Manual de Usuario V 2.0.0 PDF

SIGA MP
Sistema Integrado de Gestin Administrativa

Versin : 2.0.0
Manual de Usuario
PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
SIGAUPTR01

Ministerio de Economa y Finanzas 1

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T TA AB BL LA A D DE E C CO ON NT TE EN NI ID DO O

I. ACCESO AL SISTEMA..........................................................................................................3
II. ESTNDARES DE SERVICIO ...............................................................................................4
III. TABLAS ................................................................................................................................5
4.1 CATLOGO DE ACTIVOS FIJOS .....................................................................................5
4.1.1. FAMILIAS......................................................................................................................6
4.1.2. TEMS .........................................................................................................................14
4.1.2.1. REPORTES ............................................................................................................16
4.2 UBICACIN FSICA ........................................................................................................17
4.3 CAUSALES DE BAJA......................................................................................................18
4.4 TIPOS DE PATRIMONIO ................................................................................................19
4.5 COLORES.......................................................................................................................19
4.6 PARMETROS ...............................................................................................................20
4.7 TABLAS GENERALES ....................................................................................................20
4.7.1. SEDES ........................................................................................................................21
4.7.2. ALMACENES ..............................................................................................................21
4.7.3. CENTRO DE COSTO ..................................................................................................22
4.8 SALIR DEL SISTEMA......................................................................................................22
5. MANTENIMIENTO...............................................................................................................23
5.1 INVENTARIO INICIAL .....................................................................................................23
5.1.1. REGISTRO INSTITUCIONAL ......................................................................................24
5.1.2. REGISTRO NO INSTITUCIONAL .............................................................................28
5.1.3. ACTUALIZACIN ........................................................................................................29
5.2 MOVIMIENTOS ...............................................................................................................34
5.2.1 INGRESOS .................................................................................................................34
5.2.2 BAJAS ........................................................................................................................35
5.2.3 BIENES EN CUSTODIA ..............................................................................................42
5.3 INVENTARIO FSICO ......................................................................................................44
5.3.1 REGISTRO .................................................................................................................45
5.3.2 SOBRANTES ..............................................................................................................47
IV. SEGUIMIENTO Y CONTROL ..........................................................................................49
VI.1 ASIGNACIN ..................................................................................................................49
VI.2 REPARACIN.................................................................................................................53
VI.3 SALIDAS .........................................................................................................................60
VII. CONSULTAS Y REPORTES ...........................................................................................62
VI.1 PATRIMONIO POR BIENES / CENTRO DE COSTO / EMPLEADO.................................63
VI.2 PATRIMONIO SEGN PLAN CONTABLE.......................................................................63
VI.3 PATRIMONIO SEGN FILTROS DE SELECCIN ..........................................................64
VI.4 PATRIMONIO SEGN CENTROS DE COSTO ...............................................................65
VI.5 PATRIMONIO POR EMPLEADO .....................................................................................66
8. PROCESOS ........................................................................................................................67
8.1 PROCESOS DE CIERRE CONTABLE ............................................................................68
8.2 PROCESO SBN ..............................................................................................................71

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INTRODUCCIN

El Mdulo de Patrimonio (SIGA-MP), como parte componente del Sistema Integrado de Gestin
Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para la gestin del Control Patrimonial, la
misma que le permitir administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir informacin sobre
la administracin de los Bienes de Propiedad Fiscal, cuya administracin se encuentra a cargo de
la Unidad Ejecutora (UE) en el marco del cumplimiento de las normas legales sobre la materia.

El SIGA-MP, contempla todas los Procesos Tcnicos del Control Patrimonial bajo el concepto de
integridad y de no duplicidad de esfuerzos.

Este Mdulo trabaja con una Base de Datos en ORACLE y SQL Server.

El Mdulo de Patrimonio se encuentra integrado al Mdulo de Logstica, ya que permite que el
rea de Patrimonio mantenga su informacin actualizada, basndose en los ingresos registrados
en el almacn. Asimismo, trabaja sobre las mismas tablas del Mdulo de Logstica (Centros de
Costos, Almacn, Personal, etc.).

El rea de Patrimonio responsable de la administracin de los activos de propiedad de la Entidad,
tendr la disponibilidad de contar con informacin precisa y clara de los estos bienes de su
Entidad, as como su naturaleza y, el uso que se les est dando.

Podr tener el control desde el nacimiento del tem hasta su baja y salida fsica definitiva de la
institucin, es decir, podr controlar incluso los bienes que se encuentren en custodia.

ACCESO AL SISTEMA

En el escritorio de Windows, se encontrar el icono denominado Patrimonio. Dando doble clic
sobre el mismo , se inicia la ejecucin del Sistema.

Primero, se mostrar una pantalla en donde el Usuario deber consignar su Cdigo de Usuario y
Clave (matriculados por el Administrador del Sistema al inicio de la implementacin, quedando bajo
su responsabilidad realizar las coordinaciones pertinentes a fin de matricular a los usuarios en el
Perfil del Usuario), para luego dar clic sobre el icono .

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ESTNDARES DE SERVICIO

En el encabezado de todas las ventanas del Mdulo se mostrar la Barra de Herramientas, con los
siguientes iconos activos:

Para agregar o eliminar registros, el Sistema tiene como estndar el uso o aplicacin del botn
derecho del mouse sobre las ventanas o reas de trabajo para activar las opciones de Insertar y
Eliminar.

