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Creación de tablas de contenido en Word

Creación de tablas de contenido en Word

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Se describe paso a paso cómo dividir un documento de word en secciones, su posterior numeración y la inserción de una tabla de contenido
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Published by: byrong on Mar 31, 2007
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Creación de tablas de contenido en Word XP1
Ing. Byron Humberto González Ramírez
byrong@gmail.com http://www.byrong.tk
Publicación: mayo 2005 Actualización: enero 2007

Contenido 1 Presentación.........................................................................................................................1 2 Dividir el documento en secciones......................................................................................2 3 Numerar las páginas.............................................................................................................4 4 Marcar la posición de los títulos definiendo estilo y formato..............................................6 5 Insertar la tabla de contenido en el lugar deseado..............................................................13

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Word es una marca registrada de Microsoft Corporation

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Presentación

Un documento formal adecuadamente confeccionado deberá permitir al lector ubicar fácilmente los títulos que contiene. En Word se denomina tabla de contenido precisamente al listado de títulos que integran el documento y la página en que se ubican. Esta tabla debe ser ubicada de preferencia al inicio del documento. La presente guía pretende mostrar cómo se añade una tabla de contenido usando el procedimiento de marcar manualmente la ubicación de los títulos dentro del documento. Se aclara que existen procedimientos alternos para lograr este propósito. Usaremos la siguiente estructura de títulos para desarrollar el ejercicio: Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Escogiendo títulos al azar la estructura a crear será: Página 1. Planteamiento del problema ………………………………………………… ………… 1 2. Objetivos ………………………………………………………………………… …………….. 2 2.1 General …………………………………………………………………….. ……………. 2 2.2 Específicos…………………………………………………………………… ………….. 2 3.Metodología……………………………………………………………………… ……………. 3 3.1 Recolección de datos ……………………………………………………… ……….. 3 3.1.1 Instrumento de medición………………………………………… ……….. 3 Es necesario indicar que deseablemente se debe llegar a usar un máximo de cinco niveles en los títulos. Además, antes de la tabla de contenido siempre se añade una portada o carátula al documento. El procedimiento general para la inserción de una tabla de contenido en Word es:

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a. b. c. d.

Dividir el documento en secciones (3 en nuestro caso) Numerar las páginas Marcar la posición de los títulos definiendo estilo y formato Insertar la tabla de contenido en el lugar deseado

A continuación se desarrolla cada uno de estos aspectos.

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Dividir el documento en secciones2 desarrollar en Word el ejercicio el abra un documento botón .

Para nuevo

usando

Considerando que el documento a crear necesita que la primera página contenga la portada o carátula y que la segunda contenga la tabla de contenido, el cuerpo del documento inicia en la página 3. Presione el botón de Enter tantas veces como sea necesario hasta tener en pantalla cinco páginas en blanco. Debe verificar que esto sea así observando el extremo inferior izquierdo de la pantalla de Word.

Ubique el cursor al final de la página 1. Justamente arriba de la línea que indica la división entre las páginas 1 y 2.

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Sección: Parte de un documento en el que se establecen determinadas opciones de formato de páginas. Es posible crear una nueva sección cuando se desea cambiar propiedades en la numeración de páginas, texto en columnas, orientación de las páginas, etc.

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Figura 1: Vista de la división entre páginas

Una vez ubicado el cursor en esta posición diríjase al Menú Insertar y escoja Salto. En el cuadro de diálogo que aparece seleccione página siguiente.

Figura 2: Inserción de salto de sección en página siguiente

Debe asegurarse que el documento tiene correctamente insertado el salto de sección. Esto se consigue observando nuevamente el extremo inferior izquierdo de la pantalla de Word.

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Para completar el proceso de inserción de saltos de página diríjase al Menú Ver y elija Encabezado y pié de página. Debe estar ubicado al inicio de la página 2 del documento. Una vez aparezca en pantalla la barra de herramientas “Encabezado y pié de página” haga clic sobre el botón “Vincular al anterior”. Presione enseguida el botón cerrar en la misma barra de herramientas.

