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CAPTULO I

ORGANIZACIN, COMUNICACIN ORGANIZACIONAL Y SISTEMA DE
INFORMACIN MULTIMEDIA.

En este captulo se expondr la importancia que tiene la comunicacin dentro de una
organizacin y los medios por los cuales puede transmitir sus mensajes, enfocndonos
principalmente al sistema de informacin multimedia.

1.1 ORGANIZACIN
Desde tiempos remotos los grupos de individuos que han conformado a las diferentes
sociedades, han pertenecido a diversas organizaciones o instituciones, ya sean de tipo
formal o informal, es decir al estar rodeados de personas con caractersticas similares o
con objetivos comunes hace que se conformen dichas agrupaciones.

Tras la necesidad de pertenecer a un grupo o ser parte de algn ncleo social, los
individuos han optado por integrar numerosas organizaciones, empresas o
instituciones, las cuales van desde lo ms simple como la familia hasta grandes y
complejos corporativos, todo con el fin de cumplir metas, compartir responsabilidades
y tomar decisiones para logar un adecuado funcionamiento del mismo.

Citando a Ferrel, Hirt, Adriaensns, Flores y Ramos,
la organizacin consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos,
financieros, fsicos de informacin y otros, que son necesarios para lograr las
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metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organizacin,
especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de
trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y
las cosas funcionen para alcanzar el mximo xito (Ferrel, Hirt, Adriaensns,
Flores y Ramos, 2004, pg. 215)

En este caso al hablar de organizaciones se hace referencia a toda aquella
colectividad en donde se ve reflejado una meta principal y varios objetivos especficos.
Adems que el concepto como tal se vincula principalmente dentro del terreno de las
ciencias sociales, principalmente, pero tambin se aprecia en el campo del mundo
empresarial.

1.1.1 SURGIMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES
Durante dcadas los individuos se han visto obligados a compartir responsabilidades y
ayudarse para lograr la obtencin de metas especficas, aunque hay veces en que esta
forma de cooperacin no tiene bases slidas o estructuras bien definidas, por lo que el
resultado se vuelve catico, originando una ruptura entre sus miembros. Es por ello que
a finales del siglo XIX, el concepto de organizacin ha sido tema para grandes
investigadores de la poca, con el fin de encontrar las principales caractersticas que
albergan este campo.

1.1.2 SURGIMIENTO DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
Durante el ao de 1964, Redding y Sanborn definieron por primera vez a la
comunicacin organizacional como el envo y recibo de informacin dentro de una
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organizacin, es decir, comunicados de trabajo, de incentivos de motivacin, as como
programas de retroalimentacin entre superiores y empleados.

La tipologa desarrollada al respecto por los investigadores Daniel Katz y Robert
Kahn en 1966 sugiere que las funciones de la comunicacin pueden analizarse en dos
niveles diferentes:

1. En el nivel de la organizacin total, la comunicacin puede estudiarse en
trminos de cuatro funciones generales: produccin, mantenimiento, adaptacin y
direccin.
2. En un nivel ms especfico, las funciones de la comunicacin se examinan
dentro de un contexto didico (relacin superior-subordinado). Las funciones especficas
de la comunicacin son: instrucciones de trabajo, razones fundamentales del trabajo,
procedimientos organizacionales e informacin de carcter ideolgico para inculcar un
sentido de misin (adoctrinamiento de metas) (Fernndez, 2002, pg. 24)

En la dcada de los 60 la comunicacin organizacional ha tomado una fuerza
muy importante dentro de las organizaciones. Se comenz a observar como lo
menciona Fernndez de Collado (2002) que la comunicacin es el proceso social ms
importante. Sin ella el hombre se encontrara an en el primer escao de su desarrollo,
no existiran sociedad, cultura ni civilizacin (pag30), y con ayuda de esta herramienta
se fortalecera cada vez ms sus cimientos y se lograran concretar de manera ms
efectiva sus objetivos.

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En 1968 Thayer la defini como aquel flujo de datos que sirve a los procesos
recomunicacin e intercomunicacin de la organizacin. (Goldhaber, 1994, pg. 21).

Es as como en 1973, se crea la Asociacin Mexicana de Comunicaciones
Internas, A. C. (AMCI), como preocupacin por este factor primordial dentro de las
empresas. Despus en 1986 dicha Asociacin cambia su nombre al de Asociacin
Mexicana de Comunicacin Organizacional, A. C (AMCO), la cual se encarga de
estudiar la comunicacin dentro de las organizaciones y las herramientas que sta
utiliza para su efectividad. (http://www.cem.itesm.mx/dacs/publicaciones/logos/
anteriores/n4/llano.htm extrado el 20 de junio de 2007).

1.1.3HISTORIA DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIN INTERNA
Desde tiempos remotos, los medios de comunicacin interna (cartas, memorandos,
reportes, manuales internos, boletines informativos, reuniones, comunicacin informal,
entre otros) han existido puesto que el hombre se ha visto en la necesidad de crearlos
para desarrollar una comunicacin efectiva entre los integrantes de una organizacin,
ya sea social, econmica o de pertenencia.

