INTRODUCCION 1. CONCEPTO 2. OBJETIVOS 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO 3.1. Factores que lo originan 3.2.

Aspectos organizacionales 3.3. Responsabilidad de su ejecución 4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 4.1. Principios 4.2. Guías fundamentales 4.3. Especificaciones por tipo de área 4.4. Modelos 4.5. Maquetas 4.6. Diseño asistido por computadora 5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 5.1. Diagnóstico de la situación actual 5.1.1.Análisis de la organización 5.1.2.Revisión de los procedimientos 5.1.3.Distribución actual del espacio 5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo 5.2. Previsión de necesidades futuras 5.2.1.Organización 5.2.2.Procedimientos 5.2.3.Mobiliario 5.2.4.Personal 5.2.5.Estimación de la superficie requerida 5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio 5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta 5.3. Plan básico 5.3.1.Ubicación de unidades 5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad 5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución 6. AMBIENTE FISICO 6.1. Iluminación 6.2. Color de las áreas 6.3. Temperatura ambiente 6.4. Insonorización 6.5. Mobiliario de trabajo 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7.1. Concepto
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7.2. Objetivos 7.3. Altemativas de servicio 7.4. Trabajo Inteligente 7.5. Aspecto humano 8. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad. El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se plantean en este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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•Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1. 3. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. Renovación del mobiliario y equipo. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. Para el aprovechamiento óptimo de recursos. oportunidad y calidad. la realización. OBJETIVOS •Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. reduciendo el tiempo y costo necesarios para lievario a cabo. Por reformas al marco legal ambiental. •Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. Aumento o disminución de personal. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. Por disposiciones oficiales en materia económica.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. 2. Como respuesta a las propuestas del personal. Cambios en la estructura de la organización. 3 . CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. 3. de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. Incremento del volumen de trabajo. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3.1.

•Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Distribución que integra y coordina personas.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. volumen. Grupo de trabajo integrado con ese propósito. 4 . Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. •Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. 3. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.2. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. Consultores extemos. disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: la Integración total. 4. 5. Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. •Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. equipo.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) b) c) d) Unidades de mejoramiento administrativo. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. 6. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. Naturaleza. 4. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos. •Contemplando 3. la posibilidad de crecimiento.

sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. una línea recta. 7. 2. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. 6. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. 4. y adaptabilidad al cambio. materiales y piezas circulen lo menos posible. 5 . mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. con una buena iluminación. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. Circulación. 5. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. Distribución que permita que los objetos. deben colocarse próximas o adyacentes. formas. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. Flexibilidad. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. Esto da flexibilidad a los cambios. 4. han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. rido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. 3. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. documentos. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. Distribución que permite que los ajuistes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando.Mínima distancia recorrida. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. en lo posible. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. ventilación.

taquigrafía tabulación y duplicación. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. 19. ascensores y zonas de recepción. o mobiliario y equipos. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. 9. papelería y suministros. deben ponerse cerca del personal que los usa. 10. 15. 14. 13. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. 11.8. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. b) espacios para los periodos de descanso o espera. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. 20. por su facilidad de instalación. para. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. 6 . deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus revicios. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. entre otros. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. 17. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. 18. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. 16. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. 12. deben localizarse cerca de las entradas.

por razones del nivel jerárquico. como lo es el tránsito normal de la oficina. tratar de que no estén uno frente a otro. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración.4. según el caso. •Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. •Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. en estos casos es aconsejable: •Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. •Contar con una atmósfera tranquila. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. Disposición de mobiliario y equipo Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: •Los escritorios se orienten. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: •Estar protegidos de distracciones visuales. •Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. •Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. como son las conversaciones de la oficina. en la medida de lo posible. 7 . •Prevenir distracciones causadas por el sonido. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. Relación de ubicación entre despachos generales y privados.

Colores. también para distinguir las diferentes unidades administrativas. •Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. 8 . •Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. en la pared opuesta a las ventanas. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. Si el espacio es insuficiente. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. •No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. en todo caso. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. •Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala.. ligeramente superiores. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización intemacional del trabajo recomienda que. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. plástico o madera. “. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. Puertas •Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. papel.. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo. de preferencia. Los modelos pueden hacerse de cartón. 2 cms=1 M. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación.4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. escasas. 4.•Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. Material. es la más adecuada). máquinas y equipos nuevos o viejos.. maquinaria o mobiliario. materiales.

con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. equipo. que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. Modelos magnéticos. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. máquinas. archivos. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. se moverán con toda facilidad. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. Colores. 9 . que sirve como base. Uso de imanes. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. de esta manera.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. Hilos. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. Sin embargo. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. Si se pega el plano a una lámina de metal. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráfica. siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas. Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. longitud y aneto de las unidades físicas. edición o definición de la base por los datos de una computadora. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es válida tratándose de madera a semejanza del equipo que representan. pero seguirán firmemente adheridos al plan. basta que estén hechos a escala con precisión. además de que en las maquetas se reflejan a escala: altura. mobiliario. 4. etc. 4. También pueden emplearse modelos magnéticos. dispositivos. para hacer más fácil su identificación.Nombres. etc). el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos.

