No.

DESCRIPCIN DE INTERROGANTE LA ADMINISTRACION

RESPUESTAS SI NO N/A

Mantiene la gerencia un contacto directo y constante con el negocio y un Conocimiento razonable de las condiciones del mismo?

Puede juzgar la gerencia acerca de lo razonable de las cifras de los 2 estados financieros por medio de su propio conocimiento, y por su produccin en las ventas, aprobacin de gastos, etc.? Efectan las funciones de contabilidad y las de caja empleados 3 independientes entre s? Estn autorizadas por la Junta General de Accionistas todas las cuentas 4 bancarias y los directivos que pueden firmar los cheques? Se notifica inmediatamente a los bancos cualquier cambio de directivos 5 autorizados para firmar cheques? Estn registradas en libros todas las cuentas bancarias y se contabiliza un 6 asiento para cada transferencia entre ellas? Se han dado a los bancos instrucciones escritas de no cambiar por efectivo 8 cheques emitidos a nombre de la compaa? INGRESOS Lista los cheques y otros valores recibidos por correspondencia un 1 empleado independiente del cajero antes de entregarlos a ste? Existe control por parte de empleados independientes del cajero, o a 2 travs de formas impresas, de los montos que ste haya cobrado (ventas al contado, pago directos de los clientes, etc.) y deba depositar? En lo que se refiere a remesas que no se pueden depositar inmediatamente: 3 a) b) 4 Se registran al recibirse? Se guardan en lugar seguro mientras no se depositan?

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Establecen los procedimientos que los cheques, giros, etc. no deben manejarlos empleados a cargo de las cuentas por cobrar, antes de que los cobros se registren en el libro de caja? Cuando no se puede evitar el uso de cheques como instrumento de registro en el auxiliar de cuentas por cobrar, existen salvaguardas para evitar su mal uso? Recibe los cheques depositados y devueltos por el banco por falta de cobro un empleado distinto de quien efecta los depsitos? Se sellan de inmediato los cheques al recibirse con un endoso similar a ste: Pguese a la orden de ( nombre del banco) para crdito en la cuenta nmero ___________ de (nombre del cliente)? Est prohibido recibir cheques que tengan fecha posterior a la de su expedicin?, En caso de respuesta negativa, es adecuado el control sobre el registro y custodia de cheques posfechados? Se preparan duplicados de las fichas de depsito y se archivan una vez han sido selladas por el banco? Se depositan intactos y en forma diaria los ingresos? Concilia mensualmente la cuenta bancaria mencionada en el punto anterior, personal de la oficina matriz con base en el estado de cuenta recibido directamente del banco? Existe control adecuado sobre ingresos en efectivo? EGRESOS

1 Estn prenumerados todos los cheques

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Realmente controlan la secuencia numrica de los cheques emitidos o existen otros procedimientos para asegurar el registro de todos los pagos? Se controlan los talonarios o formas de cheques que no estn en uso en forma tal que impida su utilizacin indebida?

Se formulan los cheques observando precauciones que impidan su alteracin posterior?, Estas precauciones pueden ser: uso de protector de 4 cheques, escribir el monto del cheque (tanto en nmeros como en letras) en forma tal que no sea posible alterarlo, etc. 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 1 2 Se mutilan los cheques anulados (para evitar su uso posterior) y se guardan a fin de que la secuencia numrica est completa? Est prohibida la firma de cheques en blanco? Se satisfacen los directores posteriormente del buen uso de los cheques firmados en blanco por ellos? Se hacen los pagos nicamente contra comprobantes aprobados? CONCILIACIONES Se concilian las cuentas bancarias oportunamente? Formula las conciliaciones un empleado que no intervenga en la preparacin, aprobacin o firma de los cheques, ni en los cobros? Son los procedimientos de conciliacin de la compaa adecuados para lograr una conciliacin efectiva? Se investigan y corrigen oportunamente las partidas de conciliaciones no usuales o antiguas? Revisa las conciliaciones un Director responsable? Recibe el empleado quien prepara las conciliaciones, los estados de cuenta directamente de los bancos? EFECTIVO EN CAJA Son fijos los fondos de caja chica? Son los encargados de fondos de caja independientes de quienes manejan cobros?

3 Recae la responsabilidad por cada fondo de caja sobre una sola persona? Con qu frecuencia hacen arqueos de los fondos de caja los empleados que los custodian? Estn limitados los fondos de caja a montos razonables para las 5 Necesidades del negocio? A cunto asciende el monto mximo a que estn limitados los pagos 6 individuales que se hacen de los fondos de caja? 4 7 Estn amparados por comprobantes los desembolsos de fondos de caja? 8 9 Se presentan para su inspeccin al director que firma los cheques, cuando ste firma el cheque de reembolso? Se emiten los cheques de reembolso de caja chica a favor del encargado de su custodia? Efecta un empleado independiente de quienes custodian los fondos de caja, arqueos peridicos sorpresivos de estos fondos? Quin los hace? Con qu frecuencia? Esta prohibido usar los fondos de caja para cambiar por efectivo cheques de directores, empleados, clientes y otras personas? en caso contrario, quin autoriza el cambio de estos cheques por efectivo? CUENTAS POR COBRAR Enva directamente el departamento de facturacin al de cuentas de clientes copias de todas las facturas expedidas? Sumar las facturas expedidas el departamento de facturacin y comunica los totales directamente al encargado del libro mayor?

