TEXTO TRANSCRITO DEL LIBRO DE COSTOS DE CRISTOBAL DEL RIO COSTOS ESTIMADOS I.

. INTRODUCCIN Los Costos Histricos son la tcnica primaria de valuacin, los cuales se determinan despus de haber realizado la produccin o lo hecho, y siempre indispensables, pero por progresos se ha llegado a las tcnicas de valuacin predeterminadas, que consisten en conocer por anticipado el Costo; es decir, mediante ciertos estudios, resulta posible obtener, de antemano, con mayor o menor exactitud el dato del costo respectivo, adems de aportar: mayor Control Interno, oportunidad en la informacin, visin a futuro, como se dijo, conocimiento del Costo anticipadamente, y muchas cosas ms que no se tenan, ni se tienen en los Costos Histricos, mismas que con posterioridad sern citadas. Dichos Costos Predeterminados se clasifican, con referencia a la precisin de su clculo, en Costos estimados, y Costos Estndar, los cuales enseguida y por separado se tratan: II. COSTOS ESTIMADOS Los Costos Estimados son la tcnica ms rudimentaria de los Costos Predeterminados, pero muy necesaria, ya que su clculo u obtencin se basa en la experiencia habida, en el conocimiento ms o menos amplio del costo que se desea predeterminar, y quiz en algunas partes se empleen mtodos cientficos, pero de ninguna manera en su totalidad. En las condiciones anteriores, el Costo Estimado indica lo que puede costar algo, motivo por que dicho dato se ajusta al Costo Histrico o Rea, ya que el pronostico se realiz sobre bases empricas, referidas a un perodo precisado, y no se tiene el estudio, a tal grado, que sea lo que debe costar. La fijacin y obtencin anticipada de los precios de venta (Presupuesto), dio lugar al Costo predeterminado, Estimado, para posteriormente engranarlo o incorporarlo a la Contabilidad, con el deseo de superacin, ya que mediante ello, se obtienen datos oportunos sobre artculos terminados, en proceso, vendidos, estados financieros, informacin, ms control, etctera. Para alcanzar el Costo Estimado de Produccin, es bsico considerar cierto volumen de artculos a elaborarse, con los elementos analticos que los integran; el objeto de tomar dicho volumen (entre mayor, dentro de la realidad, resulta ser lo aceptable por el abatimiento de gastos fijos) es procurar que las fallas por la predeterminacin puedan ser controladas, corregidas, y hasta cierto punto absorbidas, con lo cual se tiene el costo Estimado ms preciso. De acuerdo con lo anterior, el Costo Estimado debe compararse con el Histrico, obtenindose las diferencias conocidas como variaciones para el caso del Costo Estimado y como desviaciones en la situacin del Costo Estndar. Con el deseo de poder implantar la Tcnica de Valuacin de Costos Estimados, debe hacerse lo siguiente, cuando menos: 1. 2. Por totales, o sea, Costo Total Estimado, contra Costo Total Real, referidos al mismo lapso, ya sea de fabricacin o de cualquier otra parte del Costo Total. Por elementos del Costo de produccin; es decir, comparando el Costo Estimado de los Materiales Directos, Sueldos y Salarios Directos, y Gastos Indirectos de Transformacin, de un perodo determinado, con los Costos Histricos respectivos, as agrupados. Comparando los costos departamentales, por procesos, por operaciones, por lotes, etc., con los Costos Histricos de esas mismas divisiones, localizados en un lapso; dicha comparacin podr hacerse por cualquiera de las formas sealadas en los dos incisos anteriores, o combinndolas. Lo ms analtico posible, costeable. Dicho cotejo tiene por objeto determin ar las discrepancias entre lo estimado y lo real, conocidas, como se dijo, con el nombre de variaciones, mimas que son una llamada de atencin, que obliga a estudiar el porqu de la diferencia, a fin de hacer las superaciones, las correcciones, y los ajustes, que inclusos

3.

4.

pueden dar lugar a modificar las bases que sirvieron para la determinacin del Costo Estimado. En otros casos, dichas variaciones y sus estudios, quiz obliguen a hacer ciertos ajustes al Control Interno, debido a la localizacin de fallas (ver la Lmina I-1).

BASES PARA LA INCORPORACION DE LOS COSTOS INDUSTRIALES PREDETERMINADOS, A LA CONTABILIDAD Obtencin de la Hoja de Costos Predeterminados Unitaria. Valuacin de la Produccin Terminada, a Costo Estimado. Valuacin de la Produccin Vendida, a Costo Estimado. Valuacin de la Produccin en Proceso, a Costo Estimado. Valuacin de la dems Produccin, a Costo Estimado. Determinacin de las Variaciones, su Estudio, y Eliminacin. Correccin, en su caso, a la Hoja de Costos Estimados Unitaria.

Como habr de observarse ms adelante, en la explicacin y la ejemplificacin de cada uno de los puntos listados, corresponden inicialmente al estudio terico, para despus desarrollar o aplicar los Costos Estimados a la Contabilidad al llevarse a la prctica dicha teora. O sea, que no debe confundirse una cosa con la otra, pues no es lo mismo el estudio para que los Costos Estimados se engranen a la Contabilidad (teora) que efectuar eso mismo (prctica) ya que la teora fue el primer paso de elucubracin, para que al llevarlo a la realidad, comprobar si es aplicable lo primero a lo segundo.

