INTRODUCCION 1. CONCEPTO 2. OBJETIVOS 3. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO 3.1. Factores que lo originan 3.2.

Aspectos organizacionales 3.3. Responsabilidad de su ejecución 4. TECNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 4.1. Principios 4.2. Guías fundamentales 4.3. Especificaciones por tipo de área 4.4. Modelos 4.5. Maquetas 4.6. Diseño asistido por computadora 5. PLANEACION DE LA DISTRIBUCION DEL ESPACIO 5.1. Diagnóstico de la situación actual 5.1.1.Análisis de la organización 5.1.2.Revisión de los procedimientos 5.1.3.Distribución actual del espacio 5.1.4.Lista de! mobiliario y equipo 5.2. Previsión de necesidades futuras 5.2.1.Organización 5.2.2.Procedimientos 5.2.3.Mobiliario 5.2.4.Personal 5.2.5.Estimación de la superficie requerida 5.2.6.Inventario del personal actual y necesidades de espacio 5.2.7.Transformar la superficie neta en superficie bruta 5.3. Plan básico 5.3.1.Ubicación de unidades 5.3.2.Asignación de personal y equipo por unidad 5.3.3.Métodos para preparar el plan de distribución 6. AMBIENTE FISICO 6.1. Iluminación 6.2. Color de las áreas 6.3. Temperatura ambiente 6.4. Insonorización 6.5. Mobiliario de trabajo 7. EDIFICIOS INTELIGENTES 7.1. Concepto
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7.2. Objetivos 7.3. Altemativas de servicio 7.4. Trabajo Inteligente 7.5. Aspecto humano 8. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN

INTRODUCCIÓN En el ámbito de la práctica administrativa el análisis de la distribución del espacio para áreas de trabajo de cualquier organización constituye un aspecto relevante en el estudio de las condiciones en que éste se realiza. La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio el medio en que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con armónicas estructuras de organización, con idóneos sistemas y procedimientos de trabajo, ni con elevadas aptitudes del personal, es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo convirtiéndolo así en un factor de productividad. El presente documento agrupa los criterios y líneas de acción fundamentales para orientar al responsable de la función de distribuir el espacio para áreas de trabajo, brindándole los elementos de decisión necesarios para aprovechar más racionalmente el espacio con que cuentan sus oficinas, no se propone, por lo mismo, agotar todos los puntos que debieran cubrirse en un estudio de esta naturaleza sino destacar sino destacar los aspectos más representativos que han de considerase al buscar una adecuada utilización del espacio con que cuentan las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de funcionalidad de las áreas laborales y de atención a usuarios o clientes. Por último, es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones que se ocupan para oficinas o áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no podrán observar todos los criterios que se plantean en este documento, sin embargo tienen la posibilidad de aplicar en la medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso, aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de que disponen.

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3.1. Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente. oportunidad y calidad. supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo. permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 3.2 Aspectos organizacionales En función de la estructura de la organización. Aumento o disminución de personal. Como respuesta a las propuestas del personal. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. •Procurar el arreglo del espacio deforma que facilite la circulación de las personas. de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes. Incremento del volumen de trabajo. En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.1 Factores que lo originan El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) Establecimiento de nuevos objetivos y programas. Por reformas al marco legal ambiental. Por disposiciones oficiales en materia económica. 2. Para el aprovechamiento óptimo de recursos. Renovación del mobiliario y equipo. Cambios en la estructura de la organización. 3 . reduciendo el tiempo y costo necesarios para lievario a cabo. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. la realización. Que refleje y facilite las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen. 3. OBJETIVOS •Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización. CONCEPTO La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo. la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores: 1. •Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo.

disposición del espacio requiere de criterios rectore tales como: la Integración total. Grupo de trabajo integrado con ese propósito. 6. Naturaleza. 4 . •Los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la planeación urbana y ecológica. 3. la posibilidad de crecimiento. procurando seguir una secuencia lógica en las operaciones.2.3 responsabilidad de su ejecución La disposición efectiva de las instalaciones y el aprovechamiento racional de los recursos de una organización puede implementarse a través de: a) b) c) d) Unidades de mejoramiento administrativo. así como con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina.1 Principios Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia. máquinas y materiales para que funcionen como una unidad. De acuerdo con los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos. Areas dé apoyo operativo responsables de la función de mantenimiento. Consultores extemos. •Contemplando 3. 4. TÉCNICAS AUXILIARES PARA EL ESTUDIO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO 4. frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad. es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos. Cuando el estudio sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio. para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones fácilmente. volumen. 4. •Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus clientes. 5. apertura de nuevas instalaciones o remodelación de las actuales. Considerando posibles cambios en la estructura orgánica o funcional. •Respetando las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento. Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización. Distribución que integra y coordina personas. Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. equipo.

