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Admon Proyectos y Tiempo Abril07TecCCM
Admon Proyectos y Tiempo Abril07TecCCM
Dinmica 1
Presentacin y bienvenida
Contenido
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Qu es la administracin de proyectos, sus beneficios y su proceso Definicin y validacin del alcance y restricciones del proyecto Administracin de recursos humanos y comunicacin Aseguramiento de calidad y administracin de adquisiciones Elaboracin del plan del proyecto Presupuestacin y control financiero Anlisis de riesgo Instrumentacin y evaluacin ex-post del proyecto Sentido del tiempo, definiciones de metas
Sistema de planeacin y ejecucin de actividades vs. Tiempo Valores gobernantes y calidad humana con impacto en la
9.
10. 11.
ANALTICA
ESTRATGICA
OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
OPERATIVA
ACCIN Y DESARROLLO
Administracin de proyectos
COMPONENTES DE UN PROYECTO
- un margen especfico de tiempo - una aproximacin programada a los sucesos relacionados - un desenlace deseado - unas caractersticas exclusivas
DEFINICION DE PROYECTOS La asignacin de recursos a lo largo de un tiempo limitado y la coordinacin de sucesos interrelacionados para alcanzar un objetivo global haciendo frente a desafos predecibles o no
Administracin de proyectos
PLANIFICACION DE UN PROYECTO
Objetivos del proyecto
Administracin de proyectos
7 MANERAS DE TRIUNFAR EN LA GESTION DE UN PROYECTO 1. Aprender a utilizar eficazmente las herramientas de gestin 2. Saber hacer y recibir crticas 3. Ser receptivos a los nuevos procedimientos 4. Gestionar adecuadamente el tiempo 5. Ser eficaz al organizar reuniones 6. Perfeccionar su capacidad para la toma de decisiones 7. Conservar el sentido del humor y mantenga la calma
Administracin de proyectos
7 MANERAS DE FRACASAR EN LA GESTION DE UN PROYECTO 1. No atender los asuntos de manera inmediata 2. Reprogramar con excesiva frecuencia 3. Contentarse con terminar a tiempo, pero descuidando la calidad 4. Centrarse excesivamente en la administracin del proyecto y no en su gestin 5. Ejercer la microgestin ms que la gestin 6. Adaptarse a las herramientas con excesiva celeridad 7. Supervisar ocasionalmente la evolucin del proyecto Todo proyecto tiene un riesgo, es decir la probabilidad de que el desenlace deseado no se logre, pero el no ariesga no gana ..
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A. Liderar un equipo
B. Controlar las crisis
- Ser bueno en la gestin de proyectos: . desde el punto de vista tcnico . desde el punto de vista humano
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comprendo la justificacin de un proyecto ? comprendo el trasfondo ? comprendo la poltica del proyecto ? soy consciente de quines son los actores en el proyecto y que papel desempearn en el mismo
QUE INTENTAMOS HACER ?
he definido los entregables del proyecto ? he definido el mbito tanto del sistema como del proyecto ? he determinado el modo en el que los entregables sern revisados y aprobados ?
