SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA

CAPITULO CUARTO: REGIMEN DE OFICINAS

1.

APERTURA, TRASLADO, CIERRE Y CONVERSION DE OFICINAS

La apertura, traslado, cierre y conversin de oficinas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, deber sujetarse a las siguientes directrices: 1.1 Poltica ! c"it#"io $a"a la a$#"t%"a, t"a la&o, ci#""# ! co'(#" i)' &# o*ici'a

Para efectos de lo dispuesto en el artculo 92 del statuto !rgnico del Siste"a Financiero, la apertura, traslado, cierre y conversin de oficinas de las entidades so"etidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera deber necesaria"ente obedecer al conoci"iento integral #ue los directores y ad"inistradores tengan acerca de los "ercados potenciales, de la situacin de co"petencia en las $onas correspondientes, de la capacidad operativa de la respectiva institucin y de la incidencia #ue tales decisiones tienen sobre su estructura econ"ica y financiera, conoci"iento %ste #ue deber funda"entarse en estudios t%cnicos de factibilidad& Las deter"inaciones se adoptarn bajo la responsabilidad de los ad"inistradores de las entidades en desarrollo de las polticas #ue sobre la "ateria estable$ca cada una de ellas y debern consultar el inter%s de la co"unidad& 1.+ R,-i.#' &# a%to"i/aci)' -#'#"al.

La #'ti&a&# (i-ila&a , co' #0c#$ci)' &# a1%#lla o.#ti&a al ",-i.#' &# a%to"i/aci)' i'&i(i&%al $"#(i to #' #l '%.#"al 1.2 &#l $"# #'t# Ca$t%lo, $%#&#' a3"i", t"a la&a" o c#""a" % o*ici'a , %c%" al# o a-#'cia , i' la a%to"i/aci)' $"#(ia &# la SFC, c%a'&o "#4'a' lo i-%i#'t# "#1%i ito : a& b& 'u"plir con las obligaciones establecidas en el (ecreto 2)*+ de )99*& 'ontar con las seguridades necesarias para la oportuna y correcta prestacin del servicio al p,blico&

Prueba del cu"pli"iento de los re#uisitos anteriores deber per"anecer en la Presidencia, o en la Secretara -eneral de la entidad, o en el rgano #ue .aga sus veces, a disposicin de esta Superintendencia& /odas las aperturas, traslados o cierres de oficinas, sucursales o agencias deben ser infor"adas a esta Superintendencia con destino a la oficina de 0egistro, a "s tardar dentro de los cinco 1*2 das .biles siguientes al .ec.o, debiendo re"itirse al efecto copia del certificado del registro "ercantil #ue acredite la apertura del nuevo estableci"iento de co"ercio, o el traslado o cierre del e3istente& 1.2 R,-i.#' &# a%to"i/aci)' i'&i(i&%al

/ratndose de entidades so"etidas a vigilancia especial o #ue se encuentren adelantando progra"as de recuperacin, sanea"iento o adecuacin de capital, la SF' deter"inar, en cada caso, si re#uerirn obtener de "anera individual y previa autori$acin para la apertura, traslado o cierre de sus oficinas& a. Co'&icio'# &# la olicit%&: n los eventos en #ue se .aga necesaria la autori$acin individual antedic.a, la entidad interesada deber presentar solicitud escrita #ue contenga al "enos, la siguiente infor"acin: )2 3posicin de las ra$ones #ue justifican la apertura o traslado #ue se propone, identificando el acta "ediante la cual el rgano co"petente adopt la decisin correspondiente& 22 4bicacin precisa del nuevo estableci"iento de co"ercio o de la $ona respectiva, su naturale$a 1sucursal o agencia2, as co"o la descripcin y deli"itacin geogrfica de su rea de influencia: 52 Participacin de instituciones afines en el rea de influencia proyectada6

TITULO I 5 CAPITULO CUARTO 0%gi"en de !ficinas

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=2 :aturale$a de la oficina proyectada6 *2 9ndicacin de los siguientes aspectos: > > > > > > 9nversin esti"ada para su instalacin .orario bsico de funciona"iento .orarios adicionales o e3tendidos 8edidas de seguridad #ue se adoptarn Servicios #ue se pretenden prestar al p,blico Los de"s datos financieros y econ"icos propios del estudio de factibilidad&

