Manual Politicas Contables Modelo A Central 2012 Ver 1

Modelo Manual de Polticas Contables
Aplicable a las dependencias y organismos de la Administracin Central

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Direccin Distrital de Contabilidad Versin 1, Noviembre de 2012

MODELO
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
APLICABLE A LAS DEPENDENCIAS Y
ORGANISMOS
DE LA ADMINISTRACIN CENTRAL

Bogot D.C., Noviembre de 2012


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MODELO DEL MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
APLICABLES
A LAS DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACION CENTRAL

JORGE CASTAEDA MONROY
Contador General de Bogot D.C.

IVAN JAVIER GOMEZ MANCERA
Subdirector de Consolidacin, Gestin e
Investigacin

MARCELA VICTORIA HERNANDEZ ROMERO
Subdirectora de Gestin Contable de
Hacienda

PRODUCCIN DOCUMENTAL
Equipo de Investigacin Direccin Distrital de Contabilidad

Bogot D.C., Noviembre de 2012


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TABLA DE CONTENIDO

Presentacin .................................................................................................................... 4
1. ORGANIZACIN CONTABLE ............................................................................................ 6
2. GESTIN CONTABLE POR PROCESOS ............................................................................. 6
3. GENERACIN DE INFORMACION CONTABLE ..................................................................... 7
3.1 LIBROS DE CONTABILIDAD ................................................................................................................ 7
3.2 COMPROBANTES DE DIARIO ............................................................................................................. 9
3.3 SOPORTES DE CONTABILIDAD ........................................................................................................10
4. CONTROLES A LA ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES .................................... 10
4.1. Controles administrativos ........................................................................................................................10
4.1.1. COMUNICACIN A LAS REAS DE GESTIN Y ENTES EXTERNOS PARA EL SUMINISTRO
OPORTUNO DE INFORMACIN ......................................................................................................................10
4.1.2. Lista de control para verificar la entrega oportuna de informacin .......................................................11
4.1.3. Actas de seguimiento de balance .........................................................................................................12
4.1.4. Actividades de cierre al final del perodo contable ................................................................................12
4.2. Controles operativos ................................................................................................................................13
4.2.1 verificacin y conciliacin de informacin contable ..............................................................................13
4.2.2. Conciliaciones bancarias ......................................................................................................................13
4.2.3. Operaciones reciprocas ........................................................................................................................14
5. PRESENTACIN DE INFORMACIN CONTABLE ............................................................... 15
6. PUBLICACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES ................................................................ 16
7. DEPURACIN CONTABLE PERMANENTE ........................................................................ 16
8. RESPONSABILIDADES DE LAS REAS DE GESTIN FRENTE AL PROCESO CONTABLE ........ 18
9. AUTOEVALUACIN DEL PROCESO CONTABLE ............................................................... 19
9.1. Informes de autoevaluacin contable ......................................................................................................19
9.1.1 dictmenes de la contralora .................................................................................................................20
9.1.2. Planes de mejoramiento .......................................................................................................................20
9.1.3. Informes de auditoras internas y externas ..........................................................................................20
9.1.4. Encuesta de satisfaccin de usuarios ..................................................................................................21
9.1.5. Evaluaciones de la contadura general de la nacin ............................................................................21
10. CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS ...................................................................... 21
11. SISTEMA DE INFORMACIN ........................................................................................ 22
12. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS AREAS
DE GESTION ...................................................................................................................... 23
13. CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN CONTABLE ............................................................ 24
14. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLTICAS CONTABLES ............................................. 25
15. POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECFICAS ........................................................ 25
15.1 Deudores ................................................................................................................................................25
15.2. Propiedades, planta y equipo ................................................................................................................26
15.2.1. Reconocimiento ..................................................................................................................................26
15.2.2. Mtodo de valuacin de los elementos de consumo ..........................................................................28
15.2.3. Actualizacin ......................................................................................................................................28
15.2.4. Administracin y custodia ...................................................................................................................29
15.2.5. Clculo de depreciaciones y amortizaciones ......................................................................................30
15.2.6. Entrega y recibo de propiedades, planta y equipo ..............................................................................31
15.2.6.1. Entrega y recibo de bienes con transferencia de propiedad ............................................................31
15.2.6.2. Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestacin .............................................31
15.2.6.3 Restitucin o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestacin .........................................32
15.2.6.4 Bienes entregados en administracin (comodatos a particulares) ...................................................32

3
15.2.7 Bienes pendientes de legalizar ............................................................................................................33
15.3 Obras y Mejoras en Propiedad Ajena .....................................................................................................33
15.4 Provisiones y Amortizaciones .................................................................................................................33
15.4.1 Provisiones ..........................................................................................................................................33
15.4.2 Amortizaciones ....................................................................................................................................34
15.5 Toma fsica de bienes ............................................................................................................................34
15.6 Cuentas por Pagar .................................................................................................................................35
15.7 Ingresos ..................................................................................................................................................36


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PRESENTACIN

Nombre de la Dependencia y organismo de la Administracin Central es un ente contable
pblico, definir la naturaleza jurdica, caractersticas, aspectos legales, objeto social, etc.
de la entidad.

Por sus caractersticas, Nombre de la Dependencia y organismo de la Administracin
Central lleva contabilidad separada y aplica los principios, normas tcnicas y
procedimientos fijados en el Rgimen de la Contabilidad Pblica, en el proceso de
identificacin, clasificacin, registro, preparacin y revelacin de los estados contables,
conforme a la Resolucin 354 del 5 de septiembre de 2007 de la Contadura General de la
Nacin, las resoluciones, circulares externas, instructivos, doctrina y dems documentos
tcnicos relacionados con el citado Rgimen de Contabilidad Pblica y emitidos por ese
organismo.

Igualmente, aplica la Resolucin 357 de julio 23 de 2008 de la CGN en el sentido de
documentar e implementar las polticas y prcticas contables para propiciar y generar
informacin confiable, relevante y comprensible (caractersticas cualitativas de la
informacin contable), y apoyar la toma de decisiones, el control y la optimizacin de los
recursos pblicos.

El Manual de Polticas Contables, al describir las responsabilidades, las prcticas
contables y formas de desarrollar las principales actividades contables, se constituye en
una herramienta que facilita la preparacin y presentacin de la informacin financiera, su
interpretacin y comparacin para efectos de control administrativo, financiero y fiscal en
Nombre de la Dependencia y organismo de la Administracin Central.


