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Manual de procedimiento
Indice 1. Introduccin 2. Utilidad 3. Conformacin Del Manual 4. Fuentes De Informacin 5. Preparacin Del Proyecto . !i"lio#raf$a 1. Introduccin Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y e emplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, m!quinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda au"iliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus efes de que el traba o se est! realizando o no adecuadamente. 2. Utilidad #ermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su e ecucin. $u"ilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. %nterviene en la consulta de todo el personal. &ue se desee emprender tareas de simplificacin de traba o como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. #ara establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya e"istente. #ara uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de traba o y evitar su alteracin arbitraria. 'etermina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. (acilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. $umenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben )acer y cmo deben )acerlo. $yuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. *onstruye una base para el anlisis posterior del traba o y el me oramiento de los sistemas, procedimientos y m+todos. 3. Conformacin Del Manual $, %'E-.%(%*$*%/Este documento debe incorporar la siguiente informacin0 0* 1ogotipo de la organizacin. 1* -ombre oficial de la organizacin. 2* 'enominacin y e"tensin. 'e corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. 3* 1ugar y fec)a de elaboracin. 4* -2mero de revisin 3en su caso,. 5* Unidades responsables de su elaboracin, revisin y4o autorizacin. 6* *lave de la forma. En primer t5rmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por 2ltimo, el n2mero de la forma. Entre las siglas y el n2mero debe colocarse un guin o diagonal. 6, 7-'%*E 8 *8-.E-%'8 9elacin de los cap:tulos y p!ginas correspondientes que forman parte del documento. *, #9;18<8 =48 %-.98'U**%/-

E"posicin sobre el documento, su contenido, ob eto, !reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. #uede incluir un mensa e de la m"ima autoridad de las !reas comprendidas en el manual. ', 86>E.%?8S 'E 18S #98*E'%@%E-.8S E"plicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. 1os ob etivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de traba o y evitar su alteracin arbitrariaA simplificar la responsabilidad por fallas o erroresA facilitar las labores de auditoriaA facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilanciaA que tanto los empleados como sus efes conozcan si el traba o se est realizando adecuadamenteA reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras venta as adicionales. E, $9E$S 'E $#1%*$*%/- =48 $1*$-*E 'E 18S #98*E'%@%E-.8S Esfera de accin que cubren los procedimientos. 'entro de la administracin pBblica federal los procedimientos )an sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en0 procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales. (, 9ES#8-S$61ES Unidades administrativas y4o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases <, #817.%*$S 8 -89@$S 'E 8#E9$*%/En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma e"pl:cita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. $dems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. $ continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento0 7* Se definirn perfectamente las pol:ticas y4o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est+ no incurra en fallas. 8* 1os lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. 9* 'ebern ser lo suficientemente e"pl:citas para evitar la continua consulta a los niveles errquicos superiores. C, *8-*E#.8 3S, #alabras o t+rminos de carcter t+cnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para )acer ms accesible al usuario la consulta del manual. %,#98*E'%@%E-.8 3descripcin de las operaciones,. #resentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, e"plicando en qu+ consisten, cundo, cmo, dnde, con qu+, y cunto tiempo se )acen, seDalando los responsables de llevarlas a cabo. *uando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. >, (89@U1$9%8 'E %@#9ES8S. (ormas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se ad untan como ap+ndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe )acerse referencia espec:fica de +stas, empleando para ello nBmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. .ambi+n se pueden adicionar instructivos para su llenado. E, '%$<9$@$S 'E (1U>8. 9epresentacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y4o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas 3procedimiento general,, o los puestos que intervienen 3procedimiento detallado,, en cada operacin descrita. $dems, suelen )acer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. 1os diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. #ara este efecto, es aconse able el empleo de s:mbolos y4o grficos simplificados. 1, <18S$9%8 'E .F9@%-8S. 1ista de conceptos de carcter t+cnico relacionados con el contenido y t+cnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. #rocedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos '%SEG8 'E1 #98=E*.8. 1a tarea de preparar manuales administrativos requiere de muc)a precisin , toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor e"actitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner muc)a atencin en todas y cada una de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el