mejora la apariencia y promueve un sentimiento de igualdad entre el personal. Asimismo dar preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos sobre los que giran las operaciones de un proceso. Circulación. han permitido el desarrollo de una serie de quías para obtener una distribución eficaz y alcanzar los objetivos mencionados. pues ello se traduce con facilidad en fuente de desorden. Flexibilidad. 7. 4. Los escritorios deben ser de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo. Las unidades orgánicas que tengan funciones similares y relacionadas entre si. Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que el proceso de trabajo. 5 . sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común. con una buena iluminación. 4. 3. deben colocarse próximas o adyacentes. reduciendo la distancia que las personas tienen que transitar para realizar una actividad. El trabajo debe fluir siempre hacia delante formando. documentos. en lo posible. 5. y adaptabilidad al cambio. ventilación. 6. La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona. que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio. materiales y piezas circulen lo menos posible. por lo que se debe evitar las idas y vueltas. Entre las más sobresalientes tenemos: 1. Hay que evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables. Cuando es necesario proporcionar cierto aislamiento a algunos puestos. Distribución que permita que los objetos.2 Guías fundamentales La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del tema. 2.Mínima distancia recorrida. Distribución que permite que los ajuistes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos. formas. a fin de evitar que las fuentes de luz se tomen dañinas al quedar enfrente. contactar con otras personas o para utilizar servicios o equipos. una línea recta. Es recomendable concentrar al personal en amplios locales de trabajo con o sin divisiones interiores. rido y distracción que atenta contra el bienestar y la eficiencia. los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Esto da flexibilidad a los cambios.

Al personal cuyo trabajo requiere una máxima concentración. o mobiliario y equipos. Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos a fin de permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores. Los archivemos y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben conservar una altura uniforme para mejorar la apariencia general. 6 . 14. taquigrafía tabulación y duplicación. teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado. para. papelería y suministros. 9. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes. a fin de evitar cordones colgando del techo o insertos en las paredes. Las unidades centrales de servicio auxiliar como archivo. 18. 17. movilidad y bajos costos para efectuar modificaciones. entre otros. 16. 20. 12. 13. 15. 10.8. Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y máquinas de oficina. Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado. aisladas en una extensión a prueba de sonidos para que no molesten a otras unidades. 11. Las divisiones parciales con vidrio plano y opaco permiten buena luz y ventilación. se le debe situar dentro de divisiones parciales o completas. donde se pueda hablar informalmente o tomar un refrigerio y e) suficientes tomas de agua. Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones. ascensores y zonas de recepción. Se deben usar preferentemente paneles o divisiones como paredes. 19. deben ponerse cerca del personal que los usa. por su facilidad de instalación. Es necesario proporcionar al personal y visitantes servicios adecuados de a) sanitarios. deben localizarse cerca de las entradas. deben localizarse cerca de las unidades orgánicas que más requieren sus revicios. La imagen de la organización debe de transmitir orden y confianza. b) espacios para los periodos de descanso o espera.que sean accesible y no distraigan a otras unidades. Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo. Ubicar las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso.

4. Cuando el supervisor tenga que atender visitas con frecuencia. ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. propicia para el estudio y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos. •Contar con una atmósfera tranquila. trabajo confidencial y/o necesidad de concentración. hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. •Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo fondo para que estén alineados. en la medida de lo posible. y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. como son las conversaciones de la oficina. según el caso. en estos casos es aconsejable: •Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando. 7 . debiéndose hacer además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos generales y los privados. Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de empleados. •Prevenir distracciones causadas por el sonido. tratar de que no estén uno frente a otro. por razones del nivel jerárquico. Disposición de mobiliario y equipo Definida la distribución del espacio se debe planear la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta que: •Los escritorios se orienten.3 Especificaciones por tipo de área El despacho privado Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados. como lo es el tránsito normal de la oficina. •Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada oficina general y si es necesario. Relación de ubicación entre despachos generales y privados. su escritorio se pondrá cerca de la entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el mínimo de distracción. •Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su grupo. El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio. •Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o personales. con el frente en la misma dirección y a menos que una actividad específica lo requiera. hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren: •Estar protegidos de distracciones visuales.

