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ESTUDIO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
Coordinacin racional de las actividades de un cierto nmero de personas que intentan conseguir un objetivo comn y explcito mediante la divisin de funciones y del trabajo, a travs de una jerarquizacin de autoridad y responsabilidad. - La organizacin como parte del proceso administrativo; Es la funcin que permite definir una estructura formal e intencional que hace posible que los miembros de una empresa, sepan que y como va a realizar sus tareas, cual es su nivel de autoridad y responsabilidad en la consecucin de los objetivos.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
Existen principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin racional, estas son: Divisin del trabajo.- Es el proceso de delegacin de deberes o tareas que se tiene que realizar en una empresa. La unidad de Mando.- Para la ejecucin de un acto cualquiera un agente solo debe recibir ordenes de un Jefe. Delegacin.- Dar autoridad necesaria para que pueda desempear o cumplir las funciones, exigiendo responsabilidad a subordinados. Departamentalizacin.- Agrupamiento de actividades que mejor contribuye al logro de los objetivos de la institucin y de las unidades individuales.

La divisin del trabajo

Podemos definir a la divisin del trabajo como la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y con el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin en el trabajo. La representacin grfica de la divisin en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especializacin de las reas de la empresa. Si analizamos la divisin del trabajo en las empresas sta es el resultado de factores internos y externos, tales cmo: - Necesidad de agrupar las distintas actividades. - Aprovechar la especializacin, la cual fomenta la productividad. - El desarrollo tecnolgico.

- El factor geogrfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular.


- Necesidad de eficientar los factores de la produccin.

Divisin del trabajo vertical La divisin del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de lneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional; este tipo de divisin permite un mayor flujo de informacin y establece ms claramente las lneas de autoridad. Divisin del trabajo horizontal Este tipo de divisin se fundamenta en el grado de especializacin de las reas, puestos y actividades. En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos:

Volumen de trabajo.
Estabilidad en el volumen de trabajo.

DEPARTAMENTALIZACIN
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. Agruparlas segn un orden jerrquico. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos de departamentalizacin ms usuales son:
1. Funcional: Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin principal.

2. Por producto: Es caracterstica de las empresas fabricantes de diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geogrfica o por Territorios: En este caso la departamentalizacin se realiza en base a las zonas geogrficas en las que se encuentra presente la empresa 4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por proceso.

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de nmeros o letras.

PROCESO ORGANIZATIVO
La funcin de organizar implica un proceso racional que comprende cuatro etapas fundamentales: Identificacin y clasificacin de las actividades requeridas Agrupamiento de estas actividades de acuerdo a los objetivos que se pretende lograr Definicin de los niveles organizacionales y las relaciones de autoridad y responsabilidad Determinacin de los flujos de coordinacin horizontal y vertical

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
la estructura organizacional, que no es si no una divisin ordenada y sistemtica de sus unidades de trabajo con base en el objeto de su creacin traducido y concentrado en estrategias. Su presentacin grafica se conoce tambin como organigrama

Organigrama
Es la representacin grafica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas en la que se muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran, su relacin, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

Utilidad
Proporciona una imagen formal a la organizacin. Facilita el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de jerarqua y coordinacin. Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional. Constituye una fuente autorizada de consulta.

Criterios fundamentales para su preparacin


Precisin : En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. Sencillez: debe ser simple, para que se comprenda fcilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara. Uniformidad: homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su diseo. Presentacin: Deben considerarse criterios tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo . Vigencia: Debe mantenerse actualizado.

CLASIFICACIN
Por su Naturaleza Por su mbito Por su contenido Por su presentacin

Por su Naturaleza
Microadministrativos Corresponde a una sola organizacin, y puede referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las areas que la conforman. Macroadministrativos Contiene informacin de mas de una organizacin. Mesoadministartivos Consideran una o mas organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico.

Por su mbito
Generales Contiene informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.
DIRECCIN GENERAL

DIRECCIN

DIRECCIN

DEPTO.

DEPTO.

DEPTO.

DEPTO.

Especficos
Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.
GERENCIA

DEPTO.

DEPTO.

OFICINA

OFICINA

OFICINA

OFICINA

Por su contenido
Integrales Son representaciones graficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Direccin general
Direccin 1.1 Depto. 1.1.1 Depto. 1.1.2 Direccin 1.2 Depto. 1.2.2 Depto. 1.2.3

Funcionales
Incluyen las principales funciones asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama son de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organizacin en forma Direccin general. general.
1. 2. 3. 4. Obtener los acuerdos de la junta administrativa Vigilar el cumplimiento de los programas Coordinar las direcciones Formular el proyecto del programa general.

Direccin tcnica.
1. Evaluar y controlar la aplicacin y desarrollo de los programas. Formular el programa anual de labores Dirigir las labores administrativas de su rea

Direccin financiera.
1. 2. 3. Obtener los resultados necesarios Formular el programa anual de financiamiento Dirigir las labores administrativas de su rea

Direccin de promocin y coordinacin


1. 2. 3. Establecer labores asistencia promocional Establecer relaciones cooperacin y apoyo Supervisar departamento compras Formular el programa de de al de de

2. 3.

4.

De puestos, Plazas y Unidades


Indican las necesidades de puestos y el numero de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombre de las personas que ocupan las plazas.
Direccin general

Director *
Auxiliar * Secretarias *

1
1 2

1
1 2

Direccin A Director * Analista * Secretaria s *

5 1 2 2

S 1 2 2

Direccin B Director * Analista * Secretaria s *

s 1 2 2

7 1 4 2

Por su presentacin
Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y despus agregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada . Son los de uso ms generalizado en la en la administracin , por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organizacin.

Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin.se utilizan en organizaciones con gran nmero de unidades en la base. De bloques: son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, en poco ms espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerrquicos.

ORGANIGRAMA MIXTO ORGANIGRAMA DE BLOQUE

Diseo
Forma
Como regla general debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectngulos las unidades

Dimensin Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes.

COLOCACIN DE LAS UNIDADES


Las unidades deben ordenarse en el organigrama de acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin , los cuales varan segn su naturaleza, enfoque(procesos, funciones o ambos y proyectos), sector industrial y mbito de actuacin.

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