PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES NOMBRE DEL PROYECTO SPONSOR DEL PROYECTO PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR Revisin Solicitud de N Cambios N EL PROYECTO PMP, Ing. Fernando Jarama Ing. Pedro Bautista Gerente de Operaciones, Ing. Jorge Monterrosa FECHA FECHA FECHA x x 2012

DESCRIPCIN (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz)

FECHA (de la revisin)

ndice

Matriz de Comunicaciones /Canales de Comunicacin (Adjunto en Excel)...3 Flujo de Informacin en los eventos HSE4 Flujo de Informacin de Ingeniera.5 Guas para eventos de Comunicaciones..6 Guas para documentacin del proyecto...9 Guas para el control de versiones10 Informes Programados.10 Telfonos de Contactos (Adjunto en Excel)11 Anexos.12

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

1. MATRIZ DE COMUNICACIONES
Para establecer las vas de comunicacin entre todos los interesados en el proyecto (Stakeholders) se establece la siguiente matriz de las comunicaciones:

1.1. Flujo de Informacin en los Eventos HSE:

COORDINADOR CIVIL / MECANICO

RESIDENTE DE OBRA

GERENTE DEL PROYECTO

PROJECT MANAGER

/DossierPREVENCIO NISTA DE FRENTE

JEFE DE HSE

INSPECTOR DE HSE

COMUNICACIN TELEFONICA 1 HORA REPORTE PRELIMINAR ESCRITO 12 HORAS INFORMAR: NOMBRE, HORA, LUGAR, TIPO DE DAO (PERSONAL/MATERIAL) ACTIVIDAD TIPO DE TRABAJO DESCRIPCION BREVE DE LO SUCEDIDO LESIONES

PROYECTOS
CALIDDA
CONTRATISTA SUPERVISION

1.2. Flujo de Informacin de Ingeniera:

Planos

INGENIERIA CALIDDAEvento

COORDINADOR DE PROYECTOSSUPERV ISOR DE

REA LEGALSUPERVISOR

SUPEREVISION

OSINERGMIN

CALIDDA

2. GUA PARA EVENTOS DE COMUNICACIN:

2.1 Guas para Reuniones.Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas: Se debe empezar en el horario sealado, teniendo una tolerancia de 10 minutos. Se debe enviar la agenda con los tema a tratar con previa antelacin, as como la fecha, hora y lugar de la reunin a todos los participantes. De ser el caso de las reuniones de coordinacin se deber empezar con los acuerdos pendientes del acta anterior. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso) y de anotador (toma nota de los resultados y acuerdos formales de la reunin). Se debe emitir un Acta de Reunin, (Anexo 1: Formato de Acta de Reunin), la cual se debe enviar por correo electrnico como mximo a los dos das de realizada la reunin (das tiles), a todos los participantes y cuyo envio ser la constancia de recepcin del mismo. El plazo de recepcin de comentarios y/o observaciones es de 1 da (da til) despus de enviada el acta, si no se recibe ningn comentario y /o observacin en este plazo establecido se dar por aprobada el acta. Las reuniones se llevarn de acuerdo a la siguiente Matriz de Reuniones:
Reunin Reunin Comit Gerencial del Proyecto Participantes Miembros del Comit Gerencial del proyecto de Clidda (G. General, G. Financiero, G. Comercial, G Legal, G. Asuntos Corporativos, G. Tcnico, Jefe PMO y Project Manager.) - Project Manager (Contratista) - Gerente de Operaciones (Clidda) - Jefe de la PMO - Project Manager (Calidda) -Gerente General (Supervisin) - Auditor Lder (Supervisin) Objetivo Reportar el avance del proyecto y principales Hitos Frecuencia Da Hora

Mensual

POR DEFINIR

POR DEFINIR

Reunin de Gerentes

Tratar asuntos Macros y revisar Indicadores

Mensual

POR DEFINIR

POR DEFINIR

Reunin de Miembros de los equipos, Asesoria, Coordinacin del Supervisin, Contratista y Clidda, Proyecto Reuniones de Gestin de Riesgos Reuniones extraordinarias Reuniones de Ingeniera rea Legal, rea Logstica, Ingeniera, OyM, Arqueologa, RRCC, HSE, SyE Equipo de Proyectos, Contratista, reas de inters Contratista, Ingeniera Clidda, Project Manager (Clidda)

Controlar el grado de avance del proyecto, Revisin de problemas encontrados Identificar los principales riesgos y elaborar sus planes de respuestas Resolver eventualidad Revision de la documentacin del proyecto

Semanal En la Planificacin del proyecto Incierta

Lunes

3:30 p.m.

Segn Cronograma POR DEFINIR

Semanal

POR DEFINIR

2.2 Guas para Correo Electrnico:

1. La informacin va correo electrnico del proyecto se realizar estrictamente siguiendo el flujo establecido en la matriz de comunicaciones. Todo correo electrnico deber llevar la siguiente estructura en el asunto : proyecto/(Asunto) 2. Para el envo de informacin de la fase de Ingeniera y diseo como: Planos, Memorias y Estudios, se realizarn de la siguiente manera: a. A travs de correo electrnico servir nicamente para agilizar Cdigo del

aprobaciones, realizar y levantar las observaciones a los documentos. b. Se utilizar el cdigo del proyecto como parte de la codificacin de la documentacin. 3. Cuando la documentacin presente el sello Aprobado se deber hacer la entrega formal de dicha informacin con carta con el cdigo: Cdigo del proyecto/(Asunto) por mesa de partes. 4. Para la trazabilidad de toda la documentacin como cartas, planes de gestin, reportes, registros y otros documentos de Inicio, planificacin, seguimiento y control y cierre del proyecto se utilizar el cdigo del proyecto como parte de la codificacin. 5. Los reportes diarios de Avance de obra, HSE, Calidad y Relacionados Comunitarias sern enviados via correo electrnico. 2.3 Gua para la Facturacin y pago de Servicios

1. Para los envos

y pagos de la documentacin de la fase Construccin se

establecer este procedimiento Estado Documento Emitido Documento Aprobado Envo Con carta E-mail 100 % (%) de Pago 0%

2. Se establece que los contratistas debern presentar los montos a facturar de manera quincenal, considerando las valorizaciones reales en ese periodo, teniendo como plazo los primeros 5 das calendario al trmino de cada quincena.

