Grupos y Convenciones 1

GRUPOS Y
CONVENCIONES
TEMAS Y
SUBTEMAS
• 1 Antecedentes históricos de los

CONTEXTO eventos
DE LA • 2 Clasificación y características
REFERENCIA • 3 Importancia económica, social
y promocional
• 4 Instituciones y organismos
auxiliares
• 5 identificación de las
necesidades del mercado
• 6 Fases para la realización de
eventos especiales
TEMAS Y
SUBTEMAS
• 1 Planeación y organización:
Planeación y Justificación, tipo de evento, objetivos,
organización participantes
de eventos • 2 Elección del lugar
• 3 Programa General:
Pre-evento, Post-evento, acompañantes
• 4 Determinación de los eventos a incluir
• 5 Integración del comité organizador:
estructura orgánica y funciones
• 6 Investigación y Análisis de prestadores
de servicios:
selección y contratación
TEMAS Y
SUBTEMAS
• 1 Medios electrónicos
Estrategias 2 Medios impresos
de • 3 Exteriores
Comercializa 4 Promoción de ventas
ción • 5 Relaciones públicas
• 6 Venta personal
• 7 Publicity
• 8 Tele marketing
• 9 Artículos promocionales
• 10 Otros medios
TEMAS Y
SUBTEMAS
• 1 Procedimiento base para la

Presupuesto elaboración del evento
del evento 2 Sistemas para la captura de
información:
manuales y automatizados
• 3 Análisis de costos y gastos:
directos, indirectos, fijos, variables, otros
4 Políticas de precios y tarifas:
Margen de utilidad, precio de venta
5 Practica, planeación y organización de
un evento
GENERALIDADES DE LOS GRUPOS
Y CONVENCIONES
ANTECEDENTES HISTORICOS
• Dentro de los antecedentes de esta
actividad nos podemos remontar a los que
dieron origen a la actividad turística, con
los griegos trasladándose por razones
religiosas y por sus famosas
competiciones. En realidad, el movimiento
turístico fue mas importante con los
romanos con sus viajes a templos,
santuarios, festividades y aguas termales.
• Al caer el imperio romano, no retomo
fuerza este movimiento sino hasta el
Medioevo, esta vez en grupo. Con las
cruzadas esta actividad se incrementó con
los soldados, peregrinos y mercaderes.
• Entre el siglo XVI y el XIX, esta actividad
se consolidó, surgiendo centros
vacacionales, con el deseo de viajar de los
• Jóvenes ingleses, los viajes a las termales
y los baños en el mar.
• La revolución industrial transformo
totalmente el escenario presentado no
solo los adelantos tecnológicos, si no la
posibilidad de tener tiempo libre, con una
clase media mas numerosa, y ocuparlo en
viajes.
• El año de 1841 marca un hito importante
en la industria de los viajes y precisamente
en el desarrollo de los grupos y
convenciones cuando Thomas Cook llevo
a cabo el primer viaje grupal organizado.
Con sus importantes aportaciones al
turismo y en conjunto con Henry Wells se
le considera el padre de los viajes
organizados.
• El fin de la guerra no solo trajo
condiciones apropiadas para realizar los
viajes (mejor nivel de vida, vacaciones
pagadas, paz social, devaluación de las
monedas europeas), si no una serie de
adelantos tecnológicos que facilitaron el
desarrollo del turismo
Conceptos y definiciones.
• Convención: reunión de un grupo de personas que
comparten intereses similares, ya sean comerciales,
industriales, profesionales, políticos, privados,
particulares, religiosos o de otra índole y que convergen
en un lugar y fecha determinados previamente para
convivir, tratar asuntos de interés común y tomar
decisiones al respecto.
• Congreso: es la reunión de un grupo de personas que
comparten, como en el caso anterior, intereses similares.
En la mayoría de los casos, este termino se aplica a
reuniones de ciencias médicas o profesionales y otro tipo
de organizaciones
• Conferencia: es un tipo de reunión similar a las
anteriores, con la diferencia primordial del
formato de sus sesiones de trabajo, a las cuales
se invita, por lo general, a exponentes
destacados en una especialidad. Es común
agregar al nombre la magnitud geográfica que
tiene (regional, mundial, etc.)
• Simposio: es la reunión de un grupo de expertos
o técnicos que dominan un campo, profesión o
tema, cuyo propósito es exponerlo ante un
auditorio que comparte ese interés especifico.
