PROCESOTCNICODE LOSARCHIVOS

Lostrabajosdelarchivero

Elprocesoarchivstico
Normalizacin documentos Identificacin Valoracin Organizacin
Clasificacin Ordenacin Estampillado Instalacin

de

Descripcin
guas, inventarios, catlogos yloscensos

Conservacin Accesibilidad

1.Normalizacinprenatal
Una norma sedefine
comounafrmulaconvalordereglaindicativa y,enmuchoscasos,imperativa, quetieneventajasdeeficaciayeconoma

Lasnormasquesepuedenaplicar antesdenacer losdocumentosson

denaturalezamaterial
s (dimensiones,calidadytiposdepastadepapel, caractersticasdelastintas,formatosdecarpetillasy legajos...,mobiliariodearchivos...)

odenaturalezaintelectual
s (membretesidentificativos,elextractodeldocumento,el vocabulariodelastipologasdocumentales,cdigos numricosdeclasificacin,estudiodeformularios,software compatible).

2.Identificacin
Descubre ydefineencadadocumento,libroy expediente
losorganismosdedondeproceden (p.e.ConsejodeIndias) laoficinadondesegestionaoproduce,(MesadePanam) lafuncinquedocumentan (propuestadecargospblicos) lamateriaquecontienen (propuestadelobispotal) ylafechadesuemisin

Unarchivodesorganizadodebeserprimero identificado,antesdeprocederasureorganizacin

3.Valoracin
Elarchiverodebecalcularlavalencia efmerao permanente:
Administrativa(memoriadeadministracin), Jurdica (justificacindederechosyobligaciones), Fiscal(obligacionesconelFiscootributarias informativa(informacingeneralparapoder) histrica(informacinsobreelpasadoremoto)

Sesealan:
laaccesibilidadoelsecretoeintimidaddelosdocumentos. Laconservacinoladestruccin

colaboran conelarchiverolasoficinasproductoras ylasnormativaslegales.

4.Organizacin
Elmejormtododeorganizacindeunarchivo
esrecrearosimplementerespetarelordenoriginarioque tuvieronodebierontenerlospapelesencadaunadelas oficinasproductoras. esunmtodoobjetivo
s porquecualquieraqueseaelarchivero,sisehacebien,el resultadoeselmismo. s Sisedesorganizaramilveces,elresultadodeorganizarlo conformealordennaturalyoriginarioseramilvecesel mismo.

tresoperaciones:la clasificacin,la ordenacin,y la instalacin.

4.1Clasificacin
esjuntaryseparargruposdocumentales
segnelprincipioclavedelaArchivstica:elrespetoala procedenciadelosfondosdocumentales

Lasbibliotecasseorganizanpor materias o contenidos. losarchivos clasificanslo

s Por fondos (conjunto documental producido por una institucin,rganooentidad) s por series dentro de los fondos (Libros, expedientes o documentos en caracterizados por materializar funciones, competenciasyprocedimientoscaractersticosydistintos), s porexpedientesdentrodelasseries(losdocumentosreferidos alprocedimientodeunasunto) s y por documentos sueltos en el caso de la correspondencia epistolarrecibidayemitida.

4.2.Ordenacin
establecer dentro de las series, expedientes y documentos,yaclasificados,
una secuencia natural (orden segn los momentos de la gestinquelosorigin), alfabtica (expedientes personales o de materias). Orden abierto. geogrfica(seriesydocumentosreferidosaciudadesobarrios ocalles) numrica (documentos contables, documentos de correspondencia). El orden numrico es cerrado y no permite interpolacionesniprdidas.

Si el orden de una caja se refleja mediante una numeracinalpizblando

s esmejor, puesseahorramuchotrabajosihayquerecomponer elordenperdido.

