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Plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano 2014
Una sociedad informada tiene un vehculo natural para permitir el acceso de la informacin a los ciudadanos, empresarios y otras agencias de Gobierno para que puedan efectivamente cumplir con su finalidad y esto se consigue a travs de los Archivos, cuando estos se miran como Centros de Informacin, y finalmente, cuando la informacin est clasificada, ordenada y accesible.
CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN ............................................................................................................... 3 1. ANALISIS INTERNO ................................................................................................... 4

1.1. 1.2. Resea Histrica ............................................................................................................................ 4 Identificacin de los objetivos y funciones generales ............................................................... 4 Objetivos. ................................................................................................................................ 4 Funciones. .............................................................................................................................. 5 Misin ...................................................................................................................................... 5 Visin ....................................................................................................................................... 5 Valores .................................................................................................................................... 5 Principios ................................................................................................................................ 6 Poltica de calidad ................................................................... Error! Marcador no definido. Estructura Organizacional del Archivo General de la Nacin ......................................... 7
1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.2.6. 1.2.7. 1.2.8. 1.3.
Anlisis DOFA. ............................................................................................................................... 7
2. Objetivos y alcance del plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano ........... 10 3. Mapa de Riesgos de Corrupcin. ........................................................................... 10
3.1Contexto. ............................................................................................................................................... 10 Mapa de procesos Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. ............................... 11 3.2 Riesgo de Corrupcin. ........................................................................................................................ 11 3.3. Causas................................................................................................................................................. 12 3.4. Descripcin del riesgo de corrupcin. ............................................................................................. 12 3.5. Estrategia Para Mitigar Los Riesgos ............................................................................................... 12
4. Rendicin de cuentas ............................................................................................. 18 5. Estrategia Antitrmites .............................................................................................. 19 6 Estrategias Para Mejorar La Atencin al Ciudadano ................................................ 20
ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA www.archivogeneral.gov.co Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.co Cra. 6 N 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6
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INTRODUCCIN El Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano del Archivo General de la Nacin es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestin, su metodologa incluye cuatro componentes, que contienen parmetros y soporte normativo propio. El primero de ellos hace nfasis en la metodologa del mapa de riesgos de corrupcin. Para los dems componentes se deben tener en cuenta los lineamientos dados por las normas y entidades rectoras de las diferentes polticas. El diseo de la metodologa para la identificacin de riesgos de corrupcin y acciones para su manejo concluye con la elaboracin del mapa de riesgos de corrupcin y las medidas para mitigarlos desarrollada en el primer componente, tom como punto de partida los lineamientos ofrecidos por el Modelo Estndar de Control Interno -MECIcontenidos en la Metodologa de Administracin de Riesgos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Sin embargo, desarrolla en forma diferente algunos de sus elementos, en el entendido que un acto de corrupcin es inaceptable e intolerable y requiere de un tratamiento especial. De acuerdo con la metodologa diseada por la Secretara de Transparencia de la Presidencia de la Repblica, en el marco del Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupcin; este Plan incluye como segundo componente la Estrategia Antitrmites que tiene como finalidad simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trmites y procedimientos administrativos; facilitar el acceso a la informacin y ejecucin de los mismos, y contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades pblicas mediante el uso de las tecnologas de la informacin, cumpliendo con los atributos de seguridad jurdica propios de la comunicacin electrnica. Conocedores de la necesidad de brindar espacios para que la ciudadana participe, sea informada de la gestin de la administracin pblica y se comprometa en la vigilancia del que hacer del Estado, se incluye en el tercer componente la rendicin de cuentas, que tiene como finalidad afianzar la relacin Estado Ciudadano, mediante la informacin y explicacin de los resultados de la gestin de la entidad a la ciudadana, otras entidades y entes de control. Por ltimo, pero no menos importante, est el cuarto componente mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano que tiene como finalidad establecer los lineamientos, parmetros, mtodos y acciones tendientes a mejorar la calidad y accesibilidad de la ciudadana, a los servicios que presta el Archivo General de la Nacin.