Grabar Registro
Recuperar Datos
Imprimir
Salir de la ventana
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TABLAS

Contiene informacin bsica para la operatividad del Sistema, como el Catlogo de Bienes y
Servicios a nivel de familia e tem, Centros de Costo, la Relacin de Personal, Almacenes, entre
otros; ingresada previamente en el SIGA-ML.

CATLOGO DE ACTIVOS FIJOS

El Sistema le permitir tener acceso, para consulta e impresin de la informacin de Bienes
Muebles a nivel de Familias e tems, pues en esta opcin se encuentran los Cdigos del Catlogo
de Bienes Muebles de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN).

La estructura del Cdigo del Bien Mueble en el Catlogo est constituida por el siguiente nmero
de dgitos:

Grupo Clase Familia tem
02 02 04 04

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FAMILIAS

En la pantalla Catlogo de Familias se consultarn Todas las Familias de Bienes Muebles al dar
clic sobre el recuadro Todo.

Se mostrar un Check y, la relacin de Familias incorporadas en el SIGA-ML. Para consultar el
detalle, ubicar el cursor sobre la Familia y dar clic sobre el icono Carpeta, ubicado en el
extremo derecho del registro.

Enseguida se mostrar la ventana Mantenimiento de Familia, en ella encontraremos los campos
inactivos pues el mantenimiento del Catlogo de Bienes, Servicios y Obras est a cargo del
Administrador del Catlogo, estos campos son:

Dar clic para
visualizar detalle
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Cdigo: Nmero compuesto por 8 dgitos y, corresponde a la Familia del Bien
Mueble.

Estado: Se tienen dos alternativas, se encontrar Activa el Cdigo cuando sta
puede ser utilizada para realizar los diferentes procesos en que ste se
requiera en el Mdulo, caso contrario estar Inactiva.

Descripcin: Nombre con el que se identificar a la Familia del Bien Mueble.

Tipo: Existen dos (2) alternativas: Suministro y Activo Fijo, por defecto en el
caso de Bienes Muebles siempre se mostrar como Activo Fijo.

Flg de SBN: Se mostrar un recuadro con el Check , esto significa que este
Cdigo es el asignado por la SBN, el cual ha sido respetado por este
Catlogo.

Tipo Activo Fijo: A su vez el Activo Fijo se encontrar diferenciado en: Activo Fijo
Depreciable, Activo Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones
Intangibles (Licencias).

Alcance: En este campo se mostrarn las caractersticas del Bien y, servir al
usuario como ayuda para identificar mejor al Bien.

Si se conoce el Grupo y la Clase a la cual pertenece la Familia del Bien Mueble a consultar se
dar clic sobre el icono , mostrndose una lista desplegable.

Con el cursor ubicado en el campo Grupo dar clic en el icono , mostrando el Sistema la relacin
de Grupos considerados en el Catlogo, ubicado el Grupo dar clic sobre ste o ubicar el cursor
sobre el Grupo y dar <Enter>.
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Para el ejemplo, se seleccion el Grupo 11 AIRE ACONDICIONADO Y REFRIGERACION.

Al realizar el mismo procedimiento arriba mencionado, pero para el campo Clase, el Sistema slo
presentar aqullas que pertenezcan al Grupo previamente seleccionado.

El Sistema slo muestra la Clase 1122 EQUIPO DE AIRE ACONDICIONADO Y
REFRIGERACION.

Dar clic en este
icono para visualizar
los Grupos
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Entonces, el Sistema mostrar Todas las Familias integrantes del Grupo y Clase seleccionados.

Ubicar la Familia ya sea utilizando las Flechas direccionales del teclado, con la Barra Vertical del
extremo derecho de la pantalla o haciendo uso del campo Digitar descripcin de la Familia, para
el ejemplo se consign THERMA, dando <Enter> el Sistema mostrar la(s) Familia(s) cuya
descripcin contenga la palabra THERMA.

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Si no se conoce el Grupo ni la Clase y se quiere ubicar una Familia, consignar en el campo
Digitar descripcin de la Familia, la descripcin y dar <Enter>.

Otra manera de realizar la bsqueda es a travs del icono que se muestran en el extremo
derecho de los campos: Grupo y Clase. Con el cursor ubicado en el Grupo se dio clic al icono .
activndose la ventana Bsqueda de Datos, en donde seleccionaremos de listado con los Grupos
uno de ellos y damos clic en el botn o, se har uso de los campos:

Campo: Presentar dos alternativas de bsqueda Grupo si conoce el Cdigo del Grupo o
Descripcin si se conoce sta o parte.
Datos: Dependiendo de lo seleccionado en Campo se ingresar el Cdigo del Grupo de
acuerdo al Catlogo (numrico, dos dgitos) o la descripcin. Para el ejemplo
elegiremos la segunda alternativa.

En Campo se seleccion Descripcin y, en Datos se consign OF, mostrando el Sistema el nico
Grupo cuya descripcin contiene el dato consignado, dar clic en el botn .
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Visualizndose en la pantalla Catlogo de Familias el Grupo 74 OFICINA.

Teniendo la relacin de Familias en la pantalla sta podr ser ordenada por Cdigo, Descripcin,
Bien Patrimonial, Flg SBN, dando clic sobre una de estas columnas con el cursor ubicado en la
cabecera.

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En el ejemplo, se dio clic en la columna Descripcin por lo que se ordenaron alfabticamente.