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Revisa las facturas un empleado independiente de los encargados de facturacin y de cuentas de clientes, para asegurarse que las facturas estn completas, en orden numrico y correctas en lo relativo a: 3 Cantidades Precios Condiciones Clculos Existen procedimientos adecuados, similares a los relativos a las ventas normales a crdito, para el control de ventas: Al contado 4 A personal de la compaa De desperdicios y desechos De equipo Se encuadernan en orden numrico las copias de facturas expedidas y los 5 originales de las anuladas? CREDITOS Aprueba todas las notas de crdito un empleado responsable que no maneja 1 ventas, cobros ni auxiliares de clientes? 2 Estn las notas de crdito relativas a devoluciones amparadas por Informes de recepcin expedidas por el departamento de recepcin de mercaderas?

Aprueba un empleado responsable las cancelaciones de cuentas de cobro 3 dudoso? Quin? 4 Se comprueba la secuencia numrica de las notas de crdito emitidas? Se obtiene documentacin judicial, etc. por las cuentas de importancia canceladas, para comprobar la prdida ante el fisco? Se continan los esfuerzos de cobro por las cuentas canceladas y existe un 6 control adecuado de stas y los cobros efectuados? REGISTRO DE COBRO Proporciona un empleado independiente del encargado de las cuentas de 1 clientes, los totales por cobros y por notas de crdito que deben registrarse en el libro mayor? Se hacen referencias cruzadas entre cargos y crditos en el auxiliar de 3 clientes de manera que puedan determinarse fcilmente las partidas que forman su saldo y su antigedad? a) Se preparan relaciones mensuales de saldos de clientes? 4 b) Con qu frecuencia se clasifican dichos saldos por su antigedad? 5 Revisa un empleado distinto del encargado del auxiliar de clientes las 5 sumas de las relaciones mencionadas, hace pruebas de la correccin de saldos individuales y concilia el total con la cuenta de control del libro mayor? 6 Se envan mensualmente estados de cuenta a los clientes? Existen procedimientos para impedir que los estados de cuenta que se 7 envan por correo a los clientes no sean alterados o interceptados por empleados que manejan cobros? Se investigan las observaciones que comunican los clientes, bajo la 8 supervisin de un empleado distinto del encargado de cuentas por cobrar y que no tenga acceso a los cobros? Examina peridicamente las facturas y documentos por cobrar, un empleado 9 independiente de quien los custodia, concilindolos con los saldos de los auxiliares relativos? Obtiene la compaa un contra recibo u otro comprobante que ampare las 10 facturas entregadas a los clientes antes de cobrarse?

a) Firman los cobradores o vendedores listas que incluyan todos los 11 documentos y facturas que se les entreguen para su cobro? b) Los liquidan diariamente? Existen procedimientos que aseguren que los cobros hechos por vendedores 12 o cobradores forneos estn recibindose y/o depositndose oportunamente? 13 Aprueba un directivo responsable los anticipos a empleados? Se controlan antes de su cobro, los ingresos de carcter recurrente como: 14 ventas, regalas, intereses, ingresos diversos, ya sea contabilizndolos cuando se devengan o registrndolos en alguna otra forma? DOCUMENTOS POR COBRAR Se requiere que las aceptaciones y renovaciones de documentos sean 1 aprobados por el gerente de crdito? 2 Se lleva un auxiliar de documentos por cobrar? Se registran los documentos por cobrar descontados en cuenta separada del 3 libro mayor? 4 Se concilian los documentos por cobrar descontados, segn auxiliares con informes peridicos de los bancos u otras agencias de descuento?

COBRADORES 1 Existe la poltica de utilizar cobradores para efectuar cobros Estn ajenos los cobradores a las funciones de venta y aprobacin de 2 crdito? 3 Se basa su remuneracin en montos cobrados? Si es as, parecen adecuadas las bases para minimizar los incentivos hacia el 4 depsito inoportuno de cobros? Existe un control adecuado (por parte del responsable para los documentos 5 y cuentas por cobrar) sobre los montos entregados al cobro por medio de listados? Recibe la cajera una copia de estos listados para poder verificar lo correcto 6 de los cobros reportados? Existe un control adecuado sobre los talonarios de recibos en poder de 7 cobradores? Efecta la cajera u otro empleado un control efectivo sobre la frecuencia 8 numrica de recibos emitidos, incluyendo la investigacin de cualquier recibo que no se reporta como emitido o cancelado? ACTIVOS FIJOS Aprueba un funcionamiento o un comit todas las: 1 Compras de activo fijo? Desembolsos para reparaciones y mantenimiento? 2 Se comparan los desembolsos reales con las cantidades autorizadas y se requieren aprobaciones adicionales si se excede el monto autorizado? Aseguran los procedimientos de la compaa que los Materiales o servicios sean entregados o realizados, antes de pagar a los proveedores?