• Jornada: es una reunión de trabajo de
investigación, de estudio o informativa para
resolver un problema planteado ante un auditorio
interesado en el tema, cuyas resoluciones y
resultados se publican posteriormente.
• Seminario: es una o varias reuniones, en las
cuales un selecto grupo de ponentes con
reconocido dominio en sus áreas, aportan sus
conocimientos y experiencias ante uno o varios
grupos que comparten interés en el tema.
• Coloquio: es una reunión que agrupa a un
distinguido número de especialistas expertos en
diversas disciplinas, quienes exponen sus
conocimientos bajo la guía y control de un
conductor o coordinador.
• Mesa redonda: reunión formada por un número
limitado de técnicos o expertos, así como de
participantes que tratan de intercambiar sus
experiencias y conocimiento bajo la guía y
control de un conductor o coordinador.
• Panel o foro: reunión enfocada a propiciar el intercambio
de opiniones y conceptos por parte de los integrantes del
presídium, quienes ulteriormente responden o discuten a
temas específicos de sus ponencias con el auditorio
participante controlado y guiado por un presidente. En el
panel los ponentes los mismos o similares conceptos,
mientras que en el foro los ponentes deben externar
conceptos opuestos.
• Tribuna libre: reunión en la que un limitado número
participantes intercambian libremente sus opiniones ante
un auditorio, el cual no interviene o interfiere.
• Brain storm: su formato es similar al panel, con la
diferencia del tipo de ponente y del presidente del
debate. Se trata de un tema de discusión y se discuten
ideas planteadas por los participantes en forma libre y
espontánea por absurdo que parezca, con el fin de lograr
soluciones creativas.
• Buzz group o debate: reunión de 15 a 20 personas en
asamblea general, para tratar o discutir uno o varios
temas bajo la guía y control de un presidente. Portavoces
de cada grupo expresan sus opiniones, de acuerdo con
sus reglas de tiempo y tema de discusión.
• Carrefour o workshop: son reuniones de un
numero limitado de personas para
intercambiar conocimientos o experiencias
en temas delineados específicamente. Los
resultados o trabajos obtenidos pueden ser
temas de discusión para otras reuniones.
• Salón: es el tipo de reunión apoyada por
una exposición gráfica o pictórica acerca de
un tema o ponencia general.
• Sede: lugar o destino donde se llevará a cabo la
reunión, ya sea playa, ciudad o destino especial
y algunas veces hasta en un medio de
transporte, como un barco.
• Hotel-sede: es el hotel principal designado por
los organizadores, seleccionado por sus
instalaciones y ventajas, destinado a efectuar la
mayoría de las actividades. Por lo regular se
alojarán aquí los integrantes del comité
organizador y los principales actores, así como
el área de registro.
• Hoteles de apoyo: hotel seleccionado para dar
apoyo logístico en cuanto al hospedaje de los
delegados, se puede utilizar alguno para eventos
sociales integrados al programa.
• Salones: son los salones para juntas,
convenciones, y banquetes en general de los
hoteles, contratados de acuerdo a la magnitud
del evento.
• Habitación sencilla: cuarto ocupado por una
persona.
• Habitación doble: cuarto ocupado por dos
adultos. Sucesivamente tenemos la triple y la
cuádruple.
• Suite: habitación con un pequeño recibidor
independiente, variando su tamaño para la
junior, máster o presidencial.
• Cuenta maestra: es la cuenta que el hotel
mantiene abierta para que los organizadores
autoricen cargos por concepto de consumos
diversos, de acuerdo a una línea de crédito
negociada con alguna garantía de pago.
• Cuenta individual: es la cuenta que estará a
cargo de cada uno de los participantes, el cual
deberá establecer una forma de crédito a su
llegada, de lo contrario no podrá realizar cargos
y pagará en efectivo sus consumos, a no ser que
los organizadores garanticen el pago. Lo usual
es que exista, dentro de las facilidades del PMS,
una cuenta de renta y consumos autorizados y
otra de extras.
• Plan americano completo: se incluye el
hospedaje y los 3 alimentos diarios.
• Americano modificado: se incluye el desayuno y
la comida o cena, de acuerdo a las necesidades
del huésped.
• Continental: se incluye solo el desayuno ya sea
continental o americano.
• Europeo: solo se incluye el cargo de la
habitación, sin alimentos.
• Rack rate: es la tarifa publica general.
• Flat rate: o tarifa neta, es la aplicada con
descuento ofrecida a agencias de viajes u
operadores mayoristas.
