Está en la página 1de 11

AUDITORIA INSTITUCION EDUCATIVA MARIA MADRE DE LA IGLESIA

INTEGRANTES:

JAVIER CAICEDO MORA LUZ HELENA RUEDA MOLANO

GRANADA META FECHA 05 DE JUNIO DE 2013

DATOS INSTITUCIONALES

Nombre de la institucin: Mara Madre de la Iglesia Enfoque: Formacin Tcnico Administrativa Sector: Privado Resolucin de reconocimiento oficial: 6210 de 05 noviembre de 2010 Calendario: A Jornada: nica Direccin: Calle 5 No. 6-55

INTRODUCCION
La Institucin hace parte de procesos de educacin basados en principios ticos, morales y evangelizadores cuyo objetivo es formar al estudiante desde su interior y en su pensamiento para que sea capaz de desenvolverse en la sociedad en que vive, es decir, que dicha formacin busque que el educando a travs de su trabajo y la adquisicin de conductas positivas para el aprendizaje, refleje y aplique los conocimientos adquiridos en procesos de competencias; demostrando ser una persona autnoma y con un perfil de liderazgo, vivenciando el sistema preventivo de Don Bosco.

POLTICA DE CALIDAD
La poltica de calidad de la INSTITUCION MARIA MADRE DE LA IGLESIA, se ha establecido en la definicin de la MISIN (razn de ser de la institucin), la VISIN (lugar estratgico que la institucin pretende alcanzar a mediano y largo plazo) y los VALORES (ideas, principios y puntos fuertes sobre los que la institucin se fundamenta para alcanzar la visin).

LA MISIN:
Somos una Institucin Educativa Catlica que ofrece a la comunidad una formacin integral en valores cristianos, creando en el estudiante actitudes que le permitan su realizacin como miembro activo de la comunidad con un espritu evangelizador y empresarial competente frente a los cambios globales de la sociedad.

LA VISIN:
La Institucin Educativa Mara Madre de la Iglesia del Municipio de San Martn (Meta) en el ao 2014 es lder a nivel regional en la prestacin del servicio educativo, que entregar a la sociedad jvenes competentes con criterios cristianos, democrticos, tcnicos e investigativos para continuar su formacin y ser partcipes del sector laboral.

OBJETIVO GENERAL
Fortalecer el proceso de integracin de la comunidad educativa, vivenciando los valores cristianos que faciliten la convivencia democrtica, la formacin de tcnicos competentes en el campo administrativo, para que sean gestores de una nueva sociedad regional y nacional.

ORGANIGRAMA

INSTITUCION EDUCATIVA MARA MADRE DE LA IGLESIA


ARQUIDIOCESIS DE VILLAVICENCIO ADMINISTRAD OR ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA

MEN
SECRETARIA DE EDUCACION GOBIERNO ESCOLAR RECTORIA CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO ACADEMICO CONSEJO DE ESTUDIANTES CONSEJO DE PADRES

ASOCIACION DE EX ALUMNOS

COORDINACION ACADEMICA Y DESARROLLO HUMANO

SECRETARIA

BIBLIOTECA

PSICOLOGIA Y ORIENTACION

SERVICIOS GENERALES

COMIT DE DISCIPLINA

ASESORES DE GRADO DOCENTES ESTUDIANTES

AREA TECNICA INTEGRACION CON EL SENA

RECEPCION CAFETERIA

COMIT ETICO SOCIAL

ETAPA LECTIVA

ETAPA PRODUCTIVA PRACTICA EMPRESARIAL

PERSONERO PASTORAL

PLANEACION DE LA AUDITORIA:

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: El objetivo de la auditoria es la de evaluar y verificar polticas, controles, procedimientos, manejo de recursos, manejo de la informacin; su utilizacin, eficiencia y seguridad de la institucin a fin de que se logre una utilizacin ms eficiente para que la institucin sea ms competente.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Establecer si existen lneas de responsabilidad y autoridad claramente definidas, la existencia de normas escritas como manuales de funciones y procedimientos. Verificar procedimientos que garanticen la contratacin de personal de calidad. Determinar si existen mecanismos de control que permitan establecer la satisfaccin de los clientes tanto internos como externos de la institucin. Constatar si existe una adecuado manejo de los recursos tangibles e intangibles de la institucin. Evaluar si se estn cumplimiento con las normas establecidas para realizar la debida contraccin del personal adscrito a la Institucin. Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas propuestas por la direccin. Evaluar si los estados financieros preparados por la institucin presentan razonablemente su situacin financiera, resultado de sus operaciones, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

