Avanzado Coi

r
r
r
r r r
r c
r r
r
r r
r r r c r r r r
r
r r
r
r r r r r
r
r
r r r
Gua de curso
Avanzado
r
r
Centro 4e Capacitacin
Sistema de Contabilidad Integral

A s p e l-C O I V ers i n 6 .0
Gua Curso A van zad o Usuario
Elaborada por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S. A. de C. V. Cerrada de Suiza # 1 7 Col, San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C. P. 10400 Mxico, D. F. Junio 2011/01.
Aspel es una marca registrada de Aspel de Mxico S. A. de C. V. Asimismo Aspel de Mxico S. A. de C. V. se reserva el derecho de revisar peridicamente este docum ento y hacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario. Todas las marcas comerciales que se mencionan en este docum ento son marcas registradas por sus respectivas compaas. M U Y IM P O R T A N T E : Esta obra es propiedad de Aspel de Mxico, por lo tanto, queda PROHIBIDA su reproduccin parcial o total por cualquier medio electrnico o impreso. Cualquier duda o com entario al respecto de este documento, favor de notificarlo a: cursos@aspel.com.mx
NDICE
1. 1.1 1.2 2. IN T R O D U C C I N ................................................................................................................................................................... 1 D e fin ic i n ........................................................................................................................................................................... 1 O b je tiv o del C u rs o ..........................................................................................................................................................2 G R F IC A S ................................................................................................................................................................................3 2.1 Generales............................................................................................................................................................................ 3 2.2 Barra de herram ientas de g r fic a s ........................................................................................................................... 4 2.2.1 M e n ........................................................................................................................................................................... 4 2.2.2 M odificacin de datos de la g r fica ................................................................................................................7 2.2.3 Rotar a la izq u ie rd a ............................................................................................................................................... 8 2 .2 .4 Rotar a la d e re ch a ..................................................................................................................................................8 2.2.5 C o pia r al Portapapeles......................................................................................................................................... 8 2.2.6 Im p rim ir..................................................................................................................................................................... 9 2 .2 .7 A ctu a liza r g r fic a ...................................................................................................................................................9 2.2.8 G rabar gr fic a ..........................................................................................................................................................9 2.3 Grficas del u su a rio ....................................................................................................................................................... 9 Prctica 1: Diseo de una g r fica ...................................................................................................................................10 3. C E N T R O DE C O S T O S Y P R O Y E C T O S ....................................................................................................................... 15 3.1 Configuracin de Etiquetas.......................................................................................................................................15 3.2 C e n tro de Costos y P ro y e cto s .................................................................................................................................15 3.3 Tra b a ja n d o con centro de costos y p ro y e c to s ................................................................................................. 16 3.4 Reporte de m o vim ie n to s por Proyectos y C e n tro de co s to s ...................................................................... 17 3.5 Estado de resultados por C e n tro de costos y Proyectos.............................................................................. 18 Prctica 2: M anejo de C e n tro de costos y p ro y e c to s ............................................................................................ 18 4. M A N E JO DE P R E S U P U E S TO S ....................................................................................................................................... 21 4.1 Creacin del presupuesto por m edio del siste m a ...........................................................................................21 4.2 Cargar presupuesto desde hoja de c lc u lo ........................................................................................................25 4.3 M odificar Presupuesto A c tu a l..................................................................................................................................26 4 .4 Consulta de Presupuesto...........................................................................................................................................27 4.5 Consulta de Presupuestos D e p a rtam e n tales .................................................................................................... 27 4.6 Reporte de seguim iento de presupuestos.......................................................................................................... 28 Prctica 3: Carga de presupuesto...................................................................................................................................28 5. M A N E JO A V A N Z A D O DE C O N S U L T A S ....................................................................................................................29 5.1 Personalizacin de co n sulta s...................................................................................................................................29 5.2 A u to filtro en consultas.............................................................................................................................................. 29 5.3 Exportacin de c o n s u lta s ..........................................................................................................................................30 5.4 Bitcora del s is te m a ................................................................................................................................................... 31 Prctica 4: Personalizando consultas........................................................................................................................... 31 6. IN TE R C A M B IO D IN M IC O DE D A T O S ......................................................................................................................33 6.1 Copiado e s p e c ia l.......................................................................................................................................................... 33 6.2 F rm u la s...........................................................................................................................................................................35 6.3 Asistente y barra de herram ientas de A s p e l-C O I en Excel.......................................................................41 6.3.1 Generales................................................................................................................................................................ 41 6.3.2 Listado de Funciones.......................................................................................................................................... 41 6.3.3 Perodo de trabajo en C O I ............................................................................................................................... 43 Prctica 5: Elaborando un Balance general desde M icrosoft Excel................................................................. 44 6 .3 .4 Seleccin de D epartam entos, Proyectos y C en tro s de C osto s.......................................................... 45 6 .4 Im p o rtad o r de catlogos desde M icrosoft Exce l............................................................................................. 45 6.4.1 C atlogo de Cuentas y Cuentas departam entales................................... 45 6.4.2 A ctivo s fijos y D atos de Te rce ro s................................................................................................................. 49
Aspel
7.
jCwib'G< fe
(Capacitacin
6.4.3 Im portacin de plizas..................................................................................................................................... 52 Prctica 6: Im p o rta n d o info rm aci n de M icrosoft Excel................................................................................... 55 H O JA S FISCALES Y F IN A N C IE R A S .............................................................................................................................. 57 7.1 D e fin ic i n ......................................................................................................................................................................... 57 7.2 Hojas de clculo fin a n c ie ra s ................................................................................................................................58 7.3 Hojas de clculo fiscales................................................................................................................................................... 58 Prctica 7: Diseo de un catlogo de cuentas a p a rtir de M a trice s ............................................................. 58 8. R A Z O N E S F IN A N C IE R A S ................................................................................................................................................ 59 8.1 Interpretacin de razones fin a n c ie ra s ................................................................................................................. 59 8.2 Anlisis de tendencias................................................................................................................................................. 59 8.3 Tip o s de R a zo n e s .......................................................................................................................................................... 60 Prctica 8: Em isin de H oja de clculo de Razones Financieras........................................................................63 9. E M IS I N DE REPORTES D IO T / IE T U ...........................................................................................................................65 9.1 Reporte de operaciones con te rc e ro s ...................................................................................................................65 9.1.1 Barra de herram ientas en M icro so ft E x c e l..............................................................................................67 Prctica 9: G eneracin del reporte de operaciones con terceros..................................................................... 67 9.2 Reportes O peraciones con I E T U ............................................................................................................................. 67 9.2.1 Ingresos IE T U ........................................................................................................................................................67 9.2.2 Deducciones I E T U .............................................................................................................................................. 69 9.2.3 IV A D e v u e lto ........................................................................................................................................................71 9.3 Desglose I V A ................................................................................................................................................................... 72 9.3.1 IV A a c re d ita b le ................................................................................................................................................... 72 9 .3.2 IV A tra s la d a d o .................................................................................................................................................... 73 9.4 R etenciones..................................................................................................................................................................... 75 9.4.1 Reporte de IV A e ISR retenido en D I O T ....................................................................................................75 9.4.2 Reporte de IV A e ISR retenido en I E T U ..................................................................................................... 76 Prctica 10: Generacin de reportes IE T U .................................................................................................................. 77 10. M A N E JO DE A C T I V O S ........................................................................................................................................................ 79
10.1 D epreciacin C o n ta b le y Fiscal de A c t iv o s ........................................................................................................ 79 10.1.1 Pliza de depreciacin......................................................................................................................................80 10.1.2 Parm etros de de p recia cin .......................................................................................................................... 81 10.1.3 Consulta de depreciacin contable y fiscal............................................................................................ 81 10.1.4 D etalle de depreciacin contable y fis c a l...............................................................................................82 10.1.5 Baja contable del a c t iv o ................................................................................................................................. 83 Prctica 11: M anejo de Depreciacin de A c t iv o s ....................................................................................................84 10.2 Reportes de depreciacin c o n ta b le ....................................................................................................................... 85 10.2.1 Reporte de depreciacin c o n ta b le .............................................................................................................. 85 10.2.2 Reporte activos que ya no se de p recia n ....................................................................................................86 10.2.3 Reporte proyeccin de d epreciacin.......................................................................................................... 87 10.2.4 Reporte conciliacin de a c tiv o s ................................................................................................................... 88 Prctica 12: Em itie n do reportes de depreciacin c o n ta b le ................................................................................89 10.3 Reportes de depreciacin fis c a l.............................................................................................................................. 89 10.3.1 Reporte con valores actualizados (fa cto r a n u a l).................................................................................... 89 10.3.2 Reporte con valores actualizados (A ju s te IS R )...................................................................................... 91 10.3.3 Reporte deduccin in m e d ia ta ...................................................................................................................... 93 10.4 Revaluacin de a c tiv o s ...............................................................................................................................................94 10.4.1 Proceso de re v a lu a c i n ................................................................................................................................... 96 10.4.2 Parm etros de re va lu a ci n ............................................................................................................................ 97 10.4.3 Consulta de re v a lu a c i n ................................................................................................................................. 98 10.4.4 D eta lle de re v a lu a c i n .....................................................................................................................................99 10.4.5 Reporte de revaluacin de activos fijos....................................................................................................99
11.
R EP O R TES...........................................................................................................................................................................101
11.1 A d m in is tra d o r de Reportes....................................................................................................................................101 11.2 Asistente de Reportes.............................................................................................................................................. 103 Prctica 13: Creacin de reporte desde el a sis te n te ...........................................................................................104 11.3 Edicin de Reportes de tip o Q R 2 ......................................................................................................................... 104 11.4 Edicin de Reportes de tip o F T O ......................................................................................................................... 105 11.4.1 Cam pos del e d ito r ...........................................................................................................................................106 11.4.2 Frm ulas del e d ito r.........................................................................................................................................106 Prctica 14: M odificando un fo rm a to ........................................................................................................................ 107 12. A C T U A L IZ A C I N EN L N E A ....................................................................................................................................... 109
12.1 G e n e ra lid ad e s............................................................................................................................................................. 109 12.2 Servicio de actualizacin por A s p e l-A L ............................................................................................................ 109 12.3 Servicio de actualizacin p or m edio de in sta la d o r......................................................................................111 Prctica 15: Actualizacin del sistem a......................................................................................................................112 13. M A N E JO EN M IC R O S O F T SQ L-SER VER 2 0 0 8 .................... 113
13.1 13.2 13.3 13.4
D e fin ic i n ......................................................................................................................................................................113 Paso 1: Creando usuario y con te n e d o r en M icrosoft S Q L Server ....................................................... 113 Paso 2: Creando la conexin en A s p e l-C O I 6 . 0 ............................................................................................. 115 Paso 3: Inicio de operaciones en el fo rm a to M icro so ft S Q L S e rve r ...................................................116
Sistemas A sp el.............................................................................................................................................................................. 119
Sim bologa: 1 1 i r 1 o o & d s & Tips de uso. Tip o de reporte. Ruta de Acceso. Advertencia. Prctica. Notas
Requisitos:
Para el participante. 0 0 0 0 Conocimientos del Sistema O perativo Microsoft W indows XP, Vista, 7, 2003 2008. Haber asistido al curso previo. Conocim ientos de bases de datos. Conocim ientos de Microsoft Excel.
* sPara el instructo r. Software a utilizar: 0 A spel-CO I 6.0. 0 Microsoft Excel. 0 IBExpert. Bases de datos: 0 Se utilizar la base de datos del curso previo (Intermedio).
j D atos del participante Nom bre: Centro de Capacitacin: ; Fecha: | D atos del In structo r [ Nom bre: I Correo electrnico:
1.
1.1 Definicin
INTRODUCCIN
Aspel-CO I 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la informacin en catlogos, los cuales son bsicamente: cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas, departamentos, centros de costos, proyectos, plizas, conceptos de plizas, tipos de plizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa. El sistema ofrece varios catlogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros ms comunes, no obstante, para disear el catlogo de cuentas que se adapte a las necesidades especficas de la empresa se permite su modificacin, teniendo la opcin de comenzar con un catlogo com pletam ente diferente o importar el catlogo desde Excel. Tam bin permite a las empresas mantener su contabilidad al da y a la vanguardia tecnolgica, ya que es posible generar la Declaracin Informativa de Operaciones con Terceros (D IO T ) permitiendo la mxima explotacin de la informacin de forma m uy sencilla, tom ando en consideracin las reformas fiscales vigentes. En esta versin, se agrega un nuevo catlogo que permite manejar presupuesto anual, mensual y acumulado a las cuentas. En este catlogo se podrn dar de alta los presupuestos, aunque tam bin es posible cargarlo desde una hoja de clculo. Adems, es posible modificar el presupuesto actual del periodo, tam bin se podr consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por ltim o, dichos Presupuestos podrn aplicarse a las cuentas departamentales. Tam bin se cuenta con dos mdulos para clasificar la informacin de una manera mejorada para la empresa: Centros de costos: Este catlogo contiene los centros de costos de la empresa y se podrn asignar a las cuentas para una m ejor clasificacin de la informacin. Proyectos: Con esta opcin es posible conocer todos los proyectos que hay en el sistema y as poder asignarle a los movimientos de cuentas en plizas el proyecto al que pertenezcan.
Aspel-CO I asegura que la informacin almacenada y generada en el sistema sea ntegra en cualquier m om ento, proporciona adems diversas utileras con las que se le puede dar m antenim iento peridicamente. Los reportes financieros ms importantes com o son: Balanza de comprobacin, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro m ayor y Diario general, podrn ser generados fcilmente a partir de la informacin contable capturada. A partir de la informacin de activos capturada se podrn generar los reportes de depreciacin, entre los que destacan: depreciacin contable, con valores actualizados anuales (deduccin fiscal sobre el ttulo II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deduccin y proyeccin de depreciacin. Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la informacin que genera, incluso en otras aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinmica interfase que se tiene con Microsoft Excel0 ", en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que permiten acceder en cualquier m om ento a la informacin de A spel-CO I, evitando as la doble captura y facilitando la elaboracin de declaraciones fiscales de la empresa. Para una administracin integral y eficiente, A spel-CO I mantiene interfase con los dems sistemas de la lnea: A sp el-B A N C O , Aspel-CAJA, A sp el-N O I y Aspel-SAE, concentrando fcil y eficazmente toda la informacin contable de la empresa.
Notas del asistente:
Gua Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0
j&ip&vjtecin
/C < 2 ? rp de,
1.2
O b je tiv o del Curso
Al trm ino de este curso el usuario tendr los conocimientos y herramientas que le permitirn administrar la informacin y obtener un m ayor provecho de ella, como es el diseo de grficas, el intercambio dinmico de datos con las hojas fiscales y financieras predefinidas del sistema, todo esto para que el usuario cuente con los elementos necesarios para poder adaptarlas y personalizarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa. Conocer el uso de los centros de Costos y Proyectos, manejo de Presupuestos, Activos, depreciaciones y revaluaciones. Tam bin podr m odificar y personalizar los reportes del sistema, lo que permitir explotar al mxim o la informacin contable y financiera suministrada de manera oportuna. Se proporcionar una introduccin al manejo de base de datos en form ato nativo (Firebird) y Microsoft SQL Server, lo cual brindar al administrador del sistema los elementos necesarios para conocer la estructura de la base de datos y realizar operaciones directamente en las tablas del sistema. Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prcticas, para cuya realizacin se requiere: 1. 2. Contar con el respaldo de datos del curso previo (Intermedio). Tener vaco el directorio 'Datos" o eliminar el directorio Em presaOI".
La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para im partir cursos corresponde a la versin llamada dem o-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de Noviem bre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los m ovim ientos que se registren tendrn que observar este rango de fechas.
Gua Curso Avanzado A sp el-C O l 6.0
2.
2.1 Generales
GRFICAS
A spel-CO I cuenta con un conjunto de grficas predefinidas que presentan de forma tabulada, los resultados estadsticos en una variedad de formas, permitiendo modificar la presentacin de las mismas para facilitar la interpretacin de la informacin. Estas grficas obtienen la informacin de los Rangos de Cuentas, Catlogo de Cuentas, INPC, etc. Es importante mencionar que para poder generar las grficas gilmente, los archivos con extensin AGR se deben encontrar en el directorio de trabajo, ya que dichos archivo contienen la configuracin necesaria para poder obtener la informacin que conformar cada grfica. <?::i Los archivos AGR se pueden editar con bloc de notas para corroborar que contengan la configuracin necesaria. A continuacin se describen las Razones Financieras que se utilizan como grficas predeterminadas: Icono Descripcin Muestra la capacidad de la empresa para cubrir los adeudos a corto plazo. Muestra en trminos de porcentajes la parte del capital que forma parte de las deudas de la empresa. Presenta el grado hasta el cual el efectivo y las cuentas por j cobrar, cubren los adeudos a corto plazo. Muestra cada cuntos das se estn cobrando las cuentas por cobrar (ventas a crdito). Muestra la rapidez de rotacin de los fondos a travs del inventario y su movilidad. Muestra el importe de las ventas ya sea en el perodo de trabajo o en otros perodos. Presenta la utilidad obtenida ya sea en el perodo de trabajo o en otros perodos. Muestra el total de los gastos de operacin, es decir, la suma de los gastos de fabricacin, gastos de venta, gastos de operacin y gastos de administracin. Muestra el total del Activo, pasivo y capital. A ctivo , Pasivo y C apital Aspel-CO I tambin permite modificar y crear grficas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Liquidez
Apalancam iento
Prueba de cido p Das de cartera
Rotacin de inventarios
Ventas
Utilidad Gastos de operacin
Grficas del usuario
Asimismo permite utilizar otras grficas denominadas complementarias las cuales son: Margen neto, Rentabilidad/Activos, Rentabilidad/Capital, Rentabilidad/Ventas, Rotacin de activos fijos y Rotacin de activos totales. Notas del asistente:
Gua Curso Avanzado A spel-CO I 6.0
2.2
Barra de herram ientas de grficas
La barra de herramientas de las grficas permite modificar los datos, las caractersticas y la presentacin de la grfica de una forma sencilla y rpida con slo dar un clic en el icono correspondiente. Los iconos que conforman la Barra de herramientas son:
Figura 2.2-1 Barra de herramientas de grficas
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Men Modifica grfica Girar a la izquierda Girar a la derecha Copiar grfica al portapapeles Imprime grfica Actualizar grfica Grabar grfica
A continuacin se describe la funcin de cada uno de ellos.
2.2.1
Men
I & Ruta de acceso: Barra de herramientas Grfica / icono A travs del men contextual.
Al dar clic en este cono las opciones que se pueden utilizar las muestra la siguiente figura:
Diseador de grFicos Editar datos del grfico A y u d a ... A brir.,, Guardar com o.., Imprimir.,. Copiar Pegar Figura 2.2.1-1 Opciones del men
D iseador de G r fico : Esta opcin permite definir los aspectos que afectan la presentacin general de la grfica, los datos que se pueden modificar del diseador de grficos son: Grfico, ttulo, nota al pie, leyenda, grfica, ejes, series y rtulos, cada uno de ellos a su vez cuenta con distintas pestaas donde se pueden modificar los datos.
Diseador de grficos
" ............ Tipo i Teln de fondo 1 Imagen j
i
' T itu le | - Nota al pie
Grfico
<" 20
|L n e a (cinta)
G !3 D ;
& C
Restablecer Diseo de te x to ...... P aia impresin P ara firesenl Datos en filas
i- Leye n d a
; Grfica
j+j Eje d e c e te g c ra fH) l- Eje d v a lo r (Y ) j$j Eje d e v a le r ( Id a , V) f|j|- Eje d e c a te g o ra (Z) j+j Serie "+! R tu lo s d e series
re
i Paso i Combinacin \ Baria horizontal i Barias agrupadas I Circular j Rosca iG arrtt
A cep tar
medar
Figura 2 .2 .1 -2 Diseador de grfico
Editar datos del Grfico: Esta opcin permite editar de una forma fcil y sencilla los datos de la grfica, al seleccionar esta opcin despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:
Editar ciatos del grfico | L iq u id e z E n o f 1 F e b ll M a r/1 i A b r /1 1 l -6 .3 1 7 5 -6 .3 1 7 5 -5 3 1 7 5
Tam aos d e c u a d rc u la ..................................................... Filas: 4 Rtulos de filas: |1 Columnas: \ \ Rtulos de colum nas: f
Figura 2.2 .1 -3 Editor de datos del grfico
Desde esta ventana se pueden agregar filas, columnas, rtulos de filas y rtulos de columnas. A yu d a: Al seleccionar esta opcin muestra la ventana Galera, la cual permite seleccionar el tipo de grfica a disear. Cuenta con dos botones para un tipo de grafica 2D y 3D.
:..
Seleccionar un tipo de grfico: < " 2D < 3D
o v; <*
Siguiente :>
Figura 2 .2 .1 -4 Asistente de tipo de grfica

/A', f W11 P P l f}
' '
Figura 2 .2 .1 -5 Asistente de estilo de grfica
D is e o ;
: r e s s r r*
Inlcoducir configuraciones de diseo deseadas: J tu lo del grfico: GalCL Oi VHUfBil Grfica de Liquidez Pie de pgina de grfico:
Introducir ttulos del e[e deseados: Categora (X)
cis ria t*itys n
jM eses Valor |Y) {Factor
Leyenda de grfico: | Derecha Serie de dalos a lo largo do: O fila s < Columnas
Profundidad (Z)
i--------Secundario (V2J
om m tM
igientS j ] f
Cancelar
< ti s
Flnatlxar
i|
Cancelar
Figura 2 .2 .1 -6 Asistente de diseo de grfica
Figura 2 .2 .1 -7 Asistente de ejes de grfica
A b rir: Esta opcin se utiliza para abrir un archivo grfico (.v tc ), pudiendo editarlo con cualquiera de las opciones del graficador.
b n r
'
Buscare!;: j i Datsil
ig jA C TP A S C P .ifTC A P A L A N C A .V T C $ C A R TE P .A .V TC G A S O P E R A .v tc L IQ U ID E Z .v tc 3 M A R G N ETO .V TC $ ffiSPRUACIDO.ytc j REN TA CT.'/TC R E m C A P .'/ T C REN TVEN .VTC R O T A A C F I.V T C R O TA A C TO .V TC
Ti < }. (g < - ^]-r

P.OTAINV.VTC U T 1 U D A D .V T C ^ V E N T A S ,V T C
ie m b re
TTpo:
[P D^J^CAVTC ac
[A rc h iv o d e g r fic o C -v lc ) C a n c e la r ]
Figura 2 .2 .1 -8 A b rir archivo de grfica
G uardar co m o : Esta opcin permite guardar la grfica como un archivo en cualquiera de los siguientes formatos: Archivo graficador (.v tc ), Metearchivos W indow s (.w m f), Bitmap (.b m p ), Joint Photographic Experts Group (.jp g ) Im p rim ir: Esta opcin despliega las propiedades de la impresora que se va a utilizar pudiendo definir el nmero de copias a im prim ir de la grfica. Ip p P
Im presora N o m b re :
-r
- ................................................................. C a n o V k je t'M P 5 3 0 F < ...................................... j
g g
.............................................................................................. P ro p ie d a d e s |
Eslado Tipo: Donde: Comentario
Lisio Canon Inkjet M P530 FAX LPT1:
Nmero de copias:
~3
Q llli
Cancelar
Diseo...
Figura 2.2 .1 -9 Im prim ir grfica
C opiar: Con esta opcin se podr colocar la imagen de la grfica en el portapapeles de W indow s(J y as utilizarla desde otra aplicacin. Pegar: Esta opcin permite pegar una imagen colocada en el portapapeles hacia el fondo de la grfica.
$$ El graficador no cuenta con la posibilidad de deshacer las tareas realizadas, por lo que si no se est seguro de pegar la imagen, se recomienda no realizarlo.
2.2.2
M odificacin de datos de la grfica
l& R u t a de acceso: Grficas / Modificacin de datos Con el icono
Ilf
L -
Esta ventana permite modificar las etiquetas de los datos de una grfica activada, as com o la frmula que regir la presentacin de cada una de sus series. A l seleccionar esta opcin el sistema despliega una ventana com o lo muestra la siguiente figura:
M o d i f i c a r g r fic a
G r fic a
i L i q u i d e z ...........................................................................
E je X
Periodos O
M eses
| Eje Y
P e riod o a c tu a l I o d o el ejercicio
O Rango de periodos
Series S e ria l S e rie 2 Se rio 3 S e rie 4 S e rie 5 ........................ T t u lo
fiesde Y
S i
Frm ula
H t
'
* * * ......................................................................
H A N [ R l . f J / (R A M [R 3 .FJJ
...........................................................................................
c p s i
J j
A B l,c a r (F j (
A c u c ia
N o t a s d e l a s is te n te :
Figura 2.2.2-1 M odificacin de datos de la grfica
Sus campos: O pciones T tu lo de la grfica Nom bre asignado como identificador de la grfica. Modifica el ttulo de los valores del eje X. Modifica el ttulo de los valores del eje Y.
EjeX..................................
Eje Y ...........................................
Inte rvalo de periodos a considerar
@ >P eriodo actual # Iodo e le je rcicio .& - Rango de perio do s

C o lu m n a T tu lo
Genera ia grfica tom ando los datos del periodo en el que se este trabajando. Genera la grfica con la informacin de todo el ejercicio actual. Permite seleccionar un rango de perodos a utilizar. Modifica el ttulo de cada serie de valores. Modifica la frmula que define la presentacin de los datos de cada serie, los valores en los rangos depender de la grfica seleccionada, si se adicionan frmulas para las siguientes series, los datos se visualizarn en la grfica.
C o lum n a Frm ula
2.2.3
Rotar a la izquierda
Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono s in
Esta opcin permite girar la grfica a la izquierda, por cada clic en el icono la grfica dar un giro de 90 grados hacia la izquierda.
2.2.4 l&
Rotar a la derecha
Ruta de acceso: Barra de herramientas / cono
Esta opcin permite girar la grfica a la derecha, por cada clic en el icono la grfica dar un giro de 90 grados hacia la derecha.
2.2.5
C o p ia r al Portapapeles
17 Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono * *
Con esta opcin es posible realizar una copia de la grfica al portapapeles de Microsoft W indow s para poder pegarla en alguna otra aplicacin.
2.2.6 !&
Im p rim ir
Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono
Esta opcin despliega un dilogo con las propiedades de la impresora que se va a utilizar permitiendo definir el nmero de copias a im prim ir de la grfica seleccionada.
2.2.7
A ctu a liza r grfica
I 7 Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono ffl ^
Esta opcin actualiza la grfica seleccionada con la finalidad de almacenar los cambios realizados para que cada vez que se acceda a esta opcin desde el men de Grficas, aparezca la grfica con los ltimos cambios realizados.
2.2.8
G ra b a r grfica
L D Ruta de acceso: & Barra de herramientas / icono
Permite guardar una grfica con el mismo nombre o bien con otro nom bre de archivo, para conservar la grfica predeterminada y as acceder a la grfica modificada a travs de la opcin Grficas del usuario.
2.3
Grficas del usuario
G ' Ruta de acceso: Grficas / Grficas del usuario o con el icono i*-~v
A travs de esta opcin se puede editar cualquiera de las siguientes grficas: Las de razones financieras incluidas en el sistema. Las grficas modificadas y renombradas. Las grficas complementarias Las grficas que elabores
Al crear una grfica se debe indicar el nombre y la extensin del archivo, es im portante que se le asigne la extensin .AGR, para que Aspel-CO I las pueda interpretar. Posteriormente, el sistema enva un mensaje de confirmacin para crear el archivo correspondiente a la grfica:
Confirm acin
gg
erchiv'c d e c o n fig u ra c i n de la g r fic a n o existe. Deseas creerlo?
5!
Ne
N o ta s d e l a s is te n te :
Figura 2.3-1 C onfirm ar creacin de la grfica
S Prctica 1: Diseo de una grfica a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuracin al entrar al sistema, se debe realizar lo siguiente: Eliminar el directorio bajo el nombre "D atos" {en el directorio D a to s l se guardan los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo). Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I 6 .OO
b) Ejecutar el sistema A spel-CO I 6.0 c) En el asistente de instalacin, indicar las opciones siguientes: Crear una nueva Base de Datos. Periodo: Diciembre Ejercicio: 2009 Conexin: DATOSEMPRESA01
d) Agregar com o moneda adicional "Dlar Americano". e) Indicar que se desea catlogos estndar de: Departamentos. Rubros.
Catlogo de cuentas Estndar general. f) Al term inar el proceso, ingresar al Periodo de Diciembre 2009, dando doble clic en dicho periodo. g) Ingresar a A spel-CO I 6.0 y activar la opcin Utileras / Respaldo de archivos / Reinstalacin del respaldo. h) Realizar la recuperacin del respaldo, indicando como origen el indicado por el instructor, el cual, proporcionar tambin los archivos de dicho respaldo. i) Al term inar el proceso anterior, activar la opcin Configuracin / Parmetros del sistema, j) Revisar la configuracin de las siguientes opciones: Seccin Direccin Datos de la Empresa C onfiguracin de BD Poblacin RFC Conexin Dgitos por Nivel Cuentas con guin Cuentas Captura de Saldo Inicial Manejo de Departamentos Traspaso Autom tico entre ejercicios O pciones C onfiguracin CERRADA SUIZA 17 M. CO N TR ER AS AM E860107KD9 DatosCursoCI Nivel 1 :4 , Nivel 2: 3, Nivel 3: 3
El
10
N m ero secuencial Folio nico
s
Plizas
Sin decimales Contabilizar en Lnea Alta de cuentas en plizas Guardar plizas no cuadradas Cuenta de cuadre Mes de ajuste despus de Activos Cuenta Banco Cuenta IVA
E
3 i 1
(Vaco desactivado) Diciembre 1 120-001-000 1200-002-001
j M ultim oneda
Trabajar con monedas extranjeras Tasa de IVA default: - Para operaciones con terceros - Para ingresos IETU Montos incluyen impuestos - En operaciones con terceros - En ingresos IETU Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura para: - Operaciones con terceros - Ingresos IETU Cuenta Banco
0
Tasa de IVA general
Fiscal
Ambos activados
Cuentas definidas respectivamente.
para
D IO T
IETU
(Vaco) (Vaco) 7} Tasa IVA general Ambos activados Cuentas definidas para D IO T e IETU
A ctivos | M ultim oneda Cuenta IVA Trabajar con monedas extranjeras Tasa de IVA default Fiscal Montos incluyen impuestos Sugerir ltimos datos de impuestos utilizados en captura para:
k) Ingresar al mes de Enero 2010. I) Crear una grfica de usuario con el nombre de A C TIV O .A G R . m ) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente: Ttu lo s Generales T tu lo de la grfica ; Eje X
To ta l de activo I Mes
...... ... ..... J
i
j
Intervalo de periodos a considerar 0 Perodo A ctu a l \ Serie 1 2
i T tu lo
Circulante Fijo
Frm ula i RAN[R1,F] RAN [ R 2 , F ] .
11
n) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos: T tu lo Rellenar: Rellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco: T O T A L DE A C T IV O Gradiente: O valo Verde oscuro Verde claro Exterior grueso: Azul
Teln de fondo
I Texto N o ta al pie ! Ubicacin i Texto I Grfica ! Teln de fondo Serie (3 , 4 y 5) Opciones
Ubicacin:
Visible:
Inferior izquierda
Elaborado por: (N o m b re del asistente)
Rellenar: Tram a/ Hasta color:
Gradiente: O valo Azul
I1 /HC cuitar serid
Eje de v a lo r ( Y y 2da. Y ) Etiquetas del Eje/ Formato Nm ero: 0.00
o) Crear una grfica de usuario con el nombre de P A SIV O .A G R . p) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente: Ttu lo s Generales Ttu lo de la grfica Eje X......................... j To ta l de pasivo j Mes !
Intervalo de perodos a considerar 0 P erodo A c tu a l |
Serie......j T t u lo 1 2 Corto plazo : Largo Plazo
|...Frm ula......... j ! RAN[R3,F] j RAN [R4,Fj j
q) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos: T tu lo Rellenar: Rellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco: T O T A L DE PASIVO Gradiente: Ovalo Azul obscuro Azul claro Exterior grueso: Azul I 1 Ubicacin: Visible: inferior izquierda
Teln de fondo
Texto N o ta al pe Ubicacin Te xto
i Elaborado por: (N o m b re del asistente)
12
! Grfica
I Rellenar: Tram a/ Hasta color: Gradiente: Ovalo Amarillo ] i p jlO cuitar series
i Teln de fondo
i Serie (3 , 4 y 5) . j Opciones
Eje de v a lo r ( Y y 2da. Y ) ; Etiquetas del | Eje/ Formato Nm ero: 0.00 i
r) Ingresar al mes de Febrero 2010. s) Crear una grfica de usuario con el nombre de A C T IV 0 2 .A G R . t) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente: Ttu lo s Generales Ttu lo c e la grfica Eje X
i To ta l de activo
Mes
Intervalo de periodos a considerar
{*) Perodo A c tu a l
Serie 1 2 T tu lo Circulante Fijo ! Frm ula
i RAN[R1,F] i RAN [R2,F]
u) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos: T tu lo Rellenar: Rellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco: T O T A L DE A C T IV O Gradiente: O valo Naranjal obscuro Naranja claro Exterior grueso: Caf
Teln de fondo
i Texto N o ta al pie i Ubicacin Texto Grfica Teln de fondo Serie (3 , 4 y 5) Opciones
j
Inferior izquierda
Ubicacin:
Visible:
Elaborado por: (N om bre del asistente)
i
Rellenar: Tram a/ Hasta color: Gradiente: Ovalo Am arillo
15 1 O cuitar seri !
v) Crear una grfica de usuario con el nombre de P A S IV 0 2 .A G R .
13
f z rp v e jcJtscin
w ) Modificar los datos de la grfica definiendo lo siguiente: Ttu lo s Generales Ttu lo de la grfica Eje X ............ \ To ta l de pasivo }
i
Mes j
In te rvalo d e per iodos a considerar @ P erodo A c tu a l | Serie

j T tu lo j Frm ula
1................ j .C o rto plazo 2

j Largo Plazo j
RAN [R3,F] RAN [R4,F]
j j
x) Desde el diseador de grficos definir los siguientes datos: T tu lo Rellenar: Rellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco: T O T A L DE PASIVO Gradiente: O valo Azul obscuro Azul claro Exterior grueso: Azul
Teln de fondo
Texto N o ta al pie Ubicacin Texto Grfica Teln de fondo Serie {3 , 4 y 5) Opciones
Ubicacin:
Visible:
Inferior izquierda
Elaborado por: (N om bre del asistente)
Rellenar: Tram a/ Hasta color:
Gradiente: O valo Am arillo
Eji cuitar serie
Gua Curso Avanzado A sp el-C O I 6.0
14
3.
CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS
Adicional al manejo de Departamentos, el sistema ofrece un eficiente anlisis de la informacin financiera a travs de dos maneras de agrupar la aplicacin de m ovimientos: Centros de costos y Proyectos.
3.1
Configuracin de Etiquetas
!> Ruta de acceso: Men Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas
El llamarlos Centro de costos o Proyectos es slo un estndar ya que las 'Leyendas' de estos catlogos son configurables desde los parmetros del sistema, y de acuerdo a lo indicado, ser la forma en cm o se visualicen los nombres de los catlogos dentro del sistema.
D alos em presa
D ytos por nivel

