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administracion de cuentas por cobrar

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Administración de cuentas por cobrar y pagar Taller No.

2
Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPA Marzo de 2004

¿?

¿Por qué la administración de cuentas por pagar y cobrar es un punto crítico en el análisis de negocios?

Ciclo de negocio – empresas comerciales

Compras

Efectivo

Cobranzas

Inventario de mercancias

Cuentas por cobrar Al contado Al crédito

Pedido

Ventas

Ciclo del efectivo
Compra de materias primas o mercaderías a un proveedor Venta del producto

Días en existencia Días que faltan para cobrar

Días que faltan para pagar
Pagos a los proveedor es

Ciclo del efectivo

Cobranza a clientes

El proceso de negocio – el proceso primario
MERCADO DE BIENES DE CAPITAL
PROCESO PRIMARIO PROCESO PRIMARIO del Prof. Aquiles Limone del Prof. Aquiles Limone

ACTIVO FIJO EFECTIVO
ACTIVO
CIRCULANTE (Materias Primas)

RETROALIMENTACIÓN POSITIVA

ACTIVO CIRCULANTE
PRODUCTOS

MERCADO DE CAPITALES

EN PROCESO

PRODUCTOS
TERMINADOS

ACTIVO
CIRCULANTE (Deudores)

EFECTIVO

TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES FINANCIERAS COMERCIALES

TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES COMERCIALES FINANCIERAS

MERCADO DE PROVEEDORES

MERCADO DE MANO DE OBRA

MERCADO DE CLIENTES
TRANSFORMACIONES LABORALES Y DE PERSONAL INDICA TRANSFORMACIÓN FLUJOS INTERNOS

GASTOS SUMIDERO

FLUJOS DE INTERCAMBIO CON EL MEDIO

Ley 2495 ..

¿Qué precisa la Ley de Reestructuración Voluntaria de Empresas respecto a deudores y acreedores?

La reestructuración voluntaria

Ley #2495 de 4 de agosto de 2003

Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o liquidación voluntaria de empresas no sujetas a regulación por la Super. de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros mediante un “Acuerdo de Transacción”, que es un convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores dirimen derechos de contenido patrimonial mediante concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos conforme al procedimiento y a las mayorías establecidas en esta ley.

Administración de cuentas por cobrar Primera parte

Contenido primera parte..

1. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar. 2. Indicadores contables (ratios) rotación cuentas por cobrar en la

3. Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrables 4. Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de créditos

Clasificación de las cuentas por cobrar en la
situación financiera

1

La Salvadora S.R.L. Balance al 31/12/X3 Activo Activo corriente Disponibilidades Inversiones (CP) Créditos o exigible
Cuentas por cobrar comerciales Cuentas por cobrar no comerciales

Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de
control y cuentas relacionadas con el proceso
- Caja o Bancos (entrada de efectivo)
OUT

1

Cuenta por cobrar comerciales
Cuentas relacionad as

Cuentas de control

- Cuentas por cobrar (crédito simple) - Documentos por cobrar (documentario) - Estimación de incobrables (Previsión)

- Ventas - Impuestos (Debito fiscal IVA e IT) - Descuentos comerciales - Descuentos por pronto pago - Devoluciones en ventas

Cuentas por cobrar No Comerciales Composición
Descuento de documentos Documentos en cobranza Deudores con cargo de cuenta

1

Cuentas por cobrar no comerciales

Anticipos y prestamos al personal Dividendos por cobrar Acciones suscritas pendientes de pago Crédito Fiscal IVA, etc

¿Qué es una cuenta por
cobrar ?

1

Representa un derecho monetario contra un deudor y generalmente se constituyen en un exigible a corto plazo (menor a un año), a consecuencia de la venta de bienes y servicios. ¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad respecto de este proceso? Proporcionar información cuantificada y detallada por deudor referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro.

