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Guía de Consulta para la Gestión, Planificación y Ejecución de Eventos.

Guía de Consulta para la Gestión, Planificación y Ejecución de Eventos.

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La Guía reune la experiencia de miembros de la Organización Chilena de Estudiantes de Psicología adquerida entre los años 2006 y 2007. Consiste en una serie de recomendaciones y una lista de chequeo para optimizar la gestión, planificación y ejecución de eventos como simposios, congresos y otros.
La Guía reune la experiencia de miembros de la Organización Chilena de Estudiantes de Psicología adquerida entre los años 2006 y 2007. Consiste en una serie de recomendaciones y una lista de chequeo para optimizar la gestión, planificación y ejecución de eventos como simposios, congresos y otros.

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Guía de Consulta

para la Gestión, Planificación y Ejecución de Eventos.

Michael Mix, Organización Chilena de Estudiantes de Psicología OCEP, Santiago de Chile, 2008. Segunda Edición, Septiembre de 2009
Esta obra está publicada bajo una Atribución-No Comercial-Licenciar Igual 2.0 Chile de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/cl/.

Guía de Consulta para la Gestión, Planificación y Ejecución de Eventos.
Introducción:
Hemos elaborado la presente guía de consulta como una ayuda para quienes se propongan la realización de eventos que contribuyan a la construcción de redes estudiantiles e instancias conversacionales y reflexivas sobre el quehacer de los estudiantes. Apuntando así a la consolidación de miradas críticas y de responsabilidad social, a partir de miradas multidisciplinarias y desde diversas teorías, con las cuales generemos propuestas frente a las problemáticas de organización, fenómenos sociales, al aspecto ético y profesional del psicólogo y otros profesionales. Nuestra orientación han sido los principios de Democracia, Autonomía, Pluralismo, Integración, Responsabilidad Social y la valoración de las subjetividades de los seres humanos. Continuamos así el trabajo iniciado el año 2006, cuando estudiantes provenientes de diez universidades de diversa orientación, psicológica e ideológica, (co)organizaron el Congreso Metropolitano de Estudiantes de Psicología 2006 (CMEP 2006), realizado en la Universidad de Chile. Ese mismo espíritu de inclusión por sobre las diferencias, que vivieron los más de 600 asistentes, despertó la necesidad -dormida desde 19991– de consolidar una entidad activa y permanente que representara el sentir de los estudiantes de psicología. Manifestándonos frente a otros actores sociales, respecto de temas relevantes para la psicología, como formación académica, acortamiento de mallas curriculares, acreditación de programas, etc. Esperamos contribuir así a que la Organización Chilena de Estudiantes de Psicología (OCEP) continué consolidándose, en la senda del CMEP 2006 y su sucesor, esta vez de carácter nacional, realizado por OCEP y estudiantes de la Universidad del Pacífico, bajo el nombre de CONAEP, el año 2007.

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Sobre la historia de organizaciones de estudiantes de Psicología: Urra, M. (1999). Fundamentos para la Formación de una Federación de Estudiantes de Psicología en Chile. Urra, Kupfer, Galindo, Quezada y Varela. (1999). Conclusiones del II Congreso Latinoamericano de Estudiantes de Psicología. Colectivo Psicología y Desarrollo Nacional: http://cyberpsych.org/colectivopsicologia

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Hoy contamos con colaboradores en las ciudades de La Serena, Santiago, Talca, Concepción, Temuco y otras, además de la valiosa interacción con otros grupos y colectivos nacionales. También, estamos en contacto permanente con otras iniciativas estudiantiles a nivel latinoamericano, tales como el Comité Psicología y SOLEPSI, cuyo congreso COLAEPSI LIMA 2007 contó con la presencia de miembros de OCEP. Nuestra convocatoria siempre será abierta a la inclusión de estudiantes que quieran trabajar con espíritu inclusivo y democrático, asumiendo las diferencias de un universo propio de más de 20 mil estudiantes y el normal recambio generacional que fortalezca la continuidad del proyecto. En OCEP consideramos que el generar espacios estudiantiles comunes, constituyen oportunidades que ayudan a posicionar al estudiante de Psicología en el contexto de su disciplina, así como frente a otras temáticas de relevancia social. Es por esto que realizamos el lanzamiento de esta Guía durante el CONAEP 2008 en la Universidad de Talca, siendo un documento abierto al libre uso y difusión, así como a críticas que ayuden a mejorar eventuales próximas versiones. Esperamos que sea una real contribución para quienes se sumen a estas u otras iniciativas.