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1. ANALISIS INTERNO
1.1.
RESEA HISTRICA
En 1989 con la sancin de Ley 80, se crea el Archivo General de la Nacin como un establecimiento pblico del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de la poltica archivstica nacional; inici operaciones como establecimiento pblico en el ao de 1992. Si bien es cierto la historia de los Archivos data de 1546, en 1868 surge el Archivo Nacional como una dependencia de la Secretara de Interior y Relaciones Exteriores; hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservacin de los documentos, promueve la Ley 4 llamada de ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al pblico; la Ley 43 del mismo ao promueve que se conserven ciertos documentos oficiales. En 1999, mediante el Decreto 1126 que reestructura el Ministerio de Cultura, y el Archivo General de la Nacin, cambia la adscripcin a este Ministerio enmarcndole dentro de l como un establecimiento autnomo. 1.2. IDENTIFICACIN DE LOS OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES
El Archivo General de la Nacin tiene por objetivo fundamental la formulacin, coordinacin, control y seguimiento de la Poltica Nacional de Archivos, y Gestin Documental, en pro de garantizar el acceso a la informacin y contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos, as como, apoyar al desarrollo de polticas que mejoren la eficiencia en los trmites de la organizacin pblica a travs de la Gestin Documental articulando el uso de la Tecnologa. 1.2.1. OBJETIVOS.
Conforme al artculo 5 del Acuerdo No. 09 de 2012 son objetivos del Archivo General de la Nacin: Velar por la preservacin del patrimonio documental de la Nacin y facilitar el acceso a dicho patrimonio por parte de la ciudadana en general. Coordinar las instituciones archivsticas que integran el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material del pas, en armona con el Plan Nacional de Desarrollo Econmico y Social adoptado por el Estado, as como tambin promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivstica de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos. Adems de los anteriores el Archivo General de la Nacin tiene como objetivos:
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Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la archivstica, la gestin documental y la gestin de la informacin a fin de contar con informacin til y oportuna para la toma de decisiones y gestin eficiente de la administracin. Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema Nacional de Archivos. Promover y desarrollar acciones que contribuyan a afianzar la identidad nacional. Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la nacin. Disear y vigilar la implantacin del programa de gestin documental articulado con los sistemas de informacin en la Administracin Pblica. 1.2.2. FUNCIONES.
Las funciones del Archivo General de la Nacin estn dadas en principio por el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, las cuales, fueron posteriormente complementadas, reglamentadas o modificadas mediante la expedicin de la Ley 594 de 2000, y el Acuerdo 09 de 2012. 1.2.3. MISIN
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del pas y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales.
1.2.4. VISIN
En el 2014 nuestra institucin habr logrado dar las bases para articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos pblicos, histricos y patrimoniales del pas, fortaleciendo las relaciones con la ciudadana y el control social.
1.2.5. VALORES
Justicia: Acto con equidad. Respeto: Respeto para que me respeten. Tolerancia: Aceptar, comprender y tratar a los dems observando las normas de convivencia. Servicio: Satisfacer la necesidad del cliente es mi prioridad. Lealtad: Soy fiel con los ideales del AGN y mi conducta genera confianza. Solidaridad: Contribuyo para el logro del bien comn. Responsabilidad: Cumplo a pesar de los obstculos.
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Confianza: Cree en m, porque soy coherente en lo que digo y hago. Participacin: Mi aporte es importante para el logro de los objetivos institucionales.
1.2.6. PRINCIPIOS
El conector de la Misin antes descrita y los pilares estratgicos, apunta a sealar que el AGN debe definir, a travs del Consejo Directivo y la Direccin General, los criterios de orientacin estratgica, que son los principios que dirigen la actuacin de la entidad a su interior y en el entorno en el cual se desarrolla. En ese sentido se propone como marco para la decisin del Consejo Directivo y de la Direccin General, que se requiere una institucin que se rija por los siguientes principios:.
a. Competitividad: Que tenga altos estndares en sus servicios y productos, ya que el AGN es el ente rector de la Poltica Archivstica y debe ser el rol a seguir por organizaciones o entidades que tengan relacin con el tema archivstico. b. Productividad: Desarrollar la gestin con un alto estndar de eficiencia, logrando optimizar los recursos financieros y humanos disponibles para responder con oportunidad ante las solicitudes de los clientes externos. c. Gestin del conocimiento: Desarrollo de nuevas ideas a partir del conocimiento aplicado a la experiencia, para convertir al AGN en una entidad innovadora, competitiva, productiva y oportuna. d. Transparencia: Prctica democrtica en el Desarrollo Institucional con criterios precisos y concisos; que pone a disposicin la informacin al pblico, al escrutinio de la sociedad, para que pueda revisada, analizada, comentada y observada con fines de control social. 1.2.7. Poltica del Sistema Integrado de Gestin El Archivo General de la Nacin, se compromete a implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestin con criterios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia, mediante:
El fortalecimiento del desempeo institucional a travs de la implementacin de procesos eficaces, eficientes, y efectivos; vinculando personal competente y comprometido; con proveedores eficaces; gestionando eficientemente los recursos financieros y tecnolgicos. La implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin. La prestacin oportuna de los trmites y servicios archivsticos que ofrece la Entidad, satisfaciendo los requisitos y necesidades de los usuarios y partes interesadas.
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La identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento y establecimiento de acciones de mitigacin para la administracin de los riesgos que puedan afectar la gestin de la Entidad. El cumplimiento de la legislacin aplicable a la Entidad. El establecimiento de medidas para el uso de los recursos naturales, prevencin y Mitigacin de los efectos nocivos al ambiente, a la comunidad y a las dems partes interesadas de la Entidad.
1.2.8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Figura No. 1 Estructura Organizacional
1.3.
ANLISIS DOFA.
A continuacin se presenta un resumen del estado de vulnerabilidad del Archivo General de la Nacin, a partir del cual se puede evidenciar: DEBILIDADES Carencia de instrumentos sancionatorios al incumplimiento de la ley. Tecnologa obsoleta. Carencia de un plan contino de capacitacin y actualizacin archivstica. Poca difusin de los servicios del AGN. Carencia de personal especializado del SNA para acompaamiento a las FORTALEZAS Definicin clara de sus procesos. Conocimiento tcnico. Sentido de pertenencia. Alianzas con universidades extranjeras para intercambio de pasantes. Material Bibliogrfico y Publicaciones Instalaciones propias y adecuadas para la conservacin, organizacin y difusin del
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DEBILIDADES regiones. Carencia de una poltica para la distribucin de publicaciones tcnicas archivsticas del AGN en Entes Nacionales, Departamentales y Municipales. Falta de seguimiento y acompaamiento a la aplicacin de la normatividad archivstica. Ausencia de un programa contino de produccin intelectual, difusin y divulgacin. Falta de operatividad de los componentes de SNA en las diferentes instancias de articulacin. Ausencia de polticas pblicas respecto al manejo de documento electrnico. Falta fortalecer al personal tcnico y profesional en competencias acordes con los avances archivsticos a nivel mundial.
FORTALEZAS patrimonio documental del Archivo General de la Nacin. Reglamentacin de la Ley General de Archivos. Creciente demanda de los Servicios Archivsticos por la lnea de venta de servicios. Fortalecer y continuar con los cursos de formacin archivstica. Disponibilidad de recursos provenientes de la cooperacin nacional e internacional. Asesora y acompaamiento prestado a los Entes territoriales en el cumplimiento de la normatividad archivsticas. Demanda de personal calificado lo que contribuye a la creacin de programas para formacin profesional y especializacin en Archivstica. Participacin del AGN en los comits tcnicos del orden nacional y en la generacin de polticas para el manejo de archivos digitales. Estrategia Vive Digital del Gobierno Nacional Funcin de inspeccin y vigilancia por desarrollar y consolidar. Sistema Integrado de Gestin de Calidad, MECI y Ambiental, definido por procesos y procedimientos. Mapa de Riesgos por Procesos, donde los identifica, describe sus causas, los clasifica, los analiza y efecta una valoracin de stos, sealando los responsables del monitoreo de tales riesgos y establece sus indicadores
Tabla 1 Debilidades - Fortalezas AMENAZAS Escasos recursos del Presupuesto Nacional para apoyar proyectos de inversin en Archivos. OPORTUNIDADES Identificacin con la MISIN. Ley 594 de 2000. Cobertura Nacional como ente rector de la
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AMENAZAS Deterioro de los documentos por factores de origen biolgico, fsico y qumico. Poca conciencia de la Administracin Departamental y Municipal sobre el quehacer archivstico y el cumplimiento de la normatividad existente. Carencia de un Plan Nacional de contingencia para la proteccin de los archivos del pas frente a situaciones de riesgo natural. Carencia de un sistema de informacin en red que permita la elaboracin de un catlogo nacional de archivos y facilite su acceso en lnea a los contenidos informativos. Ausencia de voluntad poltica de la administracin departamental y municipal para el desarrollo de la funcin archivstica. Expedicin de normas por parte de otras entidades pblicas que afectan la funcin archivstica sin tener en cuenta la participacin del AGN. Incumplimiento del sector de servicios archivsticos de estndares de calidad y falta rigurosidad en la aplicacin de las normas nacionales de archivos, lo que pone en riesgo el patrimonio documental del pas. Necesidad de actualizacin del censo nacional de archivos (gestin e histricos). Insuficiente recurso humano para atender la funcin archivstica en todo el territorio nacional.
OPORTUNIDADES poltica archivstica Convenios de cooperacin Nacional e Internacional. La venta de servicios. Experiencia y trayectoria Conocimiento tcnico y formacin profesional. Voluminoso acervo documental. Instalaciones propias y adecuadas para la conservacin, organizacin y difusin del patrimonio documental de la Nacin Existencia de nuevas tecnologas informticas. Divulgacin de la UNESCO de la proteccin y difusin de bienes documentales patrimoniales Alianzas con entidades que tienen tecnologa de punta para difundir mejores prcticas Estar a la vanguardia en Centro y Suramrica en el direccionamiento de la poltica archivstica Apoyo de los organismos de control en el cumplimiento de la funcin archivstica. Ley 1409 de 2010 por la cual se reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivstica, se dicta el Cdigo de tica y otras disposiciones.
