Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Manual Inv 10
Manual Inv 10
ManualdeInventario
Gerencia readePatrimonioeInventario 2010
Manual de Inventario
NDICE
0. PRESENTACIN 3 1. LEGISLACIN .......4 2. CONCEPTOS GENERALES...........................................................................................6 3. DELIMITACIN DE PROCESOS E IMPRESOS..8 4. ALTA 9 4.1. Concepto de bien inventariable.9 4.1.1. Bienes Muebles. . 9 4.1.2. Bienes Inmuebles..12 4.2. Bienes no inventariables..13 4.3. Inmovilizado Inmaterial 14 4.4. Procedimiento ...15 4.4.1. Actuaciones de la Unidad Organizativa, responsable del bien, a dar de alta.........16 4.4.2. Apartados a cumplimentar por el rea de Patrimonio e Inventario...22 4.4.3. Firmas, sellos y fechas de control...23
5. BAJA..........................................................................................................................23
5.1. Procedimiento..23 5.1.1. Actuaciones a realizar en la Unidad Organizativa, responsable del bien, a
desincorporar..24 5.1.2. Actuaciones a realizar en el rea de Patrimonio e Inventario.26 5.1.3. Firmas, sellos y fechas de control... 26
6. TRASLADO... 27
1
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
6.1. Procedimiento.27
6.1.1. Actuaciones a realizar en la Unidad Organizativa, responsable del bien, a trasladar ................... 6.1.2. Actuaciones a realizar en el rea de Patrimonio e Inventario27
7. TRASPASO. ..29
7.1. Procedimiento29 7.1.1. Actuaciones a realizar en la Unidad Organizativa que quiere traspasar un bien.................29 7.1.2. Actuaciones a realizar en el rea de Patrimonio e Inventario....30 7.1.3. Firmas, sellos y fechas de control31
8. RECTIFICACIONES EN INVENTARIO.31
8.1. Procedimiento.31 8.1.1. Actuaciones a realizar en la Unidad Organizativa que quiere rectificar algn dato de un bien ya inventariado..32 9. ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO..33 10. ANEXO........................................................................................................................33 IMPRESO I ..................................................................................................34 IMPRESO II .. 35
2
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
0. PRESENTACIN
El vigente Manual de Inventario de la Universidad de Huelva se ha modificado con diversas actualizaciones que regulan ms especficamente determinados mbitos que afectan a la gestin del mismo. Por tanto, resulta conveniente dictar un nuevo texto en el que quede recogida toda la normativa interna existente en la materia, la legislacin aplicable y la descripcin de conceptos bsicos necesarios para su comprensin y correcto mantenimiento.
Atendiendo a la Ley 4/1986, de 5 de mayo, de Patrimonio de la Comunidad Autnoma de Andaluca, as como a la Ley Orgnica 6/2001 de 21 de diciembre, de Universidades, modificada por la Ley Orgnica 4/2007 de 12 de abril y al Plan General de Contabilidad Pblica de la Administracin General de la Junta de Andaluca y sus Organismos Autnomos aprobado por Orden de 31 de enero de 1997, es necesario contar con un instrumento til que permita llevar a cabo el control y la gestin de los elementos constitutivos y representativos del Patrimonio de la Universidad, facilite los datos necesarios para que sea un soporte fiable de la Contabilidad Patrimonial y as fiel reflejo en los resultados de nuestras Cuentas Anuales.
Por todo lo expuesto, esta Gerencia competente en materia de Inventario, de conformidad con lo previsto en los Estatutos de nuestra Universidad, ha elaborado el presente Manual de gestin, control y mantenimiento del Inventario de Bienes.
3
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
1. LEGISLACIN
La Ley 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones Pblicas, dispone en su artculo 32 con carcter de legislacin bsica, que las Administraciones Pblicas estn obligadas a inventariar los bienes y derechos que integran su patrimonio, haciendo constar, con el suficiente detalle, las menciones necesarias para su identificacin y las que resulten precisas para reflejar su situacin jurdica y el destino o uso a que estn siendo dedicados.
La Ley 4/1986, de 5 de mayo, de Patrimonio de la Comunidad Autnoma de Andaluca en su artculo 14, regula el Inventario General de Bienes y Derechos de la Comunidad Autnoma y de las Entidades de Derecho Pblico dependiente de la misma, relacionndolos separadamente en la forma que reglamentariamente se establezca, atendiendo, al menos, a su naturaleza, condicin de dominio pblico o privado, destino, forma de adquisicin, contenido y valor. Y en la disposicin adicional octava dispone que el Inventario General comprender todos los bienes y derechos que integran el Patrimonio de la Comunidad con la excepcin de los que hayan sido adquiridos con el propsito de devolverlos al trfico jurdico patrimonial, los bienes muebles fungibles y aquellos que no superen el valor de la cuanta que se establezca reglamentariamente.