1 Clasificación de control en cuentas por cobrar
Por tipo de Tipo A cliente:
Clientes de alta rentabilidad, y buena voluntad de pago

Por su vigencia:
Vigentes

Tipo B

Clientes rentables, y buena voluntad de pago

Cuentas por cobrar

Vencidas

Tipo C
Clientes no rentables y baja voluntad de pago

Incobrables

Por antigüedad:
Partidas abiertas a:
30 días entre 31 y 60 días entre 61 y 90 días mayores a 90 días

(-)
Riesgo

(+)

Ley de Pareto

1
Rentabilidad del negocio

Dependencia estratégica
Número de clientes
20%

80%
Relación
En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".

Concepto y uso de ratios

2
(Cociente)

Ratio

Ejemplo: Rentabilidad de los capitales propios
Los ratios se comparan con:

A ____ = B

=

Utilidad neta Patrimonio

 Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución.  Ratios presupuestados por la empresa.  Ratios de tipo ideal.  Ratios de tipo sectorial
Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en Ratios de los principales competidores de la empresa. textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra “Razón” aclara que proviene del latin “Ratio”

Indicadores contables (ratios) en la rotación de cuentas por cobrar

2

Días de venta en la calle
a) El período en el que se completa en promedio la cobranza Para: Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante comparación de este indicador con los plazos y condiciones de venta
Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días Diás de venta en la calle = Ventas anuales + IVA ÓPTIMO = LO MENOR POSIBLE

Significado Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación del saldo de cuentas por cobrar por ventas

Caso de
ejemplo
2003 US$ Saldo Cuentas por cobrar (+) Ventas netas a crédito 393.000 Cuentas por cobrar totales (-) Saldo cuentas por < 60.000> cobrar al final <70.000> Cobranzas 565.000 473.000 90.000 415.000 US$ 80.000

2
2002

Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que 403.000 no existieron perdidas por incobrables

445.000

Caso de ejemplo (Cont.)
Cuentas por Cobrar Promedio (CxC al inicio + CxC al final) / 2 2003 US$ 85.000

2

Diás de venta en la calle =

US$ 85.000 x 365 días

US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)

= 65 días Rotación de cuentas por cobrar:
Rotación CxC
2003 = US$ 445.000 US$ 85.000

= 5.23 veces /año

ÓPTIMO =

LO MAYOR POSIBLE

Aspecto contable
Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME

3
Haber

Debe

• Saldo periodo anterior • Ventas de crédito • Notas de cargo Intereses Otros

• Cobranza parcial o total • Reclasificación del crédito con garantía de documentos • Devoluciones y descuentos • Bonificaciones • Castigo de incobrables

(+)

• Cierre

(-)

Flujo contable – Venta a crédito y cobranza
La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr. Juan Perez por Bs10.000 según factura de venta No. 1511
Cuentas por cobrar Sr. Juan Perez
Debe Haber Debe

3

Caja
Haber

I.T.
Debe Haber

(1) Bs 10.000 Bs 10.000 (2)

(2)Bs 10.000

(1a) 300 Bs

Debe

Ventas

Débito Fiscal IVA
Haber Debe Haber

IT por pagar
Debe Haber

Bs 8.700 (1)

Bs 1.300 (1)

Bs 300(1a)

(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del 13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total (2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.

Política contable – Método de estimación de incobrabilidad (Previsión para cuentas incobrables) Estado de antigüedad de saldos Informes de la oficina de asesoria legal
Factores a considerar para determinar la previsión:

3

Correspondencia cursada con el cliente

Comportamiento del cliente en relación con la empresa durante el tiempo.

¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre?
Evidencia definitiva de

3

Ajustes de Cierre
31/12/1997

cuenta incobrable facturada el año

1997

Estimación de pérdida

Resultados 1997 Objetivos:

Resultados 1998

• Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores incobrables • Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar

Algunos métodos para la determinación de la estimación de cuentas incobrables (Previsión)

3

• Legislación Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los últimos tres quebrantos entre los tres últimos saldos de cuentas por cobrar) • Porcentaje sobre ventas al crédito • Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar • Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos • Método combinado

Aspecto contable – Previsión para incobrables

3

Previsión para cuentas incobrables. Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes.
(Egresos) Pérdida en cuentas incobrables - Gasto de cuentas de Cierre dudosa
recuperabilidad

ABC Ltda. Balance al 31/12/20XX
Activo US$ % Activo corriente .... Cuentas por cobrar 10.000 100 Menos: Previsión para incobrables (300) (3) Cuentas por cobrar neto de incobrables 9.700 97

(+)

(-)

(Reg. Previsión Activo) para cuentas - incobrables - Saldo inicial Castigos Recuperacione s - Estimación de incobrabilidad del periódo. (+)

(-)

Control interno
a. b.

3
Autorización de extensión de créditos Control de pedidos de mercancias o servicios observando límites de crédito autorizados. Control de despachos o entregas de mercancías y/o servicios prestados. Control sistemático de devoluciones , descuentos y bonificaciones.

c. d.

e. f. g. h. i.

Comprobación de facturas, notas de contabilidad. Control individual de pagos parciales y/o totales y saldos. Identificación de cuentas atrasadas. Concialiación periódica de registros principales y auxiliares. Circularizaciones de saldos períodicas a

Gestión de cuentas por cobrar Factores determinantes al otorgar crédito al cliente: - Capacidad de - Voluntad de pago pago Venta a Crédit o

4
- Antecedentes en el negocio - Solvencias en el negocio - Garantías del cliente - Dependencias y concentraciones en el negocio del cliente - Seguimiento del riesgo - Otros aspectos

RIESGO

Dinero en efectivo

Tiempo del crédito:
Al contado = COD A treinta días = N/ 30 (neto 30) Descuentos por pronto pago: 2% si se paga en 10 días = 2/10

COD = Cash on delivery (pago contra entrega) CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)

Administración de cuentas por pagar Segunda parte

Contenido segunda parte..

1. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar. 2. Indicadores contables (ratios) en administración de cuentas por pagar 3. Contabilidad y control interno compras y cuentas por pagar la de

4. Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivo

Qué son los pasivos?

1

Los “Pasivos” son deudas con terceros a quienes normalmente se los denomina “acreedores”. En esencia, los pasivos constituyen los derechos que personas u organizaciones ajenas a la empresa tienen sobre los activos de esta última.

Pasivos por su origen.. Cuentas por pagar comerciales
(deudas y provisiones)

Pasiv o

Servicios personales por pagar (deudas y provisiones) Impuestos y aportes por pagar Prestamos bancarios Otras cuentas por pagar

Clasificación de pasivos? Pasivos por su exigibilidad.. Pasiv o

1

Hasta un año de plazo = Pasivo corriente A más de un año de plazo = Pasivo no corriente

Pasivos por su naturaleza..
Sin garantía = Con compromiso verbal de pago (financiamiento espontaneo) Con garantía (Respaldo documentario como letras y/o pagares)

Pasiv o

Aspecto contable
Cuentas del Pasivo
• Por el saldo inicial • Por deudas contraidas en el período • Por actualizaciones, cuando las deudas son con mantenimiento de valor

1
Haber

Debe

• Por pago de deudas al vencimiento de plazo • Por amortizaciones • Por traspaso a otras cuentas de pasivo • Por cierre de gestión

(-)

(+)

Ratio de endeudamiento
U.M. %_

2
PASIVO Y PATRIMONIO U.M.
%_

ACTIVO

Disponible Realizable Existencias Activo fijo
TOTAL ACTIVO

6 8 18 45
77

8 11 23 58
100

Exigible a corto plazo45 Exigible a largo plazo10 Capital Social 22 ∑ Capital Social 22

d

58 13 29 29

TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100

e

Conclusiones:
∑ = 29% ; ∑ e= 100%  29% < 40 - 50% d
pasivo del total del

OPTIMO: del

Capital Social asciende a un 40% - 50% del total pasivo Capital Social = 40% – 50% del pasivo