REPORTES

Al dar clic sobre el icono Impresora de la Barra de Herramientas, el Sistema presentar la
ventana Reporte de Familias de donde el usuario podr seleccionar por determinado Grupo o
Clase o Todos. Para el ejemplo, se marc los recuadros con un Check , para que el Reporte
muestre todos los Grupos y Todas las Clases, dar clic sobre el icono ubicado en la esquina
derecha de la ventana.

Dar clic para que las
Familias se muestren
ordenadas alfabticamente

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A continuacin, se muestra el Reporte de Familias de Bienes.

Estando en la vista preliminar del Reporte se dar clic en el icono Impresora de la Barra de
Herramientas, mostrndose la ventana Opciones de Impresin, el cual permitir consignar el
nmero de Copias a imprimir y/o direccionar el Reporte a determinada impresora.

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TEMS

Ingresando a la opcin tems del Catlogo de Activos Fijos del Submdulo Tablas, se
consultar o imprimir la relacin de Bienes Muebles a nivel tem (ltimo nivel de la codificacin
del Catlogo de Bienes, Servicios y Obras).

Las opciones de bsqueda son las mismas que para las Familias (explicadas anteriormente).

En la ventana Mantenimiento Catlogo de tems se mostrarn los siguientes datos, con los
campos inactivos:
Cdigo: Est representado por 12 dgitos a nivel tem de acuerdo al Catlogo de
Bienes, Servicios y Obras e identifica al Bien Mueble.

Estado: Se tienen dos alternativas, se encontrar Activo el Cdigo cuando ste
puede ser utilizado para realizar los diferentes procesos en que ste se
requiera en el Mdulo, caso contrario estar Inactivo.

Descripcin: Nombre con el que se identificar a la Familia del Bien Mueble.

Marca Referencial: Este dato es slo referencial, mostrando la marca del bien.

Medio Presentacin:

Condicin Almacenaje:

Unidad Adquisicin:

Unidad Uso:

Factor Conversin:

Tipo: Existen dos (2) alternativas: Suministro y Activo Fijo, por defecto en el
caso de Bienes Muebles siempre se mostrar como Activo Fijo.

Dar clic para
visualizar detalle
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Tipo Activo Fijo: A su vez el Activo Fijo se encontrar diferenciado en: Activo Fijo
Depreciable, Activo Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones
Intangibles (Licencias).

tem Especial:

Precio Referencial de Programacin:

Precio ltima Compra:

Stocks :

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REPORTES

Al dar clic sobre el icono Impresora de la Barra de Herramientas, el Sistema presentar la
ventana Reporte de tems de donde el usuario podr seleccionar entre el Listado de tems o el
Listado de Precios de tems, ya sea para un determinado nivel (Grupo, Clase o Familia) o por
Todos. Para el ejemplo, se marc los recuadros con un Check , para que el Reporte muestre
todos los Grupos, Todas las Clases y, Todas las Familias y se seleccion el Reporte del Listado
de tems.

Luego de dar clic sobre el icono . ubicado en la esquina derecha de la ventana el Sistema
presentar la vista preliminar con el Reporte. Para imprimirlo se seguir el procedimiento indicado
en el Reporte de Familias.

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UBICACIN FSICA

Esta opcin permite registrar la informacin de la ubicacin fsica de los bienes, til para la
realizacin de los inventarios, as como en el proceso de verificacin en caso de siniestros como
robos, incendios, etc.

Para iniciar el registro se elegir del Men Contextual la opcin Insertar Ubicacin Fsica tal como
se visualiza en la siguiente pantalla:

El Sistema activar los campos para el ingreso de la informacin.

Ingresar los valores y luego dar clic en el icono Grabar. Se ha dejado la opcin de trabajar con
parmetros, que pueden ser utilizados en forma personalizada por cada entidad. Por ejemplo, en
el primer campo puede indicar el pabelln, local, etc y, en el segundo campo, el piso, el nmero
exacto de la oficina, etc.
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CAUSALES DE BAJA

Una causal de baja es la condicin funcional, operativa o fsica, que permite discernir o determinar
que los bienes ya no pueden ser usados de manera eficiente o adecuada para el desempeo de
las funciones de la institucin. En mrito de una o ms causales se puede proceder a proponer y
tramitar la baja de los bienes en sujecin a las causales establecidas por la Superintendencia de
Bienes Nacionales, las mismas que se encuentran incorporadas en el Sistema conforme se
visualiza en la pantalla que se muestra a continuacin.

El usuario puede imprimir el reporte de Causales de Baja luego de dar clic sobre el icono .
Grabar ubicado en la Barra de Herramientas, primero se tendr una vista preliminar del Reporte
para luego dando clic sobre el icono activar las Opciones de Impresin para poder imprimirlo.

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TIPOS DE PATRIMONIO

Corresponde a la clasificacin del Patrimonio de Propiedad de la Entidad, tales como Bienes
Inmuebles, Muebles, Construcciones en curso, etc.

En esta opcin el Sistema permite registrar las caractersticas tcnicas de cada tipo de bien, como
en el ejemplo que se muestra a continuacin, que por tratarse de un Bien Inmueble Terrenos se
ingresarn los datos de la ficha catastral.

Esta informacin podr ser impresa al dar clic sobre el icono Impresora.

COLORES

La opcin Colores del Submdulo Tablas permitir ingresar de acuerdo con la necesidad de la
Entidad, los colores que requerirn para registrar las caractersticas de los Bienes de su
Patrimonio.

