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GESTIN DE PROYECTOS

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GERENCIA DE PROYECTOS
Qu es un proyecto
Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y nico, realizado para crear productos o servicios nicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma ms tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.

Que es la gerencia de proyectos (Project management)


Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza nica de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organizacin, administrar un proyecto requiere de una filosofa distinta, as como de habilidades y competencias especficas. De all la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.

La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energa, comunicacin (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.

GERENCIA DE PROYECTOS
La gestin de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organizacin, la motivacin, y el control de los recursos con el propsito de alcanzar uno o varios objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporario diseado a producir un nico producto, servicio o resultado, con un principio y un final definido (normalmente limitados en tiempo, y en costos o entregables), que es emprendido para alcanzar objetivos nicos, y que dar lugar a un cambio positivo o agregar valor.

GERENCIA DE PROYECTOS
El primer desafo para la gestin de proyectos es alcanzar la meta del proyecto, y los objetivos dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto.
El desafo secundario, y el ms ambicioso de todos, es optimizar la asignacin de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.

GERENCIA DE PROYECTOS
Objetivos y metas (el proyecto debe ser o hacerse viable, sustentable y medible, con talentos y recursos asignados, sin estres y con buen clima laboral y contractual) Calendario de actividades (debe tener un programa detallado de actividades en funcin del tiempo -o plan de trabajo- cnsono con alcance, metas, talentos y recursos...) Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo, inter relacionando con visin de totalidad los mltiples elementos componentes y las inter relaciones entre ellos)

GERENCIA DE PROYECTOS
Un proyecto crea productos entregables -bienes y/o servicios o resultados nicos, pudiendo crear: Un producto -bien o artculo producido, que es cuantificable, y que puede ser un elemento terminado o un componente o un servicio prestado. Un servicio como, por ejemplo, la capacidad de produccin o de prestacin de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la produccin, la distribucin, etc.

Un resultado como, salidas, documentos, ideas...

GERENCIA DE PROYECTOS

El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestin de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administracin sobre la situacin del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviacin sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y as evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.

GERENCIA DE PROYECTOS

GERENCIA DE PROYECTOS
Visibilidad: Hace referencia a la actitud del lder, de cara a estar siempre enterado de cmo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parmetros establecidos como metas... y de los correctivos reguladores de la situacin a futuro... en diseo, diseados y/o implementndose... Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en funcin del tiempo, dinero, talentos y recursos, adems se debe cuantificar el grado de desviacin, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cmo se lograra y cunto costara y se demorara...

GERENCIA DE PROYECTOS
Frecuencia: Cuanto mas rpido se identifique una deficiencia en el proyecto mas fcil ser enmendarla, por eso se recomiendan anlisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto... y regularlo continuamente

Toma de decisiones: Despus de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafo, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrs de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines...

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Tcnicas de seguimiento: Las herramientas mas usadas, en la Gestin de Proyectos son evaluaciones, reuniones de peticin y rendicin de cuentas, revisiones crtico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificacin, etc. Conviene que todo el equipo enve semanalmente reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera mas sencilla y eficaz de entender.

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Importancia de la comunicacin La comunicacin es un proceso esencial de la gestin de proyectos, del principio hasta el final del proyecto. Hay que determinar:
a quin se comunica qu informacin. de qu manera se le comunica la informacin. con qu frecuencia se comunica. con qu grado de detalle Comunicar propsitos, dar a conocer metas, hacer comprender cmo lograrlas, compartir emocionalmente expectativas y desafos, comprometer logro y comprometerse a apoyar hasta que el comprometido logre cumplir, agradecer cumplimiento y destacar que ello permite confiar en quien cumple, y que quien cumple reiteradamente se hace confiable.

GERENCIA DE PROYECTOS
Reuniones El director de proyecto debe tener claro el objeto y objetivo de cada una de las reuniones (presenciales o vdeoconferencia) y ser capaz de comunicrselo, etc. al equipo de proyecto.

Esto puede hacerse por escrito, con anterioridad a la reunin, pero debe hacerse, ya que en la falta de comunicacin es donde se generan los futuros contratiempos -por incumplimiento-

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se recomienda el seguimiento de algunos puntos en las reuniones como: 1.Determinar quin debe asistir; con qu informacin y para qu. 2.Comunicar objeto y objetivos de la reunin; revisar el cumplimiento de los acuerdos previos.

3.Informar si la reunin es peridica o especial, y qu implicaciones se derivan.


4.Fijar un "orden del da": agenda detallada de temas a tratar; no eludir desafos, problemas ni soluciones. 5.Fijar duracin de la reunin previamente o al comenzar; negociar tiempo por tema.

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6.Comentar y compartir expectativas; impulsar aparicin de ideas y alternativas sin sesgarlas a priori. 7.Definir acciones futuras, prximos pasos para lograr el cumplimiento de logros convenidos. 8.Designar a alguien para que redacte un acta: Minuta de acuerdos: qu lograr, quin, cundo, reportando a quin...

9.Determinar, si fuera necesario, cundo tendr lugar la siguiente reunin y esquematizar la eventual agenda.
10.Agradecer participacin y cooperacin; reforzar la confianza y agradecer por anticipado el cumplimiento oportuno de los acuerdos.

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