Temas a abordar

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Introduccin Requisitos de Hardware y software Caractersticas bsicas Crear un archivo Configuracin Inicial Definir calendario de proyecto Creacin y modificacin Aplicacin de calendario Escalas temporales Agregar tareas Organizar Tareas Crear Tareas repetitivas Hitos Dependencia de tareas Recursos Prioridades de redistribucin Rutas y Tareas Criticas Vista de tareas crticas Lnea Base Introducir fecha de comienzo y fin de tareas Planeamiento de costo de recurso Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo Como establecer los costos para los recursos del material Como establecer varios costos para un recurso Informes del proyecto

1. Introduccin
Microsoft Project es un software de administracin de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo. Microsoft Project cuenta con dos versiones: -Standard y Professional.

2.Requisitos de hardware y software

Procesador Procesador a 700 MHz o superior. Memoria Memoria RAM de 512 MB o ms. Disco duro Disco duro de 2,5 GB Unidad El medio depende del tamao del conjunto de aplicaciones y de su ubicacin. Sistema operativo Windows XP (32 bits), Windows Vista, Windows Server 2003, Windows Server 2008 (32 bits o 64 bits), Windows 7 o posterior.

3.Caractersticas bsicas

Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta grfica ilustra la programacin de actividades en forma de calendario. Se sealan con barras los tiempos de inicio y trmino de la actividad, su duracin y su secuencia. Las actividades crticas se muestran en rojo, las otras en azul. Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano ms tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la herramienta Grfica de Recursos del men Ver.

Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de informacin, como las fechas de inicio y trmino del proyecto, la duracin, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos. Clculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea. Ruta crtica: Se realiza una vez que todos los datos estn ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y trmino ms cercanos y ms lejanos de cada actividad, o las holguras.

 Iniciar Microsoft

Project 2010

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Clic en inicio Clic en todos los programas Nos ubicamos en la carpeta Microsoft Office Seleccionamos Microsoft Project 2010

4. Crear un nuevo archivo

Para

crear un nuevo archivos nos vamos a la pestaa archivo, seleccionamos la opcin Nuevo, seguidamente de la opcin Archivo en blanco

Pantalla principal de MS Project

5. Configuracin inicial
Nos vamos a Archivos > Informacin >Informacin del proyecto >Propiedades avanzadas

Nos ubicamos en resumen: o Titulo: Nombre del proyecto o Asunto: Lo que trata el proyecto: Ejemplo: Desarrollo de software, construccin de una vivienda, etc. o Autor: Nombre encargado de la planificacin del proyecto o Administrador: Nombre del director, gerente o administrador del proyecto. o Organizacin: Nombre de la empresa ejecutora del proyecto. o Categora: La categora del proyecto: Desarrollo, evento, construcciones, etc. o Palabras claves: Se puede identificar con una palabra clave al proyecto. o Comentario: Se puede introducir algn comentario acerca del proyecto Por ultimo: Damos clic en el botn aceptar para guardar toda la informacin introducida.

Definir el tipo de moneda

Nos vamos : Archivos > Opciones > Mostrar Podemos definir un smbolo o trabajar con la moneda de un pas.

Una vez configurado nuestra moneda nos vemos a la opcin Programacin para definir : Que da comienza la semana laboral El ao fiscal en que mes comienza La hora de entrada La hora de salida Jornada Laboral Semana Laboral Das que se trabajara al mes.

Definir fecha inicio del proyecto

Men Proyecto clic en Informacin del proyecto

Tenemos dos opciones: Programar a partir: Fecha de comienzo del proyecto Fecha de finalizacin del proyecto Aqu es cuando decidimos si se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto

6. Definir calendario del proyecto

Esta opcin se encuentra en la pestaa de proyecto, bajo el nombre de Cambiar tiempo de trabajo eso nos permitir abrir la opcin de calendario de proyecto para crear o modificar

6.1 Creacin y Modificacin del calendario

Una vez en la opcin de cambiar tiempo de trabajo podemos crear y/o modificar un calendario para su uso en el proyecto.