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Los siguientes, son algunos objetivos del Manual de Polticas Contables:

Servir de instrumento para garantizar que todas las operaciones financieras realizadas
al interior de los procesos misionales y/o de apoyo de la Nombre de la Dependencia y
organismo de la Administracin Central. sean vinculadas al proceso contable.
Aplicar los principios e implementar las prcticas contables para reconocer y revelar los
activos, pasivos, ingresos y gastos, inherentes al proceso contable de la Nombre de la
Dependencia y organismo de la Administracin Central.
Mantener la sostenibilidad del sistema contable de la Nombre de la Dependencia y
organismo de la Administracin Central.
Soportar en forma adecuada la toma de decisiones.
Contribuir al ejercicio de la rendicin de cuentas, el cumplimiento de la legalidad y el
control administrativo, fiscal y disciplinario sobre la gestin eficiente, la destinacin,
uso, mantenimiento y salvaguarda de los recursos pblicos con que cuenta la Nombre
de la Dependencia y organismo de la Administracin Central.


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POLITICAS CONTABLES

Las siguientes polticas contables se refieren a los principios, reglas, controles y
procedimientos especficos adoptados al interior de los procesos misionales y de apoyo
de la Nombre de la Dependencia y organismo de la Administracin Central con el fin de
garantizar el procesamiento y reporte confiable y oportuno de la informacin contable
necesaria para elaborar y presentar los estados financieros.

1. ORGANIZACIN CONTABLE

Nombre dependencia y organismo de la Administracin Central, organiza internamente su
contabilidad a travs de unidades de responsabilidad de forma integrada; el proceso
contable se documenta, evala y actualiza de conformidad con los requisitos del Sistema
Integrado de Gestin implementado por la entidad.

2. GESTIN CONTABLE POR PROCESOS

El proceso contable de Nombre dependencia y organismo de la Administracin Central,
debe interrelacionase con los dems procesos de la entidad.

Los procesos a cargo de las diferentes reas que conforman la estructura organizacional
de la Nombre dependencia y organismo de la Administracin Central que realicen
operaciones susceptibles de registro contable, deben considerar en la caracterizacin de
servicio, procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestin, la interrelacin
directa o indirecta con el proceso contable.

Las reas de gestin se deben relacionar con el proceso contable como proceso cliente,
asumiendo el compromiso de suministrar la informacin contable que se requiera, en el
tiempo oportuno y con las caractersticas necesarias, de tal modo que estos insumos sean
canalizados y procesados adecuadamente.


7
El Sistema Integrado de Gestin, se constituye en una herramienta gerencial que permite
de una forma metodolgica documentar, estandarizar y controlar los procesos y servicios
de la Nombre dependencia y organismo de la Administracin Central.

3. GENERACIN DE INFORMACION CONTABLE

La informacin que se produce en las diferentes reas de gestin de la entidad ser la
base para reconocer contablemente los hechos econmicos, financieros sociales y
ambientales. Por lo tanto, las bases de datos producidas y administradas en las reas de
gestin se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los
estados contables en aquellos casos en que los registros contables no se lleven
individualizados, por lo que en aras de la eficiencia operativa de la entidad, el detalle de
dicha informacin permanecer en el rea de origen sin perjuicio de que la misma se
encuentre registrada en forma agregada en contabilidad.

La informacin contable impresa y/o en medios magnticos que constituya evidencia de
las transacciones, hechos y operaciones efectuadas por la entidad deben estar a
disposicin de los usuarios de la informacin, en especial, para efectos de inspeccin,
vigilancia y control por parte de las autoridades que los requieran.

La informacin contable requerida por los rganos de inspeccin, vigilancia y control es
canalizada a travs de la Oficina Asesora de Control Interno, previa preparacin de la
informacin pertinente por parte del Nombre del rea contable de la dependencia y
organismo de la Administracin Central.

La informacin para el reconocimiento de las transacciones de contabilidad se procesa en
forma automtica, semiautomtica y manual.

3.1 Libros de Contabilidad


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La Entidad prepara la contabilidad por medios electrnicos y ha previsto que tanto los
libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan
consultarse e imprimirse.

Los libros de contabilidad, principales y auxiliares, se llevan en castellano y deben
ajustarse a la norma y a la parametrizacin del sistema de informacin SI Capital o
Nombre del Sistema que maneja la entidad o en forma manual, y deben contener como
mnimo: Tipo de libro, periodo, cdigo contable, descripcin y movimientos de las cuentas.

As mismo, los libros auxiliares estn diseados en el modulo LIMAY o Nombre del
Sistema que maneja la entidad o en forma manual, y podrn generarse de acuerdo con
los niveles de desagregacin incluidos en la funcionalidad del sistema, y los parmetros
establecidos.

Los libros auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control
detallado de las transacciones y operaciones de la entidad, con base en los comprobantes
de contabilidad y los documentos soporte que la entidad haya definido en sus
procedimientos.

En relacin con los libros de contabilidad, se garantiza que realizado el cierre del perodo
contable, no se podrn modificar o eliminar los registros de origen. En fecha posterior
podrn modificarse los saldos reflejados en el cierre, nicamente mediante ajustes
contables reconocidos en el perodo siguiente.

Los libros de contabilidad se generan archivan y conservan de acuerdo con el
procedimiento establecido al interior del rea contable de Nombre de la dependencia u
organismo de la Administracin Central
1
y las tablas de retencin documental de la
entidad.

La tenencia, conservacin y custodia del acta de apertura de libros, de los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad es responsabilidad del Cargo del responsable del

1
En lo posible referenciar el cdigo del procedimiento establecido.

9
rea contable de la dependencia u organismo de la Administracin Central, quien podr
delegar dicha responsabilidad a un funcionario de la misma rea.

El funcionario responsable de la tenencia, conservacin y custodia, denunciar ante las
autoridades competentes la prdida o destruccin de los soportes, comprobantes y libros
de contabilidad.

En caso de prdida o destruccin el Representante Legal, o cargo del superior jerrquico
del responsable del rea contable, ordena de inmediato, la reconstruccin de la
informacin, en un perodo que no podr exceder de seis (6) meses.

Para la reconstruccin se toman como base los comprobantes de contabilidad, los
documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas
en medios magnticos, las bases de datos de las reas de gestin y dems instrumentos
que considere pertinente Cargo del responsable del rea contable y el cargo de su
superior jerrquico,

El trmino de conservacin de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de
diez (10) aos, contados a partir del 31 de diciembre del perodo contable al cual
corresponda, la disposicin anterior, se aplica a las tablas de retencin documental y a las
polticas de la institucin para el manejo de archivos, sin perjuicio de las disposiciones
establecidas o adoptadas por el Archivo de Bogot para el manejo y conservacin de
documentos histricos.

3.2 Comprobantes de Diario

Los comprobantes de contabilidad se generan, archivan y conservan segn lo establecido
en el procedimiento establecido al interior del rea contable
2
, los lineamientos sealados
por el Cargo del responsable del rea contable de la dependencia u organismo de la
Administracin Central y la Tabla de Retencin Documental de la Entidad.

2
En lo posible referenciar el cdigo del procedimiento establecido.

10
Igualmente la informacin contable se conserva en medio magntico, o en el recurso de
red para almacenamiento de informacin, bajo los parmetros de seguridad y archivo
definidos por Nombre del rea o el cargo del responsable de los sistemas de informacin
de la dependencia u organismo de la Administracin Central.