COMPARACION ENTRE COSTOS ESTIMADOS E HISTORICOS

I. COMPARACIN POR TOTALES EN UN MISMO PERODO 1. 2. COSTO TOTAL DE PRODUCCIN, INCURRIDO COSTO TOTAL DE PRODUCCIN, ESTIMADO $ 225,000.00 200,000.00 $ 25,000.00

II. COMPARACIN POR ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIN EN UN MISMO LAPSO MATERIALES DIRECTOS 1. COSTOS HISTRICOS 2. COSTOS ESTIMADOS $ 520.00 500.00 $ 20.00 SUELDOS Y SALARIOS DIRECTOS $ 500.00 400.00 ($ 100.00) GASTOS INDIRECTOS $ 200.00 150.00 $ 50.00

II. COMPARACIN POR DEPARTAMENTOS, RDENES, PROCESOS, ETC., EN UN MISMO TIEMPO CONCEPTO 1. COSTOS ESTIMADOS 2. COSTOS HISTORICOS Variaciones PROCESO A $ 5,000.00 7,000.00 ($ 2,000.00) PROCESO B $ 1,800.00 2,000.00 ($ 200.00) PROCESO C $ 3,000.00 3,500.00 ($ 500.00)

El objeto de comparacin, es para determinar las variaciones, que son verdaderas llamadas de atencin, para estudiar el porqu de la diferencia, a fin de hacer las superaciones, las correcciones, y los ajustes pertinentes.

Lmina I-1

A) Obtencin de la Hoja de Costos Predeterminados Con motivo de lo medular, bsico, y trascendente, que es la determinacin confiable del Costo Unitarios, puesto que de ah depende que lo dems est bien, se le da una atencin especial en su desarrollo. a) Introduccin Para matar dos pjaros de una pedrada, en esa parte se va a hacer referencia a l a Obtencin de la Hoja de Costos, tanto, al Costo Estimado como al Estndar, para no repetir el tema, cuando se trate El Costo estndar posteriormente, con excepcin de algunos aspectos particulares de este ltimo, que se vern all. Debido a que con los costos Predeterminados (Estimados y Estndar) ya es necesaria una buena (Estimados) o superior (Estndar) Administracin, se precisa una estructura administrativa avanzada, donde ser caracterstico o cuando menos aceptable (Estimados), o extraordinario (Estndar) Control Interno, tambin la implantacin de El Presupuesto, estudios de Ingeniera Industrial, Estudio el Trabajo (Estudio de Mtodos y la Medida del trabajo), entre otros muchos puntos que son propios para la implantacin de los Costos Predeterminados, donde de una vez por todas se enfatiza, que para el Costo Estimado, dependiendo de su precisin, toda la Administracin en general, puede o no tener un fino avance (por eso el Costo Estimado se ajusta al Histrico, pues indica lo que puede costar algo, resultando las variaciones). En cambio el Costo Estndar es de alta definicin, que debe estar casi todo sobre bases cientficas, a grado tal que se identifica con lo que debe costar algo , motivo por el cual, a diferencia del Costo Estimado, el costo Histrico debe ajustarse al Costo Estndar, resultando las desviaciones, y se cita la palabra diferente a la usada para Costos Estimados, variacin, porque sta es ms genrica, en cambio desviacin da idea de que se sali de un patrn o medida de eficiencia, pues eso es el Costo Estndar, que exige en todos los aspectos lo mejor en cuanto a Administracin, Control Interno, Presupuesto, Calidad Total, etctera, para que se justifique enviar lo que corresponda a los Resultados del perodo, la desviacin despus de ser perfectamente definida y analizada, que viene a ser una superacin al patrn o medida de eficiencia (utilidad) o lo contrario indicar prdida, ya que es una deficiencia, cuestin que no acontece con el Costo Estimado, donde la variacin viene, en lo general, a corregir al Costo Estimado mediante el Coeficiente Rectificador (Costo de Produccin de lo Vendido, Costo de las producciones: Terminada, En proceso, Averiada, Defectuosa cuando es posible-, y Prdida Anormal de Produccin); o en otros casos a Deudores diversos (cuando la culpa la tuviera el obrero o empleado); y a Prdidas y Ganancias; cuando es por causa de fuerza mayor (huelga, inundacin, temblor, siniestros, etctera). Cabe la aclaracin de que existen, o es normal, realizar Hojas de Costos para reparaciones, mantenimiento, experimentos, hechura especial de maquinaria, etctera, pero el tema, objeto de este apartado, como es lgico, slo se refiere a la Hoja de Costos, por la produccin, aspecto central, clsico, y normal de la Industria. Por lo expuesto, es lgico que deba hacer lo siguiente: b) Estructura Administrativa Bajo el conocimiento y convencin de que la Entidad debe tener una estructura Administrativa y El Presupuesto implantado en pleno, Calidad Total, o cuando menos ISO 9,000, entonces se parte de que existe el Comit de Presupuestos, el cual debe estar integrado con los siguientes miembros de la Compaa, que adems, por sus funciones, tienen los conocimientos que a continuacin se mencionan:

Director o Presidente General. Polticas Generales (cambios de diseos y productos, mercados, tendencias administrativas, preferencias sobre algunos artculos, etctera), proyeccin a futuro, estrategia corporativa, etctera; es decir, lo bsico y general. Contralor o Director de Finanzas. Aspectos financieros y de control (Presupuesto Financiero, que incluye el de Caja, Cuentas por Cobrar y por Pagar, gastos generales, Nminas, etctera), estadsticas, costos, impuestos, sistemas y procedimientos (organizacin), relaciones con las Auditorias Interna y Externa, anlisis de operaciones futuras y presentes, estudios econmicos, proteccin de los Derechos (Activos), y Obligaciones (con los Acreedores Pasivo- y con los Accionistas -Capital Contable-), anlisis, interpretacin, evaluacin, deliberacin, e informacin sobre todo lo anterior, interna y externamente, slo lo conducente. Como se aprecia, El Controlador es un funcionario muy importante y competente, he ah su jerarqua!. Cuando el Controlador es tambin El Director de Finanzas, tiene adems las funciones siguientes: procurar la obtencin de Capital, relaciones con los inversionistas, captacin de financiamiento, banca y custodias, crdito y cobranza, e inversiones, bsicamente. Gerente de Ventas y Mercadotecnia. Creacin de la demanda, ventas, publicidad, propaganda, ofertas, incentivos, estudio de crditos a otorgar, obtencin de la orden de ventas (servicios o incentivos a los agentes vendedores, a la distribucin, a la oferta, etctera), mercado actual y futuro, su expansin o contraccin, colocacin d nuevos productos, estudio de crditos a otorgar, almacenaje, manejo y entrega del artculo, etctera. Gerente de produccin o Superintendente. Control del Almacn de Materiales; produccin (planeacin, control, productividad, maquinaria, capacidad productiva en condiciones normales-, materiales con sus calidades y rendimientos, personal a su cargo, etctera), mantenimiento bsicamente. Pueden llamarse espordicamente, cuando sea necesario, a gentes de menor jerarqua, pero no forman parte del comit de Presupuestos: al encargado de las Compras, o al Jefe de Personal, entre otros. En esas condiciones, hay una programacin de juntas o reuniones del comit de Presupuestos, para mltiples posibles acciones, teniendo entre ellas, como importante, el estudio y sugerencia de cada tipo de unidades que se van a vender, producir, administrar y financiar. Por lo tanto todo estar prcticamente dirigido, institucionalmente, integrado en todas sus partes. As; por ejemplo, suponiendo que los primeros estudios siguientes que sobre unidades tienen las secciones presupuestales, respecto a cada uno de los artculos son:

Producto A Ventas, tiene un mercado que absorbe Produccin tiene capacidad para Finanzas, tiene indicaciones de que se puede disponer, hasta para Lo anterior dar lugar a un primer ajuste: Ventas, colocar quiz con esfuerzo Produccin, tendr, con la salvedad de mximos y mnimos, que elaborar Y Finanzas, slo invertir para 1,000 Us. 1,000 Us. 1,000 Us. 1,000 Us. 3,000 Us. 2,000 Us.

Como se ve el estudio individual de cada Departamento, fue diferente, pero result necesario adaptarlo o restringirlo a las necesidades y polticas de la Entidad, en primera instancia a 1,000 unidades, del Artculo A, que para efectos de fabricacin debern ser ajustadas a las conveniencias de mximos y mnimos, indicados por el Gerente de Ventas, como a continuacin se aprecia:

Supongamos que como resultante de los estudios propios del Departamento de Ventas, ste llega a la conclusin de que el parmetro de mximos y mnimos de ese Producto A, es de 50 a 70 unidades, y hay una existencia de 200 unidades, entonces se tendran que fabricar 870 unidades (1,000 menos 130 excedente del mximo, resultante esto ltimo, de 200 menos 70 unidades). El neto anterior, 870 unidades, es la base para hacer La Hoja de Costos para el producto A, este es un resultado confiable, de varios estudios, de diferentes personas capaces y especialistas en su rama, que llegaron a algo serio, profesional, y no aislado, origen de la opinin no exclusivamente de una persona o de una seccin de la Entidad, que slo sera parcial, mirando por sus particulares intereses, pues como se vio, cada una de las secciones tuvo resultados diferentes para su departamento, cosa que se subsan con una organizacin integral. A continuacin se van a poner dos ejemplos ms, de otros productos, para allanar los casos que se pueden presentar:
Producto B Ventas, tiene un mercado que absorbe Produccin tiene capacidad para Finanzas, tiene respaldo econmico para Lo anterior dar lugar a un primer ajuste: Ventas, no tendr problema en vender (pues hay mercado para 4,000 Us.) Produccin, desarrollar toda su capacidad para elaborar lo ms que pueda, sin considerar, por qu no es necesario, mximos y mnimos, ya que hay un mercado suficiente, por lo que har Y Finanzas, tiene lo necesario para 2,000 Us. 2,000 Us. 2,000 Us. 4,000 Us. 2,000 Us. 3,000 Us.

Por lo expuesto y debido a que todo lo que se produce se vende, no tiene caso el ajuste de mximos y mnimos, pues prcticamente, nada quedara del Producto B en el Almacn de Artculos Terminados. En esas condiciones se hara La Hoja de Costos por 2,000 unidades.

Producto C Ventas, tiene un mercado que consume Produccin tiene capacidad para Finanzas, tiene indicaciones de inversin, para este tipo de producto, que no deja buenas utilidades, para slo 3,000 Us. 2,500 Us. 500 Us.