Forma de usar la guía:
La guía consiste en una serie de sugerencias prácticas organizadas por áreas relevantes, tanto para la gestión, planificación como la ejecución misma de cualquier proyecto. Estas sugerencias están explicadas brevemente y se encuentran resumidas en forma de frases - en color verde - seguidas de un cuadro para chequeo. Además, en algunos puntos, se incorporan ejemplos y notas -en color celeste- para ilustrar mejor las sugerencias hechas. Todas ellas se encuentran compiladas al final del documento y constituyen la lista de chequeo para la gestión, planificación y ejecución de eventos OCEP. A continuación un ejemplo del formato de las sugerencias y ejemplos resumidos: 

Este es el formato de las sugerencias con su cuadro de chequeo. Ej.: o Nota: estos son los formatos de los ejemplos y notas aclaratorias.

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Sugerencias sobre la gestión de un evento:
 Sobre la estructura y objetivos del equipo de trabajo: El principal recurso del que depende un proyecto es contar un grupo de personas trabajando dedicadamente como equipo en busca de objetivos similares. Por esto es fundamental haber enfatizado en el dialogo respecto de la viabilidad de las distintas propuestas o ideales, de manera de saber que es lo que se busca y así intentar llegar a un sentido compartido de la finalidad del evento. Un buen equipo de trabajo, es el recurso más necesario y a la vez suele ser el más disponible, cuando los organizadores de un proyecto son estudiantes universitarios, que suelen no contar con grandes recursos financieros u otros. Más allá de la estructura que el equipo de trabajo elija para si misma, es fundamental que dentro de él estén delimitadas las responsabilidades, de manera que el equipo sea capaz de tomar decisiones en forma rápida. La coordinación y una buena comunicación dentro del equipo, independiente si existen jerarquías piramidales u horizontales, permite encontrar soluciones a problemas que aparecen habiéndoles o no anticipado. Sobre todo cuando los problemas tienen que ver con rencillas personales, esperables cuando se trabaja con presión. Por esto, es necesario crear espacios para conocerse entre los miembros del equipo, respetarse o al menos idear formas para evitar que diferencias personales hagan incomodo e ineficaz el trabajo. 1. Tenemos claridad en el sentido compartido del proyecto que nos convoca.  Ej.: El CONAEP de OCEP no es hito fundacional, antes hubo otros congresos estudiantiles, por lo que evitamos numerarlos como si partiéramos desde cero. 2. Hemos conversado y conocemos lo suficiente las diferencias y/o divergencias de opiniones entre quienes integramos el equipo de trabajo. 3. Tenemos capacidad y disposición para aceptar autocríticas. 4. Hemos acordado objetivos similares dentro del equipo de trabajo. 5. Todos en el equipo de trabajo están comprometido con los objetivos. 6. Contamos con suficientes personas para conformar el equipo de trabajo.     

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7. Tenemos suficiente capacidad y disposición para integrar gente nueva al equipo de trabajo. 

8. Hemos asignado las distintas responsabilidades y jerarquías que nos permitan ser efectivos y poder tomar decisiones a tiempo. 

9. Hemos tenido espacios para conocernos, respetarnos y solucionar rencillas entre los miembros del equipo de trabajo. Ej.: Ir a comer juntos después de una apasionada discusión de trabajo.  

Sobre la flexibilidad dentro del equipo de trabajo: Son muchas las contingencias que pueden sorprender al equipo de trabajo

cuando menos se lo espera y cuando más problemas conllevan. Es por esto que los miembros del equipo deben entender y saber realizar las tareas de los otros, para que en caso necesario puedan suplir la falta de alguno que deba solucionar un problema inesperado. Para los problemas esperados o posibles, es importante contar con uno o más planes de contingencia alternativos, para prevenir que situaciones se agraven por poca capacidad o velocidad de respuesta.   

10. Sabemos realizar las tareas de los otros miembros del equipo. 11. Tenemos planes de contingencia para los problemas previstos. 12. Tenemos planes de contingencia para problemas i mprevistos (posibles). Ej.: Tener un monto de dinero para imprevistos. 

Sobre la comunicación dentro del equipo de trabajo. Debe prestarse especial atención a los canales de comunicación que agilicen

el trabajo entre los organizadores. Por ello es necesario contar con listas de contactos compartidas (correos electrónicos, teléfonos, mensajería online, etc.). Además, es fundamental realizar reuniones de coordinación periódicas, ya sea del total de los coordinadores, por área de trabajo u otras. 13. Difundimos listas de contacto de y entre los miembros del equipo. 14. Programamos reuniones de coordinación periódicas.  

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Sobre el recurso tiempo: Es vital planificar con anticipación y contar con tiempos delimitados para

cumplir distintas tareas, cuidando siempre de dejar al menos una ventana para llevar a cabo planes de contingencia cuando los planes iniciales fallan. 

