Gua del proceso de elaboracin

de informes de sostenibilidad
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GUA DEL PROCESO DE ELABORACIN
DE INFORMES DE SOSTENIBILIDAD
Derechos reservados
Primera edicin: junio 2008
Tiraje: 400 ejemplares
Editores: Empresa Nacional de Electricidad S.A.
ENDESA
Santa Rosa 76
Santiago de Chile
Telfono: (56 2) 630 9000
www.endesa.cl
Autores: Wilfredo Jara
Katherine Kpfer
Colaboracin: Caroline Reid, Ingendesa
Yasminia Zabib, Consultora en RSE
Inscripcin en el Registro de Propiedad Intelectual N 171922
I.S.B.N. N 978-956-8191-08-5
Se autoriza su reproduccin, citando la fuente.
Diseo y Produccin: Leaders S.A.
Impresin: Ograma
Impreso en Chile / Printed in Chile
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2
TABLA DE CONTENIDOS
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1 INTRODUCCIN 5
2. TRAYECTORIA DE ENDESA CHILE EN LA ELABORACIN DE INFORMES
DE SOSTENIBILIDAD
7
3. PAUTAS INTERNACIONALES UTILIZADAS POR ENDESA CHILE
PARA LA ELABORACIN DE SU INFORME
15
3.1 Global Reporting Initiative 15
3.1.1 La Gua de elaboracin de memorias de Sostenibilidad 15
3.1.1.1 Indicadores de GRI 16
3.1.1.2 Principios de GRI 16
3.1.2 Protocolos de indicadores 17
3.1.3 Suplemento sectorial 17
3.2 Pacto Mundial 17
3.3 Accountability 1000 (AA1000) 18
4. ETAPAS DEL PROCESO DE ELABORACIN DEL INFORME DE
SOSTENIBILIDAD DE ENDESA CHILE
19
4.1 Descripcin del proceso de elaboracin del Informe de
Sostenibilidad de Endesa Chile
19
4.1.1 Diagnstico 20
4.1.2 Recopilacin de la informacin 21
4.1.3 Desarrollo de los contenidos 22
4.1.4 Verifcacin externa 23
4.1.5 Edicin y distribucin 24
4.1.6 Anlisis de oportunidades de mejora 24
4.2 Cronograma para la elaboracin del Informe de
Sostenibilidad de Endesa Chile
25
5. DESCRIPCIN DEL INFORME DE SOSTENIBILIDAD 2007 DE ENDESA CHILE 26
5.1 Cumplimiento de los principios GRI para la defnicin de contenidos 27
5.1.1 Principio de materialidad 27
5.1.2 Principio de participacin de los grupos de inters 27
5.1.3 Principio de contexto de sostenibilidad 29
5.1.4 Principio de exhaustividad 29
5.2 Cumplimiento de los principios GRI para la defnicin de la
calidad del informe
30
5.2.1 Principio de equilibrio 30
5.2.2 Principio de comparabilidad 30
5.2.3 Principio de precisin 30
5.2.4 Principio de periodicidad 30
5.2.5 Principio de claridad 30
5.2.6 Principio de fabilidad 31
6. COMENTARIOS FINALES 32
ANEXO A
PRINCIPIOS DE LA GUA GRI PARA ELABORACIN DE REPORTES DE SOSTENIBILIDAD
33
ANEXO B
LISTA DE COMPROBACIN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE GRI
35
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3
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4
INTRODUCCIN 1.
Cada vez ms, los diversos grupos de inters demandan una mayor transparencia
de parte de las empresas en cuanto a su desempeo en los mbitos ambiental,
social y econmico.
La elaboracin de un Informe de Sostenibilidad es un esfuerzo importante que la
empresa de hoy emprende con el fn de transparentar, rendir cuentas y comunicar
su desempeo a la sociedad, entre otras importantes consideraciones.
Los trabajadores, contratistas, clientes, instituciones del estado, organizaciones
de la sociedad civil, entre otras, pueden informarse a travs de este reporte de
la gestin de una empresa, su mbito de accin, sus proyectos, sus estrategias y
prcticas ambientales y sociales, su conducta tica, su relacin con la comunidad,
etc. Del mismo modo, los analistas de mercado e inversionistas pueden analizar
los reportes de sostenibilidad para la valoracin de una empresa.
Siendo Endesa Chile una de las empresas con mayor
trayectoria y experiencia en la elaboracin de informes
de sostenibilidad en Chile, hemos decidido plasmar el
proceso empleado por la compaa en un documento que
queremos compartir con aquellos que se estn iniciando
en la elaboracin de reportes.
En este documento se describen las etapas necesarias para la elaboracin de un
reporte de sostenibilidad y las pautas metodolgicas recomendadas a seguir.
Basados en nuestros principios de transparencia y acercamiento con la sociedad,
entregamos a la comunidad este documento, que esperamos sea de inters y
ayuda.
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5
Portada Informe de Sostenibilidad 2002
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6
TRAYECTORIA DE ENDESA CHILE EN LA ELABORACIN DE 2.
INFORMES DE SOSTENIBILIDAD
Hace ocho aos, Endesa Chile decidi, de manera casi pionera en Chile, elaborar
un Informe de Medio Ambiente. En el ao 2000, la transparencia y el compromiso
con el desarrollo sostenible eran temas incipientes, pero siempre necesarios.
Dos aos ms tarde, la empresa dio un nuevo paso, acertado y seguro, hacia
la transparencia. Elabor el primer Informe de Sostenibilidad con indicadores
para las tres dimensiones de la sostenibilidad: ambiental, social y econmica.
Este camino no fue sencillo, no por falta de intenciones y esfuerzo, sino por
escasez de buenos ejemplos en el mundo. Fue necesario abrirse camino, buscar
las mejores prcticas y mirar a los ms avanzados.
En 2002 utilizamos por primera vez
las pautas de una organizacin que
estaba naciendo, que ya haba tenido
una experiencia con guas para elaborar
reportes en el ao 2000 y que, en
2002, lanzaba su segunda versin
en la Reunin Mundial de Desarrollo Sustentable, en
Johannesburgo, Sudfrica. Es el Global Reporting
Initiative (GRI), organizacin internacional que se dedica a
desarrollar estndares globales para elaborar reportes
de sostenibilidad
1
. Nos aventuramos y no fallamos:
hoy es el estndar mundial ms importante para la
elaboracin de Reportes de Sostenibilidad.