Para ingresar un nuevo color, se ubicar el cursor en la pantalla colores y, activando el Men
Contextual (dando clic en el botn derecho del mouse) se seleccionar la opcin Insertar
Colores.

Dar clic para visualizar
las Especificaciones
Tcnicas
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PARMETROS

A travs de esta opcin se ingresarn, en los campos correspondientes, los datos bsicos para la
operatividad del Sistema, tales como: Perodo del Mdulo (perodo del Inventario Inicial del
Patrimonio y, perodo del Ajuste por Correccin Monetaria y Depreciacin, stos ltimos realizados
automticamente por el Sistema), Datos de la SBN (Ruta en que se encuentra el Sistema
Inventario Mobiliario Institucional de la SBN para almacenar el archivo para su remisin a este
rgano rector, as como el cdigo de la UE SBN), los datos de la Tasacin (Fecha de la Tasacin,
Nombre del Perito, Nmero del Cuerpo Tcnico de Tasadores del Per y de la CONATA) y por
ltimo los datos del Responsable del rea de Control Patrimonial.

TABLAS GENERALES

En la opcin Tablas Generales se visualizarn para consulta: las Sedes, los Almacenes y Centros
de Costo registrados en el Mdulo de Logstica (SIGA-ML) por la UE. Tambin podr imprimir esta
informacin.

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SEDES

Para consultar las Sedes matriculadas anteriormente, se ingresar a la ventana de Sedes. En el
lado izquierdo seleccionar la sede y en el lado derecho de la ventana se observarn todos los
datos relacionados.

ALMACENES

De la misma manera, ingresando a la pantalla Almacenes se podr consultar el detalle de cada
uno de los Almacenes de la Entidad.

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CENTRO DE COSTO

Al ingresar a esta opcin el usuario podr consultar los Centros de Costo registrados en el Mdulo
de Logstica.

SALIR DEL SISTEMA

Esta ltima opcin del Submdulo Tablas permitir al usuario salir del Sistema, mostrando el
escritorio de su computador.

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MANTENIMIENTO

En este Submdulo se encuentran las opciones: Inventario Inicial, Movimientos e Inventario Fsico,
los mismos que se encuentran relacionados con el Mdulo de Logstica (SIGA-ML), permitiendo
mantener actualizada la informacin relacionada a los Bienes Patrimoniales de la Entidad.

INVENTARIO INICIAL

A travs de esta opcin la Entidad, al iniciar la operacin por el Mdulo de Patrimonio del SIGA-
MP, ingresar por nica vez el Inventario Inicial de los Bienes Patrimoniales a su cargo. Luego si
se producen cambios se ir actualizando la informacin.

Para realizar estas tareas cuenta con las opciones:
Registro
Actualizacin
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5.1.1. REGISTRO INSTITUCIONAL

En esta opcin el Sistema permite a la Entidad registrar los Bienes adquiridos para uso de la
Entidad.

Para ello, primero se consignarn los datos del encabezado de la pantalla Ingreso de Bienes
Patrimoniales, para enseguida una vez activada del Men Contextual la opcin Insertar Inventario
Inicial con el clic derecho del mouse, inserte los datos de la cabecera del inventario inicial.

Se mostrarn dos (2) pestaas: Registro del Inventario Inicial y activos.

Estando en la pestaa Registro del Inventario Inicial se debern consignar los datos en los
campos siguientes: Fecha de Movimiento (si corresponde al Inventario Inicial, ser del 1 de enero
de ese ao), la Sede, el Centro de Costo, Empleado Responsable, N de Resolucin, Fecha de la
Resolucin y alguna observacin adicional.
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A continuacin, activar la pestaa Activos para insertar el(los) tem(s) que corresponde(n) al
Centro de Costo para el cual se registrar el Inventario Inicial. Activando el Men Contextual se
activar la opcin Insertar Inventario Inicial.

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Luego de ingresar la informacin correspondiente a los Datos del Activo Fijo se dar Grabar, esto
har que se activen en la esquina inferior izquierda de la ventana los botones Especificaciones
Tcnicas y de Valores Contables, las cuales permitirn el ingreso de informacin ms detallada.

En la ventana Especificaciones Tcnicas se podr ingresar un mayor detalle del Bien, as como
adjuntar archivos y, alguna fotografa del tem atachado utilizando los botones de mismo nombre.

Al activar la ventana Valores Contables, presionando el botn del mismo nombre, ingresar el
Valor en Libros y la Depreciacin Acumulada de acuerdo con los montos reflejados en los Estados
Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior.

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En el botn Cdigo de Barras, podr ingresar el cdigo de ser el caso, o el nmero de inventario
anterior que puede ser til para efectos de conciliacin.

Si lo que desea es ingresar bienes muy similares, cuyas caractersticas se repiten y slo varan
determinados datos, puede hacerlo posicionndose en el tem a duplicar y dando clic derecho
sobre el mouse.
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En este caso le dejar abierto el campo del marges para que sea ingresado y, de esta manera,
puede variar los datos que sean necesarios, sin tener que volver a ingresar la totalidad de la
informacin.

REGISTRO NO INSTITUCIONAL

Mediante esta opcin podr realizar el registro de los bienes que no son de propiedad de la
Entidad (Bienes cedidos en uso, en prstamo y, que son de propiedad de otra Entidad).

La informacin que se ingresar en la pantalla Ingreso de Bienes No Institucionales es la misma
que el de la pantalla de Ingreso de Bienes Patrimoniales. Para ello se activar del Men
Contextual la opcin Insertar Bienes no Institucionales. El Sistema presentar una ventana en
donde se registrarn los Datos Generales de la Entidad.