3.3 Soportes de contabilidad

Los soportes deben adjuntarse, relacionarse y/o identificarse en los comprobantes de
diario, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien
sea por medios fsicos y/o electrnicos.

En las transacciones automticas los soportes contables se conservan en el rea de
gestin que los origin. De otra parte, tratndose de transacciones manuales los soportes
contables deben adjuntarse y/o referenciarse en los comprobantes de diario.

Cuando se trate de ajustes contables originados en depuracin y anlisis de datos se
sustentan adecuadamente, referenciando el registro de origen y adjuntando los
documentos soportes pertinentes.

4. CONTROLES A LA ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES

Los Estados Contables elaborados y presentados por la entidad son objeto de
autenticacin y certificacin mediante las firmas del cargo del Representante Legal, el
cargo del superior jerrquico del contador, y por el contador o cargo del responsable del
rea contable, en los trminos definidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica.

4.1. Controles Administrativos

4.1.1. Comunicacin a las reas de gestin y entes externos para el suministro oportuno
de informacin


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El Cargo del responsable del rea contable, actualiza anualmente los requerimientos
mnimos y fechas de reporte de la informacin contable que deben remitir las reas de
gestin de Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, as como
la informacin de los entes externos para la preparacin y entrega oportuna de reportes
contables internos y externos.

Mediante comunicacin interna (Memorando y/o Correo Electrnico) y comunicacin
externa (Oficio y/o Correo Electrnico), el Cargo del responsable del rea contable,
informa y solicita a los responsables de las reas de gestin y entes externos, los
requerimientos de informacin contable necesarios para la elaboracin y presentacin de
los estados contables.

Los requerimientos de informacin contable detalla, entre otros, los siguientes aspectos:
responsables del reporte, fecha de entrega, perodo al que corresponde y los
documentos, listados, reportes, informes y las caractersticas de contenido y calidad, en
trminos de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

Las reas de gestin de Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin
Central, deben reportar todas las transacciones, hechos y operaciones expresadas en
trminos cualitativos o cuantitativos, atendiendo la normatividad vigente.

4.1.2. Lista de control para verificar la entrega oportuna de informacin

Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en la entidad
deben conservar y actualizar la lista de control o mecanismo establecido en la
dependencia u organismo de la administracin central, segn procedimiento de calidad
referenciar en lo posible el cdigo del procedimiento si existe al interior, para verificar la
entrega oportuna de informacin contable por parte de cada una de las reas de gestin,
con el objeto de controlar la inclusin de la totalidad de las transacciones, hechos y
operaciones.


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El funcionario responsable del registro contable, revisa, analiza y verifica la informacin
remitida o procesada por el rea de gestin, en caso de encontrar deficiencias o
inconsistencias informa por escrito (memorando, oficio y/o correo electrnico), a las reas
responsables de la informacin o la entidad externa remitente para que se efecten las
correcciones, modificaciones y/o ajustes.

4.1.3. Actas de seguimiento de balance

El Cargo del responsable del rea contable, controla y verifica el cumplimiento de las
actividades de cierre mensual mediante las actas de seguimiento de balance por cada
una de las reas de gestin o incorporar el mecanismo utilizado en la entidad para realizar
el seguimiento, con lo cual se garantiza que se han adelantado acciones mnimas
tendientes a lograr la razonabilidad y objetividad de la informacin contenida en los
estados contables.

4.1.4. Actividades de cierre al final del perodo contable

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, realiza actividades
de orden administrativo tendientes a lograr un cierre integral de la informacin contable
producida a una fecha determinada en todas las reas de gestin que generan hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales.

Las actividades a desarrollar deben contemplar entre otros los siguientes aspectos: cierre
de compras y presupuesto, recibo a satisfaccin de bienes y servicios, reconocimiento de
derechos, elaboracin de inventario de bienes, legalizacin de cajas menores, viticos y
gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificacin de
operaciones recprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones,
sentencias y conciliaciones, las cuentas de orden y la presentacin de las notas a los
estados contables, dando aplicacin a lo establecido por la Contadura General de la
Nacin y el Contador General de Bogot D,C., en lo relativo al cierre contable de cada
vigencia.

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4.2. Controles Operativos

4.2.1 Verificacin y conciliacin de informacin contable

El anlisis, verificacin y conciliacin de la informacin contable se realiza peridicamente
y de forma permanente por los funcionarios responsables de las reas de gestin y el
responsable del rea contable, confrontando la informacin de las dos fuentes. Se
efectan como mnimo conciliaciones de saldos para la cuenta de tesorera (solo para la
Secretara de Educacin y la Contralora), cuenta de enlace, deudores, cuentas por pagar,
nmina, propiedades, planta y equipo, obligaciones contingentes, operaciones
interinstitucionales.

Del resultado de esta actividad puede generarse la realizacin de ajustes,
reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones a que haya lugar, tanto en las
transacciones u operaciones manuales como automticas modificar el texto dependiendo
el sistema que utilice la dependencia u organismo de la Administracin Central.

4.2.2. Conciliaciones bancarias

Este numeral aplica nicamente para la SED y la Contralora por tener tesorera propia
para algunos casos

El Cargo del responsable del rea contable es responsable de la preparacin y
presentacin de las conciliaciones bancarias de Nombre de la dependencia u organismo
de la Administracin Central, de acuerdo con el procedimiento referenciar en lo posible el
cdigo del procedimiento si existe al interior establecido en el Sistema de Gestin de la
Calidad y coadyuva con el rea de Tesorera de la entidad en la gestin de las partidas
conciliatorias.

El Cargo del responsable del rea contable, podr designar un funcionario que lidere el
desarrollo de las actividades del proceso de conciliaciones bancarias, quien informar las

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novedades que se presenten en desarrollo del mismo y preparar los requerimientos y
ajustes necesarios de acuerdo con los lineamientos dispuestos.

Las partidas pendientes de conciliar, no podrn superar los mrgenes establecidos en los
indicadores de gestin formulados en el Sistema de Gestin de la Calidad. En aquellos
casos que no se cumpla con el indicador, se debe realizar un seguimiento especial y
tomar las acciones correctivas necesarias para subsanar tal hecho. Este prrafo Aplica si
la SED y la Contralora hacen seguimiento a este tema

4.2.3. Operaciones reciprocas

El Cargo del responsable del rea contable designa un funcionario responsable de
revisar, analizar, verificar y conciliar las transacciones u operaciones de enlace con las
dependencias y organismos del nivel central; as como, las operaciones reciprocas con
las dems entidades del nivel descentralizado del Distrito Capital y del orden Nacional.

La conciliacin de las cuentas de enlace con las dependencias y organismos de la
Administracin Central del Distrito Capital, as como las operaciones reciprocas con las
Localidades se realizan en forma permanente y como mximo mensualmente.