Figura 3: Barra de herramientas “Encabezado y pie de página”

Debe insertar un nuevo salto de sección ubicando el cursor en la parte final de la página 2 del documento. Nuevamente diríjase al menú Insertar y elija Salto. Seleccione Página siguiente. Debe verse que la página 3 es el inicio de la sección 3 del documento. También use la barra de herramientas Encabezado y pié de página para completar el procedimiento. Esto último debe hacerse con el cursor ubicado en el inicio de la página 3. 3 Numerar las páginas

La primera página que corresponde a la sección 1 no debe tener numeración. Es la carátula. La segunda página en la que se ubicará la tabla de contenido deberá tener el numeral “i” y corresponde a la sección 2. La tercera página del documento que ahora corresponde a la sección 3 deberá indentificarse con el numeral “1”, dado que aquí inicia el cuerpo del documento. Vea la figura 3. i
Carátula
Tabla de contenido

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Figura 3: Distribución de la numeración de páginas del documento

Ubique el cursor en el inicio de la sección 2 (hasta este punto página 2 del documento). Elija del menú Insertar la alternativa Números de

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página. En el cuadro de diálogo escoja una posición superior y alineación derecha del número a insertar. Haga clic sobre el botón Formato. En el nuevo cuadro de diálogo que aparece escoja un formato de número romano en minúscula y que la numeración de sección comience en “i”, como aparece en la figura 4.

Figura 4: Formato de numeración para la sección 2

Ahora en el extremo inferior izquierdo debe verse que la página ya no se identifica como 2 si no como “i”. Diríjase ahora a la página 3 siguiendo de guía el orden original. Verifique que efectivamente se encuentra en esta página.

Note que se trata de la primera página de la sección. Por lo tanto aquí es donde debe comenzar la numeración en “1”. A partir de este punto empieza el contenido del documento. Ubique el cursor en el inicio de la sección 3. Elija del menú Insertar la alternativa Números de página. En el cuadro de diálogo escoja una posición superior y alineación derecha del número a insertar. Haga clic sobre el botón Formato. En el nuevo cuadro de diálogo que aparece escoja un formato de número arábigo y que la numeración de sección comience en “1”, como aparece en la figura 5.

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Figura 5: Formato de numeración para la sección 3

Debe verificar que ahora la sección 3 inicie su numeración con página 1.

Ahora el documento deberá estar numerado de acuerdo a la figura 3. 4 Marcar la posición de los títulos definiendo estilo y formato

Para garantizar el orden de nuestro documento indicaremos que se considera a un título como de primer nivel o “Titulo 1” cuando le antecede solamente un número en el correlativo general. “Titulo 2” será cuando le antecedan dos números en el correlativo general, y así sucesivamente. Vea la tabla 1: Tabla 1: Ejemplo de jerarquía de títulos Numeració Ejemplo n 1. 1. Planteamiento del problema 3.1 3.1 Objetivo General Clasificaci ón Título 1 Título 2

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4.2.1

4.2.1 Instrumento de medición

Título 3

Como la tercera sección de nuestro documento consta de tres páginas (numeradas como 1, 2 y 3) escribirá los siguientes títulos: Planteamiento del problema en la página 1 Objetivos en la página 2 General en la página 2 Específicos en la página 2 Metodología en la página 3 Recolección de datos en la página 3 Instrumento de medición en la página 3

Procure ubicar cada uno de estos títulos en la parte superior de cada página y en renglones separados. Vea la figura 6 como ejemplo.

Figura 6: Ejemplo de distribución de los títulos del documento previo a fijar estilo y formato

Luego de ubicar todos los títulos en la posición deseada es necesario indicarle a Word la jerarquía de cada uno de ellos y definir su estilo3. Para definir el estilo de cada título diríjase al menú Formato y elija Estilos y formato. En ese momento notará que aparece un panel4 en el extremo derecho. Vea la figura 7.
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Combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando se aplica un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo. 4 Este panel solo está disponible a partir de la versión 2002 de Office

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Figura 7: Panel “Estilos y formato” donde puede editarse el estilo de cada título del documento

Es necesario editar el estilo y numeración para cada uno de los títulos. En nuestro caso habrá que repetir la edición tres veces. Una por cada título. En el panel Estilos y formato apunte5 sobre Título 1. Note que aparece una flecha que señala hacia abajo. Haga clic sobre esta flecha y elija del menú la alternativa Modificar. Vea la figura 8.