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Proyecto
Salidas
Trabajo
Feedback
Sistema de informacin
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M A M J
J A S O N D
Ejecucin
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M A M J
J A S O N D
Tarea
Prioridades
Trabajo asignado
Recursos y presupuesto
Visto bueno
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M A M J
J A S O N D
Tarea B
Tarea C
Tarea D
Tarea E
Tarea F
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Modificar la descripcin de las tareas segn las necesidades a medida que progrese el proyecto
Trabajar con los miembros de equipo: responsabilidad, ambiente, crticas y reacciones Controlar el mbito del proyecto: asegurarse que se emplean todos los recursos necesarios para realizar las tareas segn el plan
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. Estimar por alto . Expectativas distorsionadas . Gastos ocultos . Las crisis vendrn
Presupuestar de Arriba Abajo Presupuestar de Abajo Arriba Presupuestar de Arriba Abajo y de Abajo Arriba
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Ejemplo de presupuesto
Divergencia Real Declaracin de impuestos Ingresos Honorarios de gestin Concepto A Concepto B Concepto C Concepto D Reembolsos Total de ingresos Gastos de operaciones Nminas y beneficios Impuestos sobre nminas Seguros mdicos Compensaciones a trabajadores Total de nminas y beneficios 425.75 57.25 789.88 668.12 407.45 387.45 43.04 .04668.121 457.88 583.00 85.0 458.0 51.7 40.00 135.3 43.00 100.0 1124.00 83.5 Presupuesto
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Anlisis de riesgo
METODOS DE EVALUACIN
El anlisis de riesgo es una herramienta destinada a ordenar la toma de decisiones proporcionando un proceso lgico, estructurado y consistente Consta de tres etapas: . Identificacin de la situacin peligrosa o delicada . Evaluacin del riesgo . Gestin del riesgo Mtodos: . Cualitativos: probabilidad del incidente y la magnitud de sus consecuencias pueden ser alta, mediana y baja . Cuantitativos: expresados en cifras
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Presentacin y control
Grfico de Gantt con barras
Tarea A
(Hoy)
Tarea D
Tarea E
Tiempo
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Comienzo
Final
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Informacin y comunicacin
EL EXCESO DE MEDIOS DE COMUNICACIN: sobre-comunicacin
Las comunicaciones personales Las reuniones informales El contacto telefnico El correo electrnico Los faxes, los memos y las notas informales Documentos formales elaborados La teleconferencia
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Informacin y comunicacin
PAUTAS PARA QUE SE HAGAN LAS COSAS Todo informe necesita un propsito Haga una pregunta final antes de comenzar
Es este informe o procedimiento la mejor forma de comunicar esta informacin, o existe otra forma de comunicacin o accin que sera ms explcita e igualmente til ? Todo informe necesita un auditorio o destinatario No se exceda
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Informacin y comunicacin
PAUTAS PARA QUE SE HAGAN LAS COSAS Para mantener actualizado al auditorio . Ensee un mapa del diagrama de flujo del proyecto y pngalo en donde todo
el mundo pueda verlo . Utilice un pizarrn o tablero para ensear las tareas actuales y las asignaciones de programa . Exhiba y comunique muestras del avance del equipo
El resultado final:
. La administracin . El liderazgo
hacen la diferencia
no el papeleo
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Informacin y comunicacin
CMO SELECCIONAR EL MEJOR MEDIO PARA SU MENSAJE
1. Cuando tenga verdaderos asuntos que resolver, haga las entrevistas de persona a persona 2. Nunca utilice las juntas para regaar a las personas o lanzar ataques personales 3. Utilice el correo electrnico para los mensajes rutinarios y el trabajo diario del proyecto, pero limite el nmero de mensajes 4. Avise a las personas por fax, correo electrnico o de voz que est por enviarles un informe un documento 5. Limite sus juntas formales a las absolutamente indispensables 6. Considere la cultura de su equipo
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Supervisin y Control
EL CONTROL ES BUENO
Permite: Reunir informacin para que usted pueda medir, vigilar y ajustar el avance hacia las metas de su proyecto. ALGUNOS CRITERIOS DE XITO PARA EL CONTROL DEL PROYECTO
. Emplee el plan como gua principal para la coordinacin del proyecto . Vigile y actualice en forma congruente su plan . Recuerde que la comunicacin de calidad es clave para el control . Supervise el avance del proyecto y comprelo en forma peridica con el plan . Participe . Adapte el calendario, el presupuesto y el plan de acuerdo a necesidades . Documente el avance y cambios del proyecto y comunquelos a los miembros del equipo
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Supervisin y Control
QUE DEBO SUPERVISAR ?