15. Contamos con tiempo suficiente para planificar y gestionar el evento.

16. Hemos redactado un calendario de plazos para el cumplimiento de metas.  Ej.: Confeccionar una carta Gantt puede ser de gran utilidad. 17. Consideramos posibles demoras externas no dependientes del equipo.  

Sobre la tesorería: El actuar ético es uno de los pilares fundamentales de OCEP y una disposición

de respeto en una organización democrática supone la transparencia y probidad de quienes asumen responsabilidades, en función de la confianza otorgada por nuestros pares. Por lo tanto, es fundamental mantener la tesorería ordenada y eficaz en la distribución de los recursos, teniendo claro quién, de qué manera y bajo qué responsabilidades dirige su funcionamiento. Debemos ser cuidadosos con aquellos terceros que nos apoyen, a fin de no perder eventuales aportes en el futuro. Por lo tanto, es importante acordar desde un principio el destino de eventuales excedentes (o recursos disponibles) al cierre del evento. 18. Definir y publicar los responsables directos del manejo de los recursos. 19. Definir y publicar en detalle la forma en que se manejaran los recursos. 20. Rendir cuentas públicas (al menos) al final de la ejecución del proyecto. “Cuentas claras conservan la amistad” 21. Acordamos el destino de eventuales excedentes al cierre del evento.     

Nota: Archivar comprobantes, recibos y boletas ayuda a rendir cuentas.

Sobre la gestión de auspicios y patrocinios: Es útil (a veces ineludible) contar con el apoyo y reconocimiento de terceros

para poder realizar un evento. Esto requiere contactarles y saber acordar aportes 6

definidos de recursos, a cambio de incentivos que alienten su participación. Es importante tener claro que el conseguir apoyo para un evento constituye un tipo de negociación específica. Esto implica tomar en cuenta el valor (difusión, prestigio, marketing, etc.) que tiene para universidades, laboratorios y otros, figurar oficialmente como co-organizadores, patrocinadores y/o auspiciadores del evento.

22. Hemos definido los aportes mínimos (monetarios, materiales o en servicios) necesarios para realizar el evento.  Ej.: Costo de afiches, prestamos de impresoras o limpieza del local del evento. 23. Definimos los incentivos a ofrecer a los terceros a cambio de sus aportes.  Nota: Algunos terceros ven en los estudiantes a potenciales clientes, por lo que establecer los límites y beneficios de negociar con ellos puede ser ventajoso. 24. Hemos listado los potenciales terceros que puedan aportar recursos. 25. Contactamos a los potenciales terceros que puedan aportar recursos. 26. Recibimos las respuestas sobre la negociación de los aportes. 27. Acordamos y calendarizamos la recepción de los aportes negociados. Ej.: No sirven los afiches recién disponibles una semana antes del evento.     

Sobre la publicidad del evento: La difusión del evento esta asociada directamente a la cantidad de asistentes.

Incluso a la cantidad y calidad de los expositores. Eventualmente, también a la posición en la que se negocien los posibles aportes de terceros. Es fundamental evaluar los medios y recursos disponibles para potenciar la publicidad del evento, teniendo en cuenta también el efecto propagandístico, acerca del sentido del evento: puede ser mejor menos publicidad, que mala publicidad. 28. Definimos los mejores medios para publicar el evento. 29. Resguardar el tiempo necesario para hacer una publicidad efectiva.  

Nota: Afiches virtuales de gran tamaño pueden subirse a servidores gratuitos de Internet (rapidshare, megaupload, etc.), para agilizar su confección a distancia. 30. La publicidad elegida refleja adecuadamente el sentido del evento. 

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Sugerencias sobre la planificación de un evento:
 Sobre la identificación de áreas de trabajo a realizar durante los eventos. Es necesario identificar todas las distintas tareas a realizar previo y durante los eventos, con el fin de estar preparados.

31. Hemos identificado anticipadamente las tareas a cumplir previo y durante la realización del evento, con el fin de estar preparados. Ej.: Buenos expositores no suplen la falta de papel higiénico en los baños. Nota: Una “lluvia de ideas” puede ayudar a identificar las distintas áreas.  

Sobre la distribución de tareas dentro del equipo de trabajo. La distribución del trabajo debe ser definida con anticipación y hacerse de

forma equitativa y en función de aspectos prácticos que mejoren el rendimiento y capacidad de respuesta del equipo de trabajo. Generalmente es útil haber conformado grupos específicos, en función de las aptitudes más idóneas de cada miembro del equipo y características de las respectivas tareas.

32. Hemos distribuido las tareas priorizando el rendimiento práctico y la capacidad de respuesta del equipo de coordinadores. 

