CAPITULO 10 GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO La Gestién de las Comunicaciones de! Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacién, la recopilacién, a distribucién, el almacenamiento, la recuperacién y la disposicidn final de fa informacién del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicéndose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos {en todos los niveles de la arganizacién) como externos a la misma. Una comunicacién eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entoros culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecucién 0 resultado del proyecto. El Grafico 10-1 presenta una descripcién general de los procesos de Gestién de las Comunicaciones del Proyecto, a saber: 10.1 Identificar a los Interesados—Es el proceso que consiste en identificar a todas las personas Uorganizaciones impactadas por el proyecto, y documentar informacién relevante relativa a sus intereses, participacién e impacto en el éxito de! mismo. 10.2 Planificar las Comunicaciones—Es el proceso para determinar las necesidades de informacién 4 los interesados en el proyecto y definir cémo abordar las Comunicaciones con ellos 10.3 Distribuir la Informacién—ts el proceso de poner la informacién relevante a disposicién de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido. 10.4 Gestionar las Expectativas de los Interesados—Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan. 10.5 Informar el Desempefio—Es el proceso de recopilacién y distribucién de la informacion sobre el desemperio, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones. (©2008 Project Management institute, Guia de os Fundaments para la Direccin de Proyectos (Guia del PMBOK®) — Cuarta edcién| t0f CAPITULO 10 - GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO Descripeién General de la Gestion de las Comunicaciones del Proyecto peters alos Interesados 1 Erase 1 Ata de Constiucion sl Proyta 2 Documentos dee Adquscén 3 Factores Anbienslese IaEnpresa A Actvas dls Proceso dla Organzacion 2 Warranintasy Técnicas 1 Andis de ls intrerador 2 uci de Expertor 2 Saldas 1 gist oo nerosados 2 statepa da Gestion de oe Ineresadas ea eroeccr) Paes ey 1 Enradas 1 Registro de ineresados 2 Estas ge Gestn de los inersados, 3 Fan Proyecto 4 glo de Incidents 5 Reiso de Cambios 1 Actwos de los Procesce dla (rganzacion Diecetn de 2 Worreniemas y Técnicas "Método de Comunicacién 2 Habla Interersonales 3 Hablcades Dracivas 2 Salas 1 Acualasciones als Actos los Process de a Organzacon 2 Saletudee de Carbo, 3 Actalzaciones al Pan p Dreceien del Proyacte A Actsizacones al Documentos del Proyecto Pepe Cece! 1 Eriradas 1 Registro de ineresados 2 Estategiade Gaston (elosineresados 2 Factores Ambertales dela Empresa A Retwoade los Procesoe ela Orgaiacion 2 Worrenienas Técnicas 1 Analisis de Requbstos de Comunicaciones 2 Tecnologia dee Comuncaciones 3 Malas de Comunicecién 1 Metodos de Comuniacion 2 Salar "Plan de Gas de as Comunicaciones 2 Actslzacionee alos Decumentas dl Proyecto 10.5 Informar ceed 1 Entadae 1 PlanparalaDveccibn aalProyeco 2 Informacion sobre a! Desampeto del Trabajo 2 Madicioes del Desempeta del Tadao 4 Proyocciones de Presupueta 5 Actos de lee Procesoe dale Orgaiacion 2 Worramientasy Tenicas 1 Anil ge Varin 2 Método de Provessin 23 Método de Camunicecién 1 Setemas de Generaciin delnformet 2 Salas 1 formas de Desempaho 2 Aetualaciones alas Aetios {eloe Proceos dela Organzacion 2 Soletudes de Cambio ees Peeroerer ey 1 Entradas 1 Planporaleiecién alProjeco 2 Ifomas da Desempeho 2 Aetvs de os Procesor (ela rguizacion 2 Horamiontasy Téereas 1 Matogoe de Camunieecién 2 Herramientas de itnoucin 4elatetamacién 2 alias 1 Retualzacionas alas Actos {los Process dela Organiacion |. Descripcién General de la GestiGn de las Comunicaciones del Proyecto (©2008 Project Management institut, Guia de os Fundaments para la Direccin de Proyectos (Guia del PMBOK®) — Cuara edciinCAPITULO 10 - GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO Ta Estos procesos interactiian entre si y con procesos de las otras Areas de conocimiento, Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o mas fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aqui como components aferenciados con interfaces bien definidas, en la practica se superponen e interactian en formas que no se detallan aqui Las dimensiones posibles de la actividad de comunicacién son, entre otras: interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicacién, pitblico) ‘ formal informes, memorandos, instrucciones) ¢ informal (coreos electrénicos, conversaciones ad hoc) ‘vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organizacién) y horizontal (entre colegas) © oficial (boletines, informe anual) y no oficial {comunicaciones extraoficiales) # escrita y oral * verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal) La mayoria de las habilidades de comunicacién son comunes a la direccidn en general y a la direccién de proyectos. Entre estas habilidades, se incluye: © escuchar de manera activa y eficaz ‘© formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensién © educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea mas eticaz * investigar para identficar 0 cantfirmar informacion * identiicar y gestionar expectativas ‘© persuadir a una persona u organizacién para llevar a cabo una accién © negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables * resolver conflictos para prevenir impactos negativos ‘© resumir, recapitulare identiicar las proximas etapas (©2008 Project Management institute, Guia de os Fundaments para la Direccin de Proyectos (Guia del PMBOK®) — Cuarta edcién