• Tarifa grupal o de convenciones: es la tarifa
ofrecida para un evento, por lo general no es
comisionable.
• Bloqueo: reservación temporal para los salones,
cuartos, espacios aéreos o restaurantes,
condicionada a un tiempo límite para su
realización y garantía.
• Garantía: condiciones de carácter económico
que establece el hotel, línea aérea, agencia de
viajes, restaurante o prestador de servicios en
general para comprometerse a realizar un
evento.
• Registro previo: arreglos establecidos con el hotel para el
registro y asignación de habitación para los asistentes a
la reunión, cuya inscripción se ha hecho de manera
anticipada.
• VIP: persona muy importante para la cual se requiere un
trato especial.
• ETA: estimated time of arrival
• ETD: estimated time of departure
• PTA: prepaid ticket advice, pago anticipado de un pasaje
aéreo pagado en un lugar y entregado en otro.
• FIT: excursión foránea independiente de forma individual,
de acuerdo a los requerimientos del cliente.
• Paquete: excursión que incluye una serie de
servicios como transporte aéreo, hospedaje,
traslados, alimentación, visitas, etc. De acuerdo
a las necesidades del pasajero o la oferta
realizada por las agencias mayoristas.
• Traslado: servicio de transportación local
usualmente del aeropuerto al hotel y viceversa o
a ciertos puntos de interés.
• A/V: servicios de equipo audiovisual.
• Edecanes: personal profesional de atención y
apoyo en diversas área durante una reunión.
• Supervisores: personal profesional
experimentado que se responsabiliza de las
acciones y desempeño de los edecanes.
• Traductores: personal altamente calificado para
interpretar o traducir simultáneamente un
discurso de un idioma a otro.
• Secretarias parlamentarias: personal profesional
que ejerce trabajos secretariales en uno o mas
idiomas, familiarizado con los términos y
requerimientos de un congreso internacional.
• Proyector de películas: equipo para proyectar películas
de 16 a 8 mm con o sin sonido.
• Proyector de transparencias o filminas: o carrusel un
poco en desuso debido a las avances de la computación.
• Proyector de acetatos: equipo que muestra copias de
diagramas o dibujos previamente elaborados.
• Proyector de cuerpos opacos: aparato que muestra
artículos opacos como libros, fotos, escritos, etc.
• Pizarrón: tablero donde se puede escribir o dibujar con
plumones o gises.
• Rotafolios: caballete donde se montan hojas de
gran tamaño donde se realizaran anotaciones,
diseños o cuadros con marcadores de tinta y
que se pueden desmontar o doblar hacia atrás.
• Videocasetera y receptor: equipo de televisión
donde se mostraran videos previamente
preparados.
• Pódium: mueble donde se apoya un ponente
para colocar sus papeles, lámpara y micrófono.
• Presídium: espacio designado en una sala para
ciertas personas designadas previamente,
usualmente con una plataforma sobre el nivel del
piso para una mejor visión del auditorio,
adaptada con mesas con paños, sillas,
micrófonos, rótulos de identificación, etc.
• Señalamientos: rótulos indicativos e informativos
en diversas áreas del hotel o centro de
convenciones para dirigir o informar a los
participantes de los servicios o eventos.
• Franelografo: tablero donde se indica con letras
de plástico el lugar y horario de las sesiones o
• Plano de montaje: diagrama que indica a
los representantes del hotel o centro de
convenciones el montaje de los diversos
eventos.
• Teleconferencias: proyección de
conferencias a través del sistema de
circuito cerrado de una sala a otras o a
otros puntos distantes.
• OPR: organizador profesional de
Tipos de eventos
• En forma básica existen dos tipos de
grupos y convenciones:
• Los podemos clasificar desde el punto de
vista del mercado
• Y desde el punto de vista del objetivo
Desde el punto de vista del mercado
• Asociaciones de ejecutivos
• Sociedades profesionales
• Organizaciones fraternales
• Asociaciones científicas
• Asociaciones militares
• Uniones laborales
• Organismos femeniles
• Asociaciones educativas
Desde el punto del objetivo
• Convenciones corporativas: convenciones,
seminarios, juntas de ventas.
• Convenciones institucionales o
convenciones asociaciones: congresos,
conferencias, grupos turísticos, grupos
deportivos
Viajes de incentivo
• Los viajes de incentivo o premiación que mucha
empresas ofrecen y organizan en el año, de
acuerdo con sus propias metas u objetivos, son
distintas de las convenciones como las hemos
descrito anteriormente, ya que son dirigidas a un
grupo cerrado de participantes, que son los
trabajadores de la empresa que han destacado
en la consecución de dichas metas.
