P. 1
Trabajo Final Analista de Sistemas - SIRL

Trabajo Final Analista de Sistemas - SIRL

1.0

|Views: 22.592|Likes:
Publicado porJuan Ortiz
El presente es un trabajo final de pregrado (TFPG) de Analista de Sistemas en el Instituto Universitario Aeronáutico (IUA). El objetivo es solucionar un problema de comunicación interna y coordinación del grupo de trabajo de la representación local Córdoba de AFS Programas Interculturales (ONG internacional dedicada a promover las experiencias interculturales), lo cual permitirá a la organización dar un nuevo paso en su crecimiento, al proveer una mayor eficiencia en el manejo de la información.
El enfoque elegido es el análisis de la realidad del grupo y el diseño e implementación de un sistema online que contemple las necesidades actuales, con claras posibilidades de crecimiento a mediano plazo de acuerdo a las necesidades estratégicas de la organización. La metodología elegida para el desarrollo del TFPG es la del Ciclo de Vida, con apoyo de herramientas UML. Se utiliza programación en PHP, HTML y Javascript, y base de datos MySQL.
Los resultados obtenidos a la fecha de presentación del informe son muy positivos, estando el sistema en funcionamiento y con gran aceptación por parte de los usuarios.
Este trabajo da base para futuras expansiones y su aplicación exitosa en otros escenarios, como ser el resto de las 42 representaciones locales de la ONG en Argentina.
El presente es un trabajo final de pregrado (TFPG) de Analista de Sistemas en el Instituto Universitario Aeronáutico (IUA). El objetivo es solucionar un problema de comunicación interna y coordinación del grupo de trabajo de la representación local Córdoba de AFS Programas Interculturales (ONG internacional dedicada a promover las experiencias interculturales), lo cual permitirá a la organización dar un nuevo paso en su crecimiento, al proveer una mayor eficiencia en el manejo de la información.
El enfoque elegido es el análisis de la realidad del grupo y el diseño e implementación de un sistema online que contemple las necesidades actuales, con claras posibilidades de crecimiento a mediano plazo de acuerdo a las necesidades estratégicas de la organización. La metodología elegida para el desarrollo del TFPG es la del Ciclo de Vida, con apoyo de herramientas UML. Se utiliza programación en PHP, HTML y Javascript, y base de datos MySQL.
Los resultados obtenidos a la fecha de presentación del informe son muy positivos, estando el sistema en funcionamiento y con gran aceptación por parte de los usuarios.
Este trabajo da base para futuras expansiones y su aplicación exitosa en otros escenarios, como ser el resto de las 42 representaciones locales de la ONG en Argentina.

More info:

Published by: Juan Ortiz on Oct 22, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/13/2015

pdf

text

original

Sections

ENTREVISTA nº 1

Área: Recepción.

Nombre y Apellido: Gerardo Lindow

Antigüedad: 2 meses

Fecha: 22/04/2005

Objetivo: Analizar el área de Recepción

1- ¿Cómo describirías tu área?

Consiste en buscarles familias a los estudiantes que vienen de intercambio, y una vez que llegan al

país, se encarga de ocuparse de los mismos, en su bienestar y en el desarrollo del programa

2- ¿Cómo es el alcance de tu área en los procesos de la organización?

El alcance es antes de que vengan los chicos es la búsqueda de familia, y cuando llegan que no

tengan problemas con la familia y con el colegio, buscar compatibilidad entre estudiante-familia y

estudiante-colegio.

3- ¿Cómo aporta el desarrollo del área en objetivos y políticas generales de AFS?

Es la más importante porque, en conflictos menores dentro de una familia, uno se da cuenta que

4-¿Cuánta gente trabaja en tu área?

Dos coordinadores, pero no hay voluntarios fijos, a veces colaboran todos.

5-¿Cuáles son las principales actividades o procesos que hace el área?

Esto se da todo el tiempo, apenas se tiene el estudiante y ya se está buscando la familia.

El orden empieza por búsqueda de familia, ubicar a los estudiantes a cada familia y consejeros al

estudiante que lo monitoreen y sean la tutela.