1 www.globalreporting.org
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7
En nuestro segundo esfuerzo, en 2003,
conformamos el Comit de Medio
Ambiente y Desarrollo Sostenible,
integrado por todos los gerentes
corporativos, y el Grupo de Trabajo
Permanente en Desarrollo Sostenible
Empresarial, equipo compuesto por
representantes de todas las gerencias
corporativas que trabaja en conjunto
en las diversas instancias relacionadas
con la sostenibilidad empresarial.
Esta organizacin interna facilit la
obtencin de los datos y mejor las
decisiones sobre el alcance y contenido
del reporte.
Para responder en forma ms directa
a sus grupos de inters, en 2004 la
empresa dej de estructurar su informe
sobre la base de las tres dimensiones
de la sosteni bi li dad y comenz a
estructurarlo en concordancia con los
Siete Compromisos con el Desarrollo
Sostenible que orientan su Poltica de
Sostenibilidad Empresarial, los que
dicen relacin con la calidad del servicio,
la creacin de valor y la rentabilidad,
la salud, seguridad y desarrollo de
los trabajadores, el buen gobierno
corporativo, la proteccin del entorno,
la efciencia y la innovacin y, por ltimo,
el desarrollo de las sociedades en las
que operamos.
En ese mismo ao, una entidad externa
verifc por primera vez la calidad de
su informacin y la conformidad con
las pautas del GRI.
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8
En 2005, Endesa Chile comenz a publicar el ndice GRI,
reportando todos sus indicadores e incluyendo en un mismo cuadro
la referencia a los Principios del Pacto Mundial de las
Naciones Unidas a los que adhiere la compaa, utilizando de
este modo el Informe de Sostenibilidad como Comunicacin del
Progreso del Pacto Mundial.
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9
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10
El Informe 2006 sigui las pautas de la versin 3 del GRI (GRI/
G3), lanzada durante ese mismo ao. La empresa se someti a
la evaluacin del nivel de aplicacin de dicha gua por parte del
GRI y obtuvo una califcacin A+, coincidiendo sta con la auto-
evaluacin de la compaa y la de los verifcadores externos.
Esta corresponde a la ms alta califcacin posible y refeja el
mximo nivel de transparencia en la entrega de informacin a la
comunidad.
Endesa Chile se convierte en la primera
empresa en Sudamrica en obtener la
califcacin A+ por parte del GRI, por su
Informe de Sostenibilidad 2006.
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11
El Informe de Sostenibilidad 2006 fue catalogado como
Comunicacin de Progreso Notable
por Naciones Unidas, como reporte del cumplimiento de
los 10 principios del Pacto Mundial.
Se encuentra destacado en la pgina Web del Pacto Mundial
http://www.unglobalcompact.org/COP/notable_cops.tml?detail=Endesa+Chile
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12
El Informe de Sostenibilidad 2006 de Endesa Chile
fue premiado por Accin RSE en 2007 como el Mejor
Reporte de Sustentabilidad.
Adems, fue distinguido en otras tres categoras:
PMejor Desempeo Econmico
PMejor Descripcin Global y Gestin Integral de la RSE
PMencin Honrosa por la Verifcacin del Reporte
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13
En 2007, Endesa Chile publica su
sexto Informe de Sostenibilidad.
Las caractersticas de este reporte
se describen en el captulo 5 de la
presente publicacin.
Todos estos Informes de Sostenibilidad
se encuentran disponibles en
la pgina Web de Endesa Chile,
ht tp: // www.endesa.cl /rse/acti on.
asp?id=10000&lang=es.
Adems, la ltima versin del Informe
de Sostenibilidad puede ser solicitada
impresa en papel.
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14
PAUTAS INTERNACIONALES UTILIZADAS POR ENDESA CHILE 3.
PARA LA ELABORACIN DE SU INFORME
Global Reporting Initiative 3.1
El estndar mundial ms utilizado para la elaboracin de memorias de
sostenibilidad es el Global Reporting Initiative (GRI).
Su objetivo es contar con una pauta que permita que la informacin sobre
el desempeo econmico, ambiental y social de las organizaciones sea tan
rutinaria y comparable como la informacin fnanciera. Para esto, GRI trabaja
en el desarrollo, mejora y construccin continuada de diversos documentos que
componen el marco de elaboracin de memorias de sostenibilidad, los que se
sealan a continuacin:
La gua de elaboracin de memorias de sostenibilidad (GRI/G3)
Los protocolos de indicadores
Los suplementos sectoriales
Todos los elementos de dicho marco se desarrollan utilizando un enfoque global,
participativo y de bsqueda de consenso entre todos los grupos de inters.
La Gua de Elaboracin de Memorias de Sostenibilidad 3.1.1
En octubre de 2006, GRI lanz la versin 3 de la Gua de elaboracin de memorias
de sostenibilidad (GRI/G3), una nueva versin mejorada y actualizada de la
anterior. Esta gua defne una serie de indicadores y principios a responder en la
elaboracin de un reporte de sostenibilidad y se
encuentra disponible en espaol en la siguiente
direccin de Internet:
www.globalreporting.org/NR/
rdonlyres/415F297B-5289-4160-8B6C-
7CC034D5BE52/0/G3_GuidelinesESP.pdf
En Chile, en 2007, se elaboraron cerca de 30
reportes con esta gua.
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15
Indicadores de GRI 3.1.1.1
En la Gua GRI/G3 se defnen indicadores centrales e indicadores adicionales.
Los indicadores centrales son aquellos que la Gua GRI/G3 identifca como
los que tienen ms relevancia para la mayora de los grupos de inters y se
los considera materiales, a menos que -sobre la base de los Principios de
elaboracin de memorias del GRI- se estime lo contrario.
El xito de GRI radica en que sus indicadores fueron elaborados mediante un
proceso participativo de los diversos grupos de inters, lo que le da garanta a
la fase de seleccin de las variables.
Principios de GRI 3.1.1.2
Estos son lineamientos que permiten garantizar el contenido del reporte y la
calidad de la informacin.