33. Formamos grupos específicos de trabajo, para las tareas que lo requieran.  Ej.: Equipo instruido en el software a usar en la impresión masiva de diplomas. 

Sobre el liderazgo y la distribución de autoridad dentro del equipo de trabajo. Suele ser útil, esperable y necesario, que una o más personas observen el

panorama general de lo que acontece y jueguen el rol de coordinadores entre los miembros del equipo. Sin embargo, debe evitarse que todo recaiga en un solo “líder”, ya que no debemos jugar contra la flexibilidad del equipo, ni olvidar el gran esfuerzo que ese rol conlleva. Quienes asuman, requerirán de la libertad y autoridad suficiente para observar, solicitar, delegar e incluso exigir a otros el cumplimiento de ciertas tareas. Entonces, necesitaran contar con la aprobación y

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el apoyo previo del resto, de manera de evitar conflictos que mermen el respeto y buena convivencia, debilitando la eficiencia y capacidad de respuesta del equipo. 

34. Hemos acordado y definido la autoridad de cada miembro del equipo.

35. Contamos con una o más personas que observen el panorama general y coordinen a los miembros del equipo. 

36. Hemos distribuido equitativamente las distintas tareas a realizar durante el evento, evitando que todo recaiga en un solo “líder”. Nota: el “líder” también podría ausentarse el día del evento.  

Sobre la comunicación dentro del equipo de trabajo. Durante los eventos, suele ser necesario contar con un centro de coordinación

donde se cuente con elementos para hacer frente a las contingencias. Deben contarse tanto aquellas herramientas y personal que permitan la coordinación, es decir radios, teléfonos celulares, mensajeros u otros, así como los elementos que posibiliten las soluciones a intentar. Esto requiere planificación anticipada.

37. Preparamos un centro de coordinación, reunión y almacenamiento de elementos necesarios para hacer frente a contingencias durante el evento.  Ej.: Cartulinas, plumones, alimentos, útiles de limpieza, primeros auxilios, etc. 38. Contamos con medios para la comunicación entre los miembros del equipo y el centro de coordinación (radios, teléfonos, mensajeros, paneles, etc.) policía o bomberos), puede ser útil mantener sobre aviso a estas instituciones. 39. Hemos considerado los canales de comunicación a la hora de distribuir las tareas a cumplir durante la realización del evento.    Nota: Contar con comunicación exterior en caso de emergencias (ambulancia,

Sobre la invitación a expositores y la construcción del programa. Tal tarea requiere de anticipación, tiempo y el trabajo de un equipo

especialmente dedicado. Comienza con la definición de las temáticas a tratar, para luego definir el perfil de los invitados y los trabajos que se pretende incluir. Luego, 9

es necesario definir cuales son las condiciones ofrecidas, antes de realizar la invitación a los expositores. Hechas las invitaciones, la principal demora reside en la recopilación, revisión, y selección del programa (que debe considerar aspectos prácticos como pausas y limpieza). Por esto, recomendamos sólo confirmar las invitaciones cuando haya finalizado la selección y se haya avanzado en la programación, cuidando de no faltar al respeto de quienes envíen sus trabajos. Es necesario considerar posibles deserciones de expositores y reemplazantes, sin dejar fuera a alguien que se le ha ofrecido un espacio. La anticipación en la confección del programa, permite incentivar eventuales asistentes, además de informar mejor a quienes ya hayan decidido asistir al evento. 40. Hemos definido las temáticas a tratar en el evento. 41. Definimos el perfil de los invitados y los trabajos que se pretende incluir. 42. Tenemos claras las condiciones ofrecidas a los expositores. otros), condiciones de publicación de trabajos, asuntos pendientes, etc. 43. Conformamos un equipo especialmente dedicado a la recopilación, revisión y selección de los trabajos.  Nota: OCEP ha sostenido “comisiones revisoras de trabajos” orientadas sólo por la calidad y formalidad interna de los trabajos recibidos, dejando de lado hegemonías teóricas, respetando la multiplicidad de las perspectivas parciales y dando espacio al desarrollo de las potencialidades de los estudiantes. 44. Invitamos con tiempo y en base a condiciones reales a los expositores. 45. Confirmamos las invitaciones sólo al término del proceso de revisión.     

Ej.: Alojamiento, tipos de exposición (taller, mesa de discusión, personal y

46. Consideramos posibles deserciones y sustitutos, sin nunca dejar fuera a alguien que se le ha ofrecido un espacio en el evento. 47. Hay tiempo entre exposiciones, para limpieza y recambio de público.  

48. Sabemos que la anticipación en la confección del programa constituye un para informar e incentivar la participación de eventuales asistentes. 