1;4 J
4 :C I j i
C uentas Captura d cerrias 3; 1 3

\ '.
C u e n t a s c o n g u i n
2:I3J
5 :1 0 8 : 0 j i
[ ~ ] C a p t u r a d e s a ld o in ic ia l
6 : 0
9 : [o
P J M a n e jo d e d e p a r t a m e n to s Iv 'j T r a s p a s o a u t o m t ic o e n t r e e je r c ic io s
C o n fig u ra c i n d e BD
7 :0
\7\ C e n tro d e -c o s to s E tiq u e ta p ara c e n tro d e c o s to s I P 1 P ro y e c to s i C e n tro de. c o s to s
.,U
P lizas
| \
E tig u e ta p ara p ro y e c to s
Proyectos
R u ta d e a ;c h iv o s d e tra b a jo i C :\A rc h iv o s d e p ro g ra m a ^ A rc h iv o s com u nesS A sp elV S iste rnas A s p e la y . E s ta b le z c a e s ta ru ta p a ra d e fin ir la lo c a liz a c i n d e s u s h o ja s d e c lc u lo , g r fic a s , c o n fig u ra c i n de re p o rte s, fo rm a to s , a rc h iv o s d e c o n fig u ra c i n , e tc .
A c tiv o s
Aceptai j|
C a n c e la r
A yuda
Figura 3.1-1 Configuracin de Etiquetas para centro de costos y proyectos
3.2
C e n tro de Costos y Proyectos
IC 7 Ruta de acceso: Men Archivo / Centro de costos o Proyectos
Una vez configuradas las leyendas para el manejo de los centros de costos y proyectos, se tendr disponible desde el men Archivo, dichas opciones. Al ingresar a cada una de ellas se podr realizar el registro de hasta 999 Centros de costos y 999 Proyectos. Al dar de alta un nuevo Centro de costos o Proyecto, el sistema de forma automtica indica la clave secuencial y slo se debe indicar la Descripcin correspondiente.
15
N m e ro
D e s c r ip c i n 1 \ G e n to d e C osto s 1 2 C entro d e c o s to s 2 1 1 C s r . t i o d e c e s to s 3 C e n tro d e c o s to s no . 4 |C e n tro d e c o s to s 4j
----------------
j;
A c e p ta r
jj
C a n c e la r
|j G u a rd a r (F3) | |
A û da
Figura 3.2-1 Catlogo y Alta de un centro de costos
t i P ro y e c to s - F e b re ro /2 Q Q 8
,
S ................ P ro y e c to 1
i
A g re g a r P ro y e c to s P ro y e c to s no. 4 | P ro y e c to 4
r r . M IS
-1
2; P ro ye cto 2 i 3 ; P ro ye cto 3 .
A c e p ta r
;j|
C a n c e la r
|j G u a rd a r (F3J ||
A yuda
Figura 3 .2 -2 Catlogo y Alta de un Proyecto
Una vez registrados los Centros de costos y Proyectos, se podr comenzar a utilizarlos, ya que N O es necesario asociarlo a alguna cuenta como en el caso de los Departamentos.
3.3
Tra b a ja n d o con centro de costos y proyectos
O 1Ruta de acceso: Men Archivo / Plizas / Agregar
Estando en la captura de plizas, se presentar la columna correspondiente para asociar el m ovim iento a un Centro de costos, a un Proyecto y a un Departamento, en caso de manejar estos tres catlogos. Se puede manejar solo una agrupacin, ya sea Centro de costos o Proyectos, N O es necesario utilizar ambas. El manejo de centros de costos y proyectos no tiene un orden jerrquico, su manejo es al m ism o nivel para ambos casos.
16
Cpilrafie C u #aciU n:ia
iv o
l f
E nero 0 8 . m ,'
i S h ii jk
Fcd.> 0 4/01/2003
m $r .? * <. lipa ;D i
Corvoopto ;l
Nimeso
N o .C u e n t a
0 e p t o | C e n t r o d e c o s to s
P r o j'e c t
C o n c e p t o d e l m o v im ie n to < F 2 >
mo-ooi-ooo
10.00
E1.0.U0
m i) 3 6 - u u o
Mol de pa
10.UU0.UU ;
1U.UU.UU
Jwnbia
Figura 3.3-1 Asignacin de un centro de costos y proyectos al asiento contable dentro de una pliza
3.4
Reporte de m o vim ie n to s p o r Proyectos y C en tro de costos
Z7 Ruta de acceso: Men Reportes / M ovimientos por Proyectos y Centro de costos
Al em itir este reporte se podrn consultar los movimientos asociados con los centros de costos y proyectos. En la ventana de emisin se podr filtrar para que slo muestre los m ovim ientos de un rango de cuentas o de periodos, por departamento, centro de costos y/o proyecto en especfico.
R e p o rte de m o v im ie n to ? p o r P ro ye c to s y C e n tro de co
N m e ro ? c u e n ta
P*ic-do
Desde iF e b / 0 8
D esde! 1110-000-000 Hasta 19001 -000-000............................ g |
H asta
Feb/08
W \ Por departamento
:iE
0 a : }i & j O |L J :.\ i : w . :
Por Centro de costos 0.- Todos los centro de costos 1 Centro de Costos 1 2 Centro de coslos 2 3 .- Centro de costos 3
0.- Todos los departamentos O 1 .-V en tas 0 2 . - Pedidos 3 .- Mostrado* ;|_| 4 .- M ercadotecnia iH r
IZ !P .9 .9 i! c ? .9 .S
E l 0.- Todos los proyectos ; C J 1 Proyecto 1 d 2 . Proyecto 2 :""1 3 .- Proyecto 3
Q Slo con jnovimintos Hombre de m oneda 10 T odas
T tulo del reporte | Movim ientos por Proyectos y Centro de costos 29/Febrero/l38 H 3Exportar a Excel
Aceptar
Cancelar
A yuda
Figura 3.4-1 Filtro para la emisin del reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos
17
* S s p ll& & .
3.5
Estado de resultados p o r C e n tro de costos y Proyectos
C ? Ruta de acceso: Men Reportes / Adm inistrador de hojas de clculo / Estado de resultados para centro de costos y grupos
Adicional al reporte de M ovim ientos por Proyectos y Centro de costos, desde Hojas fiscales y financieras, se podr obtener un Estado de resultados por centro de costos y proyectos.
A d m in is tr a d o r d e h o j d e c a lc u lo
S
T ip o
i l
N o m b re d e la h o ia : A ic h iv o
Financieras Financieras Financieras Fiscales Fiscales Fiscales Financieras Financieras Financieras Financieras Financieras
; Estado de resultados presupuestos dep Estado de resultados com parativo i Estado de resultados com parativo dep
i Pago
EdofePresDep.xls EdoreComp.xls EdoreCompDep.xls iv P to v i x Is ......

IV A A N U A L .x ls E do Fin G rp C ts.xls
provisional del IVA
j Pago anual del IVA : Estado de resultados para centros de costos y gm p I Estado ds resultados departamental i Estado de resultados actual vs perodo anteiior jE sta do de resultados actual vs perodo anterior de Estado de resultados actual vs presupuesto | Estado de resultados actual vs presupuesto departa
EweDep'xk'
EdorePerAnt.xls EdorePeiAntD ep.xls EdoreRea1Pres.xlsE dor eR ealPresD ep. xls
Figura 3.5-1 Estado de resultados por centro de costos y proyectos
H Prctica 2: M anejo de C e n tro de costos y proyectos a) En el periodo de Enero 2010, ingresar al men Configuracin / Parmetros del sistema / Cuentas y habilitar las opciones de C e n tro de Costos y Proyectos. b) Cam biar la etiqueta de "C e n tro de costos por A ctividades" y grabar los cambios. c) Registrar los siguientes proyectos y actividades: j Proyectos A ctividades i Anuncios j Propaganda ! I Capacitacin
[ Nueva lnea S TALY j Mejora tu hogar d) Dar de alta la cuenta siguiente: No. Cuenta 2 1 1 0 -0 0 6 -0 0 0 j ! Tipo Detalle J
Descripcin Proveedor: Publimex, S. A.
\ ------
Moneda Pesos --------------
Rubros 3,17,23
Naturaleza Acreedora
e) Asignar las siguientes cuentas al departam ento correspondiente: N o . Cuenta 1 1 20 -001-000 2 1 1 0 -0 0 6 -0 0 0 6 000-005-001 6 0 00 -0 0 5 -0 0 2 6 0 0 0 -0 0 5 -0 0 3 Notas del asistente: Descripcin Inbursa No. Cta. 4953258645 i Publimex, S. A. i Publicidad ! AR TIC U LO S PR O M O CIO N A LES O tros gastos de venta j ! D epto. 2 ,9 2 ,8 ,9 ! i
.....................1..........8 ....... J I I 9 2 l |
18
f)
Registrar los movimientos siguientes:
| T ip o de pliza: Dr N o . Cuenta | 6000-005-001 1200-001-001 2 1 10 -0 0 6 -0 00 Depto. i i I 8 8 !
Co n ce p to de Pliza: Gasto por anuncios A c t. i Proy. i ! i Descripcin Gasto por anuncios \ Gasto por anuncios Gasto por anuncios
| Fecha: 29/01/2010 j Debe 10,000.00 1,600.00 5 11,600.00 H aber
.............r...........
T ip o de pliza: Eg N o . Cuenta 2 1 10 -0 0 6 -0 0 0 j 1200-002-001 1 1 20 -0 0 1 -0 00 ' ! 1200-001-001 : | 8 D epto. 8
j C o n ce p to de Pliza: Gasto por anuncios i A ct. 1 1 j \ 1 ) Proy. 1 Descripcin
Fecha: 29/01/2010 Debe 11,600.00 1,600.00 I \ [ f 11,600.00 j 1,600.00 H aber
I Gasto por anuncios Gasto por anuncios ' Gasto por anuncios ; Gasto por anuncios
! T ip o de pliza: Dr N o . Cuenta 6 0 00 -0 0 5 -0 0 3 ] 1200-001-001 2 1 10 -0 0 6 -0 00 | D epto. j | 2 2
i C on ce p to de Pliza: Gasto de ventas ! A c t. f 3 ] Proy. 1 2 * 2 Descripcin j Gasto de ventas j Gasto de ventas i Gasto de ventas
i F e c h a :29/01/2010 Debe 5,000 .00 | 800.00 j [ ] 5,800.00 H aber
!.......... T i 3
j T ip o de pliza: Eg N o . Cuenta 2 1 1 0 -0 0 6 -0 00 1200-002-001 i 1120 -0 0 1 -0 00 1200-001-001 I Depto. r s ! r
| C o n ce p to de Pliza: Gasto de ventas i A ct. 3 | Proy. ! Descripcin Gasto de ventas j Gasto de ventas
I F e c h a :29/01/2010 Debe 5,800.00 800.00 j | H aber
2 2
2 2
! t
I Gasto de ventas Gasto de ventas
7 ............................... i....... 5,800.00 800.00 T ...................... . T
! T ip o de pliza: Dr N o . Cuenta 6 0 00 -005-002 1200-001-001 2 1 10 -0 0 6 -0 00 9 D epto. 9
i C o n ce p to de Pliza: Gasto de ventas A c t. ! i 2 Proy. 1 Descripcin | Gasto por anuncios i Gasto por anuncios 2 1 ! Gasto por anuncios
! F e c h a :29/01/2010 Debe 3,000.00 | 480.00 j i j i 3,480.00 Haber
Notas det asistente:
19
^ AspelI ,
I T ip o de pliza: g N o . C ue n ta i ! 2 1 1 0 -0 0 6 -0 0 0 | j 9 i Depto. 9 \
1 C o n ce p to de Pliza: Gasto de ventas

A c t. { Proy. i Descripcin Gasto por anuncios | Gasto por anuncios
F e c h a :29/01/2010 Debe 3,480.00 480.00 ! I 3,480.00 i i 480.00 Haber
2 2 1
1 1
1200 - 002-001 112 0 - 001-000 1206 - 001-601
Gasto por anuncios | Gasto por anuncios
g) Generar un reporte de Movim ientos por Proyectos y Actividades, activando la opcin Por Proyectos / M ejora tu hogar". h) A cunto asciende el total de Cargos y A b o n os? _________________________________
20
4.
MANEJO DE PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trm inos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Dado que diversas empresas llevan su contabilidad por departamentos y tienen la necesidad de llevar un control especfico de la aplicacin de recursos en cada uno de ellos, en esta versin se implementa un eficiente manejo de presupuestos. En Aspel-CO I 6.0, se tiene la posibilidad de poder manejar los presupuestos de las cuentas de acuerdo a diferentes criterios, as como modificarlos y consultarlos en cualquier m om ento. Tam bin se podr llevar el manejo del presupuesto de las cuentas de forma departamental. Para ingresar informacin al catlogo de Presupuestos, se puede realizar de dos formas: Por m edio del sistema y a travs de un archivo de Microsoft Excel.
4.1
Creacin del presupuesto por m edio del sistema
I & Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Creacin de presupuesto
Al ingresar a esta opcin, A spel-CO I mostrar una ventana donde solicita la informacin necesaria para crear el presupuesto.
C r e a c i n de p r e s u p u e s t o Ejercicio del presupuesto
M to d o d e p ie lle n a d o ! S a ld o s m e nsu ale s d. v
SetecoiMtf por ($ ) Rubro i 1.-Activo Circulante .i i 2 -Activo No Circulanti......j ! 3.-Pasivo a Corto Plaz I : 4.-Pasivo a Largo Plaz 5.-Capital 6. V entas/' Ingresos v O B ang o de cuentas )esde [ H asta . ij|j i 1. * M ayoi v ij
P re se n ta c o m o p re s u p u e s to su g e rido los '% sa ldos m e n s u ale s d e las c u e n la s ha sta u n \ /M de te rm ina do m e s y com p le ta los d e m s m e se s
Saldos m ensuales del e Saldos m ensuales del ejercicio actual Saldo final del ejercicio anterior 1 12 Copiai presupuesto otro ejercicio Captura djrec ta anual
T ornar sa ldos h a sta
T ornar coas saldo el iota! c Q / Cargos - Abonos O Cargos O Abonos Porcentaje de inciem ento i o.qo %
Departamento N ivel de captura
A c e p ta r
Ayuda
Figura 4.1-1 Creacin del presupuesto
jf Se debe verificar que las cuentas que se van a utilizar tengan cargos, abonos o ambos, para que de estos montos se pueda generar el presupuesto. A continuacin, se debern especificar las condiciones necesarias para la creacin del presupuesto a travs de las opciones del filtro.
21
O pciones
Ejercicio del presupuesto
Indicar el ejercicio sobre el que se generar el presupuesto. Se podr seleccionar un rubro o rango de cuentas en particular sobre el que se generar el presupuesto, tom ando en cuenta que si no se especifica ninguno de estos filtros, el sistema presentar todas las cuentas del catlogo. Se podrn crear presupuestos por departamento, en caso de no indicar ninguno, se trabajar sobre cuentas no departamentales. Indicar el nivel en el cual se desea capturar el presupuesto, por ejemplo, si se selecciona Subcuenta, slo se podrn indicar montos a cuentas de ese nivel. En esta opcin, se deber indicar la forma en que se llenar la informacin del presupuesto, teniendo las opciones siguientes: a) C aptura directa m ensual: Permite capturar los presupuestos de las cuentas por cada mes. b) Saldos m ensuales del ejercicio anterior: Por cada mes, sugiere los saldos mensuales de las cuentas del ejercicio anterior. c) Saldos m ensuales del ejercicio actual: Presenta com o presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas hasta un determinado mes y completa los dems meses. d ) Saldo final del ejercicio a n te rio r / 12: Presenta como presupuesto sugerido el saldo final de las cuentas en el ejercicio anterior dividido entre 12 meses. e) C o pia r presupuesto de o tro ejercicio: Copia los presupuestos de un ejercicio determinado y los propone como presupuesto al ejercicio por capturar. f) C ap tura directa anual: Permite capturar un m onto anual de cada cuenta. Cuando se activa la opcin "Copiar presupuesto de otro ejercicio", se habilita este parmetro, el cual permitir seleccionar el ejercicio a copiar para el presupuesto. De acuerdo al mtodo de pre-llenado, se habilitarn estas opciones, permitiendo indicar si se desea to m ar el m onto de las cuentas de acuerdo a la suma de los cargos menos abonos, total de cargos o total de abonos. Con el porcentaje que se indique en esta opcin, el sistema realizar el incremento en relacin al ejercicio anterior, por ejemplo, si una cuenta tena un presupuesto de $100,000.00 en Enero de 2009 y se indica un incremento del 1 0 % , para Enero del 2010, tendr un presupuesto de $ 11 0 ,000.00 .
; Seleccionar por:
: D e pa rtam e nto
i i
N iv e l de captura
M todo de prellenado
Ejercicio T o m a r com o saldo to ta l de
Porcentaje de increm ento
De acuerdo a la opcin de pre-llenado que se seleccione, se mostrar la siguiente ventana con la informacin correspondiente:
W M W k m W m v m W M M < j f p i P $
t e
."
i!
L i l i E n e ro I F e b re ro $50303 M a rz o $ 5C Q O O A b r il $ 50000; M ayo 'im it Ju n io js o o c o ; J u lia j s o o io A g o s to S c p tic m l v O c tu b ro : N o v c d m c D ic t a m in e A n u .il $ 503.00 $ S C 003 $ G .o n o o o -
N o . c u e n t a N o m b ro 1110O 0 O C O . F O N D O F U Q D E C A J A 11200300C0 { B A N C O S 1140-000000 i I N V E R S I O N E S E N V A L O R E S 11E O - G O O O O ; C U E H T E S i i S & G O O -C O | S T I M A C O N 0 C C 2 H T A 5 IN C 1160000-000; D E U D O R E S D I V E R S O S 1165000 000 'F U N C I O N A R IO S Y E M P I A D 0 <; 11T O O C O 000 D O C U M E N T O S F O R C O B f W n ' 11U H H J U I X I B I M R J E S T U S A F A V O R 119M O O C O O A L M A C E N 1<03 000 O O J : I V A A G R E D I T A B L E 12050300C I V A P A G A D O 1210 a i O U C O ; P A G O S A W T I C I F W .- O S 1310- O D O G O ; T E R R E N O S 1320 K > 000 ; E o r n a o s 3 O C < r a E D P O D E T R A N S P O R T E ' 1350000 030 :e C U : F 0 D E O F IC I N A
SSO D O j
1500 03. ..... $ 500.00
$50000
710,751 7: 1710. 751.57 $ 718. 751. 57!| $ 710, 751. 5? ; $ 7i.o ;< ' 5i . 5? ; $ n o . 7s i . s ? i $ 710. 751.57 ; $ 710,751 57: $ 71. 8, 75t . 57 $ 710. 751. 57:!$ 710. ? 51. 5? : $ 71.0, 751. 5? $ 0. 625/ 110.1 > 1 $ 214. 17: $ 214. 17; 12 - V 7;1 $ 214. 1? ; $ 2 4: 17| $ 214. 17! $ 214. 1? : $ 214. 17$ 214.17 $ 214. 17; $ 214. 17; $ 214.17 $ 2.57000
! $ 54. 5B 3.E S ! $ 54.668 88; j 54.e e e .88 $ *> *. 66883;i $ 54* 68. 68; $ 54.669 88: $ 5t . E 6 S , 0e $ o .o o ; ja o o 10 . 00: $ 0 . 03: ta c o j $ 0.00 $ 9.03
$ 54.668 83 $ 51.668 88 $ 54,66883 j $ 54, 663. 83: $ 54. 6G Q C 3 S S 56. 026. K $aoo $ 0. 00: $003 $ 0. 00: $000 $aoo
$44133 33: $ 44.13333 $ 14. 133. 33; $ 44.133 33; $ 44. 133. 33! $ 44. 13333; $ 44. 133.33 : $ 44.13333 $ 44,13333 $ 44.13333 ! $ 44.133 33; $ 44.13333 $ 529, 600. X $ 4jO S 333 $000 0 3 3 3 3 $003 $ 4 . 003. 33: $ 000 ; $ 4B 83 33i to c o U C U j $ 4j 03333 $ o o ; $4 083 33 $003 $ 4. 003.33 ; $0 00 $0 C O 1400133 $000 $ 4.03333 $ 0.00 $ 4.06333 ; JO O i $ 4.083 33 ; $ 00 0 ; $ 4.03333 $ 49.00300 $003 $000
$900 ............. $ O U J i ........... t O U i
$ 0. 00 - ............ $ 0 C0
j u b o ' ............ i a o b
JU U O - ............ $ 0U i
$1103 .......... $ 000 :
$ 76. 071.03 $ 76.071.03 $ 76X 171 06 $ 7607100 ! $ 76. 071. 00] $ ? G j 0n 03 $ 76.071 00;; $ 76. 071.08 $ 76. 071.05 $ 76071. 08; $ 76.071 06 $ 76. 071. 03; $ 912. 0S 30 C I 19.C 05 79 $ 9.60579 $ 19j 6C 679 19. 6 I 579 i l ^ O i 7 91 $19606 79. $ T 9. 6C ? 9 ; J 19.E 0 73. $1 605.79 $ 19.605 79! $ 19. 6D 5 ?9 $ 19. 60573; 35. 2695C $000 $000 ta o o jo ro ; 10 G0 $oo $aoo $ 000 | $ 000 i m S 0 . 03; $0 00: .........i o d o ; J O 00; JO C O la c o ; $ 000 : ........... $003 to o u $doo. $003 fa w $ 0 C0 JO C O $0 00 J 000 $ 000 ; $ooo; $ 000 ! $303 $300 ta c n ta co $000 $000
$>3. o o - .......... $ o i j
$ a o o ............ $000
O D C ; $ 1250000c $ l 250 ) 0, 0c 25. 000 a I $ i 2 w m f l c ! $ i 2s ; b b . c i $ i 25.c o a o c t l 25^ 3
$ 1250D0 C $ 125. 0000C J 125.C O C t t $ 125,000 5( $ 12503 0C ;$ 1. 500000 1
$ 15,25000 $ 15. 25000!I $ 15.25000 s i s ^ s a o D : $15250 D ; $ 15. 25000 : $ 15. 255. 00; $15250 03' $ 15250. 00. $ 15.25000 $ 15.250 00 $1525000 $ 183.000 0C i $ 2 55l O ' $ 2, 35500! $ 2.35500 12 S . 03 $ 2. 355. 00; $ 2. 355.00: $ 2 . 355, 03; " $355 0r 353 . 00! $ 2.35503 $ 2.35300 $ 2.35500 123.26000 y .:
Figura 4 .1 -2 Captura del presupuesto
22
En la ventana de Captura de presupuesto se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se podrn realizar las siguientes operaciones: Icono
fZv>
.
Descripcin
Almacena los cambios generados en el presupuesto. G rabar
Exportar a Excel
Exporta la consulta a un archivo de Microsoft Excel".
Permite importar el presupuesto desde Microsoft Excel . A l activar esta opcin, mostrar una ventana donde solicita la ruta del archivo y el departamento.
f;
Archivo
C :\A n a lilia\A$pel'CQI6Qsmodc!o$_xcel\Presupuestos.xls Si la hoja contiene (os presupuestos pata un departamento en particular, indica a cual corresponde.
1 ..................
Ventas
E jc-rcicio g re -iu p u e s te
Im p ortar de Excel
Aceptar
1 |
Cancelar
Auda
Figura 4 .1 -3 Im portacin de presupuesto
Tam bin se podr tener acceso a esta ventana desde el men Archivos / Presupuestos / Cargar presupuestos desde hoja de clculo. Dejar la ventana de captura de presupuestos en ceros", teniendo las siguientes opciones:
( *;jC u e n ta s se le c cio n a d a s, m eses se le c c io n a d o s O T o d a s las c u e n ta s , todo s los m eses
O T o d a s las cu e n ta s, m eses se le c cio n a d o s
C o lo ca r en Ceros
O C uen tas se lec cionada s, todo s los m eses
A c e p ta r
C a n c e la r
A.juda
Figura 4 .1 -4 Aplicar ceros a los presupuestos
23
A l presupuesto que se tenga actualmente se podr aplicar un incremento de acuerdo a un porcentaje especificado por el usuario, teniendo la posibilidad de aplicarlo, de acuerdo a las opciones que se indiquen en la ventana que aparece al activar el icono.
A p lic a r factor de in c ie io e n tp 0 cuentas seleccionadas
j-y y Factor de Increm ento capturado p or el usuario
X F a c to r de in c ie m e n to 13 .0 0
| g | jj
. A p lica ? <3........................................................................................
1 <2> Cuentas seleccionadas, meses seleccionados i O Todas las cuentas, lodos los meses i O Todas las cuentas, meses seleccionados : Q Cuentas seleccionadas, todos los meses
Aceptar
Cancelar
A yuda
Figura 4 .1 -5 Aplicar factor de increm ento
Divide el presupuesto capturado de forma anual a 12 meses. ste icono estar disponible cuando el mtodo de pre-llenado seleccionado sea "C aptura directa anual.
H j u a t e a r e l p r e s u p u e s to a n u a l
A p lic a r a 0 {Cuentas seleccionadas? O T o d a s las c u e n ta s
A c e p ta r
C a n c e la r
A yuda
Figura 4 .1 -6 Prorratear el presupuesto anual

i 1 2 . :
Prorratea el presupuesto anual
xl i V i-'T'
N o . cu e n ta
' '
Nom bre
:!?
Anual E n c a F e b re ro M a rzo Abrfl M a yo
1 1 1 0 0 0 0 -0 0 0 1 1 2 0 0 0 0 -0 0 0
i$
: FONDO FUO DE CAJA
i i 2 .oGo.ooi $1 .opaco; si.o.oo:
$aol
$aoo!
$aooi
sj s t
;8cfXos HUariiaos INVERSIONES E N VALORES ' iCUENTES
1140-000000
HMrmoaoo
El presupuesto anual, se divide entre 12 y lo asigna a cada mes Figura 4 .1 -7 Ejem plo de un presupuesto anual prorrateado
24
Realiza una copia del presupuesto de un mes a otro.
0 cuentas seleccionadas Configuracin Mes origen i Enero
Mes destino : Febreio
i -v m m i Copiar datos de un mes a otro
! i
Apacai a O Cuentas a le c c io n a d a s odas las cuenta:;
Aceptar
j|
Cancelar
]["
Auda
Figura 4 .1 -8 Copiar los presupuestos de un mes a otro
4.2
Cargar presupuesto desde hoja de clculo
l 7 Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Cargar presupuesto desde hoja de clculo. Al seleccionar esta opcin, se podr cargar a A spel-CO I el presupuesto que se tenga capturado previamente desde una hoja de clculo. Los datos que se deben indicar son: la ruta donde se encuentra el archivo XLS, si la captura va a ser para cuentas de algn departamento en especifico se debe indicar el departamento, adems de especificar el ejercicio en el que se capturar el presupuesto.
A rchivo
i C: \D ocum ents and SeUngs\u$uaio\E scritoiio\E emplos2\ |g j: Si la hoja contiene los presupuestos para un departamento en particular, indica a cual corresponde.
1 a
n
Ventas
E je rc ic io i}i< !M j| X fe 5 $ te 2do
Aceptar
j|
Cancelar
jj
Ayuda
Figura 4.2-1 Cargar presupuesto desde hoja de clculo
Guia Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0
25
A l aceptar la ventana comienza a leer la hoja de Excel para crear el presupuesto. Com o se observa en la siguiente figura, se tiene valores de la hoja de Excel dentro de la consulta de presupuestos. 'A *t
r J*)jc:o fM en MS Sn Sel 3
v
-
2 -t5 .:? b Vod-dv -:o r-ip M 'b tk i c;!

O iefto es o ig in s S! M j tn tu l l>tos B s k v a :; \ r . u n , C o a a ie m e n tci T. ,\ y # '
H i ' S
, v
3"
% 500
-J * * * * :-
I r
H ' ' A -
'?:-.
,6 : No. cuenta
'o S..'K
fe m a s e
!!ec<:Or.ai'
SMcat-y
| o . c u o n la 11110-000-000 11120-000000 1140000-000 : 1150-000-000 ; 1155-GOO-OOO

l'.n s s -c a Q -o o o
N o m b te FONDO FJJO DE CAJA BANCOS INVERSIONES EN VALORES CUENTES ESTIMACION DE CUENTAS IN C O B ^F I j L v

DEUDORES DIVERSOS
lE n e io 50000 718.751.57 214.17 54.668.88
F c b ic io 500.00 710.751.57 214.17 54.668.00
M a i* o 500.00 718.751.57 214.17

54.e68.88
A b .il 500 00 718.751.57 214.17 54.668.80
FUNCIOMAlDS Y EMFI.EADOS
DQQJM ENros POR COBRAR IMPUESTOS A FAVOR ALM ACEN
V 1 1 8 0 -0 0 00 0 0
:-1 ;1 190-000-000
12 j 1200 000-000 u * > n . Rres
N o . c u e n ta 1110000000 IÔOO-ODO 1140-000000 1150-000-000 1155-003-000 1160-000-000 1165-000000 1170-000-000 1180-0000X1
No rabie FONDO FIJO DE CAJA BANCOS INVERSIONES EN VALORES CUENTES STIMACON DE CUENTAS INCOBRABLES DEUDORES DIVERSOS FUNCIONARIOS V EMPLEADOS DOCUMENTOS POR COBRAR MPUES TOS A FAVO R
Eneo
r/AAREDiTABLE'
F c b io jo MlTO A b iil $500 00 $500 00 $50000
b ita ; ' -
$7 8.751.5? $718,751.5? $718.751.57 $718.751.5? $214.17! $21417 $21417 $214.17:
$54.668 88 $54.668.88 $54.660.80 $54.668 68; J0.0U; $000 $00 0 $000:
$44.133.33 $44,13333 $44.133.33 $44.13333 34.003 33 $0.00: 100! $4.08333 300 0 $000 $4,C333 $0.00 $000 $4.083 33: $0.00j $0 00:
Figura 4 .2 -2 Datos en la consulta de presupuestos y en la hoja de Excel
4.3
M odificar Presupuesto A ctu a l Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Modificar presupuesto actual
A l ingresar a esta opcin se muestra una ventana en donde se debe especificar el filtro para la modificacin del presupuesto previamente capturado.
t r n c a p t u r a d e p r e s u p u e s to s
Ejerdoio del presupuesto
Seleccionar por 0 iR u b r d
..................................................... i 1 .-A ctiv o C ircula nte i 2.-A c tiv o N o C rc u la n ti" i 3.-P a siv o a C orto Plaz 4 .-P asiv o a L a rg o Plaz 5 .-C apital
i6.Venias
O R a n g o d e c u e n ta s D esd e H a sta
>
D ep a rta m e n to N iv e l d e c a p tu ra i 1. - M a yo i
A c e p ta r
;l
C ancelar
Ayuda
Figura 4.3-1 Filtro para modificacin del presupuesto
26
4.4 !&
Consulta de Presupuesto Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Presupuestos
Al ingresar a la consulta del presupuesto se muestra la siguiente ventana desde donde se podr filtrar, im prim ir y obtener consultas individuales por departamento.
S
f f i f
i M 7
i S M
.................. 1 ({ '& ,< | f t
i
A
.1 3 0 :
M M ayo
5 0 0.03 Ju n io 5CO.OO J u lio 50000 A g o s to 5 00 00 S e p l i ... 5 0 0.00 Q c t u ... 500.00 N o v i... 500.00 D ic ic ... 5 00 0 0 Anual
i C u o n la : ............
D e s c i i p c i n . d u la C... F O N D O F IJO D E C A JA BANCOS B a n c o s M o neda N acional 8 on cu Moneda
E n e ro SCO. 00
I 'e b ie i o 503. C0
M a izo
5CO.OO
b ir~ 5 03 00
6J300 0 0 V-1
- 1 1 2 0 -000-000
725,751 718,751 i 4,500.00 2.50 0 .0 0 70,214.15 0 00
718.751.5 710.751.5 718.751 5 718.751.1 718,751.5 718,751 .E 713,751. E 718.751 718,751.5 718,751.!: 8,632,01 0 .0 0 0 .0 3 214.17
i ! j ;
i'-1 1 2 0 0 0 1 -OCs
i 1 2 0 -0 0 2 0 0 0
0.00
0 ,0 0 214.17
0 00 0.0*3
0 00
0 .0 0
0 .0 0 0 .0 0
0 .0 0
0.00
0 .00
O.CO 0 .0 0
0 .0 0
4 .5 0 0 .0 0
0.00
214.17
0.00
2 14.1?
0.00
2 1 4.17
0.00
2 1 4.17
0.00 2 ,5 0 0 .0 0
21 4 .1 7 72.570.0C
1 1 4 0 0 0 0 -0 0 0
I N V E R S IO N E S EM VALOR ES
214.17
2 1 4.17
2 1 4 .1 7
2 1 4.17
>1150-000-000
C UEN TES
fcA Y O R E O Inducira! A z te c a , S .A , de CV.
5 4 ,668.8 54,6 63. K 5 4 ,8 6 8 .8 5 4 ,868 8G 54,868.88 54,868.8: 54.863.85 5 4 ,8 8 8 ,SE 5 4 .688.8E 5 4 .6 6 8 .8 04 ,6 8 8 .8 5 4 ,663 SE 656,026.!:
3 - 1 1 5 0 0 0 1 .0 0 0 u o o o
0.00 0.00 aoo