que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la e ecucin del traba o. $, 9ES#8-S$61ES #ara iniciar los traba os que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, au"iliado por un equipo t+cnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseDo, implantacin y actualizacin. 'e esta manera se logra )omogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin. #or lo que respecta a las caracter:sticas del equipo t+cnico, es conveniente que sea personal con un buen mane o de las relaciones )umanas y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus ob etivos, estructura, funciones y personal. #ara este tipo de traba o, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la e"periencia necesarios para llevarlo a cabo. #or la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de me oramiento administrativo 3en caso de contar con este mecanismo,. $simismo, puede contratar los servicios de consultores e"ternos. 6, 'E1%@%.$*%/- 'E1 U-%?E9S8 'E ES.U'%8 1os responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de traba o para estar en posibilidad de actuar en +lA para ello, deben realizar0 ES.U'%8 #9E1%@%-$9 Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. *on base en +l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el traba o y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. 4. Fuentes De Informacin 9eferencia de las instituciones, reas de traba o, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se pueden mencionar0 H%nstituciones0 I8rganizaciones que traba an coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es ob eto de estudio. I8rganizaciones l:deres en el mismo campo de traba o. I8rganizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio. I8rganizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organizacin que se estudia. H$rc)ivos de la organizacin0 I<eneral. I'e las reas de estudio. H'irectivos y empleados0 I#ersonal del nivel directivo que mane a informacin valiosa, ya que conocen si el con unto de arc)ivos responde a la realidad. I#ersonal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos. HJreas de traba o0 I-iveles de la organizacin que refle an las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal. H*lientes y4 o usuarios0 9eceptores de los productos y4 o servicios que genera la organizacin. H@ecanismos de informacin0 9ecursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o e"terna a la organizacin que sirven como soporte al estudio. 5. Preparacin Del Proyecto 9ecabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por0 H#ropuesta t+cnica, 3que debe de incluir,0 I$ntecedentes0 recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. I-aturaleza0 tipo de manual que se pretende realizar. I>ustificacin0 demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las venta as que ello reportar a la organizacin. 8b etivos0 logros que se pretenden alcanzar. I$cciones0 iniciativas o actividades necesarias para su consecucin.

I9esultados0 beneficios que se esperan obtener en cuanto a me orar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y4 o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. I$lcance0 rea de aplicacin que cubre el estudio en t+rminos de ubicacin en la estructura orgnica y4 o territorial. I9ecursos0 requerimientos )umanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo. I*osto0 estimacin global y espec:fica de recursos financieros que demanda su e ecucin. IEstrategia0 ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos. I%nformacin complementaria0 material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. c, #98<9$@$ 'E .9$6$>8 I%dentificacin0 nombre del manual. I9esponsable3s,0 unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. IJrea3s,0 universo ba o estudio. I*lave0 nBmero progresivo de las actividades estimadas. I$ctividades0 pasos espec:ficos que tienen que darse para captar la informacin. I(ases0 definicin del orden secuencial para realizar las actividades. I*alendario0 fec)as asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. I9epresentacin grfica0 descripcin del programa en cuadros e imgenes. I(ormato0 presentacin y resguardo del programa de traba o. I9eportes de avance0 seguimiento de las acciones. I#eriodicidad0 espacio de tiempo dispuesto para informar avances. 6, #9ESE-.$*%/- 'E1 #98=E*.8 $ 1$S $U.89%'$'ES *8@#E.E-.ES a, #$9.%*%#$-.ES #ara depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a0 HJrea 3s, que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la obligacin de conocer el proyecto en forma detallada. HJreas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar o adecuarse. HJrea responsable del mane o de los recursos econmicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma ms espec:fica. b, 9ES#8-S$61E 'E SU $U.89%K$*%/$simismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su e ecucin, para su aprobacin. Una vez autorizado, el responsable debe )acer del conocimiento de todos los niveles errquicos la intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del traba o. Sin este requisito, la labor de integracin del manual se ver:a seriamente dificultada. *, *$#.$*%/- 'E 1$ %-(89@$*%/*omo primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del traba o. a, *apacitacin del personal Una vez integrado el grupo de traba o, se debe capacitarlo, no slo en lo que respecta al mane o de medios de investigacin que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambi+n en todo el proceso que se seguir para preparar el manual. #or ello, se debe dar a conocer a los participantes el ob etivo que se persigue, as: como los m+todos de traba o adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn.3cuestionarios, formatos, etc+tera,, responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de informacin a captar y distribucin del traba o a cada persona. *uando el grupo de traba o sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y )omogeneizar la informacin. Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos. b, 1evantamiento de la informacin 1os esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de )ec)os que permitan conocer y analizar informacin espec:fica y verdaderamente Btil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. $simismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, basado en el ob etivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una l:nea de accin uniforme. Esta actividad e"ige mantener una relacin constante con las fuentes internas emisoras de la informacin, as: como con las reas u organizaciones con otra ubicacin f:sica. #ara recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes t+cnicas de recopilacin0