Las organizaciones se encuentran en la bsqueda de la optimizacin de los
recursos que destinan al proceso de elaboracin de sus reportes. Observar los
principios que entrega la Gua GRI/G3 permite realizar un fltro de cada uno de los
aspectos e indicadores sugeridos por la gua. De esta forma, se logra conseguir
un reporte que informa sobre lo que realmente es material y relevante para sus
diversos grupos de inters.
En este contexto, la Gua GRI/G3 entrega 10 principios que orientan y apoyan
a las empresas en la realizacin de dos grandes tareas fundamentales en el
proceso de reportar:
Defnir el contenido u Qu reportar?
Asegurar la calidad de la informacin u Cmo reportar?
PRINCIPIOS PARA DEFINIR EL
CONTENIDO DEL REPORTE
Qu Reportar?
PRINCIPIOS PARA DEFINIR LA
CALIDAD DE LA INFORMACIN
Cmo Reportar?
Materialidad / Relevancia Equilibrio
Participacin de los grupos de inters Comparabilidad
Contexto de sustentabilidad Precisin
Exhaustividad Periodicidad
Claridad
Fiabilidad/Verifcabilidad
La Gua GRI/G3 entrega, para cada uno de los principios, una defnicin, una
explicacin detallada y una lista de preguntas que permite a la organizacin
informante realizar un auto chequeo sobre el nivel de cumplimiento de cada
principio (ver Anexos A y B).
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16
Protocolos de indicadores 3.1.2
Existen protocolos que describen en detalle cada uno de los indicadores de
desempeo que contiene la Gua GRI/G3, con el fn de ayudar a quienes preparan
la memoria y asegurar la consistencia de la interpretacin de los indicadores
del desempeo.
Los protocolos de indicadores se encuentran disponibles en la siguiente
direccin de Internet:
http://www.globalreporting.org/ReportingFramework/
G3Guidelines/
Suplemento sectorial 3.1.3
El suplemento sectorial es un complemento de la Gua
GRI/G3, que incluye interpretaciones y orientaciones
sobre cmo aplicar la Gua GRI/G3 a un determinado
sector e incluye indicadores del desempeo especfcos
de dicho sector. El suplemento del sector elctrico se
encuentra actualmente en su versin piloto.
Los suplementos sectoriales de los distintos
sectores se encuentran disponibles en: http://
www.globalreporting.org/ReportingFramework/
SectorSupplements/
Pacto Mundial 3.2
La adhesin al Pacto Mundial de Naciones
Unidas
2
compromete a las empresas miembro
a rendir cuenta anualmente del cumplimiento
de cada uno de los diez principios del Pacto
Mundial, lo que se realiza a travs de la
denominada Comunicacin de Progreso
(COP).
GRI, en conjunto con Pacto Mundial,
elaboraron el documento Making the
Connection, The GRI Guidelines and the UNGC Communication
on Progress. Esta gua relaciona cada uno de los principios del Pacto Mundial
con uno o varios de los indicadores GRI. Se encuentra disponible en:
http://www.unglobalcompact.org/docs/communication_on_progress/260607_
COP_MTC.pdf
2 www.unglobalcompact.org
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17
Accountability 1000 3.3
3
(AA1000)
La norma de aseguramiento AA1000 es un estndar
que se aplica para evaluar, atestiguar y fortalecer la
credibilidad y calidad del informe de sostenibilidad
de una organizacin y de sus principales procesos,
sistemas y competencias. Asimismo, provee de
orientacin sobre los elementos clave del proceso
de aseguramiento. En su el aboracin se han
considerado las tendencias actuales en el mbito del
aseguramiento fnanciero, ambiental y de la calidad,
y se han incorporado lecciones clave derivadas de la
reciente prctica de la gestin de la sostenibilidad
y de la responsabilidad.
Esta norma se centra en la relevancia de la relacin
con sus partes interesadas. Examina de manera exhaustiva
cmo la organizacin comprende sus propios resultados e impactos y los
puntos de vista de sus grupos de inters, respondiendo a sus demandas, y cmo
interpreta la preparacin del informe como parte de un continuo compromiso
con sus grupos de inters.
3 www.accountability.org.uk
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18
ETAPAS DEL PROCESO DE ELABORACIN DEL INFORME DE 4.
SOSTENIBILIDAD DE ENDESA CHILE
Endesa Chile ha diseado un proceso para la elaboracin de sus informes
de sostenibilidad que cuenta con cinco etapas: diagnstico, recopilacin de
informacin, desarrollo de contenidos, verifcacin y, fnalmente, anlisis
de oportunidades de mejora.
Este proceso adems busca atender a los principios de contenido y
calidad expuestos en la Gua del GRI.
Descripcin del Proceso de elaboracin del Informe de 4.1
Sostenibilidad de Endesa Chile
Figura 1 PROCESO DE ELABORACIN DEL INFORME DE SOSTENIBILIDAD DE ENDESA CHILE
Anlisis de
oportunidades de
mejora
Recopilacin de
informacin
Desarrollo de
contenidos
Edicin y
distribucin
Verifcacin
Diagnstico
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19
Diagnstico 4.1.1
En esta etapa se realizan las siguientes actividades:
Benchmark de Informes de Sostenibilidad. Se analizan informes de
sostenibilidad de otras compaas del sector elctrico y de otras empresas
nacionales e internacionales lderes en materia de sostenibilidad empresarial,
con el fn de identifcar asuntos y retos en materia de sostenibilidad
empresarial.
Anlisis de medios. Se revisan los medios de prensa escrita y sitios Web para
establecer temas de importancia desde la perspectiva de la sostenibilidad
empresarial, sobre los cuales Endesa Chile fue foco de anlisis durante el
perodo a reportar.
Determinacin de la cobertura del informe. Desde 2006 se hizo coincidir
la cobertura del Informe de Sostenibilidad con el de la Memoria Anual de
Endesa Chile, tornando ambas publicaciones como complementarias en
relacin con el desempeo de la compaa.
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20
Recopilacin de la 4.1.2
Informacin
Las principales actividades de esta
etapa son:
Elaboracin de formularios de
recopilacin de informacin. Se
elaboran formularios destinados
a recopilar la informacin para
cada uno de los indicadores de la
Gua GRI/G3, desde las respectivas
reas responsables de Endesa
Chile. Estos formularios contienen
una definicin de los aspectos
e indicadores propuestos por
l a Gu a, detalles del proceso
de recopilacin, la informacin
presentada en el reporte del ao
anterior como referencia y campos
para presentar la informacin o
datos que se debern incluir en
el informe de sostenibilidad en
desarrollo.