3. I'*o".aci)' a la S%$#"i't#'&#'cia Ba'ca"ia co' $o t#"io"i&a& a la a$#"t%"a o #l t"a la&o &# o*ici'a : (entro de las dos se"anas siguientes a la apertura o traslado de una of icina, deber infor"arse a la Superintendencia <ancaria sobre tal circunstancia y adjuntarse certificacin de la '"ara de 'o"ercio correspondiente #ue acredite el registro respectivo, lo cual deber surtirse dentro del t%r"ino #ue al efecto se?ale esta entidad en el acto de autori$acin& n caso de no llevarse a cabo la apertura o traslado de la oficina dentro del t%r"ino indicado, la entidad deber infor"ar tal .ec.o igual"ente a esta Superintendencia, solicitando la prrroga del t%r"ino inicial"ente concedido en caso en #ue a,n persista el inter%s de la entidad en la solicitud inicial"ente autori$ada& 1.7 Nat%"al#/a &# la o*ici'a .

(e confor"idad con lo establecido en los artculos 2@5 y 2@= del 'digo de 'o"ercio, las oficinas de las instituciones vigiladas por la Superintendencia <ancaria slo pueden tener la calidad de sucursales o agencias, en los t%r"inos de las disposiciones "encionadas& n consecuencia, cuando se pretenda abrir oficinas #ue tengan por objeto la prestacin de servicios restringidos, la naturale$a de la correspondiente oficina deber ajustarse a alguna de las categoras citadas, sin perjuicio de #ue puedan tales oficinas ofrecer sus servicios de "anera transitoria y te"poral "ediante el traslado de recursos .u"anos o t%cnicos para la prestacin de sus servicios por fuera del local de las "is"as, caso en el cual deber infor"arse previa"ente a la Superintendencia <ancaria, indicando el tipo de servicio #ue se ofrecer, la oficina responsable de las operaciones #ue se realicen, y el perodo en el cual se operar a trav%s de esta "odalidad& 'uando se adopte la decisin de instalar nuevos cajeros auto"ticos deber infor"arse a la Superintendencia <ancaria con no "enos de #uince das .biles de antelacin a la fec.a en la #ue se proyecte inaugurar el servicio respectivo, debi%ndose e3presar el lugar de ubicacin del cajero #ue se pretende instalar& 1.8 Co'(#" i)' &# o*ici'a .

/oda "odificacin #ue se efect,e a la naturale$a jurdica de una oficina en funciona"iento deber ser previa"ente infor"ada a la Superintendencia <ancaria, indicndose la nueva dependencia contable o ad"inistrativa de la oficina objeto de conversin& 1.9 Ci#""# &# o*ici'a .

l cierre de oficinas podr adoptarse dentro del siste"a de autori$acin general& n consecuencia, los "is"os podrn .acerse confor"e a la decisin adoptada por el rgano social co"petente, para lo cual solo deber procurarse #ue en la localidad donde se desea cerrar la oficina contin,e la prestacin del servicio por parte de otra entidad financiera& (e esta decisin debern ser infor"ados por escrito y con una antelacin no inferior a treinta das 15+2 co"unes todos los clientes de la oficina #ue se va a cerrar, con indicacin e3presa de los tr"ites a seguir respecto de los depsitos y las obligaciones contraidas por cada uno de ellos, y durante el "is"o tie"po se infor"ar a trav%s de cual#uier "edio publicitario al p,blico en general& +. U T I L I : A C I O N D E R E D E S D E O F I C I N AS

Para efectos de lo previsto en el artculo 95 del statuto !rgnico del Siste"a Financiero, nor"a #ue conte"pla la posibilidad de #ue las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, sociedades de capitali$acin e inter"ediarios de seguros contraten el uso de la red de oficinas de los estableci"ientos de cr%dito para la pro"ocin y gestin de sus operaciones, debern tenerse en cuenta las siguientes condiciones:

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: +.1 I'&#$#'&#'cia o$#"ati(a &# lo #"(icio

Los funcionarios de los estableci"ientos de cr%dito no pueden participar en las labores de pro"ocin y gestin #ue las sociedades de servicios financieros, las entidades aseguradoras, sociedades de capitali$acin, e inter"ediarios de seguros adelanten en los estableci"ientos de cr%dito en uso de su red de oficinas, salvo para el caso de negocios y operaciones de los Fondos 'o"unes !rdinarios, evento en el cual deber observarse lo dispuesto por el artculo *o& del (ecreto 2259 de )99)& Para tal efecto, debern ubicar su propio personal en las labores de gestin y pro"ocin de sus operaciones& ;s "is"o debe tenerse presente #ue corresponder a los estableci"ientos de cr%dito #ue faciliten su red de oficinas, el deber de garanti$ar la e3istencia de una rigurosa independencia tanto locativa co"o operativa #ue evite cual#uier posible confusin de los usuarios del servicio sobre la identidad corporativa de las instituciones& +.+ I&#'ti*icaci)' locati(a &#l #"(icio

(e confor"idad con lo establecido por el artculo 95 9bde", cuando las sociedades fiduciarias, las sociedades ad"inistradoras de fondos de pensiones y de cesanta, las entidades aseguradoras, las sociedades de capitali$acin y los inter"ediarios de seguros acuerden con un estableci"iento de cr%dito la utili$acin de su red de oficinas, debern adoptar las "edidas necesarias para #ue el p,blico las identifi#ue co"o una persona autno"a e independiente del estableci"iento de cr%dito& ;de"s, el rea para la ubicacin del personal dependiente de las entidades usuarias de la red deber adecuarse de for"a tal #ue se garantice una apropiada independencia de las de"s reas propias del estableci"iento de cr%dito, as co"o estar identificada con un aviso #ue se desta#ue frente a los de"s del local en donde se encuentra ubicada, en el cual se indicar de "anera clara y co"pleta la ra$n o deno"inacin social de la entidad usuaria o la sigla #ue la identifi#ue de confor"idad con sus estatutos sociales, aco"pa?ada sie"pre de la deno"inacin gen%rica del tipo de entidad& +.2 Co.$"o3a't# &# la O$#"acio'#

n los co"probantes de las transacciones #ue adelanten los estableci"ientos de cr%dito por cuenta de las entidades usuarias de su red de oficinas, deber incluirse en for"a destacada y clara"ente legible, en letra de "olde y en negrilla la siguiente leyenda: AD V E R T E N C I A: E L ; L A < 1 a # u e l n o " b r e d e l e s t a b l e c i " i e n t o d e c r % d i t o 2 AC T U A B A= O L A E > C L U S I V A R E S P O N S A B I L I D AD D E 1 a # u e l n o " b r e d e l a e n t i d a d u s u a r i a 2 Y , P O R L O T A N T O , NO ASUME NINGUNA OBLIGACI ON FRENTE AL CLIENTE RELACION AD A CON L A E=ECUCION DEL NEGOCIO ?UE DA ORIGEN A EST A TRANS ACC ION & Los co"probantes a #ue .ace referencia el anterior ordinal debern contener por lo "enos, la infor"acin #ue identifi#ue con precisin la operacin de #ue se trate& +.7 Co't"ato o3"# *o'&o co.%'# o"&i'a"io .

