Sistemas Administrativos C

ADMINISTRACIN FINANCIERA DEL ESTADO

Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (siaf sp)

Abel Ceballos
Contador Pblico de la Universidad Catlica Santa Mara de Arequipa. Maestra en Administracin de Negocios por la Universidad San Ignacio de Loyola, estudios de Doctorado en la Universidad Nacional Federico Villarreal. Ha trabajado en el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Proteccin de la Propiedad Intelectual - INDECOPI - ocupando los cargos de Contador General, Gerente de Finanzas; y la Gerencia de Administracin y Finanzas. Tiene diversas publicaciones y es docente de la Universidad San Martn de Porres.

permitira transferir tecnologa, conocimientos y habilidades tcnicas como paso previo para una descentralizacin administrativa y nanciera real. 2. QU ES EL SIAF-SP? Se trata de un sistema asociado a la ejecucin presupuestal del Estado que pretende mejorar la gestin de las finanzas pblicas a travs el registro nico de las operaciones de ingresos y gastos de las Unidades Ejecutoras (destinatarios de una porcin del Presupuesto Pblico, integrante de un Pliego y ste, a su vez, de un Sector del Estado) permitiendo la integracin de los procesos presupuestarios, contables y de tesorera. El registro de las operaciones de ingresos y gastos del Estado constituye una gran base de datos que se ubica en el Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) Estos le son transmitidos para su vericacin y aprobacin. Adems, sustituyen y complementan los diversos registros y reporte de la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (DNPP), la Direccin General de Tesoro Pblico (DGTP) y Direccin Nacional de Contabilidad Pblica. Adems de lo anteriormente mencionado, en el SIAF se registra informacin vinculada a: (i) La fecha en que se hizo la operacin; (ii) A quin se paga; (iii) El concepto de gasto o ingreso; (iv) Quin realiz el gasto; (v) Con qu fuente de financiamiento se efecta el gasto; (vi) El proyecto o la actividad en que se gasta; (vii) El concepto por el cual se recaudan fondos; (viii) La fuente de financiamiento por la cual se recaudan fondos; (ix) La fecha en que se recaudan los fondos; (x) La fecha de depsito de los fondos recaudados; etc. 3. COBERTURA DEL SIAF-SP Gobierno Nacional Alrededor de 260 Unidades Ejecutoras entre las que se encuentran comprendidas los Ministerios y las Universidades. Gobierno Regional Que abarca, aproximadamente, 250 Unidades Ejecutoras de las 25 regiones existentes. Gobierno Local Comprende ms de 1800 Municipalidades a nivel nacional. Entidades de Tratamiento Empresarial Que son alrededor de 120 entidades adscritas o pertenecientes al Gobierno Nacional, Local y Regional.

PARTE I

1. UN POCO DE HISTORIA Es probable que pocas personas estn enteradas de que el Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico, ms conocido como el SIAF-SP, ha tenido sus orgenes en las conocidas cartas de intencin (el documento en el cual se presenta la situacin econmica actual del pas, su programa macroeconmico y su plan de reformas estructurales) que el Gobierno Peruano, peridicamente, remite al Fondo Monetario Internacional (FMI). El objetivo planteado desde un inicio fue el de mejorar la eficiencia del gasto pblico en trminos de calidad, control y transparencia. Desde nes del ao 1994 e inicios del ao 1995, los funcionarios del Ministerio de Economa y Finanzas, con el apoyo del Banco Mundial y el Fondo Monetario Internacional, iniciaron la denicin del Marco Conceptual del SIAF-SP, al que posteriormente se sum el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo. Posteriormente, la Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, a travs del Artculo 10, establece que el SIAF-SP es la herramienta o medio ocial para el registro, procesamiento y generacin de informacin nanciera del Sector Pblico, y que su uso es obligatorio para todas las entidades y organismos del este sector, a nivel nacional, regional y local. Dado que el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF), ha demostrado ser un eciente elemento de control y de descentralizacin del conocimiento del manejo nanciero y presupuestal del gasto al permitir que las diferentes Unidades Ejecutoras compartan niveles de eciencia, que la calidad del gasto sea mejorada y que los recursos del Estado sean mejor administrados, el compromiso del Gobierno ha sido ir ampliando el uso del SIAF-SP a todas las entidades del Estado incluyendo a los Gobiernos Locales en lo que se reere a las transferencias de fondos al Programa Vaso de Leche y por el Fondo de Compensacin Municipal, lo que no slo mejorara la eciencia del sistema, sino que

