PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTACIN AL CIT

VICEPRESIDENCIA DE REFINACIN Y PETROQUMICA

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1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para la recepcin y entrega de la Memoria Tcnica Documental de ECOPETROL
S.A., que ha sido generada como resultado de las actividades efectuadas por funcionarios de
ECOPETROL S.A. y/o por terceros (Empresas Contratistas durante la vigencia de los Contratos), al
Centro de Informacin Tcnica.

2. GLOSARIO

APC: Aprobado para Construccin.

CIT: Centro de Informacin Tcnica (rea de ECOPETROL S.A. quien administra toda la
informacin tcnica de la empresa).

Datos estructurados: El dato proveniente de la aplicacin utilizada para generar
informacin/documento es entregado de manera que sea conforme a un well defined model
y disponible para las aplicaciones intermedias de los sistemas del usuario. No es necesario
especificar y acordar anticipadamente que el dato sea suministrado a la aplicacin especfica,
pero que su estructura sea de modo que pueda ser importado en el medio de destinacin. Se
requiere un control de la versin del dato estructurado.

EPC - Engineering, Procurement and Construction: Tipo de contrato para ejecucin de
proyectos que incluye la ingeniera de detalle, las compras y la construccin.

Imagen electrnica: Imagen del/los documento/s que pueden ser ledos a travs de un visor
electrnico. Habitualmente es una imagen escaneada o extrada del original. Los archivos de
imgenes deben ser incluidos en formato PDF.

MR: Material Requisition Requisicin de Material.

MTD: Memoria Tcnica Documental.

Nativos: Los archivos digitales son entregados en el formato creado por el software
especfico. Los archivos nativos incluyen todas las referencias, parmetros de configuracin,
macros, scripts y dems caractersticas aplicativas para que sean ms fluidos, tiles y
modificables por el usuario. Si los archivos input se utilizan para generar un output desde
la aplicacin, estos archivos input (con identificacin para la compatibilidad de input/output)
deben ser provistos. Se presume que el usuario utilizar una versin compatible del software
de dichos archivos nativos. (formatos DWG, modelos 3D, PDF con OCR para documentos).

OCR: Optical Character Recognition.

QCMD: Quality Control Manufacturing Dossier.

VRP: Vicepresidencia de Refinacin y Petroqumica.







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3. CONDICIONES GENERALES

3.1. ASPECTOS GENERALES

Este procedimiento establece el tipo de informacin, las normas y procedimientos para la entrega de los
documentos finales de la Informacin Tcnica, los cuales deben ser previamente aprobados por el
funcionario responsable en ECOPETROL S.A., en desarrollo de los proyectos de inversin, desarrollo de
ingenieras, estudios, evaluaciones, actualizaciones y mantenimiento de las plantas y unidades de la
Vicepresidencia de Refinacin y Petroqumica de ECOPETROL S.A.

a. Idioma: Los ndices generales sern en espaol, los listados de la documentacin relacionada
sern en el idioma en que se encuentre elaborado el documento, los manuales de operacin,
mantenimiento y procedimientos especiales debern ser realizados en idioma espaol.

b. Cantidad de Documentos y Copias: La informacin que se entrega debe contar con una (1)
versin impresa original y una (1) digital en medio magntico (CD, DVD).

c. Emisin Aceptada Como Documento Final: La informacin a que hace referencia este
documento en el tema de desarrollo de Ingenieras es la Revisin 0 y el As Built, acorde con el
documento; VRP-DPY-I-004 Instructivo de Control de Documentos Tcnicos.

Para cada proyecto se establecen los entregables de ingeniera. La gua de entregables de
ECOPETROL S.A. es la definida en el VRP-DPY-F-008 Listado De Entregables De Ingeniera y
Presentacin De Ofertas.

d. Documentos Digitales: La versin digital de los documentos tcnicos tipo libros, como
informes tcnicos, catlogos, Manuales y Dossier (texto, grficas y figuras) deben ser
entregados en formato PDF (sin ningn tipo de restriccin de lectura y/o escritura) y debe
incluir OCR en un archivo digital idntico a la versin impresa. Igualmente, se deben entregar
los archivos originales de los documentos, grficas, figuras, tablas, mapas, etc. que se
incluyen en PDF.

e. Planos Digitales: Los planos deben ser entregados en su formato original de DWG y adems
en formato PDF que contenga todas las firmas de aprobacin.

f. Referencia Normativas

VRP-DPY-F-008 Listado de Entregables de Ingeniera y Presentacin de Ofertas.

