Manual

Visual Software
Versin 8.2
CONTABILIDAD VISUAL
Manual del usuario

Manual del usuario
Versin: 10.0.2
Autor Jorge Gudio
Registro de autor del programa: 13-22-212
Registro de autor del Manual: 10-150-98
Derechos reservados de autor 2012
Bogot, D.C.

PRESENTACIN
Contabilidad Visual (CV) es un sistema de informacin contable y financiera que da las
pautas para estandarizar el manejo de documentos contables y sus datos relativos al funcionamiento
de la empresa.
FUNCI ONALI DADES
Contabilidad. Procesa documentos auto numerados y almacenados digitalmente con sus
respectivos registros de causaciones contables segn el Plan nico de Cuentas incluido
(comercial, industrial o de servicios).
Facturacin. Genera los comprobantes de venta segn los diferentes formatos disponibles o
personalizados. Afecta los inventarios y tiene la capacidad de auto contabilizar el costo, la
utilidad y las cuentas por cobrar.
Tesorera. Maneja los ingresos y egresos causados por las compras y ventas de la empresa.
Aplica los movimientos y cruza contra las cuentas por cobrar o por pagar segn el documento
causado. Imprime el comprobante de egreso con su respectivo cheque, en diferentes formatos
disponibles.
Inventarios. Incluye el manejo de productos para la venta e insumos. Controla tanto la
disponibilidad, como diferentes listas de precios, descuentos y traslados entre bodegas o
sucursales. Tiene la capacidad de generar cotizaciones segn los diferentes formatos
disponibles. Cuando se factura, siempre informa el saldo en lnea.
Point of Sale (POS). En los puntos de venta genera rpidamente tiquetes de venta e informa
los cuadres de caja diarios o de un periodo ms amplio definido por el usuario. Esta es una
aplicacin independiente y que puede instalarse en equipos del usuario para atender
nicamente las ventas de productos.

CARACTERSTICAS TCNICAS

Caracterstica Detalle
Lenguaje de programacin Visual Basic.net 2012
Sistema operativo Windows, 2000 o superior, Windows vista, Windows 7 y 8 de
32 o 64 bits
Motor de bases de datos SQL Server 2012 de 32 o 64 bits
Interface Grfica estilo explorador de archivos
Reportes GDI Vista previa en pantalla: Crystal Reports 2012 .net de 32
o 64 bits

VENTAJAS

Escalabilidad. Permite el manejo de un motor de bases de datos, MS SQL Server 2008 y con el
servidor de bases de datos SQLexpress, todos con tecnologa cliente-servidor. En cuanto a la
informacin, esta tecnologa independiza las funciones de formatos y captura, de las de control
y almacenamiento. As mismo, el manejo interno se hace a travs de un motor especializado en
la seguridad y el control de la informacin, mientras que el programa CV funciona como cliente
enviando y solicitando informacin.
Compatibilidad. La funcionalidad de Contabilidad Visual es muy amplia debido a su
compatibilidad con programas como Office y Lotus Smart Suite, entre otros, con los cuales es
posible intercambiar informacin. El anlisis de la informacin tambin se intercambia con Data
Warehousing, por medio de cubos multidimensionales, de ah que stos se hallan empleado para
el diseo del logotipo de Contabilidad Visual. Los cubos multidimensionales son un tema
apasionante que permite analizar la informacin en un nivel superior, en el cual los totales se
convierten en estadsticas que producen metadatos para tener una visin global de la empresa,
y una mejor toma de decisiones.
Servidor de bases de datos SQLserver Express. Esta versin de CV incluye un servidor de bases
de datos de Microsoft llamado SQLsever Express, un motor que ofrece una gran capacidad de
escalabilidad, y que est diseado para adaptarse al crecimiento de la empresa. En este caso, la
empresa slo tendr que actualizar sus equipos a una red, cambiar los sistemas operacionales e
instalar un servidor dedicado de base de datos SQL-Server. La migracin de la BD es una simple
copia o un simple comando de atar al nuevo servidor. Actualmente Microsoft cambi el nombre
a la ltima versin del servidor de bases de datos comprimido, al cual llam SQLexpress, que
contiene la versin equivalente al SQL-2008.
MS-SQL Server. Para empresas que tienen gran movimiento es recomendable instalar un
servidor dedicado y una red de equipos. El programa reconocer las capacidades instaladas y las
utilizar para su mejor rendimiento.

El programa no tiene lmite de nmero de
usuarios locales o remotos, ni de nmero de
procesadores (hasta 32) en el servidor. Esta
capacidad est dada por los lmites del
motor de bases de datos. CV est basado
en un administrador de base de datos
relacional con herramientas de cuarta
generacin.
Las copias de respaldo estn incluidas en un solo archivo y son fciles de identificar por su nombre
y por la fecha de expedicin. De igual forma, la portabilidad de la base de datos se hace evidente,
ya que simplemente se transporta un archivo de la copia total o parcial hacia otro computador
independiente de la red, manteniendo los niveles de seguridad. En estaciones fuera de lnea su
manejo tambin es seguro, pues intercambia archivos de movimientos que actualizan
automticamente los saldos cuando se restaura el servidor.
La versin de SQLexpress tiene las siguientes limitaciones: maneja hasta un giga byte de memoria
de buffer, soporta un solo procesador en su equipo, y el tamao mximo de una base de datos
es de 4 gigas y hasta 256 usuarios.
En el mbito corporativo es recomendable tener un servidor dedicado para atender a los
diferentes usuarios de la red. En el servidor con Windows 2000, 2003 o 2008 Server se instala
el servidor de bases de datos SQL Server. Es conveniente disponer de una unidad de copia en
cinta (tape backup), un disco espejo y dems dispositivos adicionales que aseguren la integridad
de la informacin en caso de fallas. El programa reconoce automticamente todos los dispositivos
que estn dispuestos en la red, como impresoras, procesadores, unidades de disco etc. Para cada
estacin que se desee conectar al servidor de SQL se requiere una licencia de acceso a SQL.
Contabilidad Visual tiene la capacidad de detectar la versin de SQL instalada en su equipo.

SI STEMA CONTABLE

Contabilidad Visual es un programa que est diseado para procesar la contabilidad por el sistema
de causacin, lo cual quiere decir que un movimiento contable es el resultado del procedimiento que
lo caus. Por ejemplo, para registrar una compra, la causacin es el procedimiento en el que se
produce una factura de compra. Posteriormente a esa causa primaria se produce otro documento,
que es un comprobante de egreso que compensa el valor de la compra.
La secuencia lgica de procesos recomendados para la instalacin del programa es la que se lista a
continuacin. Algunas opciones son iniciales y se presentarn slo la primera vez que ejecute el
programa.
Instalacin del programa
Registro del programa
Asignacin del servidor
Creacin del maestro
DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD
Importante. Ni los autores ni la editorial asumen responsabilidad por la prdida de la informacin
que pueda ocasionar la manipulacin incorrecta de este programa o de alguno de sus componentes.
Al instalar los componentes, el usuario acepta ntegramente los trminos indicados en la licencia de
uso incluida al final de este manual.
Normatividad relativa al programa. mediante el concepto No. 45498 de 2000"... con la
expedicin de la Resolucin 898 de 1998, la utilizacin del software aplicativo de facturacin,
debidamente aprobado por la DIAN, dej de ser obligatorio y pas a ser optativo por parte de quienes
utilicen facturacin por computador o expidan tiquetes de venta mediante el sistema POS.

INSTALACIN DEL PROGRAMA

REQUISITOS.
Para la ejecucin del software de Contabilidad Visual se requieren los siguientes componentes:
Manejador de bases de datos SQL 2012 o SQL2012 express
Manejador de reportes de Crystal reports (CRforVS versin 5)
Computador Pentium IV o superior con 2 Ghz de velocidad, o ms
2 gigas de memoria RAM, o ms (recomendado 4 Gigas)
Unidad de CD o de DVD (opcional)
Windows 2003, 2008, VISTA y Windows 7, 8 (no disponible para Windows 98, XP, ni Windows
Me).
Es importante que su equipo tenga instaladas las ltimas actualizaciones disponibles de su sistema
operativo. En algunos casos, en grandes empresas que disponen de una red de datos con dominio
de Windows, es necesario solicitar la asesora del administrador de la red, quien deber concederle
los permisos requeridos para la instalacin de nuevos servicios y programas en su equipo o en el
servidor de la red.
Baje las ltimas actualizaciones de Windows desde la pgina Web de Microsoft. Es recomendable
hacerlo antes de iniciar la instalacin del programa, ya que algunos componentes deben estar
actualizados.
Instale los componentes que se listan a continuacin. Tenga en cuenta que el FrameWork y el
SQLexpress son prerrequisito para la instalacin del programa y que amplan la funcionalidad de
su sistema operativo. Siga cuidadosamente las instrucciones que aparecen en la pgina de
Microsoft y proceda segn sus trminos.
a) Microsoft FrameWork 4.5. ste es necesario para ejecutar programas de la nueva generacin
.net. Si ya tiene instalado en su equipo esta versin de FrameWork, salte al tercer paso. Para
equipos con sistema operativo de 64 bits deber instalar el frameWork 4.5 de 64 bits.
Nombre del archivo: DotNetFX.exe
b) Servidor de bases de datos SQLexpress
Nombre del archivo: SQLexprwt_86_ESN .exe para equipos de 32 bits.
Opcionalmente puede instalar un administrador de las bases de datos SQLexpress
Nombre del archivo instalador: SQLServerManagementStudio _x86_ENU.exei
d) Generador de informes Crystal reports. De clic en el cono CRforVS_13_0

e) Instalador de Contabilidad Visual. Para iniciar la instalacin ahora, de clic a continuacin:
setup
Nombre del instalador: setup.exe
Plataforma: Windows Forms
Siempre recomendamos instalar la ltima versin disponible del programa desde la pgina web.

Instalador disponible en http://www.contabilidadvisual.com/wincv/publish.aspx
Al dar clic en el botn instalar le preguntar si desea guardar el archivo (save as) o abrirlo (open).
Seleccione la opcin de abrirlo (open) para iniciar la instalacin.
El programa realizar actualizaciones automticas de su sistema cada vez que haya una nueva
disponible.

Luego que verifica si hay una nueva versin disponible, lanza el instalador del programa:

En este punto, el programa le pregunta si confa en el proveedor del programa (Visual Software),
presione el botn de Instalar para proceder.
Y a continuacin se instalarn los componentes necesarios para ejecutar el programa en su equipo.

Esta operacin puede tardar unos minutos, luego se ejecutar el programa automticamente por
primera vez.
Configuracin regional. El programa cumple con las normas del Y2K, por lo cual es importante
verificar la configuracin regional del equipo. Para eso, siga esta rutina:
Inicio / Panel de Control / Configuracin regional / Personalizar
En fecha, el formato deber ser aaaa-MM-dd (yyyy-MM-dd, en ingls)
En hora, el formato deber ser HH:mm:ss (formato internacional)
En nmeros, asigne el punto como smbolo decimal, y la coma como separador de miles.
Algunos equipos pueden tener programas que requieran una configuracin internacional diferente.
En ese caso recomendamos crear un nuevo usuario en el equipo para el programa. Ajuste la
configuracin regional en el panel de control del nuevo usuario. Tambin asegrese de instalar los
programas con el usuario deseado, o refirase a la opcin avanzada de instalacin del programa,
indicada en el manual tcnico.
2 Carpeta de archivos. En esta versin se ha definido una nueva carpeta de archivos del programa
llamada ArchivosCV, la cual maneja los archivos del usuario, y se deber colocar preferiblemente en
una unidad diferente a la del sistema operativo. El programa asume que la ruta es la unidad
d:\archivosCV.
En esta carpeta encontrar los archivos de datos y los formatos de reportes. Para efectos del manejo
de archivos de copias de seguridad, es importante que saque copia a esta carpeta. No es necesario
que saque copia al programa de contabilidad, ni a sus archivos de instalacin, debido a que no le
servirn para una nueva instalacin, y siempre los tendr disponibles en la pgina web:
www.contabilidadvisual.com

Asegrese de tener los permisos necesarios para poder acceder a esa carpeta, de otra forma marcar
error al intentar sacar copias de seguridad.

