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PROCESO CONTABLE

INTRODUCCIN.

La presente unidad tiene por objetivo explicar el uso de la tcnica contable como una herramienta de informacin y de gestin, para apoyar a la alta gerencia en las empresas respecto de la toma de decisiones. El proceso contable comienza desde la creacin de una entidad hasta la emisin de los informes finales denominados Estados Financieros, desarrollados bajo la normativa legal vigente. Importante en este proceso contable es poder identificar cada uno de los hechos econmicos que ocurren peridicamente en las empresas, tales como las compras y ventas de bienes y servicios, logrando clasificar en cuentas contables y cuantificar monetariamente todas las transacciones que emanen del o de los negocios.

DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE La creacin de una empresa, conlleva una serie de trmites de tipo legal, que se deben realizar, para dar estructura jurdica a una entidad, esto mediante escritura pblica. Posteriormente se deben solicitar las autorizaciones de funcionamiento a las correspondientes instituciones gubernamentales, tales como servicio de impuestos internos (SII), municipios y servicios ministeriales entre otros. Toda entidad nace por una idea de negocio, por parte de sus dueos, quienes adems pueden entregar recursos propios o buscar financiamientos externos con entidades financiera, para dar inicio a las actividades econmicas propias de una empresa.

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A partir de los hechos econmicos se inicia el proceso contable de una empresa; este consiste en recopilar la informacin de las diversas transacciones, medirla en trminos monetarios y registrarla en los libros de contabilidad exigidos, para finalmente elaborar y entregar a los usuarios internos y externos informes de carcter financieros, que les permita la toma de decisiones. La contabilidad es informacin econmica financiera en la empresa, sin ella no tendramos informacin detallada, por tanto, es la llamada a mantener debidamente informados a quienes dirigen las empresas. Podemos encontrar distintos tipos de contabilidad, tales como: CONTABILIDAD FINANCIERA CONTABILIDAD DE GERENCIA CONTABILIDAD TRIBUTARIA CONTABILIDAD PBLICA O GUBERNAMENTAL CONTABILIDAD DE COSTOS CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA

Para poder aplicar contabilidad debemos tener presente la existencia de principios y normas de contabilidad (PCGA) que fueron elaborados por el Colegio de Contadores de Chile AG, en base a Normas Internaciones. Los PCGA, muestran los objetivos primarios de la contabilidad y las caractersticas que debe tener la informacin financiera y los estados econmicos financieros bsicos de uso comn para todas las empresas, estos descansan bajo el denominado Boletn Tcnico N1, el cual detalla los 18 principios existentes: 1. Equidad 2. Entidad Contables 3. Empresa en Marcha 4. Bienes Econmicos 5. Moneda 6. Periodo de Tiempo 7. Devengado 8. Realizacin INACAP Virtual | Introduccin a la Unidad 1 - Contabilidad, Costos y Presupuestos. 3

9. Costo Histrico 10. Objetividad 11. Criterio Prudencial 12. Significacin e Importancia Relativa 13. Uniformidad 14. Contenido de Fondo sobre la Forma 15. Dualidad Econmica 16. Relacin Fundamental de los Estados Financieros 17. Objetivos Generales de la Informacin Financiera 18. Exposicin Las normas contables representan el consenso variable en el tiempo, respecto a cules recursos y obligaciones econmicas deben ser registradas como activos y pasivos. Estas normas pueden ser clasificadas en dos grupos: 1) Generales 2) Especficas

Conocidos los principios y normas de contabilidad, se est en condiciones de clasificar en cuentas contables, los distintos hechos econmicos que ocurren en una empresa. Previamente indicaremos que unas de la problemticas que se inicia con el aprendizaje de la tcnica contable, lo constituye el lenguaje utilizado en la contabilidad, dado que se emplean palabras del lenguaje cotidiano con un significado distinto del mundo contable, causando confusin, es por ello que se debe pensar en los significados tcnicos que las palabras tienen en contabilidad, por ejemplo;

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PALABRA Activo Pasivo Cuenta

LENGUAGE COMUN gil, Dinmico Tranquilo, Reposado Pago de una cuenta, por ejemplo la cuenta del agua o la luz

LENGUAGE CONTABLE Bienes y derechos de una Empresa, Deudas y obligaciones de una empresa, Conjunto de elementos que tienen funciones similares dentro de un empresa y que pueden sufrir variaciones durante el tiempo.