%nvestigacin documental0 Esta t+cnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inter+s relacionados con el manual. #ara ello se estudian documentos tales como bases ur:dicoI administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio. *onsulta a sistemas de informacin $cceso a sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar informacin interna y4o de sistemas e"ternos a la organizacin enlazados a trav+s de redes. Encuesta0 Este m+todo implica la realizacin de entrevistas personales con base en una gu:a de preguntas elaborada con anticipacin. .ambi+n se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido )omog+neo. Esta t+cnica se considera de gran utilidad para reunir informacin preliminar al anlisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la informacin. 1a encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en la misma clase de tareas. .ambi+n se puede recabar informacin de clientes y4o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactBan con la organizacin. 1os cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por cap:tulos o temtica espec:ficos. Este medio permite a)orrar recursos y tiempoA sin embargo, la calidad de la informacin que se obtiene depende de su estructuracin y forma de presentacin. En t+rminos generales, todo cuestionario debe e"presar el motivo de su preparacin, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. $simismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cmo contestarlo. 1a entrevista consiste bsicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. #ara que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos0 .ener claro el ob etivo0 para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o gu:a de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta gu:a puede operar a manera de marco de traba o para que, al t+rmino de la misma, se pueda verificar si se )a obtenido la informacin requerida. Establecer anticipadamente la distribucin del traba o0 esta etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las reas a investigar. *oncretar previamente la cita0 es importante que el entrevistado est+ preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. *lasificar la informacin que se obtenga0 esta fase implica diferenciar la situacin real de la relativa a sugerencias para me orarla, procurando no confundir ambos aspectos. #ara apoyar y4o agilizar la captura de informacin se puede emplear el muestreo, que es una t+cnica estad:stica au"iliar que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo. *uando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la informacin sea )omog+nea en virtud de normas de operacin y requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus caracter:sticas sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados. E"isten tablas de muestreo que, de acuerdo con las caracter:sticas y volumen de la informacin, establecen cul es la m:nima cantidad de informacin representativa del todo ImuestraI que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de +sta tengan validez. 8bservacin directa Este recurso puede ser empleado por los t+cnicos o analistas en el rea f:sica donde se desarrolla el traba o de la organizacin. $ partir del anlisis de la informacin recabada se deben sostener plticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o afinarla.

