INTRODUCCION 1. CONCEPTO 2. OBJETIVOS 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO 3.1. Factores que lo originan 3.2.

Aspectos organizacionales 3.3. Responsabilidad de su ejecución 4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 4.1. Principios 4.2. Guías fundamentales 4.3. Especificaciones por tipo de área 4.4. Modelos 4.5. Maquetas 4.6. Diseño asistido por computadora 5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 5.1. Diagnóstico de la situación actual 5.1.1.Análisis de la organización 5.1.2.Revisión de los procedimientos 5.1.3.Distribución actual del espacio 5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo 5.2. Previsión de necesidades futuras 5.2.1.Organización 5.2.2.Procedimientos 5.2.3.Mobiliario 5.2.4.Personal 5.2.5.Estimación de la superficie requerida 5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio 5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta 5.3. Plan básico 5.3.1.Ubicación de unidades 5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad 5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución 6. AMBIENTE FISICO 6.1. Iluminación 6.2. Color de las áreas 6.3. Temperatura ambiente 6.4. Insonorización 6.5. Mobiliario de trabajo 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7.1. Concepto
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7.2. Objetivos 7.3. Altemativas de servicio 7.4. Trabajo Inteligente 7.5. Aspecto humano 8. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad. El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se plantean en este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. Renovación del mobiliario y equipo. Incremento del volumen de trabajo. 3 . Como respuesta a las propuestas del personal. oportunidad y calidad. Cambios en la estructura de la organización. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1.1. Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. Por disposiciones oficiales en materia económica. OBJETIVOS •Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. 3.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. Por reformas al marco legal ambiental. reduciendo el tiempo y costo necesarios para lievario a cabo. Para el aprovechamiento óptimo de recursos. •Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas. En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. Aumento o disminución de personal. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. •Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. la realización. 3. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. 2.

Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. volumen. Distribución que integra y coordina personas. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente.2. Consultores extemos. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. 6. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. •Contemplando 3. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. 4. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. •Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. 4 . 5. •Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. la posibilidad de crecimiento. 4. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. 3. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. Naturaleza. Grupo de trabajo integrado con ese propósito.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) b) c) d) Unidades de mejoramiento administrativo. equipo. •Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: la Integración total.

Mínima distancia recorrida. 5. con una buena iluminación. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si. 7. 4. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. rido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. formas. materiales y piezas circulen lo menos posible. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. 4. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. 2. en lo posible. una línea recta. Distribución que permita que los objetos. Esto da flexibilidad a los cambios. 3. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. deben colocarse próximas o adyacentes. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. ventilación. 6. documentos. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. Distribución que permite que los ajuistes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. Circulación. Flexibilidad. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. 5 .2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. y adaptabilidad al cambio.

para.8. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. 12. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. 19. 9.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. 18. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. 14. ascensores y zonas de recepción. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. entre otros. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus revicios. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. 13. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. papelería y suministros. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. 17. 20. 16. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. deben ponerse cerca del personal que los usa. 6 . taquigrafía tabulación y duplicación. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. por su facilidad de instalación. b) espacios para los periodos de descanso o espera. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. 11. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. o mobiliario y equipos. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. 15. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. 10. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. deben localizarse cerca de las entradas.

tratar de que no estén uno frente a otro. en la medida de lo posible. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. Disposición de mobiliario y equipo Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: •Los escritorios se orienten. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: •Estar protegidos de distracciones visuales. como son las conversaciones de la oficina. •Contar con una atmósfera tranquila. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. •Prevenir distracciones causadas por el sonido. 7 . •Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. en estos casos es aconsejable: •Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. como lo es el tránsito normal de la oficina.4. •Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. •Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. según el caso. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. •Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. por razones del nivel jerárquico. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general.

Con respecto al tamaño de los modelos de la organización intemacional del trabajo recomienda que. •No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. ligeramente superiores. también para distinguir las diferentes unidades administrativas. es la más adecuada). Colores. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. en la pared opuesta a las ventanas.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. en todo caso. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. Puertas •Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. •Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. de preferencia. papel. materiales. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala.4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. maquinaria o mobiliario.•Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. Material. plástico o madera. •Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. Los modelos pueden hacerse de cartón. escasas. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”.. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo. Si el espacio es insuficiente. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos.. 2 cms=1 M. 4. •Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. “. máquinas y equipos nuevos o viejos. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva.. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. 8 . Son muy útiles en especial para las áreas de circulación.

Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. máquinas. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. archivos. etc). edición o definición de la base por los datos de una computadora. 4. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. basta que estén hechos a escala con precisión. además de que en las maquetas se reflejan a escala: altura. También pueden emplearse modelos magnéticos. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. equipo. Colores. que sirve como base. de esta manera. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos.Nombres. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. Hilos. Modelos magnéticos. Si se pega el plano a una lámina de metal. Sin embargo. 4. 9 . siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. mobiliario. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. etc. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. Uso de imanes.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. para hacer más fácil su identificación. se moverán con toda facilidad. dispositivos. pero seguirán firmemente adheridos al plan. que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es válida tratándose de madera a semejanza del equipo que representan. Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. longitud y aneto de las unidades físicas. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráfica.