A modo de ejemplo supongamos como negocio una librera, en el que algunas de las cuentas son: Mercaderas: Lpices, corchetes, cartulinas, archivadores, entre otros. Muebles: Estantes, repisas, mquina registradora entre otros.

Cada uno de los elementos que forman los activos y pasivos constituyen una cuenta, por tanto se puede decir que los objetivos de las cuentas son: Agrupar transacciones de una misma naturaleza. Tener informacin oportuna y ordenada. Facilitar el control respecto de determinadas operaciones La forma ms sencilla de esquematizar una cuenta es en forma de una T y es por esa razn que se denomina: Cuenta esquemtica T Una cuenta consta de un nombre que se anota en la cabecera y que se relaciona con la naturaleza de la transaccin, y dos lados para registrar las anotaciones. Para mayor claridad respecto del uso de cada cuenta que llevar una empresa, es conveniente elaborar un Manual de Cuentas, en el que se establezca en forma precisa la utilizacin de cada una de ellas y en el que se haga una descripcin muy detallada respecto al concepto que cada una representa. Adems debe contener informacin de cmo efectuar las

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anotaciones, as como el significado del saldo que ella presenta. El manual de cuentas sirve como gua de trabajo para el proceso contable. El siguiente cuadro muestra el uso de dos cuentas, a modo de ejemplo, ms adelante se indicar como hacer los registros y el significado de sus saldos. CUENTA MERCADERAS TIPO Activo USO DE LA CUENTA Permite registrar las entradas de las mercaderas que se compran y las salidas de las que se venden. Permite registrar las deudas sin documentar contradas por la empresa y los pagos realizados por este concepto.

CUENTAS POR PAGAR

Pasivo

Es importante mencionar que la utilizacin de cuentas que engloben muchos conceptos, como por ejemplo una amplia cuenta de Gastos Generales, no permitira obtener informacin detallada, a primera vista, de cmo se estn haciendo los desembolsos de dinero. Por lo tanto es conveniente dividirlas en varias sub-cuentas que otorguen una mejor interpretacin de la informacin. Las cuentas se relacionan entre s cuando se efecta una transaccin, y es por ello que sufren mltiples variaciones de aumento y disminucin durante un periodo contable. Por convencin, el lado izquierdo de una cuenta se llama DEBE y el lado

derecho, HABER.
NOMBRE DE LA CUENTA

Debe

Haber

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Una cuenta sirve para llevar registro de las operaciones de una empresa y ahora comprende sealar que a la accin de anotacin en una cuenta al DEBE se denomina Cargo, y a la misma accin al HABER se le denomina Abono. Una cuenta puede tener ms de un registro por lo tanto la suma de las anotaciones al debe se denomina DBITO y la suma de anotaciones al haber de denomina CRDITO. PALABRA DEBE LENGUAJE COMN Verbo, deber, deuda que se debe. Verbo, que hay, tener. LENGUAJE CONTABLE Nombre, lado izquierdo de una cuenta. Nombre, lado derecho de una cuenta. Anotacin que se efecta al Debe. Anotacin que se efecta al Haber. Suma de los cargos. Suma de los abonos.

HABER CARGO ABONO DBITO CRDITO

Verbo, cargar. Verbo, abonar. Deuda, tarjeta de pago. Prstamo.