Los medios de comunicacin interna han contribuido para facilitar el desarrollo
de los objetivos dentro de una organizacin, y de esta manera llevar a la empresa a
tomar en cuenta el factor humano en las corporaciones, se va creando un ambiente
propicio para el intercambio de mensajes, y por lo tanto se ver beneficiado el resultado
final.

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Con el intercambio de mensajes va oral, pasando por las invenciones del
hombre que han facilitado ms la existencia de la comunicacin interna, es como poco
a poco dentro de las organizaciones se han dado cuenta que con la existencia de la
comunicacin en las empresas, la vida laboral se ha simplificado ms sin descuidar los
objetivos principales de dicha organizacin.

De acuerdo con Barbier Frderic (1996) fue as como en el siglo XII en Francia,
se empieza a poner en prctica herramientas como la escritura dentro de las
organizaciones para obtener mejores resultados y administrar de mejor manera a la
empresa.

Cinco siglos despus, en Europa surgen los llamados corantos, que fueron los
primeros peridicos y revistas que contenan informacin relevante y era otorgado para
todo tipo de pblico.

En el siglo XX comienzan a surgir lo que hoy conocemos como medios de
comunicacin interna, y que de acuerdo con la evolucin de la tecnologa se hayan ido
puliendo con el paso de los aos, y de igual forma han ido reforzando a los primeros
medios.

A principios de la dcada de los noventa se da la era de la informacin, con lo
cual y gracias al desarrollo tecnolgico surge la llamada tecnologa de la informacin.

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La tecnologa de la informacin, como ya lo menciona Bartoli (1991) es la
invasin de soportes tcnicos empleados para vehiculizar informacin en la empresa u
organizacin (pg. 85), en donde a travs de sistemas de informacin multimedia,
intranets, correos electrnicos, entre otros, se han convertido en herramientas
poderosas para conducirla de manera efectiva y correcta.

La informacin dentro de una organizacin ha pasado a ser de algo secundario,
a uno de los principales factores, o el aspecto primordial en que se rige una empresa u
organizacin ya que sin sta el funcionamiento de la misma puede verse afectada,
hasta crear un clima de inestabilidad e incertidumbre entre sus miembros.

Es por ello, que el conocer la funcin que tiene la comunicacin dentro de las
organizaciones, es fundamental para conocer cmo va a viajar la informacin y qu
herramientas son las idneas para la obtencin de metas y objetivos, es decir, sin una
comunicacin interna la empresa no puede desarrollarse.

1.2 COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
En todo proceso humano existe una comunicacin, ya sea buena o mala. Al igual que
dentro de una organizacin, ste es uno de los elementos claves que la hacen
funcionar, puesto que proporciona medios por los cuales puede viajar la informacin
necesaria para dar a conocer mensajes que la empresa quiera dar a conocer a la
comunidad.

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De acuerdo con Nosnik (2006) la comunicacin es uno de los ingredientes ms
importantes en la frmula para conducir a la excelencia (pg. 7) a cualquier empresa o
institucin en la actualidad.

En su libro Comunicacin Organizacional, Goldhaber la define como algo que
ocurre dentro de un sistema complejo y abierto que es influenciado por el medio
ambiente e influye en l; implica mensajes, flujos, propsitos, direccin, y medios,
adems se involucran actitudes, sentimientos, relaciones y habilidades personales.
(1994 pg. 16).

Es importante sealar que Goldhaber retoma de Redding los propsitos que
tienen los mensajes segn su tipologa, de la cual se derivan tres:

- Mensajes de tarea.

- Mensajes de mantenimiento.

- Mensajes humanos.

Dentro de los mensajes de tarea son los que guardan estrecha relacin con
aquellos productos, servicios o actividades que tienen un especial inters para la
organizacin (Goldhaber, 1994 pg. 129), as como tambin mensajes que tienden a
informar a los empleados sobre el cmo realizar adecuadamente sus actividades
dentro de la organizacin.
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Los mensajes de mantenimiento ayudan a la organizacin a seguir con vida y a
perpetuarse a s misma (Goldhaber, 1994 pg. 129), es decir son las rdenes dictadas
por los superiores para lograr consolidar las metas planeadas, y as poder facilitar el
entendimiento de las actividades a realizar.

Por ltimo estn los mensajes humanos, los cules estn dirigidos a los
individuos de la organizacin, considerando principalmente sus actitudes, su
satisfaccin y su realizacin (Goldhaber, 1994 pg. 129), en donde el principal motor
de dichos mensajes es externar dudas y sentimientos, a sus superiores, para as
sentirse compenetrado y comprendido dentro de la organizacin en la que labora.