Seguidamente podemos modificar los horarios y los das laborables, as como tambin definir fechas de excepcin de trabajo.

7. Aplicacin del calendario

Para aplicarle el calendario nuevo y/o modificado al proyecto nos vamos a la pestaa proyecto seguidamente de la opcin Informacin de proyecto lo cual nos mostrara la siguiente ventana, en la cual nos posicionaremos en la opcin calendario y seguidamente elegimos nuestro calendario con el que vamos a trabajar

8. Escalas Temporales
Las escalas temporales son unas tablas de referencia en cuanto a las fechas; estas las podemos observar en el diagrama de Gantt en la parte superior. Para modificar estas escalas le damos doble clic sobre ellas y seguidamente podemos modificarlas.
Las opciones a modificar son los niveles de la escala, es decir el nivel superior, el intermedio, y el inferior; por lo general solo se modifica el nivel intermedio, es cuestin del usuario la modificacin de los otros niveles

9. Agregar Tareas
Hay 2 maneras para agregar una tarea en el proyecto La primera es: Escribir el nombre de la tarea en la columna Nombre de tarea

La segunda forma es:

Pestaa Tarea opcin Tarea y le damos clic Cabe destacar que hay 2 tipos de tareas. La tarea normal y la tarea recurrente ( peridica ) cuya caracterstica es que esta se repite una o varias veces en un cierto lapso de tiempo

En la parte de abajo nos aparece una pestaa de nueva tarea le damos clic y nos aparece la siguiente informacin

Programar automaticamente las tareas: Esto deja que MS Project elija la fecha de las tareas Programar manualmente: Esto es para cuando el usuario define la fecha de las tareas, al elegir esta opcin cuando cambiemos una fecha , las otras fechas no se actualizaran el usuario tiene que cambiarlas manualmente. Es recomendable dejar que MS Project nos elija la fecha.

10. Organizar Tareas

Organizamos las tareas incluyndolas en las tareas resumen Seleccin de tareas(clic en fila y arrastrar sin soltar) > Tarea> Programacin > Aplicar Sangra

Para aplicar y quitar sangra deben estar escritos todos los captulos (tareas resumen de subtareas. Para anular la sangra simplemente Seleccin de tarea(s) (clic en fila y arrastrar sin soltar) > Tarea> Programacin > Anular Sangra

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos de ms(+) y menos(-) que permiten mostrar y ocultar las subtareas

Para crear la tarea resumen del proyecto tenemos dos opciones: La primera: Clic en Archivo > Opciones >Avanzado Seccin Mostrar> Opciones para este proyecto Clic en aceptar

La segunda opcin: Clic> Formato> Mostrar u Ocultar > Mostrar tarea de resumen del proyecto

Le damos clic

11.Crear tareas repetitivas

Tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente ejemplo: Seguimiento, control de calidad, etc. En lugar de crear vareas tareas podemos una sola tarea recurrente(repetitiva) Para crear una tarea repetitiva: Ingresar al menu Tarea > Insertar > Desplegar la lista de herramienta tarea > Tarea periodica

En la ventana que se nos muestra tenemos las opciones Nombre de la tarea: Patrn de repeticin: Seleccionamos cada cuanto se repetir la tarea. Elegimos el/los da(s) que se repetir la tarea, Intervalo de repeticin: Comienzo: Cuando comenzara la tarea Tenemos dos opciones definir si queremos que termine de n veces O un da en especifico

12.Creacin del hito

Los hitos por lo general son tareas que tienen una duracin de 0.

Para crear un hito Menu > Tarea> Seleccionar la tarea a convertir en hito > Informacin de tarea

Opcin avanzado Activar la opcin Marcar tarea como un hito

Aceptar

Tambin tenemos otra forma: Menu > Tarea> Insertar Hito

13.Dependencia de tareas
La vinculacin de la tarea define el grado de relacin que existe entre las tareas de un proyecto: Tarea predecesora: Una tarea que debe de ocurrir antes que la otra Tarea sucesora: La tarea que ocurre despus de la otra. Tenemos las cuatros relaciones de dependencia de tareas Fin a Comienzo(FC) Fin a Fin (FF) Comienzo a Comienzo(CC) Comienzo a Fin (CF)

Primer metodo: Seleccionamos las dos tareas a vincular Clic en Tarea > Programacin > Vincular tarea. Por defecto MS Project vincula de F-C 1 2

Segundo mtodo: Ingresar al Menu Tarea Seleccionamos con el mouse la tarea sucesora a vincular Hacer clic sobre la Herramienta Informacin de la tarea en el men propiedades.