3. Para el pago de las valorizaciones, se debe tener la validacin de la empresa interventora y del Project Manager, luego de ello, el documento debe tener la firma del Jefe de la PMO. 4. Dicha informacin deber ser enviada en carta al asistente de control de proyectos, quien lo derivar al respectivo supervisor de construccin, quien emitir su informe con observacin en un plazo de 5 das. 5. La informacin de las valorizaciones ser dirigida va correo electrnico al Asistente de Control de Proyectos de Clidda, con copia al Supervisor de

Construccin, al Project Manager, al Jefe de la PMO, 6. Una vez que la valorizacin est liberada y aprobada, se le enviar va correo electrnico al contratista la hoja de entrada de servicio (HES) la cual deber presentar junto con la factura correspondiente en fsico, y la Orden de Compra por mesa de partes en la oficina Principal de Clidda. 7. La contratista deber enviar por correo electrnico la copia escaneada de la factura presentada por mesa de partes con el sello de Calidda con la finalidad de hacer seguimiento a la fecha de pago. 2.4 Gua para la Asignacin de Proyectos de Construccin 1. El Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales comunica va mail y por Carta de Asignacin de Proyecto (Cdigo del proyecto/(Asunto)) la asignacin del proyecto a Contratista, indicando: plazos, planos de anteproyecto entre otros. 2. El Contratista enva respuesta de asignacin va mail y por Carta nicamente dirigido al Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales o al Gerente de Abastecimiento segn cuadro siguiente: Respuesta de Asignacin Envo Con carta Aceptacin E-mail Rechazo por Especificaciones Tcnicas u otros temas constructivos. Rechazo por Precios E-mail Con carta E-mail Con carta Dirigido a El Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales El Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales Gerente de Abastecimiento.

3. En el caso el rechazo o consulta de asignacin sea por un tema no indicado en tabla anterior dirigir la carta va mail y por Carta al Sub Gerente de Redes Externas e Instalaciones Industriales, quin trasladar la consulta al rea o gerencia respectiva.

3. GUAS PARA DOCUMENTACIN DEL PROYECTO:

3.1. Guas para Codificacin de Documentos

La codificacin de los documentos del proyecto se realizara en base al sistema de gestin de calidad de Clidda. 3.2 Guas para Almacenamiento de Documentos

El almacenamiento de los documentos del proyecto seguir las siguientes pautas

1. Durante la ejecucin del proyecto se mantendr actualizada la carpeta M:\Nombre del Proyecto en el servidor de Clidda y peridicamente los documentos actualizados se irn cargando OnBase. 2. El control documentario de envos: Contratistas a Calidda y Calidda Contratistas u otras entidades lo administra el CAD y se guarda en el OnBase.

3.3 Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos

1. La recuperacin de documentos a partir del Onbase es libre para todos los integrantes del Equipo de Proyecto, y depender de la autorizacin de lectura o modificacin (Anexo 2: Taxonoma del proyecto). 2. La recuperacin de documentos a partir del Onbase para otros miembros de la organizacin que no sean del Proyecto requiere autorizacin del Project Manager.

4. GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES (CAMBIOS)

1. Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de versiones, el cual se hace insertando una cabecera estndar con el siguiente diseo:

CONTROL DE CAMBIOS (VERSIONES)

PLAN DE GESTIN DE .. CDIGO NOMBRE DEL PROYECTO SPONSOR DEL PROYECTO PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR Revisin Solicitud de N Cambios N Proyecto CLSTER-CHACLACAYO FECHA FECHA FECHA DESCRIPCIN (Motivo de la revisin y entre parntesis quien la realiz) FECHA (de la revisin)

2. Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en el recuadro de Revisin, anotando la versin, el nmero de solicitud de cambios, la descripcin y motivo del cambio, y entre parntesis, quien emiti el documento, este documento debe ser revisado, y aprobado en las fechas correspondientes.

3. Debe haber correspondencia entre el cdigo de versin del documento que figura en esta cabecera de Control de Versiones y el cdigo de versin del documento que figura en el nombre del archivo.

5. INFORMES PROGRAMADOS

6.1 Informes Programados: Informe Propsito Informar a las partes interesadas sobre el estado y eventos destacables del proyecto. Informar el desempeo del proyecto de todos los entregables que se consideran en el cronograma valorizado. Mensual. Si fuese necesario, se realizar un informe a necesidad del solicitante. Frecuencia

Informe Ejecutivo del Proyecto (Gerencia del Proyecto)

6. TELFONOS Y ANEXOS: CONTACTOS

Se adjunta en un archivo en Excel.- Directorio Contactos-Empresas Contratistas.
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7. ANEXOS
Anexo 1: Formato de Acta

ACTA DE REUNIN N_____

Asunto: N de Contrato: Fecha: Lugar: Comunidad - Distrito: Coordinador de la Reunin: Asistentes - Nombres de Empresas: Hora Inicio: N de orden de compra: Hora Fin:

Agenda:

Acuerdos / Decisiones

Fecha Control

Responsable(s)

Anexo 2: Taxonoma del proyecto

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