USO POR PRIMERA VEZ
Cuando termine la instalacin, en su escritorio de Windows aparecer el icono de Contabilidad Visual,
el cual ejecutar el programa. La primera vez crear la base de datos maestro.
Si existe una red de computadores locales o remotos, se tendra un equipo servidor, en el cual se
instala el SQLserver (Framework, SQLexpress, SQL Manager); en los equipos cliente slo es necesario
instalar el programa de CV.

SELECCI N DEL SERVI DOR SQL
Al ingresar al programa, le solicitar el nombre del servidor, generalmente se utiliza el mismo equipo,
entonces se indica el nombre: (local)
Un servidor de bases de datos es un equipo de almacenamiento y organizacin de la informacin en
forma de tablas, para su segura y rpida consulta. Este servidor puede ser local o remoto, e incluso
para empresas pequeas puede estar instalado en una misma computadora del usuario.

Lista de bases de datos

Asignacin del servidor. En la pantalla aparecer la lista de servidores de SQL disponibles en su
empresa. D clic en el servidor que va a utilizar.
Es recomendable llamar al equipo principal SERVIDOR, aunque tambin puede asignar otro nombre.
En caso de que el nombre de su servidor no aparezca el a lista, puede adicionarlo dando clic derecho
y seleccionar la opcin de nuevo.
Acceso local: Para acceder al servidor de bases de datos de su equipo local generalmente se
utiliza el servicio de SQL instalado en su mquina. En el caso de que al instalar el motor de bases
de datos se asign el nombre de la instancia por defecto, se nombrar el servidor con el nombre
de su equipo, seguido con el nombre de la versin de SQL. Por ejemplo, si su equipo se llama
Servidor, y se seleccion el nombre de la instancia por defecto, entonces su servidor de datos
se llamar Servidor\SQLexpress. Si asign un nombre diferente a la instancia, entonces su
servidor de bases de datos se llamar Servidor\ninstancia, en donde ninstancia es el nombre
de la instancia que usted le asign.
Acceso remoto. Si desea acceder a la informacin almacenada en otro equipo dentro de una
Intranet o extranet, entonces deber asignar el nombre al servidor remoto (comando cambiar
el nombre) y ah podr asignarle la direccin y/o el nombre del equipo remoto. Por ejemplo,
http://www.contabilidadvisual.com, para una direccin pblica web, o 192.168.0.2, para una
direccin intranet.
Nuevo Servidor: El equipo servidor de bases de datos puede ser el mismo computador del usuario,
en tal caso se deber dar el nombre de su computador. De otra forma si es otro equipo del nombre
del equipo, el nombre del dominio o la direccin IP.
Por ejemplo:
Nombre de dominio: www.contabilidadvisual.com
O la direccin IP local: 192.168.0.250
O la direccin IP pblica: 190.255.16.32
O el nombre del equipo: Servidor

Al seleccionar un servidor y entrar o aceptar, el sistema le solicitar el nombre del usuario y su
contrasea. Existen dos formas de autenticacin: con seguridad integrada, y sin ella.

El sistema le permite ingresar con un nombre de usuario y contrasea individual, asignada para el
manejo contable. Este tipo de autenticacin es comn en sistemas de acceso remoto, en los cuales el
usuario del equipo es diferente al usuario del servidor. Cuando escriba el nombre del usuario, es
indiferente que lo haga en maysculas o minsculas; lo que s es importante es la contrasea, que
deber escribirse exactamente como fue creado el usuario o la base. Si se ha asignado algn usuario
cuando cre la base de datos, deber escribirlo.
Para tener una administracin ms avanzada del servidor de bases de datos SQLserver, utilice el SQL
Server Manager Studio, en el cual podr crear y asignar atributos a usuarios, permitir el acceso remoto
y establecer parmetros de seguridad avanzados.
Creacin del maestro. Cuando se abre un servidor, aparecen las bases de datos. El programa
verificar que exista la base de datos llamada maestro. Si no existe, l le informar y le dar la opcin
de crearla. Opcionalmente tambin podr crear la base de datos llamada Andes, que es un ejemplo
de una empresa comercial.
Dependiendo del nivel de seguridad que tenga asignado al usuario del computador, al ejecutar el
sistema podr solicitar la autorizacin o contrasea del administrador.
En Windows Vista, segn el nivel de seguridad configurado en su equipo, puede que requiera ejecutar
la instalacin con atributos de administrador y en algunos casos el preguntar sobre la confianza del
programa:

Si no desea que esto suceda, desactive la opcin de UAC (User Account Control), lo cual se hace
dentro del Panel de control/Control de Usuarios.
En Windows 8 puede aparecer el siguiente aviso:

De clic en la opcin de ejecutar de todas formas para proceder a la instalacin.

Permitir
Confo en este programa. Conozco su procedencia o lo he usado antes.

El programa est diseado compatible con Windows 8, en el cual una aplicacin ocupa toda la
pantalla, sin bordes. De tal manera que da una presentacin amplia y ms limpia. Si desea cambiar a
otra aplicacin, deber presionar la tecla de Windows, que mostrar el men inicial, o simplemente
presione Alt-Tab para cambiar a otra aplicacin activa.

ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS
Podr acceder a cualquier base de datos, excepto a la llamada maestro, la cual contiene las tablas
bsicas del programa y en l no se podrn instalar tablas de trabajo adicionales. De igual forma
recomendamos no intentar modificarlas con otro programa, ya que las dejara inaccesibles para el
programa de contabilidad.

El programa slo dejar acceder a una base de datos a los usuarios registrados o que se les ha dado
atributos de acceso o consulta a esa base de datos. Para ver ms detalles, consulte la seccin de
usuarios.

CREACIN DE UNA EMPRESA

Insertar. En el administrador de Bases de datos, la tecla insertar permite crear una nueva base de
datos, la cual puede ser compartida con otras aplicaciones como Office.

Para proceder, d clic en el chulito.
Configuracin de la base de datos. Cuando se ha creado la base de datos, puede acceder para
trabajar en ella dando un clic en el icono de la base.
Identificacin de la empresa. Incluya la informacin requerida en cada una de las casillas y presione
Siguiente para avanzar a la siguiente pgina, hasta terminar. El programa crear en la base de datos
las tablas que contendrn la informacin que grabe con el programa de contabilidad o cualquier otro.
Para saber ms sobre el contenido de cada tabla, consulte el apndice del este manual.
Para crear una empresa correctamente se requiere alistar los siguientes datos:
Un identificador o nombre corto (palabra no mayor de 12 letras)
Una razn social
Un nmero de NIT (con dgito de verificacin)
Una autorizacin de facturacin

Campo Long. Descripcin
NIT 14 Nmero de Identificacin Tributaria o Fiscal. No debe contener puntos ni
comas, y es indispensable colocar el dgito de verificacin en la casilla
correspondiente. Por ejemplo: 19474775 2, 860123456 7.
Razn Social 40 Nombre completo de la empresa. Por ejemplo: Comercial Andes Ltda., o
Distribuidora Central de Alfileres S.A.
Alias 12 Es una palabra corta. Por ejemplo, VS para Visual Software, CA para
Comercial Andes, xito para Almacenes xito S.A.
Contacto 40 Nombre del representante legal
Direccin 40 Direccin fsica o postal
Zona 12 O localizacin general dentro de su ciudad
Ciudad 12 O provincia
Pas 12 O nacin
Telfono 12 Primer nmero telefnico
Telfono 2 12 Segundo nmero telefnico
FAX 12 Nmero de la lnea de la mquina para facsmiles
Email 40 Direccin de correo electrnico
URL 40 Pgina WEB
Rgimen 2 Tipo de rgimen de impuestos
CodICA Cdigo de registro mercantil (industria y comercio)
NumReg Nmero de registro
porICA Porcentaje ICA
porRetICA
retICA
autoRetICA SI/NO
Autorizacin 14 Nmero de autorizacin de facturacin DIAN
Fautorizacion 9 Fecha de autorizacin
Desde 6 Nmero inicial de factura autorizado

ELI MI NAR UNA BASE DE DATOS
En cualquier momento usted podr eliminar definitivamente una base de datos de una empresa.
Simplemente seleccione la base de datos y presione la tecla suprimir (delete), o d clic en el botn de
suprimir en el cuadro de tareas comunes.
Por seguridad, en algunos momentos el programa no le permitir eliminar una base de datos que acaba
de utilizar o crear. Si desea hacerlo, deber salir del programa en intentarlo nuevamente.
Cambiar el nombre a una base. Usted puede renombrar una base de datos de una empresa. Para
ello, asegrese de utilizar un nombre corto, de una sola palabra y que no contenga espacios o signos
especiales. Para cambiar el nombre coloque el mouse sobre la base que desea renombrar y presione
F2. Tambin puede usar la opcin del men presionado el clic derecho sobre la base de datos y
escogiendo la opcin de renombrar.
Recuerde que un nombre de base de datos no debe contener espacios ni signos especiales. Procure
que el nombre de la base de datos sea la sigla o el nombre corto de la empresa.
Nota: El cambio de nombre no afecta el nombre interno de la base de datos que involucra los archivos
data y log que utiliza el SQL para guardar su informacin de datos y de secuencias. El nombre original
quedar reservado por el sistema para esa misma base de datos, y usted deber tener especial
cuidado cuando realice copias de seguridad y restauracin, o cuando cree una base de datos nueva
con el mismo nombre.
Abrir una base de datos. En este momento existe una base de datos de su empresa. Para trabajar
en ella deseleccinela y d Enter, o simplemente d un clic en el nombre de su base: le solicitar el
nombre de usuario para poder acceder a ella (admin.). Cuando la base de datos se ha abierto
correctamente, se activan otros botones de la barra de herramientas; en ese momento usted podr
seleccionar cualquier carpeta para el manejo contable de su base.
Opciones adicionales. Dando un clic derecho sobre la lista de bases, aparecer el siguiente men de
opciones:
Abrir Para entrar a usar la base de datos. Lo mismo que dar Enter o clic
Nueva Permite crear una nueva base de datos.
Cambiar
nombre
Asignar otro nombre a la base de datos.
Suprimir Eliminar una base de datos existente
Fc Copia de
seguridad
Conduce a las opciones de copias de seguridad

PROCESOS GENERALES

Men principal
Al ingresar a su empresa, tendr esta pantalla principal, la cual presenta una barra de ajuste del
periodo en la parte superior y una barra de carpetas en la parte izquierda.
Las carpetas principales son:
Contactos: manejo de terceros
Documentos: Administracin y edicin de documentos
Productos: manejo de productos, insumos, servicio y activos
Centros: Manejo de centros de costo
Agentes: Manejo de empleados y vendedores
PUC: Administracin del plan nico de cuentas
Herramientas: Procesos adicionales de importacin, exportacin de archivos,
numeracin de libros oficiales y duplicacin de documentos.