6- ¿Qué documentos se manejan en el área?

Para consejería hay un archivo que se llama informe mensual (un informe sobre el estudiante)

que es para tener un seguimiento del estudiante y todos los meses el consejero se lo manda al

coordinador, que él mismo lo envía a ON (en Buenos Aires) para mantenerlos monitoreados a los

chicos.

La mayoría de los documentos se realiza por e-mail.

Hay otros archivos que son guías para hacer entrevistas con familia, o ante algún problema con el

estudiante, son pautas a seguir.

7- ¿Cuáles son los puntos .más críticos en el área?

Sería mejor tener estos archivos en una página de acceso, porque si un consejero no tiene un

informe mensual del archivo, en lugar de pedírselo al coordinador, directamente lo baja desde la

página. Lo mismo con las entrevistas y pautas.

8- ¿Existe alguna persona que haga un seguimiento del área?

Lo realiza la presidenta de RL córdoba que coordina a su vez todas las áreas, el seguimiento es

oral en las reuniones de cada 15 días o mas, en donde se habla de cómo van los chicos, las

familia, los consejeros. Este seguimiento sería bueno que en la página hayan noticias, novedades,

y así para aquellos que no hayan podido asistir a la reunión, puedan actualizarse, o para solicitar

ayuda.

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

24

9- ¿Qué decisiones importantes se toman en el área?

La decisión de cambiar de familia a estudiante, si existen conflictos entre ellos.

La decisión en cuanto a la organización de campamentos, actividades de orientación, juegos

recreativos a los estudiantes.

Pero las decisiones se tratan de tomar a todos, o con la presidenta de la RL como ultima palabra.

10- ¿Cómo se compone la base de datos?

Está la BD de familias, y la BD de voluntarios, que la posee la coordinadora del área de desarrollo

de voluntarios. Sería conveniente que se ubiquen en la página, para no sentirse en la necesidad

de pedir a los otros coordinadores los distintos datos de las BD.

11- ¿Qué información es clave para el área?

Llega información confidencial sobre los estudiantes o familias, se confecciona a cada uno de

ellos, se maneja con los coordinadores, la presidenta.

12- El cronograma de actividades ¿cómo es?

Es el mismo de las otras áreas, pero lo que llama la atención es cuanto antes se empieza a hacer

las cosas, por ejemplo para los estudiantes que llegan en agosto ya en junio se tendría que enviar

la información de todas las familias disponibles. Se repite el ciclo cada 6 meses.

13- ¿Cuál es el volumen de estudiantes que vienen al país?

Están en un promedio de 6 estudiantes por semestre, de ellos varía la cantidad porque algunos

vienen por un año y otros por seis meses.

14- ¿Cómo es la motivación al voluntario para que trabaje en el área?

Se busca que todos los voluntarios participen en todo, un coordinador es un voluntario más, se

pide que siempre se pueda ayudar.

Sería bueno que en la BD de voluntarios se pueda ver la disponibilidad de cada voluntario.

15- ¿Cómo es la capacitación en el área?

Es por experiencia, de boca en boca, es una cuestión de discípulo.

La capacitación que se realiza dentro del área es para consejeros: se junta a los voluntarios que

nunca hayan sido consejeros, y se los capacita en qué consiste la tarea, en por qué del

consejero, y ese tipo de cuestiones.

16- ¿Qué ventajas vería de nuestro proyecto para su área?

La mayor ventaja es la agilidad.

La desventaja sería la menos comunicación entre voluntarios (en forma personal).

Otra ventaja es que en falta de computadora, en vez de conservar todos los archivos en

disquetes, en distintas computadoras, se acceden directamente de la página

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

25

ENTREVISTA nº 2

Área: Envíos

Apellido y Nombre: Fabricio Vagliente

Antigüedad: 1 año

Fecha: 18/04/2005

Objetivo: Analizar el área de Envíos

1- ¿Cómo describirías el área?