La conciliacin de las operaciones reciprocas con las entidades descentralizadas del
Distrito Capital y las entidades del nivel nacional se realizan en forma permanente y como
mnimo trimestralmente y en todo caso cada vez que se reciba el informe de
inconsistencias en operaciones reciprocas por parte de la Direccin Distrital de
Contabilidad y/o la Contadura General de la Nacin.

La conciliacin de las operaciones reciprocas debe quedar evidenciada en hojas de
trabajo y en los formatos establecidos para tal fin, los cuales se constituyen en el soporte
para la realizacin de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones contables

Los ajustes, reclasificaciones, correcciones y modificaciones contables, se efectan
mximo dentro del trimestre siguiente al informe de inconsistencias en operaciones

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reciprocas resultante del proceso de consolidacin adelantado por la Direccin Distrital de
Contabilidad.

5. PRESENTACIN DE INFORMACIN CONTABLE

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, prepara y presenta
mensualmente los estados contables de la entidad, con base en la informacin reportada
por las reas de gestin. La misma se constituye en informacin oficial de la entidad para
todos los efectos relacionados con la rendicin de cuentas a los distintos usuarios de la
informacin contable.

INFORMACIN A CARGO DE Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central,

Tipo de Informacin Entidad Receptora Periodicidad
Estados Contables Nombre de la
dependencia u organismo de la

Internamente Mensual
Direccin Distrital de
Contabilidad
Trimestral
Contralora Distrital Semestral
Dependencias Internas
Nombre de la
dependencia u
organismo de la
Cada vez que se
requiera
Otras entidades
Pblicas o Privadas
Cada vez que se
requiera
Conciliaciones Bancarias Aplica para
la SED y Contraloria
Tesorera de la entidad Mensual
Contralora Distrital Cada vez que se
requiera

La Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, presenta a la
Contralora de Bogot D.C., la rendicin de la cuenta consolidada, dentro de los trminos,

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plazos y requisitos fijados por el rgano de Control Fiscal. La Oficina Asesora de Control
Interno de Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, es
responsable ante el organismo de control fiscal de la consolidacin y rendicin de la
cuenta de la entidad.

La informacin contable de la Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central, se reporta a la Contadura General de la Nacin en forma
integrada mediante el proceso de agregacin de los Estados Contables de Bogot D.C.,
de conformidad con los plazos, fechas y requerimientos establecidos por el mximo ente
rector de la contabilidad pblica.

6. PUBLICACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES

La Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, publica
mensualmente en las carteleras de informacin institucional de la entidad, el Balance
General y el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental a nivel de
cuenta y trimestralmente los mismos se divulgan en la pgina Web de la entidad.

7. DEPURACIN CONTABLE PERMANENTE

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, anualmente
formula, revisa, evala y actualiza el Plan de Sostenibilidad Contable.

El Plan de Sostenibilidad Contable de la Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central, se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las
reas de gestin para optimizar sus procesos y procedimientos con el objeto de garantizar
la calidad, eficacia, confiabilidad y oportunidad de la informacin contable.

El Plan de Sostenibilidad incorpora las actividades a ser desarrolladas por cada una de
las reas de gestin para subsanar la deficiencias de orden administrativo y contable,
observadas por evaluacin interna y/o por los organismos de control; el mismo debe
contener como mnimo: Actividades a desarrollar, fechas de cumplimiento, reas

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involucradas y los responsables del logro de las metas propuestas y ser elaborado entre
Nombre del rea responsable del proceso contable y las reas de gestin responsables
de reportar informacin contable.

Los responsables de las reas generadoras de hechos econmicos, financieros, sociales
y ambientales que afecten la informacin contable, se renen peridicamente con los
funcionarios a su cargo, con el objeto de analizar y evaluar el avance al Plan de
Sostenibilidad Contable, para establecer las acciones administrativas y contables
tendientes a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin.

A las reuniones de seguimiento enunciadas anteriormente es invitado el cargo del
responsable del rea contable o su delegado, con el objeto de establecer acciones
conjuntas tendientes a optimizar el proceso contable; as mismo el Jefe de la Oficina
Asesora de Control Interno o su delegado puede participar de las reuniones de
seguimiento para efectos de evaluacin del Sistema de Control Interno Contable.

Las decisiones adoptadas en las reuniones que realicen los responsables de las reas de
gestin, se consignan en actas y las mismas se traducen en acciones concretas
delimitadas en el tiempo, con responsables definidos, que se incorporan y/o actualizan en
el Plan de Sostenibilidad Contable de la entidad.

El proceso de depuracin contable se aplica a la totalidad de los rubros contables del
balance de la entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras. Las partidas
objeto de depuracin extraordinaria se retiran de los estados contables y de ser necesario
para efectos de seguimiento y control y cuando as se disponga por parte del Comit
Tcnico de Sostenibilidad Contable, dichas partidas se reclasifican en cuentas de orden,
en donde no permanecen por ms de cinco (5) aos contados a partir de su
reclasificacin.

Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable


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Dada la caracterstica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelacin
necesaria entre los diferentes procesos que desarrolla la entidad, la Nombre de la
dependencia u organismo de la Administracin Central, constituy el Comit Tcnico de
Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora de los directores de las reas de
gestin, en la formulacin de polticas y estrategias tendientes a garantizar la
sostenibilidad del sistema contable, produciendo informacin financiera con las
caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.

El Comit Tcnico de Sostenibilidad Contable esta integrado por los siguientes
funcionarios: El cargo del superior jerrquico del responsable de la contabilidad, quien lo
preside, el Director de Gestin Corporativa o su delegado, el Director Jurdico o su
delegado, el cargo del responsable de la contabilidad, quien actuar como Secretario
Tcnico, los Asesores asignados al despacho del rea superior jerrquica del responsable
de la contabilidad, el Director o Directores de la Nombre de la dependencia u organismo
de la Administracin Central, cuando se traten temas de su competencia, y el Jefe de la
Oficina Asesora de Control Interno.

8. RESPONSABILIDADES DE LAS REAS DE GESTIN FRENTE AL PROCESO CONTABLE

Los cargo de los niveles de direccin de Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central, como responsables de las reas de gestin, son garantes de la
calidad, confiabilidad y oportunidad de la informacin contable que se genere en cada una
de sus reas.

El nivel directivo de Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central,
es responsable de la orientacin estratgica hacia una administracin eficiente, eficaz y
transparente. Bajo esta premisa, debe promover una cultura contable que permita generar
conciencia en los funcionarios, sobre la importancia de la informacin proporcionada al
rea contable y su incidencia e impacto para la toma de decisiones a nivel financiero en el
Distrito Capital.


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La entidad a travs del Sistema Integrado de Gestin, dispondr de las herramientas
necesarias para que el flujo de informacin generado en las reas de gestin fluya
adecuadamente garantizando oportunidad y calidad en los registros administrativos y
financieros.