CORRECTO:

Empresa capitalizada

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Ratio de endeudamiento
(continuación) U.M. %_

2
PASIVO Y PATRIMONIO U.M.
%_

ACTIVO

Disponible Realizable Existencias Activo fijo
TOTAL ACTIVO

6 8 18 45
77

8 11 23 58
100

Exigible a corto plazo45 Exigible a largo plazo10 Capital Social 22 ∑ Capital Social 22

d

58 13 29 29

TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100

e

Conclusiones:
Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa endeudada Capital Social > 50% del total del pasivo ATENCIÓN: Empresa que infrautiliza los fondos

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Ratio de endeudamiento
(continuación) U.M. %_

2
PASIVO Y PATRIMONIO U.M.
%_

ACTIVO

Disponible Realizable Existencias Activo fijo
TOTAL ACTIVO

6 8 18 45
77

8 11 23 58
100

Exigible a corto plazo45 Exigible a largo plazo10 Capital Social 22 ∑ Capital Social 22

d

58 13 29 29

TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100

e

Conclusiones sobre el ejemplo:
DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO ∑ = 29% ; ∑ e= 100%  29% < 40 - 50% d
pasivo del total del

Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa descapitalizada o endeudada.
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Mecanismos para evitar la suspención de pagos a proveedores
PROBLEMAS DE LIQUIDEZ DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO

2

PARA EVITAR UNA SUSPENSIÓN DE PAGOS

Mejorar el activo circulante y exigible a corto plazo

Aumentar los capitales propios

Vender activos fijos no imprescindibles

Indicadores de gestión de financiamiento de CP - Resumen

2

 Análisis del balance general.
¿Está la empresa capitalizada? ¿Se pueden atender los pagos?

Activo Corriente

>

Deudas a corto plazo

Capitales propios suficientes
(40 – 50% del pasivo)

Control interno – cuentas por pagar

3

1. Autorización. Los gastos y las compras de bienes y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la dirección 2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse oportunamente coordinando con tesoreria la disponibilidad de fondos en los plazo ade pago acordados 3. Clasificación. La información relacionada con los pasivos debetener toda la disgregación suficiente para su efectivo control. 4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones relacionadas. 5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina, recepción de desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la dirección de la empresa.

Riesgos – compras y cuentas por pagar

3

- Efectuar compras no autorizadas - Pagar en efectivo a personas no autorizadas - Adquirir material de baja calidad - Efectuar compras a precios excesivos - Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias - Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos - Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación adecuada de los impuestos inherentes.

Ciclo de maduración del efectivo
Pago de materias primas Producció n Pago de mano de obra y gastos de fabricación Almacenamien to Venta Pago gastos de venta Cobro cliente s

Compra materias primas

Plazo de pago a proveedores Días de stock de materias primas Días de stock de productos en curso Días de stock de producto acabado

Plazo de cobro a clientes

CICLO DE CAJA CICLO DE MADURACIÓN

Ciclo de maduración del efectivo

Nº de días de stock de materia prima

-

Plazo de pago a proveedore s

+

Nº de días de stock de producto en curso

+

Nº de días de stock de producto acabado

+

Plazo de cobro de clientes

EJEMPLO EMPRESA “A”
28 días

-

15 días

+

20 días

+

30 días

+

60 días

=
123 días

Ratios - ciclo de maduración del efectivo
Calculo de RATIOS:
Plazo de cobro a los clientes Plazo de pago a los proveedores Plazo de stock de las materias primas Plazo de stock de los productos en curso Plazo de stock de los productos acabados

= = = = =

Clientes + efectos Ventas + IVA Proveedores Compras

x x

365

365

Stock materias primas Compras Anuales

x x x

365

Stock de prod. en proceso Compras Anuales Stock de prod. acabados Costo de ventas anual

365

365

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