Los Estatutos de la Universidad de Huelva, aprobados por Decreto 299/2003, de 21 de octubre de la Junta de Andaluca, constituyen la regulacin especfica para el tratamiento jurdico del Inventario de Bienes de la Universidad. El Ttulo VI, relativo al Rgimen Econmico y Financiero, establece en su artculo 201 que el Patrimonio de la Universidad de Huelva estar constituido por el conjunto de sus bienes, derechos y acciones y en su artculo 205.1 determina que se elaborar un catlogo de bienes inmuebles y un inventario de bienes muebles, recabando, a tal efecto, cuantos datos sean necesarios de todas las Unidades Docentes, Investigadoras, de Administracin y Servicios de la Universidad de Huelva.
4
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
Tambin, en su artculo 48 encomienda al Gerente la elaboracin y permanente actualizacin del Archivo documental relativo al catlogo e inventario del Patrimonio de la Universidad.
La Normativa del Presupuesto de la Universidad de Huelva, aprobada el 17 de diciembre de 2009 por Acuerdo del Consejo Social a propuesta del Consejo de Gobierno, regula la gestin de los bienes inventariables, estableciendo con carcter general, la incorporacin al Inventario de todos los bienes materiales (muebles e inmuebles) e inmateriales (aplicaciones informticas y otros susceptibles de valor) cuyo uso corresponda a la Universidad y su coste de adquisicin sea igual o superior a 300,50 (IVA incluido) atendiendo a lo establecido en la disposicin adicional octava de la Ley 4/1986, de 5 de mayo del Patrimonio de la Comunidad Autnoma de Andaluca. En su artculo 16 regula la enajenacin de bienes muebles obsoletos o deteriorados autorizando al Rector para aquellos bienes que no superen 10.000 y al Consejo de Gobierno para aquellos bienes muebles que superen esa cantidad.
5
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
2. CONCEPTOS GENERALES
INVENTARIO: El inventario consiste en la relacin detallada e individualizada del conjunto de bienes y derechos constitutivos y representativos del Patrimonio de la Universidad, as como aquellos que utiliza, sea cual sea el ttulo jurdico por el que los posee, agrupados en funcin de su afinidad bajo una determinada cuenta contable, y que conduce a su descripcin y valoracin pormenorizada.
En el inventario de la Universidad de Huelva se llevarn los bienes y derechos integrantes de su inmovilizado, ya sean demaniales o patrimoniales.
INMOVILIZADO: Es el conjunto de elementos patrimoniales, tangibles y no tangibles, reflejados en el activo con carcter permanente y que no estn destinados a la venta, sino a la produccin de bienes y servicios como objeto de la actividad propia del sujeto contable.
Se distinguen:
INMOVILIZADO MATERIAL: Conjunto de elementos patrimoniales tangibles, muebles e inmuebles, que son utilizados de manera continuada en la actividad habitual de la Universidad.
BIENES MUEBLES: En general bienes muebles son aquellos que pueden trasladarse de un lugar a otro sin menoscabo del inmueble al que estuvieran unidos.
6
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
INMOVILIZADO INMATERIAL: Conjunto de bienes intangibles y derechos susceptibles de valoracin econmica que tengan carcter amortizable y que cumplan las caractersticas de permanencia en el tiempo y utilizacin necesaria Universidad. Los bienes comprendidos en el inmovilizado se valorarn por su precio de adquisicin o su coste de produccin. para la realizacin de la actividad habitual de la
PRECIO DE ADQUISICIN: Incluye, adems del importe facturado por el vendedor, todos los gastos que se produzcan hasta que el bien se encuentre en condiciones de funcionamiento.
COSTE DE PRODUCCIN: Aplicable a los bienes fabricados o construidos por la propia Universidad, incluye el precio de adquisicin de las materias primas, as como los dems coste de personal, servicios, e incluso la proporcin que corresponda de costes indirectos.
VALOR VENAL: Se entiende por valor venal de un bien, aplicable a aquellos adquiridos de manera
gratuita o recibidos en cesin, el precio que estara dispuesto a pagar un adquiriente eventual, teniendo en cuenta el estado y el lugar en que se encuentra el bien, considerando adems, la situacin de la entidad y suponiendo la continuidad de la explotacin del bien. Este valor se puede determinar mediante tasacin de peritos especializados, valores medios de mercado u otros procedimientos aceptados.
