Nociones Basicas de PE

Conindustria Programa Coninpyme
Centro de Informaci n
Isabel Gonzlez: contenidista/compiladora
Nociones Bsicas de Planificacin Empresarial
(Misin, Visin, Objetivos, Estrategias, Planes de Accin)
1. Qu es una organizacin?
Las organizaciones sean productoras de bienes materiales como alimentos, vestidos,
calzados o prestadoras de servicios como luz, telfono o educacin, son sistemas o
interrelaciones de trabajo, cuya razn de ser es la de satisfacer las necesidades de
una sociedad.
El concepto de organizacin en sentido amplio, refiere a estructura, orden, armona,
equilibrio, bienestar.
Si nos centramos en el mundo de las instituciones o de las empresas, una organizacin
se basa en relaciones de trabajo (que implican orden, armona, equilibrio), para producir
bienes o servicios.
Una organizacin est constituida por recursos humanos - personas -; por recursos
materiales - equipos, mobiliario - y por recursos financieros - dinero -, lo cual le
permite funcionar como un sistema y lograr sus objetivos dentro de la comunidad
donde se encuentra ubicada.
La Organi zaci n como un Si stema
( Insumos, procesos, productos )
Insumos:
Recursos mat eri al es:
Mat eri as Pri mas,
Servi ci os Pbl i cos.
Equi pos, mobi l i ari os,
Material de oficinas.
I nf or maci n.
Recur sos humanos.
Recur sos econmi cos.
Proveedores
Procesos:
Admi ni strati vos, Tecnol gi cos y Humano-Soci al es.
Los procesos son l as secuenci as de
act i vi dades que per mi t en en una empr esa
t r ansf or mar l os i nsumos en pr oduct os o
servi ci os.
Impl i can, por ej empl o, act i vi dades de t i po
admi ni st rat i vas (presupuest o), t ecnol gi cas (de conoci mi ent o
de l o que se hace) y humano- soci al es como el
liderazgo, el trabajo en equipo, los valores de la empresa.
Productos 1):
Bi enes
o
Servi ci os.
Clientes.
(1) Dependi endo del t i po de empresa, st a debe dar benefi ci os econmi cos a sus propi et ari os e i nci di r en el mej orami ent o
de l a cal i dad de vi da (ambi ent al y humana ) de l a comuni dad donde se encuent ra.
Mecani smos de real i emt aci on o mej orami ent o de l os
productos o servicios
ENTORNO
-El Pas -
(La comuni dad, l os organi smos ofi ci al es, fi nanci eros (bancos), educat i vos, cul t ural es, l a compet enci a , et c)
En la figura anterior (Figura N1) se presenta una organizacin descompuesta en sus
diferentes elementos, esta caracterizaron de la empresa desde el punto de vista de su
productividad, nos lleva por otro lado a sealar, que existen diferentes clasificaciones o
tipos de organizaciones, las cuales pueden reunirse en grandes grupos, dependiendo
de su propietario, de lo que producen o de su tamao.
En otro orden, las empresas pueden tambin clasificarse por su tamao, as
tendremos la gran empresa (con cientos o miles de empleados), la mediana (hasta
con doscientos empleados), la pequea (hasta veinte empleados) y la microempresa
(hasta cinco empleados).
2. Componentes de una Organizacin:
Independientemente del tamao y de quien sea el dueo de la organizacin, bien
sea el Estado, el Sector Privado, una Cooperativa o una Microempresa, para que sta
pueda funcionar debe ser rentable y/o cumplir con sus objetivos y metas.
Por ello visualizaremos una organizacin desde sus diferentes aspectos e
interrelaciones, nexos que la hacen funcionar como un sistema.
En la Figura No.1. se observaron aspectos generales, ahora ahondaremos en alguno
de ellos, los cuales se enumeran a continuacin:
2.1. Estrategia/ Planificacin
2.2. Procesos
2.3. Estructura
2.4. Sistemas
2.5. Infraestructura
2.6. Desempeo
2.7. Finanzas.
2.8. Personal y conocimiento.
2.9. Cultura y Valores
2.10 Liderazgo
2.1. Estrategia/Planificacin:
Con esta denominacin se trata de englobar los aspectos relativos a planificacin
organizacional, es decir, cuando se habla de estrategia se hace referencia al conjunto
de acciones orientadas al logro de los objetivos, tomando en cuenta el entorno y las
caractersticas internas de la misma empresa.