Conocer la sumatoria de cargos y abonos que tiene cada cuenta no es suficiente a la hora de pensar en el objetivo de la contabilidad, y si adems consideramos que la informacin contable debe ser clara y relevante, entre otras caractersticas, es necesario determinar los saldos que cada cuenta tiene, ste nos mostrar la diferencia que existe entre los dbitos y los crditos. Como regla general se dir que: Cuando el Dbito es mayor que el Crdito, entonces el saldo ser DEUDOR. Cuando el Dbito es menor que el Crdito, entonces el saldo ser ACREEDOR. Cuando el Dbito es igual al Crdito, entonces la cuenta estar SALDADA. INACAP Virtual | Introduccin a la Unidad 1 - Contabilidad, Costos y Presupuestos. 7

Adems de existir cuentas de Activos y Pasivos dentro de una empresa existen cuentas de Resultado, las cuales se relacionan con los egresos y los ingresos derivados de su actividad comercial. Cuando estas cuentas estn relacionadas directamente con el giro de la empresa se dice que son ingresos o egresos operacionales, de lo contrario no sern operacionales. Generalmente las cuentas de resultado prdidas (egresos) estn relacionadas a los costos y gastos que se incurren en una empresa, y las cuentas de resultado ganancias (ingresos) se relacionan a las ventas u otros tipos ingresos. Una comparacin entre las prdidas y ganancias originadas durante la

operacin de la empresa, en un periodo de tiempo, permite determinar el RESULTADO OPERACIONAL, es decir, conocer si ha obtenido utilidad o prdida operacional. Si las ganancias son mayores a las prdidas, hay utilidad operacional. Si las ganancias son iguales a las prdidas el resultado es cero, es decir, no existen ganancias ni prdidas operacionales. Si las ganancias son menores a las prdidas, hay prdida operacional.

En la actualidad nos encontramos inmersos en un cambio de normativa legal, pasando desde los PCGA a las NIC (Normas internacionales de Contabilidad) y NIIF (Normas Internacionales de Informacin Financiera), para lo cual podemos indicar que la normativa contable vigente en Chile fue dictada a partir del ao 1971 por el Honorable Consejo General del Colegio de Contadores de acuerdo a las atribuciones otorgadas por la ley 13011 (Art. 13 Letra G.). Con el reciente ingreso de chile a los mercados internacionales, el Estado y el Colegio de Contadores se ha visto obligado en estandarizar las normas Chilenas con las Normas Internacionales de Contabilidad con motivo de facilitar la comparacin y consistencia de la Informacin Financiera.

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A partir del 1 de enero de 2009, 127 sociedades annimas inscritas en la SVS (aquellas con una presencia burstil superior al 25% o que estn obligadas a constituir comit de directores) deben reportar sus estados financieros de acuerdo con las IFRS y en consecuencia todas sus filiales donde tenga participacin o control. La implementacin en el caso de las corredoras de seguros, fondos mutuos y administradoras de fondos de pensiones ser a partir del 1 de enero de 2010. Para el resto de las sociedades inscritas, no emisoras, la implementacin ser a partir del 1 de enero de 2011. La responsabilidad de emitir normas contables en chile corresponde al Colegio de Contadores que est en proceso de convergencia de las normas internacionales para los efectos de su pronta emisin en Chile. Las ventajas de usar IFRS son las siguientes: 1) Aumento en la cantidad y calidad de informacin para el mercado. 2) Estndar contable para las empresas chilenas y las europeas, lo que le facilitar la expansin y la integracin de las empresas con el mercado europeo. 3) El hecho de eliminar la correccin monetaria (Chile no es un pas hiperinflacionario), har que la contabilidad se haga ms sencilla, generando mayor exactitud en la proyeccin de utilidades de las compaas. 4) El ratio P/U sera un ratio financiero mucho ms certero para los analistas a la hora de hacer estimaciones de precios y comparables de industrias internacionales. 5) Mayor reflejo del valor econmico de los activos en el balance.

Las desventajas del uso de IFRS son las siguientes: 1) El adaptarse a un nuevo modelo requiere tiempo y conocimientos. Por consiguiente se genera un costo adicional para las empresas, por ejemplo, en capacitaciones, asesoras, sistemas de informacin, etc.