O.GO
0.00 0 .0 0 0 00
0:00
0.00
0 .00 0.00 O.CO
0.03 0 .0 0
0.00
0.00 0 00 O.GO
0 00 0.00 0.0I
0.00
0.00 .Cttl
000 0.00
0.00
0 .00
o ta 0.00
O.OCI
q.oo 0.00
OCIO
000 0.00
0.00
O.OCI
1 .1 1 5 0 -0 0 1 -0 0 2 Comercial Bretn 5 A de C .V .
000
aoo 0.00 :o;oo 0.00

0 .0 0 1 1 8 .5 2
000 0 .0 0 0 .00
0.00 o.oo 0.00 0.00 0.00

4 2 2 .2 2
j
;
] 1 1 5 0 0 0 1 0 0 4 Prot'cctr nduiliiol i N * > > ro o . S .A d e C.V > |

1 1 5 0 0 0 1 -0 0 5 Delta S .A . d e C .V . ; i 1 1 5 0 001-006 Eduardo V fl rw va
3 o o o V)
Ernpjfi-av Californio, 5 A . & C .V .
0.00
0.00 0.00 0 ,0 0 1 1 8 .5 2
o.co
0 .1
0.00
0 .0 0
0.00
0 .0 3 O.CO
000 0 .00 0 .0 0
0.00 0.00
0 .0 0
0.00
0 .6 0
0.00
0.00 0.00 1 1 8 .5 2
000
0.00
|
!
0.00 0.00
1 1 0 .5 2
0.00 0.00
1 1 8 .5 2 /i
0.00 0.00
0.00 o.co
1 1 8 .5 2
a oo
000 1 1 8 .5 2
0.00
O.Q .1 1 8 .5 2
0.00
1 1 8 .5 2
0.00
.1 1 8 .5 2
0.00
1 1 8 .5 2
Yo.5 2
;V
Figura 4.4-1 Consulta de Presupuesto
4.5
Consulta de Presupuestos Departam entales
' D Ruta de acceso: Men Archivo / Presupuestos / Presupuestos Departamentales Desde esta ventana se podr consultar por cada Departamento, el presupuesto asignado a cada uno de ellos, los cuales se podrn filtrar, desplegar y m ostrar totales por departamento.
P ~ 7 '' f f I }%*. Fobrcio $0.00 $ 0.00 i 003 oco 000 0.03 ac ac M.i o
......iAbiil
Q
Junio S 0.00 $0.00 ac ac oco o.co 0.00 0.00
m . Julio $0.00 $0.00 OCO ac ac oco oco oco Agosto $0.00 $0.00 O .G O 0.00 o.oa 0.00 0.00 0.00 Scplicmb Octubre $ 0.00 $ 0.00 OCO oco oco o.co o.co o.co. $ 0.01) i $0.00 j ocb 003 oco oco oco o.co Novicmb Dicicmbrc Anual $0.00 i $0.00 i 000 aoo ooa 003 003 ooa $ 0.00 $ 0.00 0.00 0 00 $ 0.00 $ 0 00 1 5CO.OO: 3.030 00 f 41
: Cuenta Dcscupci tncro I: H Dcpatancrio Rccwso; Hum.ro:

o ! oo
Moyo t u 00 $0.00 O .G O : 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
su.on : s o o o *0 .0 0 : $ 0.0(1 ac oco oco oco ac ac ac oco' o.co 000. o.oo: o.go
:
1 =
Depala-nenio Teioieia $ 0.0D j P [ep2it>iYi&nio. Ventas O^nomcx 1.50000 1120-001 -001 741107-1 Sue 201 1120-031 00? Ocnccmcr 3,000 00 : 129111-569 i 120 032 001 GlyBaiJ. 2,500 CO Benccfr.i 20,000 C O l i t o 001001 CilyBar. 40.000 C 1140 002 001 Q Ir.du'Utal OCO 1150-001*601 Âzteca. !SA<te CV OCO: 1135401-002 Coiraicisl Rrtcn S A. d i C.V. 1150001-033 Empresa? O.G O Calcira. SAdf C.V.
0 00 2.500.00 000 30.03000 0 00 10X00.00 o oo 0 02
ac 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
000 0.00
000 0.00
aoo 0.00
Q.OO 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
003 ac
003 ac
0 00' 0.00;
i j
.....
Figura 4.5-1 Consulta de Presupuesto departam ental
27
Â sp e ll?^
4.6 Reporte de se guim ie n to de presupuestos
Z/ Ruta de acceso: Men Reportes / Catlogo de cuentas / Reporte de seguimiento de Presupuestos. Este reporte emite la informacin para comparar los montos reales contra los presupuestos, de acuerdo a los m ovimientos generados por cada periodo, m ostrando los saldos y presupuestos del mes, as como los saldos y presupuestos acumulados, adems de un porcentaje que ayuda a identificar que tanto se ha gastado del presupuesto, o verificar si ya se excedi el mismo.
Figura 4.6-1 Reporte de seguim iento de presupuestos.
H Prctica 3: Carga de presupuesto En Microsoft Excel, generar un archivo con la siguiente informacin:
I A
N o m b re
C
E n ero
D
F e b re r o
G 3000
H 3000
I 3000
J 3000
K
S e p tie m b r e
L
O c tu b r e
M
N o v ie m b re
N
D ic ie m b re
1 i N o . c u e n ta
M a r z o A b ril
M a y o J u n io J u lio A g o s to
2 1350-000*000 EQUIPO DE OFICINA
8000
5000
50D0 3000
3000
3000
3000
3000
Guardar el archivo bajo el nombre de Presupuesto2010.xls en el directorio "D atos" que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I 6 .OO En Aspel-CO I, ubicarse en Enero 2010 y realizar la creacin de un presupuesto por medio de una hoja de clculo para el departam ento 5 (Contabilidad). Cul es el m onto del presupuesto anual? __________________________________ Guardar los cambios del presupuesto. Generar el reporte de seguimiento a presupuestos, indicando el mes de Enero y Departamento 5. De acuerdo al reporte obtenido, indicar la informacin siguiente: o o o Saldo del M e s :____________________ Presupuesto del m e s :____________________ Porcentaje:____________________
28
5.
5.1
MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS
Personalizacin de consultas Ruta de acceso: Consulta seleccionada / clic con el botn derecho del ratn.
En varias consultas (com o los catlogos de cuentas, plizas, Activos, etc.), es posible agregar o quitar las columnas o campos. Esto se realiza dando clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre de la columna y el sistema mostrar un men contextual, desde el cual, bastar con activar el campo que se desea mostrar.
Ayieo*
l'lodf'Kot Elniinai
m .............. e
S a ld o fin a l TpD de cuenta de fa cuenta A lt+ lr* Alt+Dl-Sp Alt+Del Es multimonoda afecta al aiusce carrear Contropartid McAuicfra </ Sa'do final Saido final ME e.OflOf! 9.235,21990 7.217.774.58 5.!M?,53125
Activo Circuanle f1J lA d ivo No Ciicclante (2) | Pasivo a Corto (3| ;Pasivo a Largo Plazo 4) ICapital (5) Ventas / Ingiesos (6} Costo efe Ventas (7) i G asios Geneiales 18) :Oros Ingiesos y C aitos |3J ISR yPTU (10) : Caja. Bancos. In /e id o te s (111 ; Cuentas-potCctxai (12J : Inventarios (13) IVA AeiedtabJc l'l *1) Activos Fips (15| Ouos Activos Circularte* 1&] :PioveJoie5l17| IVA poi Pagar (13J O lio: Impuestos p a Pagsi (19) Cuentas per Paga [201
,-,,v
1 ,2 3 0 .2 4 03 2
2.017.-145.32 2.017-M I. 32 2.69003
S U M C 0 2 COO .
ih q o o o g d o
Lri3om >oi
Asociar cuentas Desasodar r.o=nta del rubro Contraer cuentas Expandir cuanta;
S a din ic ia /
Sardo inK m e Toal de cargos Total <te cargos KE Total Ce abonos Total ce abonos ME 2.017.39 000 0.00 3.3G.00
im de n os P ro ye cta s
P) 0 O
*9
!g
2B/01/21) 28^01/2010 28/01/2010
11
2
E o
Venta de Contado F-9632 Cobranza F-12124 Pago I eWono. F G9910. CH-248
Cam pos disponibles para agregar y/o quitar
% 118.017.39 ;$ 3.306.00
Encio | Fabteto \ M a u o j
Figura 5.1-1 Personalizando la consulta de cuentas.
5.2
A u to filtro en consultas
Ruta de acceso: Consulta seleccionada / icono Activar/Desactivar autofiltro Se agrega un autofiltro en las consultas principales, el cual permite de forma fcilmente consultar registros especficos dentro de las consultas: Catlogo de activos. Balanza de comprobacin con departamentos. Plizas. Monedas. Departamentos. Depreciacin. Reevaluacin. Cuentas departamentales. Presupuestos departamentales.
Al activar el autofiltro se habilita por cada columna de la consulta, un botn desde el cual se podr seleccionar el registro a consultar.
Guia Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0
29
HA c tiv o sr[f^fo/2 0 1 0 M i f E l: .......... : -2 fi-t - a
* 331
Figura 5.2-1 C onsulta con autofiltro aplicado
5.3
Exportacin de consultas
Z7 Ruta de acceso: Consulta seleccionada / cono
:'
Todas las consultas podrn ser exportadas a Microsoft Excel, Texto, H TM L y XML.
D escripcin de la cu en ta
| Activo Circuanle (1) l'A civo No Circularla (2|

Pasivo a C a lo Razo |3) f. Pasivo a Largo Piara (4) | Capital (5)
6,000.00 ;
6.QO.OO 9,236,219.90 7.217.774.53 5,937,534.26 1,230,24032 2/117,445.32 2J017,445.32 2590.00
Foirtto de exportacin
?!Venias > Ingiesos (8) | Costo deVentas (7) Gaslos Generales (81 ? Olios Ingresos y Gastos (9) | IS R y PTU (10) | Caja. Bancos, Inversiones (111 f Cuenlas poi Ccfcear (12) | Inventarios |13) IV A A ctsdtable (J4) Aclivos Fips (15J
Otros Activos Circulantes (16) Proveedores (1?J IVA por Pagai (18)
Excel Teato HTML XML nunosVA
B ula
Mombrede archivo I j r i v i a por ccurao .
Cuentas
j o
1
i
! 01 lE T I T i p o
copiar F-9632 Cobcnza F-12124 P qd T efefono, F-69910. CH-240
Ajiitda
28/01/2010 28/01/2010
2,017.39
0.00 3.306.00
t 3.306.00
0.00
Otios Impuestos por Pagar (1SJ Cuentas por Pagai (20)
p D
Wj 19
i * 110.017.39
i= r
Figura 5.3-1 Exportacin de consultas
30
5.4
Bitcora del sistema
P 7 Ruta de acceso: Men Utileras / Bitcora del sistema. Se agrega una bitcora de usuarios la cual mostrar las actividades ms relevantes realizadas en el sistema. Una caracterstica importante, es que al arrastrar una columna a la barra superior, se podr agrupar la informacin por ese campo como una tabla dinmica.
F e ch a V- H o i. \-t .\ M en:A ctivos
E q u ip o v
U su a rio
Operacin
O b s e rv a c io n e s
Agrupado por el cam po Men
: 0 3 /0 6 /2 0 !) 14i21:2EiRIC1 J M en: E or/igut acin : 03/0 6/2011 : 03/06/2011

103/06/2011
; 03/06/2011 03/06/3011 03/06/2011
US
ADMNISTfADOR iDircctoiio de.Irabajo Cambisi de b o :e d s d aio M cdticai d pcitil de uri u -aia o M cd lica i d p ciiil ce u i u w a tb M cd lca r el peiil c> un usuaio Modicai el pcifil de un in uatio M n d b a i el peifil ae un ur*jarb M o d b a i el pciil de un usuaiio
; Ernpiesa 1, R IC l:C M ic h v o de p iograrnaW clw o comunas Usuaio rnedficado. P-Jiwelics modificados Usuario rnodicato, Par ameno? m odlicacb Usuario modficado, Parmelioj modficado:; Uuario modeicatfo. PaimeUos m odificaos Usuario mcdlricado, Pai-meUes modificados Usuario rpoJ/icdo. Paimei;e rnczificacfct Empisa I.E je rc c o : 2010. nivel: 1 - Mayor Srnpiesa 1. Alta de pte-a 19, tipo: Dr, fecha- 0 3/0 2 /2 0 1 0 , or
14:21:26 RlCl ll4 : 2 1 : R c f " !14:2 :K RICI

;14:21:5( RICI 14-22.0f:R IC l 1 4 ? 0 :R IC I
ADMINISTRADOR :P U e vd eu ;uciib AM NjSTRDB iPces ds untara ADMINISTRADOR ;P ffes de usuaib ADMINISTRADOR iP e ie s d e u ru o ib ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR AD-NIST RADOR
IPeftesdeumarb
P cflcs de usuaib
M e n : Piesi-pulos
03/06/2011 14:23 51RIC1
iP rcjupueito adual M odfbar Cstloco d petaa: Alia
M e n : Plizas 03/06/2011 W .2 X RICI Hmeio de erttradax 10
Figura 5.4-1 Bitcora del sistema
Los datos que se mostrarn en la consulta de la bitcora son: Fecha: Fecha en que se realiz el m ovim iento
H ora : Hora en que se realiz el m ovimiento IP: Nom bre del equipo o IP en donde se gener el m ovimiento Usuario: Usuario que realiz el m ovim iento M dulo: Mdulo donde se realiz el m ovimiento O peracin: Movim iento realizado N ive l: Nivel del m ovim iento realizado Observaciones: Una breve descripcin de la operacin realizada.
Q Prctica 4: Personalizando consultas a) b) c) d) e) f) Ingresar al catlogo de cuentas del mes de Enero 2010. Agregar a la consulta las columnas de: Tipo de Cuenta, Departamental y Naturaleza. Ingresar a la Bitcora del sistema y agrupar la informacin por Cuntas operaciones muestra? _______________________ Compara resultados con tus compaeros, el nm ero de operacin es igual? _______ Por qu? ____________________________________________________________________________ Operacin.
31
32
6.
6.1 C opiado especial
INTERCAMBIO DINMICO DE DATOS
CD Ruta de acceso: Cualquier consulta del sistema / Edicin / Copiado especial. Con el copiado especial es posible exportar la informacin para manipularla y/o para generar reportes especficos en base a los datos contenidos en el catlogo de cuentas del sistema. Esta opcin tam bin permite la generacin de hojas de clculo. Desde Aspel-CO I se puede copiar y pegar informacin de manera esttica" o "dinmica" a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Windows. Copiado esttico: Los datos del catlogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicacin para su posterior consulta. Si despus de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-CO I, estos cambios no se vern reflejados en la informacin copiada. C opiado dinm ico (o con vn cu lo s ): Permite generar un intercambio dinmico de datos DDE (Data Dynam ic Exchange), es decir, los datos del catlogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicacin, si despus de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-CO I, al abrir la informacin copiada, autom ticam ente se podr actualizar el contenido con los ltimos cambios realizados en Aspel-COI.
La aplicacin con la que se realiza el pegado especial es Microsoft Excel, por lo que el sistema A spel-CO I instala en el directorio de Datos, archivos de hojas de clculo predefinidas con extensin *.xls. Es importante mencionar, que el copiado especial S LO SE PUEDE HACER DA LA IN F O R M A C I N C O N T E N ID A EN EL C A T L O G O DE C U EN TA S , ya que en base a esta informacin, es posible generar los reportes necesarios. Sin importar el catlogo que se este consultando, al seleccionar la opcin de Copiado especial, siempre sugerir la ventana para el copiado del catlogo de cuentas. Para realizar el copiado especial, se deben seguir estos pasos: a) Acceder a cualquier consulta del sistema, por ejemplo, al catlogo de cuentas. b) Desde el men Edicin, seleccionar la opcin Copiado especial, enviando una ventana desde donde se puede especificar un filtro para el copiado de la informacin (Figura 6 .1 -1)
(-, ; ............. . ; l .. C o p ia d o especial Cuentas Desde Hasta
m m i
\^ \
ij !
Incluye slo cuentas de nivel .2 .-Auxiliar ( f i Slo cuentas con movimientos Periodo Departamento Moneda j j Balanza de comprobacin Incluye jVS Nmero de cuenta Pj T ipo de cuenta Descripcin H j Saldo jnicial P ; Saldo final Promedio simple
>
H Presupuesto anua] f ; j Presupuesto mensual j f j Presupuesto acum jjlado f j Debe O Haber Debe-Haber
Aceptar
Cancelar Ayuda .......------------------------ i '
. . .
Figura 6.1-1 Ventana del filtro para el copiado especial
33
Sus campos: O pciones C ue n ta inicial C uenta final Periodo Slo cuentas con m o vim ie n to s Incluye slo cuentas de nivel D e pa rtam e n to M oneda Incluye Primera cuenta que se considerar para incluirla en el copiado especial Ultim a cuenta que se considerar para realizar el copiado especial. Perodo a copiar. El sistema slo puede copiar la informacin de un perodo de trabajo. Al habilitarlo se indica al sistema que slo se incluyan las cuentas que hayan tenido m ovim ientos en el periodo seleccionado. Indica que la informacin debe contener a todos los niveles de cuenta o nicamente hasta cierto nivel (Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar). Slo se copiarn las cuentas que pertenezcan al departamento que se aqu se indique. Moneda que deber manejar las cuentas que se incluyan en el copiado. Se pueden incluir los siguientes campos: Nm ero de cuenta, Descripcin, Saldo Final, Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tip o de cuenta. Saldo inicial, Presupuesto mensual, Presupuesto acumulado, Haber, Debe - Haber.
c)
Una vez definido el filtro para el copiado especial, en Microsoft Excel se abre un libro nuevo y se deber ejecutar el comando Pegado especial que se encuentra en el men Edicin.
Ve
*1
!r>io
M :r u h ' < >' ' U cr 4 ,

3,
C.lkjct. -- iyr D to :
tefe
H v 'i :
c a l.b r ,
11
i A
A - j'j :
S ?
G , ' e ,a l .
:&
S S i ' !i i
i jg> t
I E s t ik
Pegar | S I ' % : 2 J 3 J ... 3 7 :: S yy i C o m o iit32gsr >
j,
/,
ssL_______
c o
,j
:iMu-.xiiixxxx.;
TSPi)
Figura 6 .1 -2 Pegado Especial en M icrosoft Excel
d) Posteriormente aparecer un dilogo donde se debe indicar la forma en que se pegarn los datos en la hoja de clculo, para el caso del copiado y pegado especial, de debe seleccionar la opcin de Pegar vnculos". Si se elige la opcin Pegar", solamente se copiarn los datos en la hoja de clculo de forma delimitada en columnas, pero si se elige la opcin "Pegar vnculos el sistema construye una frmula y muestra los datos de A spel-CO I de forma vinculada, por lo tanto las modificaciones que se realicen en AspelC O I de los datos que se vincularon, se vern reflejados en la hoja de clculo.
34
Resultado
r~ u B r~ h . r m In s e rta el co n te n id o d e Co rta p a p e le s c o n fo rm a to de T e x t o U n ic o d e . P e g a r vn cu lo c re a u n vncu lo c o n el a rc h iv o d e o rig e n . C a m b io s e fe c tu a d o s e n el a rc h iv o de o rige n a p a re c e r n e n ei d o cu m e n to .
A c e p ta r
\ \
C a n c e la r
Figura 6 .1 -3 Pegado Especial con vnculos.
e)
Una vez que se ha pegado la informacin, en la barra de frmulas de Excel se podr visualizar la matriz de datos correspondiente, tal com o se muestra a continuacin.
;fv { =
C O IW IN (M a triz!cta [ 1110-000-000..9000-000-000, U, N. #3]{Q107n

Figura 6 .1 -4 M atriz de datos en la barra de frm ulas de Excel
f)
Una vez realizado el copiado especial en Excel, se puede editar directamente la frm ula en dicho archivo, para ello se debe realizar lo siguiente: O p rim ir I , para poder editar la frmula. Hacer los cambios requeridos en la frmula. Una vez que se ha editado la frmula, para que la modificacin de la m atriz sea aceptada se deben oprim ir las teclas
J +- l +id.
6.2
Frm ulas
Para entender ms acerca de cm o cambiar la frmula al realizar un copiado especial en el intercambio dinmico de datos, es necesario conocer el form ato de la frmula que define el vnculo con la otra aplicacin. Las frmulas se definen con los siguientes parmetros: a) b) c) Nom bre de la aplicacin de donde provienen los datos, en este caso es C O IW IN . Tem a o tpico del que se desea obtener los datos por ejemplo, M A TR IZ Datos o frmulas a evaluar desde Aspel-CO !; @ C TA , @Deprecia, @Empresa, @ R A N , etc., las cuales se analizan a continuacin:
@ C T A : Proporciona el m onto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado. Ejemplo: = C O IW IN | M a triz!'@ C TA [1 1 1 0-0 0 0 -0 00..1150-000-000, U, N, F, C, # 1 ], Esta frmula enviar el nm ero de cuenta, descripcin, saldo final y presupuesto acumulado de la cuenta 1 1 10 -000-000 a la cuenta 1150-000-000, slo de las cuentas a nivel Mayor. Notas del asistente:
35
La estructura de la m atriz es la siguiente: = C O IW IN M a triz!{@ CTA [ctaini..ctafin, U, N ,T,F,M fA,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] { m m aa}' Sus campos: O pciones @ C TA Ctaini C tafin U N I F M A
c j
Funcin Cuenta inicial del copiado especial. Cuenta final del copiado especial. Nm ero de cuenta Descripcin de la cuenta Saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado To ta l de cargos (Debe) To ta l de abonos (Haber) Diferencia entre D e b e y Haber (E = D -H ) Tip o de cuenta ( A = acumulativa, D = detalle) Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2) Incluye slo cuentas con m ovimientos. Nm ero de departam ento (de 1 hasta 999) Nm ero de moneda Incluye cuentas de nivel, por ejemplo, si el sistema maneja los niveles 4 -3 -3 , #1 representa las cuentas de mayor, # 2 las subcuentas y # 3 el auxiliar. Perodo de donde se obtendr la informacin, por ejemplo 0107 (Enero 2007).
D H
!............... E..............
T P O Nn Xnn #N (m m a a )
@ D eprecia: Presenta la depreciacin de un periodo, el cual puede ser mensual, bimestral, semestral, anual etc., tambin enva la depreciacin actualizada, el valor actualizado de un activo, el factor de actualizacin, el m onto original de un activo, as com o la cantidad faltante por depreciar. To do esto puede ser de un activo o de todos los activos. Ejemplo: = C O IW IN !V a lo r!'@ D e p re cia [T,0 1 9 9 , 0199,0] Esta frmula obtendr el m onto original de todos los tipos de activos. La sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente: @ Deprecia[Sufijo<Clave>,<FiniDepre>,FFinDepre>,<Que>,<FlniEjer>J<FFinEjer>] {Periodo}
36
Sus campos: O pciones @ Deprecia Sufijo
j Funcin.
Representa el tipo de informacin que se requiere: A si requiere informacin de un slo activo ) T si necesita informacin de un tipo de a ^ v o . Se indica la clave del activo o nm ero del tipo de activo: <clave> si requiere informacin slo de un activo se debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minsculas, se debe escribir entre ; comillas, por ejemplo: si la clave del activo es Librero 17, se deber escribir como "Librero 17". < N u m Tip o > E n caso de necesitar informacin de un Tipo de activo, se debe indicar el j nmero correspondiente al tipo de activo.
____
< C la ve >
< FiniD epre>
j Indica el periodo inicial de la depreciacin.

Indica el periodo final de la depreciacin. Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la funcin de depreciacin pudiendo ser uno de los siguientes sufijos: F Factor de actualizacin (slo para activos) 0 M onto original del activo V Valor actualizado del m onto original del activo P Depreciacin del perodo E Depreciacin del periodo actualizada A Depreciacin acumulada R Cantidad restante por depreciar M M onto mxim o deducible (valor a depreciar) D Valor real (M o nto original -Depreciacin acumulada) L Valor real actualizado C 5 0 % de la depreciacin del periodo actualizado 1 M onto del activo para calcular el IMPAC Representan la fecha inicial del ejercicio. Representan la fecha final del ejercicio. Un dato necesario para los clculos fiscales es la fecha de ltim o cierre, la cual es calculada de acuerdo al periodo en el que se est trabajando en el sistema, por ejemplo: si se esta trabajando en el periodo de Noviem bre 2005, la fecha de ltim o cierre debe ser 31/12/04, es decir, al 31 de diciembre del ao anterior, esto es porque actualmente estar abierto el archivo de activos del 2005. El parmetro {Periodo} es opcional, pero si se utiliza no se debe olvidar que la fecha del ltim o cierre ser calculada en base a este perodo.
< FFinD epre> j
<Que>
<FlniEjer> <FFinEjer
i
!
{P e rio d o }
j j
|
@DEPREC1AC: En base a las fechas de inicio de depreciacin y porcentaje de depreciacin contable, proporciona la depreciacin de un perodo (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc.), tambin muestra el m onto original y la cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente: @ D EPR EC IAC [<Sufjo><Clave>,<FlniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,< FlnEjer>, <FFinEjer>]{Periodo} Com o se puede observar la sintaxis es m uy similar a la funcin @ Depreca, slo difieren en los sufijos que manejan en el campo < Q u e > los cuales son los siguientes:
37
Sus campos: O pcio n e s o x p A i Para obtener el m onto original del activo. j j
I Para obtener el m onto original del activo en su moneda extranjera, Para obtener la depreciacin del perodo. Para obtener La depreciacin acumulada.
..R............... .].. Para obtener la cantidad restante por depreciar. @ EM PRESA. Cuya fundn es mostrar la informacin general de la empresa. Ejemplo: @EMPRESA[R] Esta frmula devuelve el RFC de la empresa activa en Aspel-CO I La sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente: @EMPRESA[Sufijo] Sus campos: O pciones ÊM PRESA Sufijo E D P C R Nom bre de la empresa Direccin Poblacin Registro Estatal RFC ! Funcin
@ R A N . Presenta la informacin de un rubro de cuentas. Ejemplo: @ R A N [R 15,F] o @ R A N [1 1 6 0 -0 0 0 ...1 160-999, F
Esta frmula enva el saldo final de todas las cuentas del rubro 15. La sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente: @ RAN [Rango, Sufijo, < D ep a rta m e n to >]< {M M A A }>
38
Sus campos: O pciones @RAN Rango D e p a rta m e n to {M M A A } Sufijo N I Funcin Rango del que se requiere la informacin N m ero (opcional) de departamento involucrado
Periodo especfico, mes y ao (opcional)
i ! . J j ; I
Descripcin de la cuenta Saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Total de cargos (Debe) Total de abonos (Haber)
F
M A C D H E
Diferencia entre Debe y Haber (E = D -H )
_ P __________ j. Promedio calculado(saldo inicial
+ saldo
final / 2)
@1NPC: Proporciona el ndice Nacional de Precios al Consumidor Ejemplo: @ IN P C [1 1,2007] Esta frmula enva el INPC de Noviem bre de 2007 La sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente:
@ IN P C [M M ,A A A A ,N ] Sus campos: I Opciones @ IN P C MM AAAA N ! Funcin Mes del que se desea obtener el INPC. ! Ao del que se desea obtener el INPC . ! N m ero de meses hacia atrs que se tom arn en cuenta para enviar la informacin.
Una variable de esta formula es la siguiente: @ IN P C [+ / -N ] Esta funcin devuelve el valor del ndice Nacional de Precios al Consum idor relativo del periodo activo, de acuerdo al nm ero de meses (N ).
39
c o En las hojas de clculo se puede observar que en las frmulas del copiado especial se hace referencia a los nmeros de cuenta de manera explcita, de m odo que la hoja de clculo lee los datos vinculados hasta encontrar el mes de trabajo indicado, si dicho catlogo llegara a tener una estructura diferente, no se podrn visualizar los datos y el sistema presentar la informacin de la siguiente forma:
. < TriW ;
rI ^
Him nv is tt? P v.s n

S J/'!'" 1 '< ' ' f 9t / *
C ^ s e s - e jii* * . A:
:# J
": & 7
Al
i '*: : : : Calib
' i N
A,
Hnwa? - ; H . 'tS 1 A' a' =? s 3*='.;^ $ ' % .5 0 0 ^'EjW H r v .4^ i H i F c ru V * : ^ r \*?* |l_ - ............................ i;..j.::-..- .. .;/::.-..'::. ; &;j{sCOlW8NIMa:r!'jQctdlli&-OGO-000..9COO-Oa3-OOC< U, N, C3]{CIC6}! 3==g a O
11 " -5a. v ' K N /A
L 2 4 |i :6 ? s s
>
P N /A
S N /A
# \ / A S N /A
# M /A
N /A
Sf/A
#N /A
N /A
#N / S N /A
S ft/A *? m/ a
S W / A
r?N/A
#N /A
f?N/A # N /A
#fc/A
S ftf/ A
Figura 6.2-1 Representacin de una m atriz invlida.
Excel no actualizar el resultado, enviando la leyenda # N / A en cada una de las celdas involucradas. Por otro lado s ya se tiene abierto el libro y se realizan cambios en Aspel-CO I, para que dichos cambios se reflejen en el libro actual no es necesario cerrar y volver a abrir la hoja de clculo, slo se deber acceder al a la opcin Modificar vnculos, mostrando un dilogo como el siguiente:
: Abrir origen
I R p m p e r v i a d o .
>j
|........................
j * L ,
Ubicacin:
|
> i 1
r^ r.Z .1 ^
t** I
Elemento: @ cts[ll10-0G G -G 00..9000-003-000, U, N , #3]{0 1 1 C } Aciua'teacn: &; Autom tica 0 = Manual
Figura 6 .2 -2 Actualizacin m anual de vnculos en Excel
En esta ventana se mostrarn las matrices y al dar clic en el b o t n .. :uai2^.^::-?cre de la hoja de clculo de acuerdo a las modificaciones realizadas en A spel-CO I.
se actualizarn los datos
Si se realiz un copiado especial mediante vnculo, al cerrar el sistema Aspel-CO I mandar un mensaje indicando que se finalizar la comunicacin debido al enlace dinmico generado, ayudando de esta forma a liberar espacio en m emoria.
40
inmrmcicm
\'&\
.||jjjj|. Lacomunicacin D D Eestablecida serfinalizada. l i