en todo caso. •No ordenar los escritorios con el frente hacia las ventanas para evitar el resplandor de la luz exterior. Material. 2 cms=1 M. plástico o madera. ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1:50 es decir. pues con ello se crea una idea falsa de espacio disponible para salidas y pasadizos”. ligeramente superiores.. en la pared opuesta a las ventanas. máquinas y equipos nuevos o viejos. Colores. •Disponer de depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción. maquinaria o mobiliario. Con respecto al tamaño de los modelos de la organización intemacional del trabajo recomienda que. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles. Puertas •Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”. Los modelos habrán detener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. 4. colocar como máximo cuatro escritorios por hilera. Si el espacio es insuficiente. escasas. “. Los modelos pueden hacerse de cartón. de preferencia. Son muy útiles en especial para las áreas de circulación. materiales. •Colocar en un lugar retirado de áreas de trabajo de concentración el mobiliario y equipo que es utilizado por varios individuos cuyas funciones hacen necesaria una fuerte interacción o labor de equipo. En un plano definitivo pueden utilizarse las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento.4 Modelos Se designan con este nombre las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos. Se pierde mucho esfuerzo si se cortan plantillas algo.•Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así disturbios y distracciones al personal. hacia el centro de locales y no hacia las paredes.al hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo el material sean exactas con arreglo a la escala empleada o. es la más adecuada).. 8 . papel. •Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas. también para distinguir las diferentes unidades administrativas.. En su preparación deben de considerarse los siguientes componentes: Escala. El uso de modelos constituye el procedimiento más sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva.

Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. archivos.6 Diseño asistido por computadora (CAD) La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza enormemente las labores de distribución del espacio en las áreas de trabajo. como es la facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional. de esta manera. con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. ya que permite el manejo del ambiente a través de pantallas gráfica. máquinas. 9 . No es necesario que los modelos de una maqueta sean complicados y costosos. esto permite colocar imanes debajo de los modelos tridimensionales. edición o definición de la base por los datos de una computadora. para hacer más fácil su identificación. que son usados sobre una pieza de triplay cubierta de acero. pero seguirán firmemente adheridos al plan. La base puede ser adherida a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas. el cual también puede colocarse verticalmente contra la pared. Hilos. etc. mobiliario. Los modelos magnéticos se afirman fuertemente a la base de acero-triplay. siempre y cuando las dimensiones generales sean correctas. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales.5 Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo. Es factible utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella los modelos. Es posible usar hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos. además de que en las maquetas se reflejan a escala: altura. La misma advertencia que se hizo para las plantillas-sobre su exactitud-es válida tratándose de madera a semejanza del equipo que representan. También pueden emplearse modelos magnéticos.Nombres. Si se pega el plano a una lámina de metal. longitud y aneto de las unidades físicas. etc). 4. Sin embargo. Son dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. 4. que sirve como base. se moverán con toda facilidad. dispositivos. basta que estén hechos a escala con precisión. pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos. equipo. Modelos magnéticos. que se emplean comúnmente en las interfaces para representar documentos. Uso de imanes. Elementos para la construcción de maquetas: Elaboración. Colores. en las cuales el acceso a las instrucciones de dibujo.

PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades. 5.1 Diagnóstico de la situación actual Permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo. el responsable del estudio se podrá auxiliar de instrumentos técnicos como: •Organigramas. •Cuadros de distribución del trabajo. 4. Requerimientos de hardware. para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. 5. Instrumentos de dibujo y edición. a su vez. Elaboración de texto y edición. 5. Organización del dibujo por niveles (hasta tercera dimensión). 10. 5. Conceptos fundamentales. 1 Análisis de la organización El estudio de la organización es un elemento fundamental para determinar las funciones que ésta desempeña y. 9. 2. •Árboles de decisión. •Socio gramas. elegir entre altemativas y establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asignación de recursos. para ello. El contenido estándar de este paquete incluye los siguientes componentes: 1. 6. •Estadísticas de trabajo. 5. 1. 3.1. 11.2 Revisión de los procedimientos 10 . qué actividades realiza cada empleado. 7. además por su lenguaje de programación permite definir enlaces a bases de datos extemos.Esta herramienta está dispuesta en forma de paquete para facilitar su uso. •Redes para el análisis lógico de problemas. Toda vez que se puede instalar en cualquier tipo de computador. Manejo de pantallas y vistas. Definición general del ambiente de trabajo. •Tablas de decisiones. Utilerías básicas. Acotamiento e impresión del dibujo. 8. Este análisis hará posible que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional atendiendo al tipo de trabajo necesario para complementar las funciones establecidas. coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades. Importación y exportación. Bloques y multilíneas.

Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico. alumbrado. y una base para comparar la distribución actual con la nueva.1. Es muy importante al obtener el plano. en relación con la ubicación del equipo". modelo. ventanas. entradas y salidas salientes del edificio y espacios necesarios para abrir puertas y ventanas. 11 . en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área. también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo. 4 Lista del mobiliario y equipo Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia. tener cuidado de verificar que la información que se muestra es exacta y completa. será necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible a una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle). los muebles y equipo utilizados. así como otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. reorganización y reingeniería. Obviamente las ineficiencias de la distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario. dimensiones. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en las operaciones de las unidades orgánicas. lo que permitiría suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias.El arreglo del mobiliario y equipo. clase. así como el movimiento de los documentos en función a ese arreglo. 1. columnas. visualizando la relación de distancias involucradas en el movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. 5. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribución final. escaleras. tuberías. contactos eléctricos. pueden ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos.3 Distribución actual del espacio El estudio de la distribución deberá delimitar las áreas de conflicto. líneas para redes de equipos de cómputo. divisiones permanentes. entre los datos relevantes están: cantidad. 5. asociadas generalmente con los programas de simplificación del trabajo. Esta información puede representarse en forma de fluxograma. En el plano se representan la ubicación precisa y el tamaño de elementos tales como: paredes. puertas. material. Para obtener una representación auténtica de la distribución actual. Este diagrama de recorrido. proporciona el mejor medio de analizar la distribución presente y el flujo del trabajo. Estas técnicas. antigüedad. ductos para alambrado telefónico. debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones.

•Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.2. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo. Descentralizar funciones o unidades. Inclusión. Desincorporar áreas y/o servicios. identificando puestos y número de plazas.2. Variar las cargas de trabajo. para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características.5. 5. 1. Los aspectos que deberá cubrir son: 5. Fortalecer los canales de distribución. Implementar nuevos sistemas.1 Organización Proyectar. sanitarios. toda vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones. 5. de nuevas funciones. etc.3 Mobiliario Tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo. Modificar el objeto de la organización. tales como: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Ampliar o reducir la estructura orgánica. Redireccionar funciones. Reorientar los productos y/o servicios al mercado.2 Previsión de necesidades futuras La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio. debe registrarse por unidad orgánica específica. •Diagramas de distribución de espacio. lavabos. ya que determina el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo. la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo. 5 Plantilla de personal El número de empleados de uno y otro sexo. Invertir recursos de capital. Diversificar los productos y/o servicios al mercado. •Diagramas de programación de computadoras. Entre los mecanismos que se podrán emplear están: •Diagramas de flujo.2 Procedimientos Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo. 12 .2. para determinar si se están contemplando probables cambios en la organización. en lo posible. 5. Estas medidas impactarán el volumen de trabajo. Esta información es esencial para proyectar instalaciones tales como: casilleros. comedor.

2. El inventario puede hacerse anotando por cada unidad. Esto mostrará el tamaño y tipo de artículo. sumando las áreas requeridas por todos los puestos. corredores. La suma del espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida.). y número total de puestos contemplado. para equipo electrónico. los datos relativos a los puestos como son: lista de puestos.) 5. b) Una descripción de cada artículo del mobiliario y equipo aparte de aquel incluido por cada individuo. A este debe añadirse el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones. tiro de elevadores. 13 . 5. 5. este cálculo se repite por cada nivel. c) Requerimientos departamentales para servicios especiales como: almacén. calefacción y transportación dentro del edificio.5. etc. guardarropas.expuestas anteriormente. y las áreas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras.. superficie requerida para equipo especial y servicio. número total del personal actualmente en servicio y el aprobado para sumarse a él. pues en muchos casos un área de trabajo para cierta cantidad de empleados. libreros. comedor. etc.5 Estimación de la superficie requerida Se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina. resulta insuficiente a corto plazo si no se toman previsiones acerca de las posibles variaciones. gabinetes para papelería y otros.4 Personal Prever los cambios de número de personal. categoría de los puestos y número de puestos por categoría. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados. como son: los espacios destinados a servicios (portería. tales como archiveros. y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.6 Inventario del personal actual y necesidades de espacio. La fundamentación de la asignación de espacio se hará en función de: a) Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo. superficie neta requerida para despachos individuales según categorías. instalación para equipo de aire acondicionado.2. salón de conferencias.2.2. no fueron incluidos algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie. Esta información es indispensable para proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios.7 Transformar la superficie neta en superficie bruta En la estimación de las áreas de trabajo -superficie neta. etc. salas de descanso. escaleras. d) Resumen por departamento de los siguientes datos: personal actual y categorías. superficie neta requerida para despachos colectivos.