Importancia de los grupos y
convenciones.
• Los grupos y convenciones ya sean en su forma
de viajes de incentivo o conferencias y
congresos tienen una gran importancia para la
economía de los países en el caso de nuestro
país este alcanza hasta un 15% del flujo turístico
y en algunos países europeos hasta un 60%,
representando una importante fuente de divisas,
empleos directos e indirectos, motor de la
economía y un escaparate para el país.
El profesional de los grupos y
convenciones en la actividad
turística.
PERFIL
• Conocimiento y habilidad para ser capaz de
conocer a detalle los elementos económicos,
políticos, sociales, culturales, etc. Que
intervienen en la realización de una reunión
• Consciente de la inversión que en tiempo,
dinero, recursos humanos que representa para
las asociaciones o empresas el llevar a cabo una
reunión.
• Actitud positiva para afrontar las situaciones que
se presenten y resolverlas con serenidad,
prontitud y eficiencia.
PERFIL
• Contar con los conocimientos y experiencia de la
profesión necesarios para organizar los mas
mínimos detalles de un evento.
• Nunca dar nada por hecho, manteniendo una
supervisión estricta sobre las responsabilidades
delegadas a terceros verificando su ejecución.
• Ser capaz de mantener un aprendizaje continuo
en toda área del conocimiento y saber
transmitirlo a sus colaboradores.
PERFIL
• Debe saber trabajar en equipo y ser un
comunicador excelente para transmitir las
instrucciones clara y concisamente evitando
errores.
• Saber elegir a sus colaboradores buscando gente
capaz y eficiente
• Nunca perder de vista los detalles pequeños.
• Saber conjugar los objetivos de la asociación o
empresa con la de los delegados y tener
presentes sus diferencias.
FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
• Conocer los antecedentes de la empresa o asociación
que efectuará el evento
• Estar totalmente enterado de los objetivos de la
reunión.
• Obtener el listado de los participantes y organizar los
traslados, hospedaje y alimentación.
• Confirmar la asistencia de los oradores o panelistas.
• Reservar los salones donde se realizaran los eventos y
el equipo audiovisual necesario.
FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES
• Coordinar la logística del registro, eventos,
banquetes así como de las actividades
adicionales al objetivo principal de la reunión.
• Ofrecer actividades alternativas para los
acompañantes.
• Manejar las emergencias que surjan.
Empresas y asociaciones
vinculadas con los grupos y
convenciones.
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mercado.
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toda una empresa trabajando por un mismo objetivo: “ La
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sus grupos con personal bilingüe
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• Organización de actividades de integración empresarial
• Catering en las mejores locaciones del desarrollo
convenciones.
• GRUPOS Y CONVENCIONES
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• Clases de comida oaxaqueña, de lo mejor del mar y comida internacional
• Nuestras famosas noches tema: casino, pirata, mexicana, lunadas, beach party, entre otras
• Oaxaca Tradicional: Calenda y Guelaguetza
• Reservación y cenas especiales en los mejores restaurantes, bares y discoteques de la zona
• Contrataciones de grupos musicales, mariachi, marimba, bandas, trios, jazz y ballet folklóricos
• Shows cómicos y animadores
• Fuegos pirotécnicos artesanales
• Regalos típicos y arreglos florales
• Renta de radios de comunicación dentro del desarrollo turístico y sus alrededores
• Renta de equipo audiovisual
• Montaje y decoración de escenarios y stands para exposiciones
• Servicio de edecanes, modelos, demostradoras, traductores, extras y servicios secretariales
• Sistema de reservación SABRE y ventas de boletaje nacional e internacional
• Renta e instalación de computadoras, impresoras, redes e internet
• Renta de equipo de fotocopiado y scaners
• Deportes acuáticos: buceo, pesca, viajes de snorquel, kayak de río y mar
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competitivos y buscando siempre la satisfacción tanto de la corporación, como de sus
participantes. Eficiencia y profesionalismo durante el proceso integral, desde la
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• Nuestros Servicios:
• Convenciones (hasta 300 participantes)
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• Lanzamiento de Productos
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• NOTA: CWT Eevents podrá operar eventos mayores a 300 personas, siempre y cuando el
staff de coordinadores este disponible y la logística del mismo lo permita.
convenciones.
• Convenciones (hasta 300 participantes)
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• Organización de Viajes de Inspección.
• Servicios de alojamiento.
