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Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce

Impacto del Enterprise Resource Planning (ERP) en las Empresas


Por: Santiago Lazo

Resumen En la actualidad, el mundo empresarial es altamente competitivo; el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado que slo las ms eficientes logren el xito. A pesar de estar en un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar el entorno y es comn que el mal manejo de la informacin les lleve a alcanzar prdidas importantes en su organizacin (Liu, Baolin, 2009). Una posible solucin para obtener un mejor control de las operaciones en una empresa es la implementacin de un sistema Enterprise Resource Planning (ERP), definido por Deloitte y Touche, como un sistema de software de negocios que permita a las compaas automatizar e integrar la mayora de sus procesos, compartir datos comunes y prcticas a travs de toda la empresa, producir y acceder a la informacin en tiempo real. ERP es una arquitectura de software que facilita el flujo de informacin entre las funciones de manufactura, logstica, finanzas y recursos humanos de una empresa (Chyan, 2009). Con este artculo, se pretende que el lector conozca el funcionamiento e importancia que tienen los Sistema de de Planificacin de Recursos conocidos como Enterprise Resource Planning (ERP) en ingls. Introduccin El objetivo de los ERP es coordinar todas las actividades de negocios de la empresa, desde la evaluacin de un proveedor hasta la facturacin para un cliente. ERP utiliza una base de datos centralizada para ayudar el flujo de informacin entre los distintos departamentos de la empresa. Sin embargo, de nada servira la implementacin de un ERP en una empresa si no se trabaja desde el fondo del problema, al contrario, provocara un problema mayor y ms difcil de solucionar. Existe una gran variedad de ERP`s en el mercado, todos flexibles y adaptables a la situacin de la empresa con la que trabajarn. Se debe hacer un estudio minucioso de cul es el que ms le conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y estn enfocados a diferentes tipos de mercado en particular (Uwizeyemungu, 2009).
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Entre algunas compaas que han implementado un ERP estn las siguientes: Cinsa que utiliz un ERP de ORACLE, GAN AHMSA implemento el ERP de SAP, KODAK el FOUTH SHIFT, MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES el ERP de iBaan, SOFT CHOICE el ERP de ORACLE y CASA MARZAM implemento el CARDINAL. Como podemos ver, todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba precisamente a la implantacin del sistema en ellas, s tiene mucho que ver en sus logros. De nada les servira su crecimiento si no supieran manejarlo y adaptarse a la nueva situacin del mundo donde el manejo de la informacin es vital (Katayama, 2003). Importancia del ERP en las Empresas La Planificacin de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) es una forma de utilizar la informacin en reas claves como fabricacin, compras, administracin de inventario, cadena de suministros, control financiero, administracin de recursos humanos, logstica y distribucin, ventas, mercadeo y administracin de relaciones con clientes. Se trata de unir estos elementos y proporcionar a los usuarios del sistema una manera universal de acceder, ver, y utilizar la informacin que se guarda en diferentes sistemas de gestin empresarial a travs de una sola aplicacin. Con un sistema integrado, como el ERP, las barreras de informacin entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Todos los sistemas y procesos controlados computacionalmente en una empresa se pueden integrar bajo un mismo esquema para beneficiar a toda la organizacin. As, la unin entre las reas de recursos humanos y financiera es cada vez ms importante para ayudar a modernizar los procesos internos y mejorar la eficiencia. En 1997, ms de 20,000 empresas alrededor del mundo pagaron $10 millones a

proveedores de sistemas ERP. Actualmente, existe una gran variedad de ERP`s en el mercado, todos flexibles y adaptables a la situacin de la empresa con la que trabajarn. Entre los cambios ms evidentes que un sistema de ERP proporciona a una corporacin, sin dudas, est la mayor confiabilidad de los datos, monitorizados en tiempo real y la disminucin del trabajo (Sudip Chahal, 2003).

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Con la capacidad de integracin de los mdulos, es posible diagnosticar las reas ms o menos eficientes y enfocarse en procesos que puedan mejorar el desempeo. Cuando mayor es la integracin de los mdulos del ERP, ms eficientes sern los procesos. Esto puede hacer la diferencia a la hora de atender e incluso de retener a un cliente (E.M. Shehab, 2004). Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operacin. Al momento de seleccionar un ERP, lo ideal es realizar una investigacin detallada, lo cual puede involucrar desde fuentes externas como ser el Internet, publicaciones de informacin especializada, compaas del mismo segmento o de perfil similar y consultoras, hasta investigaciones hechas por los profesionales de tecnologa de la informacin (Maya Daneva, 2005). Es recomendable que las empresas no dejen en manos de un tercero la responsabilidad de la eleccin del sistema que ser instalado, ya que la empresa es quien conoce las necesidades de su da a da. Caractersticas del ERP Entre las caractersticas principales de los sistemas ERP estn las siguientes: 1. Es una base de datos centralizada. 2. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. 3. En un sistema ERP, los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. 4. Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. 5. El sistema incluye un conjunto de aplicaciones ERP o mdulos. 6. Suele haber un software para cada unidad funcional. 7. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.
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Universidad Interamericana de Puerto Rico - Recinto de Ponce Beneficios del ERP