9. AUTOEVALUACIN DEL PROCESO CONTABLE

El cargo del responsable del rea contable, es responsable de la elaboracin,
seguimiento, evaluacin, valoracin y actualizacin de la matriz de riesgos y controles de
los procesos y procedimientos del rea, de acuerdo con los parmetros establecidos por
la Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central y la Contadura
General de la Nacin.

Los controles asociados al proceso contable correspondern a todas las acciones
adoptadas con el objeto de mitigar los diferentes riesgos que pueden afectar la
informacin contable.

Los funcionarios del rea contable y de las diferentes reas de gestin que generan
hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son
responsables en lo que corresponda, de la operatividad eficiente del proceso contable, las
actividades y tareas a su cargo.

El cargo del responsable del rea contable, es responsable de la supervisin continua a la
eficacia de los controles integrados y de la autoevaluacin permanente a los resultados de
su rea, como parte del cumplimiento de las metas propuestas por la dependencia.

El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, es responsable de evaluar
permanentemente la implementacin y efectividad del control interno contable necesario
para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la
entidad.
9.1. Informes de autoevaluacin contable


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Nombre del rea responsable del tema contable para realizar el proceso de
autoevaluacin, tiene en cuenta entre otros, los siguientes informes:

9.1.1 Dictmenes de la Contralora

El cargo del responsable del rea contable, es responsable de analizar y evaluar el
informe de auditora integral, dictamen, hallazgos y observaciones de carcter contable
realizadas por la Contralora Distrital en ejercicio de su funcin constitucional y legal,
adoptando las medidas pertinentes para subsanar las deficiencias presentadas.

9.1.2. Planes de Mejoramiento

El cargo del responsable del rea contable, es responsable de establecer y ejecutar las
acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento del rea contable, dentro de los plazos
y fechas establecidos por el rgano de Control Fiscal.

Los funcionarios del rea contable y de las diferentes reas de gestin asignados, son
responsables en lo que corresponda por las actividades, acciones y tareas a su cargo,
relacionadas con el cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la entidad. El cargo del
responsable del rea contable, es responsable del cumplimiento de los compromisos
adquiridos del rea contable en el Plan de Mejoramiento.

El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es responsable de la coordinacin,
consolidacin y presentacin ante la Contralora de Bogot D.C., de los Planes de
Mejoramiento de la Entidad y de la presentacin de informes de avance trimestral.

9.1.3. Informes de Auditoras Internas y Externas

La nombre del rea responsable del tema contable, evaluar y analizar los informes de
las auditoras internas y externas de gestin, de calidad, de evaluacin de control interno
y de certificacin al sistema de gestin de calidad, adelantando las acciones preventivas y
correctivas necesarias para el mejoramiento del proceso contable.

21

9.1.4. Encuesta de satisfaccin de usuarios

La nombre del rea responsable del tema contable, evaluar por lo menos anualmente el
resultado y formular un plan de accin para mejorar la percepcin de los clientes
relacionada con los productos y servicios entregados.

9.1.5. Evaluaciones de la Contadura General de la Nacin

Se evaluar, analizar y establecer el plan de accin sobre las observaciones a los
rubros contables reportados por el Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central en los Estados Contables de Bogot D.C.

10. CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS

La gestin en la administracin control y archivo de los documentos generados en el rea
contable garantiza la efectividad en el proceso y mejores prcticas administrativas
contribuyendo a una importante reduccin de tiempos y costos.

Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en la entidad,
tienen el deber de clasificar, ordenar, foliar y archivar los documentos, libros principales y
auxiliares, comprobantes, soportes, relaciones, escritos e informes contables que en
relacin a su cargo le hayan sido asignados, de acuerdo con lo establecido en las tablas
de retencin documental y procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad.

Las tablas de retencin documental de la entidad, son el instrumento archivstico esencial
que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin
documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de
gestin, central, e histrico.

22
11. SISTEMA DE INFORMACIN

Si no se trabaja con SI CAPITAL describir el sistema automatizado o manual que utiliza la
dependencia u organismo de la Administracin Central para el procesamiento de la
informacin y elaboracin y presentacin de la informacin contable.

El Sistema de Informacin de Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central, es SI_CAPITAL (Sistema de Informacin Distrital), y su utilizacin
es obligatoria por parte de las reas de gestin de la entidad.

En el desarrollo e implementacin de los sistemas se tienen en cuenta las dimensiones de
confidencialidad, integridad, disponibilidad y auditabilidad.

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central fija las polticas de
uso y seguridad informtica, que son de obligatorio cumplimiento para todos los actores
del negocio y son dictadas por la alta direccin y desarrolladas por la Nombre del rea
responsable de los sistemas de informacin en la dependencia u organismo de la
Administracin Central. Esta poltica es conocida y cumplida por todos los funcionarios o
terceros, sea cual fuere el nivel jerrquico y su situacin de vinculacin con la entidad.

La administracin general de Sistemas y de roles est a cargo de Nombre del rea
responsable de los sistemas de informacin en la dependencia u organismo de la
Administracin Central.

Actualmente SI_CAPITAL se encuentra conformado por Componentes y Mdulos, entre
los cuales interactan directamente con LIMAY o proporcionan informacin contable los
siguientes:

SISTEMA DE INFORMACIN SI-CAPITAL
Componentes Mdulos Detalle
ADMINISTRATIVOS PERNO Sistema de personal y nmina

23
SISTEMA DE INFORMACIN SI-CAPITAL
Componentes Mdulos Detalle
SAE Sistema de administracin de elementos
SAI Sistema de administracin de Inventarios
SISCO Sistema de Contratacin
FINANCIEROS
LIMAY Sistema contable Libro mayor
PREDIS Presupuesto Distrital
OPGET Operaciones de gestin de Tesorera
CREP Crdito Pblico
TRIBUTARIOS SIT II Sistema de Informacin Tributaria
PENSIONAL SISLA Sistema Laboral

El mdulo contable LIMAY permite el registro de transacciones en forma automtica,
mediante interface con los diferentes mdulos de gestin o en forma manual y permite
obtener los informes contables.

El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno evala el cumplimiento de las polticas y
protocolos de seguridad en la instalacin, operacin y mantenimiento del sistema de
informacin, bajo el proceso de control interno contable de la Entidad.

12. CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL Y/O CONTADOR Y/O FUNCIONARIOS DE LAS
AREAS DE GESTION

El Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, garantiza la
entrega de la informacin contable cuando se produzcan cambios de Nombre del cargo
del representante legal y/o nombre del cargo del responsable de la contabilidad, por
medio de un informe de gestin que incluye las condiciones en que se encuentra y
entrega el sistema contable de Nombre de la dependencia u organismo de la
Igualmente, los cambios de responsables de las reas de gestin del fondo deben estar
acompaados de sendos informes de gestin en donde se detalle el estado actual de la
informacin que competa a cada rea, almacn e inventarios, administrativa, jurdica,

24
entre otras, y su incidencia en el Sistema de Informacin Contable del Nombre de la
dependencia u organismo de la Administracin Central.