Tabla 2 Amenazas - Oportunidades
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2. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO
2.1 Objetivo General Adoptar en el Archivo General de la Nacin el Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, conforme lo establece la Ley 1474 de 2011 o Estatuto Anticorrupcin. 2.2 Objetivo Especficos Construir el mapa de riesgos de corrupcin del Archivo General de la Nacin (AGN) y sus respectivas medidas de prevencin, correccin y control. Determinar la aplicacin de la Poltica de Racionalizacin de Trmites en la entidad. Establecer mecanismos de rendicin de cuentas para la entidad. Definir las acciones necesarias para optimizar la atencin al ciudadano en el AGN. 2.3 ALCANCE Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano, debern ser aplicadas por todas las dependencias del Archivo General de la Nacin (AGN).
3. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIN. El referente para la construccin del mapa de riesgos es la metodologa de la administracin del riesgo NTC 5254, la cual est inmersa en la gua Estrategias para la construccin del Plan Anticorrupcin y de atencin al ciudadano, como producto de su aplicacin obtenemos el mapa de riesgos de corrupcin y acciones para su manejo, nuestro ejercicio, respeta las categoras de nico impacto para el riesgo evaluado como lo establece el documento antes mencionado. As mismo, en la probabilidad de materializacin nicamente se consideran dos criterios de probabilidad de materializacin del riesgo: posible y casi seguro. 3.1CONTEXTO. El Archivo General de la Nacin (AGN) cuenta con un Sistema de Control Interno definido por los subsistemas de control estratgico, control de gestin y control de evaluacin. As mismo en el componente de administracin del riesgos de dicho Sistema se materializan los elementos de identificacin, anlisis y valoracin, sealando los responsables del monitoreo del riesgo y sus indicadores (anexo 1). Por lo anterior, el Archivo General de la Nacin (AGN) considera la metodologa para la formulacin, seguimiento y control del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano tal
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como lo seala el artculo 73 de la Ley 1474 de 2011; para la construccin de dicho Plan en el Archivo General del Nacin (AGN). Bajo este contexto para identificar los riesgos, el mapa de procesos se constituye en la lnea base para esta actividad; diseando tanto las acciones viables que apunten a mejorar las debilidades identificadas en el proceso de anlisis interno, como aquellas que contribuyen a mantener y potenciar las fortalezas observadas en el proceso, en cada uno de los factores analizados.
MAPA DE PROCESOS ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO.
Fuente: Manual de Procesos y Procedimientos AGN
Figura No. 2 Mapa de procesos
3.2 RIESGO DE CORRUPCIN. La gua define como Riesgo de Corrupcin la posibilidad de que por accin u omisin, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la informacin, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtencin de un beneficio particular. El Archivo General de la Nacin est llamado a participar activamente en el afianzamiento de una sociedad informada, y su papel fundamental est dado en la formulacin de polticas, normas y condiciones para que la informacin, en todos los ciclos de su desarrollo, tenga las caractersticas de confiabilidad y calidad que la hagan utilizable, efectivamente, en la toma de decisiones y en la garanta de los derechos y deberes de los ciudadanos. En el numeral 3.5 se especifican las estrategias para mitigar los riesgos.
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3.3. CAUSAS. Busca de manera general identificar un conjunto sistemtico de situaciones que por sus caractersticas, pueden originar prcticas corruptas, asocindolas a cada uno de los procesos y procedimientos de la respectiva entidad. Para establecer las causas esta la matriz DOFA que relacionamos en el numeral 1.3 dado a que pueden influir en los procesos y procedimientos que generan una mayor vulnerabilidad frente a riesgo de corrupcin. 3.4. DESCRIPCIN DEL RIESGO DE CORRUPCIN . Una vez identificadas las causas, se define el riesgo de corrupcin del proceso o, procedimiento, segn sea el caso. El riesgo debe estar descrito de manera clara, sin que su redaccin d lugar a ambigedades o confusiones con la causa generadora de los mismos. Al Archivo General de la Nacin le corresponde asumir nuevos retos en el direccionamiento y articulacin de las acciones que deban tomarse, a fin de garantizar la continuidad y preservacin de la informacin electrnica que ofrece evidencia de la gestin de las entidades pblicas. Para lograr este objetivo, el AGN deber alinearse con las dems entidades del Estado en la promocin de un Estado ms eficiente y competitivo, la conexin de todos los ciudadanos, la capacitacin para que la poblacin interacte con el Estado, la generacin de informacin oportuna y confiable para el Estado y los ciudadanos y, la transparencia y gobernabilidad, lo que indudablemente redundar en una sociedad mejor informada. Se describen de forma puntual los riesgos, las estrategias y los objetivos a implementar, para darle cumplimiento a las expectativas de la Colombia actual y proyectarla a los retos que le exige la ley, el gobierno y la sociedad de hoy, caracterizada cada vez ms por acciones transparentes que legitimasen el quehacer de la funcin archivstica. La valoracin del riesgo se hace bajo el modelo de la exposicin que se tiene al riesgo de corrupcin mismo, tanto en trmites como en servicios que se ofrecen a las