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Ingresar los datos correspondientes en los campos que se muestran en blanco, algunos mostrarn
el icono , al dar clic sobre ste se mostrar una listado de donde se seleccionar una opcin.

Al dar clic sobre el icono Carpeta, ubicado entre las columnas Centro de Costo y Responsable
se abrir la ventana Datos del Activo Fijo el cual se encuentra dividida en cinco (5) reas:

ACTUALIZACIN

En el caso que el usuario requiera modificar algn dato de Bien registrado por la opcin Inventario
Inicial, el Sistema le permitir actualizar dicha informacin, para lo cual se ubicar en la opcin
Actualizacin.

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Al ingresar el Sistema mostrar la pantalla que se visualiza a continuacin, para ubicar una Familia
se dar clic en el icono , para que se muestren las Familias.

En la ventana Bsqueda de Datos se seleccionar en Campo la opcin Por Cdigo o Por
Descripcin, consignando en el campo Dato ya se el Cdigo de la Familia o la descripcin o parte
de sta para luego pulsar el botn .

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Ubicada la Familia a la cual pertenece el Bien se mostrarn todos aquellos bienes que se
encuentran relacionados, permitiendo realizar un filtro ms exacto si se desea, para lo cual deber
ubicarse en el campo y, seleccionar una modalidad de bsqueda de las varias
alternativas que el sistema le brinda. En el ejemplo, seleccionamos la opcin Descripcin
digitando en el campo en blanco el nombre del Bien que se desea ubicar, en el caso Mesa de
Madera, luego hacer clic en el botn .

Hacer Clic

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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A continuacin el Sistema mostrar el bien seleccionado, hacer clic en el icono . Carpeta, para
visualizar la informacin tcnica del bien seleccionado.

Al ingresar se visualizarn las caractersticas tcnicas del bien.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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En el presente ejemplo actualizaremos el N de Serie y el Valor de Compra, luego se guardarn
los cambios dando clic en el icono Grabar.

Concluido el ingreso del Inventario Inicial y la Actualizacin de datos de ser el caso, se proceder
a realizar el Cierre del Inventario, para ello ingresar al Submdulo Mantenimiento, opcin
Inventario Inicial, Registro Institucional estando en la pestaa Registro del Inventario Inicial, hacer
clic en el botn . El sistema solicitar una Clave que ser proporcionada por el
Implantador al Responsable de Patrimonio, generndose de esta manera las asignaciones de los
activos.

Hacer clic en el
botn para el cierre
del inventario
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Fecha : 09/02/2011
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MOVIMIENTOS

El registro de los movimientos patrimoniales se realiza por adquisiciones las que se generan con
rdenes de Compra o por aquellas provenientes de Donaciones, transferencia, Produccin etc.
que se generan con Notas de Entradas al Almacn.

INGRESOS

En el Submdulo Almacn del SIGA-ML, opcin Entrada al Almacn, se tiene registrada la
recepcin de los bienes adquiridos mediante la Orden de Compra-Gua de Internamiento N 20
por un escritorio de madera. Al tratarse de un Bien Patrimonial, el Responsable de Almacn
activar el botn .

Inmediatamente, estando en el Mdulo de Patrimonio se ingresar a la opcin Movimientos/
Ingresos/Registro dentro del Submdulo Mantenimiento, tal como se muestra en la pantalla
siguiente.

Activar para generar
carga en el Modulo
de Patrimonio
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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Al ingresar se mostrar al Responsable de Patrimonio el registro del bien adquirido, cuyo
correlativo de Marges se ha generado automticamente

BAJAS

Se entiende por Baja de Bienes al procedimiento administrativo mediante el cual se extraen
Bienes Patrimoniales del Registro Mobiliario y del Registro Contable de la Entidad.

Teniendo en cuenta que sta es una funcin del rea de Patrimonio, el Sistema le brinda al
Responsable, la opcin Bajas, mediante la cual se registrarn los bienes que por diversas
causales establecidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales requieren ser dados de baja
del patrimonio y, por ende de los Estados Financieros de la Entidad.

Para lo cual ingresaremos a la opcin antes sealada tal como se muestra en la pantalla a
continuacin.

El sistema nos muestra la
O/C que gener el ingreso
en el patrimonio de la
entidad
Generacin automtica
del N de Marges
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Fecha : 09/02/2011
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A continuacin se visualiza la siguiente pantalla, hacer clic en el botn derecho del mouse,
seleccionar la opcin Insertar Baja de Bienes del Men Contextual.

A continuacin, se activar la siguiente pantalla la cual se encuentra dividida, en el rea derecha
se registrarn los datos como son la Fecha en la que se realiza la operacin, N de la Resolucin
que aprueba la Baja y la Fecha de esta Resolucin, el Sistema mostrar automticamente el
nombre del funcionario Responsable del rea de Patrimonio.

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Fecha : 09/02/2011
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A continuacin, el usuario se ubicar con el mouse en el campo Causal de Baja, hacer clic en el
icono ayuda, la cual al desplegarse mostrar los diversos Tipos de Causales de Baja
establecidas por la SBN.

Para nuestro ejemplo seleccionamos el Tipo Estado de Excedencia del Bien.