As pues, la estrategia comprende la misin, la visin, los objetivos, las estrategias
propiamente dicha y los planes de accin.
Las organizaciones son creadas para producir algo, conociendo su estrategia y todo lo
que ella abarca, podemos conocer la naturaleza y orientacin de una empresa u
organizacin.
Estrategia Organizacional
Misin
Estrategia
y
Plan de Accin
Meta
Objetivo
Visin
En la figura anterior (Figura No.2) se pueden observar, los elementos que constituyen
la estrategia, el enfoque estratgico, que debe acompaar a la empresa u
organizacin:
La Misin:
La Misin es definicin de la empresa en el momento presente. Es la razn
de ser como organizacin. Contiene la identificacin de sus competencias (producto,
mercado y alcance geogrfico)
Ejemplo de Misin:
Empresa de productos de consumo masivo:
Empresa mediana venezolana productora y distribuidora de detergentes de so
industrial
Visin:
La Visin es la ubicacin de la empresa en escenarios futuros. Es mas que
un sueo, puesto que debe ser viable, realista y medible en el tiempo. Es la
imagen clara del estado deseado, que logra motivar a los miembros de la
organizacin a convertirlo en realidad.
Ejemplo de Visin:
La misma empresa de productos de consumo masivo, defini su visin:
Empresa venezolana productora de detergente de uso industrial y
exportadora al mercado del Caribe, con oficinas en Caracas, Puerto Rico,
Santo Domingo y Curazao.
Objetivos:
Son las guas que le dan direccionalidad a la empresa, describen el futuro
deseado, de all que tengan una relacin estrecha con la visin de la organizacin.
La empresa de consumo masivo, defini uno de sus objetivos: Constituirse en una
empresa productora a nivel subregional de detergente industrial, exportadora y
competitiva.
Estrategias
Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y programas
con un horizonte de mediano plazo, representa como ya se indic, la razn de ser de
la empresa (misin), los objetivos (visin) y sus planes de accin.
Continuando con el mismo caso de la empresa de detergente, las estrategias
pudieran ser:
?? Conocer las oferta y dedada del producto en la subregin.
?? Mercadear agresivamente en tres islas ( Puerto Rico, Santo Domingo y Curazao).
?? Consolidar la marca.
?? Disear nuevos productos o innovar en los ya existentes.
Plan de Accin:
El Plan de Accin es la programacin de actividades para cumplir las metas,
responde a preguntas operativas de cunto (inversin), cundo (tiempo), quin
(recurso humano), ello a fin de lograr lo establecido en las estrategias.
Tomaremos para ejemplificar el Plan de Accin, el primer punto de la estrategia:
?? Conocer la oferta y demanda del producto en la subregin.
Plan de Accin Marzo / Julio 2002:
?? Reuniones internas en la empresa para definir qu datos se necesitan saber de la
competencia para entrar en el mercado del Caribe.
?? Ubicar las empresas especializadas en hacer estudios de oferta y demanda de
productos en cada uno de los pases.
?? Solicitar ofertas de servicios a cada una de ellas, haciendo saber nuestros
requisitos de informacin y llevar a licitacin.
?? Colocar un horizonte de tiempo (seis meses) para la entrega de resultados.
?? Designar un responsable del proceso por la empresa y un responsable por la
empresa que har el trabajo en los pases.
?? Informar a las instancias gerenciales respectivas los resultados del estudio.
Metas:
Es el resultado especfico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que
responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cunto y cundo.
Continuando con el ejemplo de la empresa de detergente, una meta seria:
La colocacin del 5% de la produccin de detergentes industriales, en septiembre del
96, en el mercado de Puerto Rico.
2.2. Procesos
Otro elemento de la organizacin adems de la Planificacin y todos sus
componentes, son los procesos.