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Existen procedimientos o reglas para distinguir entre adiciones a los activos fijos y gastos de reparaciones y mantenimiento? REGISTROS Requieren los procedimientos una autorizacin escrita para la venta, retiro o 1 abandono de activos fijos? Se enva una copia de la autorizacin directamente al departamento de 2 contabilidad? Usa el departamento de contabilidad la autorizacin como base para el 3 crdito a la cuenta de activo fijo?

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Estn amparadas las cuentas de control de activos fijos por auxiliares detallados y adecuados? Se concilian estos auxiliares con las cuentas del libro mayor por lo menos una vez al ao? Se toman inventarios fsicos de los activos fijos peridicamente? Se investiga adecuadamente cualquier diferencia entre los registros y los resultados del inventario fsico? Son reportadas a la gerencia las diferencias importantes entre el inventario fsico y los registros? Se hacen avalos peridicos de los activos fijos para asegurar que las coberturas de los seguros son adecuadas? Con respecto a las herramientas: a) Estn fsicamente controladas y la responsabilidad en cuanto a ellas claramente definida? b) Son entregadas solamente por medio de una requisicin aprobada?

Con respecto a la depreciacin: Son las tasas adecuadas para depreciar los activos durante sus vidas 11 estimadas? Se aplican el mtodo y las tasas consistentemente? CUENTAS POR PAGAR Estn separadas las funciones del departamento de compras de las relativas a: 1 a) Contabilidad? b) Recepcin? 2 Se requieren rdenes de compra para todas las compras que se efectan? 3 Se piden cotizaciones de proveedores para todas las mercancas a ordenar? Respecto al departamento de contabilidad: a) Recibe una copia del informe de mercanca recibida? 4 b) Se asegura que estn completas sus secuencias numrica y cronolgica? a) Exige la compaa documentacin satisfactoria que ampare los pagos relativos a honorarios, comisiones, publicidad, renta, etc. 5 b) Qu funcionarios aprueban esta documentacin antes de su pago? 6 7 8 Exige la compaa cuentas de gastos detalladas y documentacin que comprueben los gastos de viaje, de representacin y cualquier otra erogacin Se revisan peridicamente las facturas por publicidad, comparndolas con anuncios en diarios, radio, cine, televisin, y con los presupuestos correspondientes, etc.? Es adecuado el control sobre el costo de mantenimiento y reparacin del equipo de transporte de la compaa? Se hayan recibido efectivamente las mercancas o servicios amparados por la factura, cuentas de gastos, etc., cotejando estos documentos con el informe de mercanca recibida o examinando otra evidencia al respecto? Las operaciones aritmticas en las facturas, cuentas de gastos, etc., sean correctas? Es correcta la distribucin contable de los pagos? Se deja evidencia en la documentacin relativa de que sta se revis segn el punto anterior? Se proporcionan al funcionario que firma los cheques, las facturas y documentos que las amparan, los recibos, las cuentas de gastos, los talones de fletes, etc., que respaldan los pagos para que los revise antes de firmar el cheque respectivo?

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Revisa realmente este funcionario la documentacin anterior y se segura que los precios sean razonables? Se cancela satisfactoriamente la documentacin que ampara los pagos en forma tal y en tal momento que se evite que sea usada nuevamente? Aseguran los procedimientos que las facturas se paguen en su fecha de vencimiento o antes para aprovechar los descuentos por pronto pago? Se preparan relaciones o tiras de sumadora mensuales de cuentas por pagar? CONTABILIDAD Proporcionan control real las cuentas del libro mayor? Es obligatorio que todos los empleados disfruten de vacaciones anualmente y sean remplazados en sus funciones? Se preparan mensualmente relaciones de todos los auxiliares (documentos y cuentas por cobrar, inventarios, etc.) y se concilian con los saldos segn las cuentas del libro mayor? Se proporciona a la gerencia una informacin adecuada oportuna y exacta tanto financiera como sobre costos y gastos? Son adecuados y se mantienen al corriente los registros contables? Estn los estados financieros de la entidad tomados en conjunto: De acuerdo con los libros de contabilidad? Confiables y razonables?

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9 De acuerdo con requerimientos legales u otras regulaciones aplicables? 10 Presentados con claridad? 11 Revelan los estados financieros partidas poco usuales de efecto Material?

RESPUESTAS OBSERVACIONES