CONSOLIDANDO PROYECTOS: PROYECTOS Y SUBPROYECTOS

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El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan subproyectos). Tambin se denomina proyecto consolidado o archivos principales de proyecto. El Subproyecto, es un proyecto insertado en otro proyecto. Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en partes ms fciles de manejar. Tambin se denominan proyectos insertados. Los proyectos insertados pueden conservar los vnculos con sus proyectos originales, de modo que todos los cambios que se realicen en los proyectos insertados en el archivo consolidado se reflejarn en el archivo de origen. Los proyectos insertados se pueden vincular entre s. Los proyectos consolidados tambin se denominan

INSERTAR SUBPROYECTOS EN UN PROYECTO PRINCIPAL

Mediante la consolidacin de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y administrar de forma ms eficiente proyectos complejos o varios proyectos relacionados. Por ejemplo asumiendo fechas de inicio del proyecto el da 14/02/2011, calendario estndar y con dependencias de tipo FC. Tenemos 3 proyectos.

PROYECTO P1 DURACION TAREAS (das) T1 2 T2 3 T3 4 T4 3

PROYECTO P2 DURACION TAREAS (das) A1 2 A2 1 A3 4

PROYECTO P3 DURACION TAREAS (das) X1 1 X2 2 X3 2 X4 3

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Para consolidarlo en un proyecto al que llamaremos TOTAL, se siguen los siguientes pasos. 1. Crear el proyecto en blanco llamado TOTAL. 2. Ir a la ficha Proyectos, en el grupo insertar, observar la opcin Subproyecto. 3. De un clic en subproyecto y agregue 1 a 1 los proyectos que desee consolidar o usando la tecla cambiar (Shift) o Ctrl seleccione el grupo los que desea aadir.

4. El resultado en el proyecto total, se muestra a continuacin:

5. Una vez insertados en el proyecto de consolidacin, cada uno de los proyectos puede ser tratado como si fuera una subtarea, se puede: a. Establecer dependencias entre los proyectos b. Establecer dependencias entre las tareas de proyectos diferentes, etc.

Por ejemplo, se establecer dependencias del tipo FC entre los 3 proyectos, el resultado se observar en la siguiente imagen.

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Sugerencias: - Para insertar un archivo en formato de slo lectura, seleccione el proyecto y haga clic en la flecha del botn Insertar y, a continuacin, en Insertar slo lectura.

Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto original, o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original, desactive la casilla de verificacin Vincular al proyecto.

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Compartir recursos usando un archivo de recursos

Si trabaja en un entorno en el cual varios administradores de proyectos usan el mismo grupo d recursos en mltiples proyectos, un archivo de recursos es muy til. Un archivo de recursos es mucho ms de lo que su nombre implica: conjunto de recursos que estn disponibles para cualquier proyecto. Cuando se usa un archivo de recursos en Project, puede abrir y ver las asignaciones de recursos en todos los proyectos.

Creacin de un archivo de recursos

Para usar un archivo de recursos, se necesita un proyecto que contenga todos los recursos disponibles que va a compartir. Para ser efectivo, se sugiere que se incluya todos los recursos disponibles en este archivo de recursos, aun cuando solo use algunos de los recursos del archivo de recursos. Al incluir todos los recursos en el archivo de recursos, elimina la necesidad de crear varios archivos de recursos y luego usarlos en uno u otro proyecto. Ud. crea un archivo de recursos simplemente indicando todos los recursos en la hoja de recursos de un archivo de Project. El archivo de Project no contiene tareas, pero si es as, no afecta en nada su uso, pero se recomienda que para evitar alguna confusin, solo se especifique los recursos ms no tareas.

Compartir Recursos
Si va a usar el archivo de recursos, no indique ninguno en su proyecto, al contrario, conecte su proyecto al archivo que contiene los recursos compartidos siguiendo los siguientes pasos:

1. Abrir el proyecto que sirve como archivo de recursos (o como en ingles de denomina resource pool file). Por ejemplo Archivo de recursos.mpp
Crear el archivo llamado ARCHIVO DE RECURSOS.mpp que solo tenga los siguientes recursos y lo mantiene abierto.

2. Abrir el proyecto que compartir recursos (el proyecto que contendr las tareas ms no recursos denominado tambin proyecto compartidor). En el ejemplo abra el archivo P1.mpp y mantngalo activo. 3. Seleccione la ficha Recurso y en el grupo Asignaciones de un clic en Grupo de recursos, Project mostrara el cuadro que se muestra en la imagen de la derecha.