El área de programas de envíos se encarga básicamente de elegir a los estudiantes argentinos

que quieren viajar al extranjero, y allí realizar un seguimiento (para ver como están, si tienen

para aquellos estudiantes que vuelven del exterior, porque generalmente vuelven con

problemas, o no saben que hacer acá, entonces se los reorienta en el primer período cuando

vuelven a Argentina.

2- ¿Existen voluntarios encargados de ello?

Hay dos voluntarios encargados y posteriormente -en la semana que viene- habrá dos nuevos,

pero otros voluntarios de la organización también colaboran en el área.

3- ¿Cómo se los capacitan a esos voluntarios?

Es más por experiencia y por vivencias en el extranjero, no se tiene una capacitación en

particular.

4- ¿Cuál es el área con que se tiene más contacto?

Es poca la relación con el resto de las áreas; se trabaja con el pequeño grupo de estudiantes que

quieren viajar, con los colegios no se habla, los estudiantes extranjeros no tienen nada que ver,

en algunas ocasiones se trabaja con los colegios, como por ejemplo si el estudiante repitió, pero

generalmente el área trabaja sola.

5- ¿Cuáles son los informes a las diferentes áreas o salidas a nivel interno?

La comunicación se refiere en la cantidad de postulantes que se tienen, cuantos se desean para

que viajen, las necesidades con la ayuda en las inscripciones (porque se hacen en días separados

durante un par de semanas, entonces se necesitan voluntarios que ayuden), y en los procesos de

selección se les informa a los voluntarios que colaboren en exámenes, entrevista individual y

grupal; el resto se maneja con ON

6- ¿Qué informes entregan a la ON?

Se le entrega el número aproximado de postulantes y cuestiones particulares (edad,

disponibilidad de destino del estudiante). ON informa fechas de examen, si llegaron legajos, si

los estudiantes tienen destino (los países a donde van a ir), problemas con legajos (si a algún

estudiante le faltó algún dato), contribución y subsidios, etc.

7- ¿Cuáles son las decisiones más importantes que se toman en el área?

La decisión de aceptar o no los postulantes que se ofrecen (si pueden viajar o no). Durante el

examen, centrar los puntos en que les fue mal (por ejemplo si les va mal en historia, insistir en

que estudie mas dicha materia); selección y dar un orden de prioridad de los postulantes en base

al examen, entrevista grupal, individual, etc. La decisión mas importante es decir si el estudiante

viaja o no.

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

26

8- ¿Qué se podría mejorar en el sistema?

El problema es la comunicación con los estudiantes, porque siempre se trabaja por medio de

mail, y a veces no les llegan, o ignoran que les llega. También la organización de datos, se

necesitaría una base de datos en común pero de fácil acceso, que se pueda buscar por grupo (por

ejemplo estudiantes que viajaron en el 2003). Actualmente se trabaja con Excel, pero no se

puede hacer una búsqueda.

9- ¿Hay problemas en la actualización de la base de datos?

Como se trabaja en Excel es complicado porque hay que acordarse de que selección fue, en qué

período viajo, etc. Después es simple porque es modificar el dato nomás. El acceso al dato es lo

que se complica

10- ¿Qué te motiva estar en esta área de AFS?

Personalmente, al principio por una cuestión de amistad con los encargados del área, por ayudar

en la misma. También por reuniones, asistencia en actividades, etc.

11- ¿Como motivarías a diferentes voluntarios para que trabajen en esta área?

Empezar a buscar gente que colabore activamente en el área, que se dediquen mucho tiempo así

van aprendiendo. Se capacitan en los dos años que dura el coordinador del área, que después

esos capacitados se encargarán del área.

12- ¿Tienen una rotación vista para hacer actividades?

Existen fechas en las que se tienen que hacer actividades: Hay una selección que se hace en

Mayo-Junio que es la más importante, después en Julio-Agosto una orientación para los

estudiantes que vuelven, en Octubre se hace una segunda selección para los estudiantes que

quedaron afuera en la primera selección y una preorientación para los estudiantes que viajan en

Enero, en Febrero-Marzo se realiza una tercera selección de un grupo reducido, y comienza otra

vez el ciclo

13- ¿Qué volumen de estudiantes se maneja?

