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Distribución de áreas de trabajo

Distribución de áreas de trabajo

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INTRODUCCION 1. CONCEPTO 2. OBJETIVOS 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO 3.1. Factores que lo originan 3.2.

Aspectos organizacionales 3.3. Responsabilidad de su ejecución 4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 4.1. Principios 4.2. Guías fundamentales 4.3. Especificaciones por tipo de área 4.4. Modelos 4.5. Maquetas 4.6. Diseño asistido por computadora 5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 5.1. Diagnóstico de la situación actual 5.1.1.Análisis de la organización 5.1.2.Revisión de los procedimientos 5.1.3.Distribución actual del espacio 5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo 5.2. Previsión de necesidades futuras 5.2.1.Organización 5.2.2.Procedimientos 5.2.3.Mobiliario 5.2.4.Personal 5.2.5.Estimación de la superficie requerida 5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio 5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta 5.3. Plan básico 5.3.1.Ubicación de unidades 5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad 5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución 6. AMBIENTE FISICO 6.1. Iluminación 6.2. Color de las áreas 6.3. Temperatura ambiente 6.4. Insonorización 6.5. Mobiliario de trabajo 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7.1. Concepto
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7.2. Objetivos 7.3. Altemativas de servicio 7.4. Trabajo Inteligente 7.5. Aspecto humano 8. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad. El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se plantean en este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. Incremento del volumen de trabajo. Por disposiciones oficiales en materia económica. Para el aprovechamiento óptimo de recursos. Renovación del mobiliario y equipo.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. Como respuesta a las propuestas del personal. Aumento o disminución de personal. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3. 3. Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. la realización. 3 . reduciendo el tiempo y costo necesarios para lievario a cabo. Cambios en la estructura de la organización.1.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. 2. •Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. oportunidad y calidad. En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación. OBJETIVOS •Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1. 3. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. Por reformas al marco legal ambiental. •Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo.

5. •Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. volumen. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones. Consultores extemos. 4. equipo. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. 4. Naturaleza. Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. 6. la posibilidad de crecimiento. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos. •Contemplando 3. disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: la Integración total. •Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. •Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente. 4 . Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. 3. Distribución que integra y coordina personas. Grupo de trabajo integrado con ese propósito.2. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) b) c) d) Unidades de mejoramiento administrativo. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.

2. con una buena iluminación. Distribución que permite que los ajuistes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. 5 . materiales y piezas circulen lo menos posible. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. Flexibilidad. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. 3. 4. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. documentos. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. rido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. formas. Distribución que permita que los objetos. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.Mínima distancia recorrida. ventilación. 4. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. 6. 7. Entre las más sobresalientes tenemos: 1.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. deben colocarse próximas o adyacentes. 5. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. Circulación. y adaptabilidad al cambio. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. en lo posible. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si. Esto da flexibilidad a los cambios. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. una línea recta. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden.

deben ponerse cerca del personal que los usa. ascensores y zonas de recepción. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus revicios. taquigrafía tabulación y duplicación.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. b) espacios para los periodos de descanso o espera. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. 11. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. 18. 19. para. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso. 10. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. 13. 12. 20. 16. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. 17. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. 9. 6 . por su facilidad de instalación. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. deben localizarse cerca de las entradas. papelería y suministros. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. entre otros. 15. o mobiliario y equipos.8. 14. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas.

Relación de ubicación entre despachos generales y privados. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. •Contar con una atmósfera tranquila. Disposición de mobiliario y equipo Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: •Los escritorios se orienten. como lo es el tránsito normal de la oficina. en estos casos es aconsejable: •Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. por razones del nivel jerárquico. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. •Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: •Estar protegidos de distracciones visuales. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. •Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. •Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. •Prevenir distracciones causadas por el sonido. en la medida de lo posible. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. •Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. 7 . según el caso. tratar de que no estén uno frente a otro. como son las conversaciones de la oficina.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados.4.

Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. Si el espacio es insuficiente. hacia el centro de locales y no hacia las paredes. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. de preferencia. 8 . •Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. plástico o madera. Material. 4. •Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. Los modelos pueden hacerse de cartón. en la pared opuesta a las ventanas. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. es la más adecuada). Puertas •Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. 2 cms=1 M... papel.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o.4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento. maquinaria o mobiliario. también para distinguir las diferentes unidades administrativas. ligeramente superiores. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. escasas. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. materiales.•Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. “. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. máquinas y equipos nuevos o viejos. •Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. en todo caso. •No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización intemacional del trabajo recomienda que. Colores..

además de que en las maquetas se reflejan a escala: altura. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. pero seguirán firmemente adheridos al plan. para hacer más fácil su identificación. Modelos magnéticos. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. mobiliario.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. máquinas. longitud y aneto de las unidades físicas. Hilos. Si se pega el plano a una lámina de metal. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo. 4. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. 9 . archivos. etc. Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es válida tratándose de madera a semejanza del equipo que representan. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales. Colores. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. 4. con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. basta que estén hechos a escala con precisión.Nombres. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráfica. También pueden emplearse modelos magnéticos. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. edición o definición de la base por los datos de una computadora. se moverán con toda facilidad. Uso de imanes. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. etc). que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. equipo. que sirve como base. Sin embargo. dispositivos. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. de esta manera.