Debe elaborarse un acta debidamente soportada con los documentos a que haya lugar, la
cual debe ser suscrita por los funcionarios entrante y saliente, as como por los
responsables de cada una de las reas que intervengan en este proceso. La misma har
parte del acta del informe de gestin e incluye las condiciones en que se encuentra y se
entrega el sistema contable de la entidad.

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, adems garantiza el
proceso de empalme e induccin de los funcionarios entrantes y salientes para lo cual
establece a su interior los procedimientos presupuestales y administrativos que soporten
esta gestin y atiende los lineamientos que para el efecto se establezcan.

Cuando se produzcan cambios de Representante Legal y/o Contador, la fecha de los
estados contables y de actualizacin de los libros principales de contabilidad a presentar,
corresponde al ltimo da del mes anterior, a la fecha en la cual se hace la entrega del
cargo.

13. CAPACITACIN Y ACTUALIZACIN CONTABLE

El Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, identifica de
manera permanente las necesidades de actualizacin para responder con la
normatividad vigente a los requerimientos de los usuarios internos y externos de la
informacin contable, y solicita ante Nombre del rea de talento humano de la
dependencia u organismo de la Administracin Central, la gestin que se requiera.

Se cuenta con el apoyo permanente de la Direccin Distrital de Contabilidad en lo que
haga referencia a la actualizacin y aplicacin de las normas tcnicas y los
procedimientos de contabilidad enmarcados dentro del Rgimen de Contabilidad Pblica y
emitidos por la Contadura General de la Nacin.

25
14. MANTENIMIENTO AL MANUAL DE POLTICAS CONTABLES

Las polticas descritas en este manual son dinmicas. Cualquier cambio, modificacin o
adicin al Rgimen de Contabilidad Pblica, estructura organizacional del rea contable
y/o de Manuales de procedimientos, suponen una revisin y actualizacin de las mismas.

15. POLITICA POR GRUPO DE CUENTAS ESPECFICAS

15.1 Deudores

Aplica especialmente a Secretaras Distritales de Movilidad, Ambiente, Contralora,
Hbitat.

Los derechos a favor de Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin
Central, se reconocen mensualmente con base en la informacin administrada por
nombre del rea de gestin que pueda generar deudores la cual contiene el detalle de los
aspectos inherentes del derecho a favor de la entidad.

La cartera debidamente certificada por nombre del rea de gestin que pueda generar
deudores, se utiliza para elaborar la conciliacin de los saldos de deudores y origina los
ajustes contables relacionados con intereses, actos administrativos y dems conceptos a
que haya lugar.

La base de datos o informacin detallada de cartera administrada por nombre del rea de
gestin que pueda generar deudores, se constituye en el libro auxiliar de las cuentas y
subcuenta que conforman los saldos de los deudores de competencia de Nombre de la
dependencia u organismo de la Administracin Central.

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, ha dispuesto que
los intereses generados en la liquidacin de deudores con una antigedad superior a
cinco (5) aos, se registran en Cuentas de Orden Deudoras Contingentes revelando dicha
situacin en Notas a los estados contables, atendiendo el principio de prudencia

26
establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica. De efectuarse el pago de tales
intereses por parte del deudor, stos se reconocen como ingreso de la vigencia.

De otra parte, atendiendo el mismo principio, los saldos de cartera por concepto de las
deudas, intereses y sanciones certificados por el rea jurdica de la entidad o por la
Oficina de Ejecuciones Fiscales de la Secretara Distrital de Hacienda, como cartera
incobrable, son trasladados a cuentas de orden contingentes, afectando directamente el
patrimonio de la entidad, en razn a que Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central, por pertenecer al gobierno general y no ser productora de bienes
o prestadora de servicios individualizables no aplica el clculo de provisiones.

Los saldos all trasladados permanecen hasta cuando el rea competente emita los
respectivos actos administrativos de extincin del derecho por los conceptos diferentes al
pago, o porque se haya dado la depuracin extraordinaria, momento en el cual son
retirados los respectivos saldos de las cuentas de orden.

15.2. Propiedades, planta y equipo

15.2.1. Reconocimiento

En Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central,., las
propiedades, planta y equipo se reconocen por su costo histrico. Los bienes recibidos
de entidades pblicas y/o de particulares a ttulo gratuito se registran contablemente por el
valor convenido.

Los bienes adquiridos o incorporados por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario
mnimo mensual legal vigente se registran como gasto
3
y se controlan en el inventario de
bienes de consumo controlado.

Los activos de menor cuanta
4
y superiores a medio salario mnimo mensual legal vigente,
se deprecian en el mismo ao en que se adquieren o incorporan.

3
Libro II Manual de Procedimientos, captulo III, pgina 37.

27

En Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, cada uno de los
componentes de los equipos de cmputo se registra por separado. Ejemplo CPU, teclado,
monitor, mouse
5
.

En Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, para controlar el
manejo de los bienes recibidos de parte de terceros (particulares o empresas pblicas) o
adquiridos por la localidad para ser suministrados a ttulo gratuito a la comunidad, en
desarrollo de sus funciones de cometido estatal
6
se reconocen como inventarios.
7

Para el control de los paneles que conforman los puestos de trabajo reconocidos como
muebles y enseres, se tiene claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida
instalada en la dependencia o rea, se le asigna un cdigo o nmero de placa al conjunto
o conjuntos y su valor queda a cargo del jefe de rea; los elementos que componen el
puesto de trabajo (silla, bases, mesn, archivador, etc.) quedan a cargo del funcionario
que los tenga en uso y sus placas son independientes.

Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el
nmero de piezas o metros son descargados del cdigo correspondiente y asignados al
nuevo receptor.

La prdida o faltante de bienes se registra de conformidad con el procedimiento de
reconocimiento y revelacin de las responsabilidades fiscales, emitido por la Contadura
General de la Nacin
8
y el emitido por la Direccin Distrital de Contabilidad.
9

Los bienes determinados como inservibles en Nombre de la dependencia u organismo de
la Administracin Central, se retiran del balance y se reconocen en cuentas de orden por

4
Valor determinado por la Contadura General de la Nacin
5
Libro II Manual de Procedimientos, captulo III, pgina 36.
6
Plan General de la Contabilidad Pblica.
7
Concepto 20117-156358 del 23-08-11. Este concepto reitera el expediente 20116-155493 del 07-07-11
8
Libro II Manual de Procedimientos, capitulo X, pgina 113.
9
Circular Externa No. 02 del 16 de junio de 2010, Procedimiento para el reconocimiento y revelacin de
responsabilidades


28
un valor equivalente al 1% de su costo histrico mientras se efecta su destino final de
manera que se pueda ejercer el control contable como complemento del control
administrativo.