8tra forma consiste en que el efe del rea de traba o realice la observacin directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados de su anlisis al investigador. 1a venta a de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre efe y subordinados, la informacin puede ser ms completa, pero )abr ocasiones en que los resultados no sern los deseados, debido a in)ibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no corresponde a la realidad operativo. ', %ntegracin de la informacin Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis. a, *mo clasificar la :nformac:n #ara facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin obtenida se vaya accesando a equipos de cmputo para salvaguardar:a y facilitar su mane o. *on este propsito se pueden0 10* *rear directorios, subdirectorios y arc)ivos para desagregarla en funcin de la divisin del traba o. 11* *rear bases de datos o programas espec:ficos. 12* Utilizar paquetes acordes con las necesidades espec:ficas del proyecto. 13* *ombinar los puntos anteriores para optimizar resultados. En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados espec:ficos con los documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la informacin por rea, sistema, procedimiento, equipos, pol:ticas, etc+tera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la informacin. .ambi+n es recomendable que conforme se recaben datos sobre algBn aspecto, se concentren en un documento de traba o que pueda servir de memoria en el diseDo posterior del proyecto. b, J9E$S #$9$ $<9U#$9 1$ %-(89@$*%;$ntecedentes. Se debe tomar en cuenta la reglamentacin ur:dicoIadministrativa que regula la realizacin del traba o, como se )a atendido por parte de las unidades responsables de )acerlo y qu+ efecto )a tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y4o usuarios. .ambi+n es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia )istrico para comprender me or la situacin actual. Situacin actual. Se toma en cuenta los siguientes aspectos0 14* 8b etivos 15* Estructura orgnica -ormas y pol:ticas administrativas 16* (unciones 17* #rocedimientos 18* %nstrumentos ur:dicoIadministrativos 19* Equipo 20* *ondiciones de traba o 21* $mbiente laboral E, $-J1%S%S 'E 1$ %-(89@$*%;En esta etapa se debe realizar un estudio o e"amen cr:tico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caracter:sticas y comportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refle e la realidad operativa. Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia0 22* *onocer 23* 'escribir 24* 'escomponer 25* E"aminar criticamente 26* 8rdenar cada elemento 27* 'efinir las relaciones 28* %dentificar y e"plicar su comportamiento Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales0 29* L&u+ traba o se )aceM

L#ara qu+ se )aceM L&ui+n lo )aceM L*mo se )aceM L*on qu+ se )aceM L*undo se )aceM 'espu+s de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta Lpor qu+M. 1as nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de me oramiento administrativo. a, .F*-%*$S 'E $#8=8 #$9$ E1 $-N1%S%S En esta fase comprende los recursos t+cnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de accin espec:ficas que permitan derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados. 1as t+cnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente relacionadas con el origen del proyecto, as: como con la informacin t+cnica del l:der o responsable en funcin del tipo de manual, factibilidad para su aplicacin, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel t+cnico del grupo de traba o. Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a ra:z de la implantacin de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edicin de un manual administrativo. Entre las t+cnicas que generalmente se utilizan para au"iliar el anlisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes0 8rganizacionales. 35* $dministracin por ob etivos 36* $nlisis de sistemas 37* $nlisis de costoIbeneficio 38* $nlisis de estructuras 39* Jrbol de decisiones 40* $uditor:a administrativa 41* $utoevaluacin 42* *ontrol total de calidad 43* Estudio de factibilidad 44* Estudio de viabilidad 45* 6enc)marOing 46* 'esarrollo organizacional 47* 9eingenier:a organizacional 48* 9eorganizacin *uantitivas. 49* $nlisis de series de tiempos 50* *orrelacin 51* @odelos de inventario 52* @odelos integrados de produccin 53* @uestreo 54* -Bmeros 55* -Bmeros :ndices 56* #rogramacin dinmica 57* #rogramacin lineal 58* Simulacin 59* .eor:a de colas o de l:neas de espera 60* .eor:a de los grafos 61* .eor:a de las decisiones (, #9E#$9$*%/- 'E1 #98=E*.8 'E1 @$-U$1 Una vez que se cuenta con toda la informacin del manual se proceder a integrarloA para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la presentacin del manual, para revisin del contenido y presentacin de cada apartado.