10. •Tablas de decisiones.2 Revisión de los procedimientos 10 . el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: •Organigramas. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. para ello.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. 7. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos extemos. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. Elaboración de texto y edición. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: 1. elegir entre altemativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. Importación y exportación. 9. Definición general del ambiente de trabajo. •Socio gramas. a su vez.1. PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). qué actividades realiza cada empleado. •Cuadros de distribución del trabajo. Instrumentos de dibujo y edición. 3. 5. 8. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. 2. Acotamiento e impresión del dibujo. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. •Estadísticas de trabajo. Bloques y multilíneas. Utilerías básicas. 4. Conceptos fundamentales. 6. 11. Requerimientos de hardware. 5. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 5. Manejo de pantallas y vistas. •Redes para el análisis lógico de problemas. 1. •Árboles de decisión. 5. 5.Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso.

En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. Este diagrama de recorrido. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. puertas. 5.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. divisiones permanentes. antigüedad. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. y una base para comparar la distribución actual con la nueva. Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. alumbrado. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones.1. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). clase. líneas para redes de equipos de cómputo. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. 1. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias. Estas técnicas. ductos para alambrado telefónico. escaleras. 11 . asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. en relación con la ubicación del equipo". tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. los muebles y equipo utilizados. dimensiones. tuberías. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. Es muy importante al obtener el plano. columnas. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos. entre los datos relevantes están: cantidad. contactos eléctricos. modelo. ventanas. material.El arreglo del mobiliario y equipo. Esta información puede representarse en forma de fluxograma. 5. reorganización y reingeniería.

para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. Variar las cargas de trabajo. 5. debe registrarse por unidad orgánica específica. sanitarios. Desincorporar áreas y/o servicios. Redireccionar funciones. •Diagramas de programación de computadoras. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. Descentralizar funciones o unidades. 12 . 5. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo.2. de nuevas funciones.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. etc. Los aspectos que deberá cubrir son: 5.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. Invertir recursos de capital. Implementar nuevos sistemas. comedor. Modificar el objeto de la organización. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. identificando puestos y número de plazas. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: •Diagramas de flujo. tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Ampliar o reducir la estructura orgánica. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo.5. Inclusión. •Diagramas de distribución de espacio. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo.2. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. en lo posible. •Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio. Reorientar los productos y/o servicios al mercado. Fortalecer los canales de distribución. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. 5.2. 1.1 Organización Proyectar. lavabos.

5. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. 13 . superficie requerida para equipo especial y servicio. salas de descanso.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo. tales como archiveros. instalación para equipo de aire acondicionado. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. escaleras. etc.2. libreros. guardarropas. d) Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. tiro de elevadores.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo -superficie neta. b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. sumando las áreas requeridas por todos los puestos.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él. este cálculo se repite por cada nivel. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones.2. categoría de los puestos y número de puestos por categoría. gabinetes para papelería y otros. etc. corredores.expuestas anteriormente. para equipo electrónico. como son: los espacios destinados a servicios (portería.5.).2. y número total de puestos contemplado. 5. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo. comedor. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios. los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo.. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida.2. calefacción y transportación dentro del edificio. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras. salón de conferencias. superficie neta requerida para despachos colectivos. etc.4 Personal Prever los cambios de número de personal.) 5. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

5. Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. Configurar los modelos por área. c) Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. para 14 .2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. Para ello es necesario: a. 5. volumen y secuencia.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio.) b. disquetes. •Integrar una oficina funcional y atractiva. Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva.3.3. buscando que se logre: •Facilitar el trabajo. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia su trabajo.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: 5. se debe tomar en cuenta: a) El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. c. modelos. tiene que planearse el arreglo escritorios.3.Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. •Respetar su flujo. b) Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. maquetas. sin respetar áreas de circulación.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. 5. etc. su naturaleza. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente.

por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. 6. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. así como la ubicación de servicios al personal y al público. en lo posible. Aprobación. al modificar. canceles. escritura.asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. de ser posible. coloración inapropiado. los efectos negativos provocados por factores ambientales. contabilidad). d. ruidos excesivos. gabinetes. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. temperatura inadecuada. e. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. a una iluminación incorrecta. etc. manual. 6. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. tomando eri cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. números de identificación para el mobiliario y equipo.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. Preparar la distribución final. Por lo anterior. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. entre otras cosas. La distribución final. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. Esta ha de llegar. Por lo que se refiere a la luz natural. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. dentro de ciertos límites. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. etc. mostradores. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. En ésta. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. la intensidad luminosa. 15 . pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. Sin embargo. Bien reconocido es que la productividad se reduce debido.

