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Tramo de Control

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es un resumen del tramo de control.
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Tramo de control

El tramo de control se puede definir como el número de subordinados que un administrador puede dirigir con eficiencia y eficacia. Su importancia se refleja en que conforme un administrador asciende en una organización tiene que tratar con un mayor número de problemas no estructurados, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios.

En gran parte el tramo de control puede determinar el número de niveles y administradores que necesita una organización. Si todos los aspectos que se relacionan en el manejo de la empresa permanecen inmodificados, mientras más amplio sea el tramo de control, más eficiente es el diseño de la organización.

 

Para definir un eficiente y eficaz tramo de control se deben tener en cuenta aspectos como:

1. La capacitación del administrador debe estar de acuerdo al tipo de objetivos que se pretendan obtener. 2. La experiencia es de vital importancia, ya que esta puede asegurar en un momento determinado la aplicación de correctivos inmediatos. 3. El establecimiento de tareas y responsabilidades deben ser perfectamente expuestos a cada uno de los subordinados. 4. La complejidad de las tareas debe ser evaluada para la contratación del personal idóneo para su desarrollo.

5. El administrador debe ser uno de los que este más familiarizado con los sistemas de información dentro de la empresa. 6. En el tramo de control debe definirse claramente los objetivos y los fundamentos de la cultura organizacional. 7. Por último debe fijarse el tipo de administración a la cual se quiere someter la empresa.

 En

la fijación del tipo de administración y tramo de control se pueden presentar dos tipos que tienen sus ventajas y sus desventajas, a continuación se muestran:

Tramo de control estrecho
 Ventajas  Se

presenta una supervisión estricta.  Se realiza un control riguroso de las operaciones.  Existe una comunicación rápida entre los subordinados y los superiores.

 Desventajas  Los

superiores tienden a intervenir en el trabajo de los empleados.  Se establecen demasiados niveles de administración.  Se aumentan los costos por la gran cantidad de niveles.  Existe una distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior.

Tramos de control amplios
 Ventajas  Los

superiores se encuentran obligados a delegar funciones  Deben planearse y establecerse políticas claras en el manejo administrativo.  Se seleccionan cuidadosamente los subordinados.

 Desventajas  Se

tiende a sobrecargar de trabajo a los administradores.  Se puede presentar pérdida temporal del control superior.  Se requiere de una gran calidad y un excepcional manejo de la administración por parte de los gerentes.

Los críticos sostuvieron que faltaron las relaciones organizacionales con terceras personas, y también que este es el número posible de relaciones pero no es verdadero; asume que las relaciones ocurren con igual frecuencia y presuponen que las relaciones tienen igual intensidad. Pero lo que si demuestra Graicunas es que un aumento en el tramo de control provoca un aumento en las posibles relaciones organizacionales

R = n(2

n

+ n - 1)

2
R= relaciones n = Número de trabajadores

R = 2(4/2 +1) 2(3) = 6

RELACIONES POTENCIALES ENTRE UN GERENTE Y SUS SUBORDINADOS Un gerente M y dos subordinados (AyB)

Directas individuales: M M Directas grupales:
Cruzadas:

A B A B
B A

M M
A B

B A

Donde R = número de relaciones, N= número de subordinados asignados al grupo de mando del gerente; la fórmula nos muestra que el número de relaciones aumenta en forma geométrica, mientras el número de subordinados aumenta en proporción aritmética. El cálculo supone que los gerentes se enfrentan a tres tipos de relaciones: 1) directas individuales, 2) directas grupales, 3) cruzadas, como lo muestra la figura 1.

Figura 1, Relaciones potenciales en un tramo de administración

Número de 1 subordinados 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Número de relaciones 1 6 18 44 100 222 490 1,080 2,376 5,210 11,374

Hampton 1992:347, señala que en la serie de trabajos dedicados al estudio del tramo optimo se han identificado como elementos que influyen en su diseño los siguientes •Rutinización de las tareas •Formalización de las tareas •Número de ayudantes utilizados •Ubicación geográfica de los subordinados •Rotación de personal •Estabilidad de las operaciones •Necesidad de coordinación o de supervisión estrechas •Tareas ajenas a la supervisión efectuadas por ellos •Nivel de tecnología •Capacitación de los subordinados •Semejanzas de funciones cumplidas por los subordinados •Autoevaluación de los gerentes sobre sus capacidades generales y globales como supervisores

Algo que se antoja relevante y que es señalado por el mismo Hampton, es la diferencia cultural en la delimitación del tramo de administración; “Un estudio de empresas japonesas en Estados Unidos reveló que los supervisores de primer nivel supervisaban un promedio de 15 empleados, las cifras de las compañías estadounidenses era de 30. Se ha interpretado que la diferencia refleja la importancia relativamente mayor que los japoneses le dan al hecho de conocer a cada empleado, proceso que exige mayor esfuerzo y contacto. “El tramo de control es un principio importante de la organización”; “Los que lo ignoran pagan a menudo un precio muy alto” L. F. Urwick

Mientras Koontz (1995: 249) considera que la amplitud del tramo de administración depende de capacidades personales del administrador tales como comprender rápidamente, llevarse bien con los compañeros y ganarse su lealtad y respeto, la condición más importante es la habilidad del administrador para reducir el tiempo que pasa con los subordinados, por supuesto esto va a depender de cada administrador, personal y tareas, pero de manera general, las condicionantes del tramo de control son:

Tramos estrechos (se dedica mucho tiempo a Tramos amplios(se dedica poco tiempo a los los subordinados) relacionado con: subordinados ) relacionado con:

Poca o ninguna capacitación

Capacitación completa de los subordinados

Delegación autoridad inadecuada o confusa Delegación clara para realizar tareas bien definidas Planes confusos para operaciones no repetitivas Objetivos y estándares no verificables Cambios rápidos en los ambientes internos y externos Subordinados inmaduros Planes bien definidos para operaciones repetitivas Objetivos verificables utilizados como estándares Cambios lentos en los ambientes internos y externos Subordinados maduros

Uso de técnicas de comunicación Interacción o inadecuadas el deficientes ineficaz entre Reuniones ineficaces supervisor instrucciones vagas subordinado incluyendo y el de especialidades en Mayor número Administrador incompetente no los niveles inferiores y medios Tarea compleja capacitado Renuncia de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables

Uso de técnicas apropiadas, tales Interacción eficaz entre el como la estructura de Reuniones eficaces superior y el apropiada, organización subordinado en los Número de especialidades Administrador competente y comunicación escrita y altos niveles superiores (los oral Tarea sencilla capacitado gerentes preocupados por el Buena disposición de los ambiente externo) subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonable

Con respecto al tramo optimo no existe acuerdo, y lo que aquí se pretende es señalar que es de suma importancia el análisis del tipo de puesto, la capacitación de los subordinados, la capacidad de solución de problemas del supervisor, la claridad de los manuales de comportamiento, etc. En la época de Taylor y Fayolse pronunciaban por lo siguiente: “ningún ejecutivo deberá tratar de supervisar directamente el trabajo de más de cinco o al máximo seis subordinados directos cuyo trabajo este interrelacionado” Woodwardencuentra que los tramos de administración dependen de la tecnología por tanto, la estructura organizacional está determinada por la variable tecnológica. Ella reporta que en las empresas de producción unitaria el tramo era de 23 subordinados; en las de producción masiva de 49 y en las de producción continua era de 13.

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