Manejo de pantallas y vistas. 4. Definición general del ambiente de trabajo. •Estadísticas de trabajo. 10.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. a su vez. 5. 7. Utilerías básicas. 3. 2. Conceptos fundamentales.1. Requerimientos de hardware. 5. qué actividades realiza cada empleado. elegir entre altemativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Importación y exportación. para ello. 5. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: 1. •Tablas de decisiones. 5. 11. Acotamiento e impresión del dibujo. 8. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. •Redes para el análisis lógico de problemas. 1. •Árboles de decisión. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Bloques y multilíneas.2 Revisión de los procedimientos 10 . 9. •Socio gramas. Elaboración de texto y edición. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos extemos. Instrumentos de dibujo y edición. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). 6. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. 5. •Cuadros de distribución del trabajo. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: •Organigramas.Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso.

4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. líneas para redes de equipos de cómputo. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. Esta información puede representarse en forma de fluxograma. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones. ductos para alambrado telefónico. 1. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. puertas.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. antigüedad. los muebles y equipo utilizados. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. reorganización y reingeniería. clase. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo.1. tuberías. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. Estas técnicas. divisiones permanentes. modelo. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. 5. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. alumbrado. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. en relación con la ubicación del equipo". contactos eléctricos. Es muy importante al obtener el plano. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa.El arreglo del mobiliario y equipo. Este diagrama de recorrido. escaleras. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. material. columnas. entre los datos relevantes están: cantidad. dimensiones. 5. entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. 11 . ventanas.

tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Ampliar o reducir la estructura orgánica.2. •Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio. debe registrarse por unidad orgánica específica. lavabos. 1. sanitarios. comedor. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. de nuevas funciones.2. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones.2. en lo posible. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: •Diagramas de flujo.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. 12 . •Diagramas de distribución de espacio. 5. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros.5. 5. Descentralizar funciones o unidades. 5. Implementar nuevos sistemas. Los aspectos que deberá cubrir son: 5. Reorientar los productos y/o servicios al mercado.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. Fortalecer los canales de distribución. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. Diversificar los productos y/o servicios al mercado.1 Organización Proyectar. etc. Inclusión. Invertir recursos de capital. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. identificando puestos y número de plazas. Redireccionar funciones. Modificar el objeto de la organización. Desincorporar áreas y/o servicios. •Diagramas de programación de computadoras. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. Variar las cargas de trabajo.

número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él. sumando las áreas requeridas por todos los puestos.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo -superficie neta. tales como archiveros. salón de conferencias. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras.2. superficie neta requerida para despachos colectivos. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. superficie requerida para equipo especial y servicio.4 Personal Prever los cambios de número de personal. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. calefacción y transportación dentro del edificio.).expuestas anteriormente. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios. 5. este cálculo se repite por cada nivel. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo.2. salas de descanso. 5.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. gabinetes para papelería y otros. escaleras. 13 . instalación para equipo de aire acondicionado. libreros. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad.) 5. etc. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados. tiro de elevadores. comedor. etc.5. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. corredores. y número total de puestos contemplado. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. para equipo electrónico.. d) Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. categoría de los puestos y número de puestos por categoría. guardarropas. como son: los espacios destinados a servicios (portería. b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. etc.2. los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos.2.

3. modelos.3. •Respetar su flujo. volumen y secuencia. c) Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. c. maquetas. su naturaleza. Configurar los modelos por área. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. disquetes. Para ello es necesario: a. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. •Integrar una oficina funcional y atractiva. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. b) Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. 5. 5.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: 5.3. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia su trabajo. etc. para 14 .Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. sin respetar áreas de circulación. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria.) b. Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. 5. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. tiene que planearse el arreglo escritorios. buscando que se logre: •Facilitar el trabajo. se debe tomar en cuenta: a) El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales.

la intensidad luminosa. temperatura inadecuada. e. de ser posible. escritura. Por lo anterior. manual. etc. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. los efectos negativos provocados por factores ambientales. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. 15 . 6. en lo posible. entre otras cosas. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. tomando eri cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. Bien reconocido es que la productividad se reduce debido. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. así como la ubicación de servicios al personal y al público. La distribución final. En ésta. gabinetes. Aprobación. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. contabilidad). 6. dentro de ciertos límites. Preparar la distribución final. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. etc. Esta ha de llegar. ruidos excesivos.asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. a una iluminación incorrecta.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. al modificar. números de identificación para el mobiliario y equipo. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa. coloración inapropiado. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. d. canceles. Sin embargo. mostradores. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. Por lo que se refiere a la luz natural.

•Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: •No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. de actividades Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. Mediante el empleo de aparatos de extracción de] aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). crema y beige produce sensación de calor.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. irritabilidad. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. 6. •Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. •Por el contrario. etc. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. •Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso.6. el exceso o defecto de la temperatura dominante. dentro de ciertos límites.3 Temperatura Ambiente los márgenes más recomendables para el desarrollo administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas.). 6. A juicio de los especialistas. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. como es el caso de pooles secretariales u otros servicios 16 . de este factor. •Los colores con tendencia al ocre claro.

semejantes. 6. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: •Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. 17 . imprenta. en estos supuestos. b) Disminución del número total de cajones o compartimientos. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. •Revestimientos de yeso o materiales porosos. etc. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por laminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. El volumen del ruido se mide en decibeles. c) Manejo de conjuntos modulares. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. en primer lugar. unidad que de modo aproximado corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. etc. ya que la situación del mismo impide su utilización normal. además. La difusión del ruido se reduce. •Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.). tales como compresores de aire acondicionado. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en el se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. a) Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. •Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles.

clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximo sus capacidades. De acuerdo con esto. volumen de documentación. f) Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. etc. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. los cuales pueden alternarse dependiendo su alcance e interacción.d) Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. Para tal efecto. e) Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. el número y calidad de los servicios que operan controlan y variará con la inversión que se destine a su diseño. de altura regulable y respaldo basculante. f) Los asientos deben ser giratorios. e) Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. d) Establecer un. entre otras opciones: 18 .). Dichos elementos. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario.1 Concepto Representan una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología microeléctrica. EDIFICIOS INTELIGENTES 7. productividad y satisfacción personales. g) El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. c) Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades.2 Objetivos a) Conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo.3 Alternativas de Servicio La instalación inteligente está compuesta por diferentes sistemas de información. el cual puede incluir. 7. que regula la ambientación de una organización. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. g) Reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material. 7. equipo. 7. b) Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes.

oído. bajas o altas temperaturas. producir reportes y reconocer limitaciones. respiración y libertad de movimiento ante circunstancias tales como incendios. falta de luz. exponer conclusiones. lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema. y permiten identificar tendencias (positivas o negativas) aprender de las experiencia. generar recomendaciones.5 Aspecto Humano La ambientación de trabajo inteligente. Procesamiento de lenguaje que abre una puerta para el diálogo directo entre el hombre y la computadora. c) Sistema de percepción de visión.•Energía •Clima •Mantenimiento y soporte •Seguridad •Telecomunicaciones •Bases de datos •Servicios de reproducción •Fax •Correo electrónico •Temperatura •Resguardo de información •Sonido 7. Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano. ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera: a) Fisiológicas. habla y tacto. aire contaminado. 19 . o de éste al usuario en forma comprensible. toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados.4 Trabajo Inteligente En una construcción inteligente la productividad se puede incrementar en forma sustancial. Apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista. repercute directamente en las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo. los cuales se clasifican en: a) Sistemas expertos (basados en conocimiento). 7. Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computaciona les que resuelven problemas expresados en términos simbólicos más que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial. b) Sistemas en lenguaje natural. exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones.

sentido de integración e imagen personal. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de agua que construyen las ciudades. c) Sociológicas. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido. empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable. preservación del espacio. los criterios y los métodos de distribución pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos. estas necesidades-se ven soportadas por una mejor comunicación. comodidad y estabilidad. d) Económicas. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Ya que hemos definido las ventajas. Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno. sin embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la operación. 8. 20 . Primero cuando la selecciona. La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto. disminución de la irritabilidad. ya sea por su tamaño o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. interrelación personal. tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. los accesorios. 3. 2. tranquilidad. Estos hacen referencia a la práctica en si de cómo ordenar una planta de trabajo. servicios auxiliares etc. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno. También reconocidas como socio-culturales. 1. flexibilidad. maquinas. es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fábrica hasta el punto final. conservación de la planta productiva. En esta.b) Psicológicas. Permiten el ahorro de energía. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. segundo cuando la corta. sentido de apreciación y reconocimiento. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad. Son ubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior.

a) Flujo En Línea b) Flujo En ELE: c) Flujo En U: d) Flujo En S: 21 . Veamos pues los sistemas de flujo.Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías. Sistemas De Flujo Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local. de los operarios de los clientes etc. planta o taller con el que se cuenta.

La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar".Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general. 22 . Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden.

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"Microstation: AutoCAD Review". lnc. Guía técnica". 1979.A. 5. 3. Primera edición. Presidencia de la República. "Intelligent Buildings". Coordinación General de Estudios Administrativos.S. Segunda Edición U. 1988. Integraph and Bentley Systems. Johnson Controls.A 1993. 1992 2.A. "Distribución del Espacio en las Oficinas Públicas.S. Primera Edición. U.S. Brian Atkin Editors. Serie: Organización y Métodos No. 27 . Daryl. Editors. México. Conner.A.S. Inc. Halstead Press. A Division of John Wiley and sons. Bernaden y Richard E. Johm A. Segunda Edición. 1993 4. Neubauer. Colección: Guías Técnicas. U. The Fairmont Press. NewYork: Random House. 6. "The Intelligent Building Sourcebook". U.BIBLIOGRAFIA 1. "Managing at the Speed of Change".

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