Entidades del Estado, Entidades privadas que cumplen funciones pblicas, Entidades pblicas del orden nacional, Entidades pblicas del orden territorial, Archivos privados de inters pblico, Archivo privados que manifiestan inters de servicios y trmites del AGN. 3.5. ESTRATEGIA PARA MITIGAR LOS RIESGOS El Archivo General de la Nacin est determinado por su funcin de servicio pblico en torno a la informacin, entendida esta, como derecho de los ciudadanos y como instrumento bsico para el logro de los fines esenciales del Estado, el desarrollo del Pas y de sus habitantes. La finalidad del Archivo General de la Nacin, en cuanto a su servicio a la comunidad, est determinada por el valor de la informacin en cuanto a la gestin pblica como instrumento de realizacin de la funcin administrativa, de una parte, y de la otra, en relacin con el valor de la informacin como elemento de construccin de la cultura.
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Por lo anterior el Archivo General de la Nacin, tiene las siguientes estrategias para la mitigacin del riesgo de corrupcin: Elaboracin del mapa de riesgos de corrupcin y las medidas para su mitigacin. Realizar el control y seguimiento del mapa de riesgos de contratacin del cual se tomar insumos para determinar los riesgos de corrupcin en esta materia. Publicar en la pgina Web www.archivogeneral.gov.co el seguimiento a las denuncias por hechos de corrupcin, as como las acciones tomadas por la entidad para su prevencin. Establecer como una prioridad la lucha contra la corrupcin, la recuperacin de la institucionalidad, la transparencia y la efectividad a travs del seguimiento y control al cumplimiento tanto del cdigo de tica como el cdigo de buen gobierno, representado en los principios y valores que forman parte de la identidad colectiva y que posibilite la convivencia entre los Servidores Pblicos para dar un adecuado servicio a la ciudadana en general. Desarrollar una (1) capacitacin a los Servidores Pblicos sobre las normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica. Actualizacin del manual de contratacin del AGN acorde con el Decreto 4170 de 2011 Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratacin Pblica-Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura", con el fin de desarrollar e impulsar polticas pblicas y herramientas, orientadas a la organizacin y articulacin, de los partcipes en los procesos de compras y contratacin pblica. Establecer protocolos de seguridad en el desarrollo de los aplicativos para evitar la manipulacin de los mismos y garantizar la seguridad de las bases de datos asignando perfiles de acceso exclusivos a los administradores de las mismas. Adoptar un Manual de Protocolos de Seguridad que rijan las Tecnologas de Informacin y Comunicacin en la Entidad. Adelantar las investigaciones disciplinarias que fuesen necesarias por efecto de los presuntos hechos de corrupcin que pudieren presentarse y dar traslado de las mismas a la Procuradura General de la Nacin y a los dems Organismos de Control. Seguir aplicando el Decreto 4567 de 2011, sobre la provisin de los empleos de libre nombramiento y remocin con transparencia, en los procesos de vinculacin y evaluacin de las competencias de los candidatos. Continuar realizando las audiencias Pblicas en los Proceso de contratacin para permitir a los interesados conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de licitaciones de contratos, de Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestin pblica, as como la convocatoria de una entidad encargada de la ejecucin de un programa, proyecto, contrato o de la prestacin de un servicio. Construccin de la Estrategia de Rendicin de Cuentas AGN 2014, con el fin de que los ciudadanos participen activamente en la gestin de la entidad tal como lo seala en CONPES 3654 de 2010. Permitir a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones a travs del Buzn de quejas y reclamos poner en conocimiento de la alta direccin de la entidad las anomalas presentadas en la debida prestacin del servicio por parte de algn Servidor Pblico o rea del AGN.
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Responder las Acciones de tutela en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar el reconocimiento de sus derechos. Responder los Derechos de Peticin en el tiempo reglamentario para permitir al ciudadano reclamar sobre alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve afectado. El Archivo General de la Nacin promocionar la cultura de la legalidad, tanto al interior como al exterior de la entidad. Fortalecimiento de los procesos de planeacin precontractual; dando claridad en las reglas de participacin de los oferentes en los procesos contractuales; incorporando en los pliegos de condiciones la estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles involucrados en la contratacin estatal. No obstante, las funciones asignadas al Archivo General de la Nacin son igualmente referente esencial para la definicin de los macro procesos pero bajo los criterios de la articulacin y la secuencia de las operaciones, considerando el archivo total: proceso integral de los documentos en su ciclo vital. PROCESO PRODUCTO GENERADO PROCESOS ESTRATGICOS
Plan estratgico Revisin del Sistema Integrado de Gestin Estadsticas de gestin Audiencia pblica de rendicin de cuentas Elaboracin y reprogramacin del plan de accin Seguimiento a la ejecucin financiera de proyectos de inversin nacional Preparar anteproyecto de presupuesto de funcionamiento Formulacin, registro y actualizacin de los proyectos de inversin nacional Preparar anteproyecto de presupuesto de inversin Estudio de Costos y tarifa de servicios Seguimiento al cumplimiento de planes de accin y elaboracin de informes Coordinacin eventos acadmicos y culturales Difusin interna o externa Anlisis y medicin de la Satisfaccin del cliente Derechos de peticin, quejas y reclamos - PQR Mejora, Acciones correctivas y/o preventivas de Producto y/o servicio no conforme Administracin de Riesgos Elaboracin, medicin y seguimiento de Indicadores