CUENTAS
El asistente le permite iniciar o modificar el PUC. Incluye un Archivo Maestro con ms de 2.400
cuentas, segn lo indica el Artculo 14 del Decreto 2650 de 1993, actualizado a la fecha.
De acuerdo con el tipo de empresa, el programa crea automticamente un plan de cuentas sugerido.
En este captulo veremos:
o Jerarqua del PUC
o Asistente de diseo
Creacin de cuentas
Copia de cuentas del maestro
Bsqueda de cuentas
Impresin del PUC
Verificar el PUC

Jerarqua del PUC. A continuacin describimos la estructura del PUC que rige actualmente.

Campo Long. Detalle
Cuenta 14 Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar,
en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa. Al asignar un
nombre a una cuenta, ste debe ser tan claro,
explcito y completo, que por el solo nombre se
identifique lo que representa.
Descripcin: 40 Es el detalle descriptivo del contenido de la
cuenta.
Alias 14 Es el nombre corto que se le asigna a una cuenta,
y que se usa para hacer una referencia rpida a
ella, cuando no se recuerda el cdigo de la
cuenta, o simplemente porque es ms fcil
memorizarla.
Nivel 1 Indica el nivel de la cuenta. Existen nueve niveles;
el ltimo indica que se trata de una auxiliar, sin
importar el nmero de dgitos de la cuenta.
Tarifa 12 Permite incluir tarifas de impuestos, presupuestos
o valores base para liquidaciones especiales.

Las cuentas se clasifican por niveles del uno a nueve, y pueden contener hasta 14 dgitos.

X cuenta de primer nivel
XX de segundo nivel
XXXX de tercer nivel o mayor
XXXXXX de cuarto nivel
XXXXXXXX de quinto nivel
XXXXXXXXXX de sexto nivel
XXXXXXXXXXXX de sptimo nivel
XXXXXXXXXXXXXX de octavo nivel

Una cuenta auxiliar se identifica como de nivel nueve.
Una cuenta auxiliar debe tener ms de 4 dgitos de identificacin.
Una cuenta auxiliar deber tener definidos sus niveles superiores.

Ejemplo 1:
1 ACTIVO
11 Disponible
1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres)
111010 Caja menor (auxiliar, nivel nueve)
1120 Bancos (cuenta mayor, nivel tres)

Ejemplo 2:
1 ACTIVO
11 Disponible
1110 Caja (Cuenta Mayor, nivel tres)
1120 Bancos (Cuenta Mayor, nivel tres)
102010 Nacionales (nivel cuatro)
10201001Banco de Bogot (auxiliar, nivel nueve)
Importante: Los niveles de las cuentas aumentan siempre en dos dgitos.
Invlido: 110505001 112010001
Correcto: 11050501 11201001
Asistente de diseo de PUC
El programa incluye un plan maestro con ms de 3.000 cuentas, clasificadas segn el tipo de empresa:
Comercial
Industrial
De servicios

Usted puede seleccionar alguno, o combinarlos segn la razn social de su empresa.
Adicionalmente se dispone de un mdulo para que el usuario pueda actualizar el plan de cuentas
maestro. Para ello, consulte el apndice sobre el editor del maestro. El proceso de importar un plan
se ejecuta dando clic en el botn importar (en forma de carpeta) y seleccionando una opcin: Entre
PUC mnimo o el PUC sugerido.

El Asistente consta de dos partes principales: a la izquierda aparece un Plan Maestro de cuentas, que
son las cuentas sugeridas para el tipo de empresa que usted indic. A la derecha aparece el plan de
cuentas de su empresa. Ambos estn organizados en forma de rbol, el cual puede expandir o
comprimir su presentacin dando un clic en la parte izquierda del rengln deseado:
[+] Indica que contiene cuentas bajo su orden. Al dar un clic se expande su presentacin.
[-] Indica que contiene cuentas bajo su orden y al dar un clic se comprime su presentacin.
As mismo, existe una casilla para cada cuenta, la cual le permite seleccionar o deseleccionar. Esta
opcin es muy til para indicar cules cuentas se desean copiar en el maestro, y cules desea eliminar
en el PUC de su empresa.
Crear cuentas. En la parte inferior del PUC de su empresa aparece un formato para ingresar cuentas
nuevas. Para ingresar una nueva cuenta, escriba el cdigo, la descripcin, el presupuesto o la tarifa,
el nivel (9 si es auxiliar) y un alias. D Enter para grabar. Este formato tambin sirve para editar alguna
cuenta existente, para lo cual debe dar doble clic sobre la lista de cuentas.
Bsqueda de cuentas
Para buscar una cuenta determinada, presione el botn correspondiente. Indique el nmero de la
cuenta o su descripcin, y d un clic en aceptar para iniciar la bsqueda. El programa mostrar una a
una cada ocurrencia, y usted tiene la opcin de continuar o cancelar la bsqueda.
Impresin del PUC
Para imprimir el PUC, d un clic en el botn de imprimir: aparecer en la pantalla una vista previa del
reporte; si desea imprimir en papel, d un clic en el icono de la impresora, y seleccione las pginas.

Verificacin de cuentas. Cuando termine de editar las cuentas, y antes de cerrar, el asistente del PUC
el programa verificar todas las cuentas, asegurndose de que tengan los datos y las relaciones
adecuadas.
Cuando termine este proceso, usted podr acceder al manejo de las otras carpetas del programa.

AGENTES
Las clases de agentes pueden ser operarios, vendedores o cualquier otra persona relacionada con los
procesos administrativos del sistema. Podran dividirse por zonas o algn rango o clasificacin que
designe la empresa. Dentro de esas clases se incluyen los vendedores, los cuales se identificarn por
el nmero del NIT (registrado previamente dentro de los terceros).
Creacin de grupos
Creacin de agentes
Creacin de grupos. El programa ofrece la opcin de agrupar los vendedores de acuerdo a como el
usuario lo requiera. Puede crear grupos por ciudades, zonas o regiones y nombrarlas segn sea ms
conveniente. En ella podremos crear carpetas de grupos llamados zonas. Una zona puede ser un
sector, una ciudad o un pas.
Ciudades

Para crear una zona d clic en Nuevo; en pantalla aparecer un formato que le solicitar los datos
bsicos. Para grabar, d un clic en Aceptar.

Cuando haya creado una zona, usted puede acceder a ella dando clic. En ese momento aparecern
los establecimientos de esa zona. Cuando una zona es nueva, aparecer la lista en blanco, entonces
proceda a incluir un nuevo establecimiento o centro de costo.
Un ejemplo de grupos por ciudades sera: Bogot, Cali, Medelln y Barranquilla.
Y una agrupacin por zonas: Centro, Chapinero, Unicentro, Internacional, y Salitre.
Creacin de agentes. Dentro de un grupo usted podr insertar un agente, con sus correspondientes
datos.
En este formato se incluyen las tarifas que se van a liquidar, las comisiones de ventas, la comisin por
recaudo de cartera y la meta de ventas.
Para grabar el registro del agente, d clic en el botn OK

CONTACTOS
Uno de los elementos importantes e indispensables en todo proceso contable son los terceros,
personas naturales o empresas con las cuales se realizan transacciones.
Creacin de clases de terceros
Creacin de grupos de terceros
Creacin de terceros

D clic a la carpeta de terceros para acceder a ellos. El programa le permite ordenarlos por grupos.

El nmero del grupo se asigna automticamente; slo requiere escribir la descripcin. Para finalizar
d clic en el botn de aceptar, despus de lo cual puede cerrar la ventana del formato.
Incluir terceros. Usted puede incluir un nuevo registro dentro de las carpetas de clases y grupos de
terceros. Para ello, d clic en nuevo. En pantalla aparecer un formato como el siguiente:

Cada tercero queda grabado en una tabla, y se le asigna un cdigo o nmero de secuencia. Ese
nmero es el ID que permite acceder a l rpidamente en la grabacin de documentos y movimientos
contables. Este nmero aparecer en todos los reportes que involucren los terceros.
En la informacin adicional se requiere el nmero de NIT o identificacin tributaria. Escrbalo sin
puntos ni comas y con el dgito de verificacin. Si no conoce el dgito de verificacin, de clic en el
botn [-?] para averiguarlo.
El formato de terceros consta de tres pginas: en la primera se incluye la informacin bsica; en la
segunda la informacin adicional, que es opcional. Los datos mnimos que requiere el formato para
ingresar un tercero son el NIT, la razn social y el contacto.

Junto al nit, hay un botn donde puede consultar la informacin de la empresa en la superintendencia
de sociedades.
La tercera pgina incluye la informacin sobre los impuestos municipales o regionales. Su clasificacin
est dada por la tabla de cdigos de comercio.
En el formato se ha definido una casilla separada para el registro de la razn social, la cual ser el
nombre que aparecer en todos los documentos como facturas, remisiones, cheques y otros. Para las
personas naturales se deber escribir el nombre completo en la razn social y los apellidos y nombres
separados en las casillas correspondientes, con el fin de poder exportar adecuadamente la
informacin hacia lo medios magnticos o hacia otros programas como Outlook. Al momento de
grabar se compondr la razn social uniendo los apellidos con los nombres.
Bsqueda de NIT. El programa incluye una lista de ms de 2.000 NIT de grandes contribuyentes de
Colombia. Si usted introduce un NIT de los que trae el programa, automticamente le aparecern los
datos relativos de ese tercero. Para incluirlo en su lista de terceros, d clic en aceptar. Si desea buscar
un tercero entre la lista de los que tiene el programa, presione F4 en la casilla del ID. Aparecer en
pantalla un formato en el cual puede indicar el nombre parcial o parte del NIT. Si da clic en el botn
de bsqueda, aparecer una lista de las ocurrencias. D clic en la lista para transferir el tercero a su
empresa.

Ubicacin georeferenciada

Junto a la direccin fsica del contacto, hay un botn que conducir a la ubicacin geogrfica del
tercero
PRODUCTOS
Los productos son los objetos que comercializa la empresa. De ah que sea importante llevar un
registro detallado de cada uno, y de sus movimientos. Contabilidad Visual incluye los procesos de
contabilizacin de valores y de cantidades.

Dentro de la carpeta de productos registramos primero las clases, luego los grupos y finalmente los
productos.
Clases de productos. Es el primer nivel de agrupamiento. Utilice estos grupos de acuerdo a sus
requerimientos o al tipo de negocio que maneje. Veamos algunos ejemplos:
Ferretera:
Mquinas y equipos
Herramientas
Servicios
Restaurante:
Materias primas
Alimentos terminados
Servicios
Almacn de computadores:
Equipos
Programas
Suministros
Servicios
Y as sucesivamente. Para grabar las clases de productos presione la tecla insertar o d clic en nuevo.
Aparecer un formato como el siguiente:
La clase se numera automticamente; usted slo tiene que escribir la descripcin y dar clic en aceptar.

Grupos de productos. Dentro de cada clase podemos incluir un nuevo agrupamiento, por grupos o
lneas de productos.

Ejemplos:
Almacn de computadores:
Terminados:
Equipos
Computadores
Impresoras
Monitores
Telefona
Seguridad
Programas
Sistemas operativos
Aplicaciones de oficina
Aplicaciones caseras
Herramientas de desarrollo
Utilitarios
Suministros
Cintas
Tintas
Papel impresora
Discos
Servicios
Instalacin equipos
Instalacin software
Vacunacin
Copias de respaldo
Arriendo
Insumos:
Materiales
Pegamento
Cintas adhesivas
Tornillos
Etiquetas

El grupo se numera automticamente, usted slo necesita indicar la descripcin.