Los contratos #ue celebren los estableci"ientos de cr%dito, a trav%s de sus propios funcionarios y de su red de oficinas, por cuenta de una sociedad fiduciaria o "ediante los cuales se efect,e la vinculacin de fideico"itentes a un fondo co",n ordinario, debern tener i"preso en la cartula del "is"o con caracteres destacados, en letra de "olde y en negrilla la siguiente leyenda: E N L AS O P E R AC I O N E S ? U E S E R E AL I C E N A T R AV E S D E L A R E D D E O F I C I N A S D E ; L < ; L A< 1 a # u e l n o " b r e d e l e s t a b l e c i " i e n t o d e c r % d i t o 2 , E S T E ; A< AC T U A E N N O M B R E Y P O R C U E N T A DE 1 a # u e l n o " b r e d e l a S o c i e d a d F i d u c i a r i a 2 Y N O A S U M E R E S P O N S AB I L I D A D E N L A G E S T I O N F I D U C I A R I A E N C O M E N D AD A P O R E L C L I E N T E A E L L A . S U S O B L I G A C I O N E S S E L I M I T A N A L C O R R E C T O C U M P L I M I E N T O D E L A S I N S T R U C C I O N E S I M P AR T I D AS P O R ; a # u e l no"bre de la sociedad fiduciaria2 PAR A L A PRESTACI ON DEL SERVICIO DE DIC@ A RED. S O B R E L O S R E C U R S O S ? U E L AS S O C I E D AD E S F I D U C I A R I A S R E C I B E N , D I R E C T A M E N T E O A T R A V E S D E L U S O D E L A S R E D E S D E O F I C I N AS D E E S T A B L E C I M I E N T O S D E C R E D I T O , L A L E Y N O C O N T E M P L A AM P AR O D E L S E G U R O D E D E P O S I T O . +.8 Utili/aci)' &# la "#& &# o*ici'a $o" $a"t# &# oci#&a&# co.i io'i ta &# 3ol a

'uando los estableci"ientos de cr%dito faciliten su red de oficinas para la reali$acin de negocios propios de las sociedades co"isionistas de bolsa, debern atenderse todas las previsiones prescritas en el presente captulo, sin perjuicio de las nor"as e instrucciones especiales #ue a tales entidades les sean aplicables& +.9. R#&# &# &i t"i3%ci)' ! $"o.oci)' &# $"o&%cto i t#.a -#'#"al &# $#' io'# &# la #'ti&a&# a&.i'i t"a&o"# &#l

Las redes de distribucin y la pro"ocin de los productos de las entidades ad"inistradoras del siste"a general de pensiones cual#uiera #ue sea su "odalidad, entre ellas la utili$acin de redes de oficinas de estableci"ientos de cr%dito, se sujetarn a las siguientes instrucciones especficas:

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a. D# ti'ata"io : las previsiones contenidas en el (ecreto 72+ de )99= son destinatarias las entidades ad"inistradoras del siste"a general de pensiones, cual#uiera #ue sea su "odalidad, es decir, #ue las "is"as co"prenden a las ad"inistradoras del r%gi"en de pri"a "edia con prestacin definida y a las sociedades ad"inistradoras del r%gi"en de a.orro individual con solidaridad& 9gual"ente son sus destinatarios los entes .abilitados para la e3plotacin de planes de pensiones y co"ple"entarios y las entidades aseguradoras de vida #ue cuenten con capacidad legal para la e3plotacin de planes alternativos de pensiones, seg,n lo prev% el (ecreto A7@ de )99=& 3. E0cl% i(i&a&: confor"e al inciso tercero del artculo =B& del (ecreto 72+ de )99=, la labor de pro"ocin de los vendedores personas naturales, con o sin vinculacin laboral, se desarrolla en beneficio de la sociedad ad"inistradora del siste"a general de pensiones con la cual se .ubiere celebrado el respectivo convenio& s sancionable por la respectiva sociedad, en los t%r"inos contractuales, el incu"pli"iento de esta obligacin por parte de los vendedores personas naturales& Sin e"bargo, "ediando autori$acin e3presa por parte de la respectiva sociedad ad"inistradora del siste"a general de pensiones, el vendedor podr desarrollar su labor en beneficio de entidades distintas a a#uella con la cual celebr original"ente el convenio respectivo, con e3cepcin de la posibilidad >por parte de las entidades ad"inistradoras del siste"a general de pensiones> de co"partir las redes de distribucin #ue prev% el artculo )@B& del decreto 72+ de )99=& c. E'ti&a&# Aa3ilita&a $a"a la &i t"i3%ci)': La distribucin de productos puede efectuarse por conducto de instituciones financieras, inter"ediarios de seguros >sujetos o no a supervisin per"anente> y por entidades distintas a unas y otros, sie"pre #ue cuenten con capacidad legal para el ejercicio del co"ercio, caso este ,lti"o en el cual es "enester la autori$acin previa #ue i"parta la Superintendencia <ancaria para la celebracin de los respectivos convenios& n los eventos de distribucin por conducto de instituciones financieras o inter"ediarios de seguros no es indispensable la obtencin previa de autori$acin i"partida por la Superintendencia <ancaria para la celebracin de los respectivos convenios& &. Co'(#'io : Los convenios #ue se celebren para la pro"ocin de los servicios #ue prestan las entidades ad"inistradoras del siste"a general de pensiones "ediante la utili$acin de las redes de oficinas de las de"s instituciones financieras, se sujetarn a las siguientes condiciones: a2 Los convenios aludidos, cuyo propsito consiste en la precisin de las condiciones bajo las cuales se reali$arn las operaciones de recaudo, pago y traslado de los correspondientes recursos, #uedarn a disposicin de la Superintendencia <ancaria en las propias instalaciones de la respectiva sociedad, sin #ue sea indispensable su re"isin a esta entidad& b2 Los convenios podrn prever actividades a desarrollar respecto de los afiliados y de los trabajadores, tales co"o pro"ocin, vinculacin y, en general, labores de asesora, co"prendiendo el e"pleo y diligencia"iento de for"ularios de vinculacin o de autoli#uidacin6 en todo caso debern contener, cuando "enos, la infor"acin a #ue .ace alusin el artculo 9B del decreto 72+ de )99=, y su "odificacin ser procedente, entre otros "otivos, cuando los costos de los "is"os o algunas de sus previsiones afecten a los afiliados& c2 n ning,n caso los costos #ue genere el e"pleo de las instituciones financieras por parte de las sociedades ad"inistradoras, podrn ser trasladados, directa o indirecta"ente, a los afiliados, confor"e lo se?ala el inciso 2 del artculo AB del decreto citado en el literal anterior& d2 n cual#uier caso, las instituciones financieras debern disponer lo pertinente para la separacin de las actividades propias de su objeto respecto de a#uellas derivadas de la gestin de los aludidos convenios& #. I'*o".aci)' a lo % %a"io : n desarrollo de los deberes #ue se le i"ponen a los pro"otores de las sociedades ad"inistradoras de pensiones, estos tienen #ue infor"ar de "anera oportuna, a"plia y suficiente a los posibles afiliados acerca de la integridad de los aspectos #ue sean relevantes para la to"a de la correspondiente decisin de afiliacin, seg,n lo se?ala el artculo )2 del (ecreto 72+ de )99=, para lo cual debern sujetarse a los par"etros t%cnicos definidos por cada sociedad ad"inistradora, co"o ele"entos de referencia para el su"inistro de infor"acin al "o"ento de afiliacin& La o"isin de esta obligacin i"plica para el pro"otor la posibilidad de suspensin de la actividad correspondiente, y para la sociedad ad"inistradora en cuyo beneficio se .aya ef ectuado la labor de afiliacin la asuncin de los respectivos perjuicios, sin #ue ello i"pida la posibilidad de repeticin con #ue cuenta la sociedad ad"inistradora respecto del pro"otor& n todo caso, en desarrollo de los objetivos se?alados en el artculo 52*, nu"eral ), literales c2 y e2 del statuto !rgnico del Siste"a Financiero, en particular la necesidad de garanti$ar la