El Departamento de Ventas, suponiendo que haba indicado que los mximos y mnimos fueran de 100 a 200 Us., pero considerando las polticas fijadas hasta antes del perodo actual, por lo que en las condiciones nuevas se cambian a 30, mximo 50 unidades. Haba una existencia en el Almacn de Artculos Terminados de 105 unidades; en esas condiciones, se tendrn que elaborar 435 unidades (500 Us., menos 65 unidades excedentes del mximo; o sean 105 unidades, menos 50 unidades). Por lo tanto, para el Producto C, se hara La Hoja de Costos tomando como base 435 unidades. Y as sucedera con cada uno de los artculos que elaborara la Compaa, desde luego habiendo comunicacin, por escrito, de los acuerdos y estudios hechos por el Comit de Presupuestos, para que el encargado del Departamento de Costos tenga una base confiable y justificada, con la cual realizar las Hojas de Costos de cada uno de los productos y por las

cantidades de fabricacin que deben ser, obviamente considerando los mximos y mnimos indicados por el Departamento de Ventas. Los datos de los tres Productos, lleva a las siguientes reflexiones: Producto A: Como el Departamento de Ventas fue quien marc lo mximo que se debera fabricar, 1,000 Us., ahora tiene la responsabilidad de colocarlas en el mercado, pero dio lugar a que hubiera una contraccin, justificada de la transformacin de 3,000 Us. A slo 870 Us., lo cual obliga al Departamento de Produccin a hacer un estudio completo o integral, para aprovechar al mximo la capacidad productiva instalada, ocupndola en otros artculos, i quiz en nuevos. Igualmente el Departamento de Finanzas har lo conducente con el manejo de fondos. Producto B: Quien dio la pauta, fue el Departamento de Produccin, sacndole jugo a la capacidad de transformacin existente de este artculo; en esas circunstancias, el Departamento de Ventas, como tiene mucho mercado, le ser relativamente fcil colocarlos, dndose el lujo de escoger los clientes que mejor paguen, al ms alto precio, y quiz al contado. Fianzas deber reordenar su disponibilidad otros artculos o acciones, de acuerdo con las polticas establecidas. Producto C: Aqu el Departamento de Finanzas recibi normativa o indicaciones para este artculo, lo cual da lugar, al Departamento de Ventas, hacer algo similar a lo citado en el producto B. El Departamento de produccin realizar algo parecido a lo plasmado, respecto al Producto A. Pues bien, una vez que el Departamento de Costos recibi, por escrito, de parte del Comit de presupuestos, los resultados de los acuerdos respecto a cada artculo, proceder a hacer los ajustes correspondientes de las existencias, de mximos y mnimos de cada caso. Resultando la cantidad particular por cada producto a fabricar, base para La Hoja de Costos. Los departamento que directa o indirectamente estn relacionados con la integracin de la Hoja de costos, son: la Gerencia General, Produccin (con la Ingeniera correspondiente), Ventas, Contralora (con sus departamentos de Contabilidad y de Costos), Copras, y Personal, bsicamente. Es pertinente precisar que el Departamento de Costos y su gente, son prcticamente slo los encargados de recabar, de cada uno de los especialistas, los datos para integrar La Hoja de Costos, por lo que igualmente, por escrito, deber recibir la informacin, con lo cual se precisar quien es el responsable en cada caso, lo anterior de manera independiente del trabajo que le corresponde y que deber efectuar, como es el caso de gastos indirectos de Produccin,. Respecto a estadsticas, tendencias, clasificacin en fijos, variables, departamentales, por lneas, etctera. Antes de proceder a la elaboracin de La Hoja de Costos, el encargado de acopiar los datos (Contador de Costos) deber hacerse llegar de informacin accesoria sobre cada producto, pudiendo comenzar con el Anlisis del proyecto y Estudios Previos, para lo cual consulta con el Proyectista sobre el tiempo para desarrollar el artculo, con el ingeniero de Produccin, los datos para realizarlo (separacin de partes, de operaciones, de los Elementos del costos, as como mtodos especiales por clase, tamao, peso, etctera). En esas condiciones, ya puede con ms conocimiento, proceder a obtener los Factores para la Predeterminacin de los Costos, considerando que est definido, de cada artculo a fabricar,