Fernndez de Collado (2002), define a la comunicacin organizacional como
un conjunto de tcnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de
mensajes que se dan entre los miembros de la organizacin, o entre la organizacin y su
medio; o bien influir en las opiniones, actitudes y conductas de los pblicos internos y
externos de la organizacin, todo ello con el fin de que esta ltima cumpla mejor y ms
rpidamente con sus objetivos (Fernndez 2002, pg. 31).

La comunicacin organizacional se compone de diversos factores para que sea
efectiva, es decir deben existir emisores, receptores y diversos medios de
comunicacin interna que centralicen la informacin, pero sobretodo debe existir el
factor de la retroalimentacin, es decir conocer las opiniones de los empleados. No se
trata de llegar a una infoesclerosis: las vas de comunicacin quedan saturadas y la
informacin no circula como debiera (Arroyo, L. y Yus, M, 2003, pg. 224), ya que es
uno de los errores en los que la empresa cae en repetidas ocasiones.
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Se puede observar que dentro de toda organizacin existen redes de
comunicacin que ayudan a que el proceso comunicativo y a la vez informativo, sea
eficaz. Desde los formales e informales, ascendentes, descendentes u horizontal.
Todos ellos con el fin de comunicar algo.

En la comunicacin formal se encuentran los mensajes claves para la empresa,
que se dan de forma oficial, y son guiados a personas especficas para dar a conocer
diversas informaciones para sus miembros. Estos dictados pueden fluir de manera
ascendente, descendente u horizontal.

Dentro de la comunicacin ascendente se observan mensajes dictados por los
superiores hacia sus subordinados, en donde claramente se dan instrucciones para la
realizacin de ciertas actividades de lo qu y cmo se deben hacer. Por otra parte, la
comunicacin descendente es a la inversa de la ascendente, es decir, en sta donde
los subordinados pueden aportar opiniones y/o sugerencias hacia sus superiores,
creando as un canal de retroalimentacin dentro de la empresa.

La comunicacin horizontal muestra la relacin de los trabajadores de una
empresa que tienen un mismo cargo jerrquico, cuyo fin es obtener una mejor
integracin y lograr una coordinacin adecuada para un mejor entendimiento. (Martnez
y Nosnik, 2006)

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Todos estos mensajes formales que se dan dentro de una organizacin pueden
transmitirse a travs de canales interpersonales o de medios de comunicacin ms o
menos sofisticados, desde correos electrnicos, circulares, boletines electrnicos o
revistas, tableros de avisos y manuales, hasta programas audiovisuales, sistemas de
informacin multimedia entre otros (Fernndez 2002, pg. 30)

Sin embargo, dentro de una empresa tambin existe la comunicacin informal, la
cual comprende a los llamados rumores, es decir, toda informacin no oficial que viaja
entre los empleados. (Martnez y Nosnik, 2006).

1.2.1 TIPOS DE MEDIOS DE COMUNICACIN INTERNA
Dentro de este rubro los medios de comunicacin que existen en una organizacin o
empresa, principalmente se clasifican en dos:

- Oral

- Escrita

Y de igual forma suelen ser de manera formal o informal, ya que como se ha venido
mencionando anteriormente, en toda empresa existe una comunicacin, que puede ser
o no eficiente y que depende en su totalidad de que sea llevada de manera correcta por
los diversos canales por los cuales viajan.

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Como lo retoma Fernndez de Collado del autor Weinshall, quien hace una breve
pero muy explicativa clasificacin de los medios de comunicacin en la organizaciones,
nos da un marco perfecto para entender y comprender la tipologa de los medios
internos.

A continuacin se presenta la divisin hecha por Weinshall:
Tipologa de los medios de comunicacin en las organizaciones, basada en la divisin
de T. D. Weinshall.
Forma de Medios de
comunicacin comunicacin Sentidos involucrados
El receptor puede escuchar
Visible Sistema de informacin y ver a la fuente
Oral multimedia

Invisible Telfono/Mvil El receptor puede escuchar
Interfono a la fuente, pero no verla
Radio localizador

Correo electrnico El receptor no puede ni
Escrita Fax escuchar ni ver a la fuente
Boletines electrnicos

Fuente: Libro La comunicacin en las organizaciones del autor T.D. Weinshall
(Frnndez, C. 2002, pg.: 249)

El saber seleccionar el medio idneo para conducir la informacin dentro de una
empresa va a depender de varios factores: poder evaluarlo peridicamente, conocer si
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realmente el mensaje est llegando de manera correcta, qu tipo de personas lo
utilizan ms, y sobre todo qu piensan de la existencia de dicho recurso. Todo esto con
el fin de escoger el medio de comunicacin ms eficaz de acuerdo a las necesidades
que satisfagan a los miembros de una empresa u organizacin.

En el siguiente captulo se abordar el tema del sistema de informacin
multimedia como medio interno organizacional. As como sus ventajas y desventajas
que resultan por su uso. Adems se expondrn las funciones de este medio de
comunicacin dentro de las organizaciones.