Preparacin de la informacin. La
respuesta de los formularios es de
responsabilidad de los integrantes
del Grupo de Trabajo Permanente en
Desarrollo Sostenible Empresarial
de Endesa Chile, quienes a partir
de l os di versos si stemas de
gestin econmicos, ambientales
y sociales, implementados en las
distintas reas de la organizacin,
completan los formularios que les
correspondan dependiendo de sus
respectivas reas de trabajo.
Recopilacin de informacin.
La informacin es reportada a
la Gerencia de Medio Ambiente
y Desarrollo Sostenible, quien
tiene a su cargo la elaboracin del
reporte.
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21
Desarrollo de los contenidos 4.1.3
En esta fase se realizan las siguientes actividades:
Anlisis de informacin. Se analizan los formularios de recopilacin de
informacin y se procede a sistematizar su contenido, con el objetivo de
mostrar el desempeo del perodo a reportar por Endesa Chile en materia
econmica, social y ambiental, dando respuesta a cada uno de los siete
compromisos de la Poltica de Sostenibilidad Corporativa.
Elaboracin del borrador del informe . Con la informacin sistematizada,
la cobertura defnida y las lneas de contenido establecidas, se redactan las
distintas secciones del informe, colocando nfasis en los temas relevantes
(materiales) identificados, mediante una comparacin de datos con el
desempeo del perodo anterior y respondiendo a los indicadores de la
Gua GRI/G3. Adems, el estilo considera presentacin estricta de hechos,
para garantizar precisin, claridad y contexto de sustentabilidad, a travs
de enmarcar los antecedentes del reporte en un contexto ms global de
actuacin.
Auditora interna de informacin y datos. Con el objetivo de determinar las
reas de mejora y procurar garantizar la calidad y veracidad del contenido
y los datos presentados, la gerencia de Medio Ambiente y Desarrollo
Sostenible realiza un proceso aleatorio de revisin interna, que consiste en
analizar la informacin base recopilada.
Validacin de borrador fnal. Una vez que se cuenta con el borrador del
informe, se somete a la revisin y aprobacin por parte del Comit de Medio
Ambiente y Desarrollo Sostenible.
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22
Verifcacin externa 4.1.4
Verifcacin independiente. De manera de fortalecer la transparencia de
la compaa y asegurar la veracidad de los datos contenidos en el informe,
Endesa Chile contrata anualmente el servicio de verifcacin de los contenidos
del reporte por terceras partes externas e independientes. Los verifcadores
externos llevan a cabo entrevistas con los responsables de la informacin y
efectan la revisin de los datos y de la informacin no fnanciera, de acuerdo
al estndar de revisin AA1000 y a las directrices de la Gua GRI/G3. El informe
de revisin independiente que emite el verifcador se publica al fnal del
documento del Informe de Sostenibilidad de cada perodo.
Evaluacin de GRI. Con el objeto de contar con la evaluacin del propio
GRI respecto del nivel de adecuacin de la Gua GRI/G3, Endesa Chile ha
sometido sus ltimos dos informes de sostenibilidad a evaluacin por parte
de este organismo. Los criterios utilizados por GRI para determinar el nivel
de adecuacin de un reporte se describen en GRI Application Levels, en el
siguiente sitio Web
http://www.globalreporting.org/NR/rdonlyres/FB8CB16A-789B-454A-
BA52-993C9B755704/0/ApplicationLevels.pdf .
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23
Edicin y distribucin 4.1.5
Para efectos de programar del tiempo necesario en la elaboracin de un reporte,
no es menor aquel que se requiere para la diagramacin, diseo, edicin fnal e
impresin del mismo. Por esto, Endesa Chile considera dentro del proceso de
elaboracin de su Informe de Sostenibilidad, la contratacin con antelacin de
las empresas encargadas del diseo e impresin.
Finalmente, previo a la distribucin del informe realizamos anualmente una
rigurosa actualizacin de la base de datos a la que se despachar el reporte.
Anlisis de oportunidades de mejora 4.1.6
Informe de oportunidades de mejora. Dentro del servicio de verifcacin
externa, Endesa Chile contrata la emisin por parte de los verifcadores,
de un informe de oportunidades de mejora. A travs de ste, se identifcan
una serie de acciones de mejora que son consideradas para el proceso de
elaboracin del informe del ao siguiente.
Anlisis de encuestas del reporte del perodo anterior. En cada Informe
de Sostenibilidad de Endesa Chile se incluye una encuesta dirigida a los
grupos de inters. Las respuestas recibidas se analizan para retroalimentar
el proceso.
Anlisis de reportes de otras empresas. A travs de la participacin en
el Premio al mejor reporte de sustentabilidad que otorga Accin RSE
anualmente, Endesa Chile realiza una revisin de todos los informes
participantes, identifcando las mejores prcticas e ideas innovadoras, las
cuales quedan plasmadas en un informe interno y contribuyen a identifcar
puntos de mejora para el informe siguiente.
Presentacin
del perfil del G3
Reportar sobre:
1.1
2.1-2.10
3.1-3.8, 3.10-3.12
4.1-4.4-4,16-4.15
Reportar sobre todos los
criterios del nivel C ms:
1.2
3.9, 3.13
4.5-4.13, 4.16-4.17
Reportar los mismos
requerimientos que el
nivel B.
Presentacin de los
sistemas de gestin G3
No es requerido.
Declaracin del enfoque
de los sistemas de gestin
para cada categora de
indicadores.
Declaracin del enfoque
de los sistemas de
gestin para cada
categora de indicadores.
Indicadores G3 e
indicadores Suplementos
Sectoriales
Reportar un mnimo
de 10 indicadores de
desempeo, incluyendo
al menos uno del mbito:
social, econmico y
ambiental.
Reportar un mnimo de 20
indicadores de desempeo,
incluyendo al menos uno
del mbito: econmico,
ambiental, derechos
humanos, trabajo, sociedad,
responsabilidad del producto.
Reportar cada indicador
central de G3 e indicadores
sectoriales a la luz del
principio de materialidad.
Si no se reporta, explicar
porqu.
