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GRUPOS Y CONVENCIONES 1

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PPS ACERCA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO A GRUPOS Y CONVENCIONES
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GRUPOS Y
CONVENCIONES

TEMAS Y

SUBTEMAS

‡1 Antecedentes históricos de los
eventos

‡2 Clasificación y características

‡3 Importancia económica, social
y promocional

‡4 Instituciones y organismos
auxiliares

‡5 identificación de las
necesidades del mercado

‡6 Fases para la realización de
eventos especiales

CONTEXTO

DE LA

REFERENCIA

TEMAS Y

SUBTEMAS

‡1 Planeación y organización:

Justificación, tipo de evento, objetivos,
participantes

‡2 Elección del lugar

‡3 Programa General:

Pre-evento, Post-evento, acompañantes

‡4 Determinación de los eventos a incluir

‡5 Integración del comité organizador:

estructura orgánica y funciones

‡6 Investigación y Análisis de
prestadores de servicios:

selección y contratación

Planeación y

organización

de eventos

TEMAS Y

SUBTEMAS

‡1 Medios electrónicos

2 Medios impresos

‡3 Exteriores

4 Promoción de ventas

‡5 Relaciones públicas

‡6 Venta personal

‡7 Publicity

‡8 Tele marketing

‡9 Artículos promocionales

‡10 Otros medios

Estrategias

de

Comercializa

ción

TEMAS Y

SUBTEMAS

‡1 Procedimiento base para la
elaboración del evento

2 Sistemas para la captura de
información:

manuales y automatizados

‡3 Análisis de costos y gastos:

directos, indirectos, fijos, variables, otros

4 Políticas de precios y tarifas:

Margen de utilidad, precio de venta

5 Practica, planeación y organización de
un evento

Presupuesto

del evento

GENERALIDADES DE LOS GRUPOS

Y CONVENCIONES

ANTECEDENTES HISTORICOS

‡Dentro de los antecedentes de esta
actividad nos podemos remontar a los que
dieron origen a la actividad turística, con
los griegos trasladándose por razones
religiosas y por sus famosas
competiciones. En realidad, el movimiento
turístico fue mas importante con los
romanos con sus viajes a templos,
santuarios, festividades y aguas termales.

ANTECEDENTES HISTORICOS

‡Al caer el imperio romano, no retomo
fuerza este movimiento sino hasta el
Medioevo, esta vez en grupo. Con las
cruzadas esta actividad se incrementó con
los soldados, peregrinos y mercaderes.

‡Entre el siglo XVI y el XIX, esta actividad
se consolidó, surgiendo centros
vacacionales, con el deseo de viajar de los

ANTECEDENTES HISTORICOS

‡Jóvenes ingleses, los viajes a las termales
y los baños en el mar.

‡La revolución industrial transformo
totalmente el escenario presentado no solo
los adelantos tecnológicos, si no la
posibilidad de tener tiempo libre, con una
clase media mas numerosa, y ocuparlo en
viajes.

ANTECEDENTES HISTORICOS

‡El año de 1841 marca un hito importante
en la industria de los viajes y precisamente
en el desarrollo de los grupos y
convenciones cuando Thomas Cook llevo
a cabo el primer viaje grupal organizado.
Con sus importantes aportaciones al
turismo y en conjunto con Henry Wells se
le considera el padre de los viajes
organizados.

ANTECEDENTES HISTORICOS

‡El fin de la guerra no solo trajo condiciones
apropiadas para realizar los viajes (mejor
nivel de vida, vacaciones pagadas, paz
social, devaluación de las monedas
europeas), si no una serie de adelantos
tecnológicos que facilitaron el desarrollo
del turismo

Conceptos y definiciones.

‡Convención: reunión de un grupo de personas que
comparten intereses similares, ya sean comerciales,
industriales, profesionales, políticos, privados,
particulares, religiosos o de otra índole y que convergen
en un lugar y fecha determinados previamente para
convivir, tratar asuntos de interés común y tomar
decisiones al respecto.

‡Congreso: es la reunión de un grupo de personas que
comparten, como en el caso anterior, intereses similares.
En la mayoría de los casos, este termino se aplica a
reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro tipo
de organizaciones

Conceptos y definiciones.

‡Conferencia: es un tipo de reunión similar a las
anteriores, con la diferencia primordial del
formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales
se invita, por lo general, a exponentes
destacados en una especialidad. Es común
agregar al nombre la magnitud geográfica que
tiene (regional, mundial, etc.)
‡Simposio: es la reunión de un grupo de expertos
o técnicos que dominan un campo, profesión o
tema, cuyo propósito es exponerlo ante un
auditorio que comparte ese interés especifico.

Conceptos y definiciones.

‡Jornada: es una reunión de trabajo de
investigación, de estudio o informativa para
resolver un problema planteado ante un auditorio
interesado en el tema, cuyas resoluciones y
resultados se publican posteriormente.
‡Seminario: es una o varias reuniones, en las
cuales un selecto grupo de ponentes con
reconocido dominio en sus áreas, aportan sus
conocimientos y experiencias ante uno o varios
grupos que comparten interés en el tema.

Conceptos y definiciones.

‡Coloquio: es una reunión que agrupa a un
distinguido número de especialistas expertos en
diversas disciplinas, quienes exponen sus
conocimientos bajo la guía y control de un
conductor o coordinador.
‡Mesa redonda: reunión formada por un número
limitado de técnicos o expertos, así como de
participantes que tratan de intercambiar sus
experiencias y conocimiento bajo la guía y
control de un conductor o coordinador.

Conceptos y definiciones.

‡Panel o foro: reunión enfocada a propiciar el intercambio
de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del
presídium, quienes ulteriormente responden o discuten a
temas específicos de sus ponencias con el auditorio
participante controlado y guiado por un presidente. En el
panel los ponentes los mismos o similares conceptos,
mientras que en el foro los ponentes deben externar
conceptos opuestos.

‡Tribuna libre: reunión en la que un limitado número
participantes intercambian libremente sus opiniones ante
un auditorio, el cual no interviene o interfiere.

Conceptos y definiciones.

‡Brain storm: su formato es similar al panel, con la
diferencia del tipo de ponente y del presidente del
debate. Se trata de un tema de discusión y se discuten
ideas planteadas por los participantes en forma libre y
espontánea por absurdo que parezca, con el fin de lograr
soluciones creativas.
‡Buzz group o debate: reunión de 15 a 20 personas en
asamblea general, para tratar o discutir uno o varios
temas bajo la guía y control de un presidente.
Portavoces de cada grupo expresan sus opiniones, de
acuerdo con sus reglas de tiempo y tema de discusión.

Conceptos y definiciones.

‡Carrefour o workshop: son reuniones de
un numero limitado de personas para
intercambiar conocimientos o experiencias
en temas delineados específicamente. Los
resultados o trabajos obtenidos pueden ser
temas de discusión para otras reuniones.

‡Salón: es el tipo de reunión apoyada por
una exposición gráfica o pictórica acerca
de un tema o ponencia general.

Conceptos y definiciones.

‡Sede: lugar o destino donde se llevará a cabo la
reunión, ya sea playa, ciudad o destino especial
y algunas veces hasta en un medio de
transporte, como un barco.
‡Hotel-sede: es el hotel principal designado por
los organizadores, seleccionado por sus
instalaciones y ventajas, destinado a efectuar la
mayoría de las actividades. Por lo regular se
alojarán aquí los integrantes del comité
organizador y los principales actores, así como
el área de registro.

Conceptos y definiciones.

‡Hoteles de apoyo: hotel seleccionado para dar
apoyo logístico en cuanto al hospedaje de los
delegados, se puede utilizar alguno para eventos
sociales integrados al programa.
‡Salones: son los salones para juntas,
convenciones, y banquetes en general de los
hoteles, contratados de acuerdo a la magnitud
del evento.
‡Habitación sencilla: cuarto ocupado por una
persona.

Conceptos y definiciones.

‡Habitación doble: cuarto ocupado por dos
adultos. Sucesivamente tenemos la triple y la
cuádruple.
‡Suite: habitación con un pequeño recibidor
independiente, variando su tamaño para la
junior, máster o presidencial.
‡Cuenta maestra: es la cuenta que el hotel
mantiene abierta para que los organizadores
autoricen cargos por concepto de consumos
diversos, de acuerdo a una línea de crédito
negociada con alguna garantía de pago.

Conceptos y definiciones.

‡Cuenta individual: es la cuenta que estará a
cargo de cada uno de los participantes, el cual
deberá establecer una forma de crédito a su
llegada, de lo contrario no podrá realizar cargos
y pagará en efectivo sus consumos, a no ser que
los organizadores garanticen el pago. Lo usual
es que exista, dentro de las facilidades del PMS,
una cuenta de renta y consumos autorizados y
otra de extras.
‡Plan americano completo: se incluye el
hospedaje y los 3 alimentos diarios.