Figura 6 .2 -3 Finalizacin de com unicacin DDE.
6.3 6.3.1
Asistente y barra de herram ientas de A s p e l-C O I en Excel Generales
El proceso de instalacin de Aspel-CO I, agrega una barra de herramientas directamente en Excel, la cual permite generar fcilmente hojas de clculo que utilicen directamente la informacin de A spel-CO I. La barra de herramientas se habilita en Excel, en la versin 2003, se debe ingresar al men Ver/ Barras de Herramientas / Herramientas Aspel-CO I, mientras que en la versin 2007 2010, deber aparecer una seccin denominada "Com plem entos.
6.3.2 j
Listado de Funciones
Este icono de la barra de herramientas muestra un listado de funciones exclusivas de Aspel-CO I, las cuales permiten generar fcilmente reportes en Excel, explotando as la informacin capturada en el sistema.
j
Las funciones que aparecen en el listado se encuentran agrupadas por categoras para su fcil identificacin y son las siguientes: D atos de la empresa: Presenta todas aquellas funciones relacionadas con la informacin de los datos de la empresa.
41
Cuentas: Devuelve una m atriz que contiene los datos de un rango de cuentas donde se incluyen sus saldos, presupuestos, cargos, abonos, etc., de acuerdo al sufijo indicado. Al seleccionar alguna de estas funciones, aparecer una ventana en donde se podrn especificar los parmetros necesarios para aplicar la funcin. Los filtros de cada ventana varan de acuerdo a la funcin seleccionada.
M jtm d e d a io s C u en tes j s a n g o s | N m ero d e cuenta: ln cfcir hasta la ra e n ta : ; j j
7 J jl I
C u e n ta -
E s p e c jfica d o r.e s adicionales d e (3 cuenta o ra n g o de c u e n ta s Departam ento
r r r V r Y
Nm ero d e la cu enta (U> D sscrp ci i o nom bre tie la cuerna S aldo inicial f i S aldo ina ( f P rc s u p to s ic m e n sua l <M) P re sup oe s-s anual ( A )
P r i
P re sup ue sto a cum ula d o <C) Tcta l d e c a rc a s (Defce} <D> Total d e a bo no s (H a b er} (H ) Promedie C aiculao S In ic ia l+ S F 'a ia l}/2 (P>
Periodo { m a s )
Moneda
r D ife re ncia entre D os y H aber (E i

f " A cum ulado d e c a rg o s (J) 2 A cum ula d o c e a fcoros (K )
C S I ] 1 ........................................ L i . r ~? j r r r j J ^ ]
WM , j EJ. 01C* Enera'2004
A c e p ta r
r;
C a n c e la r
i " A cu n w la to d a c a rg o s - abo no s (L ) C In.cuir Jes totales de las coto moas E sp e cifica cio ne s edicionaies | | | |
A c e piar
C a n ce a r
Figura 6.3.2-1 Filtro de la funcin Catlogo de cuentas
Figura 6 3 .2 -2 Filtro de la funcin Saldo Final
INPC: Devuelve los datos de la tabla de INPC para que puedan ser utilizados en reexpresiones de valores de activos, as com o de saldos de cuentas. Es im portante que los datos de la tabla del INPC estn correctamente capturados en el sistema. Rangos de Cuentas. Devuelve datos especficos de un rubro seleccionado. A c tivo s Fijos: Devuelve una m atriz con uno o ms datos de los activos. Depreciacin Fiscal de un A c tiv o : Contiene las funciones que ayudarn a presentar la informacin de los activos de la empresa as com o todo lo relacionado con la depreciacin fiscal de los mismos. Depreciacin Fiscal de un T ip o de A ctivo : Devuelve toda la informacin relacionada con los Tipos de activos y su Depreciacin Fiscal. Depreciacin contable: Contiene todas las funciones necesarias para poder obtener la informacin de la depreciacin contable de un activo o tipos de activos, los sufijos que se pueden utilizar en esta m atriz estn contenidos en las dos clasificaciones anteriores. Financieras. Balance General. Se selecciona el rubro de las cuentas de Balance y devuelve el total del rubro seleccionado. \'f El nm ero del rubro puede variar, de acuerdo a si la base en la que se est trabajando es traducida o es una base creada en A spel-CO I 6.0, adems de si el catlogo de rubros es el estndar o no.
42
Financieras. Estado de Resultados. Se selecciona el rubro de las cuentas de Estado de Resultados y devuelve el total del rubro seleccionado. Financieras. Razones Financieras. Muestra las funciones que son capaces de para determinar el clculo de las razones financieras ms importantes. ejecutar los clculos
Dado de que las razones financieras se basan en clculos meramente estadsticos, para determinar cada una de las razones incluidas en las funciones, se har uso de la funcin @ R AN . Financieras. Posicin m onetaria: Devuelve el total del saldo inicial (I ) de las cuentas que integran el rubro al cual se est haciendo referencia. Financieras. B10: Devuelve los montos de los sufijos especificados de las cuentas, rubros o INPC indicados. Fiscales. Declaracin ISR: Devuelve el total del saldo final (F) de las cuentas que integran el rubro al cual se est haciendo referencia. Fiscales. Declaracin IVA : Devuelve el saldo final (F) de las cuentas de IVA, Acreditable IVA al 15 % e IVA
Fiscales. C lculo del IA: Devuelve el saldo promedio, el promedio calculado, el saldo inicial o final de una cuenta o de un rubro de cuentas y el valor del INPC. Fiscales, depreciacin actualizada: Devuelve la informacin actualizada de los activos y tipos de activos. Fiscales. Declaracin M ltip le : Devuelve el total del saldo final (F) de las cuentas que integran el rubro al cual se est haciendo referencia y el valor de INPC. Fiscales. IE TU : Devuelve el m onto de las deducciones e ingresos acumulados IETU para el perodo especificado, as com o el m onto de todas las inversiones adquiridas en un periodo de tiem po especfico.
6.3.3
Perodo de trabajo en C O I
Este icono permite seleccionar otro perodo de trabajo para los datos de las funciones, al dar un clic sobre el cono, despliega una ventana en la cual se visualizan todos los perodos existentes en Aspel-CO I, al seleccionar uno de ellos, se actualiza la informacin en las hojas y dentro del sistema Aspel-CO I.
Selecciono el nueve-peocdo acta! M a rz o Febtero

i i M W
2010 2010
S P
W Aceptar
v a - ___
Cancetar
A ju ste 200 9 Diciem bre 2 0 0 9 Noviembre 2009
Figura 6.3.3-1 Seleccin de un perodo de trabajo
43
H Prctica 5: Elaborando un Balance general desde M icro so ft Excel 1. 2. 3. 4. Acceder al periodo Ene-10 de Aspel-CO I y posteriormente abrir Microsoft Excel para crear un Balance General utilizando las funciones de la Barra de herramientas Aspel-CO I. En la celda A1 colocar la razn social de la empresa, en la celda A2 la direccin de la empresa, en la celda A3 el RFC y en la celda A 4 el periodo de trabajo. En la celda A6 escribir "Activo Circulante". Ubicarse en la celda A7 y definir las cuentas que forman parte del Activo Circulante con las siguientes caractersticas: 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Incluir la descripcin de la cuenta, saldo final y el total de las columnas. Q ue slo sean cuentas de mayor. Dejar 2 renglones en blanco despus del total del Activo Circulante y escribir "Activo Fijo. Desplazarse una celda abajo despus del texto anterior y la realizar la misma operacin del inciso d) pero con las cuentas que forman parte del Activo Fijo. Dejar 2 renglones en blanco despus del total del Activo Fijo y escribir Activo Diferido Desplazarse una celda abajo despus del texto anterior y la realizar la misma operacin del inciso d) pero con las cuentas que forman parte del Activo Diferido. Dejar 2 renglones en blanco despus del total del Activo Fijo y escribir "Total del Activo". Colocarse una celda a la derecha del texto anterior y agregar el saldo To ta l (la suma del Activo circulante, Fijo y Diferido). En la celda D6 incluir la descripcin "Pasivo a Corto Plazo" En una celda abajo, definir las cuentas que forman parte del Pasivo a Corto Plazo incluyendo las mismas caractersticas que en las cuentas del activo. Dejar 2 renglones en blanco despus del total del Pasivo a C orto Plazo y posteriormente incluir la Descripcin Pasivo a Largo Plazo" y definir las cuentas que forman parte del Pasivo a Largo Plazo con las mismas caractersticas que en el caso anterior. Dejar 2 renglones en blanco y escribir el texto To ta l del Pasivo" Colocarse una celda a la derecha y agregar el saldo final del Pasivo {la suma del pasivo a corto y a largo plazo). Dejar 2 renglones en blanco despus del total del Pasivo y colocar la descripcin Capital" y definir las cuentas que forman parte del Capital a nivel m ayor como en los casos anteriores. Dejar 1 rengln en blanco despus de la ltima cuenta de Capital y escribir Resultado del Ejercicio". Colocarse una celda a la derecha e incluir el saldo final del rango de Utilidad Neta Dejar una celda en blanco y escribir To ta l de Capital". A la derecha del texto anterior, obtener el total de las columnas del Capital (la suma total del capital y la utilidad neta). Dejar 2 renglones en blanco despus del To ta l del Capital, capturar la descripcin "Total de Pasivo y Capital". En una celda a la derecha, realizar la suma de los totales de Pasivo y Capital. Dar un form ato apropiado a los ttulos y las cantidades. Guardar el archivo en el directorio donde se est leyendo la base de datos utilizada bajo el nombre de Bal_General_Curso.xls". Cul es el m onto del Activo que muestra?____________________________________________________________ ______________________________________
14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
26. Cul es el m onto del Pasivo que muestra?
27. Cul es el m onto del Capital que muestra?__________________________________________________________ 28. Cuadra el Balance General? Si, No, Por qu? Compara resultados con tus compaeros.
44
6 .3 .4
Seleccin de D epartam entos, Proyectos y C en tro s de Costos.
m Estos iconos, permiten seleccionar otro Departamento, Proyecto y Centro de Costos respectivamente, para los datos de las funciones, al dar un clic sobre cualquiera de estos iconos, despliega una ventana en la cual se visualizan todas las opciones existentes en Aspel-CO I, al seleccionar uno de ellos, se actualiza la informacin en las hojas y dentro del sistema Aspel-COI.
c io n d e d e p a r t a m e n t o
' m'm
1 V e n ta s 2 P e d id o s
Figura 6.3.4-1 Seleccionando un Departamento
6 .4
Im p o rtad o r de catlogos desde M icrosoft Excel
Aspel-CO I 6.0 cuenta con un asistente para la importacin de catlogos que se tengan previamente registrados en Excel. Los catlogos que se podrn importar desde este asistente son: Catlogo de Cuentas Catlogo de Cuentas departamentales Catlogo de Activos fijos Catlogo de Datos de terceros Plizas de forma unitaria o masiva
6.4.1
C at lo go de Cuentas y Cuentas departam entales
Z 7 Ruta de acceso: Utileras / Importacin de informacin / Desde Excel / Cuentas o Cuentas departamentales. Este asistente permite importar la informacin del catlogo de Cuentas y Cuentas departamentales que se tenga en un archivo de Excel, a la base de datos de Aspel-COI. La estructura del archivo para importar la informacin debe ser la siguiente: Colum na A: Clave (20 caracteres sin incluir el separador). Colum na B: Descripcin (40 caracteres). Colum na C: Departamental (1 carcter, valores S N ). Columna D: Naturaleza. 1 carcter, valores A(Acreedora) D(Deudora). Si no se captura este valor entonces la cuenta se dar de alta con naturaleza deudora. Colum na E: Contrapartida (2 0 caracteres). Colum na F: Moneda (valores 1,2,3,...,99). Columna G: Afecta Pliza de Ajuste Cambiario (1 carcter, valores S N ).
45
B |: !
M ic ro so ft F xcc l
UUo1
w m
/ * i l l ? l I Arial
Archivo Edicin Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana ? s a y Jl :fe 1
-| g | X j
<8 r A
;2 r S J2 3 *j A ; 1 C la v e =1
B
D e s c r ip c i n N ...
c
D e p a rta m e n ta l iA
E C e n t ia p a it ld a
F n . . M oneda
h
A fe cta P o l. ... AH- L a m b . 1 N
i M .itu ia le z.i
i :
2 3 4
112000 0 00 0 0 00 0 00 0 00 0 M a yo r 1120001 00 0 0 00 0 00 0 00 0 Auxiliar 11200010 D 10000000000 S u b -cue nla
oooooooooooooooooooo
000 0 00 0 00 0 0 00 0 00 0 00 0
N ................... ] A 1 ... A
A A A ]A
1 5
1 5 7 0 L is t o
1 12 0 00 1 00 2 0 00 0 00 0 00 0 Sub-cuenta 2 N 112 0 00 1 00 3 0 00 0 00 0 00 0 Sub-cuenta 3 ;N 112 0 00 1 00 4 0 00 0 00 0 00 0 S u b -c u e n ta 4 ;N 112 0 00 1 00 5 0 00 0 00 0 00 0 Sub-cuenta 5 :N
...
oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo oooooooooooooooooooo ... h .......................

iWM i
1 N 1 N 1 N 1 N N 1 N
ir
^ M i t u
Figura 6.4.1-1 Ejem plo de archivo para im portacin de Catlogo de cuentas
Para el catlogo de cuentas departamentales la informacin debe estar ordenada de la siguiente forma: Colum na A: Departamento (Num rico, valores 1,2,...,99) Colum na B: Cuenta (20 caracteres sin incluir el separador).
3 M ic ro so ft Excel - C u e n t a s .d e p t o jm p o r t a c io n .x ls
jlp ljf!
-ia jx l
m
g
.
Archivo Edicin Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana ? (> 0 d; i *
ffl j * '
fe
f-
*j
! j M
r> 5** i S B60 - = 4100-001-000 C D B ) Departamento Cuenta 2 1120-001-001 2 1120-001-002 3 1150-001-001 3 3 3 3 3 1150-001-002 1150-001-003 1150-001-004 1150-001-005 1150-001-D06
: 1 i 2 i 3 : 4 i 5 6 i 7 8 9
m
. . . . .......... ; ..........................
I 1 |
m
I :
il< i 4 ! \ H o j a 1 / Hoja2 / Hoja3 / [ s ^ [
el:
NUM
Figura 6.4 .1 -2 Ejem plo de archivo para im portacin de Catlogo de cuentas
Al m om ento de ejecutar la opcin de importacin desde el men / Importacin de informacin / Desde Excel / Cuentas o Cuentas departamentales, el sistema presentar un asistente con los pasos siguientes:
46
a) A rch ivo para im p orta ci n : Consiste en indicar la ruta donde se encuentra el archivo de Excel que contiene el catlogo de cuentas de la empresa, los dgitos por nivel y el separador de niveles.
E s t e a s i s t e n t e t e g u i a r p a s o a p a s o e n e l p r o c e s o d e im p o r t a c i n d e t u in fo r m a c i n d e s d e E x c e l
A rch ivo de Fxcel C :\A na lliaVAspel-CO ISO\Cat_ctas.xls Niveles de las cuentas ;4*3-3
Ejemplo. 4-3*3
Segaiador del nmero de cu en la | * Si tu a rchivo de importacin lie n e los nombres d e a s colum na*, a ctiva la siguiente c a sia de v e s ic a c i n I La primeia fa son encabezados
Siguiente
]|
anceter
jj
yu d a
Figura 6.4.1-3 Asistente para im portacin de cuentas-Ruta del archivo
b)
Form a to de la inform acin: Se debe verificar que la hoja de Excel tenga la estructura requerida por A spel-CO I para poder importar la informacin.
F o r m a t o d e la i n f o r m a c i n d e c u e n t a s
Verifica que tu hoja d e E xcel tenga la siguiente estiuclura Columna A Clave (Hmero de cuenta mximo 20 caracteres sin c o n la i el separador. ejemplo 100-000-001.100-000-MO-fiOOOOOOOOO) Col.irr.na B: D e;cripcin (40 c a a c tc io s | Columna C: Departamental |1 carcter, valores S N) CoJ.im taD: Ntufdlsz. 1 carcter, valore? A (A crc=dora| 6 D |O e -jd o ial C ojrnna E ConUapailtda (20 caiacteie?) C cfjm na F. M oneda (valores 1 . 2 . 3 ...S 9 | : CcJurnna G: A Jecta P e A|t. Cemb. |1 carotet. valores S N )
Figura 6.4 .1 -4 Asistente para im portacin de cuentas-Form ato de la inform acin
47
c)
Vista p relim inar: Muestra una vista previa del cmo quedar conformado el catlogo de cuentas de acuerdo a la estructura requerida por A spel-CO I y el contenido de la hoja de Excel.
V is ta pre lim ina r de la im p o rta ci n del catlo go de cuen ta s
i C u e n ta
D e s c rip c i n O e p . ' N N
N a tu C o n tra ; M a n e d ; A fe c t a p o li
1120001 O; A u x i. i 112000101 S ub c u e n tfil

i
0 0 Q Q Q 0 0 :1 0 0 0 0 0 0 0 -1
oooooo'i
11200010); S u b c u e n ta 2 j N 112000101 S ub-cuenta 4 N
l1 12 010ijS ub-cuenta3 jN 11200010 i: S u b c u c n la 5 : N
'iOtoWQaj r 0 0 0 0 0 0 01
:oooadob|i
Afllejiar
[|
Siguiente j[
ancetei
jj
vyuda
Figura 6.4 .1 -5 Asistente para im portacin de cuentas-Vista prelim inar
d)
Realizando la im p o rta ci n : En esta ventana se observa el avance en el proceso de importacin del catlogo de Cuentas.
Figura 6 .4 .1 -6 Asistente para im portacin de cuentas-Realizando Im portacin
48
^ t A s p l f is & -
e) Resultado del proceso: Por ltimo, se muestra el resultado del proceso, indicando el nm ero de registros agregados, en caso de encontrar errores lo indicar.
Pasa5 d e5
i................................................................ .... ...................................
Figura 6 .4 .1 -7 Asistente para im portacin de cuentas-Finalizando Im portacin
6.4.2
A ctivo s fijos y D atos de Terceros
lZz> Ruta de acceso: Utileras / Importacin de informacin / Desde Excel / Activos fijos o Datos de Terceros. Este asistente permite importar la informacin del catlogo de Activos fijos y Datos de Terceros que se tenga en un archivo de Excel, a la base de datos de Aspel-CO I. Los pasos del asistente para ambos catlogos, activos fijos y datos de Terceros., son similares y se describen a continuacin: a) Bienvenida: En esta ventana se da una breve introduccin a lo que es el proceso de importacin de Activos, adems de indicar algunas sugerencias antes de realizar el proceso.
L :. ;s-. '-/ * 1 :>.1t:s: :. U"
v * v - jii
'
, "
B ie nve nido A rch ivo d e im p o rta c i n A s o c ia c i n d la in fo rm a c i n V is la p re lim in a r F in a liz a r
>; W
Ccn este osisienle puedes. . i^ p o ; ^ |a informa::*! de los catbgos de la base ds dao: del sistema. -Asociar Id m lwiicin en tu aich'rvo de importacin tot cantos en la base de dalos d d sistema. Cieai nuevos resistios o actualiza' los ya existentes Paia mayoi infamacin aceica de la coniguiaccn rfef a id w o de im portaren Paz clic en el betn de 'AiMda". Anles de importe. -.guale de lespaldat la bacc de daloo del sislema Paia ccniinuar, haz clic en el boln "Siguerile".
P o o 1 ds 5 Consiita 1 de 1 Actwos l ...................................... | S*JU*rtilc | | Cnoli J| Aud |
Figura 6.4.2-1 Asistente para im portacin de Datos de terceros-Bienvenida
49
b) A rc h iv o de im p o rta cin : En esta ventana se debe indicar: o El Tip o de archivo que se va a importar, que para caso esLibro de Excel, la ruta donde se encuentra el archivo .xls para la importacin, o Si se va a agregar o actualizar la informacin existente. o Indicar el tipo de asociacin de los campos, la cual puede ser Autom tica, con la que se asociarn los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo orden o Manual, donde la asociacin de los campos con las columnas sern definidas por el usuario, ya que, a diferencia de la importacin de Cuentas, en este proceso el L A Y O U T lo define el usuario, o Si en el archivo de Excel, la primer fila corresponde a encabezados, se deber habilitar la ltima opcin.
:P 0 X tx U i da T rnpo riA ptfn
fm
Bienvenido Archivo de im portacin A soc ia ci n de la inform acin V ista prelim inar Finalizar
Ingresa la lu la y nombre de tu archivo ds im p o rla cm o haz clic en el boln "? " para localizar el archivo en tu disco duro Archivo i CrVAna lifa\Aspel-COlSO\CaLctes.xls Para actualizar la ir/ormncin aslenley crear nuevos registios. activa las dos casitas de verificacin E l Afliegai informacin LZj6 clua2ar informacin Tipc de archivo {* ) Libro do ExcbI
t n & a b iO yU ik < lC S C c tC - ,
i-iM p ttiU lM i.
Selecciona el tipo de asociacin Si eliges ascciancn automatice, se asociai los campos con las columnas recuperadas en el mismo ade n, es decir, la primeia columna ccn el primer compo, la segunda columna con el segundo campo y as sucesivamente. A ' . o c s c t e la jvo riiscion ................................................................................................................................... : &>-Ayicnlca Paso 2 de 5 Consulla 1 de 1 Activos
OM a n u a l
Si la primera Urea de tu archivo de importacin tiene los nombres de las columnas, activa la siguiente casila de veiilicadcai p | La piirnera fila sot n D rrfcrcs de campo j^sTguente | j Cancelar
S i
2 5 * '
A ^ u d a
Figura 6 A .2 -2 Asistente para im portacin de Datos de tereeros-Archivo de im portacin
c) Asociacin de la in fo rm a ci n : Si se selecciono "Asociacin m anual, en este paso se deber asociar cada valor contenido en el archivo de importacin a un campo de la base de datos del sistema. Esto se hace arrastrando un valor del lado izquierdo de la ventana hacia el campo destino que le corresponde del lado derecho de la ventana. Si se seleccion la Asociacin automtica", los datos en esta ventana ya se mostrarn relacionados con los campos en el orden que se encuentren en el archivo .xls.
50
B ie n ve n id o A rc h iv o de im p o rta c i n A s o c ia c i n de la in fo rm a ci n V is la p re lim in a r F in a liz a r Selecciona un campo destino paia coda columna en lu archivo de importacin. Paro hacer esto arraslia un valor cel archivo de importacin y sultala en el campo destho q je le corietponde. Si no quierg; ruc te ! una columna ha? ele d ete cto sbic el campo asociado a disha columna y haz clic en b epetn "Dei-atociar" Columna ACTIVO TIPO O ACTIVO DESCRIPCION LOCALIZACION MONTO ORIGINAL V bt del archivo CHRAM150-2006 EQUIPO DE FiA N S P.. CAMIONETA RAM 15... SUCURSAL NTE. 180000 : Campo i% j I% !% |% Activo Tipo de aclvo Descripcin Locafcacion Montooiiginal Monto original me % Fecha de ddquis. Mximo deducible Valor iin mercado Depreciacin ac... Vida lil Mtodo de d e p i.. Valor asociado CHRAM1S0-20G EQUIPO DE 7RANSP0R.. CAMI0 N E TA RAM 15GVA SUCURSAL NTE. I 8OOCO 15/01/2009 '
Paso 3 de 5 Consulla 1 do 1 Activos A rtie ibi Siguiente j | Cancelar ]j Ayuda
Figura 6 .4 .2 -3 Asistente para im portacin de Activos con asociacin autom tica
d) Vista prelim inar: En esta ventana se muestra una vista previa de cm o quedar la informacin una vez importada, en caso de identificar que un campo esta en una columna que no le corresponde, se podr regresar a hacer la correccin. Aqu tambin se observa el nm ero de registros a actualizar, a agregar, registros con error y el nm ero total de entradas que se realizaron.
.......
i* '. * y x 'it r r itt a :
:::;sih bh
B ie nve nido A rc h iv o de in ip o ita c i n A s o c ia c i n de la in fo rm a c i n # / V is la p re lim in a r F in a liz a r
Si la vista pieiiinar muestia e ria da ; con errores, ceri-a este asistente y ro p ao ol archivo de irrpoitacin antes de proceder. Para obtenei may delale de la ; entradas con eric haz doble e le lo b ie alguna entrada con eiroi P a a urcoitar esta informacin a la base de d alo i del ststema. haz e tc en el to n "Siyuiente" Vista picfimnar del archiva CAAna Ifia W pel-C O I60\ACT IVOS.Îs
T ip o < 1 L o c a liz a c i n Monto;
itS
. 7 . & y .v s / y .
Repcrte Paso 4 de 5 Consulla 1 de 1 Activos 1/ Retenos a actualizar 0 & Entrada: con error: I Anterioi |-fRegistros a agregar 0 Total de entrada:: [| SiQuefe | 1 Cancelar H Ayuda j
Figura 6 .4 .2 -4 Vista prelim inar de Activos
51
e)
Finalizan Indica que el proceso de importacin ha concluido, bastar con dar clic en el botn
,1
para salir del asistente.

T ' " " ---- T - ------------------ -------T * M n t ; i ,l m < ? .? .? . B ie n ve n id o A rc h iv o de im p o rta c i n A s o c ia c i n de la in fo rm a ci n V is ta p re lim in a r fy F in a liz a r : ti. .-JJ, \ fei \ T i ^3 C I *J CC-r.p!-: 3 Has complelado el asistente de mpatocia Revisa el archivo de tcora ms lecierte para obtener infamacin aceica de cualquier eiror ce imporlecKjn. El aichivo de bitcora de la importacin esl localizado en subcorpeta "importaciones" localizada en d d rc d o r de instalacin del sistema Para cerrar esle asistente, haz cSc en el botn "Finifef'*. : ' v '*
Paso 5 do 5 Consult 1 de 1 Activos A>v a s | Fricilzai || .h : A iu da |
Figura 6.4 .2 -5 Finalizacin del asistente
6.4.3 a)
Im po rtaci n de plizas Im p ortaci n unitaria
l & Ruta de acceso: Desde el alta de una pliza / Carga pliza modelo (F IO ) o desde el icono La importacin unitaria de plizas se realiza estando en el alta de una pliza / Agregar pliza m odelo y en tipo de archivo, seleccionar *.xls. Este archivo debe cum plir con la estructura necesaria para poder ser ledo por el sistema.
52
I -j retuvo Ertcin yer { w t u r Earri to êtrainfefias Znffi'i Verana J

; D t
- . jS j X j
& k V
7;
=i
S&
>
: |
kil (? ) :.
10
* H :
4 - A
a s ir'
D28
r r T ;2'-
'" .
b ' r ........""c
'"i........... ...........r "... e ......... ?......... :

> I i I t I I ' i ' I 1 I I I 1 5379 1 6957 2500.5 3580 3330 I 2580 300 -loo
3 |0 r SUELDOS Y SALARIOS '! J5; 4J 6OCG-OI-CI SUELDOS Y SALARIOS ; ' 5 '; 60CO-ODI-CO1 SUELDOS Y SALARIOS : '6 : 60C0 031 COI SUELDOS Y SALARIOS ' i 7 j 60OO3I-GOI SUELDOS Y SALARIOS : ( 6 [ eOCO-ODl-fjOl SUELDOS Y SALARIOS 9 i 60CO OI-CO1 SUELDOS Y SALARIOS i 10 GODKD5-COO ' SUELDOS Y SALARIOS : ir .: oo-'Dd-cc ' s u e l d o s y s a l a r io s i 2 : 2150 0DI-C3 SUELDOS Y ALARIOS 3 ! 2150 032-005 SUELDOS Y SALARIOS . 14! 2150-032-C01 SUELDOS Y SALARIOS i 151 215D032-C02 SUELDOS Y SALARIOS I 18 i 1220 035-OCO SUELDOS Y SALARIOS 17: 2 13 1-031 000 ' SUELDOS Y SALARIOS [1 3 ] M [ 4 :jM \H p i|a l^ H O I2 2 / m i / M L/St
' 3753 95 125I .2B: 2252.31 5C0.51 1267 ,W I6C0.75- V : Z ''W & >.l!..... I................. tj M ...........f " "
Figura 6.4 .3 -2 Estructura de una pliza m odelo en Excel
At seleccionar el archivo xls, se mostrar en la ventana de captura de pliza los asientos que conforman el registro contable.
rr-\ ; 5 1
cZ u J-PO
rr> N I b
J j Di .......... f
r-rs h ;
N -qeio
!..p iv \ - : m L .:::x
i- >
i' \
i S Fecha 15/12/2003 ........ M ...1 3 1
1 3 1 1 3
Concepto ; SUELO OS Y SALARIOS

No.Cucnln
6c o o '.ro i 005-031-01 KliO -lttl-LO I 60W WUXJ1 EO-COl-fcOI COCO COI-COI E0C0C050C0 6030 C0-10G0 9951-028-017 lio de pailita: Ilc<r1jc Mor>-<Ja
W
D rp to C c n ln i P ropccl C o nc epto d e l m ovim iento <F2> 0 0 0: SUELDOS Y SALARIOS 0 00 i" ' 0 0 0 0
I.Cr&bio
tV W {!. CO: t i . C0;
Uee 5.37S.10 16.897.00; 32.50J.5&: JiSfO.OO; *3.369.10$2.S003; tJCOtMj

m q o iw :
H oct ^ 10 W JOCO:
;
O; SUELDOS V SALARIOS 0 SU1LDS Y SALARIOS 0 ;SUELDOS Y SALARIOS O iS U tlD O S Y SA1ABI05 0; SUELDOS Y SALAR IOS OiSUELDCS Y SALARIOS O SUELDOS V SALAfiipS .
10 a i
JOCO
0
00
11.coi
1 1 .00 :
i i 00; 3100: 11.00;
10 0 0 .
5000 3000 SO 00 2 5 .0 2 5 .7 0 j
..oi . ,0
-
25 .025.70
H T .
|
Figura 6.4.3-3 Pliza capturada desde un archivo xls
b)
Im portacin masiva
f ~ l Ruta de acceso: Men Procesos / Integracin de plizas. La importacin masiva de plizas se realiza ingresando al men Procesos / Integracin de plizas. En la ventana que despliega, se debe seleccionar la opcin de 'Im portar desde una hoja de Excel e indicar la ruta donde se encuentra el archivo xls que contiene las plizas a integrar.
Notas del asistente;
53
Se debe seleccionar la opcin de Im portar desde una hoia de Excel
f E m p re s a 0
E je rc ic io
Im portar d e s d e u n a h o ja d e E x c e l
Indicar la ruta del archivo .xls que contiene las plizas a integrar con la estructura correspondiente
Vjaadi*:!.,
Final
jfffi
0
i '!pi'.i-i'rt
Crear bitcota de proceso
I i'O ear lipo de' piSfei
integrar
jj
Cancelar
A yuda""
Figura 6 A .3 -4 Im portacin de Plizas-Masiva
2 M n ra ii !a ] Archivo Edioco Ver insertar Emato rrram -.tas Dôs VeQtrta ?

ID
r.
t i
<& 0
S4" r -1 0
'f'- - M j
<5^
- v
i ............. - ........... A D # r ................c ... ......... B ;..........6 .......................e .................................... i 1 2 3 Or G astos por comprobar 15 14 ' G coo ce soo o 0 G astos ppr comprobar 1 20000 1120001-001 2 G astos por comprobar t f ....... 2 0 3 0 0 ........ i : ...................... 6 FIN PARTIDAS .......................... .......... ! V onta do Contado F-32 22 1 7 9 1120-001-001 2 V enta d& Conlado F-321 i 8 1 50112 9 4100-001-000 2 V enta ds Contado F-321 1 43200 217-001-C04 10 2 V onta de Conlado F-321 T 6912 FIN_PARTIDAS i H V enia de Contado F-32J 18 12 lg i 13 1120-031-001 2 Ve ni 0 do Conlado F-32 1 29328 y 4100 oi-OCO 2 V enia de Cornado F-32 l 258CO 15 217001-004 V enia de Conlsdo F-32 4128 1 16 R E P A R T ID A S ? Dr Traspaso .....................2 .1190-002-000 18 0 Traspaso 1 72100: 19 11 0-001 -000 0 Traspaso 1 72100 20 FIN_PARTIDAS 21 19 V enta de Contado F-32{ 22 22 1120 001-001 2 Venta de Contado F-32 1 50112 2 3 4100-001-000 2 Venia de Conlado F-32i 43200 1 i 24 2170-001-004 2 V enta de Contado F-32* 6912 1 i 25 FIN PARTIDAS Traspaso 1 2 6 Or ............... J ___________________ 2 ;................... 0 Traspaso 27 1I90-CO2-GCO u t 1190 COI 000 : ............... P ;T tt s p q .................... ......... J j _ _ ..................i =28 29 FIN PARTIDAS i? . 1 14 < n \ H o j a l / Hoja2 / Ho}a3 / ..... Listo 1 i......... f " ~ " " ...... 1
Figura 6.4 .3 -5 Estructura del archivo para integracin de plizas desde Excel
54
H Prctica 6: Im po rtando inform acin de M icrosoft Excel a) Abrir una hoja nueva en Microsoft Excer b) Ingresar la siguiente informacin:
A 1 1 2 3
4
I i
i I
D 31
i r
i ;
G '
_____
E cj i 6000-001-001 1120-003-000 $000-001*002 11120-003 aoo FIN P A R T ID A S
Pacjc de Nm ina:
2 Pago de Nmina 3 Pago de Nmina 0 Pago de Nmina 3 Pego de Nm ina : ....................................... :

........................................ :
1 00 : 1.00 ro o ; 1 00
20000 20000 500 500 .................................t ..................................
5 6
7
8 S
*........ ...................| ..........................
Figura 6 .4 .3 -6 Informacin de la pliza m odelo en la hoja de clculo
c) d) e) f) g)
Guardar el archivo bajo el nombre de: Pliza nmina.xls Ingresar al catlogo de plizas. Dar de alta una pliza, indicando com o pliza modelo el archivo generado anteriormente. Verificar que la informacin se muestre com o se captur en la hoja de clculo. Guardar la pliza.
55
^ jA s p ll^ ^
56
7.
7.1 !& Definicin
H O J A S FISCALES Y FIN A N C IE R A S
Ruta de acceso: Reportes / Adm inistrador de hojas de clculo
El sistema cuenta con hojas fiscales y financieras predefinidas las cuales fueron creadas tom ando com o base el catlogo de cuentas ESTAND AR del sistema, por lo que si se utiliza un catlogo diferente, dichas hojas se debern adecuar al catlogo de cuentas que maneje la empresa. Las hojas de clculo se dividen en dos grupos: Fiscales Financieras
A d m in is tr a d o r d s h c is s ce c a lc u lo ; r " '< . ' j' * i f f a
, % ii LiJ \ Q M
N o m b re d e la h o ja A ic h iv o B c ra lx -i Edore xls Cliyaprnet-xls Razones xls PO SM ON.xls Ecolinex-ids D epact.xls blO.xIS
T ip o Financiera:; Financieras Financieras Financieras Financieras Financelas Financiera? Fiscatee Fiscales Fiscales
^ ^ H a m ^ B d a n c e g e n e ra l
.......
Estado de resultados A plicacin d e recursos i R azones financieras ; P osicin monetaria jE dos. Fin rrwneda extranjera D e piecie cicn actualizada ; Reexpresin de s a ldo ;
. Determ inacin del p aoo c< o vi;ioi*: ietu P V I.tfs j Determ inacin del p ago anual lE Tj ietu A N U A L xls iD e te m w a c i n del p ago provw iow i ISR PROVI.xlc
...........
Figura 7.1-1 Adm inistrador de hojas de clculo.
Con el icono 1^ se podrn dar de alta hojas fiscales o financieras adecuadas a las necesidades de la empresa, dicha hoja de clculo podr ser agregada dentro del Adm inistrador de hojas de clculo y as acceder fcilmente a ella. Al dar un clic en este icono, aparece la siguiente ventana:
A g r e g a r h o je s d e c l c u l o
lip o
j O tra s
Nombre Reporte de Gastos

A rc h iv o i C: \U s e rs \R I D vD o c u m e n ts \c o t. 1$
ce p t r
1|
Cancelai
||
A yuda
Figura 7 .1-2 Alta/M odificacin de una hoja de clculo.
En esta ventana se deber indicar el Tip o de la hoja de clculo, el nombre y la ruta donde se localizar el archivo.
57
<sAspe1l^
7.2 Hojas de clculo financieras
Este tipo de hojas de clculo presentan la informacin financiera de una empresa en forma de estados financieros, entendiendo com o un estado financiero al docum ento contable que indica la situacin de la empresa a una fecha o perodo determinado adems de m ostrar la forma en cmo las empresas han conjugado los factores de produccin, naturaleza, capital, trabajo y organizacin. Esa es la razn donde estas hojas de clculo se convierten en herramientas imprescindibles para la contabilidad de una empresa. La emisin de los estados financieros es una de las actividades ms importantes para la empresa, pues en base a ellos se lleva a cabo la revisin de estados financieros emitiendo dictmenes de la informacin, as como tambin el anlisis e interpretacin de los mismos. Todo esto es de gran utilidad para evaluar el futuro de (a empresa y to m ar decisiones en beneficio de la misma.
7.3
Hojas de clculo fiscales
Aspel-CO I brinda a los contribuyentes las herramientas necesarias para el cum plim iento de sus obligaciones fiscales, ya que cuenta con hojas de clculo denominadas fiscales, las cuales generan la informacin necesaria para poder em itir los reportes correspondientes.
H Prctica 7: Diseo de un catlogo de cuentas a p a rtir de M atrices a) En Excel abrir una hoja de clculo nueva. b) En la celda A1 escribir el texto: Cuentas de Activo y Pasivo. c) Escribir en las celdas indicadas los textos que se describen: A3: Cuenta. d) B3: Descripcin. C3: Saldo. Escribir en la celda A 4 la frmula siguiente: = C O IW IN | M A T R IZ !,@ c ta [1 0 0 0 ..2 2 9 9 ,U ,N lFl# 1 ]' e) Seleccionar las celdas A 4 a C39. f) O p rim ir la tecla de funcin F2, con lo que debe aparecer en modo de edicin la celda que contiene la frmula. g) h) i) O p rim ir simultneamente las teclas l J + i? Shllll + E n le 'l Con ello deben aparecer en la hoja los datos de Aspel-CO I Guardar el archivo en el directorio CursoC2 bajo el nombre de "Cuentas.xls". Qu informacin muestra el archivo?. Compara los datos con tus compaeros..______________ _
v Recordar que mediante la opcin Edicin / Vnculos se actualizan los vnculos en la Hoja de clculo para m antener actualizada la informacin.
58
8.
8.1
R A Z O N E S F IN A N C IE R A S
Interpretacin de razones financieras
Para la tom a de decisiones de las empresas se necesita contar con ciertas herramientas analticas que ayuden en el proceso, la ms til de ellas es la aplicacin de las razones financieras. El propsito de una empresa no es slo el control interno, sino tambin un m ejor anlisis de lo que buscan los ofertantes de capital en las condiciones financieras y desenvolvimiento de la misma. Dicho anlisis vara de acuerdo a los intereses especficos de la parte que se trate, por ejemplo, los acreedores comerciales estn primordialmente concentrados en la liquidez de la empresa, sus derechos son a corto plazo y la capacidad de la empresa para pagar estos derechos se juzga mejor mediante un anlisis profundo de su liquidez. Por otra parte, los derechos de los tenedores de los bonos son a largo plazo y, en consecuencia, les interesa ms la capacidad del flujo de efectivo de la empresa para cubrir su deuda a largo plazo, la cual se puede evaluar analizando la estructura de capital de la empresa, las principales fuentes y usos de fondos, su rentabilidad en el transcurso del tiem po y las proyecciones de rentabilidad futura. Por lo anterior, se deduce que para evaluar la condicin financiera y el desempeo de una empresa, se necesitan ciertos patrones, como lo es una razn o ndice que relaciona dos piezas de informacin financiera entre s. El anlisis e interpretacin de dichas razones deben proporcionar una m ejor comprensin de la situacin financiera y el desempeo de la empresa.
8.2
Anlisis de tendencias
El anlisis de las razones financieras representa dos tipos de comparaciones. La primera es la que permite comparar una razn actual con razones pasadas u otras que se esperan para el futuro de la empresa, en este caso la razn del circulante para fines del ao actual se podra comparar con la razn de circulante a fines del ao anterior. Al presentar las razones financieras de un periodo de aos en una hoja de trabajo, es posible determ inar si ha habido una mejora o un deterioro en la situacin financiera y desempeo de la empresa con el transcurso del tiempo. La segunda permite comparar las razones de una empresa con las razones de empresas similares o con los promedios de una industria en el mismo periodo de tiem po, proporcionando una visin interna de la situacin financiera y del desempeo relativo de la empresa. Slo al comparar las razones financieras de una empresa con las de otras empresas similares se puede hacer un juicio realista. Las comparaciones con la industria tienen que hacerse con cautela, ya que la situacin financiera y el desempeo de la totalidad de la industria pueden no ser satisfactorios y el que una empresa se encuentre por encima del promedio no sea suficiente. Para algunas empresas, la informacin financiera puede ser m uy aproximada a la realidad econmica, para otras es necesario ir mas all de las cantidades declaradas con el fin de canalizar en forma apropiada su situacin financiera y desempeo.
59
8.3
Tip o s de Razones
Las razones financieras se pueden agrupar en algunos tipos: Razones de liquidez. Razones de deuda. Razones de cobertura. Razones de rentabilidad.
Es im portante mencionar que ninguna Razn proporciona informacin suficiente para poder juzgar la condicin financiera y el desempeo de la empresa, slo cuando se analizan grupos de razones se est en posibilidad de form ular juicios razonables. Las tendencias fundamentales se deben evaluar slo mediante la comparacin de las cantidades brutas y las razones en el mismo m om ento del ao, es decir, no debemos comparar un balance general al 31 de diciembre con uno al 31 de m ayo, pero s compararamos un balance general del 31 de diciembre con otro del mismo mes. Aunque el nm ero de razones financieras que se podran calcular aumenta en forma geomtrica con la cantidad de informacin financiera, las razones necesarias para evaluar la situacin financiera y el desarrollo de una empresa son relativamente pocas. Calcular razones no necesarias aumenta la complejidad y la confusin del problema. A continuacin se explicar de forma breve cada una de las razones financieras mencionadas anteriormente con la finalidad de tener una idea de su utilidad, sin embargo, no es el objeto de estudio de este curso. a) Razones de liquidez: Las razones de liquidez se utilizan para juzgar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Se puede obtener de ellas informacin sobre la solvencia actual de la empresa y su capacidad de permanecer solvente en caso de que se presentaran adversidades. Fundam entalm ente sirven para comparar las obligaciones a corto plazo contra los recursos a corto plazo con los que se cuenta para cum plir estas obligaciones. b) Razones de deudas: Las Razones de deudas sealan las proporciones relativas de capital que hacen los acreedores y los dueos la aportacin al
c)
Razones de cobertura: Las razones de cobertura han sido diseadas para relacionar los cargos financieros de una empresa con su capacidad para cum plir con ellos. Razones de rentabilidad: Las razones de rentabilidad son de dos tipos: aquellas que muestran la rentabilidad en relacin a las ventas y aquellas que muestran la rentabilidad en relacin con la inversin. En conjunto, sealan la eficiencia de operacin de la empresa.
d)
Para el manejo de las Razones Financieras en Aspel-CO I, se cuenta con una hoja de clculo denominada Razones.xls, la cual tom a la informacin y realiza los clculos de las cuentas estipuladas en los rubros. Es im portante m encionar que tom a la informacin almacenada en el sistema y realiza los clculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuacin se mencionan:
60
Descripcin } Razn Circulante: A ctivo Circ./Pasivo Circ. | Prueba del cido: (ActCirc.-lnvent.)/Pas. Circ. j Apalancamiento: Pasivo Total/Capital i Rotacin C XC: Ventas / Cuentas p o r Cobrar i Rotacin Inventario: Costo Ventas mes / Inventaro j Rotacin Activos Totales: Ventas / A ctivos Totales 1 Rotacin Activos Fijos: Ventas/ A ctivos Fijos Rentabilidad / Capital: U tilida d N eta / Capital ) Rentabilidad / Activos: U tilida d N eta/Activos Totales Rentabilidad / Ventas: U tilida d Neta / Ventas ; Margen N eto
j Rubros que utiliza 1y 3 1-3 y 13 5 y 23 6 y 12 7 y 13 6y22 2y 6 i 5 y 24 22 y 24 6 y 24 6 y 15
Al m om ento de activar esta hoja de clculo, el sistema solicitar permiso al usuario para actualizar los valores, a lo que se deber responder afirmativamente:
M icro soft E xce lilf!
Este libro contiene vnculos a otros orgenes de dlos. * Si sctuaba los vsnuios, Excel inte n ta r recuperar los ltim os datos.
flk
Si n o los a c t u a b a , E x c e ) utiliza r la in fo rm a ci n a n te rio r.
~=nga en cuenta que los vnculos d e datos pueden utilizarse par obtener' qccz so a inform acin confidencia!, c o m p a rs a sin su petnviso y posiblemente reaazar otras acciones m anteKionsdas. No actualice los vnculos si no confe en el origen de este tmo.
A ciua ?a r N o a c tu a liza r
A y ^ ia
Figura 8.3-1 Advertencia de seguridad de M icrosoft Excel para actualizar vnculos
La informacin que proporciona la hoja de clculo, es la siguiente:
( M icro s o ft Excel - 'R zosa#?!
'Z -.- Chwo;
dcin
Ve
Insertar 'Frm alo

./ i
Herramientas
' atos
Yergana
Adobe PDF
;i: 'AMUtMM'A A ria l 13 if ^ j.
1i.* -tu a ,1 -...

s ao
.A Ifi i,;ii
f
A 1
Jl;
g -4 ! 3
RAZONES FINANCIERAS
A ! 31 d e E n e ro de 2010
T l 5
Razn Circulante Prueba del cido
15 30 veces 15.76 veces 0.07 veces 0.43 yces
A cf/V oC r^7/Pasivopife.
(Act. Circ. -!?<ver<i )/P aa Circ. P asivo Tolgr/C apite Venas / C uentes p o r O r /a r
fcJL
ii
2:
l g..
Apalsnc-smienio Pas/Cap; Rotacin CXC
a "j
|M
I
< m \ RAZONES /
" }
* JM
! Listo
Figura 8 .3 -2 Ejem plo de Razones Financieras
61
Razn
1 i
T P de razn
Veces / Proporcin
Resultado El valor ndica que cuanto ms alta sea la Razn, m ayor ser la capacidad de la empresa para pagar sus cuentas, sin embargo, la Razn tiene que ser considerada com o una medida aproximada de liquidez, debido a que no tom a en cuenta la liquidez de los componentes individuales de los activos circulantes. Una empresa que tenga activos circulantes compuestos principalmente de efectivo y cuentas por cobrar a corto plazo, generalmente tiene m ayor liquidez que una empresa cuyos activos circulantes consisten principalmente en inventarios. Esta Razn es similar a la Razn de circulante, excepto que elimina los inventarios. La Razn se concentra en el efectivo, los valores negociables y las cuentas por cobrar en relacin con los pasivos circulantes, de esta manera proporcionan una medida ms penetrante de la liquidez. Las razones de apalancamiento solvencia se utilizan para analizar la estructura financiera de la empresa y su capacidad de cum plir con compromisos a largo plazo. Para el anlisis de las cuentas por cobrar se considera las ventas anuales a crdito entre las cuentas por cobrar. La razn del periodo promedio de cobranza o la razn de rotacin de las cuentas por cobrar indican la lentitud de estas cuentas. Esta Razn indica la rapidez con que ios inventarios se convierten en cuentas por cobrar mediante las ventas. El costo de la mercanca vendida utilizada en el num erador es para el perodo que se est analizando y el denom inador es el promedio del inventario inicial y final del perodo. Se relacionan los activos totales con las ventas totales para obtener la razn de rotacin. Esta razn indica la eficiencia relativa con la que la empresa utiliza sus recursos con el fin de obtener produccin. Cuando la rotacin de activos de la empresa se multiplica por el margen de utilidad neta, se obtiene la Razn del rendimiento sobre activos, o capacidad de utilidades sobre los activos totales.
: Razn Circulante
Liquidez
Veces
Prueba del cido
Liquidez
Veces
Apalancamiento (Pas/Cap)
Deudas
Veces
Rotacin CXC
Liquidez
Veces
Rotacin Inventario
Liquidez
veces
Rotacin Activos Totales
Rentabilidad
veces
62
Razn
t ip o de razn
Veces / Proporcin
Resultado Esta razn indica la eficiencia relativa con la cual la compaa utiliza sus recursos a fin de generar la produccin. La razn de rotacin es una funcin de la eficiencia con que se manejan los diversos componentes de los activos: las cuentas por cobrar segn lo muestra el periodo promedio de cobranzas, inventarios como los sealan la razn de rotacin de inventarios y los activos fijos com o lo indica el flujo de la produccin a travs de la planta o la razn de ventas a activos fijos netos. Las razones de rendimiento rentabilidad e utilizan para medir la capacidad de la empresa para generar utilidades con base en los recursos invertidos. Tasa de rendimiento sobre el capital en acciones comunes: Indica la capacidad de obtener utilidades sobre la inversin en libros de los accionistas y se utiliza con frecuencia al comparar dos o ms empresas de una industria.
Rotacin Activos Fijos
Rentabilidad
Veces
i j
Rentabilidad / Capital
Rentabilidad
Proporcin
i i j 1
;
Rentabilidad / Activos j
Rentabilidad
Proporcin
Rentabilidad Ventas
Rentabilidad
Proporcin
Margen de utilidad neta: Indica la | eficiencia relativa de la empresa despus ! de to m ar en cuenta todos los gastos y el 1 impuesto sobre la renta, pero no los i cargos extraordinarios. Esta razn por s sola no refleja la ; rentabilidad del negocio, slo determina el j porcentaje que queda en cada venta ; despus de deducir todos los gastos | incluyendo los impuestos. Cuanto ms grande sea el margen neto de la empresa tanto mejor.
Margen Neto
Rentabilidad
Proporcin
H Prctica 8: Em isin de Hoja de clculo de Razones Financieras.
a) b)
Ingresar al mes de Enero de 2010 Desde el men Reportes / Adm inistrador de hojas de clculo / Razones Financieras, genera la hoja de clculo "Razones financieras". El archivo Razones.xls se encuentra en la ruta C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C Q I6.00 \ Datosl
63
c)
Indica los valores que muestra cada una de las razones financieras: Razn circulante Prueba del cido Apalancamiento Rotacin CxC Rotacin Inventario Rotacin Activos Totales 1 Rotacin Activos Fijos Rentabilidad / Capital Rentabilidad / Activos Rentabilidad / Ventas Margen N eto j veces j veces ! veces veces j veces ! veces j veces ! proporcin I ] proporcin i j proporcin { proporcin j
64
9.
9.1
EMISIN DE REPORTES DIOT/IETU
Reporte de operaciones con terceros
CD Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Operaciones con terceros / Operaciones con terceros.
Una vez registradas las plizas correspondientes a operaciones con terceros se puede generar este reporte, para ello, se debe ingresar al men Fiscales / Reportes / Operaciones con terceros / Operaciones con terceros, enviando una ventana en la que se debe especificar la siguiente informacin:
sp o r t # rir 0 |JC ricio t $ r o n t c r r c r o i
iilf ll
Por el rango de fechas de las operaciones.
i H
l s
Facha c w i 01/1^2807
Por el RFC de proveedores.

s/wj/r/ss///w/s/A
> Qeifo JipodeQ iG V & d zi O C W ^P fo ve e d o iN adena! ;P ? s r -c iii| !5 o CJ 1 c ifo b d l

i<; IVA
Ji^ta
T i p o d e o p e r a c i n : i 1 dox
S V//
Indicar la tasa de IVA
Por el tipo de operacin que se realiza con el | Proveedor.
C je n e rd rd : 1
V15 G W \4f W M k W M W M -
o c i :
KmMMM /y/y//////.//,//////////'////. ///. Z./M/.V/AZ
%'J) D zia&ito
0'PBMtoSAT
Con esta opcin se genera el archivo de tex to con el form ato correcto para el envo al SAT.
///.'////////////y///////////,-./ti-
ceftiat
jl
Cortejar
j;
Figura 9.1-1 Reporte de Operaciones con terceros
Sus campos: O pciones Fecha de causacin. Proveedores T ip o de Proveedor T ip o de operacin Tasa de IV A Indicar el rango de fechas de causacin de IVA de las operaciones con terceros. Indicar, a travs del RFC o ID fiscal, el rango de proveedores a incluir en el reporte. Marcar las casillas de acuerdo al tipo de proveedor que se requiera incluir en el reporte. Marcar las casillas de acuerdo al tipo de operacin que se desea incluir en el reporte. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 1 6 % , 1 5 % ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ambas.
65
Aspel
ZiMro da fCtyatitecin
T ip o de reporte
Seleccionar el tipo de reporte con el que quiere que se muestre la informacin requerida. C on ce n trad o : El reporte muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tip o de proveedor. Al generar el reporte se desplegar una ventana con la informacin requerida y desde ah se puede generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al form ato solicitado por el SAT. D etallado: Mostrar la informacin de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros. Form ato S A T: Muestra la misma informacin que el reporte concentrado con la diferencia de que ste es el archivo txt que tiene el form ato requerido para el envo a Internet al SAT. A l seleccionarlo se deber indicar la ruta donde se guardar el archivo. Por omisin, el sistema sugiere la ruta con el nombre del archivo a generar, por ejemplo: SAT011204.txt, donde se indica que este archivo es el archivo Batch para enviar al S A T y se gener el 1 de diciembre del 2004; pero se puede modificar el nombre
Al aceptar la ventana, se presenta la bitcora sugerida por el sistema (Figura 10.1-2) con (a informacin de los pagos en el orden solicitado para la Declaracin. m Con el icono ! se puede exportar la bitcora a un archivo de Excel para su manipulacin, tambin se
puede generar el archivo para la carga batch a travs del icono1
Exportacin a M icrosoft Excel y posibilidad de generacin del archivo para la carga batch.
PtlVIl 1 0
C U H E E IM O 0 SHEN 1 )0 .
VALOR DE LO S A C TO S 0 A C T IV ID A D E S PASADOS A P f iO V E E D O IlE S A T A S A D l IV A G E N E R A !
A V T 191104 0 3 = P re s la c i n d e se jvic io s p rofesionales 8 5 = 0 lro s 8 5 = 0 Iros H EB170399Y08 ESH D111071LY7
1 6 .1 0 0
1no
2 3 .0 0 0 j 2 3 .0 0 0 ;
2 6 .4 5 0
j^
T obooloo
M 4P 790899R Y6 P A O 0<10 5 8 1 L01
Figura 9 .1 -2 Bitcora de operaciones con terceros.
66
9.1.1
Barra de herram ientas en M icrosoft Excel
Al instalar Aspel-CO I 6.0, crea una barra de herramientas en Microsoft Excel, llamada Herramientas AspelOperaciones con terceros, cuya funcin es generar a partir de la estructura de hoja de clculo estndar de los sistemas Aspel un archivo de tipo texto, listo para enviarlo al S A T (carga batch). Si despus de generar la bitcora, el usuario tiene que manipular la informacin, puede hacerlo desde Excel y posteriormente con el icono de la barra de herramientas podr generar el archivo de texto con la estructura adecuada (Figura 9.1.1-1).
Figura 9.1.1-1 Barra de herramientas en M icrosoft Excel
H Prctica 9: Generacin del reporte de operaciones con terceros a) Emitir el Reporte de operaciones con terceros detallado, con fecha de causacin del 01-E n e -10 al 31Ene-10. Exportar el reporte a Excel bajo el nombre de R epD IO TEnero.xls en el directorio Datos. Generar el archivo para la carga batch con el nombre de R e p D IO TE n e ro .tx t en el directorio Datos. Qu informacin muestra el reporte?________________________________________________________________
b) c) d)
e)
Cuntos proveedores aparecen?.
9.2
Reportes O peraciones con IE TU
V J Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU.
En el men Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU, se cuenta con dos tipos de reportes, Ingresos IETU y Deducciones IETU.
9.2.1
Ingresos IE TU
C 7 Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU / Ingresos IETU.
En este reporte el sistema incluye todas las operaciones en las que se indicaron ingresos IETU , se pueden elegir los movimientos a incluir por fecha de pliza y fecha de causacin (figura 5.2.1-1).
67
echa nidal 101/02/2008
i..-.........
Fech a de c a u s a c i n ............. Facha inicial 0 1 /0 2 /2 0 0 8

Tasa cte IVA Geneial: \Todas i v jl Fionletgo: jTodas
g j
Fech a final
2 3 /0 2 /2 0 0 8
g g j.
vi
Figura 9.2.1-1 Filtro del reporte de ingresos IETU
Sus campos:
i
O pciones Fecha de pliza Fecha de causacin Tasa de IV A Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Indica la fecha de causacin de las operaciones (Ingresos) que se desea incluir en el reporte. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar j 1 6 % , 1 5 % ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ambas.
La informacin que se presenta en la ventana del reporte de Ingresos IETU es: Tip o y nm ero de pliza, fecha, tipo de actividad, ingreso gravable, IVA, otras retenciones, IVA retenido y el m onto de la operacin registrada. Desde el men contextual se puede agrupar la informacin, ya sea por pliza o por actividad, esto para efectos de su clasificacin y anlisis.
R epqrfced e .Ingresos; IH TU
. . . .
mn t
_______ _____ I B
POLIZA : lg 1
ID A D G RAVABJL
(NW r.tl
IVA
Rl I
i P O L IZ A : Ig i :lg 2
2 01 =Enajenacin de bienes 52.173.31 7,( Agrupar por actividad Contraer reporte 01 =Enaenacin de bienes i 16.500.00 2.475.00 0 00=
04/02/2008 lg 3
0.00
PLIZA lg 3
y1 *9**. 0.00
05/02/2008 lg 4
-i
PLIZA lg 4
06/02/2008 lg 5
01 =Enajenacin de bienes :
2.608.70
391.31!
0.01 i
0.00!
Agrupacin de los registros por pliz o por actividad
0.00
i- i
! -
PLIZA lg 5
08/02/2008 6
01 =Enaienacin de bienes
86.521.74
12.378.26i
0.00
39.500,00
PLIZA lg
272.071.7li
40.810.76;
0.00
0.00 '
312.CB2 50
Figura 9 .2 .1 -2 Reporte de ingresos IETU
68
Desde el icono
es posible exportar el reporte a Microsoft Excel para su manipulacin.
*4 . ; In ic ia fi P agar ? M A I A ' 8 c .......: j ; ......... > 0 E : ; M sn * i; j ! \m A ^ m S @ N ' si* g to
; lvu > d> rv H U H i . General
bi-HCifvSl M i jf f o f t K v5 E vI RVsw* v UJi; 5001 .4 5 O ^ r o tm a to j h w ts fc te v E stilo s k - a t * t A iiw v'b tft C iiw p k w e '.to i. i4t>O &T.jW .v Sfc. Z ia x a x r j F o n vsto X ;* v: A "
M S S ans S cn i 3 N X $
y l......: j j i ' i p ^ j
i ; * o ov; 00 -> O: i
v
21
z,i (rtsin
ura y
p .................. ~ ............. Q .............................. i i...............I ...................
tlU/7
3 4 'j 6 7 : P O L IZ A : Ir, lg (5 9 3 P O LIZA : l g lg 2 _PO LIZA :.lr lg 1
H'Hn
1
io'ui
fd&W
6RAV8I
~ : .. dSwSTTTTTS&vh f u w ib o '
iHiuraa.6 .
Si'ri'ft a timiffN"
' '~ '.:
0 3 /0 2 /2 0 0 8 2
O E najenacin d e b e n e s i
304 3.4 8
4 58 522;
0 0 .
0
0 0
0
3500;
0 4 /0 2 /2 0 0 8 3
0l= E n a jen a c*n de t e n e s :
52173.91
7828.0865;
6 0000;
0 5 /0 2 /2 0 0 8 4
01 Enajenacin d e b ie n e s :
i 650 0
2475j
18975.
P O L IZ A : lg lg < 1
06/0 27 20 0 8
01 E najenacin do bienes j
2 60 8.7
331.305;
0.01
3COO; w m *
10
H 4 > >M b w < x o i n \ }
Si
Figura 9.2.1-3 Exportacin a Excel del reporte de Ingresos IETU
9.2.2
Deducciones IE TU
iZzy Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU / Deducciones IETU.
Para obtener el reporte de Deducciones IETU, se deben indicar las fechas de las plizas y el perodo de causacin a reportar.
ffe fio rte d e je d u p c io i es IL 1 U
B K 1
v A
>
'
. Fiitor p:-i Fecha de la pliza echa inicial 101/02/2008 1 Piodc: de causacin Fecha inicial; 01 /02/2009
. . . ------
MN
#*: :
- : p l
m
B V :j
Fecha final
! 29/02/2003
0 !
|
Fecha final
j 29/02/2008
B ll |
Taca de iV A General: ; T odas Fiontci2o: [Todas y ]
cspiar
j| |
Cancelar
Anuda
Figura 9.2.2-1 Filtro del reporte de Deducciones IETU
69
Sus campos: O pciones Fecha de j pliza Fecha de causacin Tasa de IV A Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Indica la fecha de causacin de las operaciones (Deducciones) que se desea incluir en el reporte. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 1 6 % , ! 1 5 % ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ambas.
La informacin que enva el reporte es: pliza, cuenta asociada a la deduccin, concepto, m onto deducible y no deducible, as com o el total del gasto asociado. Desde el men contextual se puede agrupar la informacin, ya sea por pliza o por concepto, esto para efectos de su clasificacin y anlisis.
Re porte do deducciones I H U
P L IZ A
P L IZ A : Eg
A!
CUENTA
CO NCEPTO
MONTO DEDUCIBLE
M O N T O NO D E D U C IB L E
GASTO A S O C IA D O 14,000.00!
1 04/02/2008 G A S TO S D E '
:V IA JE
E g " 1 04/02/2006i6000-033-000 PLIZA Eg Eg
4 b b .o o | f
10 .000 .0 0 !
A g r u p a r p o r c o n c e p to C o n tra e r
2 05/02/2008...................................... HONORARIOS A " ! PROFESION ISTA; 1 0 ,0 0 0 .0 0 i
2 05/02/2008fGOOO-028-000 3 08/02/2008
3 P L IZ A : Eg
Eg 30 G /0 2 /2008:ica-SKi "p0u:g 407/02/2008

Eg 4 07/02/2008 i 1160 001-CCO
RTADE....
j EQUIPO A LM ACEN D E i M ATERIALES
4.500.00:
0 .0 0 :
S =
20,70
20.700.00
0.0 0 !
Agrupacin de los registros por pliza o por concepto
7 7 .2 0 0 .0 0
0 .0 0 i
7 7 .2 0 0 .0 0
Figura 9.2 .2 -2 Reporte de Deducciones IETU
Desde el icono : es posible exportar el reporte a Excel para su manipulacin.
70
x" d -*? : * fi"Ef?.is. Mte<.1* K!?f?sib!i;rfi!; Mfritftpscd ' i itti#.* 1 tm&tx O & zhv? $p < xim' rn-iufc Datiw Ktnf yuta tsiplsmenos ' & MSSartiSeni 3 ss Stmnt - 4 -.lB>rt# >: w ar a ' ' j g S 3ri3-;- > % m: S* airansf - J j ; X fanvitQ - ' / CV.3 i .;.:::.; .;- i{ ? !1 Atest*'. ..... * ( I 1 w ,,,, F A g j
. A i
p l iz a
3
4
U 2 A :E g Eg
10^02/2003
1 0 4 / 0 2 / 2 0 0 3 6 0 0 0 0 3 3 -0 0 0 2 0 5 / 0 2 /2 0 0 3
G A S T O S D E V IA JE
0:
14000
P O L IZ A : E g Eg
2 0 5 / 0 2 / 2 0 0 3 6 0 0 0 0 2 3 -0 0 0
i ;
H O N O R A R IO S A P R O F E S IO N IS T A S
10000
loooo
4500
te|
6 P O L IZ A
Eg
Eg
3 0 6 / 0 2 /2 0 0 8 R E N T A D E E Q U IP O 4500 0
3 0 6 /02/2008 600 0 0 5 0 0 0 0
7
.8
P O IJ Z A Eg
E g
4 0 7 / 0 2 /2 0 0 8 A L M A C E N D E M A T E R IA L E S
4 0 7 / 0 2 / 2 0 0 8 1 1 6 0 -0 0 1 -0 0 0
.... 20700
....
20700
1 41>H
Jûectonesffirw . ?{Hl
... . :. .. w m m
Figura 9.2 .2 -3 Exportacin a Excel del reporte de Deducciones IETU
9.2.3
IV A D e vue lto
t / Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Operaciones con Terceros y/o Operaciones con IETU / IV A Devuelto.
Este reporte est disponible tanto para Operaciones con terceros como para operaciones con IETU y muestra los valores de IVA pagado a los proveedores que puede ayudar en el llenado del form ato 32 de Devolucin de IVA.
F iltra |v m F e c h a d-s la p fea F e c h a inicial .0 1 / 0 2 / 2 0 0 8
F e c h a final
2 9 / 0 2 /2 0 0 8
F e c h a inicial
; 0 1 /02/2008
F e c h a final
j 2 9 / 0 2 /2 0 0 8
m m
A]uda j
A c e p ta
jjl
C a n c e le !
Figura 9.2.3-1 Filtro para la emisin del Reporte de IVA devuelto
71
^ jA s p ll^
Sus campos: O pciones Fecha de pliza Periodo de causacin Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Indica la fecha de causacin de las operaciones que se desea incluir en el reporte.
9.3 Desglose IV A ICD Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado.
En el men Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado, se cuenta con dos tipos de reportes, IVA acreditable e IVA Trasladado.
9.3.1 &
IV A acreditable
Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado / IVA Acreditable
Para em itir este reporte se puede filtrar (a informacin por fecha de pliza y periodo de causacin.
: 18
RlilfpC F e c h a d e la pliza
Fecha inicial i 01 /02/2008

P e rod o d e c a u s a c i n ........................ F e c h a inicial
F e c h a fina!
i29/0 2 /2 0 0 8
i 01 /0 2 /2 00 6
F e c h a final
j 2 9/02/2008
T a se d e !V G e n e ra l:
i T o d as
Fro nterizo :
T o d a s
c e p t a r ~'j| [
C a n c e la r
||
Ajuda
Figura 9.3.1-1 Filtro del reporte de IV A Acreditable
Sus campos: O pciones Fecha de pliza Fecha de causacin Tasa de IV A Filtra la consulta de acuerdo a u n rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Despliega en el reporte las plizas que tengan un perodo de causacin de acuerdo a lo especificado en el campo. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 1 6 % , 1 5 % ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ambas.
Guia Curso Avanzado A spel-CO I 6.0
72
La informacin que enva el reporte es: pliza, tipo de operacin, valor de los actos o actividades, IVA acredtable por cada tasa de causacin, IVA no acreditable e IVA retenido. Desde el men contextual se puede agrupar la informacin, ya sea por pliza o por operacin, esto para efectos de su clasificacin y anlisis.
1 1 Reporte te v a acrediltmJe
,
VALO R DE A C TO S A CTO S A CTO S D E IV A FR O N TE R IZ O ACTO S o z ACTO S E X E N TO TO TA L TA SA DE IV A G EN ERAL IV A A C R E D IT A S !. TA SA DE IV A FR O N TER IZ O TA SA OZ
P L IZ A
OPERACl
N
D E IV A GENERA L
O P E R A C I N : O ro s O tros : 0 4 /0 2 /2 0 C Eg 3 O ro s 4 ,5 0 0 .0 0
0.00 0.00 0.00
0 .0 0
0 .0 0
4 .5 0 0 .0 0 I1 IIM
0.00
A g ru p a r p o r pliza
0.00:
06/0 2 /2 0 C Eg 4 O ro s 1 3 ,0 0 0 .0 0
s s f f P
0.00 0.00 0.00 0.00
1 8 ,0 0 0 .0 0 i 2 ,7 0 d
A g ru p a r por o p e ra c i n C o n tra e r
Eg
O ro s
, 5 0 0 .0 0
1 ,5 0 0 .0 0 !
225
09/02/2011 O ro s 1 5 /02/20C Eg 8 O ro s 3 ,5 0 0 .0 0 3 ,4 5 0 .0 0
afcjj
\
000.
0.00
0.00
0.00
3 ,5 0 0 .0 0 ;
5 2 5 .0 0
0.00
i
<f 1
1 6/02/20C O P E R A C I N : P re sta cin d e s e iv ic io s proesionafes Eg 2 P r e s ta c i n d e 0 5 /0 2 /2 0 C se ivicio s p (c (e sioii !e s
10.000.00
00 0
0 .0 0
0 .0 0
10.00000
5 0 0 .0 0
0.00
1 '4 .5 0 0 .0 0
0 .0 0
por pliza o por operacin
o.o
0 .0 0
7 4 .5 0 0 .0 0 10 1 7 5 .0 0
0 .0 0
..........
Figura 9 .3 .1 -2 Reporte de IV A Acreditable
m Desde el icono '
es posible exportar el reporte a Excel para su manipulacin.
9.3.2 l&
IV A trasladado
Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado / IVA trasladado
El hecho de llevar el control de los ingresos efectivamente cobrados, dio pauta adems para llevar el registro del IVA trasladado efectivamente cobrado, de esta forma junto con el IVA acreditable, el usuario podr calcular su IVA a pagar o a favor del periodo. Para em itir este reporte se puede filtrar la informacin por fecha de pliza y perodo de causacin.
73
F e c h a inicial
101/02/2(008................. |
gj
F g c h a final
f29>02/2008'
F e c h a d e t a u s o i it ...................................................i.....;...,..,..;....... ................................. F e c h a nicial 01 /02/2GG8 j F e c ^ a final
29/02/2008''
T a $ a d e IV A G e n e ra l: j Todas y -\ Fronterizo: i Todas
c e p ta r
Jj
C a n c e la r
j|~
A iju d a
Figura 9.3.2-1 Filtro del reporte de IV A trasladado
Sus campos: O pciones Fecha de pliza Fecha de causacin Tasa de IV A Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Despliega en el reporte las plizas que tengan un perodo de causacin de acuerdo a lo especificado en el campo. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 1 6 % , 1 5 % ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ambas.
La informacin que enva el reporte es: pliza, fecha, tipo de actividad, valor de los actos o actividades e IVA trasladado, ambos por cada tasa de causacin.. Desde el men contextual se puede agrupar la informacin, ya sea por pliza o por actividad, esto para efectos de su clasificacin y anlisis.
R e po rte t6 IVA trasladado
S! i
p I u I , FECHA 1
0 1 = E n a e n a c i n d e b e n e s i 3 ,0 4 3 .4 8 ;
TIPO l)F A C T IV ID A D
TAn M D E
1 A ?v a E
0 . 00 =
TA SA OE
T A S A O
ia s a
vE aL ld D Or S
TA!iA E ^ . V AD^
WBmm m w M mmm %
0 .0 0
PI.IV : lg
jlg
1 ;0 3 / 0 2 / 2 ... 2
0 .0 0 !
0.001
3 .0 4 3 .4 8 !
4 5 6 .5 2
P L IZ A : Ig
ssm P L IZ A : Ig
! Ig
ib
3
16,500 00'
0.0 0 !
:i 0 5 /0 2 /2 .. 01 =Enajenacin de bienes
0.00 ;
0 .0 0 !
16,5 0 0 .;
A g ru p a r p o r a c tiv id a d C o n t ra e r r e p o rte
S P A : g 4 .................................................................................* i r 7 i i !l g 4 i 0 6 / 0 2 /2 ... 01=Enajenacin de bienes i 2.60B.70!