Para la selección de junio unos 28 estudiantes postulantes que quieren viajar, pero de ellos se

dan de baja algunos. En la primera selección (la más grande) quedan 20-25 chicos; en la segunda

selección 10, y en la tercera casi ninguno (a veces no se hace porque no hay estudiantes).

14- ¿Como influye las políticas de AFS en el envío?

Hay reglas claras con respecto a la edad del estudiante, se sabe que hasta cierta edad no pueden

viajar; limitación en cuanto a estudiantes repitentes, salvo si fue por problemas de enfermedad o

familiar podrían viajar; pedidos de selección de estudiantes en fechas determinadas por ON. En

la selección (si puede viajar o no tal estudiante) se encarga exclusivamente la RL, salvo en casos

particulares que la ON demanda informes psicológicos, reportes extensos de algún estudiante

específico.

15 En el asesoramiento del estudiante, si surge alguna duda, ¿A quién consulta?

Normalmente se habla con los encargados, para saber alguna duda en particular, o con la ON

(donde hay dos encargados en el área: Laura Copteleza y María Cristina Iglesias), si se tiene tal

duda con tal estudiante se habla con ellos.

16 ¿Sería útil un sistema para acudir a solución de problemas?

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

27

Si, en las preguntas que se hacen siempre. Muchas cosas están en los manuales, e información

de los postulantes. Por ejemplo si un estudiante se inscribe en la ON (por medio de la página web

de AFS) para viajar, desde allá reenvían el mail con los datos del mismo. Desde esta área se le

envía en archivo con la información de AFS (costo, países, etc.), pero hay cuestiones particulares

que no están, y se debe recurrir a ON o al ex encargado del área.

Sería bueno que haya un FAQ (preguntas más comunes), que puede ser útil para los voluntarios

que se interesen y ver que se hace o no se hace, o para aquellos nuevos que quieran aprender.

También, desde mail que lleguen de ON donde se tiene información del estudiante (nombre,

fecha de nacimiento, teléfono, etc.), que pasen directamente a una planilla, sin que se tenga que

trasladar la información siempre a la misma (por ejemplo copiar el nombre desde el mail y

pegarlo en la planilla, lo mismo con cada dato).Que la planilla sea una BD de respuesta

automática, por ejemplo que calcule la edad del estudiante y si está habilitado para viajar o no.

Lo que se hace es enviar respuestas automáticas mediante modelos de e-mail (tener un mail ya

hecho, sólo se ingresan pocos datos como el nombre). Sería bueno que este mail esté en la BD.

ENTREVISTA nº 3

Área: Desarrollo de Voluntarios

Nombre y Apellido: Milagros Oliva

Antigüedad: 2 años

Fecha: 18/04/2005

Objetivo: Analizar el área de Desarrollo de Voluntarios

1. ¿Como describía su área?

El área consiste en manejar los voluntarios tanto antiguos como nuevos. Además de reclutar

nuevos voluntarios, se encarga de motivar a los voluntarios actuales, para que permanezcan en

la organización.

El trabajo actual del área es la actualización de la lista de voluntarios, y se encarga de

distribuirla a los mismos.

Las personas que desean ser nuevos voluntarios, se inscriben en la página de AFS

(www.afs.org.ar); la ON desde Buenos Aires se encarga de enviar al coordinador del área estos

datos de inscripción a través de e-mail; y allí el coordinador se contacta con la persona

interesada en ser voluntario, y se lo invita a reuniones y eventos especiales (como por ejemplo

juntarse a comer hamburguesas), con el fin de que se integren y sepan de que se trata AFS.

La idea de motivación dentro del área es realizar actividades y eventos especiales (como por

ejemplo asados) para que los voluntarios se integren en el grupo. El inconveniente es que

existen muchas obligaciones que reducen el tiempo de distracción.