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Sugerencias sobre la ejecución de un evento:
 Sobre el panorama general al inicio del evento. Es necesario entender que todo lo planificado con anticipación es una preparación necesaria para enfrentarse a las contingencias reales. Es por esto que llegado el inicio mismo del evento y a lo largo de todo su desarrollo, toda la planificación previa debe confrontarse y adaptarse frente al panorama real, en la medida que aparezcan nuevas contingencias. En otras palabras, es útil llegar temprano y con la disposición para adaptarse a todo lo que venga.

49. Sabemos que todo lo planificado tiene que adaptarse al panorama real durante el desarrollo del evento.  . 

Sobre la distribución de las tareas durante la realización de los eventos. Lo primero es saber con quienes contamos físicamente en el lugar del evento,

por lo cual la primera tarea del día debiera ser reunirse en el “centro de coordinación”. Una vez pasada la lista, podemos retomar lo planificado anteriormente y asignar cada uno a su puesto preestablecido. Si alguien faltase, veremos en el momento quien puede sustituirlo y por cuanto tiempo. 50. Acudimos al “centro de coordinación” al llegar al lugar del evento. 51. Pasamos lista y sabemos quienes cubrirán todas las tareas necesarias. 52. Publicamos una tabla con las tareas a realizar durante el día.    

Sobre la comunicación entre los organizadores al realizar los eventos. Cualquier cambio o abandono de tarea, necesidad de personal, materiales, u

otra novedad significativa, debiera ser informada en el centro de coordinación. Esto podr á hacerse mediante radios, teléfono celular, mensajeros o presencialmente, lo que importa es mantener al centro de coordinación actualizado, para ser efectivos en la solución de tareas y contingencias. A la vez, el centro de coordinación debe mantener actualizados a todos los miembros del

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equipo, lo que puede lograrse con boletines radiales, panel de noticias o reuniones programadas, todo acordado anteriormente.  

53. Cumplimos con comunicar cualquier noticia al centro de coordinación. 54. El centro de coordinación informa actualizada y regularmente al equipo. 

Sobre la recepción y el control del ingreso de los asistentes. Es necesario dar una bienvenida agradable y ágil, para que los asistentes

comiencen desde el inicio a disfrutar y construir el evento. También, es necesario comprobar los aportes (monetarios) de los asistentes, de manera de ser justos con aquellos que con su esfuerzo hacen posible el evento. Además, la identificación resguarda en lo posible la seguridad de los asistentes. Es útil considerar la recepción anticipada, de manera de agilizar el trámite masivo durante los días del evento y en especial frente a la llegada de grupos (delegaciones).     

55. Contamos con recepción anticipada antes del inicio mismo del evento. 56. Aumentamos el personal en recepción al inicio del evento. 57. La recepción podrá realizarse en cualquier momento durante el evento. 58. Contamos con un sistema para la recepción ágil de grupos organizados. 59. Contamos con identificaciones y en lo posible personal de seguridad. 

Sobre la comunicación con los asistentes. La comunicación retroactiva con los asistentes permite la prevención y la

solución de posibles problemas. Además sirve para mejorar la percepción de los asistentes sobre el evento en si mismo. Sugerimos el uso de diversos medios que sean fáciles de comprender, de amplia presencia, retroactivos e interactivos. 60. Hay lugares y personal repartido para la comunicación con los asistentes. 61. La comunicación es por medios fácilmente comprensibles. 62. Los medios de comunicación son constantemente actualizados.   

Ej.: Uniformes, paneles, puntos de información, mensajes en comedores, etc.

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Sobre la administración de las salas. Sugerimos contar con “ayudantes de sala” encargados de orientar a

expositores y asistentes, facilitar el uso de equipos electrónicos, velar por la puntualidad en el inicio y fin de cada modulo de presentación, etc. Además, se sugiere contar con personal que ronde las salas, en caso que un ayudante requiera asistencia o reemplazo. 63. Contamos con “ayudantes de sala” que asistan a expositores y asistentes.  64. Contamos con personal que asista o reemplace a los “ayudantes de sala”. 

 Sobre la prevención de posibles contingencias y como manejarlas.
Lo principal es actuar siempre previniendo, es decir si se observa un posible problema, actuar de manera resuelta y proactiva, pero considerar el orden acordado (como informar a quien corresponda) y con la mayor calma posible.

65. Nos preparamos para actuar previniendo, resuelta y proactivamente, de acuerdo al orden acordado y con la mayor calma posible. Nota: Actuar con criterio no es sinónimo de “escaparse con los tarros”.  