• Contratación de los salones y/o centros de convenciones.
• Transportación aérea (tarifas grupales, bloqueos, charters, etc.).
• Transportación terrestre (autobuses, camionetas, limusinas, etc.).
• Asesoría y selección de menús.
• Selección de restaurantes.
• Equipo audiovisual y de traducción simultánea.
• Iluminación, ambientación y escenografía.
• Fotografía y video.
• Fiestas tema.
• Expositores, shows y artistas.
• Servicios adicionales como edecanes, florería, gafetes, mantas, etc.
• Tours.
• Actividades recreativas.
• Seguros de viaje.
• Obsequios.
convenciones.
• Viajes de Incentivos (hasta 300 participantes)
• Selección del destino y manejo del presupuesto del evento.
• Organización de Viajes de Inspección.
• Servicios de alojamiento.
• Contratación de los salones y/o centros de convenciones.
• Transportación aérea (tarifas grupales, bloqueos, charters, etc.).
• Transportación terrestre (autobuses, camionetas, limusinas, etc.).
• Asesoría y selección de menús.
• Selección de restaurantes.
• Iluminación, ambientación y escenografía.
• Fiestas tema.
• Shows y artistas.
• Servicios adicionales como edecanes, florería, gafetes, mantas, etc.
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• Obsequios.
convenciones.
• Qué es MPI?
Meeting Professionals International, de origen Norteamericano,
se fundó en 1972 y se ha convertido en la Asociación líder
mundial que actualmente integra a más de 19,000 profesionales
de la industria de reuniones, congresos y convenciones en 60
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Europa y Asia). Grandes oportunidades para la identificación y
captación de negocios.
Oportunidad de convertirse en un profesional con
reconocimiento internacional a través de programas de
certificación. Profesionalización a través de programas
educativos y Networking a todos los niveles. Entrenamiento
para desarrollar el liderazgo. Noticias e información
actualizada de las tendencias y comportamiento del mercado a
través de su páginas web y boletines mensuales.
CENTROS EN MEXICO
convenciones.
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• Elda Laura Cerda Martínez, Executive Director
Viaducto Miguel Alemán 105, 5th fl, Escandón, 11800
Miguel Hidalgo, Mexico City
(5255) 5278-4200, ext 1500;
Toll free from the U.S. and Canada:
1-800-446-3942
Fax (5255) 5278-4200 ext 1502
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• UNITED STATES OFFICE
• Chicago-Midwest USA
Eduardo Chaillo Ortiz
225 N. Michigan Ave., Suite 1850,
Chicago, IL 60601
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Centros de congresos y
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Centros de congresos y
convenciones
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number of meeting rooms, 23; (011) 49-30-23-80-67-50;
www.bcc-berlin.de
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number of meeting rooms, 49; (011) 49-30-68-31-0; www.estrel.com
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Formulación del plan de trabajo
(ruta crítica)
• Determinación de objetivos
• Fijación de políticas y procedimientos
• Presupuesto
• Selección del lema y del logo
• Coordinación del programa
• Selección de ponentes
• Determinación de áreas necesarias
• Determinación de equipos, montajes y
señalización a utilizar
• Selección de la sede
(ruta crítica)
• Cotización de transportación, hospedaje,
alimentación, eventos.
• Fam trip
• contratación de proveedores
• Promoción y publicidad y relaciones públicas
• Propuesta y elección de alimentos y bebidas
• Variedad y entretenimiento
• Decoración y ambientación
• Salones, planos de montaje, equipo, servicios de
apoyo
(ruta crítica)
• Listado de participantes
• Reservaciones
• Logística de traslado
• Organización del registro
• Apertura y autorización de cuentas maestras
• Supervisión de sesiones, eventos, comidas, montajes,
equipos, materiales, personal
• Eventos adicionales para acompañantes
• Organización del check out
• Logística de transportación de regreso.
El proceso administrativo aplicado
a los grupos y convenciones
• El proceso administrativo es la base para la
organización y desarrollo de las convenciones
de acuerdo a las siguientes etapas:
• Mecánica
a) previsión: que se puede hacer?
b) Planeación: que se va a hacer?
c) Organización: como se va a hacer?
El proceso administrativo aplicado
a los grupos y convenciones
• Dinámica
a) Integración: con que y con quien se va a
hacer?
b) Dirección: ver que se haga
c) Control: como se hizo?
Previsión
• Es la anticipación de acontecimientos y
situaciones futuras para planear lo que se va a
hacer.