5. 3. Bloques y multilíneas. •Árboles de decisión. 1. 8. 5. Acotamiento e impresión del dibujo.1. •Redes para el análisis lógico de problemas. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: 1. Conceptos fundamentales. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: •Organigramas. para ello.Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. 2. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 4. 5. 7. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos extemos. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. elegir entre altemativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Elaboración de texto y edición. 11. •Cuadros de distribución del trabajo. qué actividades realiza cada empleado. Utilerías básicas. 5. Definición general del ambiente de trabajo. Manejo de pantallas y vistas. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. 10.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. •Tablas de decisiones. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. Instrumentos de dibujo y edición. Requerimientos de hardware. a su vez. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. Importación y exportación. •Estadísticas de trabajo. 9. 5.2 Revisión de los procedimientos 10 . 6. •Socio gramas.

1. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. clase. divisiones permanentes. columnas. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final.El arreglo del mobiliario y equipo. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. ductos para alambrado telefónico. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. en relación con la ubicación del equipo". modelo. escaleras. 5. contactos eléctricos. material. Estas técnicas. 11 . Esta información puede representarse en forma de fluxograma. líneas para redes de equipos de cómputo. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. entre los datos relevantes están: cantidad. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. antigüedad. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. los muebles y equipo utilizados. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. 1. Es muy importante al obtener el plano. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. dimensiones. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. alumbrado. 5. reorganización y reingeniería. puertas. ventanas. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. tuberías. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). Este diagrama de recorrido.

Estas medidas impactarán el volumen de trabajo.1 Organización Proyectar. en lo posible. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. •Diagramas de distribución de espacio. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. Modificar el objeto de la organización. 5. de nuevas funciones. etc.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. Implementar nuevos sistemas. tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Ampliar o reducir la estructura orgánica. 1. Redireccionar funciones. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Los aspectos que deberá cubrir son: 5. sanitarios.2. Fortalecer los canales de distribución. Reorientar los productos y/o servicios al mercado. 12 . Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. lavabos. comedor. Descentralizar funciones o unidades. identificando puestos y número de plazas.5. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. Variar las cargas de trabajo. Inclusión. 5. debe registrarse por unidad orgánica específica. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. •Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo.2. Invertir recursos de capital. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: •Diagramas de flujo. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. Desincorporar áreas y/o servicios.2. •Diagramas de programación de computadoras. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. 5.

expuestas anteriormente. este cálculo se repite por cada nivel. sumando las áreas requeridas por todos los puestos. libreros. tiro de elevadores. 5. superficie requerida para equipo especial y servicio.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos. comedor. salón de conferencias. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. gabinetes para papelería y otros. calefacción y transportación dentro del edificio. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. tales como archiveros.). categoría de los puestos y número de puestos por categoría.5. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados. etc. 13 . como son: los espacios destinados a servicios (portería. escaleras. etc. d) Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.2. instalación para equipo de aire acondicionado.2. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo -superficie neta.4 Personal Prever los cambios de número de personal.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio.2. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. salas de descanso.2.) 5.. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él. etc. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. superficie neta requerida para despachos colectivos. corredores. 5. guardarropas. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios. b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. y número total de puestos contemplado. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. para equipo electrónico.

Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. Configurar los modelos por área. se debe tomar en cuenta: a) El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. c) Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia su trabajo. volumen y secuencia. su naturaleza. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. b) Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad.3. 5. tiene que planearse el arreglo escritorios. disquetes. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. Para ello es necesario: a. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. •Integrar una oficina funcional y atractiva. Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. modelos. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. maquetas. Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. para 14 . 5. etc.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: 5. sin respetar áreas de circulación. •Respetar su flujo.3.3. 5. buscando que se logre: •Facilitar el trabajo.) b. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. c.

también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. gabinetes. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. temperatura inadecuada. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. 6. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. a una iluminación incorrecta. en lo posible. Esta ha de llegar. de ser posible. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. etc. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. Por lo anterior. e. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. los efectos negativos provocados por factores ambientales. Preparar la distribución final. ruidos excesivos. 6. d. la intensidad luminosa. manual. tomando eri cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. Por lo que se refiere a la luz natural. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. Bien reconocido es que la productividad se reduce debido. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. 15 . entre otras cosas. mostradores.asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. Sin embargo. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. En ésta. al modificar. números de identificación para el mobiliario y equipo. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. contabilidad). dentro de ciertos límites. escritura. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa. Aprobación. etc.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. canceles. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. coloración inapropiado. La distribución final. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. así como la ubicación de servicios al personal y al público.