Enseguida, seleccionaremos la Clase de la Causal de Baja. Para el ejemplo seleccionamos
Culminacin del Proyecto.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Ingresados los datos sealados hacer clic en el icono Grabar, con lo que se activar la
cabecera del lado superior derecho de la pantalla.

Luego de haber grabado la informacin, se deber registrar los bienes a dar de baja debiendo
hacer clic en el botn .

Al grabar se
activa la
cabecera
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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Se mostrarn todos los Bienes Patrimoniales que se encuentran registrados en el Inventario de la
Entidad. Asimismo, le permitir al usuario realizar la bsqueda del(los) bien(es) que se desea dar
de baja. Por ejemplo, por Familia.

Tambin se tiene la opcin de realizarlo por otros niveles de bsqueda ya sea como por: Marges,
Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo, N de Serie, etc.

Activar botn
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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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En el ejemplo, realizamos la bsqueda por Descripcin del bien FETOSCOPIO filtrndose todos
los bienes relacionados.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Para dar de baja se ubicar el cursor sobre el Bien para luego activar el botn .

En la parte baja de la pantalla se mostrar(n) el(los) bien(es) seleccionado(s), si son varios los
bienes a dar de baja seguir el mismo procedimiento.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Si el usuario desea excluir alguno de los bienes seleccionados deber ubicar el cursor sobre el
bien y activar el botn Excluir, a continuacin hacer clic en el icono Grabar, y retornamos a la
pantalla principal con lo quedar registrada la Baja y la correspondiente exclusin del patrimonio
de la Entidad.

BIENES EN CUSTODIA

Son aquellos bienes que han sido dados de baja por la Entidad, quedando en administracin de la
Superintendencia de Bienes Nacionales hasta que se determine su destino final. La custodia
implica una guarda y responsabilidad del bien por parte de la Entidad que lo dio de baja quedando
obligada sta a llevar un registro especial de conformidad a las especificaciones que se
encuentran contenidas en el Software Inventario Mobiliario Institucional. El Sistema permite al
usuario llevar este control mediante la opcin Bienes en Custodia.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Al ingresar en esta opcin el Sistema mostrar la pantalla Lista de Bienes en Custodia, que se
visualiza a continuacin, permitiendo al usuario realizar la bsqueda del Bien mostrando en el
encabezado los mismos campos explicados en las opciones anteriores.

Al marcar en el campo Familia el Sistema mostrar Todos los Bienes que se han registrado
su Baja.

Una vez que stos han sido verificados por la Superintendencia de Bienes Nacionales con la
consecuente emisin del Resolutivo de aprobacin de la Baja, la Entidad puede proceder a
retirarlos por diversas causas tales como Transferencia, Subasta Pblica, Incineracin y/o
Destruccin o por Donacin.

El Sistema permitir la generacin de la Orden de Salida, para lo cual se proceder a ingresar la
informacin en los campos: Tipo de Salida, Sede, Centro de Costo y Responsable a cargo del
Bien en Custodia, N del Documento Interno que autoriza el retiro del Bien, N de Resolucin de la
SBN, Motivo, Destino a donde se entregar el bien y el responsable del traslado.
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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Por ltimo, hacer clic en el icono Grabar. Para visualizar o imprimir la Orden de Salida de
Bienes Patrimoniales dar clic en el icono Imprimir, mostrando el Sistema el Reporte de la Orden
de Salida.

INVENTARIO FSICO

A travs de esta opcin el Responsable de Patrimonio realizar la verificacin fsica de los bienes
que se encuentran registrados en el Patrimonio de la Entidad, determinando los bienes faltantes.
Dentro del Submdulo Mantenimiento opcin Inventario Fsico encontraremos dos (2)
Submens: Registro y Sobrantes.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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REGISTRO

Para realizar el registro el Usuario deber hacer clic en el botn , mostrndose la relacin de
bienes registrados en el Inventario Inicial.

Activando con un Check en el campo Seleccionado se ir marcando aquellos Bienes se van
verificando aquellos bienes en los que no se activ el Check sern los faltantes al no haberse
ubicado en la verificacin fsica realizada.

Ubicando el cursor en cada uno de los bienes el usuario podr acceder a visualizar el detalle de
las caractersticas tcnicas e informacin referida al bien seleccionado, al dar clic sobre el icono .
los datos que pueden ser actualizados tales como: Ubicacin Fsica, Empleado Responsable
quien lo tiene a cargo al momento de la verificacin, Estado de Conservacin, etc. Lo que permitir
contar con el Inventario Actualizado a una fecha determinada.

Activar el Check

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Fecha : 09/02/2011
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En el ejemplo, se ingresa al bien signado con Marges 746449320001 Mesa de Madera el que
figura en el Inventario asignado al Centro de Costo Logstica, en la Ubicacin Fsica Cochera,
Empleado y Usuario Final a cargo de la Srta. Pizarro Coronado Gladis.

En la verificacin el bien Mesa de Madera se ubica en la Oficina del Consejo Nacional de Salud
que pertenece al Centro de Costo Economa y a cargo del Usuario Final Sr. Juregui Valer Juan,
estos datos se modifican luego hacer clic en el icono Grabar.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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A continuacin, para actualizar la asignacin a nivel de de usuario en el registro del Inventario
hacer clic en el botn .

SOBRANTES

Los Bienes Patrimoniales Sobrantes estn referidos a aquellos bienes omitidos o no incluidos en el
Registro Mobiliario ni en el Registro Contable de la Entidad, los mismos que se determinan como
producto de la verificacin fsica, el Responsable de Patrimonio determinar aquellos bienes que
se encuentren en tal situacin, los que se registrarn utilizando la opcin Sobrantes del Mdulo
de Patrimonio a la que acceder conforme se muestra en la pantalla a continuacin.