AMORTIZACIN: Es la expresin contable de la depreciacin que sufren normalmente los bienes a causa de su uso o disfrute.
7
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
En la Universidad de Huelva se ha optado por un modelo de gestin del Inventario centralizado, en el que toda la labor de gestin, mantenimiento y actualizacin, se lleva a cabo directamente por el rea de Patrimonio e Inventario, a quien le corresponde tambin el control del patrimonio universitario y la conciliacin contable del inmovilizado con el Inventario. La gestin conlleva los siguientes procesos:
PROCESO
DELIMITACIN
IMPRESO 1
ALTA DE BIENES
Actividad mediante la cual se identifica, etiqueta y se procesan los datos de un bien que se incorpora al Inventario. Actividad mediante la cual se procede a dar de alta un bien que se incorpora a otro bien ya inventariado. Proceso mediante el cual un bien inventariado cambia de ubicacin sin cambiar la Unidad Organizativa. Proceso mediante el cual un bien inventariado cambia de una Unidad Organizativa, responsable del bien, a otra. Proceso mediante el cual se procede a desincorporar un bien del Inventario
INCORPORACIN DE BIENES
TRASLADO DE BIENES
II
TRASPASO DE BIENES
II
BAJA DE BIENES
RECTIFICACIN DATOS
I - II
1 Ver anexo
8
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
4. ALTA DE BIENES
Supone la incorporacin de un bien al Inventario, debiendo introducirse todos los datos posibles que permitan su completa identificacin, tanto los descriptivos del bien como los de su ubicacin geogrfica, econmica y de valoracin, as como la cuenta contable a la que se asocia. Cada bien incorporado al Inventario tiene asignado un nmero que lo identifica, y que consta en su respectiva etiqueta de inventario.
Las Unidades de Gasto que efecten adquisiciones de material inventariable, debern adjuntar con la factura, el justificante de gasto y la ficha de inventario debidamente cumplimentada y firmada por el Responsable de la Unidad Organizativa (responsable del bien) correspondiente y remitirlas al rea de Patrimonio e Inventario.
A fin de determinar que se entiende por bien inventariable y que debe ser inventariado, hay que tener en cuenta lo siguiente:
Se considerar inventariable todo bien perdurable en el tiempo y evaluable econmica e independientemente. Se incorporarn al Inventario todo el inmovilizado material (muebles e inmuebles) e inmaterial (patentes y aplicaciones informticas susceptibles de valoracin) cuyo uso corresponda a la Universidad de Huelva y su coste de adquisicin sea igual o superior a 300,50 (IVA incluido), incluidos impuestos, transportes, seguros y gastos de instalacin hasta su puesta en funcionamiento.
Sern inventariables aquellos bienes muebles que cumplan los siguientes requisitos:
9
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
Que no sean fungibles. Es decir que su vida til sea superior a un ao y no se consuman por el uso. Que su coste de adquisicin sea igual o superior a 300,50 (IVA incluido). Aquellos que supongan un incremento de valor de un bien ya inventariado, (incorporaciones) que no sean sustitucin o reparacin de los mismos y cuyo importe sea igual o superior a 150 (IVA incluido).
No obstante, regirn las siguientes excepciones que se incluirn en el Inventario, en todo caso, con independencia de su valor:
Mobiliario: sillas, mesas, armarios, cajoneras, archivadores Equipos para procesos de informacin: ordenadores, monitores, impresoras, escner, equipos multifuncin, proyectores, cmaras de vdeo y fotogrficas, televisores, equipos de reproduccin de audio y video.
Sin perjuicio de lo expuesto, podrn ser incorporados al Inventario aquellos bienes muebles que no alcanzando la cuanta mnima inventariable (300,50 ), la Gerencia estime conveniente que sean inventariados por las razones que en cada caso concreto sean de inters. Los bienes muebles se inventariarn agrupados en las siguientes cuentas contables:
Unidades complejas de uso especializado que comprenden: edificaciones, maquinaria, material, piezas o elementos incluidos las sistemas informticos que, an siendo separables por naturaleza estn ligados de forma definitiva para su funcionamiento y sometidos al mismo ritmo de amortizacin; se incluirn asimismo, los repuestos y recambios vlidos exclusivamente para este tipo de instalaciones.
10
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
Conjunto de mquinas mediante las que se realizan la extraccin, elaboracin o tratamiento de los productos o se utiliza para la prestacin de servicios que son necesarios para el desarrollo de actividades productivas propias de la Universidad. Se incluirn aquellos elementos del transporte interno que se destinan a al traslado del personal, materiales o mercancas Universidad sin salir al exterior. dentro de la propia
Conjunto de herramientas o utensilios que se pueden utilizar autnomamente o conjuntamente con la maquinaria, incluidos los moldes o plantillas.