su naturaleza. Reunirlos instrumentos para la distribución del espacio (planos.3 Métodos para preparar el plan de distribución Es recomendable presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución del espacio. buscando que se logre: •Facilitar el trabajo. Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una imagen positiva.2 Asignación de personal y equipo por unidad Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular. Configurar los modelos por área.3. Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. 5.1 Ubicación de unidades Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales. para 14 . Después de que las unidades se han conformado de la mejor manera. c) Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión. •Respetar su flujo. 5. b) Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo de unidad.Si la superficie neta (áreas de trabajo) se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida. el siguiente paso es revisar todo el diseño en conjunto. Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental. causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo. Para ello es necesario: a. tiene que planearse el arreglo escritorios.) b. El diseño sugerido se determina moviendo y cambiando los modelos a varias posiciones a modo de llegar una disposición satisfactoria. etc. •Integrar una oficina funcional y atractiva. volumen y secuencia. se debe tomar en cuenta: a) El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales. en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia su trabajo. mobiliario y equipo paca cada persona y área de la organización. disquetes.3. Tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente.3. 5. modelos. c. maquetas.3 Plan básico La tercera etapa de la planeación comprende los siguientes aspectos: 5. sin respetar áreas de circulación.

La distribución final. de ser posible. recomendándose la colocación de pantallas de acrílico traslúcido. La colocación de frente o espaldas a la luz natural no se considera aconsejable. Esta ha de llegar. a una iluminación incorrecta. temperatura inadecuada. Preparar la distribución final. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. se presentan algunos requisitos que deben cumplirse para eliminar o disminuir. ruidos excesivos. así como la ubicación de servicios al personal y al público. se considera generalmente que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que hayan de recibir la luz. 15 . 6. debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación. d. sería erróneo pensar que los problemas de iluminación resuelven simplemente suministrando mayor cantidad de luz. e. especialmente cuando se trata de tareas que requieran de modo preferente el empleo de la mano derecha (dibujo. 6. alambrado telefónico y eléctrico sistemas de intercomunicación. tales como: indicar con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo. también es de gran utilidad recabar las sugerencias de los clientes. números de identificación para el mobiliario y equipo. Por lo que se refiere a la luz natural. entre otras cosas. etc. la intensidad luminosa. en lo posible. canceles. manual. coloración inapropiado. Por lo anterior. pero presentan la contrapartida de resultar mucho más costosos que el alumbrado directo. al modificar. etc. Con ella se tienden a evitar contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa. contabilidad). mostradores. es preciso señalar todas las especificaciones necesarias. Sin embargo. Aprobación. gabinetes. esta información es necesaria a fin de obtener una integración completa del espacio. dentro de ciertos límites.1 Iluminación Experimentalmente ha sido demostrada la existencia de variaciones en el rendimiento. Cuando se utilizan tubos fluorescentes no se aconseja su instalación al descubierto. tomando eri cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización. por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. En ésta. Bien reconocido es que la productividad se reduce debido. el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física. En principio se aconseja la luz difusa preferentemente a la iluminación directa. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.asegurarse de que ofrecerá la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización. pues el exceso de esta puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia. los efectos negativos provocados por factores ambientales. escritura.