Gestin Pblica

Febrero de 2008

C21

C Sistemas Administrativos
Fondo Nacional de Financiamiento del Estado Comprende a 40 empresas pertenecientes al Estado. Otras Entidades Las autnomas, entre las que se cuenta al Banco Central de Reserva, EsSalud, las Benecencias, etc. 4. SIAF COMPARADO En Amrica Latina el SIAF es una herramienta que ha sido instaurada por diversos gobiernos como un requisito impuesto por los organismos nancieros para asegurar un manejo ordenado de las nanzas pblicas.

5. RESULTADOS QUE SE OBTIENEN A TRAVS DEL SIAF A travs del SIAF se obtiene tres tipos de informacin: a) Informacin para la entidad.- Desde el presupuesto que ha sido asignado a la entidad, la ejecucin del presupuesto de ingresos y gastos; sus modicaciones, la ejecucin nanciera del presupuesto de ingresos y gastos, entre otros, y obtener, a partir de estos registros, los estados nancieros de la entidad. b) Informacin para los rganos rectores. Para la DNPP, la ejecucin de presupuesto (modificaciones y ejecucin presupuestaria a travs de los compromisos). Para la DNTP la ejecucin de devengados, girados y pagos. Para la DNCP los estados financieros para la Cuenta General de la Repblica. Para la Contralora General de la Repblica, la informacin necesaria para las investigaciones y control del gasto.

Para el Banco de la Nacin, para informar las rdenes de pago que genera la entidad. Para la SUNAT, para la ejecucin de cobranza coactiva de tributos y nacimiento de obligaciones tributarias de impuestos de personas naturales y jurdicas. c) Informacin para la ciudadana Para transparentar las nanzas pblicas. 6. IMPORTANCIA DEL SIAF El SIAF-SP ha automatizado el proceso ms importante del MEF, como es el Presupuesto del Sector Pblico, que comprende al Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales Locales, y la generacin de la Cuenta General de la Repblica. Constituye un soporte para ordenar las nanzas pblicas a partir del Registro nico del Presupuesto del Estado en todas sus fases de formulacin programacin, aprobacin, ejecucin (incluyendo las modicaciones a nivel institu-

C22

Febrero de 2008

Gestin Pblica

Sistemas Administrativos C
cional y funcional) y evaluacin, la gestin de pagadura a proveedores a travs de un sistema electrnico seguro y a los servidores pblicos y la cobranza coactiva de las deudas tributarias. Contribuye a fortalecer el proceso de descentralizacin fiscal en la medida que cuenta con informacin que indica la calidad del desempeo fiscal de los Gobiernos Regionales y Locales, instancias que, en la actualidad, cuentan con el grueso del Presupuesto Pblico. Asimismo, se ha convertido en el medio indispensable para generar transparencia en las nanzas pblicas, en la medida que la ciudadana puede acceder a la informacin nanciera de cualquier entidad pblica a travs de la pgina web. Permite, pues, obtener informacin oportuna y consistente, tanto de la ejecucin presupuestal como de los estados nancieros. A continuacin, se puede apreciar como se produce el ujo de informacin a partir de la gran base de datos que se conforma en el MEF, a donde se transmiten todas las operaciones de ingresos y gastos del los Pliegos a nivel nacional, regional y local.
FLUJO DE INfORMACiN

bar sus calendarios de compromisos, lo que antes era realizado por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico del MEF; ello a partir de la Previsin Presupuestaria Trimestral Mensualizada que sta dependencia aprueba a favor de los Pliegos. Son, en buena cuenta, aspectos que hacen que el SIAF est en constante cambio. 2. ESTADOS DE ENVO EN EL SIAF Para efectuar los registros administrativos y contables, es importante conocer algunos aspectos relacionados con: los estados de envo que se visualizan en el SIAF y, de otro lado, los conos utilizados en los registros administrativos y contables, segn se explica a continuacin: Estado P Estado N Estado T Estado V Estado R Estado A Registro pendiente. Registro habilitado para envo. Registro en trnsito. Registro en vericacin. Registro rechazado. Registro aprobado.