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4. Elija recursos compartidos, se observar lo siguiente:

5. Seleccione Usar recursos como esta en la figura anterior. 6. Si tuviera varios archivos de recursos dependiendo el tipo de proyecto que realiza, seleccione el adecuado para el proyecto actual. 7. Si no se encuentra abierto el archivo que tiene los recursos, este proceso no puede realizarse. 8. Por ltimo seleccione la opcin adecuada para que no haya conflicto con la informacin de recursos o cmo manejar el calendario. Si se selecciona El grupo de recursos tiene prioridad, el calendario de los recursos del archivo de recursos tiene prioridad cuando aparece un conflicto. Si selecciona El proyecto compartidor tiene prioridad, el calendario de recursos en el archivo que est compartiendo recursos tiene prioridad cuando un conflicto aparece. 9. Por ltimo Clic en Aceptar. Repita este proceso para los proyectos P2.mpp y P3.mpp, al finalizar vaya al archivo de recursos, ficha de recursos, grupo de recursos y recursos compartidos, podr observar lo que se muestra en la imagen de la derecha. Ac se puede observar con que archivos est compartiendo recursos el archivo de recursos.

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NOTAS - Si observa la hoja de recursos en la vista correspondiente en el archivo que ha compartido recursos (archivo donde se encuentran las tareas P1.mpp, P2.mpp y P3.mpp), notara que aparecen todos los recursos del archivo de recursos, y aunque parezca que se encuentran en su proyecto, no lo estn, hasta que realice asignaciones a las tareas. - Si ha indicado recursos en el proyecto y despus comparte recursos, el archivo de recursos aparece junto a los recursos que ha definido, lo que podra causar confusin.

Ahora ya puede continuar su trabajo o simplemente cerrar ambos archivos.

Abriendo un proyecto
Ya se ha grabado y cerrado los archivos pero desea abrirlo nuevamente, Ud. abre este archivo como cualquier otro proyecto, pero se preguntara si necesita abrir tambin el archivo de recursos, la respuesta es NO. Sin embargo cuando abre un archivo en el cual se ha indicado que comparte recursos, Project muestra el siguiente cuadro (abra el archivo P1.mpp):

Bueno, Qu opcin escoger? Cuando elije la primera opcin, Project abre su archivo y tambin el archivo de recursos, pero el archivo de recursos se abre como de solo lectura. El Solo Lectura aparece ya que el archivo puede estar siendo usado por varios usuarios a la vez. Si selecciona la segunda opcin, Project solo abre su archivo (el que contienen las tareas). Si previamente no ha asignado recursos y va a la vista hoja de recursos, no visualizara ningn recurso RECUERDE, se encuentran en el archivo de recursos. Cuando la hoja de recursos se encuentra en blanco, no puede hacer ningn tipo de cambios que involucren recursos en su proyecto.

Actualizar grupo de recursos

Use esta opcin cuando necesite actualizar los datos en su archivo compartidor (por ejemplo P1.mpp), lo que hace esta opcin es una actualizacin de los recursos en su proyecto para que refleje lo que hay en el archivo de recursos.

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Actualizando datos en el archivo de recursos Recuerde, permitir que mltiples administradores de proyecto trabajando en diferentes proyectos compartan un conjunto finito de recursos es la idea detrs del archivo de recursos. Mientras trabaja, si cambia alguna informacin del recurso, necesita actualizar el archivo de recursos, de tal forma que las otras personas que usan el archivo de recursos tengan la informacin actualizada. Esto se logra usando la opcin Actualizar Recursos. Cuando no abre el archivo de recursos, la opcin antes descrita no se encuentra disponible. Abriendo el archivo de recursos Cuando se abre en forma independiente el archivo de recursos observar que aparece el siguiente cuadro solicitando que elija 1 de las 3 opciones. (Ver imagen a la derecha) Si selecciona la primera opcin, Project abre el archivo de recursos para que pueda actualizarlo con los cambios hechos a su proyecto y las otras personas lo puedan utilizar a la vez. Si olvido actualizar el archivo de recursos despus de hacer cambios en su proyecto que afecten la informacin del archivo de recursos, Project muestra un mensaje solicitando que actualice el archivo de recursos, al Aceptar, Project actualiza el archivo de recursos por Ud. Para manipular en forma correctas los recursos asignados en todos los proyectos, use la tercera opcin del cuadro anterior, Project abre el archivo de recursos y crea un proyecto consolidado que incluye todos los archivos que estn compartiendo el archivo de recursos. Vaya al archivo consolidado. Puede hacer actualizaciones y los otros usuarios podrn trabajar al mismo tiempo en los archivos que comparten el archivo de recursos, adems de observar las actualizaciones que realiza mientras trabaja. La segunda opcin se usa cuando Ud. desea actualizar costos o disponibilidad de la informacin. Otros usuarios no podrn actualizar el archivo de recursos con nueva informacin. Si Project le pregunta para guardar cualquier archivo que comparte el archivo de recursos, gurdelos.