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2) Al implementarse IFRS algunas compaas podran ver disminuido su patrimonio, lo que podra afectar su valorizacin de mercado o el cumplimiento de convenios financieros. IFRS genera impactos en diferentes sectores. Los principales Impactos de IFRS por Sector son los siguientes: Empresas con Activos Biolgicos: Deben valuar sus activos biolgicos al punto de cosecha a valor justo con los efectos en resultados. Sector Financiero: En la banca habr un impacto en la presentacin de los estados financieros, principalmente por la incorporacin de ms informacin de negocios y de exposicin a los riesgos, tanto de mercado como de liquidez y crdito. De adoptarse IFRS completamente, este segmento tendra efectos en la medicin de los activos fijos, inversin en propiedades, bienes recibidos en pago, reconocimiento de ingresos, en las provisiones, dividendos mnimos, pasivos y activos contingentes, y en las securitizaciones. Tambin se destaca la eliminacin de las provisiones voluntarias y en algunos casos las provisiones de riesgo de pas. Compaas de Servicios Bsicos: En estas firmas los efectos se notarn en la medicin de las existencias, en los activos fijos, en la medicin de los contratos de leasing, en el reconocimiento de ingresos, en las provisiones, pasivos y activos contingentes, en la contabilidad de activos intangibles y concesiones, y en la medicin de los instrumentos financieros. En el caso de las existencias en este rubro, se enfrentarn al problema de determinar si una reclasificacin de las existencias es necesaria para implementar IFRS o si se debe realizar el anlisis necesario para determinar el valor de los repuestos a incluirse en activo fijo y existencia respectivamente. Retail y Bienes Races: Los efectos principales estarn en las combinaciones de negocio, reconocimiento de ingresos, securitizaciones, en la de los activos fijos e inversin en propiedades, en la medicin de los contratos de leasing, y existencias. Cabe precisar que en el sector retail, la medicin de existencias depende de los canales de distribucin y la ubicacin a la fecha del balance general. INACAP Virtual | Introduccin a la Unidad 1 - Contabilidad, Costos y Presupuestos. 10

Los mayores cambios que se producen con IFRS son los siguientes: Deterioro de Valor de Activos: La norma local actual no incorpora un algoritmo de clculo para este concepto. Modelo de Reevaluacin de Propiedad, Planta y Equipo: La normativa actual slo contempla el modelo de costo. Contabilidad de Cobertura: Introduce elementos complejos para el anlisis de la incorporacin de este tipo de registro. Derivados Implcitos: En nuestro pas muchas empresas comprometen contratos a futuro que pudieran incluir derivados implcitos separables. Activos Biolgicos: Este concepto es nuevo en nuestra realidad local, sobre todo si se considera que se valorizan a valor razonable. Impuestos Diferidos: Recoge los impactos de cambio de valor de la base financiera, contra la base tributaria, cuando las diferencias entre ambas bases sea temporaria. Nuevas clasificaciones para activos financieros. Compensaciones basadas en acciones. Informacin de utilidad por accin. Conociendo las actuales normativas legales vigentes, se mostrara en base a los hechos econmicos ocurridos en las empresas, la clasificacin de los recursos y obligaciones que esta contraen y se registran en los respectivos libros legales e informes financieros. Los distintos bienes que adquiere una empresa los puede comprar al contado o bien al crdito, adquiriendo as deudas u obligaciones con terceras personas o empresas. Los Bienes comprados pasan a ser de propiedad de la empresa. Por tanto la contabilidad permite saber: Lo que la empresa tiene y lo que le deben otras personas o empresas a esto se denomina Activo. Lo que la empresa debe a terceros y lo que la empresa debe a sus dueos, esto se denomina Pasivo.