El año pasado se realizó una a

las personas eran becadas, en otros términos viajaban gratis), porque AFS cumple 50 años. En

cada RL de cada provincia se actualizaron los datos para formar una base de datos con estos ex

becarios. Sería recomendable que esta base de datos se actualice constantemente. La idea de

esto era buscar ex becarios empresarios para encontrar fondos, y para que vuelvan a AFS y

vean como se ha ido desarrollando.

Otra idea que se busca tener por ejemplo un calendario de cumpleaños, lista de voluntarios

Lo importante del área es integrar los voluntarios, y crecer el número de los mismos.

2- ¿Cómo se los motiva a los voluntarios?

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

28

Lo importante del área es que se genere un grupo humano estimulando la amistad. A veces los

voluntarios tienden a cerrarse con los nuevos, porque sólo se conocen por voluntariados, no por

otro lado. Una parte de la motivación es hacer una capacitación para que se informen, el lazo de

amistad es para conocerse entre todos para generar un nexo; y saber sobre la vida personal,

cuáles son sus intereses, sus estudios, para derivar actividades a los voluntarios (por ejemplo a

una persona específica se le recomienda gestionar recursos de AFS porque es estudiante en

administración).

3-¿Cuál es la forma de contactar a los voluntarios?

Generalmente por mail, pero en otros casos por teléfono.

4- ¿Cuánta gente hay en el área?

Dos son coordinadoras del área, pero todos los voluntarios colaboran con todos; o sea se pueden

derivar actividades del área a cualquier voluntario.

5- ¿Cuáles son las principales actividades en las que se dificulta?

La actualización de datos (por ejemplo si un voluntario cambia de teléfono), porque debido a que

los voluntarios deben cumplir con otras obligaciones ajenas a AFS, pierden mucho tiempo. No

hay un seguimiento constante (por ejemplo no se sabe si un voluntario seguirá el año próximo).

6- ¿Cómo se manejan con el tiempo para actividades y eventos?

La mayoría de los voluntarios son universitarios y escasean con el tiempo. Hay ciertas fechas que

no se pueden mover (por ejemplo el examen de cultura general que se hace a los estudiantes

que viajan). Para minimizar el tiempo se juntan actividades (por ejemplo en el campamento, se

junta a los estudiantes extranjeros residentes en el país y a los estudiantes locales que desean

viajar).

7- ¿Quién hace el seguimiento de los procesos?

No se hace un seguimiento en sí para organizar tal actividad. Lo que ayuda son las reuniones

cada 15 días, donde se comenta que se hizo, que falta hacer y quién lo puede hacer.

8- ¿Qué informes dan?

Se está en contacto constante con Diana Galván y Fernando Castro de ON que son los

encargados de desarrollo voluntarios desde Buenos Aires. Ellos son los que envían actividades a

los coordinadores del ár

empadronan como voluntarios. Desde allá llegan credenciales (tipo tarjetas) donde dice que son

voluntarios de AFS y se les adjudica una cuenta de mail @afs.org.ar , y remeras de regalo,

donde el coordinador del área es el encargado de distribuirlas. Esto sirve de motivación, así

también como los viajes a Buenos Aires (para recibir a los estudiantes que vienen, acompañarlos

cuando se van), y asambleas nacionales, que se hacen todos los años, donde el presidente de la

RL decide cual voluntario viaja. Se hacen talleres regionales de capacitación, desde Buenos Aires

más gente.

9- ¿Cuáles son las principales decisiones que se toman?

Como coordinadores, lo importante es conocer el perfil de los voluntarios, por ejemplo en

consejería, porque cada estudiante extranjero tiene dos consejeros, y muchas veces el perfil no

es el adecuado o no tiene experiencia.

También a las personas nuevas se les restringe por ejemplo en reuniones importantes con la ON,

donde los nuevos no entenderían algunos temas que se hablan, entonces el coordinador decide

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

29

quién asiste a la reunión. Antes había muchos conflictos en la votación de presidente de RL,

entonces los voluntarios nuevos que asistían en esa reunión se asustaban y no vuelven más.