Ordenadores y dems conjuntos electrnicos. En esta cuenta se incluirn tambin determinados bienes de nueva y avanzada tecnologa que mezclan caractersticas de diferentes cuentas contables. Tambin se incluirn los mviles, porttiles, fotocopiadoras multifuncin y equipos audiovisuales.
Vehculos de todas las clases utilizables para el transporte terrestre, martimo o areo, de personas, animales o mercancas.
Cualesquiera otras inmovilizaciones materiales no incluidas en las dems cuentas como los fondos bibliogrficos y documentales o el ganado afecto a actividades de investigacin.
11
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
Los bienes muebles inventariables, se adquirirn con cargo al Captulo VI Inversiones Reales del Presupuesto de Gastos de la Universidad, por cuanto que a este captulo se imputan los gastos derivados de la adquisicin de bienes inventariables necesarios para el funcionamiento operativo de los servicios.
Los bienes muebles no inventariables, bien por no alcanzar la cuanta mnima inventariable o por no cumplir los dems requisitos, sern adquiridos con cargo al Captulo II Gastos corrientes en bienes y servicios del Presupuesto de la Universidad, por cuanto que son bienes imputables a este captulo aquellos gastos originados por la adquisicin de bienes que tengan la caracterstica de no ser susceptibles de inclusin en el Inventario.
4.1.2. BIENES INMUEBLES Se incluirn en el inventario como bienes inmuebles los siguientes: Los terrenos y bienes naturales. Cuenta (220)
Solares de naturaleza urbana, fincas rsticas y otros terrenos no urbanos. Adems de los gastos relativos a su adquisicin, incluidos los gastos notariales y registrables, se podrn incluir en el Inventario otros adicionales que puedan ocasionarse como por explanacin de solares, derribo, obras de saneamiento y drenaje y otros similares que afecten al propio terreno.
Incluye las edificaciones en general, cualquiera que sea su destino. Los edificios se incorporarn al Inventario en la fecha que conste en el acta de recepcin de las obras, y se valorarn por su precio de adquisicin, del que formarn parte, adems de todas las instalaciones fijas y elementos permanentes, las tasas inherentes a la construccin, los honorarios facultativos del proyecto y de la direccin de la obra, as como los gastos fiscales, notariales y de registro que se generen.
12
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
En general, en la cuenta Construcciones se incluirn todos aquellos gastos que se refieran a la compra y construccin de toda clase de edificios y las que supongan una mejora que incremente la capacidad productiva del edificio o alargue su vida til.
Por su parte, los gastos ocasionados por el mantenimiento ordinario o sean de mera reparacin o conservacin de lo ya existente, no sern incluidos en el Inventario como mayor valor de las construcciones, sino que sern imputados al Captulo II del Presupuesto de Gastos, como un gasto corriente.
4.2. BIENES NO INVENTARIABLES No se considerarn inventariables aquellos bienes que tengan la siguiente naturaleza:
El material ligero de oficinas (grapadoras, taladradoras, bolgrafos, etc.) a excepcin de aquellos objetos elaborados con materiales nobles, electrnicos y elctricos susceptibles de inventariar como consecuencia de la aplicacin del criterio econmico.
El material de vidrio de los laboratorios e incluso los pequeos montajes construidos para la realizacin de prcticas, a partir de componentes sueltos.
El material de uso fungible de rpido deterioro, considerndose como tal aquel que con el uso se consuma, sea cual fuere su aplicacin (papel, compuestos qumicos, material de limpieza, productos alimenticios, etc.) independientemente de su coste.
Los pequeos instrumentos de uso mdico-quirrgico personal (bistur, etc.), herramientas de uso individual (destornilladores, alicates, martillo, etc.) y pequeos aparatos (mecheros, soportes, etc.).
13
Universidad de Huelva. rea de Patrimonio e Inventario
Manual de Inventario
Los bienes particulares que sean de propiedad de las personas que desempean su trabajo en la Universidad.
El material de repuestos de mquinas, instalaciones y equipos (cables de instalacin elctrica, diferenciales, enchufes, cajas de distribucin, bombillas, etc.).
Los libros, revistas y otras publicaciones (pelculas, discos, cintas de cassettes, diapositivas, disquetes, etc.) excepto los que su valor sea igual o superior a 300,50 o pasen a formar parte del Fondo Bibliogrfico de la Universidad que sern controlados por la Biblioteca Universitaria.