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C C+ B B+ A A+
NIVEL DE APLICACIN GRI G3
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24
Cronograma para la elaboracin del Informe de Sostenibilidad de 4.2
Endesa Chile
A continuacin, presentamos el cronograma de preparacin del Informe de
Sostenibilidad de Endesa Chile, el cual puede servir de referencia para otra
organizacin que desee iniciar su propio proceso de elaboracin de reporte de
sostenibilidad.
En el caso de Endesa Chile, el informe es publicado generalmente en marzo de
cada ao. Se inicia el proceso de preparacin en noviembre del ao anterior,
requiriendo alrededor de 4 meses para la elaboracin del informe.
Tabla 1 Cronograma de elaboracin del Informe de Sostenibilidad de Endesa Chile
1. Benchmark de Informes de Sostenibilidad Gemades
2. Preparacin de la estrategia Gemades
3. Definicin de estructura y alcance de contenidos
3.1 Elaboracin de propuesta de estructura, contenido y alcances Gemades
3.2 Validacin de propuesta de contenidos con grupo de trabajo GTP/DSE
4. Anlisis de medios de prensa Gecom
5. Recopilacin de informacin
5.1 Elaboracin de formularios de recopilacin de informacin Gemades
5.2 Reuniones individuales con encargados de la informacin Gemades
5.3 Preparacin de informacin y respaldo por parte de las reas responsables GTP/DSE
5.4 Reuniones de avance y soluciones de consultas con las reas responsables Gemades
6. Redaccin del Informe
6.1 Elaboracin de borrador de Informe Gemades
6.2 Realizacin de auditora interna de la informacin y datos Gemades
6.3 Validacin de borrador final por parte de gerentes corporativos Comades
7. Verificacin independiente
7.1 Proceso de contratacin de verificacin externa Gemades
7.2 Envo de borrador a la empresa verificadora Gemades
7.3 Coordinacin y ejecucin de reuniones con verificadores Gemades
7.4 Proceso de verificacin Gemades GTP/DSE
7.5 Incorporacin de cambios y recomendaciones Gemades
7.6 Presentacin final de resultados de verificacin Verificadores
8. Evaluacin de GRI para definir nivel de adecuacin de GRI/G3
8.1 Formalizacin de contrato con GRI Gemades
8.2 Envo de documento a GRI para su calificacin Gemades
8.3 Aclaraciones a GRI, incorporacin de cambios en el informe Gemades
9. Diagramacin e imprenta
9.1 Proceso de contratacin de diseo grfico Gemades
9.2 Diseo - Diagramacin Gemades/Gecom
9.3 Imprenta Gecom
10. Distribucin
10.1 Despacho a 200 principales accionistas junto con Memoria Anual para citacin
a la Junta de Accionistas Investor Relations
10.2 Definicin de pblicos objetivos Gemades/Gecom
10.3 Preparacin carta de envo Gemades
10.4 Envo Gemades/Gecom
11. Anlisis a posteriori
11.1 Informe de Oportunidades de Mejora emitido por Verificadores Externos Verificadores
11.2 Anlisis de encuestas de retroalimentacin incluidas en Informe de
Sostenibilidad Gemades
11.3 Anlisis de informes participantes en el Premio al Mejor Reporte de
Sustentabilidad que otorga Accin RSE anualmente Gemades
GTP/DSE: Grupo de Trabajo Permanente en Desarrollo Sostenible Empresarial
Gemades: Gerencia de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible
Gecom: Gerencia de Comunicacin
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Noviembre Diciembre
Etapas del Proceso Actividades
Responsables
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Meses
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Enero Febrero Marzo
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NIVEL DE APLICACIN GRI G3
FUENTE: Endesa Chile
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DESCRIPCIN DEL INFORME DE SOSTENIBILIDAD 2007 DE ENDESA 5.
CHILE
Endesa Chile, a travs de su sexto Informe de Sostenibilidad, da continuidad a
su poltica de informar y transparentar anualmente a sus grupos de inters, su
desempeo en las dimensiones social, ambiental y econmica.
Por segundo ao consecutivo, el informe fue elaborado sobre la base de la Gua
GRI/G3 y representa el primer esfuerzo de Endesa Chile por incorporar los
indicadores de la versin piloto del Suplemento del sector elctrico (Electric
Utility Sector Supplement).
GRI ha evaluado el nivel de aplicacin de la Gua
GRI/G3 en nuestro informe de sostenibilidad,
tras lo cual se obtuvo nuevamente la califcacin
de A+ de parte de GRI. Esta corresponde al ms
alto nivel de aplicacin de la gua, denotando
una vez ms la rigurosidad y transparencia en
la entrega de informacin.
El reporte incorpora adems la correlacin
entre los indicadores de desempeo y los
principios del Pacto Mundial de Naciones
Unidas, utilizando este mismo informe
para reportar la tercera Comunicacin de
Progreso.
Adems, relaciona el desempeo de nuestra empresa con los ocho Objetivos
del Milenio.
Siguiendo el mismo proceso aplicado para la elaboracin de los informes
de los perodos anteriores, Endesa Chile llev a cabo acciones tendientes a
determinar el contenido del Informe y tom medidas para garantizar la calidad
de la informacin y de los datos presentados.
A continuacin, se describe el cumplimiento de los principios de contenido y de
calidad de GRI.
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26
Cumplimiento de los principios GRI para la defnicin de contenidos 5.1
Principio de materialidad 5.1.1
Por segundo ao consecutivo y dada la importancia que tiene
reportar sobre los aspectos relevantes
para las partes interesadas de Endesa
Chile, en la elaboracin del informe se
efectu un benchmark de informes
de sostenibilidad de empresas del
sector elctrico y lderes en su
contribucin al Desarrollo Sostenible
Empresarial (DSE) y un anlisis de
los medios de prensa escrita. Esto fue
realizado en la etapa de diagnstico. A
travs de estos procesos se detectaron
los siguientes aspectos relevantes para
los grupos de inters o stakeholders,
que son tratados en el contenido del
Informe de Sostenibilidad:
Informacin relativa a los avances del
Proyecto Hidroelctrico Aysn.
La diversifcacin de la matriz energtica sobre la base de las Energas
Renovables no Convencionales (ERNC).
Aseguramiento del abastecimiento energtico.
Nuevos proyectos.
