Unidad I

Auditora administrativa administrativa

Auditor a a dministr ativa

Mapa mental: Unidad I

Criterios para definir los objetivos de la auditoria administrativa

Definiciones

2. Objetivos

1. Concepto

3. Alcance

UNIDAD I Auditora administrativa

5. Importancia

4. Campo de aplicacin

Motivos para hacer auditoras administrativas

Tipos de organizaciones

Unida d I. Auditor a a dministr ativa

Semana 1

Presentacin

a auditora administrativa es y ser siempre la herramienta ms til en la administracin de una organizacin, ya que a travs de ella se puede penetrar en lo ms hondo de la empresa, para entender dnde est ubicada, cmo lleg hasta all, de dnde parti y a dnde quiere llegar. Esta semana comenzaremos por exponer qu es la auditora administrativa, con el fin de que comprendas su significado, objetivos, alcance y campo de aplicacin, para que as percibas la importancia de esta herramienta en el desarrollo y crecimiento de las empresas.

Objetivos especficos
El alumno definir el concepto de auditora administrativa y evaluar su implicacin en la organizacin. 3

Tema y subtemas
I I Auditora administrativa
I.1 I.2 I.3 I.4 I.5

Concepto Objetivos Alcance Campo de aplicacin Importancia

Auditor a a dministr ativa

I.1 Concepto
Qu es una auditora administrativa?

A partir de las definiciones de los autores ms importantes de la materia, en este punto podrs entender el significado conceptual y prctico de la auditora administrativa.
Definiciones

Franklin recupera algunas definiciones propuestas por diversos autores, entre ellos encontramos una citada por Fernndez, que dice que la auditora administrativa es la tcnica que tiene el objeto de revisar, supervisar y evaluar la administracin de una empresa (Franklin, 2007: 8). En la misma obra hallamos la definicin propuesta por Macas Pineda: La auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales (Frankin, 2007: 10). Por su parte, Franklin define a la auditora administrativa como: Una revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar, valorar y lograr una ventaja competitiva sustentable (Frankin, 2007: 11). De las definiciones citadas podemos decir que la auditora administrativa es el acto de hacer una revisin profunda del proceso administrativo de la empresa, con el fin de corregir o reforzar sus operaciones para que sta logre una ventaja competitiva. Una vez que tienes una idea bsica del significado de la auditora administrativa, puedes identificar los objetivos que se persiguen al llevarla a cabo en las organizaciones.

I.2 Objetivos
Con base en qu criterios se denen los objetivos de la auditora administrativa?

Los objetivos de la auditoria administrativa varan dependiendo de los resultados especficos que busca la organizacin, es decir, de si la organizacin quiere atender un problema o deficiencia en particular, o si pretende hacer ms eficiente a toda la empresa.

Unida d I. Auditor a a dministr ativa

En virtud de lo anterior, es necesario definir los criterios que soportan los objetivos de la auditora administrativa. Los criterios que deben ser considerados como base para la definicin de los objetivos de la auditora, debern estar siempre enfocados a apoyar a los miembros de la organizacin en el desempeo de sus actividades y a garantizar el buen funcionamiento administrativo y operativo de la misma. stos pueden ser: control, productividad, organizacin, servicio, calidad o hasta para facilitar la toma de decisiones. A continuacin explicamos en qu consiste cada uno de ellos: a) Control. Plantear los objetivos sustentados en este criterio, sirve para garantizar el cumplimiento de las metas de la organizacin. b) Productividad. Desde este criterio, se aprecia el que un proceso o rea arroje mejores resultados, es decir, haga ms con menos. c) Organizacin. De acuerdo con este criterio, los objetivos contemplan que cada quien realice sus funciones correspondientes y que no haya actividades sin un responsable. d) Servicio. Con base en este criterio se plantean objetivos vinculados con la atencin y satisfaccin del cliente, tanto interno como externo. e) Calidad. Este criterio implica tener claras las expectativas de la organizacin. f) La toma de decisiones. Es una constante en la organizacin. Tomar decisiones que amortigen o minimicen los riesgos es imprescindible para su buen funcionamiento. Este criterio implica que la informacin recopilada a travs de la auditora permita a los directivos decidir con firme conocimiento de los hechos. Una vez definidos los objetivos que se pretende alcanzar a travs de la auditora administrativa, se establece el alcance de la misma. 5
Criterios

I.3 Alcance
Qu dene y abarca el alcance dentro de la auditora administrativa?