etc. de este factor. dentro de ciertos límites. el empleo de colores convenientes pueden contrarrestar psicológicamente. siendo preferibles para locales orientados al norte o en zonas donde predomina el clima frío. resulta conveniente su empleo en techos con el fin de obtener una iluminación difusa.4 Insonorización Dejando aparte los efectos sicológicos que derivan de la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga.3 Temperatura Ambiente los márgenes más recomendables para el desarrollo administrativas se suelen establecer entre 18/22o centígrados.2 Color de las áreas Son sobradamente conocidos los efectos sicológicos que produce el color. 6. el exceso o defecto de la temperatura dominante. está demostrado que la calidad del trabajo depende en gran medida del control. 6. el aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. Mediante el empleo de aparatos de extracción de] aire o instalaciones de acondicionamiento se puede conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior (hasta diez veces por hora). •Los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación por lo cual tampoco se aconseja su uso. como es el caso de pooles secretariales u otros servicios 16 . de actividades Además del empleo de instalaciones capaces de mantener constantemente una temperatura adecuada. por lo que algunas recomendaciones en esta materia serían: •No debe emplear se el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz solar directa. •Por el contrario. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o en zonas calurosas. especialmente cuando se trata de actividades que requieren concentración o estudio. El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales Comunes. •Los tonos con tendencia al violeta o gris intenso se consideran deprimentes por lo que no es recomendable su utilización. •Los colores con tendencia al verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes.). A juicio de los especialistas. irritabilidad. crema y beige produce sensación de calor.6. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. •Los colores con tendencia al ocre claro.

las relativas a la construcción (tabique doble y cámara aislante para situación de aparatos que producen vibraciones. además. •Formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. los topos y tacos de goma en las patas de muebles. etc.5 Mobiliario de trabajo La gran variedad de mobiliario de oficina existente en el mercado y la renovación continua de modelos nos obligan a señalar solamente diseños de uso generalizado.) y al emplazamiento del edificio o de los servicios productores de ruido (separación con relación al edificio principal) para impedir la penetración de ruidos procedentes del exterior. b) Disminución del número total de cajones o compartimientos. •Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. 17 . El volumen del ruido se mide en decibeles.semejantes. cabe incluir la sustitución del equipo ruidoso y las adaptaciones o modificaciones del mismo (por ejemplo. tales como compresores de aire acondicionado. etc. los aparatos para evitar el ruido de la apertura y cierre de puertas. por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como son: •Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techos. instalación de vibradores en lugar de timbres de llamada y teléfonos. En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios dobles formados por laminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. cuando intervienen equipos y maquinas agrupadas en recintos de gran capacidad. formados por elementos que adoptan posiciones múltiples. Entre las medidas que pueden impedir o disminuir la producción de ruidos. Un local destinado a actividades administrativas se considera ruidoso cuando en el se alcanzan intensidades del orden de los 55/58 decibeles. que frecuentemente quedan reducidos a un solo cajón y un archivador incorporado para suspensión vertical de carpetas con índices o indicadores visibles. imprenta. •Revestimientos de yeso o materiales porosos. Entre las medidas que tienden a evitar la propagación del ruido pueden señalarse. unidad que de modo aproximado corresponde a la mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. La difusión del ruido se reduce. a) Supresión del cajón central en las mesas de trabajo. los rodamientos silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y archivadores. en primer lugar. cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles y aun más. en estos supuestos. ya que la situación del mismo impide su utilización normal. todas las ventajas que normalmente se atribuyen a los locales comunes pueden quedar anuladas si los problemas de ruido no reciben un tratamiento adecuado. c) Manejo de conjuntos modulares. 6.). que resultan especialmente útiles para determinados procesos y clases de trabajo.

d) Empleo de mobiliario formado por series de elementos desmontables. productividad y satisfacción personales. los cuales pueden alternarse dependiendo su alcance e interacción. volumen de documentación. EDIFICIOS INTELIGENTES 7. equipo. las adquisiciones deben de centralizarse en un servicio encargado de determinar las necesidades y selección de los diferentes modelos y tipos de mobiliario. 7. el número y calidad de los servicios que operan controlan y variará con la inversión que se destine a su diseño. a fin de facilitar los cambios de posición requeridos por la ejecución del trabajo. que regula la ambientación de una organización. c) Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. f) Los asientos deben ser giratorios. de altura regulable y respaldo basculante. b) Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. d) Establecer un.1 Concepto Representan una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología microeléctrica. g) El mobiliario y equipo de uso común o general debe ajustarse a variedades normalizadas para facilitar su intercambio y empleo en todas las instancias de la organización. clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximo sus capacidades. 7. e) Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. Para tal efecto. el cual puede incluir. intercambiables pueden dar lugar a elevado número de combinaciones. Dichos elementos. 7. entre otras opciones: 18 . además de facilitar la flexibilidad de la distribución. etc. De acuerdo con esto. e) Utilización de separaciones móviles adheridas a la mesas de trabajo a fin de proporcionar un cierto aislamiento al persona. que permiten adecuar las condiciones del lugar de trabajo a las características de las actividades asignadas a cada funcionario (superficie.2 Objetivos a) Conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización.). f) Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo.3 Alternativas de Servicio La instalación inteligente está compuesta por diferentes sistemas de información. g) Reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material.

Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano. aire contaminado. bajas o altas temperaturas. exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones. Apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista. lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo. generar recomendaciones. falta de luz. Procesamiento de lenguaje que abre una puerta para el diálogo directo entre el hombre y la computadora. oído.4 Trabajo Inteligente En una construcción inteligente la productividad se puede incrementar en forma sustancial. y permiten identificar tendencias (positivas o negativas) aprender de las experiencia.•Energía •Clima •Mantenimiento y soporte •Seguridad •Telecomunicaciones •Bases de datos •Servicios de reproducción •Fax •Correo electrónico •Temperatura •Resguardo de información •Sonido 7. 7. respiración y libertad de movimiento ante circunstancias tales como incendios. o de éste al usuario en forma comprensible. exponer conclusiones. c) Sistema de percepción de visión. ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera: a) Fisiológicas. toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados. repercute directamente en las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo. los cuales se clasifican en: a) Sistemas expertos (basados en conocimiento). habla y tacto. 19 . b) Sistemas en lenguaje natural. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema. producir reportes y reconocer limitaciones.5 Aspecto Humano La ambientación de trabajo inteligente. Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computaciona les que resuelven problemas expresados en términos simbólicos más que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial.

TIPOS DE DISTRIBUCIÓN Ya que hemos definido las ventajas. c) Sociológicas. Estos hacen referencia a la práctica en si de cómo ordenar una planta de trabajo. Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se transporte a ese lugar ó que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la fábrica hasta el punto final. es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado. 20 . ya sea por su tamaño o porque simplemente debe ser hecho en ese sitio. conservación de la planta productiva. Son ubicados continuamente de tal modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior. empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos pasos y/o procesos tiene su operación. sentido de apreciación y reconocimiento. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para cada uno.b) Psicológicas. interrelación personal. Permiten el ahorro de energía. flexibilidad. los criterios y los métodos de distribución pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución. Primero cuando la selecciona. servicios auxiliares etc. d) Económicas. disminución de la irritabilidad. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. los accesorios. estas necesidades-se ven soportadas por una mejor comunicación. La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto. segundo cuando la corta. sin embargo en las empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el orden óptimo para la operación. maquinas. 3. Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de agua que construyen las ciudades. sentido de integración e imagen personal. 2. con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor estrategia para disminuirlos. En esta. 1. 8. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que el producto que vamos a fabricar no puede ser movido. tranquilidad. preservación del espacio. Fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad. tercero donde la pule y cuarto donde la pinta. comodidad y estabilidad. Por ejemplo puede contratar una bodega cercana donde hacer los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje. También reconocidas como socio-culturales.

de los operarios de los clientes etc. planta o taller con el que se cuenta. a) Flujo En Línea b) Flujo En ELE: c) Flujo En U: d) Flujo En S: 21 . Sistemas De Flujo Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local. Veamos pues los sistemas de flujo.Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías.

Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden general. Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden. 22 . La mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en cuenta que "Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar".

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S. "Intelligent Buildings". Bernaden y Richard E.S. México. Integraph and Bentley Systems. "The Intelligent Building Sourcebook". Halstead Press. Primera edición. 1988. Presidencia de la República. A Division of John Wiley and sons. Coordinación General de Estudios Administrativos. Segunda Edición. Editors.A. Colección: Guías Técnicas. "Microstation: AutoCAD Review". Inc.BIBLIOGRAFIA 1. U. 1992 2. "Distribución del Espacio en las Oficinas Públicas. 1993 4. Segunda Edición U. 3. 1979. lnc. NewYork: Random House. Primera Edición. Johnson Controls. The Fairmont Press. 6. Brian Atkin Editors.A. 27 . U. U. Daryl.A. Guía técnica".S. Neubauer. Johm A.S. "Managing at the Speed of Change".A 1993. Conner. 5. Serie: Organización y Métodos No.

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