Figura 8: Ingreso a modificar el estilo del título 1

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El término apuntar se refiere a ubicar el puntero del ratón en un área determinada de la pantalla sin realizar acción alguna.

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En el cuadro de diálogo siguiente asigne un tamaño de letra de 12 puntos y negrita. Presione el botón de Formato para cambiar la numeración que llevará el título. Vea la figura 9.

Figura 9: Modificación del estilo del título 1

Después de hacer clic sobre numeración elija en el siguiente cuadro de diálogo la pestaña de números y una asignación de la forma 1., 2., 3., como se muestra en la figura 10. Presionar Aceptar para concluir satisfactoriamente el proceso.

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Figura 10: Elección del tipo de numeración que se asignará al título 1

Debe verificarse que el estilo de título 1 sea el asignado. Igual con la numeración. Note que en el panel derecho puede verse que el título es de tipo de letra Arial, tamaño 12 y numeración arábiga. El estilo asignado previamente.

Es necesario modificar el estilo para el título 2. Deben repetirse los pasos indicados para el título 1. Cuando vea nuevamente el cuadro de diálogo mostrado en la figura 9 defina un tipo de letra Arial, tamaño 11 puntos. Cuando ingrese a la numeración escoja la pestaña de Esquema numerado y la posición que se indica en la figura 11.

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Figura 11: Elección del tipo de numeración que se asignará al título 2

Luego de presionar Aceptar podrá ver en el panel derecho que automáticamente se ha modificado la numeración del título 2 al título 9. Se ha mencionado antes que aunque el programa incluya esta posibilidad se recomienda solo usar 5 niveles en los documentos. Vea la figura 12.

Figura 12: Panel de “Estilos y formato” con la numeración asignada a los títulos

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Ahora que el estilo y formato de los títulos está definido es necesario indicarle a Word quiénes serán títulos 1, quiénes serán títulos 2, etc. y en qué página se encuentran. Para ello bastará con seleccionar el título correspondiente y hacer clic en el panel de Estilos y formato sobre la jerarquía a definir. Por ejemplo, el “planteamiento del problema” es un título 1. Nos ubicamos en la página 1, seleccionamos el texto y hacemos clic en el panel derecho sobre Título 1, como se indica en la figura 13. Note que automáticamente se asigna la numeración y cambia el tipo de letra y tamaño.

Figura 13: Marcado y definición de título 1

Repita este procedimiento para los títulos ubicados en las páginas 2 y 3. En los casos en que el título sea de nivel 2 márquelo y haga clic sobre “Título 2” en el panel de formato ubicado a la derecha de su pantalla. Vea la figura 14 donde se muestra un ejemplo de definición de título 3.

Figura 14: Marcado y definición de título 3

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Insertar la tabla de contenido en el lugar deseado

Se había mencionado que es deseable ubicar la tabla de contenido al inicio del documento. Inmediatamente después de la portada o carátula. En nuestro orden esta posición corresponde a la sección 2. Ubique el cursor en la página “i”. Enseguida seleccione el menú Insertar y luego la alternativa Referencia. Del submenú desplegado elija Índice y tablas como se muestra en la figura 15.

Figura 15: Insertar tabla de contenido

En el cuadro de diálogo que aparece seleccione la pestaña “tabla de contenido”. Elija que se muestren 5 niveles. También se recomienda que seleccione en el formato, el “estilo personal” para que se asemeje lo más posible al formato que frecuentemente aparece en los libros de texto y otros documentos formales. Naturalmente luego de varias pruebas usted puede elegir el formato que más le agrade. Vea la figura 16. Finalmente al presionar Aceptar verá aparecer instantáneamente la tabla de contenido. Vea la figura 17. A partir de este punto cada vez que necesite cambiar de ubicación un título no necesita volver a escribir manualmente la tabla de contenido. Bastará con ubicarse sobre ella, presionar el botón derecho y escoger del menú contextual que aparece la alternativa Actualizar campos.

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Figura 16: Opciones a modificar previo a insertar la tabla de contenido

Figura 17: Tabla de contenido inserta en la sección 2 del documento

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