el volumen aproximado de produccin que se pretende, que fue resultado de los estudios y ajustes de la capacidad de elaboracin, estudio del mercado, y el aspecto financiero. El paso siguiente es proceder a la determinacin de los elementos del Costo, comenzando con los materiales Directos, en cuanto a la Cantidad, para lo cual se precisa qu material se va a ocupar, el o los substitutos, la calidad y el rendimiento para cada caso, desde luego procurando considerar la minimizacin de desperdicios, pero incluyendo las mermas, todo esto lo sabe y domina el Jefe de Produccin o Superintendente, quien es el responsable de facilitarle esos datos al encargado de recabar todo lo necesario para las Hojas de Costos, El otro aspecto de los materiales es el Precio, mismo que otorga, por escrito, el Jefe de Compras, quien domina o debe dominar el mercado de materiales y proveedores, sabiendo tomar las medidas para la adquisicin y contratos de cantidades que no perjudiquen y si reduzcan el costo. Debiendo tener y comunicar el precio que prevalecer en el perodo de Costos, quiz realizando contratos o acuerdos con los proveedores. El segundo elemento del Costo, son los Sueldos y Salarios Directos, aqu tambin interviene precisa y oportunamente el Jefe de Produccin, quin informar, por escrito, sobre la Cantidad de Horas-Hombre utilizables para cada artculo a fabricar, basndose en el Proyecto de Produccin, en el Estudio Analtico de las Operaciones productivas, y en el Estudio del trabajo (Estudio de Mtodos y la Medida del Trabajo), ver en Costos Estndar una explicacin ms profunda sobre este ltimo. En cuanto al Precio, lo determina el Departamento de Personal, auxiliado por el Departamento de Costos, considerando el Tabulador de Sueldos (de acuerdo con el medio econmico), condiciones del contrato con el Sindicato, disposiciones legales, gratificacin, prima vacacional, y prestaciones, bsicamente, determinndose la Cuota Hora-Hombre, que es la base para obtener el Precio del Costo del Trabajo Directo, misma que incluye el salario base, vacaciones, prima vacacional, gratificacin anual, incentivos, y dems prestaciones. El tercer elemento del Costo, lo integran los Gastos Indirectos de Produccin, que es el ms difcil y complicado de obtener con precisin en la Unidad a Fabricar. Se determina la Cuota de Gastos Indirectos de Produccin por unidades u horas, mediante el mismo sistema para el clculo de Coeficiente Regulador, para lo cual se sugiere ver el ejemplo simple de la pgina siguiente. Respecto a la determinacin de los Gastos Indirectos de Produccin, se establecen cuotas atendiendo a la capacidad de fabricacin, resultante del estudio que aport el Comit de presupuestos, con lo cual e obtiene el Resumen de Datos y Produccin, Presupuestos de Gastos Indirectos, y el Volumen de Produccin de cada Artculo, tomando desde luego en consideracin los aspectos tcnicos, datos estadsticos, y grficas, principalmente. Tambin se precisa la Cantidad, en Horas-Hombre, que es la misma considerada para sueldos y salarios, ya que la operacin se efecta en el mismo tiempo, pero en el caso, que cada vez es ms actual, en que las horas-mquina sean ms que las horas-hombre, las primeras sern tomadas en consideracin, o quiz una combinacin de horas-hombre y horas-mquina (Lmina I-2).

RESUMEN DE DATOS Y PRODUCCIN PRESUPUESTOS DE GASTOS INDIRECTOS (Suponiendo que slo se fabrican tres tipos diferentes de artculos)
GASTOS INDIRECTOS 1. CONSTANTES ( F i j o s y Regulados) Depreciaciones Amortizaciones Rentas Seguros Sueldos Etctera 2. VARIABLES Materiales Combustibles Lubricantes Luz y fuerza Reparaciones Etctera TOTAL ARTCULO A UNIDADES 50 HORAS 20 PRODUCCIN ARTCULO B UNIDADES 80 HORAS 25 ARTCULO C UNIDADES 100 HORAS 50

$ $ $ $ $ $

___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

$ $ $ $ $ $ $ 6,000.00

___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

$ $ $ $ $ $

___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

$ $ $ $ $ $

___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

SUMAS (Datos Supuestos)

$ 1,000.00

$ 2,000.00

$ 3,000.00

1.- Se conoce el total y se distribuye o prorratea entre la produccin de cada caso. 2.- Se conoce cada tipo de produccin y se acumula la suma al total.

Lmina I-2

Con los datos de dicho ejemplo, se deducen los siguientes Coeficientes Reguladores: Producto A $ 1,000.00 50 Us.

Por unidad =

= $ 20.00

Por hora =

$ 1,000.00 20 Hs.

= $ 50.00

Producto B $ 2,000.00 80 Us.

Por unidad =

= $ 25.00

Por hora =

$ 2,000.00 25 Hs.

= $ 80.00

Producto C $ 3,000.00 100 Us.

Por unidad =

= $ 30.00

Por hora =

$ 3,000.00 50 Hs.