Grabacin de productos. Cuando ya tenga creadas las clases y los grupos de productos, podr incluir
los tems de su inventario. Para ello, abra un grupo de producto y luego d clic en nuevo, o pulse la
tecla insert.
Posteriormente, cuando desee modificar los datos del producto, d un clic derecho sobre el producto
y seleccione la opcin de propiedades. Aparecer un formato como el siguiente:

Formato de edicin de productos

Referencia: Es el cdigo nico de identificacin del producto; usted puede incluir nmeros o
letras, hasta 14 caracteres. Es ideal para incluir la referencia del producto.
Descripcin: Incluya el nombre del producto.
Marca: Nombre del fabricante.
Precio: El precio de costo.
Unidad: La medida o el tipo de envase. Por ejemplo: unidad, caja, bolsa, libra, botella, etc.
Dimensiones: Tamao del empaque o presentacin. Por ejemplo: 12 x 15 x 10
Contiene: Nmero de unidades contenidas en un empaque. Por ejemplo, 12 unidades, o
docena o simplemente uno.
Mnimo Control de stock sobre la cantidad mnima para solicitar y abastecer los productos
y evitar quedarse sin mercanca mientras se agotan los inventarios.
Mximo Cantidad mxima recomendada para tener en existencia segn su volumen de
rotacin y evitar un sobrecosto en mercancas almacenadas.

En la casilla de precio de venta usted puede aplicar una frmula para calcular el precio de costo. Por
ejemplo, +15%; cuando oprime la tecla enter, aparece el resultado.

Publique sus productos en su Home Page. Contabilidad Visual est diseada para almacenar la
informacin acerca de sus productos y publicarlas en Internet. Para ello cuenta con un contenedor de
informacin, con el fin de publicarla en pginas Web.
Documentos relativos. Cuando se han realizado movimientos en los inventarios, al dar clic en la lista
de productos se abrir la lista de documentos que contienen movimientos dentro del periodo
contable seleccionado. sta es una forma gil de manejar los movimientos por producto.
Impresin de la lista de productos. Para obtener una lista de los productos, d clic en el icono de
imprimir.

Impresin de lista de productos

Para ampliar esta informacin vea tambin: Grabacin de documentos, Movimientos de inventario

CENTROS DE COSTO
El programa tiene la capacidad de manejar centros de costo ordenados por clase y grupo. Una clase
de centros podra ser la ciudad, y ella podra contener varios grupos que pueden ser las zonas o
sucursales de la empresa.
CV tiene la capacidad de manejar diferentes centros de costo para el control contable y del inventario
de productos.
Creacin de zonas
Creacin de centros de costo

Al crear una empresa, automticamente se crean los primeros cuatro clases, con sus respectivos
grupos:
SUCURSALES
o Locales
Principal
Sucursal
o Externas
Proveedores
Clientes
BODEGAS
BODEGA UNO
BODEGA DOS
DEPARTAMENTOS
o DEPARTAMENTO UNO
DEPARTAMENTO DOS
EL CENTRO DE COSTO PRI NCI PAL ES EL PRIMER ESTABLECIMIENTO, QUE SE
INSERT AUTOMTI CAMENTE AL CREAR LA EMPRESA.
Establecimientos. La opcin Establecimientos permite identificar su agrupamiento como centros
de costo, bodegas, sucursales, departamentos, o cualquier otro tipo de identificacin, el cual
establecer un conjunto de terceros, documentos, o productos.

Para ver los detalles del centro de costo lo seleccionamos y presionamos F4, para entrar en edicin.
Formato de captura de centros de costo

Impresin. Para obtener una impresin de los datos del centro de costo editado, d clic en el icono
de imprimir.
Impresin de los datos de un centro de costo

FORMAS DE PAGO
CV contempla la definicin de formas de pago relacionadas con un documento. sta identifica la
forma en que se realiza la transaccin de compra o venta.

En este formato es posible asignar la cuenta del PUC que se prefiera. Es decir, si se trata de un
pago en efectivo, se asignar la cuenta de caja general; si es un pago en cheque, se deber asignar
una cuenta del PUC relativa a bancos.
Cuando se establecen los parmetros de la autocontabilizacin de un concepto de un documento,
es posible invocar la cuenta que se ha definido como preferida, usando la funcin @ctafp
indicada en la casilla de la cuenta. Tambin es posible invocarla en el proceso de contabilizacin
manual.
Para saber ms, consulte: Autocontabilizacin Grabacin de documentos
DOCUMENTOS
Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de
una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
Como es lgico, tambin estn organizados en carpetas contenedoras, segn el tipo y concepto, para
tener acceso fcil a la informacin. En ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una
seleccin de documentos cuya fecha de expedicin est dentro de ese periodo.

Clases de documentos
Grabacin de documentos
Consulta
Anulacin
Contabilizacin
Movimientos de inventarios

CV clasifica los documentos segn el tipo y concepto. stos estn definidos para numerarse
automticamente desde el nmero uno. Si su empresa ya tiene utilizados algunos, y desea continuar
con una numeracin, puede editar el tipo de documento y cambiar el nmero de secuencia.

Clases de documentos. Segn el tipo, los documentos estn subdivididos en diferentes conceptos.
Jerarqua de los documentos:
Tipo: FC, FV, ND, NC
Concepto
Detalle
Ejemplo:
Tipo: FC
Concepto: Pago de energa elctrica
Detalle: Consumo mes de enero de 2003
Concepto: Compra de suministros
Detalle: Tintas para impresora

Otros tipos de documentos. Adems de los ya existentes, usted puede crear otros tipos de
documentos, o modificar los actuales. Para ello, simplemente inserte o edite la clase de documento
que desee. Lo importante es que la abreviatura que indique sea una combinacin de dos letras que
no est siendo utilizada en la siguiente lista:

Clase
DC
Nombre Descripcin
AJ Ajustes Ajustes de inflacin y otros
AM Amortizaciones Amortizaciones
CB Consignacin Consignaciones bancarias
CE Comp. Egreso Comprobantes de egreso / recibos caja
CI Comp. Ingreso Comprobantes de ingreso
CN Nmina Comprobante de pago de nmina
CP Comp. Cierre Comprobante de cierre de periodo fiscal
DP Depreciaciones Depreciaciones
FC Compra Compras de mercancas y productos
FV Factura Venta Venta de productos
DV Devol. Ventas Devolucin de ventas
DC Devol. Compras Devolucin en compras
NC Nota Crdito Nota crdito
ND Nota Dbito Nota dbito
OD Compr. Inicial Comprobante inicial
TR Traslado Remisin de mercancas entre bodegas
propias
CT Cotizacin Cotizacin de mercancas
EN Entrada Entrada de mercancas sin factura
SA Salida Salida de mercanca sin factura
PR Provisiones Provisiones

Por ejemplo, para crear un tipo de documento llamado Comprobante de Contabilidad, la sigla
recomendada sera CC y as sucesivamente. El tipo del documento debe ser de dos letras y se debe
colocar en la casilla de Alias, en las propiedades de la carpeta. Recuerde: la sigla o abreviatura del
documento se debe escribir en la casilla de Alias, en las propiedades del tipo de documento.
Para acceder a las propiedades de los documentos, de clic derecho sobre la lista de tipos de
documentos, sobre alguna clase de documento y seleccione la opcin de propiedades.
En el caso de movimientos de inventarios que no afectan valores contables, es aconsejable utilizar los
tipos de documentos RM para registrar el envo de mercancas (remisin) y RC para el registrar la
entrada o recepcin de mercancas. En los reportes de inventarios aparecern los movimientos Rm
en las salidas, y los RC en las entradas.
Es posible entonces predefinir los conceptos ms comunes para cada tipo de documento.

Cada concepto es una carpeta que contendr los documentos relativos.
Organizacin de documentos. Estn clasificados por tipo (FC, FV, ND...) y cada uno contiene un
grupo segn el concepto (pago de servicios..., abono a factura...), y finalmente la lista de documentos.
Podemos entrar a un documento (Enter) o editar su encabezado (F2).

Los documentos que mueven inventarios son los siguientes:
Entradas de
mercanca:
FC = Factura de
compra
DV = Devolucin
ventas
EN = Entradas
Salidas de
mercanca:
FV = Factura de
venta
DC = Devolucin
compras
SA = Salidas

El documento TR (Traslado) no afecta la valorizacin de inventarios, simplemente se utiliza para mover
mercanca propia entre bodegas.
Documentos como la cotizacin y el pedido no afectan los inventarios.
Grabacin de documentos. Para su justificacin, los asientos contables deben tener un soporte con
los siguientes datos:
Nombre o razn social de la empresa que lo emite
Nombre, nmero y fecha del comprobante
Descripcin del contenido del documento
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes

ESC Cancela edicin.
Inicialmente cancela la edicin de la casilla
Si se presiona nuevamente, salta a cancelar el Doc.
F5 Graba y sale. Lo mismo que presionar el botn OK
PdDn Avanza pgina
PgDn Regresa pgina
Un documento consta de un solo encabezado y varios cuerpos (contables, inventarios y activos),
segn se seleccione en la barra informativa.

Entrada de un documento nuevo. Cuando se est observando la lista de documentos se puede
presionar la tecla Insert, o dar clic en Nuevo para ingresar el registro de un documento nuevo.

En el formato del encabezado se incluye la informacin bsica del documento. Cuando termine la
entrada de los datos bsicos del documento, presione el botn Guardar, y el programa pasar al
proceso de contabilizacin.

Informacin bsica. En ella se escribe o se escogen los datos bsicos del documento, que son los
siguientes:
Tercero. Escriba el nmero del tercero al cual se est refiriendo el documento. En este campo
tambin es posible escribir el alias de un tercero. Otra opcin es dar clic en el detalle del
tercero, aparecer entonces una ventana que le permite buscar un contacto por nmero de
identificacin o por razn social.

Buscar un tercero. Para seleccionar alguna ocurrencia puede presionar la flecha hacia arriba
o hacia abajo, avanzando o retrocediendo entre registros de terceros. Si desea, tambin
puede buscar en la lista de terceros presionando F4 o dando clic sobre la descripcin del
tercero.
Fecha. Fecha de emisin del documento.
Fecha de vencimiento. Se utiliza en el caso de facturas de venta, las cuales tienen una fecha
de vencimiento comercial.
Relativo. En el caso de que se realice un pago, aqu se informa el nmero de la factura que
afecta el pago. En el caso de una compra, incluya aqu el nmero del documento recibido.
Para consultar la lista de documentos relativos, presione la tecla F4 en este campo.

Concepto. Escriba el concepto descriptivo del documento o seleccione alguno de la lista si
los tiene definidos.
Detalle. Informacin descriptiva del documento.
Forma de pago. Seleccione alguna de la lista.
Base. Incluya el valor base para la liquidacin contable del documento. Este valor se tomar
para el clculo del IVA, retencin, etc. (ver automatizacin contable).
Cuenta Banco. El nmero de la cuenta del banco del cual se gira el cheque, o al cual se
consigna.
NumDoc. Indique los cuatro ltimos dgitos del nmero del documento.
Vendedor. Seleccione el vendedor
Observaciones. Algn comentario adicional del documento
Archivo. Localizacin donde se guarda fsicamente el documento. Por ejemplo A10: indica la
columna A, la casilla 10 del estante de archivo.
IVA. Porcentaje del IVA.
RetFte. Porcentaje de retencin en la fuente.
Plazo. Nmero de das de plazo para el pago del documento.
RetICA: porcentaje de Retencin ICA.