3. CONOS UTILIZADOS EN EL REGISTRO SIAF El SIAF tiene una serie de conos que se observan en la parte superior de un registro SIAF y que marcan la pauta para el registro y la navegacin a travs del sistema. Dichos conos y su signicado se muestran a continuacin: . . . . . . . Para ir al primer registro SIAF Para ir al ltimo registro SIAF Para ir al registro SIAF anterior Para ir al registro SIAF posterior Para guardar los cambios efectuados en el SIAF Para deshacer los cambios en el SIAF Para crear un registro nuevo en el SIAF Para cerrar o salir del registro SIAF

PARTE II

1. CONOCIENDO EL SIAF El SIAF-SP est evolucionando permanentemente como producto de nuevas necesidades de parte de los usuarios y de los rganos rectores. En los ltimos aos, las instituciones pblicas estn accediendo a nuevos modelos de gestin como producto de las privatizaciones, concesiones o contratos de gerencia constituyendo fondos deicometidos para llevar adelante estas operaciones que merecen un tratamiento especial de parte de los rganos rectores y su respectiva incorporacin en las tablas de operaciones del SIAF-SP. De otro lado, el sistema presupuestario est evolucionando con la cada vez ms exigente certicacin del crdito presupuestario como requisito previo a la ejecucin y, adems, el traslado a los Pliegos Presupuestarios de las facultades de apro4. MDULOS DEL SIAF-SP Los mdulos que integran el SIAF y que estn a disposicin de la Unidades Ejecutoras son: a) Modulo de Formulacin del Presupuesto MFP En el cual se registra la estructura funcional programtica de la entidad al nivel de funcin, programa, sub-programa, actividad o proyecto, componente, meta y sus respectivos mantenimientos. Adems, se registra la formulacin de los ingresos y de los gastos. b) Modulo de Procesos Presupuestarios MPP En el cual se registra el Presupuesto Institucional de Apertura, las notas de modicacin presupuestal.
Febrero de 2008

Gestin Pblica

C23

C Sistemas Administrativos
c) Modulo de Ejecucin Administrativo y Contable SIAF-SP En el cual se registran las fases del gasto (compromisos, devengados, girados y pagados) y las fases de ingreso (determinado y recaudado), as como la contabilizacin de cada una de ellas. d) Modulo de Pago de Planillas y Servicios No Personales En el cual se registra la informacin correspondiente al personal activo, cesante y servicios no personales de la entidad, la misma que se actualiza permanentemente. 5. OPERACIONES DE GASTOS En el Ciclo de Gasto, las Unidades Ejecutoras registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las fases de Compromiso, Devengado, Girado y Pagado. El registro del Compromiso es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trmites legalmente establecidos, la realizacin de gastos previamente aprobados, por un importe determinado o determinable afectando total o parcialmente los crditos presupuestarios, en el marco de los Presupuestos aprobados y las modicaciones presupuestarias realizadas. El compromiso se efecta con posterioridad a la generacin de la obligacin nacida de acuerdo con la Ley, Contrato o Convenio. Implica el uso de un Clasicador de Gastos a nivel de partida especca, una fuente de nanciamiento (origen de los fondos) y la meta correspondiente asociada a ese gasto. El SIAF verica si esa operacin est acorde al Calendario de Compromisos. La Unidad Ejecutora slo puede comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario. Este registro se sustenta en una orden de compra o servicio, planilla, etc. El registro del Devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligacin de pago derivada de un gasto aprobado y comprometido que se produce previa acreditacin documental ante el rgano competente de la realizacin de la prestacin o el derecho del acreedor. Est asociado a la vericacin del cumplimiento de la obligacin por parte del proveedor, ello es, la entrega del bien o prestacin de servicios. Esta fase requiere un Compromiso que puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso (dentro del mismo ejercicio presupuestal). Este registro se sustenta en la factura, boleta, etc. El registro del Pagado es el acto mediante el cual se extingue en forma parcial o total el monto de la obligacin reconocida debiendo formalizarse a travs del documento oficial correspondiente. Adems, requiere un devengado previo. 6. OPERACIONES DE INGRESOS En el Ciclo de Ingreso, las Unidades Ejecutoras registran las fases de Determinado (proyeccin de ingresos) y Recaudado (Ingresos efectivamente recaudados).