• En este paso se realizaran las siguientes
actividades:
• Fijación de objetivos de la reunión
• Investigar los factores pasados, presente y
futuro que influirán la reunión
• Analizar las alternativas y decidir las mas viables
Integración de comités.
• La integración de comités corresponde a la
etapa dinámica en el proceso de integración.
• Se deberá siempre evaluar objetivamente a los
candidatos para obtener el mejor resultado de
cada uno de ellos.
• Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino,
duración, tipo de evento y programas que lo
integran se determinará el tamaño del comité
organizador.
Integración de comités.
• Es un factor primordial para el éxito del
evento y de su coordinación dependerá el
desarrollo de la reunión. Todos los detalles
deben planearse con anticipación y cada
comité deberá enfocarse en llevar a cabo
su objetivo y en coordinarse con los otros
comités a fin de lograr que la reunión se
lleve a cabo sin problemas, detalles o
contratiempos.
Clasificación de comités.
• Comité organizador: de acuerdo a lo planeado
en la organización se designará la presidencia,
vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente
de comité, gerente de subcomité.
• Comité de honor: estos solo se realizan por
compromiso, por el prestigio que tienen esas
personas o para conseguir facilidades para el
evento, pero por lo general no desempeñan un
papel en la organización del evento.
Clasificación
• Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico
• Comité de programa: se encarga de organizar e informar
la serie de actividades que se llevarán a cabo.
• Comité de publicidad: su objetivo es promover la
asistencia y difusión del evento tanto en el lugar de
origen como en el destino y otros puntos importantes.
• Comité de alojamiento: su función es lograr que los
participantes cuenten con una habitación de acuerdo a
sus necesidades.
Clasificación
• Comité de festejos: tiene a su cargo la
celebración de actividades artísticas, recreativas
o culturales de los eventos sociales de la
convención.
• Comité de registro: su función es lograr que el
registro de los participantes sea fácil, correcto,
cómodo y rápido
• Comité de recepción y hospitalidad: su papel
será el de anfitrión de los asistentes en todos los
eventos de la reunión.
Clasificación
• Comité de transporte: se encarga del traslado e
información de los detalles del viaje.
• Comité de exposición: realizará los trámites para
la obtención del espacio para las exhibiciones y
la información de los detalles a los expositores.
• Comité de servicios generales: verificará los
detalles de los servicios para llevar a cabo los
eventos.
• Comité de ornato y rotulación: se encarga de los
anuncios, rótulos y decoración de los eventos.
Funciones y obligaciones de cada
comité
• El comité organizador es un organismo de
trabajo y de acción, es que el ejecutará y pondrá
en movimiento el plan elaborado con
anticipación.
• Presidencia: es ocupada por los mas altos
ejecutivos de la empresa u organización con
amplios conocimientos administrativos y
experiencia en este tipo de eventos. Atiende las
desiciones respecto a la integración de su
equipo de trabajo.
comité
• Vicepresidente ejecutivo: llamado también coordinador
general, fungirá como OPR, debido a su experiencia es
contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar
la responsabilidad de organizar las reuniones, de modo
que se informará de su contratación al presidente y al
comité organizador del evento.
• Vicepresidente de finanzas: también llamado tesorero o
contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas
y contable para realizar el control financiero, ingresos,
egresos y saber coordinarse con los otros miembros del
comité organizador.
comité
• Presidente de comité: llamado gerente o
vicepresidente, es una persona cuya habilidad,
experiencia y capacidad, le permiten ejercer
exitosamente las responsabilidades que asume
cada comité, la integración de esos comités
debe ser prerrogativa del OPR.
• Gerentes de subcomité: es el encargado de
atender áreas específicas, pero
interrelacionadas dentro del funciograma del
comité correspondiente. La designación es
hecha por el responsable de cada comité
Coordinación de comités
• Es fundamental la buena coordinación de los
comités para alcanzar todos los objetivos, para
lograr esto la comunicación será fundamental.
Para este fin debe programar en fechas
predeterminadas sus reuniones generales a las
cuales deberán asistir los responsables de cada
comité para llevar a cabo una orden del día
elaborando minutas e informes de progreso.
• Las reuniones deben reunir las siguientes
condiciones:
Coordinación de comités
• Elaborar un calendario de juntas con fecha,
hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos los
involucrados.
• Las reuniones deben ser estrictamente de
trabajo y no desviarse en otros asuntos.
• Proveer café y refrescos o coffee break
• Considerar el equipo necesario: proyector,
rotafolios, plumones, hojas, lápices, etc.