También está la decisión de quién viaja; y la decisión de recambio de coordinador,

de decidir quien es el adecuado para el seguimiento de tareas. Pero básicamente la decisión se

toma entre todos.

10- ¿Cómo se da la rotación de actividades?

Se da por disponibilidad de tiempo. En las reuniones, el voluntario que tenga disponibilidad de

tiempo se le asigna las tareas como por ejemplo hacer entrevistas. Generalmente se junta un

voluntario antiguo con uno nuevo para la realización de las mismas. Así, el que nunca hizo una,

ya sabe como hacer y así se genera la red para que las hagan otros. Sería bueno realizar un

seguimiento de quien hizo entrevistas, a cuantas familias, quien asistió a los distintos

campamentos.

11- ¿Sería bueno tener algo que les organice la rotación?

Si, no rotación de coordinadores, sino para verificar si alguien puede realizar tal actividad que

alguna vez no haya hecho.

Estaría bueno el seguimiento de quién va a realizar tal actividad para tenerlo en cuenta, pero

generalmente se realiza con el tiempo de cada uno.

12- ¿Cuáles actividades se podrían mejorar?

Ahorrar el tiempo en actualizar, para poder tener tiempo en ponerse a pensar cosas más

creativas con respecto a la motivación. Sería bueno tener el calendario de cumpleaños, las listas

de los voluntarios, de voluntarios inactivos, los ex becarios, un cronograma de las actividades

anuales. Al tener todo esto en un sistema, se puede dar más interés a los voluntarios nuevos, que

están descuidados y son las personas que mas hay que mantener y motivar para que no se

vayan.

Es importante y a la vez sistemático el trabajo de actualización.

13- ¿Qué documentos intervienen en los procesos?

La mayoría de los documentos son digitales. La lista de voluntarios, información de AFS, de RL, la

información de capacitación para poder informar a todos. La capacitación interna no se da, es

muy aburrida, la misma se aprende preferentemente de la experiencia. Pero es bueno tener a los

nuevos estos tipos de información de AFS, de RL. También hay fotos en la página, de chicos de

intercambio de otros años, que sirva para que los nuevos vean, también un buzón de consulta.

En realidad, desarrollo de voluntarios se hace entre todos, se habla de qué se hace para motivar,

qué quieren hacer, qué les gusta.

También información sobre becas de diplomatura en educación intercultural de otros países.

Desde Buenos Aires mandan esa información al web privado del coordinador,

El mismo baja esa información y postula a los voluntarios. Siempre hay conexión con Buenos

Aires.

El web mail es malísimo, es muy lento.

14- ¿Qué sugerencias proponen?

Que el sistema organice los tiempos y realice actualización, e implementar un buzón de

sugerencias (que sea anónimo, por si alguien desea realizar una crítica) y de consulta, aparte de

un lugar donde se organicen las actividades.

15- ¿Qué informes internos y externos de la RL se entregan a ON o a los voluntarios?

Generalmente se maneja con la ON por medio de mail y se le da un tipo de seguimiento para ver

como es el estado del área. La ON envió una lista a completar para saber que voluntarios están

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

30

activos, inactivos, colaboradores, de todos los que pasaron por la RL. Pero todos estos datos se

tienen en planillas de Excel, si estos archivos estuviesen en internet, sería mejor el acceso de

datos.

16- ¿Cuáles áreas son las que se tienen mas contacto?

Con todas; desarrollo de voluntario es el pilar de todas, porque si no estuviesen los voluntarios

AFS no existe. Es un manejo con todas las áreas porque se debe tener un conocimiento de toda la

gente, de sus compromisos.

17- ¿Con respecto a los clientes, como es el nivel de contacto?

Los clientes son los estudiantes, los colegios y las familias.

Con las familias se tiene poco contacto, sería bueno que en un futuro sean voluntarios, que se

genere un grupo de actividades deportivas.

El voluntario también se lo puede tomar como cliente porque tiene que ser el más motivado para

generar nuevas cosas.

ENTREVISTA nº 4

Área: Instituciones educativas.