Lista de documentos de un concepto. Al dar clic en una carpeta, aparecer la lista de los
documentos que contiene. Es una forma sencilla de ordenar y ubicar los documentos de acuerdo al
concepto y detalle.
Consulta de todos los documentos de una clase. Mientras usted est dentro de la carpeta de
grupos de documentos, es posible ubicar cualquiera de ellos por su identificacin. Cada documento
se identifica por su clase y el nmero de secuencia. Por ejemplo, la factura de Venta nmero 5645, se
identifica como FV5645. Para el programa es indiferente si se incluyen los ceros a la izquierda en el
nmero (FV005645).
La primera carpeta que aparece en la lista de grupos de conceptos de documentos es Todos; en ella
aparecern todos los documentos relativos a esa clase. Al entrar en las otras carpetas slo se listarn
las de algn concepto especfico.
Bsqueda de documentos. Para buscar, d clic en el icono de la lupa de la barra de herramientas.
La bsqueda es intuitiva, es decir que si usted est dentro de la carpeta de facturas, el programa le
solicitar el nmero de la factura; si est dentro de la carpeta de c. egreso, le solicitar el nmero
del comprobante de egreso, y as sucesivamente.

Anulacin de un documento. El programa no permite eliminar un documento existente; slo
permite anularlo. La operacin de anulacin eliminar los correspondientes movimientos contable y
de inventarios que tenga el documento, y solicitar una causa, que quedar registrada en las
observaciones del documento. El concepto del documento tambin ser marcado como
ANULADO; en la lista aparecer como oculto, y no se podr dar clic en l para modificarlo.

Confirmacin de la anulacin

Contabilizacin. Para entrar un movimiento se presiona la tecla Insert, o se da clic en la casilla de
cuentas de los registros contables. Cuando se ingresa el cdigo de la cuenta tambin se informar
la ruta de la cuenta, y sta estar disponible cuando ubique el puntero del mouse sobre la casilla de
descripcin de la cuenta. Ah aparecer la descripcin breve de las cuentas de mayor nivel de la
cuenta a la que ha entrado.

En cualquier momento usted puede presionar la tecla Esc para cancelar la entrada de un dato, o Enter
para aceptarlo.
Cuando usted accede un documento, aparece un formato con un encabezado, un cuerpo y un pie de
documento. Cada uno de ellos cumple una funcin de identificacin detallada de informacin acerca
de la naturaleza del documento.

Encabezado del documento. Contiene la descripcin bsica del documento. Aparece en la parte
superior del formato.

El encabezado del documento tiene una vista bsica y una vista extendida. Para detallar mas opciones
del encabezado, deslice las correderas que aparecen en la parte derecha del encabezado.
La informacin bsica es la necesaria para clasificar y liquidar el documento contable. La identificacin
de tercero, la fecha de expedicin, de vencimiento, el concepto y dems casillas debern ser
diligenciadas de acuerdo con el tipo de documento.
Cuando d clic en un documento, aparecer el formato para ingresar los movimientos contables. En
la parte izquierda aparece el rbol con el plan de cuentas de su empresa, del cual puede seleccionar
la cuenta auxiliar para registrar su movimiento.
Para ingresar un movimiento contable debe incluir el cdigo de la cuenta, el cual tambin lo puede
seleccionar del rbol del PUC que aparece en la parte izquierda del formato. En la parte inferior del
PUC aparece un detalle de la cuenta que est sealando; el saldo anterior (al inicio del periodo), los
movimientos y el nuevo saldo a la fecha. Luego, segn la naturaleza del movimiento, usted debe
indicar la cantidad DB o CR en la casilla correspondiente. Cuando d Enter, el movimiento quedar
grabado y aparecer en la lista de detalles de movimientos contables.
Detalle de Movimientos. Aparece en la parte derecha de cada pgina y contiene una lnea de edicin
para entrar o modificar los movimientos.
Lnea de edicin. Le solicita el cdigo de la cuenta y el valor dbito o crdito para abonar al
documento. Al darle entrada se aadir a la lista de movimientos.

Edicin de movimientos. D un clic en la lista de movimientos, sobre el rengln que desea modificar.
Inmediatamente el movimiento pasar a la lnea de edicin donde puede cambiar el cdigo de la
cuenta o su valor dbito o crdito.
Inversin de naturaleza del movimiento. Algunas veces se registra equivocadamente un valor en
DB que corresponda a CD; entonces, usted tendra que borrar el valor y escribirlo en la otra casilla.
Cuando el movimiento est en la lnea de edicin, puede presionar la tecla Scroll para invertirlos.
Lnea de estado. Contiene el detalle de la informacin que se est procesando, la tasa de cambio del
da, y la suma de los movimientos. En contabilidad aparece la suma de los dbitos y crditos, y el
balance; en inventarios aparece la suma de precio de venta, la suma del costo, y la diferencia.
Navegacin de cuentas. En las casillas dbito o crdito usted puede navegar entre las cuentas
auxiliares. Es decir, si se requiere alguna cuenta auxiliar, digite los nmeros de la cuanta mayor y
presione la flecha hacia abajo para ver la siguiente cuenta auxiliar, o la flecha hacia arriba para ver la
anterior.
Tambin es posible navegar a travs del PUC, dando los dos primeros dgitos de la cuenta y luego
presionando la fecha hacia arriba o hacia abajo, para seleccionar entre las cuentas auxiliares
disponibles.
Otra posibilidad es consultar la lista de cuentas presionando la tecla F4. Es recomendable que escriba
por lo menos los primeros dos dgitos de la cuenta que desea buscar.

Otra opcin es la de dar clic en el cuadro sombreado que est debajo de la casilla de cuenta. Como
se podr observar, son diversas las posibilidades de seleccionar una cuenta.
Vistas. Los movimientos se pueden observar de diferentes formas: iconos grandes, pequeos o con
los detalles. Aqu puede fijar la vista deseada.
Ordenar los movimientos. En cualquier momento puede dar un clic en el encabezado de la columna
para ordenar ascendentemente los movimientos. Si da clic nuevamente sobre la columna, se invertir
el orden a descendente.
Extracto de documentos. Un documento bsico es aquel que contiene la informacin sobre una
transaccin comercial y que puede dejar pendientes saldos por cobrar o por pagar. A ese documento
bsico se enlazan otros documentos como cobros o pagos relativos. Pueden ser varios documentos
en diferentes periodos, incluso por fuera del rango seleccionado.
Cuando d clic en la pestaa de documentos relativos, se presentar un pequeo extracto relativo a
ese documento bsico.

CONTABI LI ZACI N DE FACTURAS DE VENTA DEL PROVEEDOR.
En este proceso se toma en cuenta la nueva tarifa del CIIU, que depende de la actividad econmica
del cliente:
Tarifas: actividades econmicas
3% 0111 a 0322
1011 a 3320
4511 a 4799
1.5% 0510 a 0990
3511 a 3900
.6% 3511 a 3513
4111 a 4390
4911 a 9900

Impresin de un documento. El botn de impresin es sensible al ambiente. Eso quiere decir que
dependiendo de qu vista est en pantalla, l producir una impresin respectiva. En un documento,
cuando se est observando la lista de relativos, imprimir la lista de documentos relativos. Si se est
en la parte de contabilizacin, imprimir la nota contable respectiva.
Impresin de un Comprobante de egreso

En la mayora de los documentos se tiene la opcin de seleccionar entre diferentes formatos, como
completos, personalizados o formas Minerva.

Formato Descripcin
CEgreso Formato completo estndar
CEgreso02 Formato completo estndar ms pequeo
CEgreso 03 Formato completo sin logotipo
CEgreso2006 Para imprimir en forma Minerva 2006
CEgreso2007 Para imprimir en forma Minerva 2007

Para seleccionar el formato deseado, d clic derecho sobre el cono de impresin. Aparecer una lista
de 3 formas, y la ltima opcin que es asignar. La opcin asignar le permitir escoger una opcin
de la lista adicional de formatos disponibles.
Seleccin de formato

En esta pantalla usted puede escribir el nombre del formato o seleccionarlo de la lista disponible,
dando clic en el botn explorar ().
Fijar los mrgenes: Es posible variar los mrgenes para la impresin de cada tipo de documento de
soporte. Para ello podr variar el margen superior, inferior, izquierdo y derecho en pixeles (un pixel
equivale aproximadamente 256 micras; o sea a .256 milmetros).
Mrgenes predeterminados. Al crear un formato de un documento, se fijaron unas mrgenes
estndar. En cualquier momento puede restablecer esos mrgenes dando cli en el botn de
predeterminado.
Seleccin de archivo de formato

Esta lista es sensible: si est en comprobantes de egreso, slo le mostrar los formatos cuyo nombre
empiece por CEgreso. En el caso de facturas, la lista ser de los que empiecen por factura, y as
sucesivamente.
Facturas de compra y de venta
Nota contable de una compra

Registro de inventarios de una compra

Impresin en forma Minerva

Comprobantes de ingreso y egreso

Salida de almacn en forma Minerva

Entrada de frmulas. Cuando se est contabilizando un documento, es posible entrar frmulas o
funciones en las casillas dbito y crdito. stas sern resueltas inmediatamente, cuando se d entrada
en la casilla. Es decir, si usted desea puede escribir algo as: = 125*300, y cuando d enter aparecer
el resultado.
El sistema de formulacin es muy potente, lo cual le permitir la entrada de funciones sofisticadas
que involucren incluso variables del documento. Por ejemplo: = vrBase*porIVA/100
Todas las funciones inician con el signo igual. Para saber ms de las funciones disponibles, consulte
la lista de funciones al final de este manual.
Filtros. El programa maneja los documentos consecutivamente, ordenados por fecha. La forma ms
eficiente de trabajar es restringir la consulta a un determinado periodo o grupo de documentos. Para
ello se aplican los filtros, con los cuales podemos seleccionar un grupo de documentos que cumplan
con una condicin determinada.
Filtro de periodo. Todos los documentos son grabados consecutivamente en una sola tabla, segn
su orden en el tiempo. Cuando usted trabaja, todos estn disponibles para su consulta. Cuando se
tienen muchos documentos, es ms prctico fijar un periodo de trabajo, el cual delimita los
documentos grabados entre una fecha inicial y una fecha final, que nos define un periodo de trabajo,
diferente a un periodo contable o a un periodo fiscal. Por ejemplo, si seleccionamos el periodo
contable del 1 de enero al 31 de julio de 1999, el programa mostrar todos los documentos
comprendidos entre estas fechas. Este periodo se tendr en cuenta al momento de producir reportes
mensuales o semestrales detallados.
Los periodos contables se fijan automticamente con el cambio del ao, y si usted desea puede
modificar sus rangos con el administrador.
Totalizar. Cuando se han grabado varios documentos en el periodo actual, o se han cambiado o
insertado otros en periodos anteriores, es necesario actualizar los saldos de las cuentas de nivel. Esta
opcin se podr activar cuando desee imprimir reportes que involucren las cuentas de nivel o totales
del periodo.

REPORTES
El programa tiene la capacidad de producir reportes de varios tipos, entre ellos los siguientes:
Generales. Incluyen informacin e general del programa, como grupos, tablas de tarifas, plan
de cuentas.
Auxiliares. Presentan informes auxiliares de contabilidad, como movimientos por cuenta y
resumen de documentos.
Oficiales. Agrupa los informes oficiales contables.
De inventarios. Maneja los informes de productos, clasificacin y estado.
De compras. Informes de compras de productos.
De ventas. Informes de las ventas de productos.
De cartera. Informes sobre las cuentas con terceros.
Tributarios. Informes de pago de impuestos.
De control. Informes de estado de la base de datos, control de secuencia e integridad de
documentos.

