencia. Procesamiento de lenguaje que abre una puerta para el diálogo directo entre el hombre y la computadora. habla y tacto.

Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fábrica hasta el punto final. comodidad y estabilidad. flexibilidad.b) Psicológicas. segundo cuando la corta. Estos hacen referencia a la práctica en si de cómo ordenar una planta de trabajo. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. tranquilidad. También reconocidas como socio-culturales. los accesorios. sentido de integración e imagen personal. empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable. 2. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad. d) Económicas. 8. Primero cuando la selecciona. servicios auxiliares etc. interrelación personal. tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. estas necesidades-se ven soportadas por una mejor comunicación. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno. los criterios y los métodos de distribución pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de agua que construyen las ciudades. preservación del espacio. conservación de la planta productiva. disminución de la irritabilidad. sin embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la operación. 1. sentido de apreciación y reconocimiento. En esta. con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos. Permiten el ahorro de energía. c) Sociológicas. 20 . Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido. La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto. 3. Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno. maquinas. es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Ya que hemos definido las ventajas. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. ya sea por su tamaño o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. Son ubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior.

de los operarios de los clientes etc. Sistemas De Flujo Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local. planta o taller con el que se cuenta. a) Flujo En Línea b) Flujo En ELE: c) Flujo En U: d) Flujo En S: 21 . Veamos pues los sistemas de flujo.Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías.

La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar". Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden.Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general. 22 .

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A.A 1993. 1993 4. The Fairmont Press. Presidencia de la República. Coordinación General de Estudios Administrativos. México. U. Editors. U. 5. A Division of John Wiley and sons. 3. Halstead Press. "The Intelligent Building Sourcebook". U. Johm A. Segunda Edición. "Intelligent Buildings".S. Brian Atkin Editors. Serie: Organización y Métodos No. Segunda Edición U. "Distribución del Espacio en las Oficinas Públicas. NewYork: Random House. Colección: Guías Técnicas. "Microstation: AutoCAD Review". 27 . Inc.S. Conner. Johnson Controls. 1992 2. Daryl. lnc. 6.A. 1979.S.S.A. Guía técnica". Bernaden y Richard E. Primera Edición. Neubauer.BIBLIOGRAFIA 1. 1988. Integraph and Bentley Systems. "Managing at the Speed of Change". Primera edición.

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