Emisiones atmosfricas y Cambio Climtico.
La resolucin de pasivos ambientales en las operaciones.
Principio de participacin de los grupos de inters 5.1.2
Los principales grupos de inters de Endesa Chile se encuentran identifcados
en los siete compromisos por el Desarrollo Sostenible Empresarial (DSE)
establecidos en su Poltica de Sostenibilidad: clientes, trabajadores, accionistas
e inversionistas, las comunidades donde opera, entre otros.
La comunicacin de Endesa Chile con sus grupos de inters es esencial
para avanzar en la implementacin de su poltica y estrategia en materia de
sostenibilidad empresarial.
Los diferentes captulos del Informe de Sostenibilidad dan cuenta de la gestin
en torno a los siete compromisos de la Poltica de Sostenibilidad de Endesa
Chile y as respondemos a la relacin que existe con los stakeholders. En la
Tabla 2, se presentan los principales canales de comunicacin que la compaa
mantiene con sus partes interesadas y que hacen posible establecer un dilogo
fuido con cada uno de ellos.
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27
Tabla 2. Canales de comunicacin con los grupos de inters
Parte Interesada
Canales selectivos de
informacin
Canales de
participacin
Accionistas e
Inversionistas
Boletines
Pgina Web inversionistas
Notas de prensa
Encuestas
Junta de Accionistas
Relacin directa con
inversionistas
Encuentros con la
comunidad fnanciera
Clientes
Revistas
Boletines
Extranet clientes
Encuestas de
satisfaccin de clientes
Encuentros con clientes
Reuniones
personalizadas
Visitas a instalaciones
Trabajadores
Revistas
Intranet
Folletos en general
Diario electrnico
Campus Latam
Boletines
Encuesta de clima
laboral
Dilogo sindical
Ciclo de charlas
y programas de
participacin
Proveedores y
contratistas
Pgina Web proveedores
Charlas y encuentros
ampliados con
proveedores y
contratistas
Lneas directas de
atencin: telfono y
correo electrnico
Organizaciones
sociales y
medioambientales
Informes especfcos
Pgina Web de RSE de
Endesa Chile
Reuniones
Talleres y encuentros
con organismos
locales, nacionales e
internacionales.
Organizaciones
Gubernamentales
Informes especfcos Comunicacin continua
pgina
28
PENSAR
PLANIFICAR ACTUAR
FORTALECER RELACIN
Resultado de las
relaciones con los
grupos de inters de
Endesa Chile
Adicionalmente, durante 2007,
y continuando con el proceso
iniciado a fnes de 2006, a travs del
Grupo de Trabajo Permanente
en Desarrollo Sostenible
Empresarial y la Gerencia de
Medio Ambiente y Desarrollo
Sostenible, se llev a cabo la
segunda fase del programa
corporativo de relacin con sus
grupos de inters, que estuvo
orientada a:
Efectuar un diagnstico externo
respecto de la manera en que
otras compaas comprometidas
con la sostenibilidad empresarial
llevan a cabo sus procesos de
dilogo con sus stakeholders.
Realizar un diagnstico interno para levantar ms informacin respecto de
los stakeholders identifcados en la primera fase, que correspondi a un
mapeo de ellos.
La individualizacin de las partes interesadas prioritarias.
La defnicin de lneas de accin para 2008.
Principio de contexto de sostenibilidad 5.1.3
El compromiso de Endesa Chile con la Sostenibilidad se encuentra en la
visin de la compaa, donde se defne como: Una compaa multinacional
responsable, efciente y competitiva. A lo largo del Informe de Sostenibilidad
se describen los principales desafos que comprende el concepto de desarrollo
sostenible, la estrategia en la materia y los resultados de la gestin 2007, en
torno a los siete compromisos que la compaa se ha auto impuesto en relacin
con el Desarrollo Sostenible Empresarial.
Adicionalmente, cuando es posible y pertinente, se entrega informacin de
un contexto ms global y general, como ndices sectoriales, a fn de entregar
ms herramientas para situar el desempeo de la compaa en un contexto
econmico, social y ambiental.
Principio de exhaustividad 5.1.4
La delimitacin de la cobertura del informe fue determinada mediante los
principios anteriores, con la fnalidad de representar de manera fehaciente
los impactos econmicos, ambientales y sociales signifcativos, junto con
un sistema de recoleccin de informacin uniforme para Endesa Chile y sus
fliales. La mayora de los temas planteados como relevantes por el proceso de
pgina
29
diagnstico son presentados como estudios de caso, dndole la trascendencia
que se espera en el reporte.
En el captulo Alcance del Informe de Sostenibilidad 2007 de dicho documento,
se describe el alcance y horizonte de tiempo del informe.
Cumplimiento de los principios GRI para la defnicin de la calidad 5.2
del informe
Principio de equilibrio 5.2.1
El Informe de Sostenibilidad presenta tanto resultados favorables como
desfavorables como incidentes o multas, entre otros.
En el reporte, para la mayora de los indicadores se muestran los resultados
de tres aos, de modo que el lector pueda visualizar las tendencias positivas o
negativas del desempeo anualmente.
Se les da mayor nfasis en el informe a aquellos temas de mayor relevancia
para el negocio y para los grupos de inters.
Principio de comparabilidad 5.2.2
Como se indic en el numeral anterior, para todos los casos en que se dispone de
la informacin histrica se presentan datos de tres aos, de modo que se puedan
realizar comparaciones con carcter anual. Las variaciones signifcativas entre
perodos son explicadas en el informe.
Se informa explcitamente cuando los datos no son comparables con los aos
anteriores.
Principio de precisin 5.2.3
Los datos cuantitativos presentados en el informe han sido medidos anualmente
con las mismas tcnicas de medicin y bases de clculo, de modo que los
mrgenes de error no afectan en las conclusiones sobre el desempeo.
En aquellos casos en que hubo modifcaciones en la metodologa de clculo
respecto de los aos anteriores, se expresa explcitamente.
Principio de periodicidad 5.2.4
El Informe de Sostenibilidad 2007 corresponde al ao calendario, desde el 1 de
enero al 31 de diciembre. Toda la informacin reportada corresponde a este
perodo. El informe ha sido editado el primer trimestre del 2008.