El registro de las transacciones y operaciones de los bienes devolutivos y de consumo, se
efecta mediante el Aplicativo LIMAY, que recibe la informacin de los aplicativos de
gestin SAI (Sistema de Administracin de Inventarios) y SAE (Sistema de Administracin
de Elementos). Para las dependencias u organismos que no utilizan el SI CAPITAL,
incorporar el Sistema o el medio manual que utilizan para la administracin y control de
los bienes.

En el caso de realizar ajustes manuales, los movimientos y saldos de los libros auxiliares,
se concilian al terminar el perodo mensual con base en los aplicativos LIMAY, SAI y SAE.
o incorporar el sistema que utilice la entidad

15.2.2. Mtodo de valuacin de los elementos de consumo

El mtodo de valuacin para entregar los elementos destinados a consumo interno es
promedio ponderado. La entrega de aquellos adquiridos con cargo a Proyectos de
Inversin, se vala por el costo de adquisicin.

En el evento que se presenten devoluciones al proveedor, stas se descargan del
inventario por el costo histrico registrado en el soporte idneo y se procede nuevamente
a realizar la ponderacin.

15.2.3. Actualizacin

Las propiedades, planta y equipo se actualizan mediante la comparacin de su valor en
libros contra el costo de reposicin o el valor de realizacin.

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, reconoce
provisiones para proteccin de propiedades, planta y equipo, cuando el valor en libros es

29
superior a su valor de realizacin o costo de reposicin, una vez se haya agotado el saldo
reconocido como valorizacin si la hubiere. El registro contable de la provisin afecta
directamente el patrimonio. Esta poltica aplica igualmente para los bienes entregados a
terceros.

En cumplimiento de sus funciones administrativas el Nombre de la dependencia u
organismo de la Administracin Central, adelanta la actualizacin de bienes muebles
cuando lo considere conveniente. No obstante dicha actualizacin se realiza con una
periodicidad mxima de tres (3) aos, incorporando el registro contable en el mismo
perodo de la actualizacin
10
.

La actualizacin procede para todos los bienes muebles que se encuentren en servicio,
aunque estn totalmente depreciados y cuyo costo histrico individual sea superior a
treinta y cinco (35) salarios mnimos mensuales legales vigentes.

Cuando la informacin contable indique la existencia de bienes totalmente depreciados o
amortizados (valor en libros es cero) pero que continan en servicio generando
beneficios econmicos futuros, stos permanecen en el cuerpo del Balance General del
Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, hasta tanto se
realice un avalo tcnico del mismo y se estime su nueva vida til, en el marco de la
norma contenida en el Rgimen de Contabilidad Pblica.
11

La seleccin y aplicacin de metodologas para actualizar los bienes, contempla la
relacin costobeneficio y procura evitar erogaciones significativas, por lo cual se
efectan los avalos con personal de la entidad, mediante la contratacin de personas
naturales o jurdicas o con el apoyo de otras entidades pblicas, siempre que cuenten con
la idoneidad y capacidad tcnica para dicha gestin.

15.2.4. Administracin y custodia

10
Libro II-Manual de Procedimientos Procedimientos contables, numeral 20, pgina 39.
11
Concepto 200912-138808 el 05-02-10, emitido por la Contadura General de la Nacin.

30
La administracin, control y custodia de los bienes del Nombre de la dependencia u
organismo de la Administracin Central, est a cargo del rea de Almacn.

La administracin y control de los equipos de comunicacin, computacin e intangibles
(software) de la entidad, est a cargo de la Nombre del rea de la entidad responsable de
los sistemas.

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, ha constituido el
Comit de Inventarios, para velar por el correcto manejo de los bienes e inventarios,
coordinando, planificando y apoyando con su gestin al profesional encargado de la
administracin de los bienes.

15.2.5. Clculo de depreciaciones y amortizaciones

Tomando en consideracin que los activos del Nombre de la dependencia u organismo de
la Administracin Central, son utilizados de manera regular y uniforme en cada perodo
contable, el mtodo de depreciacin a aplicar es el de lnea recta
12
, entendindose que los
terrenos sobre los que se encuentran construidos los edificios y otras construcciones por
tener una vida til indefinida no son objeto de depreciacin.

Para el rubro propiedades, planta y equipo, se han establecido las vidas tiles definidas
en el Libro II del Manual de Procedimientos de la Contadura General de la Nacin.

En Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, el
reconocimiento contable de la depreciacin, se efecta afectando el patrimonio.

El Comit de Inventarios, o quien haga sus veces en la entidad, revisa la actualizacin o
modificacin de la vida til de los activos, teniendo en cuenta las inversiones que realice
por adiciones o mejoras, polticas de mantenimiento y/o reparaciones, avances
tecnolgicos implementados y obsolescencia entre otros factores, con base en el estudio
tcnico emitido por un perito o experto en la materia.

12
Consiste en determinar una alcuota peridica constante que se obtiene de dividir el costo histrico del activo entre la vida til.

31
Los bienes muebles retirados temporalmente del servicio no son objeto de depreciacin.
Si la entidad comienza a utilizar nuevamente el activo debe continuar con su depreciacin.
Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en
montaje, los bienes en trnsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas o en
mantenimiento, no son objeto de clculo de depreciacin mientras permanezcan en tales
situaciones
13
.

15.2.6. Entrega y recibo de propiedades, planta y equipo

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, da cumplimiento al
procedimiento emitido por la Contadura General de la Nacin relacionado con el
reconocimiento y revelacin de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo.

15.2.6.1. Entrega y recibo de bienes con transferencia de propiedad

La entrega de bienes a otras entidades pblicas que implica la transferencia de la
propiedad, el Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, la
reconoce retirando el activo de su informacin financiera, afectando para ello las
diferentes cuentas del grupo 16 inherentes al bien y reconociendo una disminucin de su
capital fiscal.

El recibo de bienes de otras entidades pblicas que implique la transferencia de la
propiedad, Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, lo
reconoce incorporando el bien al grupo 16 y afectando el Patrimonio Pblico Incorporado.

15.2.6.2. Entrega y recibo de Bienes de uso permanente sin contraprestacin

La entrega de bienes a otras entidades pblicas sin que implique el traslado de la
propiedad ni el reconocimiento de contraprestacin alguna, se reconoce retirando el activo
del grupo 16 y disminuyendo su capital fiscal. Adicionalmente se reconocen en cuentas
de orden de control con el fin de tener el control sobre los mismos. Este registro se

13
Plan General de la Contabilidad Pblica, numeral 169, pgina 41.

32
realiza con base en soportes idneos como actas de entrega y recibo, contratos de
comodato con entidades pblicas, o dems documentos que determine el rea jurdica de
la localidad.