= $ 60.00

Los Coeficientes Reguladores anteriores con el resultado de estudios sumamente analticos, un arduo trabajo, mucha gente especializada, gran experiencia, y conocimiento profundo de las operaciones de la Empresa; dichos coeficientes sirven para valuar paulatinamente las unidades que se van produciendo, dando lugar a informacin oportuna, as como tener un mejor Control Interno, bases para tomas de decisiones, racionalizacin del gasto, comparacin y medicin continua de lo predeterminado con lo realizado, obtencin de variaciones y desviaciones, segn sea en caso (Estimado o Estndar), bases para corregirse o superarse, etctera. Adems de lo expuesto para realizar los Coeficientes Reguladores por Unidad o por tiempo, fue indispensable efectuar una serie de estudios, como son: el Punto de equilibrio por cada artculo el estudio, racionalizacin, y ajustes a los montos de los Gastos Indirectos Fijos y Regulados, de acuerdo con la Capacidad Productiva Utilizada, no tomando en consideracin dichos gastos, como debe ser, para la aplicacin a la produccin de aquellos que correspondan a la Capacidad Productiva no Ocupada, por lo que estos ltimos debern de no aplicarse al Costo de Produccin, registrndose directamente a los Resultados del Perodo, mediante una cuenta que podra denominarse Prdida por Capacidad Productiva no Aprovechada, con base en el Pensamiento Conservador, en su premisa Las Utilidades hasta que se Realizan, y las Prdidas Inmediatamente que se Conocen. Independientemente de lo anterior es indispensable un control, estudio, anlisis, y dems medidas sobre los Gastos Indirectos de produccin, llevndolos a cabo por gastos Variables, Constantes (Fijos y Regulados), reales, Predeterminados, Departamentales, por Lneas, haciendo los Prorrateos Primario y Secundario, y Final, que debidamente efectuados y aprovechando todas sus bondades, se obtendr una justeza razonable del mencionado Tercer Elemento del Costo. Como es fcil de apreciar, se le concedi ms atencin a los Gastos Indirectos de Produccin, por su grado de dificultad, diversidad de acciones, control, racionalizacin, y enorme repercusin para la obtencin del Costos Unitario Confiable, a grado total, que existe una expresin: se sabe cuando el Contador de costos es capaz, si domina lo referente a los gastos Indirectos de Produccin. Por ltimo, para redondear lo referente a la Obtencin de la Hoja de Costos, es indispensable considerar otros Elementos Auxiliares. Como son las Hojas de Costos Anteriores, como fuente de informacin; aspectos repetitivos sujetos a pequeas modificaciones; registros anteriores para comparacin, adems de cosos finales; variaciones o desviaciones del perodo anterior, su estudio y solucin, que regularmente da lugar a corregir algunos puntos de la Hoja de Costos anterior, ocasionando una nueva mejorada, as como la existencia de superacin constante. Como resumen de lo expuesto, ver la Lmina I-3.

EJEMPLO: HOJA GLOBAL DE COSTOS INDUSTRIALES ESTIMADOS BASE: 1,000 UNIDADES (PRESUPUESTO DE GASTOS INDIRECTOS: $ 3,050.00) MATERIALES DIRECTOS Material A Material B 200 Kgs. a $ 3.00 c/u = 100 Kgs. a $ 15.00 c/u = $ 600.00 $ 1,500.00

$ 2,100.00

SUELDOS Y SALARIOS DIRECTOS Operacin A 500 Hrs. a $ 1.00 c/u Operacin B 40 Hrs. a $ 30.00 c/u Operacin C 70 Hrs. a $ 10.00 c/u

= = =

$ 500.00 $ 1,200.00 $ 700.00

2,400.00

GASTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN Factor de aplicacin $ 5.00 ($ 3,500.00 entre 610 Hrs.) Horas trabajadas 610 Hrs. a $ 5.00 c/u = COSTO ESTIMADO PARA 1,000 UNIDADES

3,050.00 $ 7,550.00

Obsrvese que en este ejemplo se ocuparon, para Gastos Indirectos, las mismas 610 Hrs. obtenidas de los Sueldos y Salarios Directos, pero pueden cambiar cuando las horas-mquina resultan ser ms que las horas-hombre, porque son de mejor representacin y adecuadas, como sucede en la actualidad, donde han perdido su base de representacin las horashombre, siendo reemplazadas por las horas mquina. Es conveniente que la Hoja de Costos unitarios Estimados, se formule tan analticamente como sea posible, econmicamente, o se necesite, a fin de que pueda facilitarse la valuacin de la produccin, de acuerdo con lo planeado.

I. ANLISIS DEL PROYECTO Y ESTUDIOS PREVIOS (Informacin accesoria del Artculo)

1. TIEMPO PARA DESARROLLARLO (Consultar al Proyectista) 2. DATOS PARA REALIZARLO (Consultar a los Ingenieros) 3. DIBUJOS Y ESPECIFICACIONES COMPLETAS DEL ARTCULO 1. VOLUMEN APROXIMADO DE PRODUCCIN QUE SE PRETENDE

A) SEPARACIN DE PARTES B) SEPARACIN DE OPERACIONES C) SEPARACIN DE ELEMENTOS DEL COSTO D) MTODOS ESPECIALES: COSTOS POR CLASE, TAMAO, PESO, COMBINCIONES

OBTENCIN DE LA HOJA DE COSTOS PREDETERMINADOS

A) CAPACIDAD DE FABRICACIN DE LA EMPRESA B) ESTUDIO DE MERCADO C) FINANCIAMIENTO a) TIPO DE MATERIAL b) CALIDAD Y RENDIMIENTO c) MINIMIZAR DESPERDICIOS c.1) ESTUDIO DE MTODOS c.2) MDIDA DE TRABAJO

A) CANTIDAD

2. DETERMINACIN DE LOS MATERIALES DIRECTOS

B) PRECIO

a) ESTUDIAR LOS MERCADOS b) ADQUISICIN EN CANTIDADES QUE NO PERJUDIQUEN Y S REDUZCAN, EL COSTO

A) CANTIDAD II. FACTORES EN LA PREDETERMINAN CIN DE LOS COSTOS 3. DETERMINACIN DE LOS SUELDOS Y SALARIOS DIRECTOS

a) PROYECTO DE PRODUCCIN b) ESTUDIO DE LAS OPERACIONES PRODUCTIVAS c) ESTUDIO DEL TRABAJO a) TABULADORES DE ACUERDO CON EL MEDIO ECONMICO b) CONDICIONES DEL CONTRATO Y DISPOSICIONES LEGALES

B) PRECIO

A) ESTABLECER CUOTAS ATENDIENDO A LA CAPACIDAD PRODUCTIVA 4. DETERMINACIN DE LOS GASTOS INDIRECTOS B) EN CANTIDAD, ES LA MISMA QUE SE DETERMIN EN SUELDOS Y SALARIOS, YA QUE LA OPERACIN SE EFCTA AL MISMO TIEMPO, EXCEPTO EN EL CASO DE QUE LAS HORAS MQUINA SEAN MS QUE LAS DE LOS SALARIOS

a) PRESUPUESTOS DE GASTOS INIRECTOS b) VOLUMEN DE PRODUCCIN c) ASPECTOS TCNICOS, GRFICAS, Y DATOS ESTADISTICOS

III. ELEMNTOS AUXILIARES (cuando ya hay experiencia)

1. 2. 3. 4.