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a, ?alidacin 1a informacin verificada de cada rea o unidad administrativa deber presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio espec:fico para este ob etivoA debe verificar que la informacin est+ completa y comprensible. b, ES.9U*.U9$*%;Una vez que se reBne la informacin revisada y firmada por cada rea, los involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual. <, (89@U1$*%/- 'E 9E*8@E-'$*%8-ES #ara seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus venta as y limitaciones. a, .%#8S 'E 9E*8@E-'$*%8-ES 'e mantenimiento0 preservacin general de la misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. 'e eliminacin0 supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin total o parcial de procedimientos, ba as de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, etc. 'e adicin0 introduccin de un nuevo sistema, incremento del nBmero de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc. 'e combinacin0 intercalar el orden de aplicacin de programas de traba o, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc. 'e fusin0 agrupacin de reas, unidades administrativas o personas ba o un mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc. 'e modificacin0 cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin f:sica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de traba o, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc. 'e simplificacin0 reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de me oras en los m+todos de traba o, simplificacin de formas, reportes, registros, programas, etc. 'e intercambio0 redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flu o del traba o entre reas u organizaciones del mismo grupo o sector. b, E1$689$*%/- 'E1 %-(89@E #ara entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que adems de e"poner las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la informacin estrat+gica del proyecto que le permita a la alta direccin la toma de decisiones oportuna y correcta. El informe consta de los siguientes elementos, generalmente0 %ntroduccin0 es el resumen del propsito, enfoque, limitaciones y el plan de traba o. #arte principal o cuerpo0 seccin donde se anotan los )ec)os, argumentos y ustificaciones. *onclusiones y recomendaciones. $p+ndices o ane"os0 inclusin de grficas, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos au"iliares para apoyar la propuesta y recomendaciones. C, #9ESE-.$*%/- 'E1 @$-U$1 #$9$ SU $#986$*%/Una vez que el manual )a quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobacinA convocar a su grupo de traba o para la Bltima revisin de la documentacin que se presentar. a, $ los niveles directivos Es recomendable que esta presentacin parta en un documento s:ntesis derivado del informe, cuya e"tensin no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un m:nimo de tiempo que de e un lapso adicional para e"plicaciones, as: como para intercambio de opiniones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento s:ntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y )acer la presentacin del manual e"clusivamente con el apoyo de equipos de cmputo, lminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos ms relevantes para el proceso de toma de decisiones. El documento s:ntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado0 62* %ntroduccin0 breve descripcin de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinacin y participacin de empleados para su desarrollo, as: como los propsitos y e"plicacin general acerca de su contenido. 63* $nlisis de la estructura organizacional0 e"posicin de la g+nesis y desarrollo de la organizacin, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que )a afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisin de preparar el manual. 64* 'iagnstico de la situacin actual0 definicin de las causas y4o problemas que originaron el estudio y que ustifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.

#ropuestas de me oramiento0 presentacin de alternativas de accin para la organizacin, venta as y desventa as que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as: como los resultados que se espera obtener con el manual. 66* Estrategia de implantacin0 e"plicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el manual y las medidas de me oramiento administrativo derivadas de +l. $simismo, la forma en que se efectuar:an los cambios previendo los factores sobresalientes de actuacin de las reas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo. 67* Seguimiento, control y evaluacin0 precisin de los mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as: como los criterios y medidas que podr:an tomarse en cada caso. $l /rgano 'e <obierno 'e acuerdo con la normatividad vigente y4o a las pol:ticas dictadas por el titular de la organizacin, una vez que el manual propuesto )a sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el conse o de administracin o su equivalente para su aprobacin definitiva. c, $ 8.98S -%?E1ES >E9N9&U%*8S 1a e"posicin a los niveles departamentales, de oficina o de rea tambi+n puede basarse en el documento s:ntesis, pero tratando siempre de )acerlo en la forma ms accesible posible para facilitar su comprensin. $simismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin de las actividades. %, 9E#98'U**%/- 'E1 @$-U$1 Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual )aya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, debe coordinarse con la unidad o rea que mane a los recursos econmicos para que +ste sea reproducido para su distribucin e implantacin. #ara este efecto, el l:der del proyecto debe suministrar los parmetros t+cnicos para el diseDo de la impresin. $un cuando e"isten varias opciones para )acerlo, pero las unidades de medida ms aceptadas para este tipo de documento son0 68* Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin. 69* &ue los formatos sean de PQ"PR cm 3tamaDo carta,. 70* 1as grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaDo carta, sern dobladas )asta lograr esta dimensin. 71* Utilizar el m+todo de reproduccin en una sola cara de las )o as. 72* #rocurar que la divisin en apartados, cap:tulos, reas y4o secciones queden separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre. 73* &ue todo el documento quede integrado por cartula, portada, :ndice o contenido, introduccin y cuerpo. *artula Es la cubierta o cara e"terior del documento, que tiene como ob etivo su identificacin a trav+s de los siguientes elementos0 74* -ombre oficial de la organizacin. 75* 1ogotipo oficial. 76* -ombre gen+rico del manual en relacin con su contenido. 77* -ombre de la unidad administrativa responsable de su elaboracin y4o aplicacin. >, %@#1$-.$*%/- 'E1 @$-U$1 1a implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones espec:ficas para elevar la productividad, me orar la coordinacin, agilizar el traba o y )omogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales. a, @F.8'8S 'E %@#1$-.$*%/1a seleccin de m+todo para implantar administrativos est estrec)adamente relacionada con elementos de estructura tales como0 .ipo de manual *obertura 9ecursos asignados -ivel t+cnico del personal *lima organizacional Entorno En funcin de estas variables, las alternativas para implantarlos son0 78* @+todo instantneo. <eneralmente es el mas utilizado, ya que la decisin de preparar manuales administrativosIen la mayor:a de los casosI proviene de los ms altos niveles de la estructura de una organizacin, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria.