• No permitir personas extrañas al fin
• Aconsejable una secretaria o una grabadora.
Análisis de las características del
evento y sus objetivos.
Determinación de los objetivos del
evento
• Todo evento sea pequeño o grande, nacional o
internacional tiene un fin, causa, justificación o
razón de realizarse. La fijación de objetivos debe
ser clara y definitiva y su establecimiento es la
base para definir los lineamientos y parámetros
que regirán las acciones a seguir y será la base
del proceso administrativo a seguir y definirán
las dediciones importantes como la sede, el
presupuesto, el programa, la publicidad, etc.
evento
• Los objetivos pueden ser generales o
particulares.
• Por generales se entienden aquellos que están
por encima de los otros y que abarcan de forma
mas amplia los interés fundamentales de la
empresa o asociación que organiza la reunión.
• Los objetivos generales pueden ser educativos,
informativos o motivacionales o una combinación
de estos.
evento
• Los particulares varían según el punto de
vista del organizador o de los asistentes.
• El conocimiento de tales diferencias es de
singular relevancia, pues su omisión o
desconocimiento afectará el resultado de la
reunión.
• A continuación detallamos ejemplos de
objetivos particulares.
evento
• Para la asociación: • Para el asociado:
• Imagen • Educación y capacitación
• Ingresos • Interrelaciones
• Prestigio • Foro de exposición
• Para la empresa: • Para el empleado
• Cumplimiento de las • Capacitación y mejora
leyes personal
• Nuevos productos • Ampliación de elementos
• Relaciones industriales y de ventas
publicas • Ascenso y
reconocimiento personal
Selección de la sede
• Existen una serie de factores que inciden
en la decisión de donde se llevará a cabo
la reunión, una de los primeros factores a
considerar es el presupuesto.
• En base a los fondos disponibles se podrá
decidir si el lugar estará cerca o lejos de la
mayoría de los convencionistas para
determinar cuanto se podrá desembolsar
para el transporte de los mismos.
• Otros factores importantes para tomar esta
decisión son:
• Información histórica acerca de convenciones
anteriores
• Procedencia de la mayoría de los participantes y
la ubicación estratégica de la ciudad sede
• Numero de participantes y disponibilidad de
hoteles con espacio suficiente en términos de
hospedaje y salones de convenciones.
• Disponibilidad de otros atractivos para
actividades adicionales.
• Tipo de ubicación, ya sea playa, ciudad,
campestre.
• Favorece el ambiente al objetivo de la
convención o de los participantes?
• Es adecuado de acuerdo al tipo de
convencionistas
• Viajaran con acompañantes o familiares
• Se ajusta el lugar a las posibilidades económicas
de los asistentes?
• Accesibilidad y adecuación según la procedencia
de los participantes
• El clima imperante será adecuado?
• Posee toda la infraestructura necesaria?
• El transporte local es adecuado?
• Existe un ambiente socio-político estable?
• Los nativos tienen una buena relación con
la empresa o institución?
Viaje de inspección
• A pesar de que normalmente las empresas
cuentan con el apoyo de una agencia de viajes
de incentivos o de profesionales en la
organización de congresos y convenciones
quienes, regularmente, conocen los diversos
lugares donde se llevan a cabo las
convenciones, el gerente de convenciones de la
empresa o institución deberá realizar un viaje de
inspección para verificar todos los detalles y
asegurarse que cumple con todos los requisitos.
• En esta visita, que se realizará al menos con un
año de anticipación se verificará lo siguiente:
• Estado general de las instalaciones,
habitaciones, salones, restaurantes
• Calidad de los servicios que ofrece el hotel
• Numero, tamaño y equipamiento de los salones
• Infraestructura del sitio
• Medios de transporte y los tiempos de traslado
• Planes de construcciones o modificaciones al
edificio.
• En cuanto al alojamiento
a) Numero de cuartos disponibles
b) Clasificación por tipo
c) Cantidad de cuartos con dos camas o king size
d) Horarios de llegada y salida
e) Amenities ofrecidos
• En cuanto a los salones
• Cantidad y capacidad
• Equipo audiovisual disponible
• Áreas de servicio y registro
• Estacionamiento disponible
• Servicio de cocina y de meseros
Planeación.