3 Temperatura Ambiente los márgenes más recomendables para el desarrollo administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. •Por el contrario. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. •Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: •No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. crema y beige produce sensación de calor. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. etc. el exceso o defecto de la temperatura dominante.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. de actividades Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. de este factor.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga. 6. •Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso.6. Mediante el empleo de aparatos de extracción de] aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente.). •Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. 6. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. dentro de ciertos límites. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. •Los colores con tendencia al ocre claro. A juicio de los especialistas. irritabilidad. como es el caso de pooles secretariales u otros servicios 16 .

instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. •Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. imprenta. unidad que de modo aproximado corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. La difusión del ruido se reduce. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. b) Disminución del número total de cajones o compartimientos. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. 17 . todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado.).5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: •Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. a) Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. El volumen del ruido se mide en decibeles. •Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. c) Manejo de conjuntos modulares. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. etc. las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. 6. ya que la situación del mismo impide su utilización normal. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo. en primer lugar. tales como compresores de aire acondicionado. •Revestimientos de yeso o materiales porosos. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. etc. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en el se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por laminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas.semejantes. además. en estos supuestos. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples.

1 Concepto Representan una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología microeléctrica. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximo sus capacidades. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. que regula la ambientación de una organización. e) Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. c) Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. Dichos elementos. f) Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo. g) Reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material. el cual puede incluir.). e) Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste.d) Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. Para tal efecto. d) Establecer un. 7. productividad y satisfacción personales. de altura regulable y respaldo basculante. el número y calidad de los servicios que operan controlan y variará con la inversión que se destine a su diseño. EDIFICIOS INTELIGENTES 7. entre otras opciones: 18 . f) Los asientos deben ser giratorios. volumen de documentación. los cuales pueden alternarse dependiendo su alcance e interacción. además de facilitar la flexibilidad de la distribución. De acuerdo con esto. g) El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. 7.3 Alternativas de Servicio La instalación inteligente está compuesta por diferentes sistemas de información.2 Objetivos a) Conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. b) Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. etc. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. equipo. 7.

respiración y libertad de movimiento ante circunstancias tales como incendios. bajas o altas temperaturas. Procesamiento de lenguaje que abre una puerta para el diálogo directo entre el hombre y la computadora. o de éste al usuario en forma comprensible. los cuales se clasifican en: a) Sistemas expertos (basados en conocimiento). toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados. habla y tacto. falta de luz. c) Sistema de percepción de visión. repercute directamente en las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo. oído. lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo. Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computaciona les que resuelven problemas expresados en términos simbólicos más que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial. 7. exponer conclusiones.4 Trabajo Inteligente En una construcción inteligente la productividad se puede incrementar en forma sustancial. ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera: a) Fisiológicas. aire contaminado. 19 . producir reportes y reconocer limitaciones. Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano. b) Sistemas en lenguaje natural. y permiten identificar tendencias (positivas o negativas) aprender de las experiencia. generar recomendaciones. exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones.•Energía •Clima •Mantenimiento y soporte •Seguridad •Telecomunicaciones •Bases de datos •Servicios de reproducción •Fax •Correo electrónico •Temperatura •Resguardo de información •Sonido 7. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema.5 Aspecto Humano La ambientación de trabajo inteligente. Apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista.

sentido de integración e imagen personal. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. disminución de la irritabilidad. 3. La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto. empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable. comodidad y estabilidad. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de agua que construyen las ciudades.b) Psicológicas. Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno. 2. los accesorios. En esta. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno. segundo cuando la corta. Son ubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior. c) Sociológicas. sin embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la operación. servicios auxiliares etc. 8. 20 . Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fábrica hasta el punto final. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Ya que hemos definido las ventajas. ya sea por su tamaño o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. estas necesidades-se ven soportadas por una mejor comunicación. flexibilidad. maquinas. preservación del espacio. También reconocidas como socio-culturales. es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. sentido de apreciación y reconocimiento. tranquilidad. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad. 1. Estos hacen referencia a la práctica en si de cómo ordenar una planta de trabajo. tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. d) Económicas. conservación de la planta productiva. interrelación personal. los criterios y los métodos de distribución pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido. Permiten el ahorro de energía. con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. Primero cuando la selecciona.

Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías. planta o taller con el que se cuenta. a) Flujo En Línea b) Flujo En ELE: c) Flujo En U: d) Flujo En S: 21 . Veamos pues los sistemas de flujo. de los operarios de los clientes etc. Sistemas De Flujo Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local.

La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar".Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general. Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden. 22 .

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BIBLIOGRAFIA 1.A. Neubauer. "Intelligent Buildings". 27 . México.S. Coordinación General de Estudios Administrativos. U.S. NewYork: Random House. "Managing at the Speed of Change". 1992 2. Presidencia de la República.A.A 1993. 1993 4. Halstead Press.A. Johnson Controls. "Distribución del Espacio en las Oficinas Públicas. U. Primera edición. Primera Edición. 3. Colección: Guías Técnicas. 5. Guía técnica". Serie: Organización y Métodos No. Segunda Edición. lnc. Integraph and Bentley Systems. 1979.S. "The Intelligent Building Sourcebook". Inc. Editors. U. "Microstation: AutoCAD Review". Daryl. 1988. Brian Atkin Editors.S. Bernaden y Richard E. The Fairmont Press. A Division of John Wiley and sons. Johm A. 6. Segunda Edición U. Conner.

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