USUARIO/CLIENTE
Gestin Estratgica
Todos los procesos del AGN. Comit de Direccin Consejo Directivo Departamento Nacional de Planeacin Ministerio de Cultura Ministerio de Hacienda Entes de control Control Interno Usuarios en General
Sistema Integrado Gestin
Todos los procesos del AGN Comit de Control Interno
PROCESOS MISIONALES
Desarrollo de la Poltica Expedir Normas Archivsticas Archivstica Procesos misionales del AGN Consejo Directivo y/o Direccin General Personas naturales y jurdicas de derecho pblico y privado
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PROCESO
PRODUCTO GENERADO
USUARIO/CLIENTE
Personas Naturales y Jurdicas de derecho pblico y privado. Procesos del AGN. Instituciones Acadmicas. Integrantes SNA. Consejo Directivo Comit Evaluador de Documentos Investigadores nacionales o extranjeros
Gestin del Acervo Documental Elaboracin de instrumentos de recuperacin de informacin - Descripcin Actualizacin del inventario general de fondos Administracin Conservacin preventiva del Acervo Investigaciones para la conservacin documental Documental Catalogacin, consulta, prstamo de libros y publicaciones en la biblioteca especializada Salida temporal de documentos para procesos tcnicos y exposiciones
Proyectos de cooperacin Microfilmacin Elaboracin de conceptos tcnicos Evaluacin, acompaamiento y verificacin a la aplicacin de las TRD y TVD Digitalizacin Restauracin Asistencia tcnica AGN Gestin de Operatividad de los proyectos del GAP Entidades pblicas Servicios Gestin de Proyectos privadas Archivsticos Capacitaciones Archivsticas Ciudadana Alquiler de salas y equipos Visitas Guiadas Exposiciones y muestras documentales Publicaciones Alquiler de depsitos Servicios de Laboratorio Custodia de microfilm y medios digitales Uso de imgenes AGN Sistema Coordinacin concejos territoriales de archivo Entidades pblicas Nacional de Conformacin, reactivacin y coordinacin de los Comits privadas Archivos tcnicos del SNA Ciudadana AGN Inspeccin, Visitas de inspeccin, control y vigilancia Entidades pblicas Control y Verificacin de cumplimiento de las funciones de los CTA privadas Vigilancia Ciudadana
PROCESOS DE APOYO
Ingreso de recursos propios por venta de servicios Apertura y manejo de libros de contabilidad Elaboracin de Estados Financieros Conciliacin bancaria Constitucin de ttulos de tesorera TES Registro de Ingreso y egreso de Bienes Registro o comprobante de ingresos y egresos de fondos Constitucin y cancelacin de reservas presupuestales Modificaciones Presupuestales Presentacin y modificacin del Programa Anual de Caja PAC Remisin de copias de Estados Financieros Contables y solicitud de reasignacin de excedentes financieros
Gestin Financiera
Procesos del AGN Entes de control Ciudadana en general Servidores Pblicos de la entidad. Proveedores
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PROCESO
PRODUCTO GENERADO
USUARIO/CLIENTE
Trmite de Vigencias Futuras por funcionamiento Trmite Presupuestal por adquisicin de Bienes y Servicios Apertura y registro de cuentas autorizadas por el tesoro Nacional Cancelacin de Obligaciones Declaracin mensual de impuestos de retencin en la fuente Facturacin y cobro por la venta de bienes y/o servicios prestados Ingreso de Aportes del Gobierno Nacional Causacin de los ingresos recibidos por anticipado Flujo de Caja y Tesorera Plan Institucional de Capacitacin Gestin de comisiones para Servidores Pblicos y desplazamientos para contratistas Seleccin y vinculacin de Servidores Pblicos. Induccin y/o reinduccin de personal Liquidacin de nomina Gestin Expedicin de certificados y constancias laborales Humana Administracin de Historias laborales Administracin del Programa de Salud ocupacional Actualizacin del Manual de Funciones y Competencias Laborales Evaluacin del desempeo Bienestar e incentivos del personal Autorizacin descuento por libranza Mantenimiento Almacn e inventarios Apoyo logstico Coordinar los servicios de aseo, cafetera, vigilancia, transporte y consumo de servicios pblicos Control de bienes inmuebles. Gestin de Manejo de caja menor Recursos Asesora a las trasferencias documentales Fsicos Soluciones Informticas Soporte tcnico y mantenimiento Soporte tcnico al sistema documental Elaboracin de copias de seguridad (Backups) de los sistemas de informacin Adquisicin de Tecnologa Licitacin Pblica Seleccin abreviada por bolsa de productos Concurso de mritos Contratacin directa Plan general de compras Gestin de Contratos compras y Seleccin Abreviada con conformacin dinmica de oferta adquisiciones Plan de contratacin de Bienes y Servicios Seleccin abreviada menor cuanta cuyo valor no excede el 10% de esta ECYO Preparar Anteproyecto Desagregado de compras
Procesos del AGN Entes de control Ciudadana en general Servidores Pblicos de la entidad. Ex Servidores Pblicos. Caja de Compensacin SURATEP Fondos de Pensiones EPS.
Todos los procesos del Archivo General de la Nacin. Proveedores Ciudadanos
Todos los procesos del Archivo General de la Nacin. Proveedores Ciudadanos
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PROCESO
PRODUCTO GENERADO
Seleccin abreviada - Subasta inversa Produccin documental Recepcin de documentos Distribucin de documentos Tramit de documentos Organizacin de documentos Consulta de documentos Conservacin de documentos Disposicin final de los documentos Control de registros Control de Documentos Externos Procesos disciplinarios Acompaamiento Jurdico Interno Proyectar actos administrativos y resoluciones Representar al AGN en materia judicial y extrajudicial Ejercer la secretaria del comit de conciliacin y defensa judicial Adelantar procesos de jurisdiccin coactiva
USUARIO/CLIENTE
Gestin Documental
AGN. Proveedores Ciudadanos
Gestin Jurdica
Procesos del AGN Entes de control Ciudadana en general Servidores Pblicos de la entidad. Entes de control
PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIN

Evaluacin, Evaluacin independiente al control interno de gestin seguimiento y Seguimiento a planes de mejoramiento control Auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin Todos los procesos del AGN Entes de control
Tabla 3 Procesos - productos Todo lo anterior, se ve reflejado en el servicio que ofrece el Archivo General de la Nacin a sus clientes, los cuales se podra decir que son toda la ciudadana en general, ya que esta entidad tiene en su poder gran parte de la historia documental de Colombia y es responsable de su custodia; igualmente, su marco institucional de aplicacin de la ley 594 de 2000 son 8.721 Entidades son objeto de seguimiento por parte del AGN. Estrategia Proceso
Gestin del Acervo Documental Inspeccin y Vigilancia Servicios Archivsticos Gestin del Sistema Nacional de Archivos Gestin del Sistema Nacional de Archivos Poltica Archivstica
Anlisis
Conocer las evidencias de la construccin histrica de la identidad nacional. Transparencia institucional Acceso a la Informacin sobre la gestin pblica Informacin sobre la toma de decisiones Acceso a la informacin descentralizada Transparencia institucional Acceso a la Informacin sobre la gestin pblica Informacin para la toma de decisiones Acceso a la informacin descentralizada Aplicacin de nuevas tecnologas
Fortalecer y consolidar el Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de la poltica pblica de archivos.
Apoyar en la modernizacin de los archivos pblicos del pas y la gestin documental a travs de las tecnologas de la informacin y la comunicacin.
Gestin del Sistema Nacional de Archivos
Tabla 4 Estrategia - Procesos