La implantacin de un sistema ERP resulta altamente beneficiosa para la organizacin ya que permite la posibilidad de automatizar aquellos procesos que se manejen bajo reglas o polticas preestablecidas, evitando as la intervencin humana. La integracin de la informacin financiera y los pedidos de los clientes, la estandarizacin de los procesos de manufacturacin, minimizacin del inventario y la estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) son razones por las cuales las empresas desean implementar un sistema de ERP en su organizacin. expertos en ERP. Cuanto mayor es la integracin de los mdulos del ERP, ms eficientes sern los procesos de una empresa. Para saber si una empresa est apta para trabajar con un ERP es importante contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a evaluar y a radiografiar la empresa, lo cual les permitir identificar lo que sea necesario para que el sistema no choque con la cultura organizacional interna. Estos consultores producirn estudios que indicarn las acciones y las adecuaciones posibles (Micrososft, 2004). El xito de la implementacin de un ERP implica un cambio de la cultura organizacional y de los procesos en la organizacin que se apoya en tres aspectos fundamentales: el producto, los procesos y las personas. La combinacin y sincronizacin de stos es sumamente importante para el xito de la implantacin. La compra de un sistema ERP representa para la empresa una gran inversin no solo econmica sino tambin de otros recursos, como lo es el tiempo y el esfuerzo de sus empleados, y la migracin de informacin de un sistema a otro con los riesgos que este proceso implica. Sin embargo, estos sistemas son altamente caros, requieren cambios en la compaa, son complejos y hay pocos

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Una vez implementado un sistema ERP se espera que dure unos cuantos aos y acompae a la empresa en sus proyectos, planes y objetivos de negocio, por lo tanto hay que hacer una investigacin sobre qu sistema de ERP es el ideal para la empresa y qu compaa ser la consultora (EPICOR, 2009). Todos estos puntos hacen pensar que esta etapa es un proceso crtico, no obstante la seleccin de sistemas ERP no es un rea de mucho estudio, ms bien se le ha dedicado ms tiempo de estudio a las metodologas de implementacin (Ortuo, 2005). Son pocas las metodologas existentes para guiar a los directivos y miembros del equipo de proyecto. Algunos expertos creen que los sistemas ERP pueden hacer que los procedimientos (procesos) de una compaa se vuelvan ms eficiente, pero el logro de un impacto positivo va acompaado de factores como la cultura organizacional y el estilo gerencias, as como de conocimientos, habilidades y experiencias (VERA, 2006). Por otro lado, algunas empresas fracasan al implantar sistemas ERP ya que no realizan un estudio para identificar si el implantar un ERP sera rentable para su empresa, pues toman decisiones repentinas y acaban por fracasar en sus negocios. La implantacin de estos sistemas requiere cambios organizacionales en las empresas, reingeniera y nuevas formas de trabajo, as que es importante romper con los viejos esquemas, lo cual a veces es muy difcil en los negocios. Es imprescindible tambin desarrollar canales de comunicacin para que un sistema ERP sea exitoso y no fracase. La clave est en no resistirse al cambio (Twain, 2003). CONCLUSIN La tecnologa ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha permitido que sus procesos sean ms efectivos y eficientes. El contar con tecnologa que se adapte a los cambios constantes que se generan es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado.

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Con la aparicin de las herramientas tecnolgicas como el ERP que permiten la integracin de la informacin, las empresas se han visto beneficiadas en la administracin de la mayora de sus procesos. Por tanto, implantar un proyecto ERP que involucre a toda la organizacin es un riesgo que las empresas tienen que enfrentar exitosamente si desean continuar en el mercado. Las tecnologas han pasado de ser un rea de soporte y generadora de costos a ser una necesidad estratgica. Las empresas lderes son las que estn a la vanguardia en la tecnologa, esto es, aqullas que innovan, tienen xito y a sus competidoras no les queda ms remedio que imitarlas. Referencias
Su, Yi-fen, and Chyan Yang. "A structural equation model for analyzing the impact of ERP on SCM." Expert Systems with Applications 37, no. 1 (January 2009): 456-469. Academic Search Premier, EBSCOhost (accessed November 6, 2009). Sylvestre, Uwizeyemungu, and Raymond Louis. "Exploring an alternative method of evaluating the effects of ERP: a multiple case study." Journal of Information Technology (Palgrave Macmillan) 24, no. 3 (September 2009): 251-268. Academic Search Premier, EBSCOhost (accessed November 6, 2009). Liu, Baolin, Zhongning Wang, and Zhixing Jin. "The effects of punctuations in Chinese sentence comprehension: An ERP study." Journal of Neurolinguistics 23, no. 1 (January 2009): 66-80. Academic Search Premier, EBSCOhost (accessed November 3, 2009). Kimura M, Katayama J, Ohira H. Event-related brain potential evidence for implicit change detection: A replication of Fernandez-Duque et al. (2003). Neuroscience Letters [serial on the Internet]. (2008, Dec 31), [cited November 9, 2009]; 448(3): 236-239. Available from: Academic Search Premier. E.M. Shehab, M. S. (2004). Enterprise resource planning: An integrative review. Business Process Management Journal , 359 - 386. EPICOR. (2009). 12 Criteria for Selecting the Best ERP System Replacement. Maya Daneva, R. W. (2005). Requirements Engineering for Cross-organizational ERP Implementation: Undocumented Assumptions and Potential Mismatches. Department of Computer Science, University of Twente, The Netherlands. Micrososft. (2004). ENTERPRISE RESOURCE PLANNING: POWERING GOVERNMENT TRANSFORMATION. Microsoft. Ortuo, M. . (2005). Eleccin de ERP: Criterios y Costes de implantacin de un ERP. Microsoft Business Solution. Sudip Chahal, K. M. (2003, March). Deploying ERP on Cost-effective Industry-standard Servers. Intel Information Technology. Twain, M. (2003). ERP System Implementation Overview. Celebrando Nuestro Quinto Aniversario de Publicacin

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VERA, . B. (2006). Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la gestion de la empresa.. Universidad de Concepcin.

Santiago Lazo Villela, MBA, MIS, ABD - Catedrtico Auxiliar Caribbean University, Recinto de Ponce; Profesor a tiempo parcial UIPR, Recinto de Ponce slazo@ponce.caribbean.edu.

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