4.3.Estampillado
Sellado indeleble y de pequeas dimensiones) de losdocumentos
con el distintivo emblemtico o acrnimo de la institucin poseedoradelarchivo esunaprecaucinparaevitarelhurtodedocumentos. Laestampilladebeserpequea ycolocadaenunsitioqueno alterelaaparienciaoriginaldeundocumento(aldorso,enuna esquinainferior...) Nosedebeasesinarundocumentomediantelaposicindeun selloaadidograndeyenposicinemblemtica(comoallado delafirma)

4.4.Instalacin
Instalar escolocarladocumentacinya

clasificadayordenada
s encajas s relativamentehermticas s decomposicinligeramentealcalinaono cida, s slidas, s manejablesensutransporteyuso s yconsignaturasclarasyhermosasenmarbetesestticos. s Laposturamsnaturalesladelacajaacostadaporellado mayorydemssuperficie,pueseslaposturanaturaldel papel. s enlegajosoatados s ligeramenteapretados s Concintasdealgodnanchas s .Lacuerdadecamofinaobramantedebedesaparecer absolutamenteporquecortaydestruyeladocumentacin

5.Descripcin
Describir es referir en bases de datos o en libros tradicionales los contenidos y la situacin exacta delosdocumentosdearchivo. Labuenadescripcin
s supone todas las tareas anteriores de normalizacin, identificacin,valoracinyorganizacin s ypermitealarchiveroelgobiernointelectualymaterialdetodos losdocumentos:Sabersucontenido,suexistenciaodesaparicin yellugarocajadondesehallan.

Losproductosdeladescripcinson
s las Guas, los Inventarios, los Catlogos, los Indices y los Censos.

5.1.Descripcin:LasGUAS
proporcionanalusuarioinformacindeprimera mano
sobrelaexistencia,historiayemplazamientosdelosarchivos, sobresucontenidoglobalypanormico sobrelosserviciosquepresta(horariosdeapertura,servicios defotocopiaofotografa,personalencargado...). Esdecirlos26elementosdelaISADG

Tienenformatodedpticos,libros,pginas webs o CD. puedenhacerseGuas

mundiales,continentales,nacionales,regionales,provinciales ...

5.2.Descripcin:los INVENTARIOSv(1)
Los inventarios sonrelaciones
de signaturastopogrficas, contenidos,accesibilidad y fechas detodaslasunidadesarchivsticasdeinstalacin paraelgobiernointernodelarchivoyparausodelosusuarios.
s sirven para testimoniar la existencia o ausencia de una caja o expediente, s parafacilitarlosrecuentosperidicosyreglamentarios, s para garantizar el orden de los documentos en caso de un eventualdesorden s y para facilitar la busca de un documento mediante la localizacindelasignaturatopogrfica.

5.2.Descripcin:los INVENTARIOS(2)
El inventario fundamentales: consta de tres columnas
s 1,lasignaturatopogrfica, s 2,elcontenidodelaunidaddocumentalysuaccesibilidad ono, s y3,lasfechasextremas.

Olos6elementosobligatoriosdelaISADG Suelenirprecedidos
s deuncuadrosinpticodeclasificacino titulario

yconcluyenconunndicedematerias,personasy lugares.

5.3.Elcatlogo
Relaciona conmuchopormenor
(contenido, fechas, formato, dimensin, estado de conservacin,signaturatopogrficadeunarchivoodevarios) de las unidades documentales menores que la serie, o elementosobligatoriosyalgunonoobligatorio(comoalcance ycontenido)
s es decir, los expedientes y los documentos sueltos de uno o mltiplesarchivos

La descripcin no respeta el orden natural del archivo,

sinocreaelcronolgico,demateriasogeogrfico,porqueson fundamentalmentetemticosynoorgnicos.

Ej. Catlogo de documentos medievales de la ciudad de Sevilla, el Catlogo de documentos referentesaAndalucaenlosarchivositalianos.

5.4.Losndices
relacionanlosdocumentosmediante
palabrassueltas,claras yconcisas,sinruido que especifican personas, lugares, temas o materias.

Puedeneditarse
slos o como acompaantes de Guas, Inventarios y Catlogos.

5.5.Loscensosdearchivos
El Censo esunarelacin
s dearchivosysuscircunstanciasmaterialesydescriptivas s realizadoconfinespolticosyestadsticos,nodeinvestigacin. s Aligualquehaycensosdepoblacin,deviviendas... haycensos deArchivos.

Losdatosquerecogenson
s las direcciones, telfonos, cuadro sinptico de fondos y colecciones, instrumentos de descripcin, investigaciones realizadas,plantillas,estadodeconservacinydeledificio...