VRP-DPY-I-009 Instructivo para Elaboracin de Planos.

3.2. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA

a. La informacin tcnica debe ser entregada con una comunicacin radicada, adems debe ir
diligenciado el documento ECP-DTI-F-009 Entrega de Informacin Tcnica CIT, aprobado
por un funcionario de ECOPETROL S.A. y con la descripcin detallada de cada elemento de
informacin entregado, los elementos que no estn registrados en l se considerarn como
NO RECIBIDOS.

La recepcin de la informacin tcnica de ECOPETROL se debe realizar a travs de los puntos
Centros de Correspondencia definidos para tal fin.


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b. Los aspectos generales que deben tenerse en cuenta en el proceso de entrega de informacin
son los siguientes:

La informacin tcnica a entregar debe estar debidamente identificada, depurada, rotulada y
los lomos de los libros deben traer indicado el nmero de tomos o volmenes, ejemplo: 1/1 o
1/100.

La comunicacin que relacione la informacin tcnica a entregar, debe ir firmada por un
representante autorizado de la Empresa Contratista, con la siguiente informacin bsica
mnima, por ejemplo:

Fecha de Entrega: (Da-Mes-Ao).

Datos del destinatario:
Centro de Informacin Tcnica
Archivo Tcnico
"[Escriba la direccin del archivo tcnico]"
ECOPETROL S.A.
Asunto: Nombre del Proyecto / Nmero y Nombre del Contrato / Empresa Contratista

Contenido: "[Describa generalmente el contenido de la entrega de informacin tcnica.]"

Datos del remitente: "[Escriba el nombre del funcionario o del representante autorizado de la
compaa]"

Anexos: "[Adjuntar el formato ECP-DTI-F-009 diligenciado]"

Con Copia: "[Escriba el Nombre del Funcionario responsable de ECOPETROL]"



3.3. RECEPCIN Y VERIFICACIN DE LA INFORMACIN

Cada tipo de informacin debe ser entregada inmediatamente finalice su elaboracin en forma
completa (una sola entrega), de acuerdo con los productos, contenido, medios, formatos y cantidades
establecidos en el presente documento.

La informacin recibida surtir un proceso inicial de verificacin del formato ECP-DTI-F-009 Acta de
Entrega de Informacin al CIT, que consiste en comparar la informacin relacionada contra la
entregada; la informacin que no est explcitamente relacionada se considera como NO RECIBIDA.

Las inconsistencias encontradas en esta verificacin sern informadas por el administrador al
Funcionario de ECOPETROL S.A. y/o a la compaa contratista explicando las causas de la NO
ACEPTACIN y solicitando la completitud de la informacin.

Se debe anexar al ECP-DTI-F-009, el listado maestro de documentos a ser entregados, este listado
debe tener un visto bueno del lder proyecto.






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3.4. CONDICIONES DE CONFIDENCIALIDAD

El funcionario responsable de ECOPETROL S.A. de la informacin deber indicar al CIT el nivel de
confidencialidad en el formato ECP-DTI-F-009, segn la clasificacin de seguridad de informacin de
ECOPETROL S.A.:

a. GENERAL: Est al alcance de todos y es entregada o publicada sin ningn tipo de restriccin,
su revelacin no genera ninguna prdida financiera, ni atenta contra la integridad del
personal, ni implica ningn dao a terceros o a los flujos de informacin de la compaa.
Ejemplo:

Toda informacin por legislacin estatal debe ser de carcter pblico.