Al ingresar, el Sistema presenta la pantalla que se visualiza a continuacin, donde se deber
ingresar los datos del bien.

Actualizar
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Fecha : 09/02/2011
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El Sistema permitir al Usuario acceder a la relacin de los bienes, para su evaluacin por parte
de la Comisin de Inventarios y posterior informe al Comit de Altas, Bajas y Ventas de la Entidad
para la correspondiente emisin de la Resolucin que permita incorporarlos al Inventario
Patrimonial y a los Estados Financieros de la Entidad.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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SEGUIMIENTO Y CONTROL

Esta opcin permitir al Responsable de Patrimonio mantener actualizada la informacin referida a
los Bienes Patrimoniales, para ello cuenta con las opciones de Asignacin, Reparacin y Salidas.

ASIGNACIN

Esta opcin permite registrar los datos de la asignacin de un bien a un empleado de la Entidad o
registrar su desplazamiento interno.

Previamente el Sistema presentar la relacin de bienes ingresados en el Mdulo, ya sea por el
Inventario Inicial o por las adquisiciones realizadas en el periodo.

El Usuario cuenta con niveles de bsqueda para ubicar el bien, ya sea por el Cdigo Marges, la
Descripcin, Estado de Conservacin, etc.
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Manual de Usuario
PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Tambin el sistema permite la generacin de reportes tales como la Orden de Desplazamiento y el
Cargo personal por la asignacin de bienes.

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PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
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Reporte Orden de Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales.

Reporte Cargo Personal por Asignacin de Bienes en Uso.

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Fecha : 09/02/2011
SIGAUPTR01

Ministerio de Economa y Finanzas
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REPARACIN

Esta opcin permitir llevar el registro de aquellos Bienes que han sido retirados de la Entidad
para reparacin.

Al ingresar a esta opcin el Usuario visualizar la pantalla que se muestra a continuacin, activar
del Men Contextual la opcin Insertar Reparacin de Bienes.

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Con lo que se activar la pantalla del lado derecho, el Sistema por defecto mostrar la Fecha
Actual con opcin a modificar de requerirlo el usuario. Luego, ubicarse en el campo Tipo de
Reparacin al desplegarse el listado mostrar dos (2) opciones: Por Mantenimiento o Por
Garanta.

Si se selecciona la opcin Reparacin Por Mantenimiento se activar el campo N de Orden ya
que sta debi ser emitida previamente en el Modulo de Logstica.

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Para que el usuario proceda a relacionar la Salida con la Orden de Servicios que corresponda,
hacer clic en el icono bsqueda, a continuacin el Sistema mostrar todos aquellas rdenes
de Servicios emitidas.

En el ejemplo, seleccionamos la Orden de Servicio N 107. Aceptar.

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Hacer clic en el icono grabar a continuacin hacer clic en el botn .

Se mostrar los Bienes Patrimoniales cargados en el Sistema en la parte superior de pantalla,
ubicar el cursor sobre el bien que ser retirado para reparacin, a continuacin activar el icono .
con lo que se irn registrando en la parte inferior de la pantalla, seguir el mismo procedimiento
para todos aquellos bienes que sern retirados con cargo a la Orden de Servicios antes sealada.

Si por algn motivo se requiera excluir un Bien, ubicar el cursor sobre ste y dar clic en el icono
Excluir.

Hacer clic en el icono Grabar. Finalmente, accionar el icono Salir.

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Al salir a la pantalla principal se mostrar toda la informacin ingresada.

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Fecha : 09/02/2011
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A continuacin, el Responsable de Patrimonio activar el botn , con lo que se
activar la pantalla que se visualiza a continuacin, en la que se ingresar la informacin que se
seala.

Hacer clic en el icono Grabar finalmente accionar el icono Salir. Para ver e imprimir la
Orden hacer clic en el botn .

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Hacer clic en el icono Impresora.

A continuacin, se emite la Orden de Salida para la firma del Responsable de Patrimonio.

Si la Reparacin de un determinado Bien se realiza dentro de la garanta comercial no se activar
el campo N de Orden ya que no genera gasto a la Entidad. El procedimiento de registro de la
informacin es la misma que para el caso de Reparacin por Mantenimiento con la salvedad antes
indicada.
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SALIDAS

A travs de esta opcin, el Sistema permite al usuario registrar tanto la salida de los bienes para
Baja o por otros motivos, as como el retorno de los mismos, de manera de poder obtener
informacin precisa de la ubicacin de aquellos bienes que se encuentren fuera de la entidad.

El procedimiento de registro de las Salidas es igual al explicado para el caso de los Bienes para
Reparacin.

Al ingresar a esta pantalla el Usuario podr visualizar los Bienes que han salido de la Entidad por
los diversos motivos tales como: Salida por Baja, Salida para Reparacin y Salidas Diversas, lo
que le permitir registrar el retorno de los mismos. Para registrar el retorno de un determinado
Bien seleccionaremos el Tipo de Salida en el ejemplo seleccionamos Salida para Reparacin.

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El Sistema mostrar los Bienes que han salido por este concepto, ubicar el cursor sobre el Bien
que se va a registrar el retorno, en la parte derecha se mostrarn los datos de la Orden que origin
la salida y, en la parte inferior de la pantalla se mostrarn los bienes relacionados con la Orden de
Servicios.