ALCANCES DE LA AUDITORIA:
rea Administrativa y financiera rea operativa

CRITERIOS DE LA AUDITORIA:

Posibles Fuentes de informacin: planes estratgicos, actas del comit de direccin y actividades realizadas, manuales de procedimiento y de funciones. Documentos/Registros: Planteamiento estratgico para la docencia Anlisis de la capacidad del docente, contratos de gestin, estados financieros, Personal de entrevista: Rectora- Secretaria- Docentes

EQUIPO AUDITOR:
Javier Caicedo Mora Luz Helena Rueda Molano

FECHA AUDITORIA: 2 DE JUNIO DE 2013

DETALLES DE ACTIVIDADES:
Se realizo una visita a la Secretaria del establecimiento educativo, donde se llevo a cabo una revisin objetiva de las hojas de vida de los docentes, y del personal a cargo de la institucin, igualmente se solicito manual de funciones, manual de procedimientos (Manual de Convivencia) y mediante entrevista verbal a dicha funcionaria manifest que no existen dichos documentos previamente establecidos en la institucin. Igualmente se solicitaron los contratos de vinculacin laboral del personal a cargo de la Institucin. En entrevista sostenida con el Rector de la Institucin se indago acerca de los elementos de dotacin de las aulas, la biblioteca, el laboratorio y de los insumos y recursos para el buen desempeo de las actividades que se desarrollan en el colegio, se reviso la misin, la visin y el organigrama de la institucin, se verificaron los planes estratgicos de la direccin para el logro de los objetivos institucionales, nos facilitaron los Estados Financieros con corte a 31 de Diciembre de 2013 para su lectura(sin copia) y pudimos encontrar algunas falencias financieras que se mencionaran en el Informe.

INFORME DE AUDITORIA

San Martin Meta, 05 de junio de 2013

Pbro. ANGEL TORRES RODRIGUEZ Rector I.E.M.M.I San Martn Meta Asunto: Informe de Auditoria Cordial saludo, Me permito remitir a ustedes el informe de resultados obtenidos de la auditora realizada en las instalaciones de la Institucin Educativa Mara Madre de la Iglesia que se realiz el da 02 de junio de 2013. La revisin realizada fue de carcter integral y comprendi la evaluacin de la estructura de la organizacin, cumplimiento de actividades en el rea administrativa, operativa y financiera. De los resultados obtenidos durante la evaluacin, me permito informar lo siguiente: 1. rea Administrativa 2. rea Operativa 3. rea Financiera

HALLAZGOS AREA ADMINISTRATIVA


No existe un buzn de quejas, para dar atencin a los usuarios y conocer las quejas de los mismos.

R/ Fijar en un sitio visible y confiable un buzn para recepcionar las quejas y reclamos que
permitan evaluar el grado de satisfaccin de los clientes tanto internos como externos de la Institucin Educativa. Las hojas de vida de los Docentes, no presentan los soportes que acrediten la informacin presentada, (ACTAS DE GRADO, DIPLOMAS, COPIAS DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD, REFERENCIAS).

R/ Exigir al personal docente la documentacin soporte que falte y de igual manera para las
nuevas vinculaciones laborales de los docentes la documentacin correspondiente que soporte lo acreditado en las hojas de vida. Disear un formato nico de hoja de vida para el personal que se desee vincular a la Institucin Educativa. No existe manual de funciones para cada cargo.

R/ Adoptar los manuales de funciones para todos los cargos establecidos por la institucin.
No se maneja Inventario en cada Dependencia, excepto la Biblioteca.

R/ Implementar en cada una de las dependencias los inventarios pertinentes, estableciendo


control de los movimientos y personal a cargo. No existe la planeacin debida y adecuada en las obras que se realizan, adems no se solicitan garantas de las obras. Ejemplo el piso del aula mxima se cambi con una inversin de $7.000.000 y a los 15 das se daaron las baldosas.

R/ Establecer la planeacin debida y adecuada siguiendo las normas pertinentes para cada
caso, igualmente implementar el manual de procedimientos para evitar riesgos y malos manejados en los procesos de contratacin y dems. Los docentes no informan a tiempo sus ausencias, no las informan por escrito.