Sirven para marcar las polticas de actuacin en archivos y conocer la situacin del Patrimonio documental

6.Conservacin
Puedeser:
Preventiva
s Esmsbarata s Situacinyemplazamientodeledificio(guerras,aluviones, incendios...) s Salubridaddeledificioalaluz,lahumedad,la contaminacin,lavibracin s Salubridaddesoportesytintas

Curativa
s Esmuycaraydebeestarhomologada. s Fases(Diagnosis,fotografa,expediente,limpieza, desacidificacin,reintegracinmanualomecnica, laminacin

6.1.Lacuracindedocumentos
Nunca debeserempricays siempre cientfica Unarestauracinpuedeser
reversible o irreversible: Todas las documentales deben ser reversiblesencasodequeseeficaciaseconviertaendao.

La restauracin documental debe ser ms funcionalqueesttica:

Debengarantizarelmanejoylalectura,msquelabellezadel documento.LosEstenoesunaesculturaoimagenexpuestaal culto.

Verdaderaofalsa:Ningunarestauracin debe falsearlaverdadmaterialdeldocumento deterioradoysaneado.

Exploracinporrayosuv

Lavadodedocumentosporagua

Fibralargaparareintegrarpapel

Fibralargaparareintegrarpapel

Reintegracinmanual

Esptulaelectricaparareintegrar.

Reintegracinmanual

Reintegradormecnicopor absorcin

Limpiezamecnica

Limpiezamecnicaconsaquito

Limpiezadepergamino

Adhesivoalcalino

Esptulasparareintegrar

Curacindeunlibro

Procesorestauradordellibro

Productodelareintegracin mecnica

Productodelareintegracin mecnica

Reintegracinmecnica

Liofilizacinocongelacinde documentosmojados

Cmaraparasublimarelagua heladadelaliofilizacin

Medidordeintensidaddeluz

Estanteraparaplanos

Estanterasparalibrospesados

Termohigrgrafo

7.Accesibilidad
Laaccesibilidadalosarchivospuedeser
legal (Leyesdeacceso) otcnica:
s Siunarchivoeslegalmenteaccesible,sudesorganizacin lohacetcnicamenteinaccesible. s Unarchivosininventario,esdecirsinconstanciasdela existenciaoinexistenciadepiezas,deberaserinaccesible alosinvestigadores,amenosquesetomenmuchas cautelas.Sloelinventariopermitetestimoniarloquese pierdeyconserva.

Rgimenlegaldeacceso
Documentacinhistrica(conmsde25aos (Estado)o30aos(autonmica):
Accesolibre:Concarctergeneral Accesopreviaautorizacin:
s Porrazonesdeinterspblico s Secretosoficiales,segnley. s RiesgosparaseguridaddelEstadooaveriguacinde delitos. s Porrazonesdeintersprivado s Datospersonalesdecarcterpolicial,procesal,clnico,de seguridad,dehonor,deintimidad,salvoautorizacindelos interesados,salvoquehayatrascurrido25aosdelamuerte delapersonao50delafechadeldocumento

Rgimenlegaldeacceso
Documentacinadministrativaconmsde15aos (Estado)y10(AutonomaAndaluza):
Accesolibre:Peticinindividualizadadedocumentos,sinque quepapeticingenricadeunamateria. Accesopreviaautorizacin:
s Porinterslegtimoacreditadoparaaccederadocumentosde carcternominativo,nontimos. s Porintershistrico,cientficooculturaldeexpedientes, siemprequequedegarantizadalaintimidad

Accesoreservado:Documentosdecarcterntimo. Accesonegado:ActuacionesnosujetasaDerecho Administrativo,DefensaNacional,Investigacindedelitos, secretoscomercialesoindustriales,polticamonetaria

LeyesdeaccesoalosArchivos
Leyorgnica1/1982deProteccindelderechoalhonor,intimidad personalyfamiliar,yalapropiaimagen Ley3/1984,deArchivosdeAndaluca Ley16/1985delPatrimonioHistricoEspaol Ley30/1992delRgimenJurdicodelasAdministracionesPblicasy delProcedimientoAdministrativoComn RealDecreto1/1996detextorefundidodelaLeydePropiedad Intelectual. OtrasLeyes:SecretosOficiales,LeydeEstadstica,etc. RealDecreto1969/1999queregulalaexpedicindela TarjetaNacionaldeInvestigadoraralaconsultadelosarchivos...