Reportes de Activos fijos
ClasesAF Clases de Activos fijos
EtiActivos Etiquetas de Activos fijos
GruposAF Grupos de Activos
MovsAct Movimientos de Activos
UbicaAF Ubicacin de Activos fijos
Total 5 reportes

Reportes
auxiliares
AuxDocs Auxiliar de documentos
BalanceAux Balance de auxiliares
CEgreso Comprobantes de egreso
CXC Extractos CXC
CXP Extractos CXP
DetDoc Detalle del documento
DetDocsTer Detalle de docs. por tercero
DocsConcep
Documentos ordenados por
concepto
DocsFecha Docts. consolidados por fecha
DocsRel Extracto por documento
DocsTer Docs. por tercero
MovsCta Movimientos por cuenta
MovsCtaCC Movs x Cta x Centro de Costo
MovsCtaConcep Movs x cta x concepto
MovsCtaMes Movimientos por cuenta por mes
MovsCtaTer Movs x Cta x Tercero
MovsCtaTerM Movs x Cta x Tercero x mes
MovsFecha Movimientos por Fecha
MovsTer Movs por Tercero por cta.
Planilla Resumen diario
ResDocs Resumen de Documentos
ResDocsCtaMes Resumen de Docs x Cta x Mes
ResDocsFecha Res Docs por fecha
ResDocsMesCta Resumen docs x mes x cta
SAnuales Saldos Anuales
Soportes Documentos de soporte
Total 26 reportes

Reportes de
control
CausalesNP Causales de no pago
ClasesBN Entidades financieras
ClasesDC Clases de documentos
ClasesMN Clases de Monedas
ClasesPF Periodos Fiscales
ControlDocs
Control de numeracin ordenado por
mes
Definicin Definicin de la Empresa y C.C.
Funciones Lista de funciones de automatizacin
GruposBN Grupos de Ctas Bancarias
GruposDC Grupos de Documentos
GruposPF Periodos Contables
Hurfanos Documentos hurfanos
Inconsistencias Inconsistencias contables
Listados Lista de reportes
Operadores Operadores
PAAG ndices de Ajustes x Inflacin
RazonesNV Razones de no venta
RetICA Tabla de retencin ICA
Sucesos Sucesos del sistema
TRM Tasa de cambio
Total 20 reportes
Reportes
financieros
AvanceBal Avance del presupuesto
BalCompara Balance comparativo
VariacinBal Variacin del balance
Total 3 reportes

Reportes
generales
AFijos Lista de Activos fijos
Ajustes Tablas de ajustes por inflacin
Centros Lista de centros de costo
ClasesPR Clases de productos
ClasesTR Clases de terceros
CtaBancaria Cuentas bancarias
Directorio Directorio telefnico
FrmPago Formas de pago
GruposPR Grupos de productos
GruposTR Grupos de terceros
IndicesPAAG ndices PAAG
Nits Lista de NIT
PUC Plan nico de Cuentas
PUC2 PUC en 2 columnas
Remisiones Remisiones de productos
Terceros Lista de terceros
Vendedores Vendedores
Total 17 reportes

Reportes
grficos
GrBalance Balance comparativo anual
GrComprasCL Unidades compradas por clase
GrTRM Variacin de la TRM
Total 3 reportes

Reportes de
inventarios
ComprasCL Total compras por clase
ComprasFecha Compras por fecha
ComprasGR Compras por grupo de producto
ComprasMarca Compras por marca
ComprasPR Compras de productos
ComprasTer Compras por proveedor
Existencia Existencia de productos
Factura2 Formato 2 de facturas
Facturas Facturas de venta
InvPromedio Inventarios promediado
InvValorizado Inventario valorizado
LPrecios
Lista de precios de productos para la
venta
MovsInv Movimientos de inventarios
Productos Lista de productos
ResCompTer Res. compras tercero
ResFact Resumen de facturacin
ResFactCC Resumen facturas x centro costo
ResFactCiudad Resumen facturas x ciudad
ResFactVend Resumen facturas x vendedor
Tiquetes Tiquetes de venta
VentasCL Ventas por clase
VentasFecha Ventas por fecha
VentasGR Ventas por grupo
VentasMR Ventas por marca
VentasPR Ventas por productos
VentasTer Ventas por cliente
Total 26 reportes

Reportes
oficiales
CompDiario Comprobante de contabilidad
InvBal Libro inventarios y balances
LibroAux Libro Auxiliar
LibroDiario Libro Diario
LibroMB Libro Mayor y Balances
Total 5 reportes

Reportes comparativos. Frecuentemente necesitamos un reporte que nos presente los datos de un
periodo junto con los datos de otro, no necesariamente consecutivo. El programa ofrece la opcin de
salvar un periodo para luego colocarlo junto a los datos de otro. El proceso es el siguiente:
Seleccione el rango de primer periodo, y aplquelo
Presione el botn de salvar
Seleccione el rango de otro periodo (puede ser incluso de otro ao), y aplquelo.
Seleccione en reportes los financieros, y en ellos podr apreciar los resultados
comparativos.

AUTO CONTABILIZACIN.
En los tipos de documentos, Contabilidad Visual tiene la capacidad de programar la contabilizacin
automtica para algunos conceptos predeterminados.

Cuando se ingresa o se edita un concepto de un documento, es posible fijar los parmetros de auto
contabilizacin. Para ello, d clic en el botn de auto contabilizacin para entrar en la edicin de los
valores por defecto de un grupo de documentos.

En este formato usted puede asignar los valores que se aplicarn inicialmente cuando se cree un
nuevo documento. Asigne los valores como el NIT del tercero, el porcentaje de IVA, etc.
Otra ventaja muy importante es la de asignar las variables para autocontabilizacin que se aplicarn
en el momento de editar los movimientos contables de un documento.
El proceso de parametrizacin se realiza indicando el nmero de orden, la cuenta, el nmero del
tercero, la funcin en dbitos o crditos. Los registros se graban automticamente cuando se da
entrada al campo.
Orden. Este nmero puede iniciar en cualquier orden, pero siempre se procesar de menor
a mayor. Por ejemplo, los parmetros podran estar numerados como 2,4,6,8,10 o como
1,3,5,6,7,8 o como 1,2,3,4,5.
Cuenta. En ella se indica el nmero de la cuenta auxiliar a la cual se debe aplicar el valor. Es
posible indicar un signo de interrogacin para que en el momento de autocontabilizar el
programa solicite el cdigo de la cuenta. Tambin es posible presionar F4 para buscar en la
lista de cuentas auxiliares y seleccionar alguna.
# tercero. Este valor es opcional; usted puede escribir un cdigo de un tercero, o
simplemente puede dejarlo en blanco. Para buscar entre la lista de terceros, puede presionar
F4.
Dbitos. Indique la variable de automatizacin, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar
el resultado de una variable. Tambin es posible asignar un valor constante o escribir un signo
de interrogacin para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el valor.
Crditos. Indique la variable de automatizacin, o deje la casilla en blanco si no desea aplicar
una el resultado de una variable. Tambin es posible asignar un valor constante o escribir un
signo de interrogacin para que en el momento de autocontabilizar el programa solicite el
valor.

Variables de la automatizacin

Relativas al documento actual:
=vrbase Valor base del documento
=vriva Valor IVA
=vrica Valor ICA
=vrretfte Valor Retencin en la fuente
=vrretiva Valor Retencin IVA
=vrretica Valor Retencin ICA
=vrneto Valor Neto del Doc

Relativas a la cuenta PUC
=saldo Saldo (SaldoDB-SaldoCR)
=saldodb Saldo DB de la cuenta indicada
=saldocr Saldo CR de la cuenta indicada
=tipo nmero del tipo de documento
=plazo # de das de plazo del documento
=total Valor total del documento
=parcial Valor parcial (parcialdb-parcialcr)
=Cuentabco Nmero de la cuenta del banco
=parcialdb borra el parcial de los dbitos (parcialdb=0)
=parcialcd borra el parcial de los crditos (parcialcr=0)
=santerior Saldo anterior o al inicio del periodo
=ctadesde Cuenta inicial
=ctahasta Cuanta final
=cuenta Cdigo de la cuenta del PUC
=aliasC alias asignado a una cuenta del PUC
=nivel Nivel de la cuenta actual

Relativas al sistema
=base Nombre de la base de datos
=servidor Nombre del servidor de db
=usuario Nombre del usuario registrado
=computador Nombre del computador
=rreportes Ruta de los reportes
=color Color de fondo
=formato Formato de cifras numricas
=reporte Nombre del reporte actual
=actual Fecha actual del programa

Relativas a la empresa
=empresa Nombre de la empresa
=ncentro Nmero del centro de costo actual
=centro Nombre del centro de costo actual
=iddoc Identificacin del documento
=listap Nmero de la lista de precios
=tipoDC tipo del documento
=web Direccin de la pgina web
=mail Direccin de correo electrnico

Otras variables
=pi Valor de pi (3.14159..)
=e Valor de la constante e
=a Valor de la variable alfanumrica a
=x Valor de la variable numrica x
=y Valor de la variable numrica y
=z Valor de la variable numrica z

Relativas al programa
=ver

Versin del programa
=nserial Clave del programa

Relativas a la facturacin
=VrBase: Valor base del documento 0
=VrIVA Valor del IVA =vrBase * PorIVA
=PerIVA Porcentaje de IVA %
=VrRetFte Valor de la ret. en la fuente =VrIVA / 2
=PerRetFte % de retencin en la fuente %
=VrICA Valor del impuesto de ICA =VrBase * PorICA
=PerICA Porcentaje de ICA %
=VrRetICA Vr Ret. en la fuente de ICA =VrBase * PorRetICA
=PerRetICA % de Retencin de ICA %
=VrNeto Valor Neto =VrBase + VrIVA + VrICA
=VrTotal Valor Total =VrNeto - VrRetFte - VrRetICA
=VrCosto Costo de la Mercanca 0
=SCosto Suma del costo de la mercanca 0
=SVenta Suma total del valor de venta de la
mercanca
0
=SVenta2 Suma del valor de venta de la mercanca
con el 2% de IVA
0
con el 5% de IVA
0
con el 8% de IVA
0
con el 10% de IVA
0
con el 16% de IVA
0

Relativas a las cuentas del PUC
=Santerior Saldo anterior 0
=MDbitos Suma de movimientos DB
=MCrditos Suma de Movimientos CD
=Saldo Saldo de la cuenta =Santerior+MDbitos-Mcrditos
=ctafp Cuenta preferida segn la forma de
pago

Relativas a la consulta
=SDbitos Suma de los Dbitos
=SCrditos Suma de los crditos
=Total Vr Total =SDbitos+ SCrditos

Es muy importante tener en cuenta que hay tres variables que contienen el valor total del IVA en un
documento. stas son:
La que constituye la suma del valor liquidado a cada producto segn la tarifa indicada en las
propiedades del producto =sIVA (suma del iva)
La que se calcula globalmente a la suma de todos los tems facturados =vriva
La que se calcula y acumula con base en la utilidad de cada producto =sIVA2

Impuesto AIU (administracin, impuesto y utilidad del contrato). Se ha aadido una nueva
variable para liquidar este impuesto, la cual es:

=sIVA2 Contiene la suma del valor del IVA sobre la utilidad (AIU * vrIVA)

De tal forma que los servicios debern estar registrados como productos. La utilidad es la resultante
del precio de venta menos el costo.