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30
Principio de claridad 5.2.5
El Informe de Sostenibilidad es editado en espaol e ingls, considerando las
necesidades de los diferentes grupos de inters. La informacin se presenta a
travs de tablas y grfcos, de modo de facilitar la comprensin. El Informe cuenta
con un glosario donde se aclaran aquellos conceptos tcnicos especfcos, que
pudieran no ser de conocimiento de todos los lectores.
Principio de fabilidad 5.2.6
Por cuarto ao consecutivo, Endesa Chile someti el Informe de Sostenibilidad
a verifcacin externa. Los verifcadores externos realizaron entrevistas con
los responsables de la informacin y efectuaron la revisin de los datos y de la
informacin no fnanciera, de acuerdo al estndar de revisin AA 1000 y de las
directrices de la Gua GRI/G3.
El Informe de revisin independiente que emiti el verifcador ha sido publicado
en un anexo del Informe de Sostenibilidad 2007.
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31
COMENTARIOS FINALES 6.
La elaboracin de un informe de sostenibilidad es un proceso que requiere de la
participacin de una amplia gama de profesionales de las distintas reas de una
organizacin, para poder desarrollar un reporte completo que d respuesta a
los distintos mbitos de la gestin en Desarrollo Sostenible Empresarial.
Se considera de gran utilidad la utilizacin de la Gua GRI/G3, la cual permite
ordenar los contenidos del reporte, asegurar su calidad y garantizar la
transparencia de una empresa, al dar respuesta a todos los indicadores que
sean tiles para los grupos de inters (es decir, que sean materiales), sean los
resultados favorables o desfavorables para la organizacin que reporta.
Animamos a que otras empresas que an no elaboran reportes de sostenibilidad,
sean grandes o pequeas, hagan los esfuerzos por elaborar su propio informe,
considerando que adems de permitir comunicar su desempeo a la sociedad y
aumentar la transparencia con los grupos de inters, el Informe de Sostenibilidad
es una excelente herramienta de gestin y seguimiento integral del contexto de
sostenibilidad al interior de una empresa.
Igualmente, recomendamos que las empresas que estn adheridas al Pacto
Mundial de Naciones Unidas, utilicen su reporte de sostenibilidad como
Comunicacin de Progreso.
Finalmente, esperamos que esta publicacin sea de utilidad para otras
organizaciones que estn iniciando su proceso de elaboracin de reportes
de sostenibilidad, guindolos en cuanto a las etapas a desarrollar, los plazos
involucrados y las guas metodolgicas a utilizar.
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32
ANEXO A PRINCIPIOS DE LA GUA GRI PARA ELABORACIN DE
REPORTES DE SOSTENIBILIDAD
PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA DEFINICIN DEL CONTENIDO
PRINCIPIO DEFINICIN
Materialidad/Relevancia
La i nformaci n conteni da en l a memori a
deber cubrir aquellos aspectos e indicadores
que reflejen los impactos significativos de la
organizacin en los mbitos sociales, ambientales
y econmicos o aquellos sobre los cuales podra
ejercer una infuencia sustancial, de acuerdo a
las evaluaciones y decisiones de sus grupos de
inters.
Participacin de los grupos
de inters
La organizacin informante debe identifcar a
sus grupos de inters y describir en la memoria
cmo se ha dado respuesta a sus expectativas e
intereses razonables, a travs de su contenido.
Contexto de
sustentabilidad
La organizacin informante debe presentar su
desempeo dentro del contexto ms amplio de
la sostenibilidad. Para ello, la empresa debe
cerciorar que la informacin incluida en el reporte
est en el contexto de los principales temas de
sustentabilidad que afectan a la empresa y su
industria, y describirlos.
Exhaustividad
La cobertura de los indicadores y aspectos
materiales y la defnicin de la cobertura de la
memoria deben ser sufcientes para refejar los
impactos sociales, econmicos y ambientales
significativos y para permitir que los grupos
de inters puedan evaluar el desempeo de la
organizacin informante durante el perodo que
cubre la memoria. En otras palabras, se debe
entregar suficientes detalles sobre: alcance,
lmites y horizonte temporal.
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33
PRINCIPIOS QUE ORIENTAN LA DEFINICIN DE LA CALIDAD
PRINCIPIO DEFINICIN
Equilibrio
La memoria deber reflejar los aspectos
positivos y negativos del desempeo de la
organizacin para permitir una valoracin
razonable del desempeo general.
Comparabilidad
Se deben seleccionar, recopilar y divulgar los
aspectos y la informacin de forma consistente.
La informacin publicada se debe presentar de
modo que permita que los grupos de inters
analicen los cambios experimentados por la
organizacin con el paso del tiempo, as como
con respecto a otras organizaciones.
Precisin
La informacin que contiene la memoria debe
ser precisa y sufcientemente detallada como
para que los diferentes grupos de inters de la
organizacin puedan valorar el desempeo de
la organizacin informante.
Periodicidad
La informacin se presentar a tiempo y
siguiendo un calendario peridico, de forma que
los grupos de inters puedan tomar decisiones
con la informacin adecuada.
Claridad
La informacin debe exponerse de una manera
comprensible y accesible para los diferentes
grupos de inters que vayan a hacer uso de la
memoria.
Fiabilidad/Verifcabilidad
La informacin y los procedimientos seguidos
en la preparacin de una memoria debern ser
recopilados, registrados, compilados, analizados
y presentados de forma que puedan ser sujetos
a examen y que establezcan la calidad y la
materialidad de la informacin.
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34
ANEXO B LISTA DE COMPROBACIN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS
PRINCIPIOS DE GRI
Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio Comprobaciones
Materialidad
Intereses/aspectos principales sobre el desempeo
sostenible e Indicadores planteados por los grupos de
inters.
Principales asuntos y retos futuros del sector, tal como
informen las empresas homlogas y los competidores.
Leyes, reglamentos, acuerdos internacionales o acuerdos
voluntarios relevantes con importancia estratgica para
la organizacin y sus grupos de inters.
Riesgos, impactos y oportunidades que afecten a la
sostenibilidad y que se puedan estimar razonablemente
(por ejemplo, el calentamiento global, la pobreza), que
hayan sido identifcados a travs de slidas investigaciones
llevadas a cabo por expertos con capacitacin reconocida
o por organismos suficientemente expertos en ese
campo.