HOJAS DE COSTOS ANTERIORES COMO FUENTE DE INFORMACIN ASPECTOS REPETITIVOS SUJETOS A PEQUEAS MODIFICACIONES REGISTROS ANTERIORES, COMPARACIN Y COMPROBACIN DE COSTOS FINALES VARIACIONES DEL PERIODO ANTERIOR, SU ESTUDIO Y SOLUCIN

Lmina I-3

Calculando el Costo Estimado para la produccin, de cierto nmero de unidades homogneas, el Costo Unitario estimado, se determina por simple divisin, obtenindose la:
HOJA DE COSTO DE PRODUCCION UNITARIO ESTIMADO ELEMENTOS VALORES TOTALES UNIDADES COSTO UNITARIO $ 2.10 2.40 3.05 $ 7.55

Materiales Directos $ 2,100.00 Labor Directa 2,400.00 Gastos Indirectos de Produccin 3,050.00 COSTO ESTIMADO POR UNIDAD

1,000 Us. 1,000 Us. 1,000 Us.

Es necesario precisar que se harn tantas Hojas de Costo de Produccin Unitario Estimado, como unidades por elaborar diferentes existan. En la pgina anterior a parece un cuadro sinptico con referencia a este punto, por medio del cual se puede tener una idea sintetizada de los datos necesarios para llegar a obtener la Hoja de Costos (ver Lmina I-3). Una vez determinada la Hoja de Costos unitaria, es relativamente sencillo alcanzar lo referente a los siguientes incisos B al E, que continan:

B) Valuacin de la Produccin Terminada, a Costo Estimado El costo unitario estimado, es base para valuar la produccin terminada en el perodo, la cual se encuentra analticamente en el Informe diario de Produccin, resultando de este registro un asiento de concentracin, que puede ser diario, semanal, mensual, etc., como sigue:
ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCCION EN PROCESO $............... $..............

Importe a costo estimado de la fabricacin terminada, recibida por el Almacn, segn el Informe Diario de Produccin y Notas de Entrada de Almacn.

C) Valuacin de la Produccin en Proceso, a Costo Estimado El registro del Costo de Produccin de lo Vendido, en el que se analiza la venta habida por artculos o unidades, se valoriza tomando como base las Hojas de Costos Estimados, con lo que se obtiene el siguiente asiento de concentracin:
COSTO DE PRODUCCION DE LO VENDIDO, A COSTO ESTIMADO ALMACN DE PRODUCTOS TERMINADOS $............... $...............

D) Valuacin de la Produccin en Proceso, a Costo Estimado Para esta valuacin es necesario determinar, la fase o el grado de avance en que se encuentra la Produccin en Proceso, ya vista en Costos-I (en el caso de procesos productivos, no es as para rdenes de Produccin) a efecto de determinar o convertir la produccin, equivalentemente a unidades terminadas, y valuarlas a Costo Estimado. En el caso de rdenes de Produccin no es necesario determinar la Produccin Equivalente, puesto que

se conoce el costo de produccin de cada Orden, sin ser indispensable saber si est terminada o no. El asiento contable es:
INVENTARIO DE PRODUCCIN EN PROCESO PRODUCCIN EN PROCESO $............... $...............

E) Valuacin de las Dems Producciones a Costo Estimado Las producciones faltantes son: Averiada (que finalmente es En Proceso), Defectuosa (que puede estar con toda la inversin o no), y Prdida Anormal de Produccin (que es por causas fortuitas o de fuerza mayor, por lo tanto va a Prdidas y Ganancias o a Deudores Diversos). Todas dan lugar al siguiente asiento contable:
PRODUCCION AVERIADA PRODUCCION DEFECTUOSA PRDIDA ANORMAL DE PRODUCCIN DEUDORES DIVERSOS PRODUCCION EN PROCESO $............... $............... $............... $............... $...............

El importe de la Prdida Normal de Produccin o Merma, no se valora, pues es absorbida por toda la fabricacin.

F) Determinacin de las Variaciones, su Estudio, y su Eliminacin La obtencin de las variaciones es relativamente sencilla, si se utiliza para el control contable de los costos, una cuenta de Produccin en Proceso para cada elemento del costo, o igualmente como subcuentas, como sigue: Produccin en Proceso, Materiales Produccin en Proceso, Sueldos y Salarios Produccin en Proceso, Gastos Indirectos (con subcuentas) O bien una cuenta, con una subcuenta para cada elemento del costo, y en el caso de Gastos Indirectos, con subcuentas.