• Si en la previsión se establece lo que se puede
hacer, Planeación es la determinación del
camino que se tomará y lo que se hará
conjuntamente con las acciones cronológicas de
trabajo para lograr los objetivos previamente
trazados, aquí se establece el rumbo que se
tomará, estableciendo las reglas, políticas y
procedimientos que ayudaran a alcanzar el
objetivo, el orden de las operaciones y la
determinación de los tiempos y presupuestos
para lograrlo.
Planeación.
• En todo proceso de planeación existen tres
principios que hay que tener en cuenta:
• Principio de precisión: la planeación debe ser
precisa y detallada, pues regirá acciones
concretas
• Principios de flexibilidad: debe haber un margen
de flexibilidad sujeto a cambios imprevistos y
fuera de control
• Principio de unidad: se debe diseñar una
planeación para cada acción y coordinar todas
entre si.
Formulación del programa tentativo
• En esta fase se establecen los planes, o la
secuencia de acciones y tiempos, que harán que
se logre el objetivo. Esto es responsabilidad del
OPR quien deberá establecer toda acción
posible que afectárá el resultado de la reunión.
• Las revisiones a este programa y los
consecuentes cambios agruparan de forma
lógica diversas acciones que por sus
caracteristicas y objetivos deben estar
vinculadas.
• Una vez realizadas las revisiones, las
acciones se agruparan bajo una serie de
subtitulos que permitan agruparlas para
alcanzar cada objetivo especifico, por
ejemplo, muchas acciones dentro del plan
general de trabajo se agruparan bajo
subtitulos, como programa técnico-
cientifico, programa social, de promoción,
de hospedaje, de registro, etc.
• De acuerdo a la magnitud del evento, al
número de asistentes esperados, a la
cantidad de colaboradores, al presupuesto
asignado y al conocimiento y
profesionalismo del comité organizador la
realización y cumplimiento de las acciones
agrupadas bajo los diversos títulos serán
ejecutadas por los subcomités
correspondientes
Formulación del presupuesto
• Una de las mas grandes e importantes
responsabilidades del OPR para lograr el éxito
de la reunión es la cuantificación económica de
cada una de las acciones que se realizarán.
• El presupuesto es la elaboración de planes para
un periodo determinado y a futuro en términos
contables. Determina, con la máxima exactitud
posible, el capital o inversión requerida para
realizar la reunión y su posible recuperación.
Clases de presupuesto
• De egresos e ingresos
• De tiempo, espacio y productos
• Gasto de capital
• Efectivo
• Balance
• También podemos clasificarlos según el tipo de
reunión, ya que en las convenciones
empresariales, el gasto es absorbido por la
empresa de acuerdo al budget elaborado en
forma general por la empresa al inicio de sus
ejercicio en la partida destinada a reuniones.
• Las condiciones generales de la empresa, su
situación económica y el tipo de reunión que se
celebrará determinan el presupuesto asignado.
Por lo que el programa se sujeta a este.
• Mientras que en la mayoría de las reuniones de
asociaciones y organismos similares, el
presupuesto se sujeta a la reunión.
• El programa general de trabajo se cuantifica,
determinándose así, el presupuesto necesario
para ejercerlo. El tipo de reunión, así como sus
programas y acciones a efectuar así como su
recuperación, son los determinantes del monto
requerido.
Elaboración de presupuestos
• Toda acción que muestre una valoración
contable se debe incluir en el presupuesto. Por
norma general, los presupuestos se dividen en
dos renglones principales:
• Egresos
• Ingresos
Egresos
• También conocidos como gastos o inversiones,
los egresos debe representar toda la valoración
contable que satisface el logro de servicios y
elementos materiales en función directa de la
reunión.
• Los diversos renglones y la cuantificación de los
recursos para el logro de las metas que se
indican detalladamente en el plan general de
trabajo proporcionaran la totalidad de egresos
estimados que requiere la reunión.
Ingresos
• Los ingresos deben representar toda
valoración contable para el beneficio
económico vinculado directamente con la
realización del evento, los cuales pueden
provenir de:
• Cuotas de inscripción o registro, cuotas de
acompañantes, cuotas especiales,
subsidios o contribuciones, patrocinios y
contribuciones.
Elaboración de cotizaciones
• Una de las actividades primordiales es
determinar los precios de los traslados,
transportación, hospedaje, alimentación,
eventos, equipo, etc.
• Es necesario negociar los mejores precios para
el hospedaje de los participantes y tratar de
obtener precios razonables para los banquetes,
fiestas, cócteles, etc.
• Adicionalmente, es muy importante negociar los
servicios extras y espacio para exhibiciones por
el beneficio que implica.
Elaboración de cotizaciones

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