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eficiencia en la prestacin del servicio y de prevenir la ocurrencia de situaciones #ue puedan generar la p%rdida de confian$a en el p,blico, establece esta Superintendencia co"o prctica no autori$ada o"itir el su"inistro de la infor"acin oportuna, a"plia y suficiente a la cual tiene derec.o el afiliado, tanto al "o"ento de su vinculacin co"o durante la vigencia de la "is"a, con ocasin de las prestaciones debidas por virtud de la "encionada afiliacin& Las sociedades ad"inistradoras del Siste"a -eneral de Pensiones, cual#uiera #ue sea su "odalidad, debern disponer lo pertinente para #ue funda"ental"ente en las reas de capacitacin se difunda con suficiencia la calificacin de no autori$ada la prctica consistente en no infor"ar adecuada"ente a los posibles afiliados al "o"ento de efectuar la respectiva labor de pro"ocin para su vinculacin y, en general, acerca de las sanciones #ue corresponden por el incu"pli"iento de cual#uiera de las obligaciones #ue les son propias a los pro"otores& *. Li3#"ta& &# #l#cci)' &#l a #-%"a&o" &# la "#'ta (italicia: Las sociedades ad"inistradoras y, en su caso, los pro"otores debern sujetarse a lo previsto en el (ecreto 7)9 de l99= y las nor"as #ue lo desarrollen, cuando se trate de cu"plir con la obligacin de asesora acerca de la seleccin de la entidad aseguradora de vida del contrato de renta vitalicia, cual#uiera #ue sea su "odalidad, #ue prev% el literal b2 del artculo @+ de la Ley )++ de )99= y el literal j2 del artculo )= del (ecreto Ley @*@ de l99=& +.B I' t"%ccio'# a&.i'i t"a&o"a &#l a$lica3l# &# .a'#"a # $#c*ica a lo i t#.a -#'#"al &# $#' io'# . $"o.oto"# &# la oci#&a&#

a. R#.%'#"aci)': La re"uneracin de los pro"otores de las sociedades ad"inistradoras del siste"a general de pensiones, consiste en el reconoci"iento de la co"isin #ue se .ubiere pactado por su labor de "ediacin en la afiliacin, con prescindencia e3presa de cual#uier otra consideracin vinculada con circunstancias de naturale$a distinta a la labor de "ediacin, entendida %sta co"o la gestin #ue sea suficiente para lograr la afiliacin a una deter"inada sociedad ad"inistradora de pensiones& La co"isin constituye la "edicin de una labor especfica y o"ite legal"ente el reconoci"iento de una gestin cuya evaluacin se efect,e en t%r"inos de volu"en, pues el encargo de "ediacin .a de atender ele"entos objetivos propios de la "ejor eleccin del afiliado y no la "ejor re"uneracin del vendedor& La co"isin debe corresponder a una labor idnea y suficiente #ue sea si"%trica con la proteccin #ue e3presa"ente se le otorga al usuario del siste"a& 3. M#ca'i .o &# i'*o".aci)' o3"# $"o.oto"# : 'on sujecin al principio de proteccin del derec.o a la inti"idad, las Sociedades ;d"inistradoras del Siste"a -eneral de Pensiones podrn disponer "ecanis"os privados de difusin acerca de los pro"otores #ue e"pleen, con el fin de constatar la e3istencia de in.abilidades, inco"patibilidades, sanciones contractuales precedentes y, en general, cual#uier infor"acin #ue resulte relevante para la operatividad de las redes de distribucin del "encionado siste"a& c. P"oAi3icio'# a$lica3l# a lo $"o.oto"# : n virtud de lo previsto en el artculo )7 del (ecreto 72+ de )99=, sern aplicables respecto de los pro"otores de las sociedades ad"inistradoras del siste"a general de pensiones las "is"as facultades con #ue cuenta la Superintendencia <ancaria respecto de los inter"ediarios de seguros& Por tanto, en virtud de tal re"isin, resultan aplicables entre otras disposiciones, las previstas en el artculo 2+7 del statuto !rgnico del Siste"a Financiero, en particular la contenida en su nu"eral 5, #ue prev% co"o pro.ibiciones la cesin de co"isiones a favor del afiliado, el ofreci"iento de beneficios no garanti$ados o la e3ageracin de los "is"os, as co"o la sugestin tendiente a da?ar negocios celebrados por co"petidores, el .acerse pasar por representante de una entidad sin serlo y, en general, todo acto de co"petencia desleal& &. R,-i.#' Sa'cio'ato"io: n virtud de lo previsto en el artculo 2) del (ecreto 72+ de )99=, el r%gi"en sancionatorio aplicable a los pro"otores de las sociedades ad"inistradoras del siste"a general de pensiones es el previsto en el statuto !rgnico del Siste"a Financiero, por lo cual resultan aplicables las previsiones contenidas en la parte s%pti"a del "encionado estatuto&

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