La mecnica contable consiste en cargar las cuentas anteriores a Costos Reales y abonarlas a Costos Estimados, siendo la diferencia entre el monto de lo cargado y lo abonado, la variacin, Si el saldo es deudor, es porque los Costos Estimados fueron menores a los Reales, o insuficientes, y si por lo contrario, el saldo es acreedor, indicar que los Costos Estimados se excedieron de los Histricos. Las Variaciones, son el saldo de las o las cuentas controladoras del costo, se traspasan a una cuenta, que podra denominarse VARIACIONES ENTRE EL COSTO ESTIMADO Y EL HISTORICO (con subcuentas para cada Elemento del Costo) mismas que es necesario analizar, para saber las causas que las originaron, antes de proceder a saldarlas o tomar alguna decisin de solucin. Las Variaciones podrn ser absorbidas, a travs del Almacn de Artculos Terminados, del Costo de Produccin de lo Vendido, y de la Produccin en Proceso de las Producciones Averiada, Defectuosa, Prdida Anormal (por medio del Coeficiente Rectificador), o directamente al Costo de Produccin de lo Vendido, lo anterior si fueran por causas imputables a la produccin, pues si se deben a casos fortuitos o de fuerza mayor, se saldarn por Prdidas y Ganancias, y Deudores Diversos. Posteriormente se ver esto con ms amplitud (ver las Lminas I-4 y I-6).

COEFICIENTE RECTIFICADOR FORMULA: Variacin + Produccin en Proceso a Costo Estimado (Incluyendo las Producciones Averiada, Defectuosa, y Prdida Anormal)

Coeficiente Rectificado =

Produccin Terminada a Costo Estimado

(Incluyendo el Costo De la Produccin Vendida En el Perodo) 1.

Cuando la variacin es de naturaleza deudora (los Costos Estimados son inferiores a los reales) el Coeficiente Rectificador indicar el factor de redistribucin que debe operarse, para aumentar el valor del Almacn de Artculos Terminados, del Inventario de Produccin en Proceso, Averiada, Defectuosa, Prdida Anormal, as como el Costo de Produccin de lo Vendido, en su caso, por Materiales Directos, Sueldos y Salarios, y Gastos Indirectos. Cuando la variacin es de naturaleza acreedora (los costos estimados son superiores a los reales) el Coeficiente Rectificador indicar la cantidad que debe disminuirse por cada peso estimado, a las producciones mencionadas en el prrafo anterior y al costo de Produccin de lo Vendido. En el caso de que la variacin no sea relevante, puede ajustarse directamente contra el costo de Produccin de lo Vendido. Cuando la variacin no es por causas imputables a la produccin o por aspectos de fuerza mayor (por la Naturaleza) o fortuito (por el humano) se puede ajustar contra Prdidas y Ganancias o a Deudores Diversos, esto ltimo cuando sea por negligencia del empleado.

2.

3.

4.

Lmina I-4

A continuacin, para la apreciacin prctica de lo expuesto, se presenta el primer problema de costos estimados, donde aparecen la cuentas que intervienen para el control contable, bajo costos estimados, con su movimiento (ver la Lmina I-5).

MECNICA CONTABLE DE LOS COSTOS ESTIMADOS

PRODUCCION EN PROCESO (Cuenta Controladora del Costo) Costos Histricos Costos Estimados 1. INVENTARIO 1. POR LOS INICIAL DE ARTICULOS PRODUCCIN EN TERMINADOS PROCESO Y 2. POR EL AVERIADA INVENTARIO FINAL 2. COSTO DE PRODUCCIN EN INCURRIDO PROCESO 3. POR EL INVENTARIO FINAL DE PRODUCCIONES AVERIADA Y DEFECTUOSA 4. POR LA PRDIDA ANORMAL DE PRODUCCIN SU SALDO REPRESENTA LAS VARIACUIONES ENTRE LOS COSTOS ESTIMADOS E HISTRICOS. ALMACEN DE ARTICULOS TERMINADOS 1. PRODUCCION TERMINADA A COSTO ESTIMADO 2. VARIACIONES DE MS O MENOS, RESPECTIVAS, QUE RESULTEN EN LA CUENTA ONTROLADORA DE COSTO. COSTO DE PRODUCCIN DE LO VENDIDO 1. PRODUCCIN VENDIDA A COSTO ESTIMADO 2. VARIACIONES DE MS O MENOS, QUE RESULTEN EN LA CUENTA CONTROLADORA DEL COSTO. INVENTARIO DE PRODUCCIN EN PROCESO 1. PRODUCCIN EN PROCESO (LOS TRES ELEMENTOS DEL COSTO) AL FINAL DEL PERIODO, EST A COSTO ESTIMADO 2. VARIACIONES DE MS O MENOS, CORRESPONDIENTES, QUE RESULTEN EN LAS CUENTAS CONTROLADORAS DEL COSTO

VARIACIN ENTRE EL COSTO ESTIMADO E HISTORICO 1. CUANDO LA 1. CUANDO LA VARIACIN DE LA VARIACIN DE LA CUENTA DE CUENTA DE PRODUCCIN EN PRODUCCIN EN PROCESO ARROJE PROCESO ARROJE SALDO DEUDOR. SALDO ACREEDOR. Nota: En el libro de Costos-I, se hizo una Introduccin sobre Costos Estimados, al tratar los Gasto Indirectos Estimados.

Lmina I-5