Los boletines de prensa.

b. RESTRINGIDA: se refiere a que no es pblica y su revelacin genera cierto grado de
expectativas, conlleva a prdidas econmicas bajas o lesiona levemente la integridad del
personal. La mayora de la informacin del da a da cae bajo esta clasificacin y slo debe
estar al alcance del personal autorizado. La informacin estara disponible para consulta
nicamente de los siguientes grupos de funcionarios:

Vicepresidencia de Refinacin y Petroqumica.

Gerencia Refinera de Barrancabermeja.

Gerencia de Proyectos de Refinacin y Petroqumica.

Gerencia Refinera de Cartagena.

Gerencia de Desarrollo y Refinacin.

c. SECRETA: Se refiere a que su divulgacin genera desventajas competitivas o prdidas
econmicas significativas y puede comprometer la seguridad nacional, la seguridad pblica,
constituyendo un secreto comercial, industrial, fiscal u otro considerado en otras leyes. Pone
en riesgo la vida, la seguridad o la salud de las personas.

3.5. ESPECIFICACIONES GENERALES POR TIPO DE INFORMACIN TCNICA

a. Capacidad medios digitales

Capacidad medios
digitales
CD DVD
Capacidad 700 Megabytes
Una capa : 4.7 GB x 2
Doble Capa: 8.5 GB x 2

b. Informacin de Ingenieras

Las fases de ingeniera, APC o Revisin (0), y AS Built deben cumplir con lo estipulado en la
tabla 1. Productos, formatos y medios.


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Estos contenidos sern organizados separadamente para cada unidad de proceso y en una
unidad en comn la documentacin general, exceptuando el contenido MRs y QCMDs que
sern organizadas por tipologa de material.

Tabla 1. Productos, formatos y medios de ingenieras

Productos Contenido
Formatos
digitales
Medios
Libros de ingeniera


Es la recopilacin de toda la documentacin
emitida por los desarrolladores de la Ingeniera
(Ingeniera Conceptual, Ingeniera Bsica,
Ingeniera Bsica para EPC, Ingeniera
Detallada), la documentacin se compilar en
un volumen general.
Libros: PDF, y
archivos
nativos
(Excel, Word,
etc.) (ver
numeral 3.1
literal b)

Planos: DWG
y PDF
Papel:
Ver numeral
3.1 literal b
Magntico:
CD / DVD

Dossier de
Fabricacin de los
Equipos (QCMDs)
Es la recopilacin de todos los documentos de
control de calidad de fabricacin de los equipos
(QCMDs), los QCMDs estarn de acuerdo con
los requerimientos del procedimiento VRP-DPY-
P-501 Procedure for Preparation of the Quality
Control Manufacturing Dossier.
Manuales de
operacin
Es la recopilacin completa de los manuales de
operacin de la planta ser emitida para cada
unidad de proceso o sistema auxiliar. Este
compendio de informaciones ser organizado de
acuerdo con los estndares de la GRB. En
trminos generales, los manuales de
operaciones de las unidades sern organizados
por secciones cada una desarrollando un
argumento especfico.
Dossier final de
Construccin/
Precommissioning/
Commissioning.

Es la recopilacin de todos los documentos
finales de construccin, pre-commissioning y
commissioning, ser adecuadamente indexado
y har una correcta referencia a las
instalaciones y cubrir todas las actividades
hasta la Completacin mecnica; ser preparado
por el contratista de construccin y debe
contener la siguiente informacin

Procedimientos de pruebas implementadas
durante la construccin.

Registros de todos los controles de calidad
finales e intermedios y de las pruebas de todas
las reas y disciplinas. (Excluyendo las hojas
relacionadas a los equipos, las cuales estarn
contenidas en los archives de cada equipo).

Reportes de rendimiento y certificaciones de
los soldadores.


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Reportes de interpretacin de radiografas.

Certificacin de las operaciones de los
ensayos no destructivos.

Modelos 3D

Los modelos 3D deben cumplir con lo
establecido con el documento VRP-DPY-E-225
Technical Specification 3D Model Contents And
3D Model Reviews.
El definido en
el VRP-DPY-
E-225
N.A.