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En la parte inferior de la pantalla al ubicar el cursor sobre el Bien a registrar el retorno, consignar el
Estado del Bien, la Fecha del Retorno y registrar las Observaciones si fuera el caso.

CONSULTAS Y REPORTES

En el Submdulo Consultas y Reportes del SIGA-MP el Usuario encontrar una relacin de
Reportes que podr consultar o imprimir.

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PATRIMONIO POR BIENES / CENTRO DE COSTO / EMPLEADO

Hacer clic en esta opcin para obtener informacin detallada de los bienes, a diversos niveles de
desagregacin.

Al ingresar en esta opcin obtendremos las siguientes opciones de consultas:
Resumen de activos por Grupo/Clase/Familia
Activos por Grupo/Clase/Familia
Activos por Centro de Costo
Activos por Empleado

PATRIMONIO SEGN PLAN CONTABLE

Esta opcin permitir al Responsable de Patrimonio obtener e imprimir los Reportes del Patrimonio
relacionados con las Cuentas Contables, para su presentacin al rea de Contabilidad para su
conciliacin con los datos registrados en los Estados Financieros.

Al ingresar en esta opcin el Usuario podr seleccionar la informacin por diversos filtros tales
como: Sede, Centro de Costo y Cuenta de Mayor y Subdivisionaria.

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PATRIMONIO SEGN FILTROS DE SELECCIN

Al ingresar en esta opcin se visualizar una pantalla en la que el Usuario podr realizar una serie
de combinaciones para filtrar los datos de bsqueda. Por ejemplo, podr filtrar informacin referida
a los tem(s) de la marca Samsung.

Para visualizar toda la data, seleccionar el icono , remarcado.

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Al activar el icono con los Binoculares el Sistema mostrar una ventana de donde el Usuario
seleccionar uno de los tres (3) Tipos de Reportes: Listado de Bienes Patrimoniales segn
Parmetros, Inventario Inicial Valorizado y, Activos sin Cuenta Contable / Fecha de Alta.

PATRIMONIO SEGN CENTROS DE COSTO

En esta opcin el usuario podr obtener Reportes de los Bienes por Centro de Costo o de toda la
Entidad para ser proporcionado a la Comisin de Inventario para el desarrollo de su labor y,
concluida esta entrega al Jefe Responsable del Centro de Costo para su conocimiento y, control
interno de aquellos bienes que se encuentran bajo su responsabilidad.
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Para ver el detalle por Centro de Costo deber primero ubicar el cursor en el Centro de Costo,
luego dar clic sobre el icono Carpeta para visualizar los Bienes.

De la relacin de Bienes que pertenecen al Centro de Costo seleccionado ubicar el cursor sobre
uno para que dando clic sobre el icono Carpeta se visualicen los Datos del Activo Fijo.

PATRIMONIO POR EMPLEADO

Los Reportes que se emiten en esta opcin permitirn al Responsable de Patrimonio contar con el
Inventario por persona el mismo que se requiere en el caso de que renuncie, cambie de ubicacin,
etc.

Luego de seleccionar la Sede y el Centro de Costo, el Mdulo mostrar la relacin de los
empleados registrados en dicho Centro de Costo.

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Haciendo clic en el icono Carpeta, se podr visualizar los bienes que se encuentran asignados
al Empleado en consulta.

PROCESOS

Ingresando a este Submdulo el Sistema permitir al Usuario realizar el clculo de la Actualizacin
por Correccin Monetaria y la Depreciacin de los Bienes Patrimoniales, as como generar el
archivo para su migracin al Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI) de la
Superintendencia de Bienes Nacionales.

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PROCESOS DE CIERRE CONTABLE

Mediante este proceso se generarn los Cierres Mensuales Contables para el clculo del ACM y la
Depreciacin, el Usuario segn sus necesidades podr realizar estas operaciones en forma
mensual o anual (al finalizar el ao). Para ello, seleccionar la opcin correspondiente y grabar.
En el ejemplo, seleccionamos la opcin Mensual con lo que internamente el Sistema realiza los
clculos correspondientes.

A continuacin,
el usuario verificar los clculos ingresando al Submdulo Mantenimiento opcin Actualizacin.

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Seleccionar el Bien a consultar y hacer clic en el icono Carpeta.

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Al ingresar el Sistema mostrar los datos del Bien, hacer clic en el botn .

Con lo que el Sistema mostrar los clculos correspondientes al ACM y Depreciacin calculados.

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PROCESO SBN

Mediante esta opcin, el Sistema generar el Archivo para su migracin en forma automtica al
Software SIMI de la SBN, de tal manera que se evite la doble digitacin de los registros.

Previamente el Responsable de Patrimonio debi consignar los datos requeridos en la opcin
Parmetros del Submdulo Tablas.

Registra la ruta donde se encuentra descargado el Software INVENTARIO MOBILIARIO
INSTITUCIONAL (SIMI) de la Superintendencia de Bienes Nacionales, y el cdigo asignado a la
entidad por la SBN.

C
C
_
S
I
G
A

-

M
E
F
SIGA MP
Versin : 2.0.0
Manual de Usuario
PATRIMONIO
Fecha : 09/02/2011
<SIGAUPTR01>

72

Ruta donde se
encuentra el
Software SIMI

N de la Ejecutora
asignado por SBN

C
C
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S
I
G
A

-

M
E
F

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