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4. RENDICIN DE CUENTAS
La definicin establecida en el CONPES 3654 de 2010, de rendicin de cuentas es la obligacin de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relacin de poder, y la posibilidad de imponer algn tipo de sancin por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado La rendicin de cuentas es el conjunto de estructuras, prcticas y resultados mediante los cuales, las organizaciones estatales y los servidores pblicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a otras instituciones pblicas, organismos internacionales y a los ciudadanos y la sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir informacin y explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simblicos. Los componentes de la Rendicin de Cuentas son la Informacin, el Dilogo y los Incentivos o Sanciones En este sentido el Archivo General de la Nacin ha definido las siguientes estrategias para la vigencia 2013: Realizar rendicin de cuentas en permanente de acuerdo con lo sealado en el CONPES 3654 y no como un nico hecho aislado realizando una Audiencia Pblica al terminar el ao; para lo cual se estableci realizar 5 rendiciones de cuentas durante el ao 2014, cuatro correspondientes a las Subdirecciones del Archivo General y una general al finalizar el ao. Disear una encuesta para cada una de las rendiciones de cuentas, con el objetivo de recoger las necesidades de informacin y los temas sugeridos por la ciudadana, de acuerdo con las funciones de cada una de las Subdirecciones del AGN. Esta encuesta ser difundida a travs de los medios de comunicacin externos de la Entidad (Pgina Web, redes sociales), as como a la base de datos de cada Subdireccin (correo electrnico); logrando de esta manera mayor participacin y control social por parte de la ciudadana. Publicacin en la pgina web del Archivo General de la Nacin www.archivogeneral.gov.co, y en las redes sociales (Twitter y Facebook) de la entidad la siguiente informacin: Publicacin informativa sobre cada una de las rendiciones de cuentas que se llevarn a cabo en la vigencia 2013.
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Publicacin de los incentivos que la Entidad otorgar a los ciudadanos por la participacin en las rendiciones de cuentas del AGN durante el ao 2014. Publicacin de la informacin presentada durante la rendicin de cuentas y los compromisos que se adquieran con la ciudadana. Verificar que se encuentre en la pgina web de la entidad los planes, programas y proyectos, indicadores y dems documentos que den cuenta de la planeacin institucional y su ejecucin. Informar de los requerimientos de bienes y servicios a los proveedores y ciudadana a travs de la pgina web con la publicacin y actualizacin del plan anual de adquisiciones. 5. ESTRATEGIA ANTITRMITES
El Archivo General de Nacin, tomando como referente la Gua para la racionalizacin de trmites del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP- y conociendo la necesidad de la entidad de continuar con la labor de simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trmites y de facilitar el acceso a la informacin y ejecucin de los mismos, para contribuir con la mejora del funcionamiento interno mediante el uso de las tecnologas de la informacin; defini las siguientes estrategias: Actualizar e identificar trmites y servicios del AGN e inscribirlos en el Sistema nico de Trmites (SUIT), de ser necesario. Actualizar y publicar la informacin sobre trmites y servicios en la pgina web del Archivo General de la Nacin y as como en el Sistema nico de Trmites (SUIT). Garantizar el acceso de los ciudadanos a la pgina web del Archivo General de la Nacin http://www.archivogeneral.gov.co para que en la seccin denominada servicio al ciudadano, en el enlace del sistema de Peticin, Quejas, Reclamos y/o Sugerencias PQRS, puedan registrar los actos de corrupcin realizados por Servidores Pblicos de esta entidad, y sugerencias que permitan mejorar la prestacin del servicio pblico. Dando el cumplimiento al artculo 76 de la Ley 1474 de 2011. Actualizar y publicar de acuerdo con lo sealado en el Manual 3.1 para la implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea Entidades del Orden Nacional los planes, programas y proyectos del Archivo General de la Nacin. Identificar y construir alianzas estratgicas y/o convenios con entidades pblicas y privadas para mejorar la oferta de servicios y ampliar cobertura en los servicios ofertados por el AGN. .
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6 ESTRATEGIAS PARA M EJORAR L A ATENCIN AL CIUDADANO
El Archivo General de la Nacin implementar la poltica de atencin al ciudadano la cual contempla, entre otros, la realizacin, socializacin interna y publicacin en la pgina web de la entidad del MANUAL DE ATENCIN AL CIUDADANO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN 2013 Documento en donde se consignarn los lineamientos que deben asumir todos aquellos que interactan con nuestros ciudadanos, llmense entidades pblicas o entidades privadas que cumplan con funciones pblicas. Esta herramienta ser de obligatorio cumplimiento para quienes hagan parte del Archivo General de la Nacin, sin importar el tipo de vinculacin con l y si atienden o no a los ciudadanos de manera directa. A continuacin se listan algunas de las estrategias que contribuirn a mejorar el servicio al ciudadano en Archivo General de la Nacin. Publicacin del Manual de Atencin al Ciudadano Archivo General de la Nacin Caracterizacin de usuarios fase I - Identificacin Incorporar en el plan institucional de capacitacin el desarrollo de programas de capacitacin para los Servidores Pblicos del Archivo General de la Nacin que incluya protocolos de servicio al ciudadano en los canales presencial, virtual y va telefnica. Disear una estrategia conjunta con la oficina de comunicaciones del Archivo General de la Nacin con el fin de difundir campaas que promulguen y motiven el buen servicio al ciudadano en los servidores pblicos del AGN. Actualizar peridicamente la informacin publicada en la pgina web del Archivo General de la NacIn que corresponde al enlace de Atencin al ciudadano Garantizarla la interaccin del ciudadano- entidad - ciudadano a travs de la pgina web de Archivo General de la Nacin www.archivogeneral.gov.co mediante la cual el ciudadano puede presentar sugerencias, quejas reclamos y denuncias.
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Plan anticorrupcin y de atencin al ciudadano 2014

INTRODUCCIN ............................................................................................................... 3 1. ANALISIS INTERNO ................................................................................................... 4

1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.2.6. 1.2.7. 1.2.8. 1.3.

Anlisis DOFA. ............................................................................................................................... 7

1.2.8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Figura No. 1 Estructura Organizacional

Tabla 2 Amenazas - Oportunidades

2. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO

MAPA DE PROCESOS ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO.

Fuente: Manual de Procesos y Procedimientos AGN

Figura No. 2 Mapa de procesos

Sistema Integrado Gestin

Todos los procesos del AGN Comit de Control Interno

Todos los procesos del Archivo General de la Nacin. Proveedores Ciudadanos

Todos los procesos del Archivo General de la Nacin. Proveedores Ciudadanos

AGN. Proveedores Ciudadanos

PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIN

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