52359501 Servicio de Monitoreo =sVenta 0
24080211 Iva servicios 10% =sIVA2 0
23652503 Retencion 3% (base(232100) 0 =vrRetFte
22050505 Proveedor nacional 0 =total

ste sera el resultado de un servicio de monitoreo de alarmas, con una base de 232,100, y una utilidad
de 21,100

52359501 Servicio de Monitoreo 232100 0
24080211 IVA servicios 10% 2110 0
23652503 Retencin 3% (base(232100) 0 6963
22050505 Proveedor nacional 0 22247

Para entrar a definir los parmetros de autocontabilizacin de un concepto, entre en la lista de
conceptos de algn tipo de documento, por ejemplo:

Seleccione algn concepto y edtelo presionando F4 o dando clic derecho y Propiedades. Aparecer
entonces el formato de edicin de conceptos, en cuya parte inferior izquierda hay un botn de tems
de autocontabilizacin. Cuando d clic, aparecer la lista de cuentas que se afectarn.

Si desea cambiar la forma de presentacin de la lista, de clic en vista, y seleccione detalle.

En el ejemplo anterior vemos que para el comprobante de egreso, cuyo concepto es el pago de
servicio telefnico, se tom el valor base y se contabiliz en la cuenta 513535 telfono. El valor del
IVA se llev a la cuenta 40815 gastos, y el valor total se acredit contra bancos 110505.
Para aadir o editar un tem, simplemente presione nuevo o edtelo.
Al definir estos paramentos, cuando ingrese un nuevo documento, en la parte de contabilizacin
podr dar clic en la lmpara mgica que aparece en la barra de herramientas, y se contabilizar como
por arte de magia.
Para consultar la lista de cuentas auxiliares disponibles, presione F4 en la casilla de cuenta.
Par ver la lista de funciones disponibles, con su descripcin, presione F4 en la casilla de dbitos o
crditos.

Recuerde incluir el nmero de orden de autocontabilizacin, que le indica la secuencia de ejecucin
del proceso. Es importante considerarlo si utiliza funciones de parciales que toman el saldo dbito o
crdito del documento que se est autocontabilizando.

Otros ejemplos:
Comprobantes de ingreso
Abono a crdito hipotecario
170505 @vrBase
110505 @vrBase

Abono a factura de venta
130505 =vrBase
135518 =vrRetICA
135517 =vrRetIVA
135515 =vrRetFte
110505 =vrNeto
Factura de venta
Venta de productos propios
Orden Cuenta Dbitos Crditos
1 41352801 =vrneto
2 130505 =vrneto
3 14300501 =scosto
4 61352801 =scosto

Ventas de productos en consignacin
1 41352802 =vrbase
2 130505 =vrbase
3 940520 =scosto
4 910520 =scosto

Ventas propias al exterior
1 41352801 =vrbase
2 130510 =vrbase
3 14300501 =scosto
4 61352801 =scosto
Comprobantes de egreso
Abono a crdito hipotecario
1 170505 =vrbase
2 110505 =vrbase

Pago factura de venta
1 110505 =vrneto
2 135515 =vrretfte
3 135517 =vrretiva
4 130505 =vrbase

Venta de contado
1 613506 =scosto
2 145505 =scosto
3 13551705 =vriva
4 110505 =vrneto
5 413506 =sventa

Venta de contado con IVA diferencial en productos vendidos
1 613506 =scosto
2 145505 =scosto
3 13551710 =siva10
4 13551716 =siva16
5 110505 =vrneto
6 413506 =sventa

Tambin se pueden utilizar las variables =sIva5, =siva8 y =sIva2, en las cuales se acumula el valor del
IVA facturado del 5%, 8% y 2% respectivamente, y las variables =sventa2, =sventa5, =sventa8,
=sventa10 y =sventa16.

Otros

Arrendamiento web
1 52209501 =vrbase
2 24080210 =vriva
3 23652505 =vrretfte
4 11100502 =vrneto

Arrendamientos
1 42201005 =vrbase
2 24080102 =vriva
3 13050501 =vrneto

Compras
1 143505 =vrbase
2 24080101 =vriva
3 236540 =vrretfte
4 22050505 =vrneto

Contabilidad
2 236515 =vrretfte
3 23680501 =vrretica
4 233525 =vrneto
5 24080295 =vriva
6 23670505 =vriva
7 233525 =vrneto

Digitacin
1 513520 =vrbase
3 233530 =vrneto
3 Movimientos

Mantenimiento
1 41559510 =vrbase
2 24080101 =vriva
4 13551702 =vrretiva
6 13050501 =vrneto

204 Pago factura banco
1 13050501 =vrbase
2 24080101 =vriva
6 11100502 =vrneto

288 Pago factura caja
1 13050501 =vrbase
5 110505 =vrneto

Pago papelera
1 529530 =vrbase
2 24080201 =vriva
3 11100502 =vrneto

Autocontabilizar por lotes. Cuando se ha definido los parmetros de autocontabilizacin para un
concepto de un documento; y se han grabado varios documentos y no se han contabilizado, es
posible realizar el proceso por autocontabilizacin por lotes. El proceso es el siguiente:
1. Grave el encabezado de los documentos con el respectivo valor base y/o los
movimientos de inventarios de los respectivos documentos.
2. Ubquese en el primer documento desde el cual desea iniciar a contabilizar. Por
ejemplo si se va a contabilizar desde el documento 10 hasta el ltimo, entonces
ubquese en el documento 10.
3. Ubquese en la parte de contabilizacin del documento
4. De clic derecho sobre el cono de la lmpara mgica. Entonces aparecer un aviso:
Dese autocontabilizar el resto de documentos? Responda que s. Y el programa
autocontabilizar el presente documento y avanzar al siguiente para
autocontabilizarlo; y as hasta llegar al ltimo documento. El programa no afectar
a los documentos que ya estn contabilizados dentro de ese rango y simplemente
avisar que ya estn contabilizados.
5. Si desea volver a contabilizar un documento o un rango de documentos, deber
primero borrar los movimientos de la contabilizacin de cada uno de ellos y luego
proceder a recontabilizarlos.
Importacin de documentos desde una hoja electrnica

En la hoja electrnica deber colocarse las siguietes columnas:
ID 'nmero de identificacin del tercero
NumDoc Nmero del documento relativo
Centro Nmero del centro de costo
vrBase valor base
obser Observaciones
dias Numero de das

En las siguientes columnas van los valores correspondientes a las cuentas que hay que afectar. Por
ejemplo en el caso de una nmina se pueden colocar los siguientes valores.

vrICBF % ICBF
vrCCF % caja comp fam
vrSENA % SENA
vrCes % cesantas
vrIntC % intereses cesantas
vrVaca % de vacaciones
vrPrima % de prima de servicios
vrEPS1 % de salud a cargo del empleado
vrEPS2 % de salud a cargo de la empresa
vrPen1 % de pensin a cargo del empleado
vrPen2 % de pensin a cargo del la empresa
vrARP % ARP
vrDev vr devengados
vrSDT vr Subsidio de transporte
vrHER vr horas extras y recargos
vrPres vr prestamos
vrBoni vr bonificaciones

SMLV salario minimo legal
STrasp vr sub transporte empresario
vrSTrasp vr sub transp empleado
vrPago Valor total a pagar

Estos valores deber corresponder a la programacin del la autocontabilizacin

Cierre de periodo fiscal. El programa contiene una tabla en la cual se incluyen las cuentas que se
deben cerrar al final de un periodo fiscal.
En los tipos de documentos existe uno llamado Cierre periodo, en el cual se deben crear los
documentos de cierre. Antes de autocontabilizar, asegrese de aplicar el periodo que desea cerrar;
por ejemplo del 1 de enero de 2006 al 31 de diciembre de 2006. Para proceder a generar el cierre de
cuentas d clic en el cono de autocontabilizacin.

Ajustes por inflacin. En las tablas del sistema tambin se incluyen las cuentas que se deben tener
presentes para realizar un ajuste por inflacin, tanto de activos como de inventarios. En la tabla
aparece la cuenta mayor, la cuenta que hay que acreditar y la cuenta que hay que debitar. Por ejemplo,
en la cuenta 1405, se debe debitar el ajuste en la 470510, contra la 140599.

Para realizar el ajuste, asegrese de seleccionar el periodo que va a ajustar, bien sea un mes o un ao.

En documentos existe un tipo de llamado Ajustes, dentro de esa carpeta hay un concepto llamado
inflacin; dentro de ellos se deber crear los documentos. Indique el encabezado descriptivo, grbelo
y de clic en el icono de auto contabilizacin para generar los movimientos de ajuste, se le solicitar
la tasa que se ha de aplicar.

IMPORTACIN DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PLANOS
Contabilidad visual ofrece la opcin de importar documentos grabados en archivos planos.
PREPARACIN DE LA HOJA DE TRABAJO
El proceso de generacin de archivos planos se puede realizar en cualquier procesador de palabra o en una hoja
electrnica de Excel.

Ese archivo de Excel hay que prepararlo con las siguientes columnas:
Columna Contenido
A: ID nmero de identificacin del tercero
B: concepto concepto o detalle del documento ( ej. pago primera quincena de enero de 2013)
C: NumDoc Nmero del documento relativo ( por ejemplo el nmero de la cuenta bancaria en la
cual se consigna)
D: Centro Nmero del centro de costo
E: vrBase valor base
F: das Nmero de das
G: obser Observaciones

Ntese que en la primera columna va el id del tercero segn el programa de Contabilidad, tal y como estn en
los contactos.
En las siguientes opciones columnas van los valores correspondientes a las cuentas que hay que afectar

IMPORTACIN DE DOCUMENTOS
encabezado del documento (columnas de la A
a la G)
cuerpo o movimientos contables (de la columna
H en adelante, mximo 20 columnas)
Archivos planos

Cuando se tiene preparado la hoja de trabajo en Excel, se proceder a grabarla, con un solo rengln de
encabezado, sin espacios o reglones vacos, ni columnas vacas, tampoco escribir con comas ni caracteres
especiales. Recuerde que el smbolo decimal es el punto. Los formatos de archivos planos en los que se puede
exportar son de separado por comas .CSV o el separado por tabulaciones .txt.
Guarde este archivo preferiblemente en la carpeta del directorio D:\ArchivosCV
Luego en el programa, ingrese al men de herramientas, la opcin de importar documentos y seleccione el tipo
de documento y el concepto. El programa le informar que variables de auto contabilizacin estn definidas y el
orden de las columnas que se tendrn en cuenta. Ntese que los valores van desde la octava columna (columnas
de movimientos), y los valores de las columnas de la A a la F son para definir el encabezado del documento.
En el programa tiene la opcin importar el archivo plano y tener una vista previa de los datos. De clic en el cono
de lectura de datos (un disquete con un signo +) e indique la ruta y el tipo de archivo que desea importar. En
pantalla aparecer la planilla que ha importado, y ahora puede hacer unas pruebas de validacin, dando clic en
cualquier rengln de la lista. Al dar clic en un rengln de la lista, se validar el id del tercero, el detalle, el centro
de costo y las observaciones, tambin distribuir los valores en las respectivas cuentas que se han definido en la
auto contabilizacin.
Si las columnas estn en el orden correcto, proceda a generar los documentos dando clic en el botn de proceso
(cono de la rueda dentada).
REVISIN DE UNA BASE DE DATOS
En algunas ocasiones la base de datos puede aparecer en color gris, seal que es sospechosa, o
contiene errores de integridad. Es posible ejecutar un chequeo y reparar la base de datos seleccionado
la opcin de reparar en el men (dando clic derecho sobre la base de datos). De igual forma, si se
intenta abrir una base de datos que est sospechosa, el programa le preguntar si desea revisarla. El
proceso de revisin tomar algunos segundos o minutos, dependiendo de la cantidad de informacin
que contenga. Esta opcin puede ser ejecutada incluso sobre una base de datos que no est marcada
como sospechosa, con el fin de verificar su integridad fsica.
Dentro de este proceso tambin se realizan otras verificaciones de la integridad de la informacin
contable, como las siguientes:
Eliminacin de cuentas invlidas del PUC.
Eliminacin de movimientos contables invlidos.
Asignacin del tipo de registro en terceros.
Verificacin de existencia del grupo de cada uno de los terceros, y de los productos. Si no
es vlido lo asignar al primer grupo existente.
Verificacin del balance contable.
Para ampliar esta informacin tambin puede consultar: copia de seguridad, eliminar una base de
datos
INCONSISTENCIAS:
Presenta la lista de documentos cuya contabilizacin est descuadrada. Esto le permite detectar fcilmente los
documentos de cualquier tipo y de cualquier periodo, para poder arreglarlos.
En el ejemplo anterior observamos que hay un descuadre de $6000.000 en la factura de venta numero 2010
Puede cerrar esta ventana informativa, y si desea volver a verla de clic derecho sobre la barra del
men de carpetas y seleccione la opcin de informacin.