R/ Establecer mecanismos de control y autocontrol a los docentes, capacitando


constantemente e involucrando a cada uno de ellos con el fin de generar sentido de pertenencia por la institucin. No hay evidencias de citaciones a consejo directivo, la citacin se realiza por telfono un da antes de la reunin.

R/ Programar con anterioridad las citaciones y por escrito con el fin de tener las evidencias
fsicas. La asociacin de padres no ha cambiado de integrantes, los ltimos cinco aos.

R/ Establecer mediante documento escrito la conformacin de la asociacin de padres


resaltando funciones, periodos y mecanismos de evaluacin y presentacin de informes con el fin de crear una asociacin de padres objetiva. La funcin del Personero no se encuentra bien orientada, se reduce a conseguir recursos para obras de la Institucin Educativa.

R/ Establecer mediante documento escrito los mecanismos de eleccin del personero,


funciones inherentes al cargo, periodo, mecanismos de evaluacin y presentacin de informe de las actividades realizadas en terminados periodos. No existe contrato escrito para los docentes que trabajan hora ctedra. Algunos docentes no poseen contrato laboral.

R/ Adoptar mediante documento escrito manual de procedimientos para realizar estudios


previos y contratacin del personal docente siguiendo los lineamientos establecidos en las pertinentes normas.

HALLAZGOS AREA OPERATIVOS


El organigrama de la Institucin presenta errores en la jerarquizacin de los cargos administrativos, dado que la COORDINACION ACADEMICA, se encuentra en el mismo nivel que la Secretaria y Biblioteca estas deben depender de una oficina de Recurso Humano y all sale Servicios generales, secretaria y biblioteca. En el organigrama la Coordinacin de la Media Tcnica, debe ser del mismo nivel que la Coordinacin acadmica. Y no incluye LAS ETAPAS.

R/ Adoptar lneas de responsabilidad y autoridad perfectamente definidas por escrito a


travs de manuales de organizacin y organigramas que permitan ejercer un mejor control organizacional en la institucin.

La institucin no cuenta con un botiqun apropiado y elemento para atender primeros auxilios

R/ Designar recursos para comprar un botiqun y mantener un stop adecuado, delegando a


una persona en particular la responsabilidad. Los nios de Preescolar no cuentan con el espacio indicado para su libre desarrollo. Los laboratorios no cuentan con elementos suficientes. (Microscopios )

R/ Revisar el presupuesto de la institucin y ver la posibilidad de realizar mejoras que permitan


prestar un servicio educativo con calidad y sea ms competente. No existe control en el uso del aula de audiovisuales.

R/ Adoptar por escrito mecanismos que ejerzan control sobre el manejo y uso de los elementos audiovisuales.

HALLAZGOS AREA FINANCIEROS


La Propiedad planta y equipo no ha sido valorizada los ltimos 8 aos. El manejo de la cartera, no lleva control. Los pagos de pensiones de los Estudiantes no concuerdan con el informe de Tesorera. No se realiza en forma correcta la Depreciacin de la Propiedad planta y equipo No se presenta en forma clara como se distribuyen los excedentes. No existe control en la caja menor, no hay soportes,, nunca se realiza arqueo. FALTAN LAS RECOMENDACIONES DE LOS HALLAZGOS FINANCIEROS.....

CONCLUSIONES

Mantener siempre una adecuada delimitacin de funciones a travs de un organigrama funcional y que guarde coherencia con el manual de funciones. Capacitar al personal para que no se vulneren las normas establecidas en la institucin. Faltan conclusiones en la parte financiera....y demas que veas que hacen falta... RECOMENDACIONES Adoptar por escrito un manual de funciones para el personal adscrito a la institucin educativa. Adoptar por escrito un Manuel de procedimientos para la realizacin de cada uno de los procesos que se lleven a cabo dentro de la institucin. Proveer al personal tanto administrativo como operativo de equipo tecnolgico para el desenvolvimiento de sus funciones. Contratar personal capacitado que cumpla con los requisitos previamente establecidos. Mantener registro adecuado de toda la informacin.

Faltan recomendaciones en la parte financiera....y dems que veas que hacen falta...

Falta anexos como papeles de trabajo ... estados financieros de la institucin, formato de entrevista aplicada....

También podría gustarte