Sobre el panorama general al cierre del evento. Darle un cierre al evento, no sólo implica el fin de las exposiciones, también

implica el reconocimiento al trabajo hecho, aunque muchas veces sea dentro del mismo equipo. El necesario recuento, sirve a dar continuidad al sentido buscado y lo mismo rige respecto de la limpieza del local, el inventario, la rendición preliminar de cuentas, el descanso y el festejo. 66. En lo posible participamos del cierre formal del evento. 67. Realizamos la limpieza del local al cierre del evento. 68. Realizamos un inventario preliminar al cierre del evento. 69. Realizamos una rendición preliminar de cuentas al cierre del evento. 70. Festejamos junto a todo el equipo, el cierre informal del evento.     

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 Sobre el trabajo a realizar posterior a la realización del evento.
Es i mportante volver a señalar –ver punto respecto a la tesorería- que el evento no termina hasta que se realiza la rendición final de cuentas y el manejo de excedentes y recursos sobrantes de acuerdo a lo acordado en un inicio, los agradecimientos, las críticas y la solución de cualquier problema pendiente y además, analizar con calma el desempeño logrado, de manera de mejorar en caso que haya una próxima oportunidad.

71. Realizamos la rendición final de cuentas y el manejo de excedentes y recursos sobrantes de acuerdo a lo acordado en un inicio. 

72. Agradecimos y/o criticamos formal y cordialmente a quienes nos apoyaron, solucionando cualquier problema pendiente. 

73. Realizamos una reunión final para analizar con calma el desempeño logrado, de manera de mejorar en caso que haya una próxima oportunidad. 

Agradecimientos:
Quiero agradecer a todos aquellos amigos que han trabajado en el idear, construir y soñar con la Organización Chilena de Estudiantes de Psicología. En especial a aquellos con los que, de una forma u otra y junto a muchos más, trabajamos más cerca en la organización exitosa de los pasados congresos y otros proyectos estudiantiles, así como a quienes me han apoyado con la redacción de esta guía y han enriqueciendo en muchos sentidos mi vida universitaria: Yori Aguirre, Christian Beyle, Marion Kobrock (OCEP), Nicole Halpern, Cristóbal Molina y Andrés Silva (CAPSICO UNAB), Matías Méndez (SOLEPSI Chile). Atentamente, Michael Mix Vidal

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Lista de chequeo para la gestión, planificación y ejecución de eventos:
Este es el formato de las sugerencias con su cuadro de chequeo. Ej.: o Nota: estos son los formatos de los ejemplos y notas aclaratorias. 

Sugerencias sobre la gestión de un evento:
 Sobre la estructura y objetivos del equipo de trabajo: 1. Tenemos claridad en el sentido compartido del proyecto que nos convoca.  Ej.: El CONAEP de OCEP no es hito fundacional, antes hubo otros congresos estudiantiles, por lo que evitamos numerarlos como si partiéramos desde cero. 2. Hemos conversado y conocemos lo suficiente las diferencias y/o divergencias de opiniones entre quienes integramos el equipo de trabajo.  3. Tenemos capacidad y disposición para aceptar autocríticas.  4. Hemos acordado objetivos similares dentro del equipo de trabajo.  5. Todos en el equipo de trabajo están comprometido con los objetivos.  6. Contamos con suficientes personas para conformar el equipo de trabajo.  7. Tenemos suficiente capacidad y disposición para integrar gente nueva al equipo de trabajo.  8. Hemos asignado las distintas responsabilidades y jerarquías que nos permitan ser efectivos y poder tomar decisiones a tiempo.  9. Hemos tenido espacios para conocernos, respetarnos y solucionar rencillas entre los miembros del equipo de trabajo.  Ej.: Ir a comer juntos después de una apasionada discusión de trabajo.  Sobre la flexibilidad dentro del equipo de trabajo: 10. Sabemos realizar las tareas de los otros miembros del equipo. 11. Tenemos planes de contingencia para los problemas previstos. 12. Tenemos planes de contingencia para problemas i mprevistos (posibles). Ej.: Tener un monto de dinero para imprevistos.  Sobre la comunicación dentro del equipo de trabajo. 13. Difundimos listas de contacto de y entre los miembros del equipo. 14. Programamos reuniones de coordinación periódicas.

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 Sobre el recurso tiempo: 15. Contamos con tiempo suficiente para planificar y gestionar el evento.  16. Hemos redactado un calendario de plazos para el cumplimiento de metas.  Ej.: Confeccionar una carta Gantt puede ser de gran utilidad. 17. Consideramos posibles demoras externas no dependientes del equipo. 