PROCESO DE EJECUCiN PRESUPUESTAL A TRAVS DEL SiAf - SP

C24

Febrero de 2008

Gestin Pblica

Sistemas Administrativos C
7. TIPOS DE REGISTRO Registro Administrativo A travs del cual se ingresan al SIAFSP las fases del gasto y de ingreso anteriormente descritas. El registro contiene informacin de ndole administrativo, como por ejemplo: el tipo de fase, documento, la fuente de nanciamiento, proceso de seleccin (tratndose de bienes o servicios), la cadena del gasto, concepto del ingresos, partida de ingreso, etc. En la pantalla SIAF-SP siguiente se muestra el registro administrativo de todas la fases del gasto (compromiso, devengado, girado y pagado). An cuando estas se efectan una a una, por razones de espacio se muestran todas juntas.

fASES DEL GASTO

Igualmente, a continuacin, se muestra la pantalla del registro administrativo de los ingresos (Determinado y Recaudado).
fASES DEL iNGRESO

Gestin Pblica

Febrero de 2008

C25

C Sistemas Administrativos
Registro Contable A travs del cual se ingresan al SIAF SP las fases del Gasto y de Ingreso anteriormente descritas ms las Notas de Contabilidad. El registro est referido a los asientos contables que corresponden a cada fase de gasto o ingreso. A continuacin, se muestran las pantallas correspondientes a las distintas fases del gasto (Compromiso, Devengado, Girado y Pago).

CONTABiLiZACiN DE LA fASE DE COMPROMiSO - GASTO

CONTABiLiZACiN DE LA fASE DEVENGADO - GASTO

C26

Febrero de 2008

Gestin Pblica

Sistemas Administrativos C
CONTABiLiZACiN DE LA fASE GiRADO - GASTO

CONTABiLiZACiN DE LA fASE PAGADO - GASTO

Gestin Pblica

Febrero de 2008

C27

C Sistemas Administrativos
CONTABiLiZACiN DE LA fASE DETERMiNADO INGRESO

CONTABiLiZACiN DE LA fASE RECAUDADO INGRESO

C28

Febrero de 2008

Gestin Pblica

Sistemas Administrativos C
8. TIPOS DE OPERACIN El tipo de operacin que define el SIAF es un elemento fundamental para el registro de ingresos y gastos que se ejecutan en las dependencias, en la medida que del buen uso de los diversos tipos de operacin depender que se registre de forma correcta o no la transaccin evitando as que se produzcan problemas en la contabilizacin posterior. A continuacin, se denen cada uno de los tipos de operacin que se hallan en la tabla respectiva del SIAF.

Operacin tipo A usa para registrar los gastos vinculados a la entrega de fondos bajo la modalidad de Encargos que se encuentran regulados por el Artculo 40 de la Directiva de Tesorera. Esta operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin de dichos Encargos. Operacin tipo AV Se usa para registrar los gastos relacionados con la entrega de viticos al personal de las dependencias pblicas por comisin de servicios al interior y exterior del pas. Esta operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin de dichos viticos. Operacin tipo C Se usa para registrar la apertura del Fondo de Caja Chica que se crea con la fuente de financiamiento denominada Recursos Directamente Recaudados o Recursos Propios. Las rendiciones y reembolsos de este fondo se registran a travs de la Operacin tipo RC. Operacin tipo E Se usa para registrar los gastos vinculados a la entrega de fondos para la ejecucin de actividades y proyectos de las diversas