Notas Importantes:

La documentacin en medio magntico, debe ser entregada en PDF y en su archivo nativo, los
medios electrnicos deben ser una fiel copia de los medios impresos.

La documentacin entregada en medio magntica en formato PDF, debe estar en un solo
archivo continuo y no subdividido.

3.6. ESPECIFICACIONES DE LOS DOCUMENTOS IMPRESOS

Este numeral aplica para los documentos: libros de ingeniera, QCMDs, manuales de operacin, dossier
final de la construccin, pre-commissioning y commissioning.

Los documentos sern elaborados en pginas de tamao carta estndar (21,59 x 27,94 mm) o
mltiplos del mismo.

Libro: Las cubiertas de lo tomos sern de pasta dura de 27 x 31 cms, cada tomo ser
identificado.

Planos: Los planos se entregan en rollos y/o predoblado de acuerdo con el instructivo VRP-
DPY-I-009 Instructivo para Elaboracin de Planos. Los predoblados se deben entregar en
bolsas transparentes de calibre No 6 Polipropileno. En cada bolsa se deben guardar dos planos
uno por cada cara. En estas bolsas irn copias sepia del original ploteos del archivo original
debidamente firmados.

Separadores: Cartulinas blancas con pestaas tamao carta.

Hojas separadoras de documentos: Hojas bond, tamao carta, estas hojas separarn los
documentos tcnicos.

Isomtricos: Las cubiertas de los tomos sern de 54 x 31 cms (para hojas doble carta), los
lomos sern de 9,5 cms de espesor e identificados. Estos documentos estarn organizados por
unidad y consecutivamente de acuerdo con el listado general de lneas.

Los planos y documentos que fueran ms grandes de dicho formato, sern elaborados teniendo en
cuenta el documento VRP-DPY-I-009 Instructivo para Elaboracin de Planos.


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La codificacin y numeracin deber ser asignada a los documentos de ingeniera segn el documento
VRP-DPY-I-004 Instructivo de Control de Documentos Tcnicos. En los proyectos donde no se defina
una estructura de codificacin de ingeniera, el VRP-DPY-I-004 es el documento que aplica.

4. DESARROLLO


ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN



Funcionario de
ECOPETROL S.A. y/o
Empresa Contratista
Preparacin de la documentacin
acorde con las especificaciones
definidas en el alcance

Funcionario de
ECOPETROL S.A. y/o
Empresa Contratista
Contar con la informacin Tcnica
en sus versiones finales para
aprobacin por parte de
ECOPETROL S.A.





Funcionario de
ECOPETROL S.A. y/o
Empresa Contratista
Diligenciar el Formato ECP-DTI-F-
009 relacionando todos los tems
contenidos en los medios
magnticos e impresos.

Funcionario de
ECOPETROL S.A. y/o
Empresa Contratista
Entrega de informacin segn lo
establecido en el numeral 3.2

Funcionario de
ECOPETROL S.A. y/o
Empresa Contratista
Entrega de informacin segn lo
establecido en el numeral 3.2
Inicio
Radicacin del
memorando
Diligenciamiento del
Formato ECP-DTI-F-009

Perfeccionamiento de la
Informacin Tcnica
Preparacin de la
documentacin
Devolucin de la
informacin
Verificacin de
la
documentacin
NO SI
Entrega de la
Informacin Tcnica a
CIT

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5. CONTINGENCIAS

Como excepcin al literal C del numeral 3.1, se pueden entregar al CIT las revisiones mayores de la
ingeniera (Rev. A, B, C).























Funcionario de
Correspondencia o
funcionario CIT
En el punto de recepcin del
archivo tcnico, el responsable
realizar verificacin fsica segn
numeral 3.3

Funcionario de
Correspondencia o
funcionario CIT
Segn lo establecido en el
numeral 3.3
Funcionario de CIT
Enviar comunicacin solicitando
complementar la informacin
Funcionario de CIT
Catalogacin de tems fsicos,
carga digitales y almacenamiento
en estantera

Verificacin fsica
Conforme
Fin
Gestin de faltantes
SI
Procesamiento, carga y
almacenamiento
NO