Mediante el empleo de aparatos de extracción de] aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). 6. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. etc. el exceso o defecto de la temperatura dominante. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. •Los colores con tendencia al ocre claro. •Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: •No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa.). de actividades Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. como es el caso de pooles secretariales u otros servicios 16 .3 Temperatura Ambiente los márgenes más recomendables para el desarrollo administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. crema y beige produce sensación de calor. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. •Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. dentro de ciertos límites. de este factor. •Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. irritabilidad. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. 6. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. A juicio de los especialistas. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. •Por el contrario.6.

por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: •Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. 17 . ya que la situación del mismo impide su utilización normal. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. unidad que de modo aproximado corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. etc.semejantes. en primer lugar. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por laminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. a) Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. La difusión del ruido se reduce. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. c) Manejo de conjuntos modulares. •Revestimientos de yeso o materiales porosos. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. además. imprenta. b) Disminución del número total de cajones o compartimientos. en estos supuestos. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. 6. •Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. •Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. etc. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. El volumen del ruido se mide en decibeles.). tales como compresores de aire acondicionado. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en el se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles.

1 Concepto Representan una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología microeléctrica. el número y calidad de los servicios que operan controlan y variará con la inversión que se destine a su diseño. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. c) Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. etc. 7. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario.d) Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. g) El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. productividad y satisfacción personales.2 Objetivos a) Conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. g) Reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material. volumen de documentación. f) Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo. los cuales pueden alternarse dependiendo su alcance e interacción. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. e) Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. d) Establecer un. Para tal efecto. equipo. b) Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. entre otras opciones: 18 . el cual puede incluir. Dichos elementos. clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximo sus capacidades. e) Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. EDIFICIOS INTELIGENTES 7. De acuerdo con esto.3 Alternativas de Servicio La instalación inteligente está compuesta por diferentes sistemas de información. de altura regulable y respaldo basculante. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. f) Los asientos deben ser giratorios.). 7. 7. que regula la ambientación de una organización.

Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema. b) Sistemas en lenguaje natural. ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera: a) Fisiológicas.4 Trabajo Inteligente En una construcción inteligente la productividad se puede incrementar en forma sustancial.5 Aspecto Humano La ambientación de trabajo inteligente. generar recomendaciones. falta de luz. y permiten identificar tendencias (positivas o negativas) aprender de las experiencia. respiración y libertad de movimiento ante circunstancias tales como incendios. exponer conclusiones. repercute directamente en las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo. los cuales se clasifican en: a) Sistemas expertos (basados en conocimiento). producir reportes y reconocer limitaciones. Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano. oído. Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computaciona les que resuelven problemas expresados en términos simbólicos más que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial. toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados. Procesamiento de lenguaje que abre una puerta para el diálogo directo entre el hombre y la computadora. 19 . aire contaminado. exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones. Apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista. lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo. habla y tacto.•Energía •Clima •Mantenimiento y soporte •Seguridad •Telecomunicaciones •Bases de datos •Servicios de reproducción •Fax •Correo electrónico •Temperatura •Resguardo de información •Sonido 7. 7. bajas o altas temperaturas. c) Sistema de percepción de visión. o de éste al usuario en forma comprensible.

d) Económicas. disminución de la irritabilidad. sin embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la operación. Estos hacen referencia a la práctica en si de cómo ordenar una planta de trabajo. tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. ya sea por su tamaño o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. Son ubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior. Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fábrica hasta el punto final. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. En esta. 2. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno. estas necesidades-se ven soportadas por una mejor comunicación. interrelación personal. Permiten el ahorro de energía. los accesorios. También reconocidas como socio-culturales. maquinas. servicios auxiliares etc. 20 . TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Ya que hemos definido las ventajas. flexibilidad. 3. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. segundo cuando la corta. sentido de apreciación y reconocimiento. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de agua que construyen las ciudades. sentido de integración e imagen personal. 1. con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos.b) Psicológicas. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. 8. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad. conservación de la planta productiva. Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno. comodidad y estabilidad. tranquilidad. empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable. preservación del espacio. Primero cuando la selecciona. los criterios y los métodos de distribución pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución. La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto. c) Sociológicas.

de los operarios de los clientes etc. planta o taller con el que se cuenta.Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías. Veamos pues los sistemas de flujo. a) Flujo En Línea b) Flujo En ELE: c) Flujo En U: d) Flujo En S: 21 . Sistemas De Flujo Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local.

Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general. Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden. 22 . La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar".

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S.S.BIBLIOGRAFIA 1. Halstead Press. Segunda Edición U. 5. Johm A. U. Conner. Guía técnica".A. Presidencia de la República. 1979. U.A 1993. "Microstation: AutoCAD Review".A. "Intelligent Buildings". México. lnc. Inc. Brian Atkin Editors. The Fairmont Press. Serie: Organización y Métodos No. Daryl.S.A. "The Intelligent Building Sourcebook". Neubauer.S. 1988. 1992 2. "Managing at the Speed of Change". A Division of John Wiley and sons. Coordinación General de Estudios Administrativos. Primera Edición. Johnson Controls. Primera edición. Integraph and Bentley Systems. "Distribución del Espacio en las Oficinas Públicas. NewYork: Random House. Bernaden y Richard E. 27 . 3. 1993 4. 6. Segunda Edición. U. Editors. Colección: Guías Técnicas.

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