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.ambi+n se adopta cuando la organizacin es nueva, si no se involucra a un nBmero amplio de unidades administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la organizacin e"iste una slida infraestructura administrativa. 79* @+todo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir los resultados que ello genera. El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta. Una probable desventa a de este m+todo es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atencin especial que no puede a toda la organizacin. I@+todo de implantacin en paralelo. *uando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el mane o de muc)a informacin o de carcter estrat+gico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de traba o, se emplea este m+todo que implica la operacin simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de traba o o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores. 80* @+todo de implantacin parcial o por apro"imaciones sucesivas. Este m+todo, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de !reas especSficas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso slo cuando se )aya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. 81* *ombinacin de m+todos. Es el empleo de m!s de un m+todo para implantar un manual en funcin de los requerimientos t+cnicos de su contenido. b, $**%8-ES 'E %@#1$-.$*%/- 'E1 @$-U$1 #ara dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su presentacin y que, con base en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar platicas, seminarios, foros de decisin y cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza. .ambi+n se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin , por medio de las cuales se puede incrementar la confianza y colaboracin del personal, ya que a trav+s de ellas se les comunican los ob etivos propuestos y las bondades que de ello puede resultar. En forma paralela se deben emprender campaDas de difusin mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de informacin que refuerce la aceptacin, particularmente cuando las medidas de lo me oramiento puedan afectar a una organizacin en forma radical o a nivel grupal o sectorial. E, 9E?%S%/- = $*.U$1%K$*%;82* 1a utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que se )ace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas. #ara ello es conveniente0 83* Evaluar en forma sistemtica las medidas de me oramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual, as: como los cambios operativos que se realicen en la organizacin. 84* Establecer en calendario para la actualizacin del manual 85* 'esignar un responsable para la atencin de esta funcin. a, @E*$-%S@8S 'E %-(89@$*%/Son aquellos que ponen en pr!ctica con la finalidad de establecer los flu os adecuados par que la informacin administrativa, tanto de implantacin de me oras como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las !reas y niveles que las necesiten. #ara ese efecto, se debe aprovec)ar la infraestructura instalada, utilizando servicios del grupo t+cnico responsable de la elaboracin del manual. Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del manual, operativamente, la organizacin debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la3s, unidad3es, responsable3s, de su aplicacin, apoyadas por una comisin, grupo o subgrupo designado para ese propsito. . !i"lio#raf$a

86* 89<$-%K$*%/- 'E E@#9ES$S, $-J1%S%S '%SEG8 = ES.9U*.U9$ (9$-E1%- (%-*8TSE= E-9%&UE 6E->$@7@FU%*8, (*$ I U-$@

87* V@$-U$1ES $'@%-%S.9$.%?8S0 <UW$ #$9$ SU E1$689$*%/-V (9$-E1%- (%-*8TSE= E-9%&UE 6E->$@W@FU%*8, (*$ I U-$@ 88* S%S.E@$S $'@%-%S.9$.%?8S <;@EK *E>$ @FU%*8, @c <9$T C%11 RXXY

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