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 Sobre la tesorería: 18. Definir y publicar los responsables directos del manejo de los recursos.  19. Definir y publicar en detalle la forma en que se manejaran los recursos.  20. Rendir cuentas públicas (al menos) al final de la ejecución del proyecto.  Nota: Archivar comprobantes, recibos y boletas ayuda a rendir cuentas. “Cuentas claras conservan la amistad” 21. Acordamos el destino de eventuales excedentes al cierre del evento.   Sobre la gestión de auspicios y patrocinios: 22. Hemos definido los aportes míni mos (monetarios, materiales o en servicios) necesarios para realizar el evento.  Ej.: Costo de afiches, prestamos de impresoras o limpieza del local del evento. 23. Definimos los incentivos a ofrecer a los terceros a cambio de sus aportes.  Nota: Algunos terceros ven en los estudiantes a potenciales clientes, por lo que establecer los límites y beneficios de negociar con ellos puede ser ventajoso. 24. Hemos listado los potenciales terceros que puedan aportar recursos.  25. Contactamos a los potenciales terceros que puedan aportar recursos.  26. Recibimos las respuestas sobre la negociación de los aportes.  27. Acordamos y calendarizamos la recepción de los aportes negociados.  Ej.: No sirven los afiches recién disponibles una semana antes del evento.  Sobre la publicidad del evento: 28. Definimos los mejores medios para publicar el evento.  29. Resguardar el tiempo necesario para hacer una publicidad efectiva.  Nota: Afiches virtuales de gran tamaño pueden subirse a servidores gratuitos de Internet (rapidshare, megaupload, etc.), para agilizar su confección a distancia. 30. La publicidad elegida refleja adecuadamente el sentido del evento. 

Sugerencias sobre la planificación de un evento:
 Sobre la identificación de áreas de trabajo a realizar durante los eventos. 31. Hemos identificado anticipadamente las tareas a cumplir previo y durante la realización del evento, con el fin de estar preparados.  Ej.: Buenos expositores no suplen la falta de papel higiénico en los baños. Nota: Una “lluvia de ideas” puede ayudar a identificar las distintas áreas.  Sobre la distribución de tareas dentro del equipo de trabajo. 32. Hemos distribuido las tareas priorizando el rendimiento práctico y la capacidad de respuesta del equipo de coordinadores.  33. Formamos grupos específicos de trabajo, para las tareas que lo requieran.  Ej.: Equipo instruido en el software a usar en la impresión masiva de diplomas.

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 Sobre el liderazgo y la distribución de autoridad dentro del equipo de trabajo. 34. Hemos acordado y definido la autoridad de cada miembro del equipo.  35. Contamos con una o más personas que observen el panorama general y coordinen a los miembros del equipo.  36. Hemos distribuido equitativamente las distintas tareas a realizar durante el evento, evitando que todo recaiga en un solo “líder”.  Nota: el “líder” también podría ausentarse el día del evento.  Sobre la comunicación dentro del equipo de trabajo. 37. Preparamos un centro de coordinación, reunión y almacenamiento de elementos necesarios para hacer frente a contingencias durante el evento.  Ej.: Cartulinas, plumones, alimentos, útiles de limpieza, primeros auxilios, etc. 38. Contamos con medios para la comunicación entre los miembros del equipo y el centro de coordinación (radios, teléfonos, mensajeros, paneles, etc.)  Nota: Contar con comunicación exterior en caso de emergencias (ambulancia, policía o bomberos), puede ser útil mantener sobre aviso a estas instituciones. 39. Hemos considerado los canales de comunicación a la hora de distribuir las tareas a cumplir durante la realización del evento.   Sobre la invitación a expositores y la construcción del programa. 40. Hemos definido las temáticas a tratar en el evento.  41. Definimos el perfil de los invitados y los trabajos que se pretende incluir.  42. Tenemos claras las condiciones ofrecidas a los expositores.  Ej.: Alojamiento, tipos de exposición (taller, mesa de discusión, personal y otros), condiciones de publicación de trabajos, asuntos pendientes, etc. 43. Conformamos un equipo especialmente dedicado a la recopilación, revisión y selección de los trabajos.  Nota: OCEP ha sostenido “comisiones revisoras de trabajos” orientadas sólo por la calidad y formalidad interna de los trabajos recibidos, dejando de lado hegemonías teóricas, respetando la multiplicidad de las perspectivas parciales y dando espacio al desarrollo de las potencialidades de los estudiantes. 44. Invitamos con tiempo y en base a condiciones reales a los expositores.  45. Confirmamos las invitaciones sólo al término del proceso de revisión.  46. Consideramos posibles deserciones y sustitutos, sin nunca dejar fuera a alguien que se le ha ofrecido un espacio en el evento.  47. Hay tiempo entre exposiciones, para limpieza y recambio de público.  48. Sabemos que la anticipación en la confección del programa constituye un para informar e incentivar la participación de eventuales asistentes. 