!lg 5 0 8 / 0 2 / 2 ... i 01 = E n a je n a c i n d e b ie n e s ! 6 01 =Ena{e n a ci r> d e b ie n e s ! 2 5 ,0 00.00= 8 6 ,5 2 1 .7 4 ;
0.00!
ooo]
0 .0 0 !
0 .0 0 !
2 ,6 0 8 .7 0 = #
3 9 1 .3 1 ..................... .0 ;
...aiool...
0.00= 0 00
.0I
8 6 .5 2 1 .74 =
\ 9 7 8 .2 f
P L IZ A : l g !lg
6 ilQ / 0 2 / 2 ...
0 .0 0 ! 0 .0 0
0 .0 0 !
2 5 .0 0 0 .0 0 ;
3 .7 5 0 .0 ^
272.071l j f
0 .0 0
2 7 2 .0 7 1 .;
4 0 .8 1 0 .7 ^
Agrupacin de los registros por pliza actividad
Z H T Figura 9.3 .2 -2 Reporte de IV A trasladado
m Desde el cono I--?.'" es posible exportar el reporte a Excel para su manipulacin. Notas del asistente:
74
9.4
Retenciones
(C7 Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Retenciones.
Se cuenta con dos reportes para obtener los montos de IVA e ISR retenido en los m ovim ientos de D IO T, as como los montos de impuestos que nos han retenido en el registro de Ingresos IETU.
9.4.1
Reporte de IV A e ISR retenido en D IO T
\ r ~l Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Retenciones / IVA e ISR retenido en D IO T.
Este reporte muestra la informacin del IVA retenido de las operaciones con D IO T.
F S s ' p Q
. Fecha de la plfea
F e c h a inicial01/02/2008
g j
F e c h a final
29/02/2008
|||
Periodo de causacin
F e c h a jnicial = 0 1 / 0 2/2 0 0 8 |||i F e c h a final 29/0 2 /2 0 0 8 ||||
T a sa d e I V A G e n e ra l: Todas ->r\ Fronterizo: ; Todas v j
c e p la r
ijj
C ance la r
][
Ajuda
Figura 9.4.1-1 Filtro del reporte de IV A e ISR retenido para D IO T
Sus campos: O pciones Fecha de Pliza Fecha de causacin Tasa de IV A . :..-=v-:.
Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Despliega en el reporte las plizas que tengan un perodo de causacin de acuerdo a lo especificado en el campo. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16% , 1 5 % ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ambas.
75
iM s p e l
R e p o r t e d e I V A e IS R rttfe n ic to m i D i O T
rCentroc k i
C a p scm d
r;sff
P O L IZ A O P E R A C IO N RFC iA V T 1 9 1 104 ESH D111071LY? IV A R E T E N ID O p S 8 & Eg ^ i | | l 8 5 = 0 lo s G 3 = P fe s ta c i n d e s e rvic io s p ro fe sio n a le s 8 5 = 0 Iros 8 5 = O tro s 8 5 = 0 tros 8 5 = 0 lo s 8 5 = 0 lo s 0 .0 0 ! 1 0 0 .0 0 0 .0 0 IS R R E T E N ID O 0 .0 0 : 0 .0 0 TR AS R E T E N C IO N E S 205/02/2008 Eg Eg Eg Eg Eg 3 06/0 2 /2 0 0 8 4 07/02/2008 6 09/0 2 /2 0 0 8 715/02/2008 816/02/2008 AUR 280992LU2 M A C 1 1 0 6 OOLOO PA0040581L01 HEB 170399T08 | j i 0 .0 0 0 .0 0 ; 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 i 0 .0 0 ;
0 .0 0 ; 1 0 0 .0 0 0 0 0
....... 0 . S .......0 .0 0 0 .0 0 ....... 0 0 : aoo
M AP790999RY6 i
1 0 0 ,0 0 0 .0 0
0 .0 0
1 0 0 .0 0 0 0 0
Figura 9.4 .1 -2 Reporte de IV A e ISR retenido para D IO T
Desde el icono
9 .4.2 l&
Reporte de IV A e ISR retenido en IE TU
Rutas de Acceso: Men Fiscales / Reportes / Retenciones / IVA e ISR retenido en IETU.
Este reporte muestra la informacin del IVA retenido de las operaciones con IETU.
.Repone de IVA e lSR retenido en II.UJ'
'
'
'
Fillfd) por
..............................................
F e c h a d e ia p lize F e c h a inicial
i 01 / 0 2 / 2 0 0 8
F e c h a final
; 29/0 2 /2 0 0 8
P ifia d o d e causacin
F e c h a inicial \ 01 / 0 2 / 2 0 0 8 F e c h a final =2 9 / 0 2 / 2 0 0 8
Tasa
iV A
G e n e ra l:
! Todas
. F ro n te ro :
| Todas
m;
c e p ia r
||
C a n c e la r
][
Aguda
Figura 9.4.2-1 Filtro del reporte de IV A e ISR retenido para IETU
Sus campos: O pciones Fecha de pliza Fecha de causacin Tasa de IV A Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las plizas que cumplan con esta caracterstica. Despliega en el reporte las plizas que tengan un perodo de causacin de acuerdo a lo especificado en el campo. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 1 6 % , 1 5 % ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ambas.
76
^ r p n i . i.3 r P O L IZ A i lg lg Ig lg lg lg lg lg lg lg l S i l l l O P E R A C I N J p l f 01 = E n a e n a c i n d e bie n e s 01 E n a je n a c i n d e b ie n e s 01 = E n a je n a c i n d e bie n e s 01 = E n a je n a c i n d e bie ne s 01 = E n a je n a c i n d e bie n e s 01 = E n a e n a c i n d e bie ne s 01 = E n a je n a c i n d e bie ne s 0 1 = E n a e n a c i ii d e bie ne s 01 = E n a je n a c i n d e b ie n e s 0 1 = E n a e n a c i n d e bie ne s 01 = E n a je n a c i n d e b ie n e s IV A R E T E N I D O 0 .0 0 : 0 .0 0 : 0 .0 0 : 0 .0 0 ; 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 IS R R E T E N ID O O.OO 0 .0 0 ! 0 .0 0 ; 0 .0 0 ! 0 .0 0 : O TR A S
R E T E N C IO N E S 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 -0 .0 1 0 .0 0 0 .0 0
2 0 4 /0 2 /2 0 0 8 3 0 5 /0 2 /2 0 0 8 4 0 6 /0 2 /2 0 0 8 5 0 8 /0 2 /2 0 0 8 610/02/2008 712/02/2008 814/02/2008 918/02/2008 1014/02/2008 11 2 4 / 0 2 / 2 0 0 8
: . : :
o.oo; o.oo;
0 .0 0 : 0 .0 0 ; 0 .0 0 : 0 .0 0 ;
o.oo
0 .0 0 0 .0 0 0 .0 0 0 .0 1
:
i
O .Q O
0 .0 0
0 .0 0
, J
Figura 9.4 .2 -2 Reporte de IVA e ISR retenido para IETU
Desde el cono
m t A
B Prctica 10: Generacin de reportes IE TU
Observar y validar las cantidades que se proponen. a) Estando en el mes de Enero 2010, obtener el reporte de Ingresos IETU, que se encuentra en Reportes / Fiscales / Operaciones con IETU / Ingresos IETU con fecha de causacin del 0 1 -En e -10 al 31-Ene-10. El resto de los filtros dejar los predeterminados por el sistema. b) A cunto asciende el m onto total de los ingresos gravables y el IVA?
c)
Ingresar al men Fiscales / Operaciones con terceros-IETU /Cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU. Indica que tipo de m ovim iento tiene asociado la cuenta 2 1 1 0 -0 0 1 -0 0 0 Office Depot:
d)
Ingresar a Fiscales / Operaciones con terceros/IETU / Datos fiscales de terceros, ubicar al proveedor Office Depot. Indica el nmero de cuenta asociada de gastos deducibles IETU:
77
e)
Realizar las siguientes plizas, para el registro de deducciones IETU: i T ip o de pliza: Dr N o . C ue n ta 1 1 6 0 -0 0 1 -0 00 1200-001-001 2 1 1 0 -0 0 1 -0 0 0 D epto j [ i 7 3 C o n ce p to de pliza: Com pra a crdito F-10 Descripcin i Com pra a crdito F-10 I Com pra a crdito F-10 I Com pra a crdito F-10 j I j | Debe 1,000.00 160.00 I 1,160.00 F e c h a :15/01/10 i H aber
T ip o de pliza: Eg N o . Cuenta 2 1 1 0 -0 0 1 -0 00 1200-002-001 1 1 20 -0 0 2 -0 00 1200-001-001 5 D epto 7
C o n ce p to de pliza: Pago a proveedores F-10 Descripcin j Pago a proveedores F-10 i Pago a proveedores F-10 Pago a proveedores F-10 | Pago a proveedores F-10 \
Fecha: 16/01/10 Debe 1 1,160.00 160.00 Haber
J 1,160.00 ( j j 160.00
f)
Observar que en ambas plizas se hace uso de la cuenta 2 1 10 -0 0 1 -0 00 . Qu diferencia existe en la generacin de dichas plizas y por qu?
g) Dejar los montos tal y com o se proponen en la ventana "Captura de operaciones con terceros/IETU y grabar a pliza. h) O btener el reporte de Deducciones IETU, que se encuentra en Reportes / Fiscales / Operaciones con IETU. Se incluye el registro de deducciones IETU realizados anteriormente?
i)
Por qu?
78
10. MANEJO DE ACTIVOS

10.1 Depreciacin C ontable y Fiscal de A ctivos
La depreciacin es el reconocimiento cuantitativo de la prdida en valor, o el desuso de los Activos de la empresa, ya sea por el uso norm al del activo o por el transcurso del tiempo. a) Depreciacin histrica o contable. Es la depreciacin que com nm ente se lleva en libros de contabilidad {Diario y M ayor). A spel-CO I maneja tres tipos de depreciacin histrica, los cuales se describen a continuacin: Lnea recta. Se basa en aplicar un porcentaje fijo al m onto de la inversin. Este m todo es requerido por la ley del Impuesto Sobre la Renta. Este tipo de depreciacin es requerido por la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Utiliza la siguiente frmula: Depreciacin = V a lo r del A c tiv o * Porcentaje de la depreciacin Sum a de aos dgitos. Se deprecia el activo a un cierto nmero de aos. El porcentaje de depreciacin vara ao con ao y se calcula dividiendo los aos restantes por depreciar entre la suma total de los nmeros que correspondan a cada ao. Utiliza la siguiente frmula: Depreciacin = Aos a D e p re c ia r___________ To ta l de la sum a de aos a depreciar
Por ejemplo: Se tiene un activo que se depreciar al 2 0 % anual (es decir, a 5 aos), el sistema realiza el siguiente clculo: Suma los nmeros 5 + 4+ 3 + 2 + 1 , que dan un total de 15. Entonces, para el prim er ao de depreciacin ser de 5/15= .3333, esto es 3 3 .33 % . Para el segundo ao, 4/15= 26 .66 % ; El tercero 3 / 1 5 = 2 0 % ; El cuarto 2/15= 13.33% y El quinto 1/15= 6 .6 6 % . Doble saldo declinante. Se deprecia al doble de la tasa norm al de depreciacin, y no sobre el costo original de la inversin, sino sobre el saldo pendiente de depreciar. Utiliza la siguiente frmula. Depreciacin = M o n to a Depreciar * Porcentaje de Depreciacin. Por ejemplo, a una tasa de depreciacin del 2 0 % anual, se depreciar en 5 aos. El prim er ao se depreciar al doble, es decir al 4 0 % . El siguiente ao se depreciar el m ismo 4 0 % pero sobre el saldo a depreciar de 6 0 % (1 0 0 -4 0 % ). Esto resulta en una tasa real de depreciacin del segundo ao del 2 4 % . El siguiente ao se depreciar el 14.4% (1 0 0 -4 0 -2 4 % ), etc. Con este m todo, al term inar el plazo de depreciacin todava quedar un saldo por depreciar, este valor terico de rescate permanece en libros
79
b)
D epreciacin Fiscal. Este tipo de depreciacin utiliza el m todo de Lnea Recta y requiere tener capturados los ndices Nacionales de Precios al Consum idor (IN P C), ya que en base a ellos se calcula el factor de actualizacin que se aplicar a la depreciacin por activo. Utiliza la siguiente frmula: Facto r de ajuste = Facto r de actualizacin = (IN P C u m / IN P C m a ) Donde: IN P C u m = ndice nacional de precios al consumidor del ltim o mes de la primera mitad del perodo de utilizacin del bien en el ejercicio a depreciar. IN P C m a = ndice nacional de precios al consumidor correspondiente al mes de adquisicin del activo V a lo r actualizado del activo = Factor de ajuste * V a lo r original del activo Depreciacin para el perodo = ((V a lo r actualizado del activo * Porcentaje establecido por la LISR /12) * Meses en que se utiliz el activo)
10.1.1
Pliza de depreciacin
z y Rutas de Acceso: Men Procesos / Pliza de Depreciacin. O desde el icono
Este proceso genera una pliza con los m ovim ientos de depreciacin del perodo indicado en el dilogo del proceso, esta pliza se puede grabar como modelo o contabilizarla en ese m om ento si se tiene activo el parmetro Contabilizar en lnea. Esta pliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciacin acumulada del activo, la cual es una cuenta del Balance General.
P t i/ .d d e d e p r e d a c i
Tipo depliza - Convaloreshistricos Ejerciciofiscal Desde :01/Ene/2v10

Periodo de depreciacin
Hasta [317dc/20101 Fechafinal 31/12/2010 I Aûda
Fechainicial
; I3 lL 4 t i
Aceptar i Cancelar
Figura 10.1.1-1 Pliza de depreciacin Sus campos: O pciones T ip o de pliza Ejercicio Fiscal Periodo de depreciacin Cam po inform ativo ya que es la depreciacin con valores histricos. Cam po inform ativo que muestra la fecha del ejercicio, que es del 1 de enero al 31 de diciembre del ao de trabajo. Fechas del perodo de depreciacin que se considerarn en el proceso.
80
Para calcular los montos de depreciacin, el sistema aplica el m onto original de la inversin en valores histricos el porcentaje de depreciacin establecido en cada tipo de activo, el cual se asigna al dar de alta los activos, el resultado lo divide entre 12 y lo multiplica por el nmero de meses que se indican al generar la pliza y en los cuales sea valida la depreciacin del activo. El m onto calculado es el importe del cargo a la cuenta de Gastos de Depreciacin y el abono a la cuenta de Depreciacin, que depender de los tipos de activo. Los datos para el clculo de las depreciaciones, son los que se definen en la pestaa de cada una de las depreciaciones al m om ento de dar de alta el activo y que se relacionan con el tipo de activo.
10.1.2
Parm etros de depreciacin
Rutas de Acceso: Men Archivo / Depreciacin / Edicin / Parmetros / Depreciacin. E>1 Men Archivo / Depreciacin / con el cono ! ^ .
Con esta opcin se pueden definir nuevos parmetros para el periodo fiscal y de depreciacin para que sean considerados en los clculos de depreciacin y valores actualizados, es m uy im portante definirlos correctamente, ya que los clculos de la consulta de depreciacin y detalle de la depreciacin se visualizan en base a estos parmetros.
IB f e ,
1 1
Penodo de. depseiacrn Fecha inicial p i l c & M '3 [ilaiii Fecha final 31/12/2010 g |
Periodo riscal Fecha inicial 01/01/2010 g Fecha final 31/12/2010 f j
|__ Aceptai
j|
Cancelar
Ayuda
Figura 10.1.2-1 Parmetros de Depreciacin
10.1.3
Consulta de depreciacin contable y fiscal
( C J Ruta de Acceso: Men Archivo / Depreciacin.
En esta consulta se muestran los datos del activo com o son: clave, descripcin, m onto original, depreciacin acumulada, depreciacin del perodo y depreciacin actualizada de cada uno de los activos.
81
% . D e p r e c i a c i n <\v i c f i w s
D i b 'c m b r c / 7 t O
B B S
i f M M
m m m EQUIPO DE OFICINA ; EQUIPO DE COMPUTO !EQUIPO DE TRANSPORTE EDIFICIOS MAQ UINARIA
A c tiv a ; C0M DC 071 HC M DCD072 : COMDP4001 CO M DP 4003 j:|C O M D P4004 COWDP402
T ip o de D e s c r ip c i n 3 C A M I0 N E T A P A M 1 5 0 |V A N 2C M P D ELL CORE DUO 2 C O M P D E LL CORE DUO 2 ;C 0 M P DELL PEN TIU M IV 2 iC 0 M P b E L L re N T M IV 2 C O M P D E LL PENTIUM IV 2 C O M P D E LL P ENTIUM (V 2 ;C 0 M P DELL P ENTIUM iV 4 OFICINAS Z O N A NORTE
M o n to i V a lo r d> D e n r e c : T a s a d r D e n r e c D e c re c F a c lo r D e p re o A j ; 107.708 : 2 5 0 2.291 67 110.000 j 0.01! 915 5 2 1
lio.ooo no.ooa
13.600 O h 3.600.0 12.920 0 13.600 0 ; 1 3 .6 0 0 0 12.240 O; 8 .5 0 0 0 0 : 8.500 00 8 .5 0 00 8.500 0 0 ] 8.500X10 8.500.09.500 00 3,500 0 9 .5 0 0 0 9.500 0 0 ^ 5 0 0 0 0 ' 9.500 0: 9.500.00! 9 5 0 0 .0 0 9.500 0 1.500.00.1 J500.00 233 750.
300: 30.01 30 0^
340.0 13.260.0 3 4 0 0 12.580 0
001 001 i
103.36 S67
i i
i ; |I
. cr 8.500.0 0 0 1 ; 72 25 | 3 0; ~ a f . 5 0 0 0 .. ail 72 25 30 0: ........o "9 .5 0 0 .0 ' 001 .. 77.3] i

300; 300 0 0 '9.500.0 ....... 0 1 00 9,500.0 001
i EDZSAT
\;|C O M D P4005
77 9 77 9
5.0; 6.250.0 300.000.
0 0 1 ; 3.319 33. V : |
...
Figura 10.1.3-1 Consulta de Depreciacin Contable y Fiscal
La consulta de depreciacin se puede personalizar a travs del men contextual / Configura Columnas, seleccionando los campos que se desean visualizar en la consulta actual de acuerdo a los campos disponibles.
vX yc tfy z d fa j - Vxxtfr c ttf Q B Q M t& g tX&ZVdXi W fym & t& x& te v vsfat-& m xM if D p a tt& tiW -to oezrzci& o& ia tU h o d oib s Tasada te fe & j? ^'^lad!&
/ 4- fo p t& W '
F .S 6 ?t^ iW A X & 'M & JX < / a&Ktera V fc & r& J ^ f s k t< 1 lspatcist& S^^^^^ê^#is3Cd | I
Figura 10.1.3-2 Opciones del Men Contextual de Depreciacin
10.1.4 l&
D etalle de depreciacin contable y fiscal
Ruta de Acceso: Men Archivo / Depreciacin / Edicin / Detalles. / Depreciacin Men Archivo / Depreciacin / con el icono l=v
El sistema proporciona una ventana donde se observa un listado con informacin de los cambios resultantes en la depreciacin del activo en el perodo, esta depreciacin se aplica segn lo indicado en el detalle del activo y de acuerdo al m todo de depreciacin contable y fiscal del activo seleccionado.
82
Los datos que muestra la ventana se divide en tres secciones: General: Muestra el nombre y clave y tipo del activo, localizacin, nm ero de serie, fecha de adquisicin, fecha de baja, m todo de depreciacin, m onto original, mxim o deducible, porcentaje de vida til remanente, periodo fiscal y periodo de depreciacin. Depreciacin C ontable: Muestra la fecha de inicio depreciacin, porcentaje de depreciacin contable, depreciacin acumulada, depreciacin del periodo, total restante a depreciar y depreciacin total del periodo. Depreciacin Fiscal: Muestra la fecha de inicio de depreciacin, porcentaje de depreciacin fiscal, factor de ajuste, valor actualizado, depreciacin acumulada, depreciacin acumulada actualizada, depreciacin total y depreciacin total actualizada.
, r .
||S
|f
i :
Mximo deducible P a c e n la je vida til rem ronte 110,000.00 25.00 Del Ql/Er.e /1 0 al 31/Dic/10 Del 0 1 /D ic/IQ a !3 l/ D ic / IO 01/May/06 2 5 00 107.708.33 2.291.67 000 110.000. GG 01/May/06 25.00 00085 935.00 107.700.33 3 15.52 2.291.67 T 9 48 110.000.00 935.00 : jj I: * : Periodo fiscal Periodo depreciacin Fe cha inicio ctepjeciacin conlable Porcentaje depreciacin conlable Depieciacin acum ulada al 3 0 / N o v / l 0 Depieciacin del periodo T otal resiente a depreciar Depie cia ci n tolal al 31 /Dic/10
| Depreciacin conlable
i Depreciacin liscal Fe cha inicio depreciacin fiscal Porcentaje depreciacin fiscal Faclor d e ajuste Valor actualizado Depreciacin acumulada ! 30 /N ov/10 Depreciacin acumulada actualizada Depreciacin del peitodo Depreciacin del peicodo actualizada Depreciacin total Depreciacin totd actualizada
..
| Cerra' jj A guda ]
Figura 10.1.4-1 Datos del Detalle de la Depreciacin.
10.1.5
Baja contable del activo
\~7 Ruta de Acceso: Men Archivo/ Activos / Edicin / Baja Contable del Activo Men Archivo / Activos / con el icono
En esta opcin se indica al sistema que el Activo fue vendido, robado o perdido y debe ser eliminado contablemente. A l ejecutar la opcin, A spel-CO I enva un mensaje com o el siguiente:
D e se a s dar de baja a este activo?
fto
Figura 10.1.5-1 Baja Contable de Activos.
83
Al presionar el botn i I J, muestra el detalle con los datos del activo, los cuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja del activo y sugiere elaborar la pliza de baja correspondiente con la que se afectarn los saldos de las cuentas que estn involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciacin el total del remanente por depreciar del activo a valor histrico. Los activos dados de baja siguen apareciendo en el catlogo de activos, pero con status de baja. A l crear el prim er perodo de un nuevo Ejercicio Fiscal estos activos se eliminan del catlogo.
H Prctica 11: M anejo de D epreciacin de A ctivos a) b) c) Ingresar al perodo de Enero 2010. Acceder a la opcin Archivo / Depreciacin. Qu m ontos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas? Depreciacin periodo Depreciacin to ta l Depreciacin actualizada
A c tiv o | ESCCONOI ! COMPESCRH1 1 IMPLASAL01 d) e) f) g) P o rq u ? _________
............................. ....................
Ingresar al periodo de Febrero 2010. Acceder a la opcin Archivo / Depreciacin. Qu m ontos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas? Depreciacin periodo Depreciacin to ta l Depreciacin actualizada
A c tiv o | ES C C O N O I | COMPESCRH1 IMPLASAL01 h) i) j) k) { f
.................
......
........
P o rq u ? _____________________________________________________________________________________________ Generar la pliza de depreciacin de activos, indicando com o periodo de depreciacin del 1-Feb-10 al 2 8-Feb-10, con fecha de pliza 28-Feb-10, pasar el cursor por todas las partidas y contabilizarla. Crear el periodo de Marzo 2010 e ingresar a l. Qu m ontos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas?
..
A c tiv o i ESC C O N O I COMPESCRH1 | IMPLASAL01 I) Por qu? | Depreciacin periodo Depreciacin to ta l j I l Depreciacin actualizada
... ..................................... .........................................
84
m)
Dar de baja los siguientes activos con fecha del 1 de Marzo de 2010, indicando el nm ero inicial de todas las plizas en 1. C lave del A c tivo : Descripcin: j ESCSIS01.......................................................j i Escritorio Mod. Ejecutivo 1402
Indicar que s se desea dar de alta la cuenta 1 3 63 -000-000 en el departamento 4 y la cuenta 1 3 50 -0 0 0 -0 00 direccionarla a dicho ' departamento.
? C lave del A c tiv o : i Descripcin:
> COM PESCTROI Com putadora Escritorio Dell G X
Indicar que s se desea dar de alta la cuenta 1 3 62 -0 0 0 -0 00 en el departamento 8 y la cuenta 1340-000-000 direccionarla a dicho i ; departamento. n) Contabilizar las plizas correspondientes de cada caso.
10.2 10.2.1
Reportes de depreciacin contable Reporte de depreciacin contable
Z7 Ruta de Acceso: O Men Reportes / Activos Fijos / Depreciacin contable / Depreciacin contable Tipo: Interno
Este reporte presenta los clculos tradicionales de depreciacin: valor del activo, la depreciacin acumulada hasta el perodo anterior de depreciacin indicado, la depreciacin del perodo y el m onto total de las depreciaciones.
j p P S W W
C la v e -3 a c tiv o
Desde
jl : : : : : : : .....: a
F e c h a d * a d q u is ic i n .........................
f e c h a inicia! i
ll
F g c h a final
jaai|;
P e iod o d e d e p re c a c i n
F e c h a inicial j 0 1 / 1 2 / 2 0 1 0
F e c h a final
31/1 2 /2 0 1 0
| |
l i p o d e a c tiv o O e fi f tm e n lo s
L,o<:a l 2 a c n I
] N in g n d e p a rta m e n to O T o d os los d e p a rta m e n to s
a i}
| H D e s g lo s e por m es f j S lo c u a d io de res u m e n
IL...11 V e n ta s i l . J 2 P e d id o s jt_j 3 M ostrador :! i M T t!o d e l reporte : D e p re c ia c i n co n ta b le

a
[ j O rd e n a r por | 1 . - T i p o y lo c a k a c i n
A c e p ta r ............
:|[
C a n c e la r
]j
Ayuda
............. ............................................................
Figura 10.2.1-1 Reporte de Depreciacin Contable
85
Sus Campos: ! O pciones | C lave del activo j Fecha de i adquisicin Periodo de : depreciacin i T ip o de activo Localizacin i D e pa rtam e n to I Desglose p o r mes i Slo cuadro I resum en O rd e n a r p or I T itu lo del reporte Rango de claves de activos que se requieren en el reporte. Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc. Indica el perodo cuya depreciacin se calcular en el reporte. Slo se incluirn en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Localizacin de los activos a incluir en el reporte. E uso de este campo depender de la clasificacin de activos realizada en el Catlogo de activos. Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte. Al activarla, se desglosar la depreciacin mensual por cada activo. Al activarla, slo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en el reporte. Se puede ordenar por: tipo y localizacin, localizacin y tipo, por mes y ao de adquisicin. El sistema sugiere un ttulo, pero puede ser modificado.
10.2.2 l&
Reporte activos que ya no se deprecian
Ruta de Acceso: O Men Reportes/ Activos Fijos/ Depreciacin contable / Activos que ya no se deprecian O con el icono 'fe Tipo: Interno
Se genera un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminado del catlogo. Este reporte se puede em itir tanto en la depreciacin contable com o en la fiscal.
R e p o rte d e activos, q u e ya no se d e p re c ia n
t.ech$
de ?n de
depreciacin
T t u t o d e l rep o rte
i A c tiv o s q u e y a n o se d e p re cia n
A c e p ta r
C ancelar
Ajuda
Figura 10.2.2-1 Activos que ya no se deprecian
Sus Campos: O pciones Fecha de depreciacin T tu lo del reporte Fecha a la que se desea conocer qu activos se han depreciado completamente. El sistema sugiere un ttulo, pero puede ser modificado.
86
10.2.3
Reporte proyeccin de depreciacin
\D Ruta de Acceso: O Men Reportes / Activos Fijos / Depreciacin contable / Proyeccin de Depreciacin O con el icono Tipo: Interno 3'
Este reporte permite obtener una proyeccin de la depreciacin sobre los activos de la empresa.
C - V -j (tea ctivo
Desde i C H R A M 1 5 0 -2 0 D B
Hasta
:EOS02
re cfcle^d q u isid n
F e c h a inicial 01 / 1 1 / 2 0 0 8 F e c h a final i 22/11 / 2 0 1 0
P e rio d o f c a l
F e c h a inicial 01 '0 1 /2 G 1 0
l ^ j l i F e c h a fjnal i 31 ^ 1 2 / 2 0 1 0
P e ro d od e
F e c h a inicial 1 0 1 / 0 1 / 2 0 1 0 F e c h a final 3 0 /06/2010
T ip o d a a c tiv o i|
| | j :
L o ca liza c i n
D e p a rta m e n to s 1 0 N in g n d epartam enN j T o d o s lo s de prtem e .
[ j D e s g lo s e por roes Q S l o c u a d ro d e ie s u m e n C o n a c u m u la d o histrico
I j J 1 V e n ia s i j _ j 2 P e d id o s ls I 3 M ostrador O IR A M e rc a d o te c n ia 5 A t n c i n a C lie n te ;
T ip o 1 1 .- Prcy. c / v a lo re s histricos 0 tdenar por
.....
i 1 .- T i p o y Jocalisacin
i I ufo d ! reporto
i P r o y e c c i n d e d e p re c ia c i n
A c e p ta r " j [
C a n c e la r
|j
Auda
Figura 10.2.3-1 Reporte Proyeccin de Depreciacin
Sus Campos: | O pciones f Clave del activo Fecha de adquisicin j Periodo Fiscal Periodo de depreciacin T ip o de activo Rango de claves de activos que se requieren en el reporte. : Indica la fecha de adquisicin del activo o activos que se incluirn en el reporte de proyeccin de depreciacin. i Perodo fiscal que tomar en cuenta el reporte para actualizar la depreciacin. i Es el perodo de depreciacin del que se desea conocer la proyeccin. El sistema sugiere i un perodo semestral. j Slo se incluirn en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vaco, se incluirn todos los tipos de activo.
87
; Localizacin | D e pa rtam e n to Desglose por mes Slo cuadro
Localizacin de os activos a incuir en el reporte. El uso de este campo depender de a clasificacin de activos realizada en el Catlogo de activos. Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte. Al activar esta opcin, el reporte desglosar para cada activo la depreciacin mensual histrica. activarla, slo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en el reporte. A l marcar esta opcin se indica a sistema la forma de calcular e m onto de a depreciacin acumulada; si la toma del catlogo de activos o la calcula aplicando el porcentaje de depreciacin desde la fecha de adquisicin. Se puede ordenar por: tipo y localizacin, Localizacin y tipo, por mes y ao de adquisicin. Se puede presentar el reporte de tres formas: Proyeccin de depreciacin con valores histricos, Proyeccin de depreciacin con valores actualizados, Proyeccin de depreciacin con valores histricos y actualizados. El sistema sugiere un ttulo, pero puede ser modificado.
i resum en
j C on acum ulado i histrico
i O rd e n a r por
Tip o T itu lo del reporte
10.2.4
Reporte conciliacin de activos
'\ E j Ruta de Acceso: Men Reportes / Activos Fijos / Depreciacin contable / Conciliacin de Activos O Tipo: Interno En este reporte se pueden com parar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciacin definidas en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalas en el registro de los m ovim ientos de depreciacin. Tam bin permite revisar que los activos dados de alta en el catlogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de la empresa. Los valores que presenta el sistema los tom a de los catlogos de cuentas y de activos fijos respectivamente. La informacin que presenta el reporte es la siguiente: Nom bre de la empresa, nm ero de pgina, fecha y ttulo (conciliacin de activos). Tip o de activo con su descripcin. Cuenta del activo (es decir, la cuenta asignada al tipo de activo) y su valor o saldo. Cuenta de depreciacin (cuenta contable asignada a la depreciacin del tipo de activo), su valor o saldo. M onto del Activo y Monto de la depreciacin del activo. Valor de los activos, que corresponde al m onto original del catlogo de activos. Depreciacin acumulada del catlogo de activos ms la depreciacin de los perodos comprendidos desde el inicio del ejercicio fiscal hasta el mes de emisin del reporte. Las diferencias entre los valores de las cuentas contables, contra los valores del catlogo de activos.
88
i B
i3 ; 3
: -v
s a - r - B
tt?
>
AS PE L DE M EX IC O {E M PR ES AS) C o n c ilia c i n d e a c tiv o s

Ri < h I o : D ic -1 0 T ip o <le .ic iiv o D e s c rip c i n C u e n ta < lcl A ctivo C t . ce c te p ie c ra ci n 1245-000-000 1252-000-000 1240-000-000 1256-000-000 1230-000-000 1254-OCO-OOO 1220-000-000 1250-000-000 1246-000-000 1237-000.000 M o n to <tel a c tiv o M o n to tle tte p r. 28,260.00 57650 7 2 ,7 0 0 0 0 5,452.50 1 8 3 ,0 0 0 0 0 11,437.50 1,503,000.00 1 8 ,7 5 0 0 0 284,375.00 21,515.90 2 ,0 4 8 ,3 3 5 .0 0 5 7 ,7 3 2 .4 8 | < Pgina l d= 1 V a lo i <1<? lo s a c tiv o s P e p r. .H iin iu l.K li 2 0,2 8 0 0 0 9,649.83 72,700.00 71,340.00 183,000.00 183,000.00 1,500,000 00 300.000.00 235JOOO.OO 235.000.00 2 .0 1 0 ,0 6 0 .0 0 7 9 8 ,9 8 9 .8 3 M D if ie r ic i. ^ 000 -9,073.33 000 -6 5 ,8 0 7 5 0 0.00 -171,562.50 0.00 -281.250.00 29.375.00 -213.464.02 2 9 ,3 7 5 .0 0 -7 4 1 .2 5 7 .3 5 ;>' y
1
EQUIPO DE OFICINA 2 EUIPO DE COMPUTO 3 EQIJPO DE TRANSPORTE 4 EDIFICIOS 5 M AQ UNARIA TO TALES:
Figura 10.2.4-1 Reporte Conciliacin de Activos
Prctica 12: Em itiendo reportes de depreciacin contable a) Generar el reporte de depreciacin contable en el periodo del 1 al 3 1 -M a r-1 0 . b) Indica el m onto de depreciacin de los activos siguientes: E S C C O N O I :_________________________________ C O M P ES C R H 1 :_______________________________ IMPLASAL01: _________________________________
c) Qu estatus tiene el activo con clave C O M P ES C R H 1 ?_____________________________________
10.3 10.3.1
Reportes de depreciacin fiscal Reporte con valores actualizados (fa c to r anual)
CD Ruta de Acceso: Men Fiscales/ Reportes / Depreciacin Fiscal / Con valores actualizados (factor anual)
O con el icono Tipo: Interno Este reporte presenta la depreciacin sobre el valor actualizado de activos por la inflacin, y se incluyen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los lmites en cuanto a m onto se refiere, establecidos en la ley y que se deprecian en el perodo de depreciacin indicado. A diferencia del reporte de depreciacin con valores contables, este reporte s aplica el factor de actualizacin en su clculo.
89
Se identifica com o perodo de uso del activo, el perodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciacin hasta el ltim o mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal y el factor corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualizacin de la depreciacin, no del saldo pendiente de deducir, este ltim o lo calcula internamente Aspel-CO I.
R e p o rte de d e p rc c m c iS r D ....................... OIOVC CH1VS..........................
Desde
C O M D C D Q 7 2
" '1 1
Hasta
S E TP M L 0 7
'
H -I .. \
r
m
..
............................................................................................................................... ..
F e c h a d * dquisidr!
fe c h a inicial. 130/10/2008
J i
l-'sch linal ; 30/11 /2010
m
" " 'm \
P ^|ri(}] l&Ol
Fe cha inicial i 0170172010
S :j
F e c h a (jn a l 131/12/2010
! ; 1 F e c h a Ricial ;0170172010
, ... i I;
; !'i FechaM
-'y ;;-j 131/12^2010 ~
..
T ipo de a ctivo |IH D ega ite m e nlo ;
Localigacon j
. J Todos los departamentos