El recibo de los bienes de otras entidades pblicas sin que implique el traslado de la
propiedad ni el reconocimiento de contraprestacin alguna, se reconoce incorporando el
activo en el grupo 16, en las subcuentas respectivas de bienes de uso permanente sin
contraprestacin y afectando el Patrimonio Pblico Incorporado.

15.2.6.3 Restitucin o Entrega de Bienes de uso permanente sin contraprestacin

El Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, reconoce la
restitucin de los bienes entregados para uso permanente sin contraprestacin,
incorporando el bien al grupo 16 en las cuentas correspondientes y afectando el
patrimonio pblico incorporado. Adicionalmente disminuye el valor registrado en las
cuentas de orden deudoras de control.

El Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, reconoce la
restitucin de bienes que recibi para uso permanente sin contraprestacin, retirando el
activo del grupo 16 y afectando el capital fiscal.

15.2.6.4 Bienes entregados en administracin (comodatos a particulares)

El Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, reconoce, por el
valor en libros, los bienes entregados a particulares a travs de contratos de comodato en
el grupo 19, como bienes entregados en administracin, para lo cual, se retiran de las
diferentes cuentas y subcuentas del grupo 16 que hayan sido afectadas originalmente.

La integridad de los bienes de propiedad del Nombre de la dependencia u organismo de
la Administracin Central, se protegen mediante la adquisicin de plizas de seguros,
independientemente que sean entregados en comodato.


33
La titularidad de los bienes es del Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central, cuando stos son entregados en comodato a particulares y en
calidad de Bienes para uso permanente sin contraprestacin a las entidades del gobierno
general y a las empresas, por lo consiguiente se controlan a travs de los aplicativos SAE
y SAI, segn corresponda. Si la entidad no tiene SI CAPITAL, hacer referencia al sistema
o aplicativo que maneje la entidad

15.2.7 Bienes pendientes de legalizar

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, reconoce en el
grupo 16, subcuenta Bienes pendientes de legalizar, aquellos bienes que por alguna
circunstancia no han cumplido la totalidad de las formalidades que acrediten su titularidad
o propiedad.

15.3 Obras y Mejoras en Propiedad Ajena

Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, reconoce las
inversiones realizadas en inmuebles de propiedad de particulares para uso de la
localidad en la cuenta Obras y mejoras en propiedad ajena.

15.4 Provisiones y Amortizaciones

15.4.1 Provisiones

La provisin para prestaciones sociales, se calcula en forma automtica en el modulo
PERNO (Personal y Nomina) del sistema administrativo SI-CAPITAL, el cual se encuentra
previamente parametrizado con base en los factores fijados por la normatividad laboral
vigente aplicable para la entidad.

El pasivo real se constituir con base en la liquidacin realizada, mediante traslado de las
provisiones, al final de la vigencia.


34
La provisin para obligaciones contingentes se registra y ajusta trimestralmente con base
en la informacin suministrada por el Sistema de Informacin de Procesos Judiciales
SIPROJ, administrado por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.,
aplicando el procedimiento dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Contadura
General de la Nacin y en el Procedimiento para el registro contable de las Obligaciones
Contingentes y Embargos judiciales, expedido por la Direccin Distrital de Contabilidad.

La metodologa de valoracin de las obligaciones contingentes, es responsabilidad de la
Oficina de Anlisis y Control de Riesgo de la Secretara Distrital de Hacienda; dicha
valoracin una vez incorporada en SIPROJ, se toma como fuente para los registros
contables de provisiones para contingencias y dems cuentas contempladas en el
procedimiento, de acuerdo con el estado del proceso reflejado en el reporte contable de
dicho aplicativo.

15.4.2 Amortizaciones

Los anticipos que se pacten en la relacin contractual, deben amortizarse peridicamente
segn lo estipule el contrato; de no establecerse en el contrato, la amortizacin se
realizar con base en el porcentaje de avance y pago del contrato.

Los pagos anticipados se amortizan mensualmente en forma proporcional de acuerdo con
la duracin del contrato.

Los activos intangibles con vidas tiles definidas se amortizan durante el perodo en el
cual la entidad espera recibir beneficios futuros. Los activos intangibles con vidas tiles
indefinidas no se amortizan.

Los bienes entregados a terceros y las obras y mejoras en propiedad ajena, se amortizan
de conformidad con lo establecido en el Rgimen de Contabilidad Pblica - RCP.

15.5 Toma fsica de bienes


35
Nombre de la dependencia u organismo de la Administracin Central, realiza durante la
vigencia y en todo caso antes del cierre de los estados contables, el inventario fsico de
bienes muebles e inmuebles, de acuerdo con la programacin realizada por el rea de
gestin a travs de contratacin directa o con personal de la entidad. En ste se
contemplan los bienes: devolutivos y de consumo en depsito, los bienes devolutivos en
servicio, los bienes entregados en comodato a particulares, los bienes entregados para
uso sin contraprestacin a las entidades del gobierno general y a las empresas.

Adicional al inventario anual, Nombre de la dependencia u organismo de la
Administracin Central, realiza inventarios rotativos o de verificacin, especialmente, en
el evento que se presenten cambios de los funcionarios responsables de los almacenes
o la bodega, cuyos resultados forman parte del Informe de Gestin de entrega del
cargo
14
.

15.6 Cuentas por Pagar

Las cuentas por pagar se reconocen a partir del criterio de causacin en el momento en
que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las
obligaciones correspondientes, de conformidad con las condiciones contractuales.

Los registros contables de las cuentas por pagar se realizan en el aplicativo contable
LIMAY, y se originan en los siguientes aplicativos de gestin: SISCO para causacin de
las obligaciones por la adquisicin de servicios, SAI y SAE por adquisicin de bienes,
PERNO para obligaciones laborales y descuentos de nmina, y OPGET para el pago de
las obligaciones contradas. En los casos en que tales operaciones no se contabilicen por
dichos aplicativos, los registros se realizan en forma manual en el Aplicativo LIMAY.
El registro contable en LIMAY se realiza diariamente y se requiere de un flujo de
informacin permanente y oportuno con el rea de gestin, con el fin de que la
informacin est disponible a ms tardar al da siguiente de efectuada la operacin, para
lo cual los funcionarios responsables de las reas de gestin deben diligenciar la

14
LEY 951 DE 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestin.


36
informacin de manera oportuna, de conformidad con los requerimientos de reporte de
informacin contable, establecidos por nombre del rea responsable de la contabilidad.

15.7 Ingresos

Los ingresos se reconocen bajo el principio de causacin, teniendo en cuenta las
disposiciones establecidas en el Rgimen de Contabilidad Pblica. Esto aplica para las
dependencias y organismos que reconocen ingresos de acuerdo con los lineamientos
establecidos internamente y por la Direccin Distrital de Contabilidad. Ejemplo Secretara
Distrital de Movilidad, Secretara de Educacin Distrital, entre otras.

Manual Politicas Contables Modelo A Central 2012 Ver 1

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