La auditora administrativa puede abarcar desde un rea o departamento hasta la totalidad de la empresa, en el que se tendr que descubrir y analizar todo su funcionamiento administrativo. Adems, incluye: aspectos de su estructura organizacional, niveles jerrquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estndares de desempeo, desarrollo tecnolgico, entre otros.

Auditor a a dministr ativa

Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se aplicar la auditora administrativa, esto significa delimitar el nmero de reas o departamentos y los tipos de procesos; as como si se desea slo la deteccin de necesidades o problemas, o hasta su correccin.

I.4 Campo de aplicacin

Cules son los principales tipos de organizacin a los que se aplica una auditora administrativa?

La auditora administrativa es aplicable a cualquier tipo de organizacin ya que, sin importar el estilo de administracin, los procesos o lineamientos que se sigan son sujetos a una revisin.
Tipos de organizaciones

La auditora administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones privadas, pblicas o sociales. Son aquellas que funcionan con capital de particulares y, por tanto, sus fines son principalmente lucrativos. En estas empresas la auditora administrativa se realiza con el fin de hacer ms eficientes sus procesos administrativos y operativos para incrementar sus utilidades. Veamos una situacin en la cual ameritara llevar a cabo una auditora en las empresas privadas. Como t sabes, en la actualidad muchas empresas privadas buscan alguna certificacin de calidad. Obtenerla implica auditar a toda la organizacin para garantizar, al rgano certificador, que se cumple con los indicadores dispuestos. As, la auditora adems de fortalecer y mejorar los procesos internos le da un valor aadido a su producto, lo que se traduce en la auditora con mayor alcance y profundidad.

Empresas privadas

Empresas pblicas

Son aquellas que administra el gobierno con los recursos de la sociedad, por esta razn se deben rendir cuentas al pblico de su ptimo funcionamiento y transparentar el uso de los recursos que les fueron asignados. En este tipo de empresas existe una serie de normatividades que deben seguirse para aplicar una auditora administrativa. Es muy probable que tengas conocimiento de cmo en ltimas fechas se han auditado una serie de obras pblicas, en donde se cree que los recursos utilizados para la misma no corresponden a la obra entregada. Ejemplo de esto es el caso de la Estela de Luz en el Distrito Federal, suceso que caus mucho escndalo entre los capitalinos a principios de 2012. En esa situacin concreta, la auditora tiene poco alcance porque slo audita un rea o departamento encargado, pero sin duda es deseable que alcance el nivel ms alto de profundidad.

Unida d I. Auditor a a dministr ativa

T puedes informarte de otros casos anlogos al referido en el prrafo anterior, en donde haya ms conformidad respecto a la calidad de la obra y los recursos utilizados. Continuamente surge informacin nueva al respecto, dada la importancia de estas empresas, debido a que hacen uso de los bienes pblicos. Son empresas creadas principalmente para dar un beneficio social, pero que operan con recursos privados. Por tanto, la auditora administrativa se realiza de manera similar a la privada y su fin es dar cuentas del uso de los recursos y, en todo caso, hacer ms eficiente su funcionamiento. Ejemplo de empresa social es el Teletn, donde es comn que se lleven a cabo auditoras para presentar al pblico los resultados y nuevas obras realizadas con sus aportaciones. Sin embargo, el alcance y profundidad no es tan amplio ni restrictivo como en los dos sectores anteriores.
Empresas sociales

I.5 Importancia
Por qu es importante aplicar una auditora administrativa?

