SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL SIG EMPRESA FIDUPREVISORA PROCESO CONTROL DE INVENTARIOS PARA QUE?

Se implementara un sistema de informacin gerencial que permita el control efectivo de los activos fijos de la entidad. En este momento Fiduprevisora no cuenta con un sistema automtico para el levantamiento de los inventarios, los funcionarios deben anotar las placas y caractersticas e los activos en una plantilla y luego deben ingresarla al sistema de AM

COMO SE HACE?

Se debe adquirir un lector de barras con un software que almacene toda la informacin relacionada con cada uno de los activos: -ID responsable -Ubicacin -rea del responsable -Caractersticas del activo -Nmero de placa

CUANDO SE HACE?

El control se realizara constantemente ya que por la alta rotacin de personal se deben hacer reasignacin de activos, adicionalmente se deben actualizar las actas de los funcionarios cada vez que se soliciten cambios y dos veces al ao de realiza el levantamiento de todos los activos de la entidad.

ESTRUCTURA DE UN SIG

MANUAL DE POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS ACTIVOS FISICOS

CAPACIDAD DE ALMACENAR INFORMACION DEL ACTIVO , DEL RESPONSABLE Y GENERAR DIFERENTES REPORTES

UN LECTOR DE CODIGOS DE BARRAS CON UN SOFTWARE QUE ALMACENE TODA LA INFORMACION ASIGNADA A CADA ACTIVO

ACTIVOS CON UN ID ASIGNADO MEDIANTE UN CODIGO DE BARRAS QUE PERMITE SU FACIL UBICACION Y DESCRIPCION

ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS SIG 1) 2) 3) El dispositivo tendr un software que permite incluir un sinnmero de caracteres relacionados entre s, combinar reas con ubicaciones fsicas y funcionarios. Permite exportar los archivos de informacin contenida a medios magnticos y en archivos fciles de visualizar y transformar (EXCEL) Generar reportes tanto de informacin financiera como de cantidades de activos, funcionarios y estado de los elementos, igualmente exportables a archivos bsicos como EXCEL Y WORD.

NECESIDADES DE UN SIG

1) 2) 3)

4)

Calidad: la informacin que suministra el software es totalmente confiable, esta permite a la Direccin de Recursos Fsicos entregar informacin veraz a los entes de control. Oportunidad: mejorar los tiempos en el levantamiento fsico de todos los activos de la entidad y generar un control peridico de los mismos por medio del sistema. Cantidad: el software entregara el reporte de los activos en servicio, dados de baja y en mal estado, lo que permite t Omar de cisiones acertadas en cuanto a adquirir, vender o reparar activos con valor en los libros contables. Relevancia: este sistema minimiza el tiempo que se utiliza en este momento el levantamiento de inventarios, regula que los activos no se extraven y se controlen eficazmente.

INFORMACION COMPLETA DE LOS ACTIVOS

COMPUTADOR, LECTORES DE BARRAS Y SOFTWARE

LECTOR DE CODIGO DE BARRAS

FUNCIONARIOS QUE OPERARAN LA HERRAMIENTA

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO DEL MANEJO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS