Los sistemas de informacin en el arranque del negocio

Ing. Gabriela Gern Pin

Introduccin
En los planes de negocios se indica que se defina el software, hardware, origen de la tecnologa y licencias que apoyarn el proyecto que se va a emprender. Me llama la atencin que cuando los emprendedores desarrollan este punto lo hacen de manera general, sobre todo cuando su idea de negocio no est relacionada al rea de tecnologa. La intencin del presente artculo es resaltar la importancia de identificar desde el arranque de un negocio el sistema de informacin que se utilizar, aprovechar los recursos disponibles con los que cuentan los emprendedores, que van desde software, revistas especializadas, hasta los apoyos econmicos a los que tienen acceso.

Los Sistemas de Informacin y su Clasificacin

En la poca actual escuchamos continuamente sobre los sistemas de informacin. algunas de sus definiciones ms famosas: Veamos

Conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las activida des de una empresa o negocio. [Cohen y Asn, 2000] Componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y visin en una institucin. [Laudon y Laudon, 1996] De acuerdo a lo anterior, los emprendedores deben identificar que los sistemas de informacin les apoyaran en el funcionamiento de sus negocios, les proporcionarn informacin oportuna para la toma de decisiones y debern generar valor para el cumplimiento de su visin y objetivos estratgicos.

Existen varias clasificaciones de los sistemas de informacin, veamos una de ellas que hace sentido en el mundo de los negocios: Sistemas Transaccionales: Son aquellos que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin o negocio. Sistemas de apoyo para la toma de decisiones: Ayudan a la empresa en el proceso de toma de decisiones, entre ellos se encuentran los sistemas para la toma de decisiones en grupo y sistemas de informacin para ejecutivos.

Sistemas Estratgicos: Se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas.

De acuerdo a la clasificacin anterior, tpicamente las instituciones comienzan utilizando sistemas transaccionales para apoyar a sus diferentes procesos, a medida que se tiene una mayor madurez en el uso de los sistemas se puede contar con suficiente informacin para implementar sistemas de apoyo para la toma de decisiones y por ltimo, se llega a un nivel ms sofisticado en el uso de la informacin cuando ya la institucin desarrolla su propia tecnologa e inteligencia de negocios para lograr ventajas con respecto a su competencia. Es importante que cualquier persona que quiera emprender un negocio conozca esta clasificacin para que al momento de adquirir un sistema de informacin identifique que tiene que ir de manera gradual, ya que no se puede implementar sistemas estratgicos si los procesos no estn completamente automatizados y si no se cuenta informacin histrica.

Estadsticas del Uso de Sistemas de Informacin en Mxico

De acuerdo a la Secretara de Gobierno, Mxico tiene un nivel de gasto en tecnologas de la informacin y comunicaciones (TIC) de 3.2% del PIB, ubicndose en el lugar 50 a nivel mundial. Este rezago es an mayor en trminos de gasto en software, que es 6 veces inferior al promedio mundial y 9 veces menor que el de EUA. Las estadsticas anteriores nos indican que en nuestro pas existen reas de oportunidad en el uso de las tecnologas de informacin, pese a que cada da ms empresas consideran a los sistemas como parte estratgica del xito de su negocio. En las siguientes dos grficas se presentan estadsticas del Inegi de 2003. La primera identifica el porcentaje de empresas que utilizan equipo de cmputo en sus procesos administrativos, y la segunda, el porcentaje de empresas que usan internet en sus relaciones con clientes y proveedores. Esta informacin est clasificada por tamao de empresa y por sector al que pertenecen las empresas encuestadas.

De acuerdo a esta informacin, podemos apreciar que medida que una empresa crece, el uso de los sistemas de cmputo e internet en sus procesos y relaciones con clientes y proveedores es necesario, ya que de otra manera administrar el negocio se vuelve complejo. Asimismo podemos percibir que el sector de servicios es donde ms uso se da a los sistemas de informacin, seguido del manufacturero y por ltimo el de comercio. Las direcciones de corporativos, informacin en medios masivos, servicios financieros y de seguros son las industrias que ms se apoyan en el uso de tecnologas de informacin. Los sectores en donde se apoyan de una menor manera son los electricidad, agua y suministro de gas por ductos al consumidor final, agricultura, ganadera, aprovechamiento forestal, pesca y caza. Todas estadsticas nos resaltan la importancia de implementar sistemas de cmputo e internet en los negocios en Mxico, as como que los emprendedores deben visualizar que a medida que su negocio crecer requerir de un mayor uso de sistemas de informacin. Dependiendo del sector en el que operarn, deben tener claro el uso que la industria le da a la tecnologa.

La Importancia de los Sistemas de Informacin

El llevar a cabo la administracin de una pequea empresa desde sus inicios, es una tarea sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y desarrollo. Una de las herramientas con mayor potencial para lograr obtener fuertes bases en las empresas es el uso adecuado de la informacin. Es por esto que el uso de sistemas de informacin aporta un apoyo significativo para todas aquellas empresas que buscan un futuro exitoso. La informacin es un recurso vital para toda organizacin, y el buen manejo de sta puede significar la diferencia entre el xito o el fracaso para todos los proyectos que se emprendan dentro de una institucin que busca el crecimiento. El manejo de la informacin es fundamental para cualquier empresa, con ello puede lograrse un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de capacidad de desarrollo. La informacin permite identificar cules son las fortalezas con las que se cuenta y cules son las debilidades y sectores vulnerables como organizacin. El tenerlas claras implica tener la habilidad de planear acciones que nos permitan fortalecernos, realizar una planeacin alcanzable y factible, identificar reas que requieren mayor atencin, as como poder controlar las actividades de la organizacin. El objetivo bsico de la informacin es apoyar a la toma de decisiones dentro de la organizacin. Se busca tener ms bases sustentables para poder decidir qu es lo que se va a hacer y qu rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon. En una pequea empresa se le debe de poner una atencin sumamente especial a la informacin que se genera cada da, ya que la adecuada interpretacin de sta pondr los cimientos necesarios para consolidarse como una empresa de xito en el mercado y se obtendr una mayor oportunidad de crecimiento y expansin.

Un sistema de informacin nos permite tener un control sobre todos los elementos de la empresa y todos sus recursos con los que cuenta, as se evitarn desperdicios o prdidas de recursos materiales y dems. Si se tiene menos desperdicios y prdidas se vern reflejados en los estados financieros de forma positiva para toda la organizacin. Con un sistema de informacin se puede tener el control sobre el inventario con el que se cuenta y as saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que se necesita. Con esto se obtendr una mejora en el servicio a los clientes, un incremento en las ventas y mejor manejo y administracin de los recursos econmicos de la empresa. Por todo lo anterior, podemos concluir que los sistemas de informacin son una herramienta necesaria e importante para el flujo de la informacin en una empresa, son una fuente importante de apoyo para llevar a cabo la direccin de la misma y proporciona los conocimientos bsicos para la realizacin de las actividades de cualquier rea.

Recursos disponibles para apoyar a los emprendedores

Los emprendedores cuentan con diferentes apoyos en trminos de sistemas de informacin. Vamos a clasificar estos apoyos en tres rubros: 1. Software de uso libre, 2. Revistas y publicaciones en lnea y 3. Apoyos econmicos. 1. Software de uso libre En trminos de software podemos diferenciar entre software de uso libre y software que requiere licenciamiento. Este ltimo requiere que el dueo del negocio cubra un costo que le da derecho a las licencias, capacitacin para el uso e instalacin del mismo. En este caso vamos a enfocarnos en el software de uso libre pensando en apoyar el arranque de los negocios y que les sirva como apoyo para que los emprendedores administren sus negocios. A medida que el negocio vaya fortalecindose, es sumamente importante adquirir software especfico y especializado en cada rea. Hablaremos ms tarde de los distintos apoyos econmicos con los que cuentan los emprendedores por si tienen los identificados desde el inicio del negocio los sistemas que utilizarn y que consideran que son una parte fundamental de su operacin.

La mayora de las opciones de software de uso libre son sencillas. No sirven para una administracin total de una empresa, pero como lo mencionamos anteriormente, pueden ahorrar costes en licencias hasta que se adquiera un sistema de gestin integral. Algunos ejemplos de este software tenemos al programa PDF Edit, que es un opensource el cual es una alternativa para el famoso Adobe Reader. Una de las mayores ventajas del PDF Edit, es la posibilidad de hacer ediciones bsicas en los documentos PDF que estemos leyendo con este programa. En los antivirus encontramos al AVG, que es considerado uno de los mejores en el mercado en su versin gratuita. Como navegador se puede utilizar Mozilla Thunderbird que es una alternativa de gran calidad al Explorer de Microsoft. Tambin existen programas de comunicacin instantnea como el Messenger o el Skype que ofrecen una buena calidad de servicio y se puede hacer conferencias con ellos. Skype tambin ofrece la posibilidad de llamar a telfonos mediante el prepago a precios razonablemente bajos. Lynux ofrece un sistema operativo freeware, que por lo tanto nos ahorra los costos de una licencia de Windows Vista. Adems pueden utilizarse hojas de clculo, procesadores de texto y muchos programas adicionales para prcticamente todas las necesidades que puedan surgir, sin tener que desembolsar nada por ellas. Google tambin ofrece hojas de clculo y procesadores de texto gratuitos. Como podemos ver, el mercado est lleno de opciones que pueden ayudar a los emprendedores en sus actividades diarias. Estn al alcance de todos aquellos que las busquen en Internet.

2. Revistas y publicaciones en lnea

Para estar ms enterados del mundo de los sistemas de informacin, los emprendedores pueden consultar diferentes revistas tanto impresas como en lnea. En el mbito mundial existe una gran variedad de revistas, eventos y publicaciones. En Internet se encuentran gran cantidad de revistas especializadas en el rea computacional y muchas de ellas editadas en Estados Unidos. Algunas de las revistas comerciales ms conocidas estn Byte, PcWorld, Media, Cadence, Computer World, Personal Computing, PC Computing por mencionar algunas. Hay revistas que se puede tener acceso a ellas de forma gratuita va electrnica y otras se requiere tener suscripcin. A nivel nacional, contamos con diferentes revistas, donde destacan las impresas por el grupo Sayrols como por ejemplo: eSemanal, revista especializada en tec nologas de la informacin enfocada a distribuidores de software y hardware; Cmputo y Negocios, publicacin mensual enfocada a brindar beneficios y soluciones de negocio y tecnologa a dueos y directivos de las

pequeas y medianas empresas mexicanas; Link revista especializada en direcciones de Internet; Net@, enfocada a Telecomunicaciones. Se invita a los emprendedores a que consulten este tipo de publicaciones que les ayudarn a conocer los sistemas de informacin que estn en el mercado y que actualmente se estn utilizando en cada industria.

3. Apoyos a los Emprendedores

Los emprendedores cuentan con diferentes programas para ayudarlos a adquirir hardware, software y capacitacin. A continuacin se detallan estos programas:

PROSOFT (Programa para el Desarrollo de la Industria del Software) La Secretara de Economa, en coordinacin con organismos empresariales y empresas del sector, dise el Programa para el Desarrollo de la Industria del Software (PROSOFT). El objetivo del PROSOFT es impulsar a la industria de software y extender el mercado de tecnologas de informacin en nuestro pas. PROSOFT defini algunas estrategias en donde se resaltan las siguientes: Desarrollar el mercado interno apoyando a las empresas para que usen hardware y software en sus operaciones (Inventarios, Normas, Contabilidad) y en su relacin con proveedores y clientes (Digitalizacin de Cadenas de Valor) Apoyo a Emprendedores que Fomenten el desarrollo del Sector de TI y/o el uso de las TI en el pas.

Algunos de los apoyos que brinda PROSOFT son para la capacitacin en uso de sistemas de informacin, cursos de capacitacin, infraestructura (equipamiento tecnolgico, equipamiento de un proyecto productivo, software (herramientas y paquetera), normas y modelos, desarrollo de TI,

proteccin de la propiedad intelectual, comercializacin, estudios, servicios profesionales, eventos, innovacin, creacin y fortalecimiento de fondos.

Programa de Capital Semilla PYME Es un programa que proporciona apoyo financiero en forma de crdito simple a los proyectos viables de emprendedores, para la formacin y arranque de nuevos negocios incubados a travs de las incubadoras reconocidas por el Sistema Nacional de Incubacin. Qu financia el programa de capital humano? Adquisicin de maquinaria y equipo Inversiones para lanzar el producto al mercado Adaptacin y remodelaciones Registro de patentes Capital de trabajo para la operacin del negocio

Registro CONACYT De Consultores Tecnolgicos (RCCT) Es un programa creado inicialmente para proporcionar asesora, gestin tecnolgica, asistencia tcnica y seguimiento a los proyectos financiados por la institucin, principalmente a travs del Fondo de Investigacin y Desarrollo para la Modernizacin Tecnolgica (FIDETEC). Posteriormente, el programa ha sido ampliado para brindar servicios de calidad a los empresarios interesados en ejecutar proyectos de desarrollo tecnolgico o resolver problemas tcnicos especficos de produccin para aumentar su competitividad. El RCCT est integrado por firmas de consultora, investigadores, ingenieros, tcnicos, administradores y otros especialistas distinguidos por sus conocimientos prcticos y profesionales, todos ellos relacionados con actividades de innovacin, transferencia, desarrollo tecnolgico y mejoramiento de la calidad.

NAFIN (Nacional Financiera) Por otro lado, NAFIN cuenta tambin con un programa de apoyo a las PyMES por medio del cual NAFIN ofrece precios preferenciales para la adquisicin de tecnologa, adems de contar con convenios con algunos bancos como HSBC y BANORTE con los cuales se favorece la modernizacin de las pequeas y medianas empresas.

Conclusiones Como observamos a lo largo del artculo, los sistemas son sumamente importantes en el arranque del negocio debido a que apoyan en el control de las operaciones bsicas y proporcionan informacin para la toma de decisiones. Es esencial que los emprendedores tengan claro desde el inicio de su negocio que usarn los sistemas de informacin como una herramienta clave para el logro de sus objetivos. Pudimos observar tambin que los emprendedores tienen diferentes apoyos a su alcance, desde software de uso libre, revistas y materiales especializados, apoyos econmicos y de capacitacin. Espero que este artculo brinde algunas ideas a las personas que estn prximas a iniciar el desarrollo de su Plan de Negocios y que vean con otra perspectiva a los sistemas de informacin.

Referencias Bibliogrficas Barcelo y Prez (2003). El impacto en las PYMES de los Sistemas de Informacin en Hermosillo, Sonora, Mxico. URL: http://www.inf.udec.cl/~revista/ediciones/edicion9/mbarcelo.PDF Cohen y Asn (2000). Sistemas de informacin para los Negocios. Edit. McGrawHill, 2000 Conacyt (2009). Portal del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa del CONACYT. URL: http://www.conacyt.mx/damt/index.html Fernndez y Planta (2005). Los sistemas de informacin gerencial en las PYMEs en el marco de la creacin de un entorno de xito en tiempos de crisis. URL: http://www.tecnologiahechapalabra.com/negocios/pymes/soluciones/articulo.asp?i=195 Inegi (2009). Establecimientos que usan tecnologas de la informacin en sus procesos y relaciones con los clientes, por tamao del establecimiento, 2003. URL: http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/espanol/rutinas/ept.asp?t=apin81&s=est&c=14149

Inegi (2009). Establecimientos que usan tecnologas de la informacin en sus procesos y relaciones con los clientes, por sector de actividad econmica, 2003. URL: http://www.inegi.org.mx/est/contenidos/espanol/rutinas/ept.asp?t=apin80&s=est&c=14150 Orozco, Lourdes (Julio 2004). Sistemas y Tecnologas de Informacin para las Pequeas y Medianas Empresas. URL: http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n39/lorozco.html Secretaria de Economa (2009). Programa para el Desarrollo de la Industria del Software (PROSOFT). URL: http://www.economia.gob.mx/?P=1128