Principales valores de l a organizacin, pol ticas,
estrategias, sistemas de gestin operativa, objetivos y
metas.
Los intereses/expectativas de los grupos de inters
que han contribuido al xito de la organizacin (p. ej.,
empleados, accionistas y proveedores).
Riesgos importantes para la organizacin.
Factores crticos que hacen posible el xito de l a
organizacin.
Principales competencias de la organizacin y en qu
manera contribuyen o podran contribuir al desarrollo
sostenible.
Participacin de
los grupos de
inters
La organizacin puede describir a aquellos grupos de
inters ante quienes se considera responsable.
El contenido de la memoria se basa en los resultados de
los procesos de inclusin y participacin de los grupos de
inters utilizados por la organizacin en sus actividades
en curso, tal y como exige el marco institucional y legal
en el que opera.
El contenido de la memoria se basa en los resultados de
los procesos de inclusin y participacin de los grupos de
inters que se han llevado a cabo especfcamente para
la memoria.
Los procesos de inclusin y participacin de los grupos
de inters que aportan informacin sobre las decisiones
acerca de la memoria son coherentes con el enfoque y la
cobertura de la memoria.
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Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio Comprobaciones
Contexto de
sustentabilidad
La organizacin presenta su entendimiento sobre el
signifcado del desarrollo sostenible y lo incluye en los
asuntos tratados en la memoria utilizando para ello
informacin disponible y objetiva as como las mediciones
de desarrollo sostenible.
La organizacin presenta su desempeo dentro de un
contexto ms amplio en cuanto a condiciones y objetivos
de desarrollo sostenible, tal como queda refejado en
publicaciones de reconocido prestigio de nivel local,
regional, mundial o sectorial.
La organizacin presenta su desempeo tratando de
comunicar la magnitud de su impacto y su aporte en los
correspondientes contextos geogrfcos.
La memoria describe la relacin existente entre los
asuntos de sostenibilidad y la estrategia organizativa,
los riesgos y las oportunidades a largo plazo, incluyendo
temas referentes a la cadena de suministro.
Exhaustividad
La memoria se elabora teniendo en cuenta la cadena
completa de entidades, tanto anteriores (upstream)
como posteriores a la organizacin (downstream) en el
ciclo econmico, cubre y prioriza aquella informacin
considerada material basada en los principios de
materialidad, contexto de sostenibilidad y participacin
de los grupos de inters.
La memoria incluye todas las entidades que cumplan
los criterios de ser sujeto de control o de influencia
signifcativa por parte de la organizacin informante, salvo
que se manifeste en contrario.
La informacin contenida en la memoria incluye todas
las acciones o eventos signifcativos que hayan tenido
lugar en el perodo cubierto por la memoria, as como
estimaciones razonables de los futuros impactos de
acontecimientos pasados, siempre que tales impactos
sean razonablemente previsibles y puedan convertirse
en inevitables o en irreversibles.
La memoria no omite informacin relevante que pueda
infuir o aportar informacin a los grupos de inters en sus
decisiones y valoraciones, o que pueda refejar impactos
sociales, ambientales o econmicos signifcativos.
Equilibrio
La memoria incluye tanto resultados y aspectos favorables
como desfavorables.
La informacin de la memoria se presenta en un formato
que permita al usuario ver las tendencias positivas y
negativas del desempeo anualmente.
El nfasis sobre los diferentes aspectos de la memoria
es proporcional a su materialidad relativa.
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Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio Comprobaciones
Comparabilidad
La memori a y l a informaci n que conti ene puede
compararse con carcter anual.
El desempeo puede compararse con las organizaciones
de r ef er enci a que l e cor r espondan ( anl i si s
comparativos).
Toda variacin signifcativa entre perodos informativos
con respecto la cobertura, alcance, duracin del perodo o
informacin incluida en la memoria puede ser identifcada
y explicada.
Precisin
La memoria indica qu datos se han medido.
Se describen adecuadamente las tcnicas de medicin de
datos y las bases de clculo utilizadas, de forma que estos
sean reproducibles con resultados similares.
El margen de error de los datos cuantitativos es tal que
no infuye de manera sustancial en las conclusiones sobre
el desempeo.
La memoria indica qu datos se han estimado y qu
hiptesis y tcnicas se han empleado para generar
dichas estimaciones, o la referencia donde encontrar esa
informacin.
Las declaraciones cualitativas de la memoria son vlidas
en funcin del resto de las informaciones expuestas y de
otras evidencias disponibles.
Periodicidad
La informacin de la memoria se divulga siendo sta
relativamente reciente con respecto al periodo sobre el
que se informa.
La recopilacin y publicacin de los principales datos del
desempeo es coherente con el calendario de elaboracin
de la memoria de sostenibilidad.
La informacin de las memorias (incluidas las publicadas
en formato Web) indica claramente el perodo al que sta
hace referencia, cundo se actualizar y cundo se hicieron
las ltimas actualizaciones.
Claridad
La memoria contiene el nivel de informacin necesario para
satisfacer las necesidades informativas de los usuarios de
la misma, pero evitar ser excesiva e innecesariamente
detallada.
Los usuari os de l a memoria pueden encontrar l a
informacin especfca que buscan sin tener que hacer
esfuerzos extraordinarios, ayudados por tablas de datos,
mapas, enlaces y otros mecanismos.
La memoria evita trminos tcnicos, acrnimos, jerga u
otro tipo de contenido que pueda resultar desconocido para
sus grupos de inters, e incluye explicaciones (siempre
que sea necesario) en la seccin pertinente o en su
correspondiente glosario.
Los datos y la informacin de la memoria estn disponibles
para los distintos grupos de inters, incluyendo aquellos
con necesidades especfcas de accesibilidad (diferentes
capacidades, idioma, tecnologa).
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Lista de Auto Chequeo / Comprobaciones
Principio Comprobaciones
Fiabilidad
Se identifica el alcance y la medida en que se ha
verifcado la memoria de forma externa.
La organizacin puede identifcar la fuente original de
toda la informacin que fgura en la memoria.
La organizacin puede justificar la fiabilidad de
las hiptesis o de los clculos complejos que se ha
efectuado.
Se dispone de una declaracin de los responsables de
la informacin o de los datos originales, dando fe de su
fabilidad o precisin, dentro de mrgenes aceptables
de error.
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