1 Ventos 2 Pedidos O 3 M o slia do r O 4 M ercadotecnia : Q 5 Atervein a Clientes 16 'Almacn 7 Trfico O
N ingn departamento
D Desglose p a mes O S co cuadro d e resumen 1 3 1n cluyevigentes Q 'ln c lu jie d a d p s 'd ^ a ia Q J fird e n i poi |.1>* T ipoyTocalisadn
fy b d s T re iG i .....
I D epreciacin fiscal co n vafcres actualizados (fa c ta anua)
A c e p ta r
Cancelar
Ajruda
Figura 10.3.1-1 Reporte con Valores Actualizados (factor anual)
Sus Campos: ; O pciones Clave del activo Fecha de adquisicin Perodo Fiscal Periodo de depreciacin Tip o de activo Localizacin i D e pa rtam e n to Rango de claves de activos que se requieren en el reporte. Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, adquiridos antes de una fecha, etc. los
ste campo no es capturable, ya que el reporte elabora un clculo de actualizacin con base en el ejercicio fiscal en el que se est trabajando. Indica el perodo de depreciacin que se desea reportar. Slo se incluirn en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Localizacin de los activos a incluir en el reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos realizada en el Catlogo de activos. Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.
90
Desglose p or mes Slo cuadro resum en Incluye vigentes Incluye dados de baja O rd e n a r por Titu lo del reporte
Al activarla, se desglosar la depreciacin mensual por cada activo. Al activarla, slo se muestra el resumen con los m ontos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en el reporte. Al activar esta opcin, mostrar aquellos activos que estn vigentes en el catlogo. Al activar esta opcin, mostrar aquellos activos que fueron dados de baja. Se puede ordenar por: tipo y localizacin, localizacin y tipo, por mes y ao de adquisicin. El sistema sugiere un ttulo, pero puede ser modificado.
10.3.2
Reporte con valores actualizados (A ju ste ISR)
l l / Ruta de Acceso: Men Fiscales/ Reportes / Depreciacin Fiscal / Con valores actualizados (Ajuste ISR) y Tipo: Interno Este reporte presenta por omisin las depreciaciones actualizadas por los primeros seis meses del ao, para la obtencin de los valores de ajuste de ISR con pagos adicionales, pero se puede solicitar la depreciacin actualizada de cualquier perodo. A diferencia del reporte de depreciacin con valores actualizados (factor anual), el perodo fiscal de este reporte considera los doce meses del ao. El perodo de depreciacin por omisin ser del 1 de Enero al 30 de Junio de cada ejercicio, debido a que slo se realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el perodo antes mencionado, aunque puede ser modificado.
i CUr/e o iyo Desde ;CMDP4D3 l H .-*a jSETPMLO?
S i
Fecha a dcn'toMWi Eecha recial j Pttffc |i-.r.-x Fecha nc'id F cchafhal j
m m
in
g |
j3 V M W >
Focha it]ici:l j 01 /OI /2010
Fech lina! 30/06/2010
I ipo ie activo 0
U cfijacin i
pefiailamertOS : S Ningn departamento :|_j fdo sljsd ep ila intT o s I G 1 Veri, as
* i
, 'C:- " P r fl!es Q Sb cuadto de teiumn
instotodo,
\\_J M ercafttecnid
i ? 're l
i i \ Incluye dados ce baja
i n
yB A U n ftf
:D j7TrA 1ico T
Q 5 A te n c id n a C lic rt0 3
:..
Oidsnsi 1)01
l - Tipoy btafcacipn
.............
it f i fts50ii
Depreciacin liscal con v'cres tfiia k k c (tirstw iSRJ
Aceplar
jj
C a t te r
jj
Anua
Figura 10.3.2-1 Reporte con Valores Actualizados (Ajustes ISR).
91
Se identifica com o perodo de uso del activo el perodo en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciacin hasta el ltim o mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal. En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido lmites para su deduccin y el valor histrico exceda dichos lmites, se considerar com o m onto original de la inversin para actualizar el importe del lmite establecido, el cual se multiplicar por los porcentajes mximos de depreciacin establecidos en los artculos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 para obtener la depreciacin mensual actualizada y determ inar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas. Sus Campos:
i O pciones i C lave del activo i Fecha de adquisicin i Periodo Fiscal i Periodo de depreciacin
Rango de claves de activos que se requieren en el reporte. Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, adquiridos antes de una fecha, etc. los
Elige el perodo a considerar; para realizar el clculo del factor de actualizacin. Indica el perodo de depreciacin que deseas consultar. Por ejemplo, si deseas conocer la depreciacin del prim er semestre de 2010, indica de Enero a Junio de dicho ao. Slo se incluirn en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Localizacin de los activos a incluir en ei reporte. l uso de este campo depender de la clasificacin de activos realizada en el Catlogo de activos. Departam ento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte. A l activarla, se desglosar la depreciacin mensual por cada activo. Al activarla, slo se muestra el resumen con los m ontos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en el reporte. Al activar esta opcin, mostrar aquellos activos que estn vigentes en el catlogo. Al activar esta opcin, mostrar aquellos activos que fueron dados de baja. Se puede ordenar por: tipo y localizacin, localizacin y tipo, por mes y ao de adquisicin. El sistema sugiere un ttulo, pero puede ser modificado.
| T ip o de a ctivo
i Localizacin I D e pa rtam e n to
| Desglose p o r mes
i Slo cuadro resum en

Incluye vigentes !
i Incluye dados de baja

O rd e n a r por
j T itu lo del reporte
92
10.3.3
Reporte deduccin inm ediata
E D ' Ruta de Acceso: Men Fiscales/ Reportes / Depreciacin Fiscal / Deduccin Inmediata y Tipo: Interno Este reporte muestra los clculos para aquellos activos que se deprecian por el m todo de Deduccin inmediata.
up
O o v* rife p.V'O Qesds Fech S i Fecha incid :
P ft A { !ftlU e g
jCHRAM150-2006 g g !
SETPML07
M
m
Fecha final i
F e c h a ric ia l | 0 1 /0 1 /2 0 1 0 ...........
5 $ j! F c c h a M
3 1 /1 2 /2 0 1 0 ........... .
P s llit t! p ttC & C & J
Fech r ic ia l ; 01 /O I / 2 0 l 0
Fecha fina] 31/12/2010
Ip D de activo 0
Locofeacin i
D e g a tc fn e n to :
Ijjjpjingn depWurnenlo J ^ Desglosa p :r mes L j Todos los desflmenlos Slo cu ad o d ifeiunen i[ i 1 Ventas p 2 P e d c b In c k /y vigentes 3Mosltadc* Incb'/'j dado: do baja I1.J 4 Mfeadolecria I G 5 Mencin a Cenles i [ j Qicfcrra por 6 Ahtaen I G 7 T l fco & , i |1.- Tipoy localizacin 5iV.ifj dfcl ljX li ; Depreciacin lircol con deduccin inmediata
ce|)ti
j | Cancel!
Aguda
Figura 10.3.3-1 Reporte Deduccin Inmediata.
M anejo de la deduccin inm ediata M onto Original de la Inversin actualizado: Se ajusta multiplicndolo por el factor de actualizacin resultante de la divisin del INPC del ltim o mes de la primera mitad del perodo que transcurra desde que se efectu la inversin hasta el cierre del ejercicio, entre el INPC del mes en que se adquiri el bien. El resultado se multiplica por el porcentaje de Deduccin Inmediata que le corresponda al bien segn el Artculo 220 de la ley del ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pestaa de depreciacin fiscal del alta de activos, dando como resultado el importe de la deduccin inmediata aplicable.
93
Consideraciones im p o rta n te s de la Ley de ISR La Deduccin inmediata slo podr aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en Mxico. Esta deduccin no podr ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones, remolques o aviones. La opcin a que se refiere este artculo, slo se puede ejercer tratndose de inversiones en bienes que se utilicen permanentemente en territorio nacional y fuera de las reas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey, salvo que en estas reas se trate de empresas que sean intensivas en m ano de obra, que utilicen tecnologas limpias en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos. El Ejecutivo Federal determinar tanto las caractersticas de las empresas a que se refiere este prrafo, com o las zonas de influencia de las citadas reas metropolitanas, exceptundose autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques. Esta deduccin podr efectuarse en el ejercicio en el que se efecte la inversin, en el que se inicie su utilizacin o en el siguiente. Sus Campos: O pciones Clave del activo Fecha de adquisicin : Periodo de ; depreciacin T ip o de activo Localizacin i D epa rtam e n to s Desglose p or mes Slo cuadro resum en i O rd e n a r por f T itu lo del reporte Indicar el rango de claves de activos que se requieren en el reporte. Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc. Se indica el perodo en el que se va a aplicar a deduccin inmediata. En consecuencia slo se incluirn en el reporte aquellos activos que manejen deduccin inmediata y cuya fecha de inicio de depreciacin fiscal se encuentre en el rango indicado. Slo se incluirn en e reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Localizacin de los activos a incluir en el reporte. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos realizada en el Catlogo de activos. Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte. Al activarla, se desglosar la depreciacin mensual por cada activo. Al activarla, slo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciacin de todos los activos incluidos en el reporte. Se puede ordenar por: tipo y localizacin, localizacin y tipo, por mes y ao de adquisicin. El sistema sugiere un ttulo, pero puede ser modificado.
10.4
Revaluacin de activos
La revaluacin es el reconocimiento de los efectos de la inflacin sobre el valor de los activos, por medio de la revaluacin se calculan los valores actualizados de los activos. La revaluacin tiene tres opciones: la consulta, el reporte y la actualizacin por revaluacin. La consulta y el reporte son preliminares que permiten analizar la revaluacin que se va a llevar a cabo, mientras que la actualizacin es el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados. La revaluacin permite calcular el valor neto de los activos, el cual independientemente del mtodo de revaluacin se calcula de la siguiente manera: V a lo r neto = (V a lo r de m ercado) * (Porcentaje de vida til re m anente).
94
El porcentaje de vida til remanente se tom a del catlogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al que se tena a principios de ao, puede ser actualizado por los meses transcurridos desde esa fecha hasta el periodo de revaluacin solicitado. Por ello, en parmetros de revaluacin y en el dilogo de emisin del reporte, se encuentra el dato actualizar % de vida til, con el cual se le indica a A spel-CO I si considera el porcentaje tal y como est en el catlogo de activos o si lo actualiza. El sistema cuenta con tres mtodos para revaluar activos: a) Facto r para v a lo r de m ercado. Este mtodo consiste en multiplicar un factor por el valor de mercado que se encuentra en el catlogo de activos. Este factor se debe anotar en el campo de "Factor de revaluacin". Este factor puede partir de una estimacin del usuario con respecto de la evolucin del precio de los activos, o pudiera venir de una agencia de valuacin de activos. Este mtodo utiliza la siguiente frmula: M o n to revaluado = V a lo r de m ercado x fa cto r de revaluacin A partir de lo anterior se puede verificar que es ms exacto el m onto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida til. Por otro lado, es importante mencionar que la actualizacin sobre el porcentaje de vida til, slo se realiza para fines de consulta, no se alteran los datos del activo. b) C on IN PC desde la ltim a revaluacin: Este m todo consiste en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la ltima revaluacin (el sistema archiva esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualizacin que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluacin entre el INPC de la fecha de la ltima revaluacin. Ejemplo: Para comprender ms a fondo en qu consiste este mtodo, tom em os com o ejemplo un activo con un valor de adquisicin de $120,000.00 con fecha de 2 de Noviem bre de 2002 y fue revaluado en Diciembre de 2002, dando como resultado lo siguiente: Valor de mercado: 170,000.00 Se requiere revaluar en Febrero de 2003 Se tiene un porcentaje de vida til remanente a Febrero de 2003 de 96.67 INPC del mes a revaluar / INPC del mes de la ltima revaluacin = Factor de actualizacin M o n to revaluado = Facto r de actualizacin x v a lo r de m ercado. c) C on IN P C desde la ltim a fecha de adquisicin: Consiste en multiplicar el valor original del activo por el ndice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluacin entre el INPC de la fecha de adquisicin del activo. Ejemplo: Se tiene un mobiliario con valor de adquisicin de $ 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2002. Se requiere revaluar en el mes de Enero de 2003 (periodo de trabajo). La frm ula que se utilizar ser: (IN P C del m es a revaluar / IN PC del mes de adquisicin ) x V a lo r de adquisicin = M o n to revaluado 98.253 (INPC Enero 2003) / 93.765 (INPC Febrero 2002) = 1.0479 x 5,000 = 5,239.32 (Valor revaluado del activo). Al mes de Enero de 2003 tiene una vida til remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciacin es del 1 0 % anual. 5, 239.32 x .9083 = 4,758.87 (Valor neto revaluado)
95
10.4.1
Proceso de revaluacin
IC 7 Ruta de Acceso: Men Procesos / Revaluacin de Activos
El proceso de revaluacin de activos consiste en el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema, por lo que es recomendable realizar un respaldo de la informacin, antes de realizar este proceso. Este proceso calcula el valor neto de los activos, el cual independientemente del mtodo de revaluacin, lo calcula como: V a lo r N e to = (V a lo r de M ercado)* (Porcentaje de vida til rem anente).
E s te p ro c e s o a fe c te los a rc h iv o s d e a c tiv o s , si n o tienes res p a ld a d o s e sto s a rc h iv o s N O C O N T I N U E S C O N E S T E P R O C E S O !
: C la v e d e a c tiv o fie s d e
........................ H a s ta [ S E T P M L O ? ..........................| J
| C H R A M I 5 0 -2 0 0 6 ............ | |
:
:
tt e a d q u is ic i n ................................................................
F e c h a inicial 101/09/2009 jp | j:
................................
[p jji
F jgcha final i 0 1 / 1 2 / 2 0 1 0
................................
i l i p o d e a c tiv o ; S .......................... g j ; i @ O \ D o r d e p a rta m e n to
,T
po d e -e v a lu a c i n
F a c to r p a ra v d o r a e r e a d o C o n I N P C d e s d e ltima re v a lu a c i n C n I N P C d e s d e fe c h a a d g u isic i n
j .;
ll. !? . ......................
;..........F e c h a d e r e v a lu a c i n
3 1 /1 2 /20 1 0
W M f {1 .0 0 0 0
................................................................... i L o c a liz a c i n I
F a c to r d e re v a lu a c i n
^ t a j j |
a n ce ta r
|[
R e s p a ld o
| |
A u d a
Figura 10.4.1-1 Proceso de Revaluacin de Activos Fijos
Sus Campos: ! O pciones
Clave del activo Fecha de adquisicin T ip o de activo D e p a rta m e n to Localizacin
Rango de claves de activos que a revaluar. Indica los activos que por su fecha de adquisicin sern revaluados. Slo se revalan los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Departam ento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte. Localizacin de los activos a revaluar. El uso de este campo depender de la clasificacin de activos realizada en el Catlogo de activos.
96
El sistema cuenta con tres tipos de Revauacin: J Consiste en m ultiplicar un factor por el M onto Original que se captura al dar de alta el activo, este factor se debe anotar en el campo de Factor de revaluacin" y puede definirse a partir de una estacin del usuario con respecto de la evolucin del precio de los activos o por una agencia de valuacin de Activos. T ip o de revaluacin ) Con INPC desde ltim a revauacin Consiste en calcular el valor actualizado del activo considerando el valor del Mercado de la ltima revaluacin (el sistema almacena esa fecha y valor) y se multiplica por el factor de actualizacin que resulte de dividir el INPC del mes de revaluacin entre el INPC del mes de la ltima revaluacin. 0 con inpc desde fecha adauisidor. | c onsst e en multiplicar el M onto original del activo por
el factor de actualizacin que resulte de dividir el INPC del mes de revaluacin entre el INPC de la fecha de adquisicin del activo. Fecha de revaluacin Factor de revaluacin Fecha para la que se desea la revaluacin ! Slo si se eligi el Tipo de revaluacin Con factor de mercado se debe anotar el Factor I de revaluacin.
10.4.2
Parmetros de revaluacin
Z7 Ruta de Acceso: Men Archivo / Revaluacin / Edicin / Parmetros / Revaluacin
Se define la forma en la que se revaluarn los Activos dados de alta en el catlogo. Los parmetros son aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular.
P<irdi)ii:iros ci reyai
T ip o d e [e v a lu a c i n
( y iF a c t o r p a ra valo r m e ic a d d O O C o n IN P C d e s d e ltim a [e v a lu a c i n C o n IN P C d e s d fe c h a d e a d q u isici n
F e c h a d e .e v a lu a c i n i 01 ^ 1 2 /2 0 1 0 F a c to r d e re v a u a c i n j 1 [ 2 ] A c tu a liza r
X
d e v id a til
A c e p ta r
C a n c e la r
A jiu d a
Figura 10.4.2-1 Parmetros de Revauacin de activos fijos
97
^ jA
ll^
Sus Campos: | O pciones Se debe elegir una de las siguientes opciones: T ip o de revaluacn ; Fecha de revaluacin Factor de revaluacin j A ctu a liza r el % \ de vida til Factor para valor del mercado Con INPC desde ltima revaluacin Con INPC desde la fecha de adquisicin
Fecha a la que se desea la revaluacin de los activos Slo si se eligi el Tip o de revaluacin Con factor de mercado" se debe anotar el Factor de revaluacin. Se puedes elegir si se requiere que se actualice el porcentaje de vida til del activo fijo de forma automtica cada vez que se realice La revaluacin, con lo que se determina el clculo del Valor neto.
10.4.3
Consulta de revaluacin
Ruta de Acceso: Men Archivo / Revaluacin
En la consulta de Revaluacin se muestran los datos del Activo como son: clave, descripcin, m onto original, valor de mercado, revaluacin del periodo, as como los montos que calcula el sistema para la revaluacin. La consulta de revaluacin se puede personalizar a travs del men contextual / Configura Columnas, seleccionando los campos que se desean visualizar en la consulta actual de acuerdo a los campos disponibles.
W B O B aaam
ECttj^'lD Km N A S Q W P Q & E C a W ftJTl E ftifjq a s ca fe : S# a * ic b i > :c 0 .... :D O kw&mii m i w im
v
vcmmn
f j3 < :Jife ro v1 B & % t% x s t VfA C W o C fijT K l fS w '- S ^ jm ^ .
ZGMmcQpi. m tm
M ..........
tfk xic< to (i& <torttfte oennrm \ r/jfb4 r jt * * c m m m m m . w
i#
is ....... ......... i ; i%g ............... : J 30/2 5&2G28 i :
Opciones del m en contextual
O B TE re s a c a " sitiicwbR f^ i ssele m m ;SLUC0ftfdR? Si i

STSCtC
?BESA?
&m\ i sa>tt\ mo. m m
EflSfite
:kC0fF>ftJ FM i m w\
s a o j a i s & t
...
Figura 10.4.3-1 Consulta de Revaluacin
Se puede volver a la consulta original a travs del men contextual / Restaurar configuracin original.
98
10.4.4
D etalle de revaluacin
Ruta de Acceso: Men Archivo / Revauacin / Edicin / Detalles / Revaluacin [FJyiMen Archivo / Revaluacin / con el cono lB
El sistema enva una ventana donde se observa un listado con informacin de los cambios resultantes en la revaluacin del activo en el perodo. Los datos que muestra la ventana se divide en dos secciones: General: Muestra el nombre y clave y tipo del activo, mtodo de depreciacin, localizacin, nmero de serie, fecha de adquisicin, fecha de inicio de depreciacin contable, fecha de baja, porcentaje de depreciacin fiscal, porcentaje de depredacin contable, porcentaje vida til remanente contable y porcentaje vida til remanente fiscal. Revaluacin: Muestra el m todo de revaluacin, factor de actualizacin, valor original, fecha de ltima devaluacin, fecha revaluacin, valor de mercado, valor de mercado actualizado, valor neto y valor neto actualizado.
W SS^m m Sm
General T ^ d Mtodo d i dtrpicciaciin Local racin N-neto de iee Fecha de adquisicin Fecha inicio dcjxociocwn conl Fecha de baja Pccccnloic dcpccciacin liscal Porcentaje depredacin ccrtablc Pcrccnlejc vida C*il remanente c enlabie Porcentaje vida wt lenranente fiscal Revolucin Mtodo de revotase n Factor de ctualzadn Valoi original Fecha ltirna levaluacto Fccha rcvaluacico VeJoi de meicocb Valoi de meicads actualizado Valoi nelo Valoi neto adualcadD
0 3 E Q U IP O D E T R A N S P O R T E L in e o R c c i o e s t a j:
C H 2416-3254K I-2I2
20/Abr/06
Ol/May/OG
2&00
2500 25 l00 25.00 FocIo paro vo lo im acado 1.GGOO
1 1 0 .0 0 0 . 0
30/D C /23
O I/ D ic / IO 110 .000.00 0.
1 1 0 .0 0 0 .0 0 0 0 0
Figura 10.4.4-1 Datos del Detalle de la Revaluacin
Esta consulta permite verificar el m onto de la Revaluacin, los datos que considera A spel-CO I para el clculo son definidos en los parmetros de revaluacin.
10.4.5 i&
Reporte de revaluacin de activos fijos
Ruta de Acceso: Men Reportes / Activos Fijos / Activos Fijos/ Revaluacin de activos fijos e Tipo: Interno
Este reporte permite conocer el valor de los activos con el efecto de la inflacin, la emisin de este reporte no afecta los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluacin se modifican con el proceso de Revaluacin de activos.
99
Aspe!
R e p o rte d e r c y a lu a c iS n d e o ctfv o s
jCkip'.fi& dn
C e n tre &
'D a to sd e l ictivo
Llave
fie s d e IC H R A M 150-2006
F e cha e edc|iiiicn F echa inicial 0 1 /1 1 /2 0 1 0 Tipo do a ctivo i '3
m m
\\ 0
H a sla
SETPM L07
.a:
F echa final j 3 0 /1 1 /2 0 1 0 ......... L ocalizacin:
D e j> s > fla n w n & .

N ingn departamento I D Todos Io departamentos l ~ l 1 .-V enias ; 0 2.- Peddos
O 3 -M o jr a d o i
Tipo de i e vo ca ci n ai Factor para valo ra te a d o
O X o n INPC desda &irna re v e la c i n Q Con INPC desde fech a adquisicin

v*i
5 31 /12 /20 10 O r d e n a r po, Fd
...
....i..
i 1.00
m m
( jA d u a fe a i % de vida til T ti/o del aporto ! RevaJacin de a clivos
A c e p ta ; ]| C a n c e la r
Aiuda
Figura 10.4.5-1 Reporte de revaluacn de activos
Sus Campos: O pciones Clave del activo Fecha de adqu./oper. T ip o de activo ; Localizacin j D e pa rtam e n to Rango de claves de activos que a revaluar. Indica los activos que por su fecha de adquisicin sern revaluados. Slo se revaan los activos de tipo que se especifique en este campo. Si se deja vaco, se incluirn todos los tipos de activo. Localizacin de los activos a revaluar. l uso de este campo depender de la clasificacin de activos realizada en el Catlogo de activos. Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte. En esta opcin se puede elegir entre 3 criterios de ordenamiento: O rd e n a r por 5 i T ip o de revaluacin Fecha de i revaluacin Factor de 1 revaluacin : A ctu a liza r el % de vida til T itu lo del reporte Por tipo y localizacin. Por localizacin y tipo. Por mes y ao de adquisicin. Factor para valor del mercado. Con INPC desde ltima revaluacin. Con INPC desde la fecha de adquisicin.
Se debe elegir una de las siguientes opciones:
Fecha para la que se desea la revaluacin. Slo si se eligi el Tipo de revaluacin Con factor de mercado" se debe anotar el Factor de revaluacin. Indica al sistema la forma en la que se calcular el porcentaje de vida til, si no se marca la casilla en el reporte aparecer el porcentaje que se encuentra en el Catlogo de activos. Si se marca, el sistema lo actualizar a partir de los meses transcurridos en el ejercicio fiscal. El sistema sugiere un ttulo, pero puede ser modificado.
100
11. REPORTES
11.1 A d m in is tra d o r de Reportes
I S ' Ruta de Acceso: Reportes / Adm inistrador de reportes
El Adm inistrador de Reportes, es un m dulo que permite organizar por medio de grupos los reportes personalizados, los cuales, dependen de un archivo para su emisin. Estos archivos, se copian de forma predeterminada en el directorio de Datos, que se crea al instalar A spel-CO I 6.0 y se distinguen por tener las extensiones F TO y QR2. Form atos de tip o F T O : Este tipo de reportes utiliza un conjunto de comandos, campos y operadores definidos internamente en A spel-CO I. Tam bin es posible definir frmulas y expresiones dentro de dicho formato. Se recomienda tener conocimientos de programacin para el manejo de este tipo de formatos. De tip o Q u ick Report (Q R 2 ): Este tipo de reportes, tienen una gran flexibilidad y mayores alcances en la edicin y personalizacin de los datos. Una de las caractersticas principales es la generacin de consultas en lenguaje SQL que permiten la obtencin de informacin de las diferentes tablas que componen la base de datos, por lo que se recomienda el conocimiento de este tipo de sentencias.
A d m n i's fa s d e r tf e reportes:-
ie ifs i \t : ' > :,/ .jas- Y

T o rm a to
; ; ;ir.:
Panel de grupos de reportes
T t u lo
A r c h iv o m
S o lo le c t i m m m .
BALANCE G ENERAL 5 l e n t a s d epartam ento S Rybio? B A A N C E G A L EN MO NE DA EXT RAHJ ERA
M 'f lf lf f f M m E M FTO BG RALV FTO FTO FTO FTO FTO 9 G R A IM O V / EDOREW EDOREMOW E D O R E W .N A T M AYORW
W .P liz a s ii E S A D D D E R E S U L T A D O S
Ruta donde se encuentra alm acenado el archivo
R u la dei a id iiv o aclual. II E S TA D O d e r e s u l t a d o s E N m o n e d a PO R lix T U R A L E Z ^ D F C U E N
& R d M A Y d R ..................................................
C :\ P R 0 G R A M B L E S S C O M M O N F lLE S \A S P E LS S sln a sA c iw l\ C O l6 .0 0 \ D a lo s 1 V
Figura 11.1-1 Vista del Adm inistrador de Reportes
Para ver la presentacin preliminar del reporte, se debe dar doble clic sobre el nombre del reporte, en ese m om ento se desplegar el filtro correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Esta ventana incluye una barra de herramientas, la cual contiene opciones y comandos que permitirn realizar los cambios necesarios en los reportes, dichos iconos se mencionan a continuacin. Icono Funcin Al dar activar este botn, se mostrarn 2 opciones: N u e vo reporte Q R 2 : Esta opcin permite al usuario crear un reporte desde cero o vaco de tipo QR2. N u e vo reporte F T O : Permite crear un reporte nuevo de tipo FTO .
i Reporte N u e vo
i1 ) Es importante to m ar en cuenta que no se podr agregar un reporte que haya sido creado desde otro grupo ya que ste se relaciona m uy particularmente por el grupo de reporte en el cual fue creado.
101
Permite agregar un reporte sencillo por medio del asistente.
Asistente de Reportes
Permite agregar un archivo de reporte al listado previamente generado. A gregar
i rr. _ .'.I !_ Editar reporte
Para realizar cambios, se debe seleccionar el reporte y activar este com ando para abrir el editor y poder modificar dicho reporte.
Elim inar
Esta opcin se utiliza para eliminar de forma permanente el reporte, tanto el registro de la lista como el archivo del directorio.
Se utiliza para m ostrar una vista previa del reporte seleccionado. Presentacin Prelim inar
Enva el reporte directamente a la impresora predeterminada. Im p rim ir
Preparar Inform acin para Internet
Prepara el reporte para su envo y/o publicacin en A spel-IN FO W EB , dicho reporte podr ser enviado en form ato PDF o HTM L.
Publica el reporte previamente preparado en Aspel-IN FO W EB . P ublicar info rm aci n en Inte rn et
Lista de com andos y frm ulas
Permite consultar la lista de Com andos y frmulas del editor para reportes de tipo F TO .
:j\ 7jI '" " - -
Enviar reporte por e m ail
Esta opcin genera el reporte en form ato PDF para su envo por correo electrnico. A l seleccionar este botn, primero se desplegar un Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, posteriormente se generar el archivo en form ato PDF con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adjunta como un archivo en la aplicacin de correo predeterminado de la PC..
En este tem a slo se menciona de forma general la forma de modificar reportes, para un manejo mas profundo de los mismos, se recomienda to m ar el curso "Editores".
102
11.2
Asistente de Reportes
Z7 Ruta de Acceso: Reportes / Adm inistrador de reportes y el cono 1 - /
Se cuenta con un asistente para la elaboracin de nuevos reportes QR2, el cual ayudar a que el usuario genere sus propios reportes de forma rpida y sencilla. El asistente consta de 3 pasos los cuales se describen a continuacin: a) O pciones Generales del reporte: En este primer paso se debe definir a que Grupo pertenecer el reporte, los cuales pueden ser: Cuentas, Cuentas departamentales, Activos, Rubros o Plizas. De acuerdo al Grupo seleccionado, ser el Tipo de reporte que se genere.
Figura 11.2-1 Pasol. Opciones generales del reporte
b) Seleccin de partes del reporte a ser creadas: Aqu se especifica el diseo general del reporte, los datos que lo conformarn, la orientacin de la hoja (vertical u horizontal), as como si se requieren lneas de divisin en los datos.
P o r f a v o i , s e l e c c i o n a lo s p a i t e s d e ! e p o i t e a s e o t e a d a s
'] V e rtical
[Cf] E n c a b e z a d o d e p gina [ 3 Id u lo D a to s 0 S j m 0 ( . . Jl L H > > > 5 ( ! > > *./> ' .i M V A j;:>
B S H TITULO
Com : f . '/ W i i 'q i t C w w v/H K t . ir s *.'* .l-t i\Xi. U:<" <Mx > < X I.. *:<> "iS ;?f i. A ( s j*i i*
EJ
y
l ? l P ie d e p gina p j j C o n salto d e p a in s
mmmm
T
> '> W
! Horizontales iv Verticales
T U L O
C o w : p f c i C c n c e t f C n c i-K t n rs s
P Bo rde s
? ? >
S3
Siguiente
A u d a
Figura 11.2-2 Paso2. Seleccin de las partes que conform arn el reporte
103
c)
Finalizar: En esta ventana se cuenta wcon el botn i w l w i i ----------------------------------------------------------i i tel L l u q i se p u c u c visualizar v n u a u ia i Jw con cual puede cmo quedar el reporte diseado. En caso de requerir hacer algn cambio, se de podr dar clic en el
.
V is t a p re lim in a r
botn enor J para hacer las modificaciones necesarias. Al dar clic en el botn I 5 deber indicar el nombre con el que se guardar el reporte, term inando as con el asistente.
Fin aliza r
se
Figura 11.2-3 Paso3. Vista previa y Finalizar el asistente
H Prctica 13: Creacin de reporte desde el asistente Ingresar al asistente de reportes Crear un reporte en el grupo de Cuentas Modifica los datos del encabezado colocando el nombre del asistente En los datos, seleccionar todos los campos y que los muestre de forma Centrada. Realizar las sumas de los campos numricos disponibles Q u e muestre bordes en el reporte Guardar el reporte con el nom bre de "Mi Reporte.qr2" Em itir el reporte y observar el resultado
11.3
Edicin de Reportes de tip o Q R2 Ruta de Acceso:
Desde el Adm inistrador de reportes, seleccionar el archivo y dar clic en el icono
: .
Al editar un reporte de tipo QR2, se abrir una ventana en la cual se mostrar el diseo del reporte y se podrn realizar los cambios necesarios como agregar etiquetas, alinear informacin, realizar operaciones y Q uery's entre otros.
104
CMtO O KAM FUES-COMMOH H L K V iS M tS ^ tfm a !A -.p s fiC O S O -.B i'o s iiR .p d .Ie C u t.-.U s .q .J
A rchivo Edicin Ver Reporte A yu d a
;"S 3 ' S
M S I
a
Herram ientas de edicin
a ja > 4 s
J P O n / -a o
El
W//.WM///J/AV.V.S/J/S/S/SM
* r
Herram ientas I de form ato
ASPEL
CWIO
p:
A
C A TA LO G O DE C U E N TA S
:., bewJe cu e n ta 7 uen!a_De$d^ M o n e d a f ^ lo n e d a fja tu ro le z a { ^ e p o rtL a b e f ftju s le l A ju s te ^Cuenta descripcin ......................... **............... :>escipcifi <** 3 caera |ls u ra Usuario que lo genera 'C enta_H a sra; fe e p o n L a t k u b io ? Ju h o ^ p e p a rta m e n to ^ jp e jito ja ld o s tS oldos 'Total cargos MM * [ Yotal abonos MU Tciaidetsr
j*r' % ~ tf
...4$.
Tvl ce ca.-jcs
| Fecho y hora? echa en quedara e r que se genera
Ti DATOS DEL REPORTE : -waiio q -k k) gener ! : Fecha en que s e g e r j : : H a en que se ger* ~ -CATLOGO DE CUENT, Cuerna ; Descapoto de la c u " " i- Tipo do cuenta
ra S te ra '
Trtalttecj^s
. rc f al de obdbo;
Lista de tabtas y campos disponibles Figura 11.3-1 Edicin y elem entos del reporte
11.4 l&
Edicin de Reportes de tip o F T O
Ruta de Acceso: Desde el Adm inistrador de reportes, seleccionar el archivo y dar clic en el icono ^ .
Al editar un reporte de tipo F TO , se abre el Bloc de Notas y mostrar los comandos e instrucciones necesarias para la impresin del reporte.
A rc h iv oE d ic o nF e im a to V e r A y u d a
lOlll------------------------------------------------------------C on - - C O lll C o ii Cotii jC o m F o rm a to p a ra la
V
-------G e n e ra l 1999
A S P E L
Im p re s i n de la B a la n z a
6 G R A L W .F T O
M a rzo
I c o r n ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------iC o n i S o lic it a fe c h a p a ra re p o rte . . . > D a to < 1 > , 9 , "F e c h a d e l r e p o r t e : (D D e n v ia r d ire c ta m e n te el re p o rte a la Wmni A A ) " Im p re s o ra
jC o m P a r a P a n t a lla C o ra
< < < ... D e f in ic i n de E n c a b e za d o s ...> > > D e f in e E n c a b e z a d o s M a s ca ra "# # # " S a lt a 2 Fon " A r ia l " , 11 E s c rib e 1 , " D ir e c c i n :" , 10, <21> \\ E s c rib e D ir e c c i n de l a E s c rib e 5 3 , " P .e g . f e d . : " , 6 1 , < 2 B > \\ P o b la c i n de la e m p re s a E s c rib e 1 , " P o b la c i n :" , 1 0 , <22> \\ P ..F .C . de l a e m p re s a E s c rib e 5 3 , " C d u la :" , 6 1 , <24> \ \ C d u l a de e m p a d r o n a m ie n t o S a lt a 2 A s ig n a < 9 1 > , <91> + 1 \ \ c o n t a d o r d e l n u m e ro de p a g in a E s c rib e 6 9 , " P g in a " , 7 6 , <91> \ \ E s c r ib e e l n u m e ro de p a g in a
enif
<
<
>\
Figura 11.4-1 Ejem plo del contenido de un form ato de tipo F T O
A continuacin se mencionan los elementos que conforman a este tipo de reportes.
105
11.4.1
Cam pos del e d ito r
Ruta de acceso: Archivos /Editor de formatos / Lista de campos del editor
Cada uno de los campos disponibles en el editor hacen referencia a un dato especfico del sistema, por ejemplo: tipo de cuenta (si es acumulativa o de detalle), m onto del Debe y Haber de una cuenta, nmero de cuenta, tipo de pliza, saldo inicial de la cuenta, fecha de adquisicin del activo, etc. Estos campos se pueden incluir en cualquiera de los reportes fto segn se requiera. Cada campo se identifica con un nm ero escrito entre signos de o , como se observa en la siguiente figura:
" l ista d e iin p tis d e le d jto r I M i s M & b t; <001 > al <019> Cam pos libres alfanum ricos <020> Nom bre de la em presa <021 > Direccin de la em presa <022> Poblacin <023> R.F.C. de la em presa <024> Cdula de Empadronam iento <025> Fecha de Trabajo (MMAA) <026> Nmero de cuenta <027> Descripcin de la cuenta <028> Tipo (Detalle = 1, Acum. = 0) Nivel (del 1 al 9) <029> <030> Presupuesto m ensual <031 > Presupuesto anual <032> Presupuesto acumulado <033> Saldo inicial <034> Debe <035> Haber Saldo Final <036> <037> (- Saldo Inicial) <038> (- Debe) (- Haber) I <039> [ ::& !? 1 Variable 60 30 30 15 15 6 Variable 40 t
irB ijri
M.
1
Segn Segn Segn Segn Segn Segn Segn Segn Segn Sean m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara
Figura 1 1 .4 1 -1 Lista de cam pos del editor
Cada campo que se encuentra en la lista tiene una longitud especfica (cantidad de caracteres que puede incluir), la cual se debe considerar para que en el reporte el valor de cada campo no se imprima fuera del margen de la hoja y se incluya la m ayor cantidad posible de informacin. Cada m dulo del programa cuenta con su propia lista de campos, dentro de los cuales existe un rango de campos libres de tipo numricos y alfanumricos.
11.4.2 &
Frm ulas del e d itor
Ruta de acceso: Archivos / Editor de Formatos / Lista de comandos del editor
En este apartado se podrn consultar todas las frmulas o comandos que se utilizan en el sistema, as como la descripcin de cada uno de ellos:
106
AJUSTA ANCHO.CARACTER ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS CONTROL DATO DEFINE DISCO ENCABEZADOS ESCRIBE FENCABEZAOOS FIN________________
AJUSTA 50 AN CH O..CARACTER 10 ASIGNA <100>, f100-001 F| + <43> /12 BRINCA CARACTERES 60 CENTRA 80. <27> COMENTARIOS - ESTE ES NUESTRO BALANCE CONTROL "014 DATO <10>, "CUENTA INICIAL DEFINE
D IS C O " R E S U L T .R E P "
ENCABEZADOS ESCRIBE 5, "DESCRIPCION*, 15, 27> FENCABEZADOS FIN_________________________________ _
Figura 11.4.2-1 Lista de com andos del editor
Hay que considerar to siguiente dentro del uso de los comandos: Un campo o una variable especfica deber ir entre signos de < y >, por ejemplo: <049>. Los textos que es necesario que se impriman debern de ir entre comillas, por ejemplo: "Reporte Final". El nmero de columna o longitud de un comando se indica nicamente con un nmero. Los comandos de impresin se escribirn indistintamente con maysculas o minsculas.
B Prctica 14: M odificando un form ato. Se requiere obtener el Balance General de forma detallada, es decir, que incluya cuentas tanto del segundo como tercer nivel, para ello, se iniciar con el siguiente procedimiento: a) b) c) Ingresar a Aspel-CO I al periodo de Enero 2010. Activar el men Reportes / Balance General / Moneda Contable y dar clic en el botn "Editar. Localizar las lneas asignadas para im prim ir el Activo Circulante como se muestra a continuacin.
Wlnicia [< 4 6 > , < 4 7>] \\ Inicia ciclo de cuentas Inicia S R A N [1 ] Si < 2 9 > = 1 \\ Si la cuenta es de prim e r nivel Si < 9 6 > = 0 Asigna < 9 6 > , 1 Escribe 5, " A C T IV O C IR C U L A N TE Salta 2 Sifin Escribe 5, < 2 7>, 80, < 3 6 > \\ Escribe la descripcin Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ Acum u la los totales Sifin Te rm in a
d)
Agregar las siguientes instrucciones entre los comandos SIFIN y TER M INA.
107
s p e l iCapjutedn
Cmtm k
Inicia S R A N [1 ] Si < 2 9 > = 1 \\ Si la cuenta es de p rim e r nivel Si < 9 6 > = O Asigna < 9 6 > , 1 Escribe 5, " A C T IV O C IR C U L A N TE Salta 2 SIFIN Escribe 5, < 2 7 > , 80, < 3 6 > \\ Escribe la descripcin de la cuenta y su saldo final Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ A cum u la los to tales para el activo circulante SIFIN SI < 0 2 9 > = 2 \\ Si la cuenta es de segundo nivel Escribe 8, < 2 7 > , 80, < 3 6 > \\ Escribe... Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ A c u m u la ... SIFIN SI < 0 2 9 > = 3 \\ Si la cuenta es de te rce r nivel Escribe 10, < 2 7 > , 80, < 3 6 > \\ Escribe... Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ A cu m u la .. SIFIN J Te rm in a
e)
Guardar el reporte con el nombre de B gralw l.fto en la carpeta CursoC2CO I y mostrar la vista preliminar del reporte.
B A L A N C E G E N E R A L AL
A C T I V O
31/01/10.
ACTIS/IO C IR C U LA N TE : C AJA Caja Chica Caja Chica M .E . BANCOS M n ed a Nacional B anam ex 741107-1 Suc 201 B anoom er 1257919069 Moneda Extranjera C ity Bank Banco M jn d ia l CLIENTES M ayoreo M ateriales Industriales S .A d e C.V. G njas y Maniobras Madrid S .A R efaccio n aria de O riente S .A de C .V M sga C onstructoras S .A M aderera Espaola S .A de C.V. M ch e lle Machuca Lpez lib e rto Gringas Castro A rq uite ctos A sociad os S.C . M ateriales W a S .A de C .V . D iego C u eva s R ive ra fofecnica P rofesional SA d e C .V T ransportes P a cifico -S u r S .A de C.V. S istem as Bnpnesariales O m ega S .A Papelera E scolar P aperS oft S .A Menudeo M 0 S T R A spel-S A E 4.380.70 2.000.00 2 .380.70 8 .438.056.76 3 .942.370.79 2.946.301.58 998,069.23 2.495.685.97 1,580,298.34 915,387.03 387,560.37 382,774.87 197,819.29 3,074.23 18.923.75 0.00 48.269.98 3.3 2 5.8 4 0.00 0.00 58,416.97 4,938.75 2,704.68 25.301.40 0.00 0.00 24.785.50 24.785.50
Figura 11.4.2-2 Ejemplo del resultado de la vista prelim inar del reporte
f) g)
Realizar las modificaciones para que el resto de los rubros se muestren de la misma forma. Qu modificaciones realizaste para que se cumpliera el punto anterior?___________________
108
12. ACTUALIZACIN EN LNEA