Nombre y Apellido: Lucrecia Costanzo

Antigüedad: 1 año

Fecha: 18/04/2005

Objetivo: Analizar el área de Colegios.

1- Este proyecto de área ¿Qué es lo que planea hacer o qué hace?

Estructurar más el área de instituciones educativas. Nos damos cuenta que el colegio es

importante, sirve para reclutar los chicos que quieren viajar, para encontrar familias receptoras y

para tener colegios receptivos. Se necesita darle más seguimiento.

A esos colegios clave de Córdoba se podrían organizar becas para que algún estudiante se vaya

de intercambio.

Específicamente lo que hace el área es la relación de AFS-colegio. Porque sino es como

donde hay muchos chicos reunidos de la edad que se necesita para que viajen, entonces es una

fuente de estudiantes, por lo que se debe desarrollar el área de relaciones públicas dentro del

colegio.

2- ¿Cómo procesos, qué se hace?

Ahora se realiza un proceso de seguimiento de colegios: introducir los estudiantes en los mismos,

mantener una buena relación con los colegios. Se debe desarrollar más el área del marketing en

los colegios para tener más colegios receptivos, y hacer charlas para recaudar estudiantes que

quieran viajar. En Mayo-Junio las charlas y Agosto-Septiembre hablar para los estudiantes que

vienen que llegan en Febrero o en Agosto, pero se necesita tener un banco.

3- ¿Qué tipos de BD se están armando?

Se tiene una ficha de los colegios en donde se piden los datos básicos: especialidad, director,

teléfono, dirección, ciudad, si se entregaron o no becas, si han recibido intercambio por AFS o

por otras organizaciones del mismo rubro (por ejemplo Rotary), o si un estudiante viajó (para

saber el nivel socio-económico).

AFS Programas Interculturales SIRL Análisis de Sistemas: Relevamiento

31

Se quiere hacer una BD de los colegios que recibieron o los que van recibiendo estudiantes, pero

la misma no existe.

4- ¿Cuál es la antigüedad del área?

Yo la recibí el año pasado, hay un solo coordinador (ella) encargado, que se desarrolló por

experiencia, leyendo manuales; y para estructurar el área se empezó a llenar la ficha, los

seguimientos de estudiantes, y capacitación para los voluntarios (especialmente los

coordinadores) que menciones los pasos a seguir. Buscar que se puedan meter afiches en los

colegios, publicidad de AFS en el diario del colegio (si hubiese), etc.

5- ¿Como es la relación con la otras áreas o con ON?

La relación es interna, el área está en desarrollo, pero se busca una conexión con ON y que se

Se estuvo hablando con Alexis de ON del tema de la beca para estudiantes, capacitación para

profesores.

6- ¿Qué puede hacer un sistema informático?

Estaría bueno tener una BD de colegios, que tenga relación con la de familias (por la ubicación),

serviría para evitar todo el proceso de selección de colegios.

También se podrían hacer tarjetas de AFS para los colegios.

7- ¿Capacitación a voluntarios que trabajen en esta área?

Se basa en la combinación de los manuales, e ideas.

Existe un reglamento de las escuelas de nivel básico, que permite inscribir a los estudiantes como

oyentes, donde menciona a AFS, que hace que no tenga que pagar. Entonces se tiene el respaldo

del gobierno.

9- ¿Qué aporta el área?

El hecho del área de instituciones educativas es decirles a los consejeros como se tienen que

manejar, porque el coordinador no puede ir a todos los colegios a hablar con los directores, con

que tiene que tener un seguimiento del estudiante, tiene que tener un seguimiento dentro del

estudiante en el colegio (esto es una de las quejas de los colegios).

10- ¿Cómo es el seguimiento a los consejeros?

Lo hace el encargado del área de recepción.

11- ¿Algún otro medio de coordinación?

Sería bueno tener acceso a manual de colegio y afiches.

Con respecto al presupuesto sobre el área, algunos colegios piden pagar la inscripción y nada

más.

También se posee datos de todos los colegios de Córdoba por departamento en que se ubica.

You're Reading a Free Preview

Descarga
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->