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Sesin Interactiva: Administracin Monitoreo de los empleados en las redes: Falta de tica o buenos negocios?

Introduccin: El uso de Internet se ha extendido en todo el mundo, por eso mismo tambin se ha extendido el uso del correo electrnico y la Web en el lugar de trabajo para ver asuntos personales. Varios estudios concluyeron que 25 por ciento del tiempo que los empleados pasan en lnea lo utilizan en navegar en la Web con fines que nada tienen que ver con el trabajo, se supone que casi el 90 por ciento de los empleados reciben y envan correo electrnico de ndole personal en su centro laboral. Existen muchas empresas que vigilan la manera en la que sus trabajadores hacen uso tanto del correo electrnico como de internet, casi siempre es sin conocimiento del trabajador, incluso se ha llegado a contratar personal que revise el correo externo de los trabajadores por eso surge la interrogante si es falta de tica o buenos negocios? Muchas veces el trfico personal en las redes de empresas es tan alto que puede congestionar la red a tal grado que no se pueda realizar el trabajo de la empresa. En realidad las empresas tienen el derecho legal de vigilar lo que sus empleados hacen con el equipo de la empresa durante las horas de trabajo. La cuestin es si la supervisin electrnica es una herramienta apropiada para mantener un lugar de trabajo eficiente y positivo. Todas las posibles soluciones pueden traer problemas, pero para evitar eso se deben redactarse polticas corporativas acerca del uso del correo electrnico estas deben indicar bajo qu circunstancias pueden utilizar los empleados las instalaciones de la empresa para acceder al correo electrnico e Internet. Las polticas tambin deben informar a los empleados si estas actividades son vigiladas y explicar las razones.

Preguntas del caso de estudio: 1. Deberan los gerentes monitorear la forma en que los empleados usan el correo electrnico e internet? Por qu si o por qu no? Los integrantes del grupo hemos debatido acerca de este tema y llegamos a la conclusin siguiente: Si se debe de vigilar el uso que le dan los trabajadores al correo electrnico e internet pero con su conocimiento, no de manera secreta por el contrario creemos que ellos deben saber que estn siendo vigilados por los siguientes motivos: Se disminuir de manera notoria el tiempo que los trabajadores pasan en internet. Al disminuir el tiempo intil que los trabajadores pasan en internet se incrementara la productividad y esto es bastante beneficioso para la empresa ya que se reducirn costos. Finalmente los empleados sabrn de antemano a que sitios pueden entrar y cuales estarn prohibidos durante su jornada laboral.

2. Describa una poltica efectiva del uso del correo electrnico y la web para una empresa. Hemos llegado a la conclusin que estamos de acuerdo con la vigilancia que deben de realizar las empresas sobre internet y correos de los trabajadores siempre y cuando existan polticas que regulen esta actividad como por ejemplo: Polticas de uso de correo electrnico como las siguientes: o Los usuarios son completamente responsables de todas las actividades realizadas con sus cuentas de acceso y su buzn asociado a nuestra institucin. o El correo electrnico es una herramienta para el intercambio de informacin entre personas, no es una herramienta de difusin de informacin. o Es una falta grave facilitar y ofrecer su cuenta de correo electrnico a personas no autorizadas su cuenta es personal e intransferible. o La violacin de sistemas de seguridad en nuestra red puede incurrir en responsabilidades civiles y penales. Polticas de uso de web: o Prohibicin de sitios inapropiados o Prohibir el desperdicio de recursos de la empresa y productividad.

3. Deben los gerentes informar a los empleados que se est monitoreando su comportamiento web? O deberan monitorearlos en secreto? Por qu si o porque no? Los gerentes s deben informar a los empleados que se est monitoreando su comportamiento web porque esto no afectara el clima laboral. Si bien es cierto que en promedio el 28% del tiempo de los empleados es dedicado a distracciones habra que separar lo que es una distraccin de un tema personal. Por ejemplo, si bien es cierto estar revisando el facebook cada hora es perjudicial para la compaa (debido a la poca productividad del trabajador) sin embargo este es un medio de comunicacin social. Si una persona necesita comunicarse con un familiar en otro pas para realizar un encargo este medio puede ser efectivo. De igual manera puede serlo el correo electrnico personal, el correo electrnico corporativo, el twitter, etc. Otro ejemplo: si un empleado necesita ir a la clnica a la hora del almuerzo podra revisar en internet la ubicacin de esta y los telfonos de contacto para poder sacar una cita o podra reservarla mediante un correo electrnico. Es decir, el empleado no tendra ningn inconveniente en que se audite las pginas web que revis o los correos que envi debido a que es parte de las actividades de la persona. No informar que sobre el monitoreo de las pginas web, correos electrnicos personales y/o corporativos que revisan puede dar el mensaje que se est realizando de manera oculta, que uno est siendo tratado como una persona aislada de todo. Si bien es cierto, en el horario de trabajo, no solo debe pensar en trabajo, productividad, ventas, satisfaccin y dems. Sabemos que muchas de nuestras ocupaciones son postergadas debido a los horarios de trabajo, entonces es conveniente dedicar algo de tiempo en el da a da para planificar, organizar, coordinar las dems actividades. Y si estas actividades no son ocultas o subrepticias no habra nada que temer. Sin embargo, esto no se debe confundir con el hecho que los empleados puedan acceder a cualquier pgina web o enviar correos electrnicos a cualquier empresa. En tal sentido, es conveniente que la empresa bloquee ciertas pginas debido a que no estn relacionadas con las actividades diarias de las personas (pornografa, compra ventas de artculos, encuestas por internet, etc.). Tambin es mejor restringir el envo de correos electrnicos a Yahoo, Hotmail, Gmail, y dems correos de uso personal. La recepcin de correos procedentes de los

dominios indicados s es conveniente debido a que no todos los proveedores o clientes tienen correos corporativos. Tambin es mejor hacer firmar a los empleados un contrato de confidencialidad de la informacin en la que se estipule que est prohibida la reproduccin o divulgacin de la informacin corporativa mediante cualquier medio: virtual o fsico En tal sentido, es mejor el monitoreo de manera discreta. Para esto se debe permitir que los sistemas que tengan las empresas permitan realizar rastreos acerca de que usuario utiliza tal informacin, cada cuanto tiempo lo realiza, etc. El monitoreo realizado de manera discreta permite a los trabajadores saber que s estn siendo auditados en su comportamiento web pero que, hasta cierto punto, es permisivo.

Conclusiones: Es conveniente realizar monitoreo para que los empleados no sobrepasen los lmites. Se deben establecer polticas dentro de la empresa para que los empleados tengan en cuenta sobre el monitoreo de su comportamiento web y sobre las consecuencias de este. Se debe informar a los empleados sobre el uso tico del correo electrnico corporativo. Tambin se debe tener en cuenta que el envo de informacin de carcter legal o no lleva el nombre de la compaa. El trfico personal en las redes de la empresa puede obstruir la misma. Lo cual puede llevar a atrasar el trabajo de todos los empleados. La compaa podra resultar implicada debido a la publicacin de material potencialmente ofensivo de los empleados. De no ser el caso, el hecho de responder a la demanda podra costarle dinero.

MIS en Accin El grupo analiz la compaa SpectorSoft , lo que nos permiti dar respuesta a las siguientes preguntas: 1.- Que actividades de los empleados rastrea el software? Qu puede aprender un empleador sobre un empleado al usar este software? Spector 360 es la solucin que monitorea a los empleados en toda la empresa - ya sea en la oficina, viajando o trabajando de forma remota. Spector 360 registra las pginas web visitadas por los empleados, correos electrnicos enviados y recibidos, los chats y mensajes instantneos, las pulsaciones de teclas, transferencia de archivos, documentos impresos y aplicaciones ejecutadas. Adems, a travs de la primera cmara de grabacin de vigilancia, el software muestra detalladamente en forma visual lo que hace un empleado paso a paso. Al empleador le permitir identificar qu actividades realizan sus empleados por lo tanto conocer el nivel de productividad de los mismos, con esto hacer planes de accin o identificar oportunidades de mejora entre sus colaboradores. 2.- Como se pueden beneficiar las empresas al usar este software? El software le permite a la empresa registrar las actividades en Internet y las actividades de cada uno de sus empleados en sus computadores, alimentan esa informacin en una base de datos y proporciona informes personalizados donde podramos identificar lo siguiente: Que empleados pasan ms tiempo en navegar sitios web? Quines utilizan mayor tiempo en los sitios de compras, sitios de deportes o en los sitios para adultos? Que empleados utilizan: chat, Hotmail, Gmail, Facebook, Twiter? Que empleado enva la mayora de los mensajes de correo electrnico con archivos adjuntos? Que empleados puede provocar fugas de informacin confidencial de la empresa a travs de medios extrables como unidades flash, CDs, DVDs y USBs. Que empleados imprimen documentos sensibles? 3.- Como se sentira si su empleador usara este software en donde labora para monitorear lo que usted hace en el trabajo? explique su respuesta. Concluimos que, de alguna manera, todos somos monitoreados por nuestros empleadores por medio de diferentes herramientas. Las empresas son transparentes e indican claramente a sus empleados que cuentan con diferentes filtros que controlan la informacin que se maneja a diario.

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