UNIFI CACIN DE TERCEROS
En los procesos cotidianos del manejo del programa suelen suceder errores de escritura en el registro
de terceros, o se requiere consolidar dos cuentas de terceros en una sola. CV ofrece un proceso de
unificacin de terceros que permite seleccionar algunos terceros y trasladar todos sus movimientos
al otro en forma automtica. Este proceso afecta todos los documentos, movimientos contables,
vendedores, cotizaciones, autocontabilizacin, contratos, cuentas del PUC y centros de costos que se
refieran a ellos.

La unificacin de terceros se utiliza en los siguientes casos:

Errores de registro. Este proceso es importante cuando se han registrado documentos de
un mismo tercero bajo otros nombres, o con nombres incompletos.
Fusin. En caso de que una cuenta de un tercero se fusione con otro tercero y se requiere
mantener un consolidado. Tambin en caso de fusin de una empresa con otra. Tenga en
cuenta que este proceso fusiona todos los documentos y registros que existan en la base de
datos, y por ahora no es posible seleccionar un periodo determinado.

El proceso de unificacin se encuentra entre las utilidades contables del programa y se llama
unificacin. Tenga en cuenta que este proceso es irreversible.

Actual. En pantalla aparecer un formato en el cual se indica el nmero de secuencia del tercero
actual que se desea reemplazar. Si no se conoce el nmero del tercero, puede presionar F4 para
buscar, o dar clic en la casilla de detalle del tercero para buscarlo en la lista.
Cambiar por. Escriba el nmero del tercero con el cual desea dejar los movimientos y documentos.
De igual forma, si no conoce o no recuerda el cdigo del tercero, puede presionar F4 o dar clic en la
casilla de detalle del tercero para buscarlo en la lista.
Eliminarlo. Esta opcin le da la posibilidad de eliminar el tercero errado o no deseado que se ha
indicado como actual, luego de trasladar los documentos y movimientos,

DUPLI CACIN DE DOCUMENTOS
En algunas compaas es necesario duplicar los documentos como facturas de venta de un periodo
a otro debido a que los clientes son los mismos y los conceptos facturados tambin. Es el caso de las
inmobiliarias y las compaas de vigilancia, las cuales cobran la misma tarifa del mes anterior y son
muchos clientes cuyas facturas son iguales al mes anterior. Para ello CV tiene un asistente de
duplicacin de documentos, el cual permite seleccionar un rango de documentos de un concepto
determinado y los duplica. Se duplican el encabezado del documento, y sus movimientos contables
y de inventarios. En esta duplicacin tambin se actualizan los siguientes campos:
Fecha de emisin del documento: Se actualiza a la fecha actual del sistema
Documento relativo: Se apunta hacia s mismo

LICENCIA
CONTRATO DE LI CENCI A DE USO DE SOFTWARE VI SUAL SOFTWARE
Importante: Lea atentamente. Los componentes del programa Contabilidad Visual (CV) incluida
cualquier documentacin en pantalla o electrnica (componentes de CV) estn sujetos a los trminos
y condiciones del contrato bajo el cual obtuvo la licencia para el producto CV de Visual Software,
descrito a continuacin. Cada uno de ellos contiene un "Contrato de Licencia para el Usuario Final
(CLUF). Al instalar, copiar o utilizar de otra manera los componentes de CV, usted acepta quedar
obligado por los trminos y condiciones del CLUF del producto de Sic Aplicable y de este CLUF
complementario. Si no acepta estos trminos y condiciones, no instale, copie ni use los componentes
de CV.

Nota: si no tiene un CLUF vlido para cualquier "producto de CV" (producto de contabilidad visual)
no est autorizado a instalar, copiar ni utilizar de otra forma los componentes de CV.

General. Visual Software le proporciona los Componentes de CV para que actualice, complemente o
reemplace la funcionalidad del Producto de SIC aplicable, y le concede una licencia para utilizar los
Componentes de CV bajo los trminos y condiciones del CLUF del Producto, siempre que cumpla
todos dichos trminos y condiciones.

Derechos y limitaciones:
* Por cada copia con licencia vlida del Producto de CV aplicable tambin puede reproducir una copia
adicional de los Componentes de CV, nicamente con fines de archivo o para la reinstalacin de los
Componentes de CV en el mismo equipo en el que se instalaron anteriormente los Componentes de
SIC. Visual Software retiene todos los derechos, titularidad e intereses de y sobre los Componentes
de SIC. Visual Software se reserva todos los derechos que no se conceden expresamente.

* Los Componentes de CV contiene tecnologa que permite que las aplicaciones se compartan entre
dos o ms equipos o PCS, aun si la aplicacin se ha instalado en slo uno de los equipos. Usted podr
utilizar esta tecnologa con todos los productos de aplicacin de Visual Software para conferencias
entre varias partes. Con respecto a las aplicaciones que no son de Visual Software, deber consultar
el contrato de licencia que se acompaa, o ponerse en contacto con quien ha otorgado la licencia
para determinar si ste permite compartir la aplicacin.

La presente licencia de uso del SIC se adhiere exclusivamente a un equipo; en caso de prdida total
del equipo, tambin se perder la licencia.

El CV incluye componentes restringidos de Microsoft, de los cuales Visual Software se ha adherido a
sus licencias de uso. De tal forma, se traslada las restricciones al usuario final de las siguientes
condiciones:

Usted se compromete a no exportar ni reexportar los Componentes de CV o ninguna parte del mismo,
o ningn proceso o servicio que sea el producto directo de los Componentes de CV (los anteriores se
denominan conjuntamente "Componentes Restringidos"), a ningn pas, persona fsica o jurdica o
usuario final sujeto a las restricciones de exportacin de los Estados Unidos de Amrica. Usted se
compromete especficamente a no exportar ni reexportar los Componentes Restringidos (i) a ningn
pas al que los Estados Unidos de Amrica haya embargado o restringido la exportacin de bienes y
servicios, que actualmente incluyen, pero no se limitan necesariamente a Cuba, Irn, Irak, Libia, Corea
del Norte, Sudn y Siria, o a ningn ciudadano de dichos pases, en el lugar en que se encuentre, que
intente transmitir o transportar los Componentes Restringidos hacia los mencionados pases; (ii) a
ningn usuario final que usted tenga conocimiento o razn de pensar utilizar los Componentes
Restringidos en el diseo, desarrollo o produccin de armas nucleares, qumicas o biolgicas o (iii) a
ningn usuario final al que se le haya prohibido la participacin en las transacciones de exportacin
de los Estados Unidos de Amrica a travs de una agencia federal del gobierno de los Estados Unidos
de Amrica. Usted garantiza y manifiesta que ni la BXA (Direccin de Administracin de
Exportaciones) ni ninguna otra agencia federal de los Estados Unidos de Amrica han suspendido,
revocado o negado sus privilegios de exportacin.

Si el producto aplicable le fue concedido bajo licencia por Visual Software o alguna de sus subsidiarias
de propiedad exclusiva, la garanta limitada (si existiera) incluida en el CLUF del producto de CV
Aplicable, se aplica a los componentes de CV siempre que los componentes de CV le hayan sido
concedidos bajo licencia dentro del periodo de la garanta limitada del CLUF del producto de CV
Aplicable. Sin embargo, este CLUF complementario no ampla el periodo de tiempo para el que se
proporciona la garanta limitada.

Si el producto de CV Aplicable le fue concedido bajo licencia por una persona jurdica distinta de
Visual Software o alguna de sus subsidiarias de propiedad exclusiva, Visual Software renuncia a dar
ninguna garanta con respecto a los componentes de CV de la siguiente forma:

Denegacin de garantas. En la medida permitida por la ley aplicable, Visual Software y sus
proveedores le proporcionan los componentes de CV y los servicios de soporte tcnico (si existen)
relacionados con los componentes de CV ("servicios de soporte tcnico") "tal cual" y con todos los
defectos; y Visual Software y sus proveedores renuncian por la presente con respecto a los
componentes de SIC y los servicios de soporte tcnico a toda garanta y condicin ya sea expresa,
implcita o prevista por ley, incluidas pero sin limitarse a (en su caso) toda garanta o condicin de o
relacionada con: titularidad, ausencia de infraccin, comerciabilidad, idoneidad para un determinado
fin, ausencia de virus informticos, exactitud o integridad de las respuestas, resultados, ausencia de
negligencia o ausencia de esfuerzo razonable, de posesin y disfrute plenos y de correspondencia
con la descripcin. Usted asume todo riesgo que surja de la utilizacin o del rendimiento de los
componentes de sistema operativo o de los servicios de soporte tcnico.

Exclusin de responsabilidad por daos incidentales, consecuenciales y otros. En la medida permitida
por la ley aplicable, en ningn caso Visual Software o sus proveedores sern responsables por ningn
dao, especial, incidental, indirecto o consecuencial cualquiera que sea (incluidos, pero sin limitarse
a, daos por: prdida de beneficios, prdida de informacin confidencial o de otro tipo, interrupcin
de negocios, daos a las personas, prdida de privacidad, por incumplimiento de obligaciones (ya sea
de buena fe o con diligencia razonable), por negligencia o por cualquier otra prdida pecuniaria o de
otro tipo) que pudiere surgir del uso o imposibilidad de uso de los componentes de SIC, o de los
servicios de soporte tcnico o de la provisin o ausencia en la provisin de los servicios de soporte
tcnico, o de cualquier otra forma bajo o en conexin con cualquier disposicin de este CLUF
complementario, aun en el caso de que se hubiera informado a Visual Software de la posibilidad de
dichos daos.

Limitacin de responsabilidad y recursos. No obstante los daos en los que pueda incurrir por
cualquier razn (incluidos, pero sin limitarse a, los daos a los que se hizo referencia anteriormente y
todos los daos directos o generales), la nica responsabilidad de Visual Software o la editorial, y de
cualquiera de sus proveedores bajo cualquier disposicin de este CLUF complementario y el nico
recurso que le competer a usted por todo lo antedicho se limitar a un monto no mayor del que
usted pag por los componentes del programa o a cinco dlares estadounidenses. Las antedichas
limitaciones, exclusiones y renuncias se aplicarn en la medida permitida por la ley aplicable, incluso
aunque algn recurso tenga errores en su fin esencial.

Microsoft, SQLexpress, Visual Basic, Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation.
Visual Software, Contabilidad Visual y Visual Safe, son marcas registradas de Visual Software

Visual Software, Cl 145 #13-61, Bogot, D.C. Tels. (571) 6336954
Emal:gudino@etb.net.co http: www.visual-software.net www.contabilidadvisual.com

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