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Dentro del rubro de los pasivos, existe el concepto denominado Capital, y este refleja los aportes efectuados por los dueos, propietarios o socios, por tanto tambin podramos indicar que el Capital es invariable, ya que la empresa como tal no hace efectivo el pago de esta deuda. Los activos que posee una empresa tienen su origen en deudas que la empresa adquiere con terceros (pasivos) y con sus dueos (Patrimonio). Podemos decir que esta igualdad se mantiene durante toda la vida de una empresa independiente cual sea el nmero de operaciones que realice; por lo tanto podramos resumir este principio en la denomina ecuacin del inventario: TOTAL DE ACTIVOS = PASIVO + PATROMINIO

La contabilidad debe reflejar permanentemente el cumplimiento de esta igualdad, esto quiere decir que al variar uno de los componentes de la igualdad, necesariamente provocar la variacin de otro, por tanto, tomaremos como regla general que: a) Cuando intervienen dos conceptos de activos, si uno de ellos aumenta, el otro necesariamente debe disminuir. b) Cuando intervienen dos conceptos de pasivos, si uno de ellos aumenta el otro necesariamente debe disminuir. c) Cuando intervienen dos concepto de activo y otro de pasivo, si uno de ellos aumenta el otro deber hacerlo tambin o viceversa. Respecto a la clasificacin de cuentas de resultado, podemos indicar que esta se relaciona directamente con los gastos o costos y los ingresos que adquiere una empresa, en el momento en que transa sus bienes y servicios por tanto y como regla podemos indicar lo siguiente: Si los gastos y costos son superiores a los ingresos, estamos en presencia de una PRDIDA. Si los ingresos son superiores a los gastos y costos, estamos en presencia de una UTILIDAD.

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Respecto de la clasificacin de cuentas tanto de Activos, Pasivos y Resultado, la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS), emiti la denominada Circular N1501, que si bien no es exclusiva para las sociedades annimas abiertas, el resto de las empresas o entidades la pueden utilizar para clasificar sus cuentas contables y confeccionar sus estados financieros. En la actualidad la Circular N1501, esta diseada bajo PCGA, pero tambin las SVS trabaja en la confeccin de una circular bajo IFRS, si bien esta existe pero no publicada bajo una Circular. Respecto a los estados financieros podemos indicar que bajo PCGA existen 4, que se denominan: 1. Balance General Clasificado 2. Estados de Resultados 3. Estados de Flujo de Efectivo 4. Notas explicativas de los Estados Financieros Y bajo IFRS existen 5, que se denominan: 1. Estado de Situacin Financiero 2. Estado de resultado integrales 3. Estado de cambios en el patrimonio neto 4. Estado de flujo de efectivo 5. Notas explicativas de los estados financieros

Respecto al balance general clasificado, se puede indicar que muestra los datos especficos de la posicin financiera de la empresa para indicar los recursos y las obligaciones que posee, se representa de manera esquematizada y separada por rubros, bajo PCGA la estructura es la siguiente:

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Activos: Activos Circulantes Activos Fijos Otros Activos

Pasivos: Pasivos Circulantes Pasivos Largo Plazo Patrimonio

Bajo IFRS la estructura es la siguiente: Activos: Activos Corrientes Activos No Corrientes Pasivos: Pasivos Corrientes Pasivos No Corrientes Patrimonio Neto

En relacin al estado de resultados, se puede indicar que este mide la rentabilidad del negocio en un periodo determinado de tiempo, se representa de manera esquematizada y separada por rubros, bajo PCGA e IFRS ambos indican el resultado del ejercicio. Ingresos () Costos () Gastos = Utilidad o Perdida

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CONCLUSION En esta unidad se da a conocer el proceso contable desde la creacin de una empresa, considerando los hechos econmicos que ocurren de manera peridica y se registran de manera cronolgica, en los libros contables respectivos, todo eso de acuerdo a lo indicado en la normativa legal vigente. Todo lo anterior con el propsito de lograr informes financieros y de gestin razonables, que permite a los propietarios o dueos, la toma de decisiones en sus negocios

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Superintendencia de Valores y Seguros. Imparte normas sobre presentacin de estados financieros Preparados bajo IFRS de las sociedades inscritas en el registro de valores. Recuperado el 2 de Febrero de 2012 desde:

http://www.svs.cl/sitio/legislacion_normativa/doc/Circular%20FECU-IFRSnuevo%20con%20antiguo.pdf

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