dependencias de la misma Unidad Ejecutora. Esta modalidad de Encargos se encuentra regulada por el Artculo 62 de la Directiva de Tesorera. La operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin de dichos Encargos. Operacin tipo EO Se usa para registrar la entrega de fondos a otra Unidad Ejecutora a la que se encarga la ejecucin fsica y nanciera de un proyecto, previa suscripcin de contrato o convenio. Las rendiciones de cuenta de esta modalidad estn regulados por el Artculo 64 de la Directiva de Tesorera. Esta operacin permite, adems de las operaciones bsicas de Compromiso, Devengado y Girado, efectuar el registro de la rendicin y/o devolucin. Operacin tipo F Se usa para registrar la apertura del Fondo Para Pagos en Efectivo (una variante de la Caja Chica) que se crea con la fuente de nanciamiento denominada recursos ordinarios o recursos del Tesoro Pblico. Las rendiciones y reembolsos de este fondo se registran a travs de la Operacin tipo RF. Operacin tipo N Se usa para registrar las transacciones vinculadas a la adquisicin de bienes y servicios a proveedores identificados con Registro nico del Contribuyente.

Gestin Pblica

Febrero de 2008

C29

C Sistemas Administrativos
Operacin tipo OG Se usa para registrar las operaciones administrativas relacionadas con el pago de gastos bancarios, sentencias judiciales, subvenciones sociales y econmicas; y todas aquellas operaciones cuyo beneciario no cuente con RUC. Operacin tipo ON Se usa para registrar los gastos vinculados al pago de remuneraciones al personal y benecios sociales de los trabajadores. Operacin tipo S SE usa para registrar gastos que no estn presupuestados. Operacin tipo TC Se usa para registrar las transferencias de fondos entre cuentas bancarias manejadas por la entidad. Por ello, este tipo de operaciones tiene habilitadas las fases del Gasto (Compromiso, Devengado y Girado) y las fases de Ingresos (Determinado y Recaudado). Operacin tipo TF Tipo de operacin que se usa para registrar el otorgamiento o transferencia de recursos de la fuente de nanciamiento denominada Donaciones y Transferencias a otra entidad con la que se ha suscrito convenios. Quien recibe los recursos debe incorporar los mismos a su respectivo presupuesto. Operacin tipo Y Se usa para registrar las transacciones relacionadas a los ingresos captados por la entidad correspondientes a cualquier fuente de nanciamiento distintas a los recursos ordinarios o del Tesoro Pblico. Este tipo de operacin tiene habilitadas las fases de Determinado y Recaudado. Operacin tipo YC Se usa para registrar los ingresos que no tienen afectacin presupuestal. Operacin tipo YF Se usa para registrar los ingresos recibidos por otorgamiento o transferencia de fondos de otra entidad publica por la fuente de financiamiento denominada donaciones y transferencias, ejecutada en base un convenio suscrito. Estos recursos recibidos bajo esta operacin se incorporan al presupuesto institucional de la entidad que los recibe. Operacin tipo YG Se usa para registrar los depsitos de fondos provenientes de la recuperacin de pagos indebidos a favor del Tesoro Pblico y que deben ser depositados a travs del formato T-6 (Papeleta de Depsito) en el Banco de la Nacin a las 24 horas de recepcionados los fondos. Tiene habilitadas las fases del Gasto (Compromiso, Devengado y Girado) y las fases de Ingresos (Determinado y Recaudado). Operacin tipo YT Se usa para registrar las rebajas de ingresos recaudados en el periodo por concepto de Impuesto General a las Ventas. Adems, se usa para registrar la diferencia de cambio. Operacin tipo YV Se usa para registrar la rebaja de la recaudacin total en el periodo, bsicamente, por el pago de tributos. El importe que se entregue a la SUNAT debe registrarse en negativo bajo los mismos clasicadores con que se registr el ingreso del IGV.

C30

Febrero de 2008

Gestin Pblica