Conceptos y definiciones.

‡Americano modificado: se incluye el desayuno y
la comida o cena, de acuerdo a las necesidades
del huésped.
‡Continental: se incluye solo el desayuno ya sea
continental o americano.
‡Europeo: solo se incluye el cargo de la
habitación, sin alimentos.
‡Rack rate: es la tarifa publica general.
‡Flat rate: o tarifa neta, es la aplicada con
descuento ofrecida a agencias de viajes u
operadores mayoristas.

Conceptos y definiciones.

‡Tarifa grupal o de convenciones: es la tarifa
ofrecida para un evento, por lo general no es
comisionable.
‡Bloqueo: reservación temporal para los salones,
cuartos, espacios aéreos o restaurantes,
condicionada a un tiempo límite para su
realización y garantía.
‡Garantía: condiciones de carácter económico
que establece el hotel, línea aérea, agencia de
viajes, restaurante o prestador de servicios en
general para comprometerse a realizar un
evento.

Conceptos y definiciones.

‡Registro previo: arreglos establecidos con el hotel para el
registro y asignación de habitación para los asistentes a
la reunión, cuya inscripción se ha hecho de manera
anticipada.
‡VIP: persona muy importante para la cual se requiere un
trato especial.
‡ETA: estimated time of arrival

‡ETD: estimated time of departure

‡PTA: prepaid ticket advice, pago anticipado de un pasaje
aéreo pagado en un lugar y entregado en otro.

‡FIT: excursión foránea independiente de forma
individual, de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Conceptos y definiciones.

‡Paquete: excursión que incluye una serie de
servicios como transporte aéreo, hospedaje,
traslados, alimentación, visitas, etc. De acuerdo
a las necesidades del pasajero o la oferta
realizada por las agencias mayoristas.
‡Traslado: servicio de transportación local
usualmente del aeropuerto al hotel y viceversa o
a ciertos puntos de interés.
‡A/V: servicios de equipo audiovisual.
‡Edecanes: personal profesional de atención y
apoyo en diversas área durante una reunión.

Conceptos y definiciones.

‡Supervisores: personal profesional
experimentado que se responsabiliza de las
acciones y desempeño de los edecanes.

‡Traductores: personal altamente calificado para
interpretar o traducir simultáneamente un
discurso de un idioma a otro.

‡Secretarias parlamentarias: personal profesional
que ejerce trabajos secretariales en uno o mas
idiomas, familiarizado con los términos y
requerimientos de un congreso internacional.

Conceptos y definiciones.

‡Proyector de películas: equipo para proyectar películas
de 16 a 8 mm con o sin sonido.

‡Proyector de transparencias o filminas: o carrusel un
poco en desuso debido a las avances de la computación.

‡Proyector de acetatos: equipo que muestra copias de
diagramas o dibujos previamente elaborados.

‡Proyector de cuerpos opacos: aparato que muestra
artículos opacos como libros, fotos, escritos, etc.

‡Pizarrón: tablero donde se puede escribir o dibujar con
plumones o gises.

Conceptos y definiciones.

‡Rotafolios: caballete donde se montan hojas de
gran tamaño donde se realizaran anotaciones,
diseños o cuadros con marcadores de tinta y
que se pueden desmontar o doblar hacia atrás.

‡Videocasetera y receptor: equipo de televisión
donde se mostraran videos previamente
preparados.

‡Pódium: mueble donde se apoya un ponente
para colocar sus papeles, lámpara y micrófono.

Conceptos y definiciones.

‡Presídium: espacio designado en una sala para
ciertas personas designadas previamente,
usualmente con una plataforma sobre el nivel del
piso para una mejor visión del auditorio,
adaptada con mesas con paños, sillas,
micrófonos, rótulos de identificación, etc.
‡Señalamientos: rótulos indicativos e informativos
en diversas áreas del hotel o centro de
convenciones para dirigir o informar a los
participantes de los servicios o eventos.
‡Franelografo: tablero donde se indica con letras
de plástico el lugar y horario de las sesiones o
eventos.

Conceptos y definiciones.

‡Plano de montaje: diagrama que indica a
los representantes del hotel o centro de
convenciones el montaje de los diversos
eventos.

‡Teleconferencias: proyección de
conferencias a través del sistema de
circuito cerrado de una sala a otras o a
otros puntos distantes.

‡OPR: organizador profesional de
reuniones.

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