. Estado del trabajo que se est haciendo en comparacin con el plan . Volumen de trabajo que se est terminando . Calidad de lo que se est obteniendo . Costos y gastos comparados con el plan . Actitudes del personal que trabaja en el proyecto y los que no
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Ejercicio
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Se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir Se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y crticos de los ejecutivos Algunas de las caractersticas del tiempo son:
. Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar . Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias . Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos . No se puede comprar, no se puede atrapar, detener, regresar . Es lo mas valioso que tiene los individuos
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. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad . Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia tiempo . Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible
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. El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario . Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa . Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado . Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen
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1. QUE HE HECHO CON MI VIDA 2. EL SER QUE YO QUIERO SER 3. LAS REAS DE PDV OBJETIVOS POR REA 4. PRXIMO AO, OBJETIVOS POR REA ACTIVIDADES NECESARIAS
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1. TENER OBJETIVOS REALISTAS A CORTO Y LARGO PLAZA 2. TENER UN PLAN POR ETAPAS 3. REALIZARLO 4. REVISAR PERIDICAMENTE
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AOS
QUE LOGROS IMPORTANTES HE ALCANZADO ? LOGRO Marcar en la grfica los eventos ms importantes SIN AVANCE
NO LOGRO
100
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90
L O G R O S
80
70
60
50
40
30
20
10
10
20
30
40
50
60
70
TIEMPO (AOS)
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PLANEACION DE VIDA FECHA Qu es lo ms importante que he logrado en mi vida, que ha dado una gran satisfaccin y me hace sentir orgulloso ?
AO EVENTO IMPORTANTE
1. Nacimiento
PREGUNTAS ESTOY SATISFECHO CON LO QUE HE HECHO CON MI VIDA HASTA AHORA ? POR QUE SI O POR NO ?
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EDAD PROBABLE
70 71 72 73 74 75 ?
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1. Historia de la familia. Aada un ao por cada perodo de cinco aos que su padre ha vivido o vivi despus de los 70. Haga lo mismo en el caso de su madre. Nuevo total ____ aos 2. Estado civil. Si ud. es casado (a), agregue cinco ao. Si tiene ms de 25 aos y no est casado, reste un ao por cada dcada que ha pasado soltero. Nuevo total ____aos 3. Lugar donde vive. Si es un pueblo pequeo, aada cuatro aos. Si vive en una ciudad, resto dos aos. Nuevo total ____ aos 4. Su constitucin fsica. Si tiene ud. ms de 40 aos, reste un ao para cada cinco libras de sobrepeso. Por cada pulgada que la medida de si cinturn exceda la medida de su trax, reste dos aos. Nuevo total ____ aos 5. Ejercicio. Si ud. hace ejercicio regular y moderado, sume tres aos, si es regular y vigoroso, aada cinco aos. Nuevo total ____ aos. 6. Disposicin. Si ud. es una persona plcida y de buen carcter, agregue uno-cinco aos; si es tensa o nerviosa, reste uno-cinco aos. Nuevo total ____ aos 7. Alcohol. Si bebe ud. bastante, reste cinco aos; si bebe ud. demasiado, reste diez aos. Nuevo total ____ aos 8. Cigarros. Si fuma ud. De media a una cajetilla diariamente reste tres aos; de una a una y media, reste cinco aos; ms de una y media, reste 10 aos; pipa o puro, reste dos aos. Nuevo total ____ aos 9. Salud. Si se somete ud. a exmenes mdicos regulares, visitas peridicas al dentista, sume tres aos. Si se enferma con frecuencia, reste dos aos. Nuevo total ____ aos
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Familia Trabajo
Econmica
25
25 25 25 25
50
50 50 50 50
75
75 75 75 75
100
100 100 100 100
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5.
6.
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Familia Trabajo
Econmica
Cultural Intelectual Fsica Espiritual Social Otros
CUESTIONARIO DE EVALUACIN PERSONAL Circula el nmero que corresponda a tu situacin actual en el asunto que se te plantea dando el N 1 a no tengo, no dedico, etc. y el N. 10 a la situacin contraria. Utiliza los nmeros intermedios para clasificarse si ests en proceso
1.
2. 3. 4. 5.
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1
1 1 1 1
2
2 2 2 2
3
3 3 3 3
4
4 4 4 4
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5 5 5 5
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10
10 10 10 10
6.
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
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2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
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CUESTIONARIO DE EVALUACIN PERSONAL Circula el nmero que corresponda a tu situacin actual en el asunto que se te plantea dando el N 1 a no tengo, no dedico, etc. y el N. 10 a la situacin contraria. Utiliza los nmeros intermedios para clasificarse si ests en proceso
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A continuacin localiza el nmero de la situacin y anota tu respuesta SOCIAL ESPIRITUAL FISICO FAMILIAR ECONOMICO PROFESIONAL COMUNIDAD MENTAL
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TOTALES