Se entender por procesos la secuencia de actividades diseadas y ejecutadas de
forma coordinada para lograr producir segn lo previsto.
Los procesos son la manera, el cmo, la organizacin concibe sus relaciones de
trabajo productivo. Es el trayecto que ocurre entre el ingreso de los insumos y la salida
de productos o servicios.
Estos procesos tienen que ser congruentes o responder a la misin, visin, objetivos y
planes de la empresa u organizacin.
Convertir tela, botones e hilos en camisas o franelas es un proceso productivo, as
como madera, cola, tempera, tornillos y ruedas en un juguete, es otro proceso.
2.3. Estructura
La estructura organizativa de la empresa es el conjunto de relaciones formales de
trabajo, que remiten a una funcin, rol o responsabilidad de las personas dentro de
la empresa, habla del grado de divisin del trabajo que hay en la organizacin.
Existen diferentes tipos de estructura dependiendo igualmente del tipo de organizacin
y del producto o servicio que prestan; del tamao y de quien sea el dueo, es decir, si
es publica, privada, etc.
Una manera de visualizar la estructura es a travs de los organigramas.
Ejemplo ( Figura N 3) de un organigrama de una pequea empresa comercializadora
de cosmticos
GERENTE
GENERAL
GERENTE
DE
ADMINISTRACION
GERENTE
DE
MERCADEO
GERENTE
DE
VENTAS
ASESOR
JURIDICO
SECRETARIA
ASISTENTE
ASISTENTE ASISTENTE
2.4. Sistemas
Los sistemas gerenciales en sentido amplio son el conjunto de procedimientos
que ponen a funcionar la organizacin.
Los sistemas son la manera como la organizacin disea y pone en marcha
relaciones interconectadas, normalizadas, que le permiten conducir
ordenadamente la organizacin.
En una empresa se pueden ubicar, los siguientes sistemas:
?? Sistema de planificacin, el cual ya abordamos en el punto 2.1., permite darle
direccionalidad y rumbo a la organizacin.
?? Sistema de presupuesto: para la estimacin de los recursos necesarios
(inversiones, gastos, equipos).
?? Sistema administrativo: Para la ejecucin y el manejo de las compras, los
pagos, los inventarios, los cobros, mercadeo de los productos.
?? Sistema de recursos humanos: Para la seleccin, empleo,
entrenamiento, promocin, evaluacin y desarrollo del personal de la
empresa.
?? Sistema de control: Para el monitoreo, seguimiento, evaluacin,control de
inventarios, de gestin, de produccin.
?? Sistema de informacin: Medios de comunicacin (informatizada, manual, verbal,
etc) que hacen que las relaciones entre los diferentes sistemas de la organizacin
sean fluidas, oportunas, tiles.
2.5. Infraestructura:
Las organizaciones adems de relaciones de trabajo, son un espacio fsico,
entindase fabrica, oficina, equipos, en fin, elementos materiales donde se realizan los
procesos.
La planta fsica, infraestructura o edificacin para el trabajo, debe ser cnsona con los
objetivos de la organizacin y respetuosa del bienestar de su recurso humano.
La calidad de vida laboral no es solamente motivacin y moral para desempearse
en un puesto y contribuir al logro de la meta de la empresa, incluye tambin las
condiciones de las edificaciones, los servicios de luz, agua, ventilacin, instalaciones
sanitarias, la proteccin y la seguridad del personal, el mantenimiento de los equipos,
los alarmas y seguros contra incendios y accidentes, reglas y normas de seguridad
industrial, que contribuyen al cuido, proteccin y mejor desempeo de los empleados.
2.6. Desempeo:
De forma general desempearse (liberarse de lo empeado), es cumplir con lo
acordado, de all que en las organizaciones, el desempeo es la traduccin tangible
(real) de los compromisos laborales, a los fines de cumplir con las metas.
Es decir, el desempeo es la expresin real de la productividad de la
organizacin, dice del comportamiento coordinado de sus diferentes sistemas, mide
el cumplimiento en la entrega de los productos o servicios, ofertados a los clientes o
usuarios.