Dentro de la ventana informacin, seleccionamos la pestaa predecesora

Id: Podemos seleccionar la tarea predecesora por medio de su id Nombre de la tarea: Podemos seleccionar la tarea predecesora del despliegue.

Tipo: Luego de seleccionada la tarea procedemos a darle el tipo de dependencia.

Pos: Seleccionamos cuando das despus iniciara la tarea.

Tercer mtodo: Este es el mtodo de vinculacin ms sencillo, simplemente digitamos con el teclado el tipo de vinculacin requerido, dentro de la hoja de calculo en la columna predecesora , introducimos el id de la tarea predecesora y el tipo de dependencia ( FC, FF, CC, FC)

Cuarto Mtodo: En el diagrama de Gantt podemos hacer clic en la tarea predecesora y sin soltar arrastrar hasta la tarea sucesor, por defecto MS Project crea el vinculo FC

Para crear rpidamente dependencias iguales a una tarea superior (copiar y pegar) , hacemos clic en la casilla deseada y arrastramos la cruz que aparece en la esquina inferior derecha hacia abajo

Eliminar dependencia de tarea

Para eliminar dependencia seleccionamos tarea predecesora> ctr+ tarea sucesora > Tarea > Programacin > Desvincular tarea

Tambin podemos hacerlo en el grfico de Gantt, hacer doble clic sobre la flecha que representa la dependencia y hacer clic sobre el botn eliminar esa dependencia.

14. Recursos
Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor trabaje. Primera Forma Hacer doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea. Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignacin.

Segunda Forma: Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver Hoja de Recursos En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin del proyecto.

 Nombre del recurso: En esta columna se debe escribir el nombre del recurso Tipo: Aqu tenemos tres opciones (Trabajo, Material, Costo) Etiqueta de material: Esta opcin solo se habilita para los recursos materiales, aqu se debe introducir la unidad de medida del material Iniciales: Aqu se pone la abreviatura del recurso, por defecto MS Project establece la primera letra del recurso. Grupo: Aqu se debe asignar una agrupacin al recurso ejemplo: RRHH, ADMON Capacidad mxima: Project expresa la cantidad del recurso del trabajo que se dispone para su asignacin. Por ejemplo el 100% es igual a 1 unidad, el 200% equivale a 2 unidad, el 50% equivale a la mitad de una unidad.

Tasa estndar: Es la tasa de pago o tarifa normal de trabajo realizado por un recurso Tasa Hora extras: Es la tasa de pago de hora extras realizada por un recurso Costos/usos: Es un costo fijo que se puede asignar cada vez que se use el recurso, independiente de la hora o de la cantidad que se use Acumular: Este campo permite elegir como y cuando cargar los costos estndar y de hora extras de los recursos al costo de una tarea, la opcin por defecto es prorrateo pero pueden definir comienzo o fin Prorrateo: Acumula el costo de tarea a medida que se completa el trabajo programado. Comienzo: Calcula el costo de una tarea tan pronto como la tarea comienza. Fin: Calcula el costo de la tarea tan pronto esta haya finalizado. Calendario base: Aqu se debe elegir el calendario que utilizara el recurso, tenemos tres alternativas( Estndar, Turno noche y 24 horas)

Asignar recursos a Tareas

Toda tarea para su ejecucin requiere de ciertos recursos, estos pueden ser: Materiales, econmicos, humanos, vehculo, etc. Existen 3 formas de asignar recursos Primera forma: Ingresar en el men Recurso> ver diagrama de Gantt Seleccionar la tarea al cual se desea asignar el recurso Clic sobre la herramienta asignar recurso

En la parte inferior del cuadro aparecen todos los recursos creados, para asignar alguna de ellas se debe seleccionar el recurso necesario y clic en asignar.