12.1 Generalidades
En Aspel, el trm ino Actualizacin contiene dos vertientes: Actualizacin a una versin superior, por ejemplo, de A spel-CO I 5.7 a Aspel-CO I 6.0. Dicha actualizacin implica un costo de acuerdo a las polticas comerciales vigentes. Actualizacin en Lnea (Aspel-AL), cuya finalidad es mantener a los sistemas Aspel de versiones vigentes en condiciones adecuadas de trabajo, permitiendo descargar de Internet de una forma segura y automtica, una serie de archivos que permiten al sistema trabajar de forma ptima.
12.2
Servicio de actualizacin por A sp e l-A L
3 ' Ruta de acceso: Ayuda / Servicio de actualizacin en lnea.
El servicio de actualizacin en lnea (Aspel-AL) es una herramienta que asegurar estar trabajando con las ltimas mejoras de cada versin de los sistemas Aspel. Esta modalidad de actualizacin est disponible nicamente para las versiones vigentes de los sistemas de la lnea.
A s p e i - A c t a is ' c r V e n h W
-'-r^& sir
f-'
| m%
htf&grzl
Contabil . V e r s i n :
IU b ic a c i n : s t e in a :
Sistema d i
i S is te m a :
A s p e J-C O I 6 .0 0 Siste m a d e C o n tab ilid ad Integral V e is t n Original V ie rn e s . 1 0 d e D icie m b re d e 2 0 1 0 C:\Prograrf F ile s V A s p e lS A s p lC O I 6 .0 \ w w w .a c o e l.c o m m x/coi A s p e l-F T E I.O O A s p e l-F a c t u r e V e rs i n O rigin a l % ^
' V e rs i n : U b ic a c i n :
M irco le s, 0 2 d e M a rz o d e 2011 C :\ U s e rs \ R IC \ A s p e l-F c tc iu re 1.0\ w w w . aspel. com . mx/lac(*.e
S is te m a :
A s p e l-s a e 4 .6 0 Sistem a Adm inistrativo Em presarial Reinsta la ble N o . 4
l l f t o ifn i'M X r t lt o zu m o * m-ipim*i *
V e rs i n : U b ic a c i n :
M a rte s , 2 2 d e F e bre ro d e 2011 CrSP rogrern FilesS AspelSAspel - S A E 4 .6 \ w w w .a s o e i.c o m m s/sae
aspeLcorn Figura 12.2-1 Actualizacin en Lnea Aspel.
La figura 12.2-1 muestra el panel que permite descargar las actualizaciones para el sistema que se haya elegido, cuya forma de uso se explica a continuacin. j"" Para realizar el proceso de actualizacin se debe elegir el producto y oprim ir el botn actualizaciones) o pulsar J o dando doble clic sobre el producto seleccionado. (buscar
109
En ese m om ento A spel-Al comenzar a buscar en el servidor de descarga de Aspel las actualizaciones disponibles para el sistema indicado., en caso de encontrar alguna actualizacin disponible el sistema lo notificar mandando el siguiente mensaje:
*spef Actualizacin en Linea ; ' ' U
H ay une actualizacin disponible para CAJA Desea actualizarse en este m om ento?
'J f M t A lw jt r t r / .r f ir u r e M f u t jy s .... ....

1 . I Sj -O ym\vxKrMy.vmv.W.'MM>tI t:.':.':.:.':.'..'..'.. j
Figura 12.2-2 Informacin sobre una actualizacin d is p o n ib le .
< j i Es im portante mencionar que Aspel-Al est preparado para actualizarse a s m ismo, esto es, si existe una mejora para esta aplicacin, se realizar su actualizacin, asegurando as una operacin ptima. Si durante el proceso de actualizacin se elige la opcin Cancelar, al ejecutar nuevamente Aspel-Al enviar un mensaje, el cual indicar que se tiene una actualizacin pendiente por concluir, com o lo muestra el siguiente mensaje:
. .. " fj
S e encontraron archivos que indican que una actualizacin le suspendida o interrumpida. D e s e a le a n u d a r la a c tu a liz a c i n ? Si No
Conservar los archivos para leanudai la prxima vez
Figura 12.2-3 Reanudacin de una actualizacin interrum pida.
A l seleccionar
, se inicia continua y concluye con el proceso de actualizacin.
Una vez que el proceso de actualizacin ha concluido se puede verificar la actualizacin del sistema consultando los datos del "Reinstalable N o ." y "Fecha de versin" que aparecen en la ventana de Aspel-Al (figura 12.2-1), ya que despus de la sustitucin y actualizacin de archivos estos datos se actualizan. Dado que una de las funcionalidades de Aspel-Al es estar m onitoreando la existencia de actualizaciones para los sistemas, si en el equipo donde se instal A spel-CO I se cuenta con una conexin activa a Internet, de forma automtica al acceder al sistema, mediante una pantalla emergente se enviar el aviso de que se encuentra una actualizacin disponible, com o lo muestra la siguiente figura:
H a y un a n u e v a actualizacin p a ra s u siste m a A sp e lQ u d e se a h a ce r? @ 1 A ctu a liza r a hora .i; R e c o rd a r m aana
"<Q P rogram ar la tare a d e actualizacin

j i N o v olve r a m ostrar e ste m ensaje
Figura 1 2 .2 -4 Mensaje em ergente indicador de que existe una actualizacin para el sistema.
110
Este mensaje, permite actualizar el sistema de acuerdo a las opciones siguientes. O pci n
! @ Actualizar ahora
Al dar clic en este botn, el sistema abre la ventana de Actualizacin en lnea e iniciar con la descarga y actualizacin del sistema. Con esta opcin, se volver a m ostrar el aviso hasta el da siguiente. Se podr programar la actualizacin para que esta se ejecute por un tiem po predeterminado a travs de un asistente. Si no se desea que el mensaje se muestre, al activar esta opcin se oculta de manera definitiva el mensaje.
]} r. R e c o rd a r m aana
Q Program ar la tarea d e actualizacin
N o volver a m ostrar este m ensaje
Bajo esta forma de actualizacin Aspel de Mxico S. A. de C. V. mantendr a los usuarios informados de las ltimas actualizaciones o mejoras disponibles para los sistemas.
12.3
Servicio de actualizacin p o r m edio de instalador
En algunas ocasiones la configuracin de la red o las polticas de seguridad de la misma impiden que se puedan descargar los archivos de actualizacin ya que Aspel-Al se conecta a un sitio FTP para realizar la descarga, por ello se pone a disposicin de los usuarios un centro de descarga, en donde se podrn encontrar los reinstalables ms recientes de todos los sistemas. Para poder obtener el instalador de la versin ms actual se debe acceder a la direccin www.aspel.com/descarga. seleccionar el sistema y el reinstalable requerido.
Centro de Descarga
Oe'scary.i {ira e l S is te m a de C u n to b ifcijd t o te a ra ! A s j s !.' i Fecha i0 -D -2 0 i0 - T - n - * > . > t > C o n c e pto Instalacin de Asps-CGI 6 . 0 poi 20 das >%f iv .i :: T ie m p o E stim a d o IQQ - 2 0 n v s . -* w m m m D e s c a rg a r
D e s c a rg a r
j
I
Fecha iO-Dc-rsoio Aspei-COl 6 .0 e r-Aentc
C o n ce pto
T ie m p o E stim a d o IDO - 120 WW.4
O pcin para descargar el instalador
I
I
D e s ca rg a r
Fecha de publicacin, sistema y reinstalable
Fecha i0-0C-2010 C<5-feb-2D10
C oncepto Aspel-COI c.Q - (rS . ? M8> Aspe-COI 5.7ReratelahSr 2 - ;S 2.3 MB)
T ie m p o Estim a d o - 120 fms. 4 100 - 12 r-ins.*
Figura 12.3-1 C entro de descarga en aspel.com.
Al finalizar la descarga se debe ejecutar el instalador, mostrando una ventana con las opciones de "Reparar o Eliminar, debiendo seleccionar la opcin de Reparar.
111
M a n t e n im ie n t o d e l p i o g i a m a R e p g ra r o eliminar e! program B .
R e pa ra r e n e re s e n sistem a. E sta o p d c n re stau ra a rc h iv o s daados o q ue fe ite o . accesos d ire ctos y l i r a d a s d ej re g ls t'o ,
0 E lim in a r
s 2 -C .. y-a . A t a s
. J | l S ig u ie n t e > -j | C a n te r; J
Figura 12.3-2 Actualizando el sistema con la opcin Reparar.
9 Si el sistema se encuentra instalado en una red, T O D O S LOS EQ UIPOS DEBERN TENER LA MSMA VERSIN DE REINSTALABLE, ya que de lo contrario se presentarn anomalas en el funcionamiento del sistema.
Prctica 15: A ctu a liza ci n del sistem a
Si se cuenta con conexin a Internet, verificar que A spel-CO I 6.0 se encuentre actualizado al ltim o re in sta la re disponible.
112
13. MANEJO EN MICROSOFT SQL-SERVER 2008

13.1 Definicin
Microsoft SQL Server es un SMDB el cual brinda caractersticas que permiten crear y administrar las bases de datos de diversas aplicaciones entre las cuales encontramos los sistemas Aspel, adems brinda la posibilidad de interactuar con el administrador corporativo de SQL. Esto permitir establecer propiedades para secuencias de comandos, configuraciones regionales, tipos de datos, instrucciones Transact-SQ L m ultilinge y otras caractersticas que permitirn explotar la informacin de los sistemas al mximo. Antes de realizar la exportacin de la base de datos a MS-SQL se debe contar con los siguientes requisitos: Contar con licencias suficientes de Microsoft SQL Server 2005 2008. Tener instalado SQL-Server en alguna plataforma de Microsoft W indows que soporte los Servicios. Definir en W indows y MS-SQL los perfiles de usuarios necesarios, los cuales accedern a la base de datos desde las terminales.
13.2
Paso 1: C reando usuario y contenedor en M icrosoft S Q L Server
a) En el servidor ingresar a SQL Management Studio. b) Al iniciar el programa, se mostrar una ventana donde solicita el nombre del servidor, el usuario y la contrasea, los cuales se indican de acuerdo a lo que se tenga definido. c) Se deber definir primero el Usuario para acceder a la base de Datos, esto es dentro de la carpeta Seguridad / Inicio de sesin / Clic derecho / Nuevo inicio de sesin. u f a
A rch iv o Editar Ver Herram ientas
1
Ventana C o m u n id a d
i
A yu d a
S * >** . % ,i w ., S eilbjaoi . ' . Vx:

C o n - n jr , i,
W A rcS Q L s< V M
:"d Bases de datos & Be-es de datos del sistema Ui i.
GUH* * , . : $tifClfllfltffiiMlli
:J Instantnea:; d e b aset de dalos ReportSer.e? ReportScrv ctTem pD B Seguridad Puncic-nes del se; Credenciales Proveedores d e i A uditcna
1 1 1
ii !?.: :T.- C ji < C j ;
N u t / o inicio d e cesin,., filtro
Iniciar P oweiS hell

inform es Actualizar
& jj E s p e c ific a c io n e s
O b jete :-de servidor;
.. 5 S Ii yy:yy.:.'-yyyy g B i m f r 4 ' J W f11i 1f * { ; "yyyyt --y". 4t i 1?f --y ^m yyT ^M^yy:-:.:'J P ! f e j -y W M : M cM 'yy:
Figura 13.2-1 Agregando un nuevo inicio de sesin
d)
En la ventana que se muestra a continuacin, se deber definir lo siguiente: I. En la seccin "General": II. Nom bre del Usuario. Autenticacin de SQL Server y definir contrasea.
Desactivar la opcin "El usuario debe cambiar la contrasea". En la seccin "Funciones del Servidor, activar: dbcreator. public. Aceptar los cambios.
III.
113
S i& 's zijis r ^ G e n e ra !
jx g tn a
N <xnb;c ce riojo d e aescn O
; . f Funciones d d swvssg
i- " 4 A sg ra a o rj de usuanos J& Elamertos q jc pueden p r ie s a jr* E sac
i&tr&Gsoc, cte Windows
. & A jte rtio a q d rjd e SQj. Servr C&igsesB. C-dinnar ccnifasea: U S i& g r& s iir
W. E g ii c irs -rlrv a s d r c o n lfs s c r ic .

W.\ E^gtr expiradci de co^ru se a
\Z ; < & !& ' & W
E l E sno dbe cambiar !a eopssans en el &ulertftJrfcf do sesin

. Asignado a te d ije a d o
: I Servidor. .......... 0
signado a clave asi<v:a Astcnar a cre<>srsd Credenciales asertadas
r_-
' ; ....
1 1 (
Rtem/f i Ccwov
RAG U I L /. R t sueno
.$/ V s rg -^g a ftif^ & d ft casxfefo
j
i; | i mesier , : j ^pi,BdetpTOTadq^. : . . . -r j , . - T ,|
B s e ite dscs ttfcceofnunaia .Idowa pradasfirricdo:
:! : Aceptar 0 j: ?C ^ c e ar. J *.tA9>#/MwwiVwA
Figura 13.2-2 Agregando un usuario para acceder a la BD
e)
El siguiente paso es crear la Base de Datos, para ello hay que seleccionar del panel izquierdo de la ventana la opcin Base de Datos / Clic derecho / Nueva base de datos.
;M w osqft SQL: S e r t r M a n g ^ s n $ i } H
A rc h iv e
E ditar
Ver
Herram ientas
V entana
C o m u n id a d
A yu d a
.UlWa c o n s u lta j i l S 0 > 3 .i S *

C o n e cta r'- I ' $ / ^ ir T Jj $
i.-J RGU1LAR (SQL Se.'verOA6D - R A U IL '
SwB
:Y? Bases d e dp (.{ i in s ta u ta ne*
8 ! t S RpitServs t; y j ReportSeiVj B 2 Se gu rid a d =rJ L j Inicios de ?
. N u er;Jpse.d dates,..
A d ju n ta r ...
Restaurar base d e d3to=v. Restaurar arch ivos y g rupos d e archives,-, fnicar P o-// 5h e ll Info rm e s
>! Qj Fiincicnes ?j[? j C re d a n o d >Jt: CL P icve e d crj ;V; A u d ito ria s I.
A c tu a liza r Iwifis ^ m x e iz x x s r / e a c K x m
Figura 13.2-3 Creando una nueva base de datos
[ti :' 2 Especificaciones de a ud itoria de se ft l tii O b je o s d e servidor

!? J
f)
A continuacin, se debe indicar el nombre de la base de datos (por ejemplo ASPEL_COI). Para poder asignarle un propietario a la base se debe dar clic en el botn
D.
114
i & tp x c it.v tx s !:weii pcsgcnn
...: \ A m & & Ojenes

Gtupos de chivo s
Generar sssia
' l i j ^ v a
Ncmb-s de !a base de datosprcpl=l K .
AS P=L_COl
ij j !i&
25
A r c h iv o s 2e !& b a s e efe e s e s .
Jfcmbre js c c ASPSL.CO ASPEL_CO..
7oc de archivo C'aio*do:as Resist;-
Gpjo de a x w c s P?.f1AfiY R&gpfcaJfe
TcniaSe- irjcial (H8> [1 1
Crecimiento auto.-K E nun ID ^.cxaort.
~ ] en 1
C0!V=x>i-r:; RG UiLA^suado 1 / Vr.fiP5^_d<L
V m & ivim .
Uito 5'^cr
Aceptar
.iW tiXM *; -T
Figura 13.2-4 Propiedades de la base de datos
g) En el panel izquierdo seleccionar Opciones" y definir lo siguiente: Intercalacin: Latin1_General_BIN. Modelo de Recuperacin: Completa. Aceptar los cambios.
13.3
Paso 2: Creando la conexin en A s p e l-C O I 6.0
a) En Aspel-CO I 6.0, ingresar a Configuracin / Parmetros del sistema / Configuracin de DB / botn: Configuracin avanzada de base de datos". b) Activar el cono Nuevo Alias (el usuario lo define). e indicar como nombre del Driver "D e vartS Q LS e rve r" y el nombre del
N om b re d e l driver
! DevartSLServer
N o m b r e d e l a lia s SQL
mY.nwr.v.vMtMH/mv^ ....................... - -> ------------------------- <
c e p ta r
jj|
C a n c e la i
. A uda
Figura 13.3-1 Creando un nuevo Alias
115
Cmto&ite iCapaoizn
c)
A continuacin, se deben indicar los valores de HostNam e, DataBase, User am e y Password.
: J...
!Todos.
i:
' C o n fig u ra c i n b s i c a : . C o n fig u ra c i n a v a n z a d a j: i P ro p ie d a d I g lo t i S g a .,.,..,.......................... H o stN a m e D a ta B a s e U s e r_N a m e p a s s w o rd D r iv e iN a m e L o n g S trin g s E n a b te 8 C D F e tc h A H i raguilar A S P E L COI : usuario 123456 : D e v a rtS Q L S e rv e ;
T u
N o m b re d e l.d rjva r
N o m b re d e l a te s AT0SEM PR ESA 1 A T 0 S P R A C T IC A _ C 1 a m p io s UEBA
V a lor
IT iu e T r e 1 j
: c e p fo ,
:j|
... C e r r a i ..
J;
G u ard a r
jj.
O p c io n e s ^p re d e te rm in a d as .
i ).
Auda,
Figura 1 3.3-2 Definiendo las propiedades el Alias.
d)
gtof Se guarda la conexin utilizando el icono siguiente respuesta: Aspet-coJ 6.0
y se debe probar con el icono
, obteniendo la
Conexin exitosa!
| : A c e p ta r 1
Figura 13.3-3 Respuesta de la conexin
jsS En caso de trabajar con estaciones de trabajo, bastar con tener instalado Microsoft SQ L Server en el Servidor.
13.4
Paso 3: Inicio de operaciones en el fo rm a to M icro so ft S Q L Server
Para realizar la migracin de la Base de datos, se puede realizar de 2 formas: a) Por m edio de una N ue va C on ta b ilid a d : Se utiliza cuando se van a crear los catlogos por primera vez, para ello se debe ingresar al Adm inistrador de Periodos y activar el icono "Crear nuevos periodos" y seleccionar la opcin Nueva contabilidad". Posteriormente se selecciona el nombre de la conexin creada en la configuracin de Aspel-CO I 6.0.
116
Administrador d* periodos ;
D ire cto rio de trabe
Crear nuevos-peno<
...
|) EJER CGO : 2 f
E JE R C IC IO 2(
E i t j e la o p c i n a d e c u a d a
C r e a r s ig u ie n t e p e r io d o . U n b a s e a lo s s a ld o s fin a le s d e u n p e rio d o a n t e iio r . A s s e m a n t ie n e c o n t in u id a d d e s a ld o s p e rio d o a p e rio d o .
N u e v o c o n t a b ilid a d . E s a d e c u a d o s i n o t ie n e s p e r io d o s a n t e rio r e s c r e a d o s y q u ie t e s c r e a r u n o p o r p iim e r a v e z , c o n s a ld o s e n c e ro s .
Iniciar nueva contab&tad;
: '?'.
Periodo
E je rc ic io
C o n e x i n
SQL
Directo rio d e d a lo s D rive r D e v a ilS Q L S e r v e i
A c e p ta r
C a n c e la j
Figura 13.4-1 Creando una nueva contabilidad utilizando M icrosoft SQ L Server
Finalmente, el sistema solicitar la informacin sobre la creacin de los catlogos (estndar o en blanco) y crear tas tablas necesarias para trabajar. b) Por m edio de la exportacin de datos: Con este proceso, se podr realizar la migracin de la base de datos utilizada actualmente al form ato de Microsoft SQL Server, para ello se deber ingresar al sistema y activar la opcin Utileras / Control de archivos. Posteriormente se deben seleccionar todas las tablas y activar la el cono "Exportar todas las tablas" s : . Finalmente, se debe indicar el nombre de la conexin que se va a utilizar para la exportacin y realizar el proceso.
Control de archivos:
i v 'j S eleccionar todas las tablas

T a b lo s d is p o n i b le s
tes la b ia s ,}
C onexin d e d a to : destino: i</\ S obreesciibir la bias existentes
i N o m b re d e ta b ia : C U N T A S lO O li o . d e r e g iilrc : 2 39
C A P ro g re m F ile s \C c m m c u F ile i'iX & p e lN S iite rriB ; Aipe1\O G t;0<
Figura 13.1-2 Exportando la base de datos actual a M icrosoft SQ L Server
117
118
Sistemas Aspel
Aspel de Mxico es una empresa 1 0 0 % mexicana y lder en el mercado de software adm inistrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cm puto y servicios relacionados que automatizan la administracin de las micro, pequeas y medianas empresas favoreciendo la correcta tom a de decisiones, simplificando sus actividades administrativas e integrndolas fcilmente a la era digital. Aspel actualmente cuenta con ms de 450,000 empresas usuarias en Mxico y Latinoamrica.
Figura 1 Interface de los sistemas Aspel
Asp el-SA E A d m in istra ci n Em presarial Administra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan los esfuerzos de las reas administrativas y comerciales. Integra autom ticam ente a la administracin los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a travs de Aspel-SAE Com ercio Electrnico. Facilita la creacin, envo y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrnica).
A s p e l-C O I C ontabilidad Integral Procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa. Proporciona diversos reportes y grficas que permiten evaluar el estado financiero de la organizacin y generar oportunam ente las diferentes declaraciones fiscales. Interacta con hojas de clculo enviando a Microsoft Excel la informacin contable mantenindola actualizada automticamente.
A s p e l-N O I N m in a Integral Autom atiza el control de todos los aspectos de la nmina empresarial: percepciones y deducciones de los trabajadores, as como las declaraciones y aportaciones de la empresa. Incluye las ltimas disposiciones fiscales y laborales vigentes. Envo de m ovimientos afilatenos al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones intermedias.
A s p e l-B A N C O C o n tro l Bancario Manejo de ingresos y egresos. Conciliacin electrnica con las principales instituciones financieras. Interfase en lnea con Aspel-SAE y Aspel-CO I, para una afectacin simultnea de la administracin y contabilidad de la empresa.
119
A s p e l-P R O D C o n tro l de Produccin Planea y controla los procesos de produccin optimizando el consumo de materiales. Integracin total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en lnea de existencias, m ovimientos, nmeros de serie, lotes, entre otros. Consultas de implosin y explosin de materiales para la correcta tom a de decisiones.
A s p e l-C A JA Punto de V e n ta y A d m in istra cin de Com ercios Controla y administra las ventas de mostrador e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores pticos de cdigo de barras, bsculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crdito e impresoras de tickets, entre otros.
A s p e l-IN F O W E B Info rm acin Em presarial Con solo un clic, publica las consultas, estadsticas y reportes seleccionados de los sistemas Aspel en un sitio seguro en Internet. La informacin se organiza por sitios, sistemas Aspel, carpetas y fechas, logrando clasificaciones tan sencillas o sofisticadas com o se requiera. Proporciona control y seguridad en la informacin publicada, el acceso al sitio est restringido mediante claves y perfiles de usuario.
Contacta a nuestros distribuidores certificados en: aspel.com /distribuidores Encuentra informacin til y oportuna en aspel.com/base Para asesora tcnica, foro de usuarios, preguntas frecuentes y soporte en lnea visita nuestro sitio de soporte tcnico: aspel.com .m x/soporte Asistencia telefnica: Mxico: (5 5 ) 5325-2350 Guadalajara: (3 3 ) 3123-1653 Monterrey: (81) 8352-5661
aspel.com
Aspel de Mxico S. A. de C. V. agradece su participacin en este curso...
120

Avanzado Coi

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Avanzado Coi

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

r

Sistema de Contabilidad Integral

Gua Curso A van zad o Usuario

13.1 13.2 13.3 13.4

Sistemas A sp el.............................................................................................................................................................................. 119

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0

O b je tiv o del Curso

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado A sp el-C O l 6.0

Prueba de cido p Das de cartera

Utilidad Gastos de operacin

Grficas del usuario

Gua Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

Barra de herram ientas de grficas

Figura 2.2-1 Barra de herramientas de grficas

A continuacin se describe la funcin de cada uno de ellos.

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0

" ............ Tipo i Teln de fondo 1 Imagen j

Restablecer Diseo de te x to ...... P aia impresin P ara firesenl Datos en filas

i Paso i Combinacin \ Baria horizontal i Barias agrupadas I Circular j Rosca iG arrtt

Figura 2 .2 .1 -2 Diseador de grfico

Editar ciatos del grfico | L iq u id e z E n o f 1 F e b ll M a r/1 i A b r /1 1 l -6 .3 1 7 5 -6 .3 1 7 5 -5 3 1 7 5

Figura 2.2 .1 -3 Editor de datos del grfico

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

Figura 2 .2 .1 -4 Asistente de tipo de grfica

Figura 2 .2 .1 -5 Asistente de estilo de grfica

Introducir ttulos del e[e deseados: Categora (X)

cis ria t*itys n

jM eses Valor |Y) {Factor

Figura 2 .2 .1 -6 Asistente de diseo de grfica

Figura 2 .2 .1 -7 Asistente de ejes de grfica

Ti < }. (g < - ^]-r

Figura 2 .2 .1 -8 A b rir archivo de grfica

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

Eslado Tipo: Donde: Comentario

Lisio Canon Inkjet M P530 FAX LPT1:

Figura 2.2 .1 -9 Im prim ir grfica

M odificacin de datos de la grfica

l& R u t a de acceso: Grficas / Modificacin de datos Con el icono

Figura 2.2.2-1 M odificacin de datos de la grfica

Gua Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0

Inte rvalo de periodos a considerar

@ >P eriodo actual # Iodo e le je rcicio .& - Rango de perio do s

C o lum n a Frm ula

Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono s in

Ruta de acceso: Barra de herramientas / cono

17 Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono * *

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono

A ctu a liza r grfica

I 7 Ruta de acceso: Barra de herramientas / icono ffl ^

L D Ruta de acceso: & Barra de herramientas / icono

Grficas del usuario

erchiv'c d e c o n fig u ra c i n de la g r fic a n o existe. Deseas creerlo?

Figura 2.3-1 C onfirm ar creacin de la grfica

Gua Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

Notas del asistente:

Gua Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

N m ero secuencial Folio nico