El superar sus niveles de desempeo, hace de los grupos de trabajo verdaderos
equipos de mejoras, ya que el superar el nivel de produccin esperado, habla de
procesos de calidad, correctivos y ajustes -ahorros y beneficios- para la organizacin,
el usuario, el trabajador.
2.7. Finanzas
Este es un elemento clave en las organizaciones, ya que la salud financiera, o el
manejar acertadamente las finanzas, nos habla de empresas que se mantendrn en
el mercado.
El recurso financiero: el dinero, las cuentas, son realidades de la organizacin. El control
de este aspecto permite inversiones, adquisicin de insumos y equipos, mejoramiento
de los sueldos y salarios, mayores ganancia.
Una organizacin financieramente bien manejada, abre posibilidades de crditos
externos para el desarrollo de nuevos productos, ampliacin de la planta fsica,
consolidacin de la empresa en el mercado.
La planificacin financiera, el cumplimiento de sus estrategias y planes, en concordancia
con la planificacin general de la empresa, es una de las principales fortalezas que
poseen las organizaciones.
El saber realizar un presupuesto y ejecutarlo, as como invertir, o como se dice
comnmente colocar el dinero en los bancos por lapsos para que se capitalice, son
algunas acciones financieras elementales que unidas a un buen sistema de informacin
de soporte, beneficiar grandemente a la organizacin
2.8. Personal y Conocimiento:
El recurso humano y el conocimiento que este personal aporta a la organizacin es uno
de los principales capitales de la empresa. El capital humano es fuente de
innovacin, creatividad, movilizacin y liderazgo, hacia el logro de los objetivos.
En los hombres y mujeres de las organizaciones, se personifica el saber y el
conocimiento que hace progresar a las empresas, unido claro est, a otros elementos
de naturaleza tcnica.
El conocimiento del negocio y el planificar y desarrollar la capacitacin del personal a
mediano y largo plazo en los asuntos, conocimientos y el hacer relacionado con la
organizacin, constituye uno de sus principales capitales: el poder de la experticia (
experiencia, habilidad, experimentacin).
En los ltimos aos, dada la velocidad de los cambios en las sociedades y las
organizaciones, el conocimiento como proceso que agrega valor a la empresa, ha
tenido que contratarse en algunas reas fuera de la organizacin, es decir, asesores,
bancos de informacin sobre la competencia, empresas contratistas que apoyan
temporalmente a las organizaciones en el cumplimiento de sus objetivos.
2.9. Cultura y Valores Organizacionales:
La Cultura Organizacional es el repertorio de conductas, la manera de proceder y
actuar una organizacin en concordancia con los objetivos y metas.
La cultura en cuanto conducta habla de las caractersticas, propiedades, tipologa y
forma de conducirse de los diferentes miembros de la empresa, la cultura refleja la
imagen de la organizacin.
Los Valores en la organizacin:
Los valores son los principos-guas que orientan y comparten los miembros de una
organizacin, son creencias que energizan o motivan al cumplimiento de acciones.
Los valores son factores, convicciones que agrupan, cohesionan y pueden lograr que
una empresa sea ms o menos competitiva.
2.10 Liderazgo
La palabra Liderazgo, proviene del ingls leader, que significa gua, ms que un
componente de la organizacin es un proceso gerencial que orienta, dinamiza, conduce
el componente humano de la empresa.
PLANIFICACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE ACTIVIDADES EN LA
EMPRESA:
La traduccin de lo planificado en actividades concretas -su ejecucin- por estar tan
relacionado con el tema del tiempo productivo en la empresa , se retomar para
suministrar herramientas que permitan chequear el previsto y normal desarrollo.
Actividades:
Las actividades y/o tareas son las acciones concretas, las cuales segn el tiempo y los
recursos asignados y pautados permitirn el logro de las metas en la empresa.
El Plan de Accin es la programacin anual de estas actividades, previstas en las
estrategias e incluye a las personas responsables en su realizacin, el tiempo a
requerir para ello y la inversin.
Es importante destacar que la esencia de la ejecucin de tareas y de la administracin
eficaz del tiempo, radica en la capacidad del recurso humano de organizar y llevar a
cabo las prioridades de forma equilibrada.
El saber establecer prioridades en la marcha y hacer balances y diferenciar lo
administrativo de lo estratgico, es de gran utilidad, no es solamente ser disciplinado
sino estar conectado con los objetivos y las metas.
El autor Stephen Covey seala la necesaria estructuracin del tiempo y recomienda
un cuadro o matriz de doble entrada donde se cruzan lo urgente y lo no urgente con lo
importante y no importante. Su chequeo peridico permite retomar el equilibrio en la
jerarqua, ya que si aceptamos tareas que no aportan nada significativo, se queda en
segundo plano lo prioritario, y entonces es una entrega que no es oportuna o un
servicio prestado fuera de tiempo.
MATRIZ DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
( Stephen R. Covey )
URGENTE NO URGENTE
I II
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES:
Crisis Prevencin, actividades de capacidad de producir
Problemas apremiantes Construir relaciones
Proyectos cuyas fechas vencen Reconocer nuevas oportunidades.
Planificacin, recreacin
III IV
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES:
Interrupciones, algunas llamadas Trivialidades, ajetreo intil
Correo, algunos informes Algunas cartas
Algunas reuniones Algunas llamadas telefnicas
Cuestiones inmediatas, acuciantes Perdidas de tiempo
Actividades populares Actividades agradables
I
M
P
O
R
T
A
N
T
E
N
O

I
M
P
O
R
T
A
N
T
E
El Cronograma:
Con esta denominacin se unifican dos conceptos que son tiempo (crono) programa
(secuencia ordenada de actividades). El cronograma es una herramienta que permite
visualizar y seguir en el tiempo el progreso de los proyectos o tareas.
Una versin sencilla de un cronograma hace cruzar las actividades con las metas de
tiempo, como se indica a continuacin:
DISEO Y PRESENTACIN DEL PROTOTIPO
JUGUETE DIDCTICO CANTEMOS
Cronograma
FECHA 1 9 9 7
ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
ACTIVIDAD
FASE 1 (Permanente )
Recoleccin de informacin:
Visitas a bibliotecas,
empresas, jugueteras y
preescolares.
FASE 2
Lectura y bases para el diseo.
FASE 3
Diseo y construccin del prototipo
FASE 4
Validacin y pruebas pilotos
FASE 5
Entrega para produccin en serie.
Herramientas para el seguimiento de tareas o actividades:
As como el cronograma existen otras herramientas de seguimiento. Dentro del
enfoque de Calidad Total, se habla de mejoramiento continuo de los procesos,
este es considerado el hilo conductor que permite medir el desempeo actual y las
mejoras de los productos o servicios, tanto en calidad y diseo como en cantidad.
As pues se conocen herramientas como el histograma de frecuencia o el diagrama
de barras que muestran el comportamiento de los procesos en las empresas.
Igualmente existen otros recursos sencillos para desagregar las actividades, y
tomando la semana como unidad de tiempo, este nivel de segumiento va de lo sencillo
a lo complejo dependiendo de la empresa.
El tener la nocin de medir y seguir los procesos es importante tenerlo en cuenta, as
como visualizar la necesaria y el til empleo de los indicadores
Otro aspecto de gran importancia es la evaluacin de los procesos y actividades, lo
cual permite establecer correctivos, aprender de la experiencia, analizar el rendimiento
obtenido.
En el caso de evaluacin de productos, el enfoque y/o rea de control de calidad tiene
mucha injerencia, al desarrollar chequeos y ceirse a normas internacionales para
nivelar la calidad esperada de los productos.
Para las organizaciones de servicio los instrumentos de verificacin o mejoramiento
ms utilizados son las entrevistas, los cuestionarios, las encuestas y sugerencias de
los clientes, donde de forma directa se verifica el nivel de satisfaccin.
En sentido general, son muy conocidas algunas herramientas para la medicin y el
mejoramiento de los procesos y resultados en la empresa, herramientas tales como:
?? Histograma de frecuencia
?? Grfico de control
?? Diagrama de Pareto
?? Diagrama Causa-Efecto

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