Luego le damos cerrar y en el diagrama de Gantt nos aparecen los recursos que hemos asignado

Segunda forma: Seleccionamos la tarea a la cual le vamos a asignar el recurso. En el men TAREA clic sobre la herramienta> Informacin de la tarea

En el ventana de Informacin de la tarea seleccionamos la pestaa Recurso

En la columna Nombre del recurso seleccionamos el recurso a asignar, luego en la columna unidades introducir la cantidad de recurso a utilizar y finalmente en la columna costo Project calcula el costo total del producto.

Tercera forma: En la hoja de calculo expandir la lnea de divisin para ver el nombre de los recursos.

En la columna Nombres de los recursos desplegar el men y asignar los recursos a utilizar

Sobreasignacin de recurso
Una sobreasignacin significa que el recurso esta trabajando en un solo da ms hora de las que puede Para verificar si hay sobreasignacin de recurso hay dos metodos, Primer mtodo: Seale todas las actividades Clic en el botn asignar recurso de la ficha recurso En el cuadro de dialogo que aparece hacer clic en grfico Aparecern tres tipos grficos: -Trabajo -Disponibilidad restantes - Trabajos de asignacin

Segunda forma: En la vista uso de recursos que estn sobre asignados aparecern de color rojo Las celdas grises muestra cuantas horas trabaja el recurso en una actividad, las celda blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.

15. Redistribuir recurso

Project puede: Retrasar las tareas hasta que el recurso las pueda realizar Dividir la tarea para que parte se realice dentro de la planificacin y parte se realice posteriormente. Debe tener en cuenta la existencia de limitaciones rgidas y la prioridad alta

Propiedades de redistribucin
Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000 prioridad ms alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistribucin. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000. Para cambiar la prioridad de las tareas: En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que desea cambiar el valor predeterminado de 500. En el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea, haga clic en la ficha General En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea

16.Rutas y Tareas criticas

En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica particular. Despus de comenzar la fase de ejecucin y de comunicar el progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro.

Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero ser crtica.

16. 1 Vista de tareas criticas

Esta opcin es simple nos vamos a la pestaa formato y luego click en la check box rutas criticas eso har que las rutas crticas se visualicen en el diagrama de Gantt de color rojo.

17. Lnea Base

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se plane el proyecto y la forma como se est ejecutando. Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento concreto. La informacin que se almacena es: Costo Duracin Fin Comienzo Trabajo

Para crear la lnea base nos vamos a la pestaa proyecto en la opcin lnea base all nos permitir la opcin de crear lnea base o eliminar lnea base

18. Introducir fecha de comienzo y fin de tareas

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha de finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo mismo. Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo siguiente: En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que desea actualizar. En la pestaa tarea haga clic en la opcin actualizar segn programacin y despliegue sus opciones y luego de clic en actualizar tareas. En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.

19.Planeamiento de costo de recurso

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignacin

19.1 Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo

En la tabla de hoja de recursos nos vamos a la casilla tipo una vez all seleccionamos el tipo de recurso Trabajo, seguidamente para establecer un costo fijo solo llenamos la casilla de costo/uso esta es la casilla que hace referencia al pago por el recurso fijo es decir un recurso que trabaja por un salario fijo

19.2 Como establecer los costos para los recursos del material

Casi de igual manera que con el ejemplo anterior para establecer primeramente debemos crear un recurso y cambiar su tipo a Material una vez esto la tabla de hoja de recurso nos mostrara las casillas a rellenar con respecto a los costos de material

20. Informes del proyecto

Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares. Existen seis categoras de informes disponibles: Generales Actividades Actuales Costos Asignaciones Carga de Trabajo Personalizados

Para ver dichos informes nos ubicamos en la pestaa proyecto seguidamente damos clic en el icono de informes y nos presentara la lista de los 6 tipos de informes existentes

Seleccionamos el informe deseado lo cual nos llevara a la ventana de impresin y all podemos visualizar el informe que se va a imprimir.