La auditora administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias y reas de oportunidad en una organizacin, ya que muchas veces el trabajo diario no nos permite ver que existen aspectos sujetos a mejora. Es importante realizar una auditora administrativa, al menos una vez al ao, para descubrir cules son las fallas, en qu se puede mejorar y qu se est haciendo bien para fortalecerlo. En todas las organizaciones, sin importar su condicin de privada, pblica o social, se buscan mejoras continuas; as como procesos que les permitan sortear mejor los riesgos. La auditora, al brindar informacin sobre cmo son, cmo funcionan y con qu cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna. De acuerdo con lo anterior, la auditora no es importante en s misma, sino en funcin de las caractersticas de los resultados y el momento en que se obtienen, pues de ellos depende la toma de decisiones que marcan el futuro de la organizacin. En algunos casos las auditoras han llevado a los directivos a tomar decisiones, incluso drsticas, como el cierre de una planta, prescindir de los servicios de una o varias personas o el llevar a cabo una inversin. Para terminar, podemos anotar que otro de los motivos en los que estriba la importancia de la auditora es su alcance, que como vimos antes, puede implicar la revisin de toda o una parte de la organizacin en sus objetivos, planes y programas; los procedimientos y controles; el personal y las instalaciones. Todo con
Motivos para hacer auditoras administrativas

Auditor a a dministr ativa

la intencin de lograr una eficiencia administrativa. La profundidad se relaciona con qu tan a fondo se quiere llegar a una situacin dada. Sea cual sea el alcance y la profundidad, hay que decir que el hecho de que la auditora sea realizada por un auditor experto y externo a la organizacin permite que las aportaciones sean imparciales y objetivas. Esto aade un motivo ms para considerar, la relevancia de realizar peridicamente auditoras en las organizaciones.

Unida d I. Auditor a a dministr ativa

Conclusin
En esta semana hemos visto que la auditora administrativa es una herramienta, producto de la necesidad de la administracin de examinar o evaluar el desempeo de la organizacin y vislumbrar oportunidades de mejora para convertirlas en una ventaja competitiva. Por tanto, el objetivo de la misma ser siempre mejorar, fortalecer o corregir los procesos actuales. Asimismo, dependiendo de su alcance, puede aplicarse en toda la organizacin o en un rea en particular y revisar con la profundidad deseada todos sus procesos. Tambin revisaste como la auditora administrativa es aplicable a todo tipo de empresas, entre las que podemos destacar las privadas, pblicas y sociales. Finalmente, observaste la importancia de la auditoria administrativa al entenderla como una herramienta que nos brinda la opinin imparcial de un experto respecto al funcionamiento de la empresa y atender el valor de los resultados que proporciona en tiempo, espacio, alcance y nivel de profundidad acorde con las necesidades de las organizaciones.

Auditor a a dministr ativa

Lecturas complementarias
Marques, J. J. (2001). Nuevas tendencias en la auditora. Consultado el 6 de marzo de 2012 en: http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39520304

10

Unida d I. Auditor a a dministr ativa

Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Escribe en la lnea la letra correspondiente, F para falso y V para verdadero. 1. La auditora administrativa puede definirse como la revisin parcial o total de una organizacin. _____ 2. El alcance de la auditora administrativa se refiere a la profundidad con que se har la revisin de la organizacin. _____ 3. Los objetivos de la auditora administrativa se definen con base en los resultados especficos que busca la organizacin. _____ 4. Cuando nos referimos a evaluar el comportamiento organizacional en relacin con los estndares establecidos, nos referimos al criterio conocido como control. _____ 5. Cuando nos referimos a optimizar el aprovechamiento de los recursos, estamos hablando del criterio conocido como calidad. _____ 6. Es importante efectuar auditora en la empresa para confirmar que todo se est bien realizado. 7. En la auditora administrativa se debe tomar en cuenta el nmero de empleados. 8. La auditora administrativa puede aplicarse en organizaciones pblicas, privadas o sociales. 9. En la empresa privada la auditora administrativa se realiza aplicando la normatividad. _____ _____ _____ _____ 11

10. En la empresa pblica la auditora administrativa busca transparentar el uso de los recursos que le fueron asignados. _____

Auditor a a dministr ativa

Fuentes de informacin
Bibliogrficas
Arens, A. (2007). Auditora: un enfoque integral. Mxico: Pearson Prentice Hall. Franklin, E. B. (2007). Auditora administrativa: gestin estratgica del cambio. Mxico: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditora. Mxico: Cengage Learning.

Cibergrficas
Marques, J. J. (2001) Nuevas tendencias en la auditora. Contadura y Administracin. Consultada el 3 de enero de 2012 en: http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/ src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=39520304 12