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Para romper el vnculo con el archivo de recursos puede seguir cualquiera de los siguientes pasos: 1. Abra el archivo de recursos usando la 2 opcin. Luego en el archivo que tiene las tareas, elija la primera opcin: Utilizar recursos propios. Cuando elija esta opcin aparecer el cuadro que se observa abajo, seleccin SI y el vnculo se habr eliminado. Tanto en el archivo de recursos como en el archivo compartidor.

2. Abra el archivo de recursos con la segunda opcin, luego el archivo compartidor. En el archivo de recursos, seleccione el archivo con el cual se dejara de compartir recursos y clic en Romper Vnculos, y Aceptar, esto eliminar en vnculo.

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PRACTICA 6
Desarrollar cuidadosamente segn las instrucciones

1. Importa las tareas y duracin en los ProyectoA, ProyectoB y ProyectoC. Estructurar las tareas considerando los niveles EtapaTareaSubTareaItem

PROYECTO A
Etapa 1 Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Etapa 2 Tarea 4 Tarea 5 2 das 4 das 6 das 4 das 2 das

PROYECTO B
Etapa X Tarea A Tarea B Tarea C SubTarea C_a SubTarea C_b Etapa Y Tarea D Tarea E Etapa Z Tarea F Tarea G 4 das 4 das 2 das 4 das 5 das 4 das 2 das 4 das

PROYECTO C
Etapa 100 Tarea I Tarea II Etapa 101 Tarea III Tarea IV SubTarea 4a SubTarea 4b Item 4b_1 Item 4b_2 2 das 2 das 2 das 4 das 4 das 2 das

2. Definir los siguientes recursos en el Archivo ProyectoA

Recurso 1 Recurso 2 Recurso 3 Recurso 4 Trabajo Trabajo Material Material bolsa caja a b c d G1 G1 G2 G2 200% 500% $ 20.00/h $ 15.00/h $ 30.00 $ 10.00

3. Insertar en un ProyectoABC los 3 proyectos (ProyectoA, ProyectoB y ProyectoC) y enlazar todas las tareas.

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4. Asignar los siguientes Recursos como se indica en el diagrama desde el ProyectoABC

5. Asignar nuevamente recursos a las tareas indicadas (Tarea4 y Tarea5) y volver a calcular sus costos para ser mostradas en Notas.

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PRACTICA 06 - A
Se va a construir una granja de cuyes, por lo cual se ha divido en tres Sub proyectos: Planificacin, Ejecucin y Habilitar Granja. Se pide: 1. Crear un Proyecto principal llamado: Granja de Cuyes y que contenga la lista de recursos con los que cuenta la empresa.

2. Crear las Sub proyectos: Planificacin, Ejecucin y Habilitar Granja. Con sus respectivas tareas y duraciones ( no considerar los recursos)

3. Los Sub proyectos deben compartir recursos con el Proyecto Principal (Granja de cuyes). 4. Asignar Recurso en los Sub Proyectos 5. Insertar los Sub proyectos en el Proyecto Principal.

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Inicio del Proyecto: 22/09/2008, Calendario Estndar, Entrada: 8am, Salida 5pm Break de 12 a 1 pm, De Lunes a Viernes.
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PRACTICA 06 B
Un proyecto para un nuevo negocio que se va desarrollar en cinco etapas bsicas:

TAREA
1 2 3 4 5 Plan estratgico Definir oportunidad de negocio Estudiar condiciones Plan de accin Poner en prctica el plan

DURACION
2 semanas 1 semana 2 semanas 2 semanas 5 semanas

INICIO
Al terminar la tarea 1 Al terminar la tarea 1 Al terminar 2 Al terminar 3 y 4

Los costos fijos y los recursos asignados son los siguientes: TAREA 1 2 3 4 5 Plan estratgico Definir oportunidad de negocio Estudiar condiciones Plan de accin Poner en prctica el plan COSTO FIJO 1500 5480 2155 2000 5000 RECURSO Direccin Marketing Ingeniero de Procesos Jefe de proyecto Jefe de Proyecto, Marketing

La Tasa Estndar de los recursos es la siguiente: RECURSO Direccin Marketing Ingeniero de Procesos Jefe de Proyecto TASA ESTANDAR 440/s 100/h 1800/ms 2000/ms

Se pide: 1. Asigne los Costos Fijos 2. Asigne la tasa estndar a los recursos 3. Asigne los recursos a las tareas 4. Calcule la duracin del proyecto y costo.

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