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Sugerencias sobre la ejecución de un evento:
 Sobre el panorama general al inicio del evento. 49. Sabemos que todo lo planificado tiene que adaptarse al panorama real durante el desarrollo del evento. .   Sobre la distribución de las tareas durante la realización de los eventos. 50. Acudimos al “centro de coordinación” al llegar al lugar del evento. 51. Pasamos lista y sabemos quienes cubrirán todas las tareas necesarias. 52. Publicamos una tabla con las tareas a realizar durante el día.  Sobre la comunicación entre los organizadores al realizar los eventos. 53. Cumplimos con comunicar cualquier noticia al centro de coordinación. 54. El centro de coordinación informa actualizada y regularmente al equipo.  Sobre la recepción y el control del ingreso de los asistentes. 55. Contamos con recepción anticipada antes del inicio mismo del evento. 56. Aumentamos el personal en recepción al inicio del evento. 57. La recepción podrá realizarse en cualquier momento durante el evento. 58. Contamos con un sistema para la recepción ágil de grupos organizados. 59. Contamos con identificaciones y en lo posible personal de seguridad.

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Sobre la comunicación con los asistentes. 60. Hay lugares y personal repartido para la comunicación con los asistentes.  61. La comunicación es por medios fácilmente comprensibles.  62. Los medios de comunicación son constantemente actualizados.  Ej.: Uniformes, paneles, puntos de información, mensajes en comedores, etc.  Sobre la administración de las salas. 63. Contamos con “ayudantes de sala” que asistan a expositores y asistentes.  64. Contamos con personal que asista o reemplace a los “ayudantes de sala”. 

 Sobre la prevención de posibles contingencias y como manejarlas.
65. Nos preparamos para actuar previniendo, resuelta y proactivamente, de acuerdo al orden acordado y con la mayor calma posible.  Nota: Actuar con criterio no es sinónimo de “escaparse con los tarros”.  Sobre el panorama general al cierre del evento. 66. En lo posible participamos del cierre formal del evento. 67. Realizamos la limpieza del local al cierre del evento. 68. Realizamos un inventario preliminar al cierre del evento. 69. Realizamos una rendición preliminar de cuentas al cierre del evento.

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70. Festejamos junto a todo el equipo, el cierre informal del evento.

 Sobre el trabajo a realizar posterior a la realización del evento.
71. Realizamos la rendición final de cuentas y el manejo de excedentes y recursos sobrantes de acuerdo a lo acordado en un inicio.  72. Agradecimos y/o criticamos formal y cordialmente a quienes nos apoyaron, solucionando cualquier problema pendiente.  73. Realizamos una reunión final para analizar con calma el desempeño logrado, de manera de mejorar en caso que haya una próxima oportunidad. 

Apuntes: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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Índice temático
Introducción: Forma de usar la guía: Sugerencias sobre la gestión de un evento:        Sobre la estructura y objetivos del equipo de trabajo: Sobre la flexibilidad dentro del equipo de trabajo: Sobre la comunicación dentro del equipo de trabajo. Sobre el recurso tiempo: Sobre la tesorería: Sobre la gestión de auspicios y patrocinios: Sobre la publicidad del evento: P á g. 2 P á g. 3 P á g. 4 P á g. 4 P á g. 5 P á g. 5 P á g. 6 P á g. 6 P á g. 6 P á g. 7 P á g. 8 P á g. 8 P á g. 8 P á g. 8 P á g. 9 P á g. 9 Pág. 11 Pág. 11 Pág. 11 Pág. 11 Pág. 12 Pág. 12 Pág. 13 Pág. 13 Pág. 13 Pág. 14 Pág. 14 Pág. 15

Sugerencias sobre la planificación de un evento:      Sobre la identificación de áreas de trabajo a realizar… Sobre la distribución de tareas dentro del equipo de trabajo. Sobre el liderazgo y la distribución de autoridad… Sobre la comunicación dentro del equipo de trabajo. Sobre la invitación a expositores y la construcción del programa.

Sugerencias sobre la ejecución de un evento:          Sobre el panorama general al inicio del evento. Sobre la distribución de las tareas durante la realización… Sobre la comunicación entre los organizadores… Sobre la recepción y el control del ingreso de los asistentes. Sobre la comunicación con los asistentes. Sobre la administración de las salas. Sobre la prevención de posibles contingencias y como manejarlas. Sobre el panorama general al cierre del evento. Sobre el trabajo a realizar posterior a la realización del evento.

Agradecimientos: Lista de chequeo de ayuda para la gestión, planificación y ejecución de eventos:

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